Secretaría de Educación de Veracruz

Criterios para la Elaboración y

Actualización de Manuales
Administrativos

Veracruz Late con Fuerza

Elaboró: Unidad de Planeación, Evaluación y

Control Educativo
Fecha: cDiciembre 2008
 Contenido

Pág
.

Introducción.................................................................. 2

1. Tipografía...................................................................... 3

2. Portada.......................................................................... 5

3. Paleta de color............................................................... 6

4. Funciones...................................................................... 7

5. Descripción de puestos................................................... 8

6. Coordinación.................................................................. 9

7. Simbología..................................................................... 10

8. Descripción narrativa...................................................... 11

9. Diagrama de flujo........................................................... 12

10. Glosario........................................................................ 14

Criterios para la Elaboración y Actualización de Manuales Administrativos 1

 Introducción

Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social la

constituye la documentación de sus sistemas a través de Manuales
Administrativos; mismos que dan a conocer al personal de la dependencia
la estructura orgánica, las funciones, los procedimientos y los servicios que
se ofertan a los usuarios.

El Manual de Organización debe describir los puestos autorizados en la

Estructura Orgánica de cada unidad administrativa; por su parte el Manual
de Procedimientos debe contener los procedimientos a cargo de cada área.

Por lo anterior, de acuerdo a la Metodología para la Elaboración de

Manuales Administrativos emitida por la Contraloría General del Estado, la
Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo (UPECE), con base en
las atribuciones conferidas en el Reglamento Interior de la Secretaría de
Educación de Veracruz, se dio a la tarea de definir los formatos para
homogenizar la presentación y contenido de los manuales administrativos.
Dichos formatos están disponibles en el micrositio de la UPECE de la página
web de la Secretaría.

El presente documento tiene como objetivo establecer los criterios

generales y específicos a los que deberán sujetarse todas las áreas de la
Secretaría, para la elaboración o actualización de los manuales
administrativos, el cual estandarizará la presentación de los Manuales de la
dependencia.

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 1. Tipografía

Con base en el Manual de Identidad del Gobierno del Estado de Veracruz de

Ignacio de la Llave; la tipografía es el elemento gráfico exclusivo para los
mensajes. El uso de una fuente específica le da personalidad y uniformidad
a la imagen institucional.

Tipografía Principal:
Para el primer y segundo nivel de lectura: mensajes principales, títulos y
frases debe utilizarse Requiem, su estilo clásico, le da autoridad y elegancia
a la comunicación; tal es el caso de los títulos de los apartados de los
Manuales Administrativos que se proponen a 14 puntos y el resto de los
textos a 12 puntos; a fin de combinarse perfectamente para lograr
dinamismo, claridad y jerarquía en la composición editorial de los mismos.

Requiem Display HTF: Roman, SmallCaps, Italic.

Requiem Fine HTF: Roman, SmallCaps, Italic.
Requiem Text HTF: Roman, SmallCaps, Italic.

Tipografía Secundaria:

Para situaciones donde se requiere de textos adicionales, es decir, como

auxiliar en contenidos y mensajes de tercer nivel: textos explicativos,
leyendas, pies de fotos, entre otros; por su legibilidad clara y dinámica se
utiliza Amplitude, la cual permite economía y rendimiento en contenidos
informativos. Esta tipografía secundaria contrasta con Requiem de forma
armónica, sirviéndole como descanso visual. Por ninguna circunstancia se
deben utilizar o acompañar por otros tipos, mucho menos ser sustituidas
por tipografías parecidas.

Amplitude: Light, Regular, Medium, Bold, Black.

Amplitude Wide: Light, Regular, Medium, Bold, Black.

Consideraciones al elaborar y/o actualizar los manuales:

Criterios para la Elaboración y Actualización de Manuales Administrativos 3

 El texto debe estar redactado en párrafos interlineado sencillo.
Utilizar letras mayúsculas y minúsculas.
Los documentos enlistados en el Marco jurídico deben identificarse con
viñetas.
Las atribuciones deben respetar el numeral en romanos asignado en el
Reglamento Interior de la SEV.
Las funciones debe enumerarse usando números indo arábigos.

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 2. Portada

El entorno gráfico es el único elemento que acompaña al logotipo y

constituye parte importante de la imagen institucional. En esta página se
muestra el ejemplo de portada para los Manuales Administrativos; tomando
como base la proporción de una hoja carta (21.5 x 28 cm) en posición
vertical se utiliza blanco en la parte superior y rojo en la parte inferior, con
un cintillo en beige que divide ambas. Es importante saber que el logotipo
siempre debe estar colocado al centro del espacio o en la mitad derecha.

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 3. Paleta de Color

El color es un componente esencial de la imagen estatal, enriquece la

imagen institucional.

Rojo: Representa la fuerza de la filosofía de gobierno, es nuestra bandera

de identidad.
C 0 M 100 Y 100 K 6
R 223 G 26 B 34
PANTONE 1797 C

Guinda: Es el color base para distinguir el logotipo.

C 30 M 100 Y 100 K 15
R 160 G 34 B 37
PANTONE 194 C

Beige: Equilibra la saturación de color rojo, acentuando con sobriedad la

personalidad.
C 0 M 0 Y 35 K 20
R 213 G 207 B 154
PANTONE 4535 C

Blanco: Para textos sobre color rojo, organiza áreas de color, contribuye al
impacto y contraste visual de la identidad. En la mayoría de los casos es el
color del material impreso.
C0 M0 Y0 K0
R 255 G 255 B 255

Negro: Como punto de partida en la composición editorial, la tipografía

para formatos de texto es negro al 100% sobre fondos en blanco.
C 100 M 100 Y 100 K 100
R0 G0 B0
PANTONE Process Black

Separación de espacios de color:

Los colores siempre deben estar separados por una línea blanca, nunca
deben “tocarse” directamente. Como principal referencia, en los formatos
tamaño carta, la línea es de .75 puntos, proporcional al tamaño del formato.

En el formato de Manuales Administrativos los títulos de los apartados

deben ser sobre fondo beige letras guindas y en el cuerpo del documento
sobre fondo blanco letras negras.

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 4. Funciones

A partir de la estructura orgánica autorizada y con la finalidad de dejar la

plataforma para elaborar manuales enfocados a procesos, se deberán
incluir en el Manual de Organización las siguientes funciones hasta el nivel
de jefatura de oficina, ajustando la redacción al nivel jerárquico que
corresponda:

1. Definir propuestas en materia de simplificación, modernización y

desconcentración para la consecución de los objetivos que determine tanto el
Plan Nacional de Desarrollo, Programa Nacional de Educación, Plan
Veracruzano de Desarrollo, Programa Sectorial y el Programa Integral de
Reingeniería y demás disposiciones legales aplicables.

2. Evaluar periódicamente los procedimientos a fin de realizar una innovación y

reingeniería enfocada a articular y alinear sus acciones con los procesos que se
ejecutan en la Secretaría, con el propósito de ofrecer una respuesta integral a los
usuarios, para evitar procedimientos aislados y fracturados.

3. Implementar estrategias de mejora continua de la calidad en los procesos y

servicios, que permitan el ahorro, la transparencia y el combate a la corrupción,
de conformidad con la normatividad aplicable.

4. Evaluar en forma integral las acciones, programas y proyectos, con el propósito

de verificar su realineación y generar propuestas en función de políticas
innovadoras y líneas de acción estratégicas.

5. Dirigir acciones coordinadas y estratégicas con las áreas sustantivas y adjetivas

para la consecución de los objetivos institucionales para que los alumnos como
usuarios finales, tengan una atención de calidad.

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 5. Descripción de puestos

En la descripción de puestos del Manual de Organización sólo deben

describirse los puestos mencionados en la Estructura Orgánica autorizada;
asimismo en el apartado ubicación en la estructura orgánica, en el
Organigrama deben registrarse los nombres de las áreas con letras
mayúsculas acentuadas sombreando el área que se describe; además
deben anotarse los nombres, firmas y puestos en el recuadro de elaboró,
revisó y autorizó respectivamente.

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 La descripción de puestos debe realizarse únicamente hasta el nivel de
oficina, considerando la estructura orgánica autorizada para cada una de
las áreas.

5. Coordinación

En este apartado del formato de Manual de Organización se debe anotar

con que puestos se coordina y para qué. En el apartado de Coordinación
Interna deben anotarse los nombres de los puestos con que se coordina al
interior de la Secretaría, iniciando con un artículo (el, la, los las). Por lo que
respecta al apartado de Coordinación Externa deben anotarse todos los
puestos de otras dependencias con los que se coordine. En ambos casos en
el apartado Para debe iniciarse con un verbo en infinitivo describiendo cuál
es el motivo de esa relación de coordinación.

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 6. Simbología

De acuerdo a la Metodología para la Elaboración de Manuales

Administrativos emitida por la Contraloría General del Estado, se debe
utilizar para el diseño de los diagramas de flujo la simbología ANSI; sin
embargo, cabe resaltar que ésta no es limitativa, si se requeriré mencionar
algún objeto en la diagramación de un procedimiento que no esté
identificado con esta simbología es posible diseñar un símbolo para éste e
incluirlo en el apartado Simbología del Manual de Procedimientos
respectivo. Ejemplos: (Cajas de seguridad, Equipos de cómputo, base de
datos, etc.)

Es importante resaltar que al utilizar el símbolo de

Documento se debe anotar el nombre del documento de
que se trate.
Asimismo cuando se utiliza el símbolo Pasa el tiempo se
debe anotar entre las líneas el tiempo que transcurre.

También cabe hacer la aclaración que el símbolo se utiliza

para un procedimiento intermedio; es decir sirve para

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 identificar cuando el procedimiento del área se conecta a
otro procedimiento de otra área.

7. Descripción narrativa

Como lo señala la Metodología para la Elaboración de Manuales

Administrativos, esta descripción es la explicación secuencial de cada una
de las actividades que integran un procedimiento, señalando a los
responsables de la ejecución. En la Descripción Narrativa se deben
resaltar los documentos que se mencionan con negritas, a fin de que
facilite la elaboración del diagrama de flujo.

La descripción debe realizarse sólo de los procedimientos a cargo del área

que se trate; sin embargo, debe mencionarse con que procedimiento(s) se
conecta de las otras áreas o unidades administrativas.

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 8. Diagrama de flujo

Los diagramas de flujo deben realizarse por área de acuerdo a lo señalado

en la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos emitida
por la contraloría General del Estado.

Los procedimientos deben describir de principio a fin todas las acciones que
se realizan como parte del mismo; en los cuadros de actividad del diagrama
de flujo sólo se escribirán los verbos que se mencionen en la Descripción
Narrativa del Procedimiento.

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Criterios para la Elaboración y Actualización de Manuales Administrativos 14
 8. Glosario

El Manual de Procedimientos incluye el apartado Glosario, el cual debe

integrarse por el Catálogo de palabras, glosas o comentarios utilizados en
la descripción de los procedimientos incluidos en el manual; y la definición
o explicación de cada uno de ellos; con el fin de ayudar al lector a
comprender mejor los significados de algunas palabras.

En la dirección electrónica http://dgece.sev.gob.mx/. Puede

desacargarse el ejemplo de Glosario.

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 Por último, es conveniente resaltar que lo no resuelto por los presentes
criterios y la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos
emitida por la Contraloría General del Estado, será aclarado por la
Subdirección de Planeación, dependiente de la Unidad de Planeación,
Evaluación y Control Educativo, a través de:

Mesas de atención ubicadas en la Avenida Araucarias # 82 Esq. Camineros

de la Colonia SAHOP, en esta ciudad capital.
Telefónos: (01228) 812-50-14, 812-87-03 y 812-87-66 ext. 107.
Correo Electrónico dlino@sev.gob.mx; marmoreno71@hotmail.com y
raulrealpozo@hotmail.com
Asesorías programadas en el Cronograma que podrá descargarse en la
dirección electrónica http://dgece.sev.gob.mx/.

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