UNIVERSIDAD NACIONAL

“SANTIAGO ANTUNEZ DE MAYOLO”

FACULTAD DE CIENCIAS

ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE

INGENIERÍA DE SISTEMAS E INFORMÁTICA

INFORME FINAL DE PRÁCTICAS PRE – PROFESIONALES

“DESARROLLO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE

PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA EN LA OFICINA DE

PROGRAMACIÓN E INVERSIÓN DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL

DE CARHUAZ - 2015”

ALUMNA

CABALLERO LIMAS, Anais Alicia

DOCENTE GUIA

Msc. MINAYA GONZALEZ, JAIME

HUARAZ – PERU

2015-I
 DEDICATORIA

Primero y antes que nada dar gracias a Dios, por estar

conmigo en cada paso que doy, por fortalecer mi

corazón y por haber puesto en mi camino a aquellas

personas que han sido mi soporte y compañía durante

todo este periodo de estudio.

Agradecer hoy y siempre a mi madre por su apoyo

incondicional en todo momento y lugar de mi

formación profesional, a mi padre que cuidó e ilumino

mi camino, a mi hermana que fue mi fortaleza y

cómplice en cada momento.

ANAIS.

2
 AGRADECIMIENTOS

Me gustaría agradecer el apoyo de todas la personas

que me brindaron su tiempo para disipar cualquier tipo

de duda y así realizar este. Así mismo agradecerle en

el ámbito académico, a todos los docentes que

contribuyeron en mi formación académica. Y por

último agradecerle a mi familia por su confianza,

respaldo y apoyo incondicional para poder concluir con

mi formación profesional, una vez más muchas

gracias.

Anais.

3
 ÍNDICE

I. PRESENTACIÓN: .............................................................................................................. 7
II. PLAN DE PRÁCTICAS ............................................................................................... 10
2.1. GENERALIDADES .................................................................................................. 10
2.1.1. TÍTULO ............................................................................................................. 10
2.1.2. AUTOR .............................................................................................................. 10
2.1.3. DOCENTE GUÍA................................................................................................... 10
2.1.4. DATOS DEL CENTRO DE PRÁCTICAS ........................................................... 10
2.2. ESTADO SITUACIONAL ............................................................................................ 14
2.2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 14
2.2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA................................................................... 15
2.2.3. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA...................................................................... 15
2.3. OBJETIVOS ................................................................................................................... 16
2.3.1. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................... 16
2.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................ 16
2.4. JUSTIFICACIÓN .......................................................................................................... 16
2.4.1. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA ......................................................................... 16
2.4.2. JUSTIFICACIÓN OPERATIVA .......................................................................... 16
2.4.3. JUSTIFICACION TECNOLOGICA .................................................................... 17
2.5. ACTIVIDADES A DESARROLLAR .......................................................................... 17
2.5.1. ACTIVIDADES DEL ESTUDIO ........................................................................... 17
2.6. INGENIERÍA DEL PROYECTO ................................................................................ 18
2.7 CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN ............................................................................. 23
III. METODOLOGIA EMPLEADA ................................................................................. 25
3.1. MATERIALES .......................................................................................................... 25
3.1.1. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN ................................................. 25
3.1.2. HARDWARE ..................................................................................................... 25
3.1.3. SOFTWARE ...................................................................................................... 26
3.2. METODOLOGÍA SCRUM ...................................................................................... 26
3.2.1. PLANIFICACIÓN DE LA ITERACIÓN (SPRINT PLANNING) ............... 28
3.2.2. EJECUCIÓN DE LA ITERACIÓN (SPRINT) .............................................. 29
3.2.3. REUNIÓN DIARIA DE SINCRONIZACIÓN DEL EQUIPO (SCRUM
DAILY MEETING) .......................................................................................................... 29

4
 3.2.4. DEMOSTRACIÓN DE LOS REQUISITOS COMPLETADOS (SPRINT
REVIEW) ........................................................................................................................... 30
3.2.5. RETROSPECTIVA (SPRINT RETROSPECTIVE) ..................................... 30
3.2.6. REPLANIFICACIÓN DEL PROYECTO ...................................................... 31
IV. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS .............................................................. 34
V. RESULTADOS OBTENIDOS ..................................................................................... 36
5.1. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y REGLAS DE NEGOCIOS........................... 37
5.2. IDENTIFICACION DE REQUERIMIENTOS: ..................................................... 40
5.3. Base de datos: ............................................................................................................. 42
5.4. CAPTURAS DE PANTALLAS DE SISTEMA: ...................................................... 43
VI. CONCLUSIONES ..................................................................................................... 53
VII. RECOMENDACIONES ........................................................................................... 55

5
 CAPÍTULO I:

PRESENTACIÓN

6
 I. PRESENTACIÓN:

Señores Miembros de la Comisión de Prácticas Pre Profesionales:

El Presente informe se entrega como parte del plan de estudios de la Escuela Académico

Profesional de Ingeniería de Sistemas e Informática y de acuerdo al reglamento de

Prácticas Pre-Profesionales de la misma escuela, en donde describo y detallo las

actividades desarrolladas y planeadas por mi persona dentro de la Oficina De

Programación e Inversiones de la Municipalidad Provincial de Carhuaz para así

complementar parte de la formación profesional recibida.

La realización de las prácticas pre-profesionales, en este caso, tiene como objetivo el

“Desarrollo De Un Sistemas De Gestión De Documentos De Proyectos De Inversión

Pública En La Oficina De Programación E Inversión De La Municipalidad De Carhuaz

– 2015” con la finalidad de mejorar la gestión, administración y seguridad de la

información que se maneja en la oficina anteriormente ya mencionada.

El presente documento empieza con la definición del plan de prácticas, en el que se detalla

el plan de desarrollo de la práctica pre-profesional durante el semestre 2015-I a

desarrollarse. Luego de ello se explica y detalla la metodología empleada dentro de la

realización de las prácticas pre-profesionales. Es en este apartado donde se especifica la

ingeniería del proyecto, los recursos utilizados, las herramientas y técnicas empleadas,

así como la gestión realizada dentro del proyecto. Cabe mencionar que se va a desarrollar

distintas fases con algunas metodologías para el desarrollo del sistema de gestión de

documentos de proyectos de inversión pública en la oficina de programación e inversión

de la municipalidad de Carhuaz – 2015.

7
Posteriormente se describirán las actividades complementarias realizadas dentro de la

institución donde se realizan las prácticas de acuerdo a las labores y funciones propias de

mi persona como practicante.

8
CAPITULO II: PLAN DE

PRÁCTICAS

9
II. PLAN DE PRÁCTICAS

2.1. GENERALIDADES
2.1.1. TÍTULO
“Desarrollo de un sistema de gestión de documentos de proyectos de inversión
pública en la oficina de programación e inversión de la municipalidad de
Carhuaz - 2015”.

2.1.2. AUTOR
2.1.2.1. NOMBRE
Caballero Limas Anais Alicia.
2.1.2.2. CONDICIÓN
Practicante de Ingeniería de Sistemas e Informática
2.1.2.3. DIRECCIÓN
Jr. Ucayali s/n – Carhuaz.
2.1.2.3. CARRERA PROFESIONAL
Ingeniería de Sistemas e Informática
2.1.2.4. CÓDIGO
101.2502.108
2.1.3. DOCENTE GUÍA
2.1.3.1. NOMBRE
MINAYA GONZALEZ, Jaime

2.1.3.2. GRADO ACADÉMICO

BACHILLER EN INGENIERIA
2.1.3.3. CARRERA PROFESIONAL
INGENIERO ELECTRÓNICO

2.1.4. DATOS DEL CENTRO DE PRÁCTICAS

2.1.4.1. NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
Municipalidad Provincial de Carhuaz- Oficina de Programación e
Inversiones (OPI).

10
2.2.4.2. DESCRIPCIÓN DEL CENTRO DE PRÁCTICAS

La municipalidad provincial de Carhuaz es definida como una

corporación autónoma de derecho público, el desarrollo del sistema
de gestión de documentos de proyectos de inversión pública en la
municipalidad de Carhuaz, la cual cuenta con una oficina de
“PROGRAMACION E INVERSIONES” cuya función es
evaluar, calificar, aprobar los proyectos de inversión pública y
posteriormente informar técnicamente a la DGPP (Sistema de
Gestión del Presupuesto Público) del Ministerio de Economía y
Finanzas.

La Oficina de Programación e Inversiones trabaja de mano con la

oficina de Unidad Formuladora de la misma manera coordina
internamente con todas las dependencias de la Municipalidad y
externamente con las instituciones públicas y privadas.
La oficina también tiene por finalidad brindar información sobre
los proyectos de inversión pública según sean requeridos por las
personas autorizadas.
El siguiente plan se elabora con el fin de realizar un trabajo
programado y ordenado basado en los aspectos antes mencionados.

2.1.4.3. DATOS DEL ÁREA DE PRÁCTICAS

 Nombre:
Oficina de Programación e Inversiones.
 Jefe oficina :
ECON. MINAYA MIRANDA EPIFANIO.
 Dirección:
Av. La merced Nº 653- Plaza de Armas – Carhuaz.

11
2.1.4.4. MISIÒN
“Nuestra misión como Gobierno Local Provincial es promover el
desarrollo integral, armónico y sostenido de todos los distritos que
comprenden nuestra jurisdicción, representar al vecindario,
garantizar la prestación de los servicios públicos en forma eficiente
y eficaz, fomentar el bienestar de los vecinos, crear condiciones
favorables para la expansión de las capacidades empresariales,
técnicas, sociales y políticas de los ciudadanos para aprovechar las
oportunidades en turismo, comercio, agricultura, industria y
promover la participación de toda la población en las tareas del
desarrollo local.”
2.1.4.5. VISIÓN
“Carhuaz, al año 2021, es una provincia ecológica, segura y
ordenada; cuenta con ciudadanos emprendedores, innovadores,
competitivos; con institucionalidad democrática fortalecida;
servicios públicos de calidad, con práctica de valores, con alto
índice de empleabilidad; social y ambientalmente responsable y
sostenible”.

2.1.4.6. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LA

OFICINA DE PROGRAMACION E INVERSIONES

a) Vela por que el PMIP se enmarque en las competencias de

su nivel de gobierno, en los lineamientos de Política Sectorial
y en los Planes de Desarrollo Concertado que correspondan.
b) Es responsable por mantener actualizada la información
registrada en el banco de proyectos y demás aplicativos
informáticos de SNIP.
c) Registra, actualiza y cancela el registro de las UF se su
sector, en el aplicativo del Banco de Proyectos.
d) Realiza seguimiento de los PIP durante la fase de inversión.
e) Evalúa y emite informes técnicos sobre los estudios de
preinversión.
f) Declara la viabilidad de los PIP o Programas de inversión
cuyas fuentes de financiamiento sean distintas a operaciones
12
 de endeudamiento u otra que conlleve el aval o garantía del
Estado.
g) Informa a la DGPM sobre los PIP declarados viables.
h) Verifica en el Banco de Proyectos que no exista un PIP
registrado con los mismos objetivos, beneficiarios,
localización geográfica y componentes, que le haya sido
remitido para evaluación, a efectos de evitar la duplicación
de proyectos, debiendo realizar las coordinaciones
correspondientes y las acciones dispuestas en la presente
directiva.

2.1.4.7. OBJETIVOS DE LA OFICIONA DE

PROGRAMACION E INVERSIONES
2.1.4.7.1. Objetivo General

Evaluar los Proyectos de Inversión pública en el marco del SNIP

para lograr los objetivos propuestos en los estudios de

preinversión y lograr la mejora en indicadores para el beneficio

de la provincia de Carhuaz.

2.1.4.7.2. Objetivos Específicos

Evaluar los Proyectos de Inversión propuestos por AFEP's.

Realiza el seguimiento de los PIP durante la fase de

inversión.

Emitir opinión técnica sobre cualquier PIP en cualquier fase

del Ciclo del Proyecto.

Registrar, actualizar y cancelar el registro de las UF de la

provincia de Carhuaz en el aplicativo del Banco de

Proyectos.

13
2.1.4.8. ORGANIGRAMA

GERENCIA MUNICIPAL

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y
PRESUPUESTOS
FINANZAS

ÁREA DE PLANIFICACIÓN Y
PRESUPUESTO

ÁREA DE INFORMÁTICA Y
ESTADÍSTICA

OFICINA DE PROGRAMACIÓN
Y INVERSIÓN (OPI)

2.2. ESTADO SITUACIONAL

La municipalidad provincial de Carhuaz cuenta con la oficina de programación e
inversiones, dentro de sus funciones realiza la evaluación y aprobación de los
proyectos de inversión pública dicha actividad la realiza en coordinación con la
oficina de la unidad formuladora, cuya documentación (aprobación, evaluación,
seguimiento y otras actividades de los proyectos) lo realizar de manera física.
Actualmente los diversos documentos que llegan a la oficina de programación e
inversiones son registrados en una hoja de Excel.
En caso se solicite una copia por cualquier motivo de un documento de la Oficina
De Programación E Inversiones en especial de los perfiles de proyectos de inversión
pùblica, se realiza una búsqueda dentro de los archivadores generando así un
descontento en la atención a dicha solicitud.
El actual plan de prácticas pretende desarrollar un sistema para la gestión de
documentos de la oficina de programación e inversiones, de esta manera facilitar la
búsquela y administración de los documentos que se maneja en la oficina antes
mencionada.

2.2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La oficina de programación e inversiones presenta dificultades en el
manejo de la información, los cuales pueden llegar a ser unos más
complejos que otros, es así que se identificó los siguientes problemas:
14
  Se ponen en riesgo la información ya que los informes de todos los
proyectos públicos aprobados son manejados de manera física.
 Constantes pedidos de informes de los proyectos.
 Demora en emitir respuestas a los pedidos de las diferentes áreas, ya que
la oficina de programación e inversiones cuenta con una hoja de cálculo
hecha en Excel para el registro de oficios.
 Pérdida de perfiles de proyectos de inversión pública, ya que muchas
veces los préstamos no son registrados en ningún formato.

Las distintas dificultades han generado descontento en el personal de las

distintas áreas con las cuales se realiza un trabajo coordinado, sino
también la incomodidad del personal de esta área ya que es tedioso la
búsqueda de los documentos solicitados entre tantos documentos
archivados físicamente.

2.2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿De qué manera facilitará la administración de información, con el
desarrollo de un sistema de gestión de documentos de proyectos de
inversión pública en la oficina de programación e inversiones de la
municipalidad de Carhuaz en el año 2015?

2.2.3. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

En la oficina de programación e inversiones se realiza la evaluación y
aprobación de proyectos de inversión pública, así como también se
encarga de administrar el banco de proyectos de la Municipalidad
Provincial de Carhuaz.
Dentro de la oficina se maneja la información de manera física,
encontrado inconvenientes muchas veces en:
 Emitir información de los perfiles de proyectos.
 El no saber la ubicación del documento al momento de
alguna solicitud.
 De la misma manera el hecho de manejar la información
en forma física pues, comprende un riesgo de pérdida
parcial o total de ésta.

15
2.3. OBJETIVOS
2.3.1. OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un sistema de gestión de documentos de proyectos de inversión
pública en la oficina de programación e inversión de la municipalidad de
Carhuaz.

2.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Disponer de información inmediata de los proyectos de inversión
pública.
 Optimizar la búsqueda de los documentos de la oficina de
programación e inversiones.
 Brindar la seguridad de la información que se maneja en la oficina de
programación e inversiones.

2.4. JUSTIFICACIÓN

2.4.1. JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA

El desarrollo de un sistema de gestión de documentos de proyectos de
inversión pública en la oficina de programación e inversión de la
municipalidad de Carhuaz, brindará reducción de costos de fotocopias,
menor necesidad de material de archivos y fundamentalmente el ahorro de
coste laboral imputables en las tareas relacionadas con la gestión del
documento; así como también al contar con disponibilidad inmediata de
los documentos requeridos reducirá el tiempo de espera, con lo cual se
conseguirá es desarrollo eficiente de las actividades dentro de la
municipalidad.
2.4.2. JUSTIFICACIÓN OPERATIVA
El desarrollo del sistema de gestión de documentos de proyectos de
inversión pública en la municipalidad de Carhuaz permitirá a los que
laboran en la oficina de programación e inversiones conjuntamente con las
demás áreas de interés de esta oficina, brindar y contar con la información
requerida de manera inmediata y segura.

16
 2.4.3. JUSTIFICACION TECNOLOGICA
El desarrollo del sistema de gestión de documentos de proyectos de
inversión pública en la municipalidad de Carhuaz contribuirá al avance
tecnológico dentro de la municipalidad provincial, si bien es cierto se
manejan distintos sistemas del ministerio de economía y finanzas, pues la
municipalidad no cuenta con una administración y protección de la
información de los proyectos de inversión pública. Lo cual permitirá
aportar a la seguridad y disponibilidad de la información utilizando
recursos tecnológicos.

2.5. ACTIVIDADES A DESARROLLAR

2.5.1. ACTIVIDADES DEL ESTUDIO

2.5.1.1. ETAPA DE ANÁLISIS SITUACIONAL

Tabla N° 01: Actividades de la Etapa de Análisis Situacional

Estudios preliminares (bases teóricas)
Identificación de los principales procesos del área de programación e
inversiones.
Recopilación de datos e información
Validación de la información
Elaboración del Plan de Prácticas Pre Profesionales
Fuente: Elaboración propia

2.5.1.2. ETAPA DE PROCESOS

Tabla N° 02: Actividades en la Etapa de Procesos
Definir las herramientas de gestión que se emplearán
Analizar la información recopilada
Clasificar la información de acuerdo a las herramientas de gestión
Determinar si la información obtenida es la necesaria.
Hacer empleo y uso de las herramientas de gestión.
Fuente: Elaboración propia.
17
 2.5.1.3. ETAPA DE SOLUCIÓN

Tabla N° 03: Actividades de la Etapa de Solución

Analizar la situación actual del área de Programación e inversión con
referencia al proceso de administración documentaria en dicha área.
Determinar la brecha tecnológica en el área de programación e
inversiones con ayuda de indicadores identificados.
Dar un diagnóstico de la situación actual para iniciar con las
actividades de desarrollo de un sistema de gestión de documentos de
proyectos de inversión pública.
Fuente: Elaboración propia.

2.6. INGENIERÍA DEL PROYECTO

Una ingeniería de proyectos tiene como objetivo fundamental lo siguiente:

Diagrama N°01: OBJETIVOS DE LA INGENIERÍA DE PROYECTOS

Fase inicial

RESULTADOS
Fase ALTERNATIVAS
intermedia

Fase final

Fuente: Elaboración propia

18
 Ahora bien, para apoyar estas fases que sigue la ingeniería de proyectos,
se propone emplear la metodología Scrum que es un proceso en el que se aplican
de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar
colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto.
Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de
la manera de trabajar de equipos altamente productivos.

PERSPECTIVA GENERAL DE LA METODOLOGÍA:

La metodología Scrum realiza entregas parciales y regulares del producto

final, priorizadas por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. Por ello,
Scrum está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde
se necesita obtener resultados pronto, donde los requisitos son cambiantes o poco
definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la
productividad son fundamentales.

Scrum también se utiliza para resolver situaciones en que no se está

entregando al cliente lo que necesita, cuando las entregas se alargan demasiado,
los costes se disparan o la calidad no es aceptable, cuando se necesita capacidad
de reacción ante la competencia, cuando la moral de los equipos es baja y la
rotación alta, cuando es necesario identificar y solucionar ineficiencias
sistemáticamente o cuando se quiere trabajar utilizando un proceso especializado
en el desarrollo de producto.

El proceso
En Scrum un proyecto se ejecuta en bloques temporales cortos y fijos
(iteraciones de un mes natural y hasta de dos semanas, si así se necesita).
Cada iteración tiene que proporcionar un resultado completo, un
incremento de producto final que sea susceptible de ser entregado con el
mínimo esfuerzo al cliente cuando lo solicite.

19
 Diagrama Nº 02:Ciclo de Vida de SCRUM

http://programandonet.com/web/wp-content/uploads/2013/01/scrum-
proceso.png

El proceso parte de la lista de objetivos/requisitos priorizada del

producto, que actúa como plan del proyecto. En esta lista el cliente prioriza
los objetivos balanceando el valor que le aportan respecto a su coste y quedan
repartidos en iteraciones y entregas. De manera regular el cliente puede
maximizar la utilidad de lo que se desarrolla y el retorno de inversión
mediante la replanificación de objetivos del producto, que realiza durante la
iteración con vista a las siguientes iteraciones. Las actividades que se llevan
a cabo en Scrum son las siguientes:

 Planificación de la iteración
El primer día de la iteración se realiza la reunión de planificación de la
iteración. Tiene dos partes:
 Selección de requisitos (4 horas máximo). El cliente presenta al
equipo la lista de requisitos priorizada del producto o proyecto.
El equipo pregunta al cliente las dudas que surgen y selecciona
los requisitos más prioritarios que se compromete a completar en

20
 la iteración, de manera que puedan ser entregados si el cliente lo
solicita.
 Planificación de la iteración (4 horas máximo). El equipo
elabora la lista de tareas de la iteración necesarias para desarrollar
los requisitos a que se ha comprometido. La estimación de
esfuerzo se hace de manera conjunta y los miembros del equipo
se autoasignan las tareas.
 Ejecución de la iteración
Cada día el equipo realiza una reunión de sincronización (15
minutos máximos). Cada miembro del equipo inspecciona el
trabajo que el resto está realizando (dependencias entre tareas,
progreso hacia el objetivo de la iteración, obstáculos que pueden
impedir este objetivo) para poder hacer las adaptaciones necesarias
que permitan cumplir con el compromiso adquirido. En la reunión
cada miembro del equipo responde a tres preguntas:
 ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización?
 ¿Qué voy a hacer a partir de este momento?
 ¿Qué impedimentos tengo o voy a tener?
Durante la iteración el Facilitador (Scrum Master) se encarga de
que el equipo pueda cumplir con su compromiso y de que no se
merme su productividad.
 Elimina los obstáculos que el equipo no puede resolver por sí
mismo.
 Protege al equipo de interrupciones externas que puedan afectar
su compromiso o su productividad.
 Inspección y adaptación
El último día de la iteración se realiza la reunión de revisión
de la iteración. Tiene dos partes:
 Demostración (4 horas máximo). El equipo presenta al cliente los
requisitos completados en la iteración, en forma de incremento de
producto preparado para ser entregado con el mínimo esfuerzo. En
función de los resultados mostrados y de los cambios que haya
habido en el contexto del proyecto, el cliente realiza las

21
 adaptaciones necesarias de manera objetiva, ya desde la primera
iteración, replanificando el proyecto.
 Retrospectiva (4 horas máximo). El equipo analiza cómo ha sido
su manera de trabajar y cuáles son los problemas que podrían
impedirle progresar adecuadamente, mejorando de manera
continua su productividad. El Facilitador se encargará de ir
eliminando los obstáculos identificados.

22
2.7 CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN

Diagrama 01: Actividades a desarrollar en el proyecto – Diagrama de Gantt

Fuente: Elaboración propia

23
CAPÍTULO III:

METODOLOGÍA

EMPLEADA

24
III. METODOLOGIA EMPLEADA
A continuación se detalla los materiales y la metodología a usar para el desarrollo

del Sistema de Gestión de Documentos De Proyectos De Inversión Pública en la

Oficina De Programación E Inversiones en la Municipalidad Provincial de

Carhuaz - 2015.

3.1.MATERIALES
Para el desarrollo del presente sistema ha sido necesario contar con los

siguientes medios y materiales:

3.1.1. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Entrevista al jefe de la oficina de Programación e Inversiones;

para que nos explique las necesidades que se presentan en la

oficina y cuáles son los procedimientos que se realizan para

desarrollar las actividades dentro de la oficina según sus

funciones.

Revisión de los métodos que se usaban hasta la actualidad para

la administración y gestión de los documentos de la Oficina de

Programación e Inversiones.

Observación directa de las limitaciones las actividades que se

desarrollan en la Oficina de Programación e Inversiones.

3.1.2. HARDWARE

Una computadora personal Intel Core I5 2.30 Ghz.

Memoria USB

Impresora

Materiales de escritorio.

25
 3.1.3. SOFTWARE

Sistema operativo Windows 8.

Paquete Ofimática Microsoft Office 2010 (Word, Excel,

PowerPoint, MSProject).

Netbeans IDE 7.0.1

MySQL Query Browser

MySQL Workbench 5.0

3.2. METODOLOGÍA SCRUM

Scrum es una metodología ágil y flexible para gestionar el desarrollo de software,

cuyo principal objetivo es maximizar el retorno de la inversión para su empresa.

Se basa en construir primero la funcionalidad de mayor valor para el cliente y en

los principios de inspección continua, adaptación, auto-gestión e innovación. Lo

cual se adapta a la constante participación del cliente y de esta manera poder

realizar revisiones oportunas para la poder llegar al objetivo principal que es cubrir

satisfactoriamente las necesidades del cliente.

Beneficios

1. Cumplimento de expectativas: El cliente establece sus expectativas

indicando el valor que le aporta cada requisito /historia del proyecto, el

equipo los estima y con esta información el Product Owner establece su

prioridad. De manera regular, en las demos de Sprint el Product

Owner comprueba que efectivamente los requisitos se han cumplido y

transmite se feedback al equipo.

2. Flexibilidad a cambios: Alta capacidad de reacción ante los cambios

de requerimientos generados por necesidades del cliente o evoluciones

26
 del mercado. La metodología está diseñada para adaptarse a los cambios

de requerimientos que conllevan los proyectos complejos.

3. Reducción del Time to Market: El cliente puede empezar a utilizar

las funcionalidades más importantes del proyecto antes de que esté

finalizado por completo.

4. Mayor calidad del software: La metódica de trabajo y la necesidad de

obtener una versión funcional después de cada iteración, ayuda a la

obtención de un software de calidad superior.

5. Mayor productividad: Se consigue entre otras razones, gracias a la

eliminación de la burocracia y a la motivación del equipo que

proporciona el hecho de que sean autónomos para organizarse.

6. Maximiza el retorno de la inversión (ROI): Producción de software

únicamente con las prestaciones que aportan mayor valor de negocio

gracias a la priorización por retorno de inversión.

7. Predicciones de tiempos: Mediante esta metodología se conoce la

velocidad media del equipo por sprint (los llamados puntos historia),

con lo que consecuentemente, es posible estimar fácilmente para

cuando se dispondrá de una determinada funcionalidad que todavía está

en el Backlog.

8. Reducción de riesgos: El hecho de llevar a cabo las funcionalidades de

más valor en primer lugar y de conocer la velocidad con que el equipo

avanza en el proyecto, permite despejar riesgos eficazmente de manera

anticipada.

27
3.2.1. PLANIFICACIÓN DE LA ITERACIÓN (SPRINT PLANNING)

La planificación de las tareas a realizar en la iteración se divide en dos partes:

Primera parte de la reunión: Se realiza en un timebox de cómo

máximo 4 horas; la Oficina De Programación E Inversiones presenta al

equipo las necesidades de la oficina, así como también exponen una

idea genérica de que es lo que desean poniéndole nombre a la meta de

la iteración (de manera que ayude a tomar decisiones durante su

ejecución). El equipo examina la las necesidades, identifica los

requerimientos y pregunta al personal de la Oficina De Programación

E Inversiones las dudas que le surgen, añade más condiciones de

satisfacción y selecciona los requerimientos más prioritarios que se

compromete a completar en la iteración, de manera que puedan ser

entregados.

Segunda parte de la reunión. Se realiza en un timebox de cómo

máximo 4 horas. El equipo planifica la iteración, elabora la táctica que

permitirá conseguir el mejor resultado posible con el mínimo

esfuerzo. Esta actividad la realiza el equipo dado que ha adquirido un

compromiso, es el responsable de organizar su trabajo y es quien

mejor conoce cómo realizarlo. Definir las tareas necesarias para poder

completar cada objetivo/requisito. Realiza una estimación conjunta

del esfuerzo necesario para realizar cada tarea. Cada miembro del

equipo se auto asigna a las tareas que puede realizar.

28
 TABLA N° 03-01 INVOLUCRADOS DE LA PLANIFICACIÓN

Área de desarrollo Usuarios

SCRUM Master: Docente ProductOwner: Jefe de Oficina de

Guía del Plan de Prácticas. Programación e Inversiones

SCRUM Team: miembros del ProductOwner : Asistente.

equipo desarrollador.

3.2.2. EJECUCIÓN DE LA ITERACIÓN (SPRINT)

En Scrum un proyecto se ejecuta en bloques temporales cortos y fijos

(iteraciones de un mes natural y hasta de dos semanas). Cada iteración

tiene que proporcionar un resultado completo, un incremento de

producto que sea potencialmente entregable, de manera que cuando el

cliente en este caso personal de la Oficina De Programación E

Inversiones lo solicite sólo sea necesario un esfuerzo mínimo para

que el producto esté disponible para ser utilizado. Para ello, durante la

iteración el equipo colabora.

3.2.3. REUNIÓN DIARIA DE SINCRONIZACIÓN DEL EQUIPO

(SCRUM DAILY MEETING)

El objetivo de esta reunión es facilitar la transferencia de información

y la colaboración entre los miembros del equipo para aumentar la

productividad, al poner de manifiesto puntos en que se pueden ayudar

29
 unos a otros. Cada miembro del equipo debe responder las siguientes

preguntas en un timebox de cómo máximo 15 minutos:

- ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización? ¿Pude

hacer todo lo que tenía planeado? ¿Cuál fue el problema?

- ¿Qué voy a hacer a partir de este momento?

- ¿Qué impedimentos tengo o voy a tener para cumplir mis

compromisos en esta iteración y en el proyecto?

3.2.4. DEMOSTRACIÓN DE LOS REQUISITOS

COMPLETADOS (SPRINT REVIEW)

Reunión informal donde el equipo presenta al personal de la Oficina

De Programación E Inversiones los requisitos completados en la

iteración, en forma de incremento de producto preparado para ser

entregado con el mínimo esfuerzo, haciendo un recorrido por ellos lo

más real y cercano posible al objetivo que se pretende cubrir. Se

realiza en un timebox de cómo máximo 4 horas.

3.2.5. RETROSPECTIVA (SPRINT RETROSPECTIVE)

Con el objetivo de mejorar de manera continua su productividad y la

calidad del producto que se está desarrollando, el equipo analiza cómo

ha sido su manera de trabajar durante la iteración, por qué está

consiguiendo o no los objetivos a que se comprometió al inicio de la

iteración y por qué el incremento de producto que acaba de demostrar

al cliente era lo que él esperaba o no:

- Qué cosas han funcionado bien.

- Cuales hay que mejorar.

- Qué cosas quiere probar hacer en la siguiente iteración.

30
 - Qué ha aprendido.

Cuáles son los problemas que podrían impedirle progresar

adecuadamente. El facilitador se encargará de ir eliminando los

obstáculos identificados que el propio equipo no pueda resolver por sí

mismo. Notar que esta reunión se realiza después de la reunión de

demostración al personal de la Oficina de Programación e Inversiones

de los objetivos conseguidos en la iteración, para poder incorporar su

feedback y cumplimiento de expectativas como parte de los temas a

tratar en la reunión de retrospectiva. Se realiza en un timebox de cómo

máximo 3 horas (si la iteración es mensual).

3.2.6. REPLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

En las reuniones de planificación de entregas y durante el transcurso

de una iteración, el personal de la Oficina de Programación e

Inversiones va trabajando en la lista de objetivos/requisitos priorizada

del producto o proyecto, añadiendo requisitos, modificándolos,

eliminándolos, repriorizándolos, cambiando el contenido de

iteraciones y definiendo un calendario de entregas que se ajuste mejor

a sus nuevas necesidades.

- Los cambios en la lista de requisitos pueden ser debidos a:

- Modificaciones que el cliente solicita tras la demostración que el

equipo realiza al final de cada iteración sobre los resultados

obtenidos, ahora que el cliente entiende mejor el producto o

proyecto.

31
- Cambios en el contexto del proyecto (sacar al mercado un

producto antes que su competidor, hacer frente a urgencias o

nuevas peticiones de clientes, etc.)

- Nuevos requisitos o tareas como resultado de nuevos riesgos en

el proyecto.

Para realizar esta tarea, el personal del área de contabilidad colabora

con el equipo: Para cada nuevo objetivo/requisito, conjuntamente se

hace una identificación inicial de sus condiciones de satisfacción (que

se detallarán en la reunión de planificación de la iteración).

Hay que notar que el equipo sigue trabajando con los

objetivos/requisitos de la iteración en curso, (que de hecho eran los

más prioritarios al iniciar la iteración). No es posible cambiar los

requisitos que se desarrollan durante la iteración. En la reunión de

planificación de la iteración de la Oficina de Programación e

Inversiones presentará la nueva lista de requisitos para que sea

desarrollada.

32
 CAPITULO IV

ACTIVIDADES

COMPLEMENTARIAS

33
 IV. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

Las actividades realizadas en la Oficina de Programación e Inversiones durante el periodo

de prácticas fueron las siguientes.

 Registro de los proyectos de inversión pública en la fase de formulación e

evaluación previa evaluación y aprobación según los estándares del SNIP.

 Registro de los proyectos de inversión pública en la fase de aprobación previa

evaluación y cumplimiento de los estándares del SNIP.

 Brindar información de los estados de los diversos proyectos de inversión pública

así como también la administración del banco de proyectos de la Oficina de

Programación e Inversiones de la Municipalidad Provincial de Carhuaz.

 Comunicar a los diferentes distritos del estado de sus proyectos de inversión

pública según sean solicitados.

Todas estas actividades fueron desarrolladas en los horarios de lunes, miércoles y viernes

en horario completo que consta de 8 horas diarias y los días restantes de la semana en

horario de 8:00 am a 1:00 pm.

34
CAPITULO V

RESULTADOS

OBTENIDOS

35
V. RESULTADOS OBTENIDOS

Considerando que como todo sistema de gestión documentario nos permitió básicamente el

ahorro de tiempo y recursos. Con el desarrollo del sistema de gestión de documentos de

proyectos de inversión pública en la Oficina de Programación e Inversiones de la

Municipalidad de Carhuaz obtuvimos los siguientes resultados:

El personal que participa de las actividades diarias en la oficina ya mencionada pudo

registrar sin ningún inconveniente los diversos documentos (Informes, oficios,

memorándums, cartas, perfiles de proyecto, etc) que se manejan en la oficina con sus

respectivos datos para poder disponer de ellos en el momento que sea necesario y/o

solicitado.

Redujo el tiempo de atención al personal que interactúa con la oficina de

programación e inversiones; ya que la búsqueda de documentos se realiza

satisfactoriamente.

Así como también permitió una mejor administración del banco de proyectos de la

Municipalidad Provincial de Carhuaz.

Continuación se describen los procesos identificados con las actividades específicas que se

desarrollan en cada proceso, así como también las reglas de negocio.

Luego se mostraran las capturas de pantalla del sistema de gestión de documentos de inversión

pública en la oficina de programación e inversiones de la Municipalidad Provincial de Carhuaz

– 2015.

36
5.1. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS Y REGLAS DE NEGOCIOS

PROCESO DE RECEPCION DE DOCUMENTOS DE PIPs

DESCRIPCION ACTORES REGLAS DE NEGOCIO

Este proceso tiene por finalidad 1. Los documentos deben estar

recepcionar todo tipo de documento Jefe de la oficina correctamente foliados.

referente a los proyectos de de programación 2. El asunto de los documentos

inversión pública que lleguen a la e inversiones. deben estar correctamente

OPI especificados y redactados, en
Asistente de la caso contrario no se procederá a su
ACTIVIDADES BASICAS : oficina de atención.
1. En la oficina de OPI se programación e 3. En caso se presente un perfil de
recepcionan los documentos de inversiones. un proyecto de inversión pública,
los proyectos de inversión debe contar con la versión digital
pública, dentro de ellos pueden de dicho documento; así como
ser activación, desactivación, también sellada y firmada por el
aprobación de TDR, aprobación formulador responsable.
de perfil de proyecto, etc. 4. En caso de TDR el documento
2. En la recepción de documentos debe estar visado con el sello
se visa con el sello institucional y firmado por el
correspondiente de la oficina de encargado de la Unidad
OPI, poniendo la fecha, el Formuladora de donde provenga.
número de folios y la firma de la
persona que ha recibo dicho
documento.
3. Después de la recepción se pasa
al registro de dicho documento
en una hoja de Excel con los
detalles respectivos.
4. Se hace el informe para su
respectiva atención con el jefe de
OPI.

37
 PROCESO DE EMISION DE DOCUMENTOS

DESCRIPCION ACTORES REGLAS DE NEGOCIO

Este proceso tiene por finalidad 1. Los informes deben estar

emitir respuestas a diferentes firmados y visados por el Jefe

Jefe de la
documentos que llegan a la OPI con de OPI.
Oficina de
múltiples peticiones con respecto a 2. En caso de la aprobación de
Programación
los proyectos de inversión pública. un TDR, la ficha de aprobación
e Inversiones.
debe estar visada con sello de la
ACTIVIDADES BASICAS: Asistente de
OPI y firmado por el Jefe de la
la Oficina de
1. El jefe de OPI en cumplimiento
ya mencionada oficina.
Programación
de sus obligaciones da trámite a
3. Cuando se aprueba un perfil
e Inversiones.
los distintos pedidos que se
de proyecto, se procede a
recepcionan en la oficina.
comunicar a los interesados
2. Dentro del trámite que se pueda
correspondientes mediante un
dar a los documentos se emiten:
oficio.
informes, oficios y proveídos.
4. En caso de la solicitud de
3. Luego del envió de los
información se realiza un
documentos, se archivan los
informe, para su respectiva
cargos.
toma de decisiones en el área
4. Luego del envió de los
que requiera de dicha
documentos, se archivan los
información.
cargos.

38
 REGISTRO EN EL INVENTARIO DE PERFIL DE PROYECTOS DE LA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE CARHUAZ

DESCRIPCIÓN ACTORES REGLAS DE NEGOCIO

Este proceso tiene como finalidad 1. Para el registro en el inventario

ingresar los datos resaltantes de un verificar que las fechas de los

Asistente de la
PIP en el inventario que maneja la registros de los informes emitidos
Oficina de
oficina de programación e concuerden con los registrados en
Programación e
inversiones. el banco de proyectos – MEF.
Inversiones.
2. Verificar la versión digital
ACTIVIDADES BASICA:
del perfil del proyecto de
1. Una vez que se ha cumplido con
inversión pública, que esta
los requerimientos para que un
cuente con las correcciones
perfil sea viable, pues se pasa al
solicitadas en la evaluación del
registro del banco de proyectos -
perfil.
MEF, una vez culminado este
3. Verificar que cuenten con todos
proceso se pasa al registro en una
los planos y compromiso de
hoja Excel el cual lo manejan como
mantenimiento de PIP.
inventario de proyectos de la

Municipalidad de Carhuaz.

2. Poner el código de inventario al

perfil y archivarlo.

39
5.2. IDENTIFICACION DE REQUERIMIENTOS:
ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTOS

1. Generar código, validar, buscar, registrar y/o actualizar datos de los remitentes de

documentos.

2. Generar código, validar, buscar, registrar y/o actualizar datos de los formuladores de

perfiles de Proyectos.

3. Generar código, validar, buscar, registrar y/o actualizar datos de los encargados de las

gestiones con las instituciones.

4. Generar código, validar, buscar, registrar y/o actualizar datos de los jefes de áreas.

5. Generar código, validar, buscar, registrar datos de los documentos recibidos en la oficina

de Programación e Inversiones.

6. Generar código, validar, buscar, registrar y/o actualizar datos de los TDR.

7. Generar código, validar, buscar, registrar datos de los documentos emitidos en la oficina

de programación e inversiones.

8. Generar código, validar, buscar, registrar datos en el inventario de proyectos de la

Municipalidad Provincial de Carhuaz.

9. Buscar datos de la Unidad Formuladora.

10. Buscar funciones a las que corresponde un PIP.

11. Buscar datos de los estados de un PIP.

12. Buscar la Situación de un PIP.

40
13. Buscar provincias a la que puede pertenecer un PIP.

14. Buscar distrito a la que puede pertenecer un PIP.

15. Buscar caseríos a la que puede pertenecer un PIP.

16. Generar, visualizar y emitir reporte de documentos recibidos.

17. Generar, visualizar y emitir reporte de documentos emitidos.

18. Generar, visualizar y emitir reporte de TDR.

19. Generar, visualizar y emitir reporte de TDR aprobados.

20. Generar, visualizar y emitir reporte de las autoridades registrados

21. Generar, visualizar y emitir reporte de Detalle Perfil de PIP por Función.

22. Generar, visualizar y emitir reporte de Detalle Perfil de PIP por Estado.

23. Generar, visualizar y emitir reporte de Detalle Perfil de PIP por situación.

24. Generar, visualizar y emitir reporte de Detalle Perfil de PIP por Fecha de Viabilidad.

25. Generar, visualizar y emitir reporte de Detalle Perfil de PIP por provincia, distrito y/o

caserío.

26. Generar, visualizar y emitir reporte del inventario de proyectos.

41
5.3. Base de datos:

42
5.4. CAPTURAS DE PANTALLAS DE SISTEMA:

5.4.1. Imágenes de la Funcionalidad del Sistema

1. Inicio del sistema

2. Interfaz de Bienvenida

43
3. Interfaz para el registro de las autoridades

4. Interfaz para el registro de documentos recibidos

44
5. Interfaz para la búsqueda de remitente de documentos

6. Interfaz al cargar datos de la búsqueda de remitentes

45
7. Interfaz para el Registro de los documentos emitidos.

8. Interfaz al cargar datos de la búsqueda de remitentes

46
9. Interfaz para el registro de TDR.

10. Interfaz para la búsqueda del oficio con el cual se ha recepcionado un TDR.

47
11. Interfaz para el registro de perfiles de PIPs.

12. Interfaz para la búsqueda de provincias

48
13. Interfaz para la búsqueda de distritos.

14. Interfaz para la búsqueda de distritos.

49
15. Interfaz para la búsqueda de TDR aprobados.

16. Interfaz para exportar PIPs.

50
17. Imagen cuando se exportan los datos.

18. Interfaz para el registro de los préstamos de perfiles de PIPs.

51
 CAPITULO VI

CONCLUSIONES

52
VI. CONCLUSIONES

1. Se desarrolló el sistema de gestión de documentos de proyectos de

inversión pública en la oficina de programación e Inversiones de la

Municipalidad Provincial de Carhuaz satisfactoriamente con una interfaz

amigable a los usuarios para poder registrar los diferentes documentos

(Informes, oficios, memorándums, cartas, solicitudes, perfiles de

proyectos de inversión pública, expedientes técnicos, etc) que se manejan

en la oficina ya antes mencionada.

2. Se consiguió proteger y salvaguardar la información del banco de

proyectos de la oficina de Programación e Inversiones de la Municipalidad

Provincial de Carhuaz.

3. Se consiguió hacer llegar la importancia de contar con un sistema de

información por los beneficios que les brinda actualmente al personal de

la oficina de Programación e Inversiones de la Municipalidad Provincial

de Carhuaz; ya que antes trabajaban con hojas de Excel para la

administración de su información.

53
CAPITULO VII

54
VII. RECOMENDACIONES

 Comprobar el funcionamiento final del sistema de gestión de documentos de

la Oficina de Programación e inversiones en la Municipalidad Provincial de

Carhuaz desarrollado y ajustar detalles del sistema si así lo requiere el

usurario.

 Realizar el llenado de la base de datos con los registros de los años anteriores

al presente año, para así brindar disponibilidad inmediata de los documentos

que se hayan manejado en las gestiones anteriores si son solicitados.

 Se recomienda el empleo de esta metodología SCRUM para desarrollar

proyectos de software, porque es una metodología robusta y muy útil que se

caracteriza por la participación de individuos e interacciones, software

funcionando, colaboración con el cliente, y de tener respuesta ante el cambio.

 Aplicar algún estándar de procesos de Software para garantizar el

cumplimiento de las características internas y externas de alineamiento al

negocio.

 Un punto importante e indispensable en el desarrollo de proyectos de software

es cumplir los flujos de trabajo acorde al cronograma previamente establecido

en el plan de desarrollo de software, lo cual evitara retrasos e inconvenientes

a último momento.

55
 BIBLIOGRAFÍA

1. Agile Project Management with Scrum. Ren Schaner.

2. Manuel Trigas Gallego, Gestión de proyectos Informáticos, Metodología Scrum.
Desarrollo detallado de la fase de aprobación de un proyecto informático mediante
el uso de metodologías ágiles.
3. Ingeniería del Proyecto: http://www.slideshare.net/Butterflytkm/ingenieria-de-
proyectos-presentation
4. Metodología Scrum: http://www.softeng.es/es-es/empresa/metodologias-de-
trabajo/metodologia-scrum.html.
5. Reseña: http://www.cgn.com.pe/
6. Seguridad de la información:
https://es.wikipedia.org/wiki/Seguridad_de_la_informaci%C3%B3n
7. Ministerio de economía y finanzas:
http://www.mef.gob.pe/contenidos/inv_publica/new-bp/operaciones-bp.php
8. Pruebas de rendimiento de software:
http://es.wikipedia.org/wiki/pruebas_de_rendimiento_del_software
9. Ingeniería del proyecto: http://www.slideshare.net/butterflytkm/ingenieria-de-
proyectos-presentation

56
ANEXOS Y OTROS

57
ANEXO 01: Formato de perfiles de la Municipalidad Provincial de Carhuaz.

ANEXO 02: Imagen del reporte de sistema de los proyectos de inversión publica

58
ANEXO 03: Generar el Reporte.

ANEXO 04: Reporte en hoja Excel.

59
60