UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

DIRECCIÓN GENERAL DE POSGRADOS

MAESTRÍA EN AUDITORÍA Y FINANZAS

PROPUESTA DE BITÁCORA DE INFORMATIZACIÓN CONTABLE

EMPRESARIAL

Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar el

Grado de Magíster en Auditoría y Finanzas

Autor
Miguel Marcelo Guamán Calvopiña

Director
Ing. Paulo Bermeo MBA

Quito, Ecuador
Abril 2012
 ii

CERTIFICACIÓN DEL ESTUDIANTE DE AUTORÍA DEL TRABAJO

Yo, MIGUEL MARCELO GUAMAN CALVOPIÑA, declaro bajo juramento que el

trabajo aquí descrito es de mi autoría, que no ha sido presentado para ningún grado o

calificación profesional.

Además; y, de acuerdo a la Ley de Propiedad Intelectual, el presente Trabajo de

Investigación pertenecen todos los derechos a la Universidad Tecnológica Equinoccial, por

su Reglamento y por la normatividad institucional vigente.

___________________________

Miguel Marcelo Guamán Calvopiña

C.I. 1712498300
 iii

APROBACIÓN DEL DIRECTOR

En mi calidad de Director del Trabajo de Grado presentado por el señor Miguel Marcelo

Guamán Calvopiña, previo a la obtención del Grado de Magíster en Auditoría y Finanzas,

considero que dicho Trabajo reúne los requisitos y disposiciones emitidas por la

Universidad Tecnológica Equinoccial por medio de la Dirección General de Posgrado para

ser sometido a la evaluación por parte del Tribunal examinador que se designe.

En la ciudad de Quito, a los 23 del mes de abril de 2012.

___________________________

Ing. Paulo Cristóbal Bermeo Mancero MBA

C.I. 1707312979
 iv

AGRADECIMIENTO

Quisiera expresar mis cordiales agradecimientos a aquellas personas que han contribuido

enormemente en mi formación profesional, muy especialmente a:

Licenciada Mercedes Valle, quien me encaminó por la noble profesión de Contador.

Economista Marcelo Quezada y Licenciada Rosita Guerra, quienes me dieron la

oportunidad de desarrollarme como profesional bajo su Dirección.

Ingenieros en Sistemas: Luis Caicedo y Ottmar Galarza, mis primeros maestros en el

manejo de un sistema de información contable administrativo.

Ingeniero en Sistemas Wladimir Díaz, quien a través de su ERP, su amistad y su confianza

me ha facultado para cumplir un anhelo: despuntar como Consultor Empresarial.

A todos ellos muchas gracias.

 v

DEDICATORIA

A mis Padres: José Miguel y Elsie Esther, quienes

desde mi niñez me inculcaron los principios y

valores que como profesional promulgo:

La Honestidad y el Trabajo.
 vi

ÍNDICE DE CONTENIDOS

pp
PORTADA i
CERTIFICACIÓN DEL ESTUDIANTE DE AUTORÍA DEL TRABAJO ii
INFORME DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE GRADO iii
AGRADECIMIENTO iv
DEDICATORIA v
ÍNDICE DE CONTENIDOS vi
ÍNDICE DE TABLAS xii
ÍNDICE DE GRÁFICOS xiv
RESUMEN xviii
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1. Planteamiento y formulación del problema 3
 Planteamiento del problema 3
 Formulación del problema 5
1.2. Objetivos 5
1.2.1. Objetivo general 5
1.2.2. Objetivos específicos 6
1.3. Justificación 6
1.4. Alcance 7
1.5. Marcos de Referencia 7
1.5.1. Marco Teórico 7
 La Empresa 7
 La Contabilidad 10
 El Proceso Contable 10
 La Informática 13
1.5.2. Marco Legal 15
 Constitución Política 15
 Código Tributario 16
 Ley de Régimen Tributario Interno 16
 Código del Trabajo 17
 Ley de Compañías 17
 Normativa Contable 18
1.6. Hipótesis 20
1.6.1. Hipótesis General 20
1.6.2. Hipótesis Específicas 20
1.7. Estrategia Metodológica 21
1.7.1. Universo o ámbito de la investigación 21
1.7.2. Diseño de la investigación 21
1.7.3. Métodos de investigación 22
1.7.4. Fuentes de datos 22
 vii

CAPÍTULO II
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
2.1 Conceptos básicos 23
2.1.1. Datos 23
2.1.2. Información 23
2.1.3. Sistemas 24
2.1.4. Software 26
2.1.4.1 Sistemas Operativos 26
2.1.4.2 Sistemas de Aplicación 27
2.1.4.3 Base de Datos 29
2.1.5. Hardware 29
2.1.5.1 Computadora 29
2.1.5.2 Redes 30
 LAN 30
 WAN 30
 VPN 30
2.2 Sistemas de Información 31
2.2.1. Introducción 31
2.2.2. Definición 32
2.2.3. Componentes 32
2.2.4. Funciones 33
2.3 Sistemas de Información Empresariales 34
2.3.1. Recursos 35
2.3.2. Clasificación 36
2.3.2.1 Automatización de Procesos Operativos 36
 Sistema de Procesamiento de Transacciones 36
2.3.2.2 Apoyo a la toma de decisiones 36
 Sistema de Información Administrativa 37
 Sistema de Soporte a la Decisión 37
 Sistema de Información para ejecutivos 37
 Sistema para la Toma de Decisiones en Grupo 37
 Sistemas Expertos de Soporte en Toma de Decisiones 37
2.3.2.3 Generación de ventajas competitivas 37
 Sistemas Estratégicos 37
2.3.3. Niveles Organizacionales 38
2.3.3.1 Dirección Estratégica 38
2.3.3.2 Dirección Táctica 39
2.3.3.3 Dirección Operativa 39
2.3.3.4 Nivel Transaccional 39
2.4 Áreas de Información Organizacional 40
2.4.1. Sistema de Información para Ejecutivos (SIE) 41
2.4.2. Sistema de Información del Área Comercial y Mercadeo (SIACM) 42
2.4.3. Sistema de Información del Área de Producción (SIAP) 43
2.4.4. Sistema de Información del Área Financiera (SIAF) 44
2.4.5. Sistema de Información del Área de Recursos Humanos (SIARH) 45
2.4.6. Sistema de información del Área de Recursos de Información (SIARI) 46
 viii

CAPÍTULO III
SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLES
3.1 Contabilidad 47
3.1.1. Evolución de la Contabilidad 47
3.1.2. Definición 48
3.1.3. Proceso Contable 48
3.1.4. Ciclo Contable 49
3.1.5. Estados Financieros 52
3.1.5.1 De Propósito General 52
3.1.5.2 De Propósito Especial 52
3.2 Sistemas de Información Contables 53
3.2.1. Definición 53
3.2.2. Elementos 54
3.2.2.1 Tecnología de Información 54
3.2.2.2 Normativa Contable 55
3.2.2.3 Aspectos Organizacionales 57
 Estructura orgánica funcional 57
 Ambiente de gestión contable 58
 Madurez de procesos 59
3.3 Software Contable 60
3.3.1. Definición 60
3.3.2. Características 60
3.3.3. Estrategias de almacenamiento 62
3.3.3.1 Sistema orientado a los procesos. Los ficheros 62
3.3.3.2 Sistema orientado a los datos. Base de datos 62
3.3.4. Modularidad 63
3.3.5. Versiones 64
 Cantidad de módulos 64
 Número de versión 64
 Tipo de solución 65
 Factibilidad de personalización 65
3.3.6. Tipos 66
3.3.6.1 Sistema Administrativo Financiero 66
3.3.6.2 Sistema de Planeación de Recursos Empresariales 67
3.3.6.3 Cadena de suministro 67
3.4 Software Contable Caso Práctico: KOHINOR 68
3.4.1. Datos técnicos 68
 Requerimientos mínimos 68
3.4.2. Estructura 69
3.4.3. Módulos 70
3.4.3.1 Seguridad 70
3.4.3.2 Parámetros 70
3.4.3.3 Inventarios 70
3.4.3.4 Ventas y Cuentas por Cobrar 71
3.4.3.5 Compras y Cuentas por Pagar 71
3.4.3.6 Nómina 71
3.4.3.7 Activos Fijos 72
3.4.3.8 Contabilidad 72
 ix

CAPÍTULO IV
PROPUESTA DE INFORMATIZACIÓN DE LA EMPRESA
4.1 Análisis general 74
4.1.1. Identificación de problemas 74
4.1.2. Estudio de viabilidad técnica 75
4.1.3. Estudio de viabilidad económica 75
4.1.4. Estudio de viabilidad operacional 75
4.1.5. Definición de requisitos 75
4.1.5.1 Observación del trabajo 76
4.1.5.2 Entrevistas 76
4.1.5.3 Cuestionarios 76
4.1.5.4 Revisión de documentos 77
4.1.5.5 Examen del contexto administrativo 77
4.1.5.6 Contratación de asesoría 77
4.1.6. Diseño 77
4.1.6.1 Diseño Conceptual 78
4.1.6.2 Diseño Externo 78
4.1.6.3 Diseño Interno 79
4.1.7. Estrategias de Informatización 79
4.1.7.1 Adquisición de un paquete llave en mano 79
4.1.7.2 Desarrollo de aplicación a la medida 80
4.1.7.3 Outsourcing financiero 80
4.1.7.4 Ventajas y desventajas 81
4.2 Elección del software contable 82
4.2.1. Identificación de vendedores 82
4.2.1.1 Ubicación de vendedores 82
4.2.1.2 Selección de vendedores 83
4.2.2. Solicitud de información 83
4.2.2.1 Entrega de requerimientos 83
4.2.2.2 Experiencia Empresarial 84
4.2.2.3 Carta de compromiso 84
4.2.3. Pruebas de comparación 84
4.2.3.1 Exposición 84
4.2.3.2 Visitas 85
4.2.3.3 Demos 85
4.2.4. Revisión de propuestas 86
4.2.5. Contrato 86
4.2.5.1 Alcance 87
4.2.5.2 Personal de Soporte 88
4.2.5.3 Precio 88
4.2.5.4 Pagos 88
4.3 Implementación del sistema de información 89
4.3.1. Metodología Global de Implementación 90
4.3.1.1 Estrategias de negocios 91
4.3.1.2 Planificación y control 91
4.3.1.3 Gestiones de Organización 92
 Tablas 92
 Ficha 94
4.3.1.4 Parámetros 95
 x

4.3.1.5 Gestiones de Inclusión 96

4.3.1.6 Aplicaciones 100
4.3.1.7 Informes 102
4.3.2. Cronograma de Implementación 108
4.3.2.1 Técnica de Gantt 108
4.3.2.2 Métodos de estimación de tiempo del proyecto 108
4.4 Conversión 110
4.4.1. Estrategias de conversión 110
4.4.1.1 Sistemas Paralelos 110
4.4.1.2 Conversión Directa 111
4.4.1.3 Enfoque Piloto 111
4.4.1.4 Por etapas 112
4.4.2. Plan de conversión 113
4.4.2.1 Listas de archivos a convertir 113
4.4.2.2 Identificar nuevos datos 113
4.4.2.3 Reconocer nuevos procedimientos 114
4.4.2.4 Redefinir estructura organizacional 115
4.4.2.5 Establecer responsables 116
4.4.2.6 Administración del cambio 116
4.5 Instalación del sistema 117
4.5.1. Instalación software de Base de Datos 117
4.5.2. Instalación software de Aplicación 118
4.5.3. Instalación software desarrollador de Aplicaciones 118
4.6 Pruebas de Funcionamiento 119
4.6.1. Validar el funcionamiento 119
4.6.1.1 Errores de sintaxis 119
4.6.1.2 Errores de ejecución 119
4.6.1.3 Errores de lógica 120
4.6.2. Analizar la velocidad 120
4.6.2.1 Procesamiento 120
4.6.2.2 Impresión 120
4.7 Operación del sistema 121
4.7.1. Crear la empresa 121
4.7.2. Definición de la estructura contable 122
4.7.2.1 Cuentas Modulares 123
4.7.2.2 Cuentas con Auxiliares 124
4.7.2.3 Cuentas Puente 125
4.7.3. Carga de datos 126
4.7.3.1 Carga de Tablas 127
4.7.3.2 Carga de Fichas 128
4.7.4. Parametrizar Gestiones de Inclusión 130
4.7.5. Reconocer Gestiones de Inclusión 131
4.7.6. Definir la seguridad de los datos 133
4.7.6.1 Seguridad física 133
4.7.6.2 Seguridad Lógica 133
4.7.6.3 Seguridad de acceso 133
4.7.6.4 Roles de Grupos de Usuarios 134
4.7.6.5 Perfiles de usuarios 135
4.7.7. Ingreso saldos iniciales 136
 xi

4.7.7.1 Saldos Iniciales 136

4.7.7.2 Métodos de carga de saldos iniciales 137
4.7.7.3 Validación de la Carga 138
4.7.8. Conformación de Formatos 139
4.7.8.1 Formato Completo 139
4.7.8.2 Formato Adaptado 139
4.7.9. Adaptación y diseño de Reportes 140
4.7.9.1 Estructurados 140
4.7.9.2 Ad Hoc 140
4.7.10. Capacitación a Usuarios 141
4.8 Uso del sistema 142
4.8.1. Alimentación del sistema de información 143
4.8.2. Diseño de Contabilización 144
4.8.2.1 Tipos de contabilización 144
4.8.2.2 Métodos de Integración 147
4.8.2.3 Definir Regla de Integración 150
4.8.2.4 Aplicación de Reglas de Integración 151
4.8.2.5 Errores en Integración 152
4.8.3. Cuadre de Módulos 153
4.8.3.1 Bancos 153
4.8.3.2 Cuentas por Pagar / Cobrar 153
4.8.3.3 Inventarios 154
4.8.3.4 Activos Fijos 154
4.8.4. Emisión de Estados Financieros Preliminares 155
4.8.4.1 Proceso de Revisión y Ajustes 156
4.8.5. Emisión de Estados Financieros Finales 156
4.8.5.1 Estado de Situación Financiera 156
4.8.5.2 Estado de Resultados 157
4.8.5.3 Estado de Cambios en el Patrimonio 157
4.8.5.4 Estado de Flujos de Efectivo 158
4.8.6. Análisis de la información empresarial 159
4.8.6.1 Análisis Cuantitativo 160
4.8.6.2 Análisis Cualitativo 163
4.8.6.3 Herramientas de Gestión de Información 164

CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones 167
5.2 Recomendaciones 169

BIBLIOGRAFÍA 171

ANEXOS
 xii

ÍNDICE DE TABLAS

TABLA pp

1.01 Ventajas y Desventajas de los tipos de procesamiento 13

2.01 Subsistemas a nivel operativo, táctico y estratégico del SIACM 42
2.02 Subsistemas a nivel operativo, táctico y estratégico del SIAP 43
2.03 Subsistemas a nivel operativo, táctico y estratégico del SIAF 44
2.04 Subsistemas a nivel operativo, táctico y estratégico del SIARH 45
2.05 Subsistemas a nivel operativo, táctico y estratégico del SIARI 46
3.01 Evolución de la Contabilidad 47
3.02 NIIF y NIC vigentes 56
3.03 Características de los Softwares Contables 67
3.04 Requerimientos de hardware y software 68
4.01 Ventajas y desventajas de las Estrategias de Informatización 81
4.02 Matriz de Propuestas 86
4.03 Ventajas y Desventajas Sistemas Paralelos 110
4.04 Ventajas y Desventajas Conversión Directa 111
4.05 Ventajas y Desventajas Enfoque Piloto 112
4.06 Ventajas y Desventajas Método Por Etapas 112
4.07 Discriminación de información Modular 124
4.08 Ejemplo Codificación de Grupos de Artículos 127
4.09 Parámetros con Condición y Opción 130
4.10 Parámetros con Condición, Opción y Variable 130
4.11 Descripción de Formularios por Módulo 131
4.12 Descripción de Accesos y Privilegios por Módulo 135
4.13 Información resumida y detallada por módulo 136
4.14 Informatización del área de Ventas y Cartera 142
4.15 Errores en Integración 152
4.16 Cuadre Módulo de Bancos y Contabilidad 153
 xiii

4.17 Cuadre Módulo de CXC y Contabilidad 154

4.18 Cuadre Módulo de Inventarios y Contabilidad 154
4.19 Cuadre Módulo de Activos Fijos y Contabilidad 154
4.20 Proceso de Revisión y Ajustes de Estados Financieros 155
4.21 Ejemplo de Balance General 156
4.22 Ejemplo Estado de Resultados 157
4.23 Ejemplo Estado de Cambios en el Patrimonio 157
4.24 Ejemplo Estado de Flujo de Efectivo 158
4.25 Ejemplos de Índices Financieros 160
4.26 Indicadores de Gestión 163
 xiv

ÍNDICE DE GRÁFICOS

GRÁFICO pp

1.01 Enfoque dual de la Contabilidad y Auditoría 12

1.02 Fases de un sistema de información 12
1.03 Esquema de selección de un Sistema de Información Financiera 12
2.01 Ciclo de vida de los datos 23
2.02 Esquema de sistemas 24
2.03 Sistemas y subsistemas 25
2.04 Sistemas de un vehículo 25
2.05 Bosquejo de red 30
2.06 Sistema de Información 32
2.07 Sistemas en una empresa 34
2.08 Recursos de un sistema de información 35
2.09 Clasificación de sistemas de información 36
2.10 Niveles organizacionales 38
2.11 Áreas de Información Organizacional 40
3.01 Proceso contable 48
3.02 Ciclo contable 49
3.03 Comprobante de Diario Contable 50
3.04 Informe de Libro Mayor 50
3.05 Balanza de Comprobación de cuentas de Activos 51
3.06 Informe de Balanza de Comprobación a nivel 2 51
3.07 Sistema de Información Contable 53
3.08 Tecnología de Sistema de Información Contable 54
3.09 Organigrama plano de una empresa 57
3.10 Ambiente Centralizado de Contabilidad 58
3.11 Ambiente Descentralizado de Contabilidad 58
3.12 Transversalidad del proceso de Facturación 59
 xv

3.13 Modularidad de software contable 63

3.14 Procesos del Módulo de Ventas y Cuentas por Cobrar 63
3.15 Versiones de software contable por número de módulos 64
3.16 Tipos de Software Contable 66
3.17 Estructura del sistema Kohinor versión 10.5 69
4.01 Esquema Conceptual 78
4.02 Enfoque Conceptual del Ciclo del Módulo 89
4.03 Enfoque Empírico del Ciclo del Módulo 90
4.04 Metodología de Implementación Modular 91
4.05 Ejemplo de Tabla de Ordenamiento 92
4.06 Ejemplo de Tabla de Configuración 92
4.07 Ejemplo de tabla de Secuencia 93
4.08 Ejemplo de tabla de Búsqueda 93
4.09 Ejemplo de tabla de Acumulación 93
4.10 Ejemplo de Ficha de Cliente 94
4.11 Casillas mandatorias y no mandatorias 94
4.12 Ejemplo de listas 94
4.13 Ejemplo de Casillas de Verificación 95
4.14 Gestión de Parámetros 96
4.15 Partes de un Formulario 97
4.16 Subformulario 99
4.17 Aplicación de Recálculo de Costos 100
4.18 Partes del informe de Estados Financieros 102
4.19 Filtro por catálogo 103
4.20 Filtro por rango 103
4.21 Visualización de informe 104
4.22 Ventana de Ordenación 105
4.23 Ventana de Filtración 106
4.24 Ventana de Guardar Como 107
 xvi

4.25 Ventana de Impresión 107

4.26 Ventana de Configuración de Impresora 107
4.27 Diagrama de Gantt 108
4.28 Conversión en paralelo 110
4.29 Conversión directa 111
4.30 Enfoque Piloto 111
4.31 Modelo por Etapas 112
4.32 Entropía de un Sistema de Información 114
4.33 Ciclo de Compras 115
4.34 Organigrama Horizontal y Vertical de dos empresas 115
4.35 Dinámica de Hardware y Software 118
4.36 Cuentas Modulares 123
4.37 Organización y Uso de Auxiliares 124
4.38 Compensaciones 125
4.39 Cruce de saldos 126
4.40 Tablas del sistema Kohinor 126
4.41 Fichas del sistema Kohinor 128
4.42 Parámetros en el sistema Kohinor 130
4.43 Formularios del sistema Kohinor 132
4.44 Subida de saldos iniciales 136
4.45 Empate de estructuras entre sistemas 138
4.46 Dinámica del módulo de Ventas y Cartera 142
4.47 Dinámica del sistema de información 143
4.48 Contabilización Circular 144
4.49 Contabilización Succionada 145
4.50 Contabilización Direccionada 145
4.51 Contabilización Relacionada 146
4.52 Contabilización Orbital 146
4.53 Integración en Línea 147
 xvii

4.54 Integración en Lote 148

4.55 Integración en Línea con Procesamiento en Lote 149
4.56 Análisis Horizontal Absoluto 162
4.57 Análisis vertical por año 162
 xviii

RESUMEN

Esta investigación tuvo como objetivo generar una propuesta de bitácora de

informatización contable empresarial. Esto se realizó desde un punto de vista multi e
interdisciplinario con alcance endógeno, es decir, se especifica desde el enfoque de varias
disciplinas de las ciencias administrativas cómo el proceso de cambio que envuelve la
informatización transforma las operaciones internas de la Empresa.
En tal virtud, al ser el software de Contabilidad el elemento trascendental dentro de este
proceso de informatización, debido a que plasma de manera intangible los conceptos que lo
componen, se esgrimió al programa ecuatoriano KOHINOR como modelo explicativo y
demostratorio de la aplicabilidad de los procedimientos expuestos para la captura,
almacenamiento, tratamiento, distribución y uso de la información financiera,
administrativa y contable generadas por la Organización.
El resultado obtenido es una herramienta administrativa que compendia una serie de pautas
y esquemas que, consideradas en sus aspectos relevantes bajo una visión en conjunto;
minimizan los riesgos implícitos en un proyecto de informatización de esta naturaleza, lo
que desemboca a su vez en la optimización de recursos empresariales, tarea fundamental
del quehacer del Profesional Financiero Contable.
Palabras clave: Sistemas de información, informatización contable, sistema contable,
software contable, automatización contable.
 xix

SUMMARY
This research had the objective to generate a proposal for computerization log business
accounting. This was done from a point of multi and interdisciplinary view with specific
endogenous reach, that is, from the approach of several disciplines of administrative
science as the process of change that envelops the computerization that transforms the
internal company operations.
For that reason, the accounting software is the transcendental element within this
computerization process, because it captures the intangible concepts that composes it; so it
was held up the Ecuadorian program KOHINOR as an explanatory and demonstrative
model of the procedures outlined applicability to capture, storage, treatment, distribution
and use of financial information, administrative and accounting procedures generated by
the organization.
The obtained result is an administrative tool that contains a number of guidelines and
schemes that are considered in their excellent aspects under a global vision, minimizing the
implicit risks in a computerization project of this nature, which ends as well at the
optimization of enterprise resources, the main task of the countable financial professional.
Keywords: information systems, computerized accounting, accounting system, accounting
software, accounting automation.
 1

INTRODUCCIÓN

Hasta finales del siglo XX, el Talento Humano Corporativo no necesitaba conocer mucho

acerca de cómo organizar, procesar y distribuir la información en sus organizaciones, ya

que, la tecnología involucrada en estos procesos era exigua. Además la información por sí

sola no se consideraba un elemento transcendental en el desarrollo de estrategias

empresariales, puesto que, el proceso de dirección tenía mayormente un trasfondo vertical

que obstruía la coordinación de los diferentes departamentos.

Sin embargo, esta situación ha cambiado. En la última década, el proceso de globalización

ha empujado a que las organizaciones demanden cada vez más información interna y

externa, con el fin de contar con mejores elementos para la toma de decisiones que le

permitan lograr sus objetivos en forma eficiente y eficaz. A su vez, este fenómeno ha

derivado en que el personal, en este caso particular el financiero y contable, requiera

dominar el proceso de incorporación de la tecnología e informática en sus actividades.

Bajo esta premisa se generó esta bitácora de informatización contable empresarial, la cual

desglosa los principales pasos a seguir en un proyecto de esta envergadura. Visto así el

presente trabajo investigativo comprende de cinco capítulos, a saber:

El primer capítulo contiene el planteamiento y formulación del problema donde se describe

como las empresas, conforme madura su nivel organizativo, requieren de mayor y mejor

información para la consecución de sus fines estratégicos, lo cual a su vez sirve como base

para establecer los objetivos, general y específicos. La justificación de la investigación

destaca la relevancia del proceso de informatización contable, desde una perspectiva

empresarial. El marco teórico otorga las definiciones necesarias a temas como: la empresa

y sus componentes, la contabilidad, el proceso contable, y, la informática. El marco legal

 2

resume el contexto tributario, laboral, societario y de normativa contable donde desarrollan

sus actividades económicas las empresas ecuatorianas.

El segundo capítulo abarca los conceptos básicos de los elementos que componen un

sistema de información tales como datos, información, hardware, software. De igual forma,

define y establece las características de un sistema de información y su detalla su evolución

en el aspecto tecnológico. En último lugar presenta de forma concisa los aspectos

operativos, tácticos y estratégicos de las diversas áreas de información organizacional.

El tercer capítulo se inicia dando una visión de la evolución de la contabilidad, el proceso

contable y la presentación de sus resultados en los estados financieros. Posteriormente se

adentra en los conceptos inmersos en los sistemas de información contables, y, finalmente

se da una sucinta visión de un software contable y los módulos que lo conforman.

En el cuarto capítulo se desarrolla la propuesta de informatización contable empresarial,

iniciándose en la identificación de problemas que desembocará en los análisis técnicos,

económicos y operacionales que inducirán a la organización a decidir o no en la incursión

de un proyecto de mejoramiento de esta naturaleza. Resuelta la informatización se opta por

planificar su diseño y estrategia, los cuales se ajustarán a los pasos previos.

Consecutivamente se determina el proceso de selección el software sobre el cual se basarán

los procesos contables financieros que se presente incorporar. Se indican luego las

estrategias y el plan de conversión a seguir. Se explica la instalación de los softwares que

comprenden la parte intangible del sistema de información, las pruebas y el

funcionamiento del software contable elegido en sus diversas etapas. Finalmente se explica

el uso del software contable desde la alimentación inicial, pasando por la alimentación de

cada subsistema y concluye con el análisis de la información de los estados financieros.

 3

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento y formulación del problema

Planteamiento del problema

Los recursos básicos en la empresa tradicional son cuatro, lo que en inglés se conoce como

las cuatro M, es decir: Material (Materias Primas), Machines (Máquinas), Money (Capital)

y Men (Talento Humano). De igual forma, en la actualidad se considera en las empresas

modernas, independientemente de su tamaño o antigüedad, que la información es un

recurso fundamental que ha de añadirse a la lista anterior.

En tal sentido, ningún gerente o administrador puede darse el lujo de ignorar la

importancia de la información ya que la mayor parte de los éxitos provienen de su

explotación. Para ello ha requerido de las tecnologías de la información que son el motor

del cambio que conduce a una nueva era postindustrial que amenaza con dejar obsoletas

todas las estructuras empresariales que no sepan adaptarse.

Con estos antecedentes, se deduce que uno de los aspectos que las organizaciones

modifican ineludiblemente conforme maduran es su sistema de información, sobre la base

de la implementación de un software contable, el cual como centro del conocimiento

empresarial, en sus primeras etapas, coadyuva en el procesamiento y automatización de las

diversas transacciones que se realicen en las distintas áreas de las empresas. En etapas

superiores, la información transaccional es analizada y sintetizada para la toma de

decisiones gerenciales estratégicas. Por tal razón, es imprescindible que el sistema de

 4

información se desarrolle simultáneamente con el fin de que se adapte a los nuevos

requerimientos organizacionales y estructurales.

Para ir a tono, las organizaciones han evolucionado de la mano de la tecnología, del

tratamiento manual de la información (ej. cuadernos), a estadios de carácter mecánico (ej.

sumadoras), semiautomático (ej. máquinas), automático (ej. contestadoras) y finalmente

informático (ej. computadores).

En este último proceso, las empresas requieren la incorporación de diferentes tipos de

software, especialmente de contabilidad y telecomunicaciones, los cuales integran

horizontal y verticalmente, desde un enfoque administrativo – contable, las áreas o

departamentos de la compañía que apoyan para la generación de sus productos y servicios,

incluso aquellas descentralizadas físicamente. Así los sistemas informáticos contables son

la única vía para aquellas empresas que buscan incorporar una solución a la centralización

de su información.

La duración de la implementación de un sistema de información contable dependerá

principalmente de la complejidad de dos variables endógenas como son: tamaño de la

empresa (número de empleados, sucursales, etc.,), y, tipo de negocio (servicios, comercial,

industrial, etc.), puesto que implica diseñar los esquemas de trabajo, los cuales en etapas

anteriores pueden ser incluso manuales o semiautomáticos.

Sin embargo, dicho tiempo se podría reducir, lo que a su vez implicaría optimizar recursos

empresariales, considerando que la Administración puede contar anticipadamente con una

hoja de ruta de todas las fases y actividades que se deben ejecutar1 para cumplir con una

implementación de forma exitosa o por lo menos con un mínimo de riesgo. Para tal efecto,

1
Desde el diagnóstico del problema y la detección de la necesidad hasta la emisión del primer juego de
estados financieros.
 5

se debe contar con el concurso de la Ingeniería del Software, ciencia que propone

metodologías para la gestión del ciclo de vida de los sistemas de información; y,

complementariamente por la Administración de Proyectos, la cual a través de los

estándares de la gestión de proyectos, entre otras tareas, secuencializan y concatenan las

actividades, administran el recurso humano, minimiza riesgos y asegura la calidad del

resultado.

En tal virtud, a esta hoja de ruta se la ha denominado como bitácora, la cual constituye un

mecanismo de ejecución del proyecto de informatización contable, dentro de una

metodología de gestión que concrete diligencias conducentes al logro del objetivo

empresarial.

Formulación del problema

¿Cuáles son los elementos que deben contener un modelo de gestión empresarial que

permita, a través de una bitácora, informatizar contablemente una empresa, abarcando

aspectos de planificación, ejecución, control y cierre del proyecto?

1.2 Objetivos

1.2.1 Objetivo general

1. Elaborar una propuesta de bitácora de informatización contable empresarial, dentro

de un modelo de gestión empresarial que contemple aspectos de planificación, ejecución,

control y cierre del proyecto.

 6

1.2.2 Objetivos específicos

1. Precisar los elementos que conforman un sistema informático contable.

2. Definir los aspectos organizacionales, contables, financieros y operativos inmersos

en la informatización contable de una empresa.

3. Determinar los productos entregables en cada fase y actividad del proyecto de

informatización contable en una empresa.

4. Especificar las variables a administrar en un proceso de informatización contable en

una empresa.

1.3 Justificación de la investigación

Al constituirse la informatización contable en un cambio de suma importancia para las

empresas, ya que implica una alta modificación de las estructuras organizacionales, donde

incluso existe el riesgo de que un deficiente proceso ponga en peligro la propia

subsistencia de la organización; se requiere conocer de forma anticipada, ordenada y

detallada cuales son las fases y actividades a seguir, pero desde una perspectiva

exclusivamente empresarial.

Esto permitirá una mayor velocidad en el proceso de adaptación y adoptación de la nueva

filosofía operativa, táctica y estratégica del manejo de la información; lo que a su vez

redundará en un mejor servicio al cliente, interno como externo, así como una mejora en la

productividad organizacional.

Así pues los beneficiarios de esta investigación serán todos los profesionales, contables y/o

administrativos, que tienen a su cargo la planificación, ejecución, control y monitoreo de

un proceso de informatización y automatización contable.

 7

1.4 Alcance

El resultado de esta investigación será una PROPUESTA DE BITÁCORA DE

INFORMATIZACIÓN CONTABLE EMPRESARIAL.

Para ello, como factor esencial sobre el cual girará el proceso de informatización contable,

se contará con el concurso del software contable ecuatoriano Kohinor, el cual conjugará los

conceptos de aplicabilidad aquí expuestos con el fin de no quedar solo en meros

fundamentos teóricos.

Así este trabajo detallará, desde un enfoque altamente proactivo, las diversas fases y

actividades a ejecutar, así como las principales variables a administrar en un proceso de

informatización contable; ya que amalgama la experiencia adquirida por más de diez años

de praxis en el área en conjunto con los conocimientos adquiridos en la etapa académica

como maestrante en Auditoría y Finanzas.

Esto permitirá orientar adecuadamente a los profesionales administrativos, contables para

ejecutarlo exitosamente en sus organizaciones.

1.5 Marcos de referencia

1.5.1 Marco Teórico

La Empresa

Conforme lo señala Joaquín Rodríguez Valencia la actividad humana, al enfrentarse al

mundo, se encuentra con gran cantidad de necesidades y que los recursos que ofrece la

naturaleza son escasos. Ante tal limitación, el hombre se vio obligado a realizar un

esfuerzo que conlleve a coordinar recursos y necesidades. Con este fin ideó un plan, es
 8

decir, lo que ha de hacerse y los medios que han de utilizarse para satisfacer sus

necesidades.

Empero, el hombre no puede vivir aislado, sino que tiene relaciones con el ambiente; o sea,

que sus necesidades individuales las satisface a través de los bienes o servicios producidos

también por los demás.

Cuando dos o más personas unen sus esfuerzos y medios e intercambian bienes y servicios,

empieza la verdadera actividad económica más amplia y eficiente, en la cual el principio

de cooperación origina la empresa, que es la unión de esfuerzos y medios, así como la

coordinación de voluntades para emprender la acción.

Entonces se genera un organismo capaz de orientar la actividad económica hacia la mejora

del desarrollo, así como una entidad reconocida por la ley y autorizada para ejercer ciertas

actividades productivas.

Para cumplir a cabalidad dicho cometido, conforme lo puntualiza Rodrigo Estupiñán,

ocupa de su entorno factores materiales y humanos de producción, entre los cuales están:

Tierra: Son todos los recursos tomados de la naturaleza. Entre éstos citamos a la tierra,

minerales, acuíferos, acuáticos, atmosféricos, etc.

Capital: Conciernen a los bienes creados por el hombre para facilitar la producción de

otros, como las plantas y equipos de producción, así como la infraestructura a nivel privado

y público.

Este autor considera al dinero no como un elemento del capital, sino como un simple

medio de cambio.
 9

Humano: En primera instancia, consideraremos dentro de este factor a la Mano de Obra,

la cual se plasma en la utilización física y mental del ser humano en la producción de

bienes y servicios.

Sin embargo, no se puede dejar de resaltar la participación del Empresario quizás como el

principal factor de la producción debido a las siguientes razones:

 Asume la iniciativa de coordinar los recursos o factores de la producción necesarios

para la producción de bienes o servicios.

 Toma las decisiones básicas de las políticas y accionar de la empresa.

 Es un innovador, al introducir nuevos productos, técnicas o formas de organización.

 Asume el riesgo comercial y el control inherente a toda empresa.

 En tal virtud, goza en mayor grado de los beneficios que genera su

emprendimiento.

En un ámbito más amplio y práctico las empresas, dedicadas al lucro o no, realizan en

distinto grado las siguientes actividades económicas básicas:

1. Compran bienes y/o servicios, adquiriendo un compromiso que será satisfecho.

2. Venden bienes y/o servicios, conquistando un derecho que será exigido.

3. Contratan mano de obra, asumiendo una obligación que será cumplida.

4. Mantienen control de sus inventarios y propiedades.

Para ello, y con la creciente cantidad de información, el Empresario requirió del auxilio de

una herramienta de las ciencias administrativas que le ayude a reconocer, calcular,

clasificar, registrar, resumir y reportar sus actividades.

Ese fue el inicio de la Contabilidad.

 10

La Contabilidad

Existen muchas definiciones acerca de esta ciencia por parte de los diversos autores, sin

embargo, se tomará en primer lugar aquella que instaura que la Contabilidad es: “El

proceso que sirve para identificar, medir registrar, transmitir y comunicar información

económica que permite formar los juicios y tomar las decisiones a los usuarios de la

información” (Estupiñán y Estupiñán, 2006, p.15).

Una conceptualización más amplia es la que se expone a continuación: “Contabilidad es la

tecnología que incluye un marco conceptual de sus características y cualidades, objetivos,

elementos, principios o postulados o normas y clases de estados financieros para ser

aplicados mediante técnicas generales, específicas y de revelación en el registro,

procesamiento, clasificación, resumen e interpretación de información expresada en

términos monetarios acerca de la composición y evolución del patrimonio de una entidad y

de los hechos económicos susceptibles de influir en el mismo, con la finalidad de que esa

información facilite el control y la toma de decisiones por parte de los encargados de

administrar al ente y de los terceros que interactúen con éste” (Estupiñán y Estupiñán,

2006, p.15).

El proceso contable

“La Contabilidad, como disciplina del conocimiento, contiene un conjunto de conceptos

que forman la estructura de la teoría contable, representada esencialmente por principios,

reglas y criterios específicos de aplicación” (Rodríguez, 2002, p.54).

El método que reconoce sus etapas sucesivas como rol, y, facilita su análisis y

comprensión en la consecución de su fin, se denomina Proceso Contable.

 11

El Proceso Contable surge en Contabilidad como consecuencia de reconocer una serie de

funciones o actividades eslabonadas entre sí, que desembocan en el objetivo de la propia

Contabilidad. En cambio, para la Auditoría Financiera el Proceso Contable le sirve como

marco de referencia para enfocar sus objetivos en lo relativo a la comprobación y

aseguramiento de la información financiera así como de los riesgos del negocio que le

conciernen.

Así pues, las funciones que permiten a la Contabilidad alcance su objetivo son: el

establecimiento de un sistema de información financiera, la cuantificación de

transacciones, el procesamiento de datos, la evaluación de la información y la

comunicación de la misma (Elizondo, 2000). Dichas funciones dan origen a cada una de

las fases del proceso contable, las cuales definimos a continuación:

Sistematización: Establece el sistema de información financiera de una entidad

económica.

Valuación: Cuantifica en unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere un

entidad económica en la celebración de transacciones financieras.

Procesamiento: Elabora los estados financieros resultantes de las transacciones

financieras.

Evaluación: Califica el efecto de las transacciones celebradas por la entidad económica

sobre su situación financiera.

Información: Comunica la información financiera obtenida, como consecuencia de las

transacciones celebradas por la entidad económica.

Esto se resume en un enfoque dual:

 12

CONTABILIDAD AUDITORÍA

Establecimiento del sistema

Establecimiento del sistema de
SISTEMATIZACION para el Desarrollo de la
Información Financiera
Auditoría

Cuantificación de
Cuantificación del Control
Transacciones Financieras en VALUACION
Interno
Términos Monetarios

Elaboración de Estados Elaboración de Papeles de

PROCESAMIENTO
financieros Trabajo

Calificación del Efecto de las

EVALUACION Calificación de evidencias
Transacciones Financieras

Comunicación de la Comunicación de la Opinión

INFORMACION
Información financiera Profesional (Dictamen)

Gráfico 1.01: Enfoque dual de la Contabilidad y Auditoría

Fuente: Elizondo A., El proceso contable.
Elaboración: El Autor

La Sistematización, en el aspecto relacionado a la investigación pretendida, será la fase

inicial en la cual los elementos de la contabilidad se organizan, para que ésta alcance su

objetivo. La sistematización implica el establecimiento de un sistema de información

financiera, para lo cual es necesario seleccionarlo, diseñarlo e instalarlo.

SELECCION DISEÑO INSTALACION

Gráfico 1.02: Fases de un sistema de información

Fuente: Elizondo A., El proceso contable.
Elaboración: El Autor

La selección de un sistema de información financiera consiste en elegir los procedimientos

y métodos que de acuerdo con las circunstancias resulten más adecuados para la entidad

correspondiente. Para seleccionar con acierto el sistema de Información financiera, es

necesario conocer las principales características de la entidad económica y elegir el

procedimiento de procesamiento de datos que se adecue a dichas características.

ENTIDAD
Funciones
Estructura Organizacional
Actividad
Organigrama
Naturaleza del negocio
Marco Legal Económica
Infraestructura
Normas Tecnológica
Políticas de Operación
Procedimientos SELECCIÓN DE
SISTEMA DE INFORMACION
Manual
FINANCIERA
Electrónico

Mecánico

TIPO DE
PROCESAMIENTO

Gráfico 1.03: Esquema de selección de Sistema de Información Financiera

Fuente: Rodríguez J., Organización contable de las empresas
 13

Elaboración: El Autor
La elección del tipo de Procesamiento de Datos, es decir, cómo captar, clasificar, registrar,

calcular y resumir las transacciones, deberá ejecutarse de entre las siguientes opciones:

Tabla 1.01: Ventajas y Desventajas de los Tipos de Procesamiento

Medio Ventajas Desventajas

Flexibilidad de operación y Lento y con alta propensión
Manual Hombre
adaptabilidad a cambios a los errores
Disminución del margen de Requiere personal
Mecánico Máquina
error especializado
Mayor velocidad y
Electrónico Computadora Mayores costos
exactitud
Fuente y Elaboración: El Autor

El diseño del sistema de información financiera incluye el catálogo de cuentas, los

documentos fuente, los diagramas de flujo, la guía de procedimientos y los Informes.

La instalación, también conocida como implementación, será únicamente la conjugación

de los elementos y conceptos revisados anteriormente.

Dados los tiempos actuales es imprescindible que el proceso contable, empujado por el

gran volumen de transacciones, complejidad de las empresas y necesidad de un marco de

control automatizado, se lo efectúe con el auxilio de la informática.

La Informática

A lo largo de la historia, la humanidad ha necesitado continuamente almacenar, ordenar y

transmitir los múltiples conocimientos heredados de sus antepasados para tenerlos a su

alcance y utilizarlos a su debido tiempo, por ello no ha parado de crear máquinas y

métodos para procesarla (Hernández, 2008).

 14

Con este fin, surge la informática como una ciencia encargada del estudio y desarrollo de

estas máquinas y métodos. Adicionalmente “la informática nace de la idea de ayudar al

hombre en los trabajos rutinarios y repetitivos, generalmente de cálculo y gestión”

(Levene, 2002).

Se entiende entonces por Informática, “el tratamiento automático y racional de

información, como soporte del conocimiento y comunicación humanas, llevado a cabo

mediante elementos automáticos, así como el conjunto de técnicas, métodos y máquinas

aplicadas a dicho tratamiento” (Ayala, 2007).

La informática así definida se sustenta sobre tres pilares básicos:

 El elemento físico (hardware)

 El elemento lógico (software)

 El elemento humano (humanware)

Desde el punto de vista informático, el elemento físico utilizado para el tratamiento de los

datos y obtención de la información es la computadora. Computadora es una máquina

compuesta de elementos físicos de tipo electrónico, capaz de realizar una gran variedad de

trabajos a gran velocidad y con gran precisión siempre que se le den las instrucciones

adecuadas.

El conjunto de órdenes lógicas que se dan a una computadora para realizar un proceso

determinado se denomina software. Al conjunto de uno o varios software que realizan un

trabajo completo se denomina aplicación informática. Con el término sistema informático

se nombra al conjunto de elementos necesarios para la realización de aplicaciones.

 15

“El concepto humanware como tal no existe en ningún diccionario, sin embargo, se usa

para resaltar la importancia del “lado Humano” de la interacción entre los principales

actores involucrados en los procesos de reestructuración, reingeniería y modernización

empresarial para garantizar el éxito incorporación de nuevas tecnologías en hardware o

software y demás servicios requeridos, de un lado entre productores, proveedores con sus

servicios de apoyo y del otro lado con empresas compradoras de soluciones en informática

y telecomunicaciones a través de las áreas funcionales del negocio, tales como Sistemas,

Servicio al Cliente, Finanzas, Producción, RRHH, etc, y, usuarios primarios o finales“

(Bassam, n.d.).

1.5.2 Marco Legal

Constitución Política

Las normas legales se clasifican en un orden descendente que va desde la máxima norma

de la República (Constitución Política que es un conjunto de principios mínimos que rigen

la sociedad), y baja hasta la Ley (o manera como se entienden estos principios; para

nuestro caso el Código del Trabajo, Código Tributario, Ley de Régimen Tributario), luego

vienen los Reglamentos (o manera en que se entiende o interpreta la Ley, por ejemplo

reglamento de distribución de utilidades, reglamento de la ley de régimen tributario, etc.).

Finalmente encontramos a los contratos y normas de menos jerarquía entre las partes

(resoluciones SRI, contratos, etc.).

Lo importante a destacar es que entre todas ellas debe haber coherencia, si eso no sucede, y

hay contradicción entre alguna norma jurídica, prevalecerá la de mayor jerarquía.

 16

Código Tributario

Los preceptos de este código regulan las relaciones jurídicas provenientes de los tributos,

entre los sujetos activos y los contribuyentes o responsables de aquellos. Se aplicarán a los

tributos: nacionales, provinciales, municipales o locales o de otros entes acreedores de los

mismos, así como a las situaciones que se deriven o se relacionen con ellos.

Para estos efectos, conforme lo estipula el Código Tributario del Ecuador, entiéndese por

tributos los impuestos, las tasas y las contribuciones especiales o de mejora.

Ley de Régimen Tributario

Establece las obligaciones fiscales y tributarias de las personas, naturales o jurídicas,

nacionales o extranjeras, domiciliadas en el país conocidas regularmente como sujetos

pasivos.

Instituye las condiciones mediante las cuales se generan, calculan, exoneran, declaran y

pagan las tarifas de impuestos tales como:

 Impuesto al Valor Agregado,

 Impuesto a los Consumos Especiales,

 Impuesto a la Renta,

 Cálculo de anticipo de impuesto a la renta,

 Impuesto a la salida de capitales,

 Impuesto a las tierras rurales,

 Impuesto a la propiedad de los vehículos, y,

 Retenciones en la fuente de Iva y Renta.

 17

Análogamente define algunos deberes de los contribuyentes tales como:

 Obligación o no de llevar contabilidad, y,

 Presentación de anexos de impuestos (Reoc, Ats, Ice, Rdep, Declaración

Patrimonial, Operaciones con partes relacionadas, precios de transferencia).

Código del Trabajo

Establece el marco dentro del cual se desenvuelve la relación Empleador – Trabajador,

siendo los aspectos más importantes, en el ámbito que nos atañe:

Contratación: Define los tipos de contratos, duración, efectos, obligaciones del empleador

y trabajador, las prohibiciones al trabajador, terminación de la relación laboral, desahucio,

despido, contratación colectiva.

Remuneraciones: Salarios y sueldos, plazo para pago, utilidades, remuneraciones

adicionales, fondo de reserva, jubilación, indemnizaciones.

Jornadas: Establece la carga máxima de tiempo de trabajo, los descansos obligatorios, las

vacaciones, remuneraciones por horas suplementarias y extraordinarias, días festivos,

jornadas para mujeres y menores.

Ley de Compañías

Esta ley regula ciertas clases de fenómenos que se dan entre las sociedades

(independientemente de su denominación), sus propietarios, los administradores y los entes

gubernamentales de control de éstas.

 18

En términos generales, no le interesa la actividad que desarrolle individualmente el

empresario, pues de esto se encarga el código de comercio; al derecho societario le interesa

el empresario unido en sociedad y las manifestaciones que de esa relación surjan.

Esta ley, entre sus artículos 289 al 300 regulan lo siguiente:

Balances: Establece la obligatoriedad de presentar, y por tanto de llevar, el Balance

General y el Estado de Pérdidas y Ganancias por lo menos una vez al año. Adjunto a estos

informes deberá adjuntarse las memorias que son un detalle de la información resumida en

dichos balances.

Contabilidad: Determina que se llevará en idioma castellano y expresarla en moneda

nacional. Aclara que será la Superintendencia de Compañías quien determinará, vía

resolución, los principios contables bajo los cuales se elaborarán los Balances de las

sociedades sujetas a su control.

Reservas: Establece el mecanismo de tratamiento de las reservas que por ley deben

realizar las sociedades en función de las utilidades del ejercicio.

Normativa Contable

Está representada básicamente por las Normas Internacionales de Información Financiera;

tanto aquellas denominadas Completas como las referentes a PYMEs.

Éstas constituyen un Manual Contable que busca estandarizar los principios sobre los que

se basan los registros contables a nivel mundial, perdiendo de esta forma vigencia las

Normas Ecuatorianas de Contabilidad.

 19

Los beneficios de su aplicación son2:

 Comparabilidad y consistencia de alta calidad en los informes financieros.

 Elimina la necesidad de realizar procesos de conciliación entre la información de

negocios en diferentes países.

 Aumento de la transparencia en la información.

 Acceso al mercado de valores.

 Mejor comunicación de información entre Matriz y sucursales en diferentes países.

 Globalización y transferencia de profesionales contables y financieros.

Esta normativa en cuanto al objetivo de los estados financieros establece:

 El principal objetivo de los Estados Financieros es el de proveer información sobre

la situación financiera, el rendimiento y los cambios en la situación financiera de una

entidad que es útil para una amplia gama de usuarios al tomar sus decisiones económicas.

Dos supuestos básicos subrayan el objetivo de los estados financieros:

 Se preparan utilizando la base de los valores devengados (los efectos de las

transacciones se reconocen cuando ocurren); y,

 Los Estados Financieros son preparados bajo el supuesto de negocio en marcha (se

asume que la empresa funciona y que continuará así dentro de un futuro previsible).

La utilidad que tenga la información en los Estados Financieros depende en conocer los

atributos claves o las características cualitativas:

 Comprensibilidad

 Relevancia

 Fiabilidad

 Comparabilidad

2
Conforme al Marco Conceptual de las Normas Internacionales de Información Financiera.
 20

De igual forma fija las restricciones a una información relevante y fiable:

o Oportunidad

o Equilibrio entre costo y beneficio

o Presentación razonable

Esta normativa así vista marca una nueva era en globalización de la Contabilidad, la cual

se enfoca principalmente en aspectos financieros sobre la base de criterios técnicos.

1.6 Hipótesis

1.6.1 Hipótesis General

Una bitácora de implementación es una herramienta administrativa que optimizará el

proceso de informatización contable empresarial.

1.6.2 Hipótesis Específicas

La sinergia entre hardware, software y humanware proporcionará como resultado un eficaz

sistema de información contable.

El software contable es el elemento del sistema de información que dará uniformidad al

procesamiento de los flujos de datos empresariales.

La informatización contable empresarial es un proceso multidepartamental y plurifuncional

de organización cuya implementación tendrá incidencia en la productividad corporativa e

institucional.

La innovación de los procesos contables tendrá como efecto la generación de una nueva

filosofía de control interno.

 21

1.7 Estrategia metodológica

La presente investigación es desde el punto de vista epistemológico multireferencial y

multidimensional, además se apoya en una investigación de campo básicamente

bibliográfica y altamente electrónica desde la perspectiva de proyecto factible.

1.7.1 Universo o ámbito de la investigación

La muestra para efectos de esta investigación será el software contable KOHINOR versión

comercial 10.5, con sus módulos de Contabilidad, Parámetros, Seguridades, Ventas y

Cartera, Compras y Pagos, Nómina y Activos Fijos.

1.7.2 Diseño de la investigación

Se ha considerado los siguientes tipos de investigación:

Descriptiva: Se detallan las características y la problemática de la empresa con relación a

su informatización contable, de tal manera que brinde una amplia gama de soluciones

desde el punto de vista operativo, táctico y estratégico.

Explicativa: Ayuda a exponer de forma clara, concisa y objetiva el problema de

investigación y su entorno real.

Observacional: Mediante la investigación directa para palpar intencionalmente los

problemas, analizarlos y comprenderlos para escoger las soluciones óptimas desde el punto

de vista organizacional.
 22

1.7.3 Métodos de investigación

Observación Documental: Se procederá a leer documentos bibliográficos y electrónicos

que amplíen los conceptos presentes en esta investigación.

Entrevista: Se realizarán entrevistas a expertos en informática contable aplicada así como

a especialistas administrativos y contables en la implementación del software contable

KOHINOR.

Presentación Resumida: Esta técnica facilita la extracción de los argumentos teóricos que

sustentan esta investigación.

Resumen Analítico: Esta técnica proporciona la esquematización del conocimiento

adquirido para proceder con bases a la siguiente fase.

Análisis Crítico: Esta técnica resume todos los aspectos positivos de las anteriores y nos

permiten construir un modelo teórico aplicable a la informatización contable de las

empresas.

1.7.4 Fuentes de datos

Fuentes Primarias: Se entrevistará a expertos en la implementación de sistemas de

información contables, así como a usuarios activos de dichos sistemas.

Fuentes Secundarias: Se consultará material bibliográfico sobre sistemas de información,

así mismo, se realizará consultas a páginas de internet especializadas en temas contables.

 23

CAPÍTULO II

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

2.1 Conceptos básicos

Para comprender los Sistemas de Información y su aplicación en la administración de las

empresas se revisarán algunos conceptos de la teoría de sistemas que les dan soporte.

2.1.1. Datos

Son medidas objetivas de los atributos (características) de las entidades (personas, lugares,

objetos y hechos), es decir, consisten en observaciones y cifras en bruto sobre cantidades,

cualidades, y otros, que tienen relativamente poco significado para el usuario. Ejemplos

son: 5000, alto, azul, etc.

2.1.2. Información

Se define como un conjunto de datos organizados que han sido convertidos a un contexto

significativo para ser útiles a los usuarios finales, esto se logra mediante un procesamiento

que implica clasificar, analizar, manipular y sintetizar datos. .

Gráfico 2.01: Ciclo de Vida de los Datos

Fuente y Elaboración: Murdick R., Sistemas de Información Administrativa.
 24

2.1.3. Sistemas

Esta palabra se emplea en cuantiosos ámbitos variados: se habla de sistemas sociales,

sistemas de educación, sistema solar, etc. La razón es que este término se emplea para

describir un concepto, una herramienta genérica que se puede emplear para explicar o

analizar mejor cómo es o qué ocurre en una determinada área social, económica, física, etc.

(Piatinni, 2000).

Por tal razón, existe una multiplicidad de definiciones sobre sistemas, sin embargo, se

rescatan dos de las más aceptables, por considerarlas amplias:

1. “Es una serie de elementos que funcionan en conjunto para alcanzar un objetivo, o

varios objetivos en común, al aceptar una entrada, procesarla y producir una salida

de manera organizada” (Oz, 2001, p.10)..

2. “Conjunto de elementos homogéneos, interdependientes e interactuantes entre sí y

con su entorno….” (Mantilla, 2009, p.141).

Vistos así un sistema tiene los siguientes componentes básicos: entradas (input), proceso

(process), salida (output), consecuencias (outcome), retroalimentación (feed back) y

control (control).

Entrada Entrada Consecuencia

CONTROL

Consecuencia
1 2 1 2

CONTROL ENTRADA PROCESO SALIDA

CONTROL

Retroalimentación

Gráfico 2.02: Esquema de sistemas

Fuente: Mantilla S., Auditoría de Información Financiera
Elaboración: El Autor
 25

Por otro lado, se sabe que no todos los sistemas tienen un solo objetivo. Con frecuencia un

sistema se compone a su vez de varios subsistemas, con sus propios procesos y objetivos,

pero que, con su consecución aportan al logro del objetivo del sistema mayor.

Gráfico 2.03: Sistemas y subsistemas

Fuente y Elaboración: www.alegsa.com.ar
Así por ejemplo, un vehículo se compone de varios sistemas entre los cuales podemos

mencionar: sistema de frenos, sistema de refrigeración, sistema eléctrico, sistemas de

transmisión, sistema de dirección y el motor que por su naturaleza se considera otro

sistema. El motor recibe una mezcla la gasolina por parte del sistema de alimentación

(relación entrada-salida) y mediante una chispa eléctrica producida por una bujía, quema la

mezcla produciendo una serie de explosiones dentro de éste. La fuerza resultante de esta

combustión es llevada por un mecanismo de transmisión hacia las ruedas motrices para

hacerlas girar y movilizar el vehículo. A su vez el sistema de dirección le permite conducir

por el camino deseado y el sistema de frenos a disminuir la velocidad o a paralizar el

vehículo conforme las condiciones del entorno.

Gráfico 2.04: Sistemas de un vehículo

Fuente y Elaboración: http://mecanicageneral1.blogspot.com
 26

2.1.4. Software

Se utiliza este término para describir uno o más programas. Por su parte, un programa es

un conjunto de tareas ordenadas, expresadas en un lenguaje comprensible para el

computador y necesarias para ejecutar un trabajo específico, efectuar varias tareas o

resolver un problema.

A su vez el programa se descompone en instrucciones o rutinas que son una orden concreta

para que la computadora realice determinada acción, organizadas en un algoritmo, que es

quien describe los pasos de una tarea, bajo una metodología en particular.

Se reconocen por parte de los expertos dos tipos básicos de software, el sistema operativo y

el de aplicación.

2.1.4.1 Sistemas Operativos

“Es un conjunto de programas cuyo objeto es facilitar el uso del computador (aísla la

complejidad de cada dispositivo y presenta al exterior un modelo común de sistema de

manejo para todos los dispositivos), y, conseguir que se use eficientemente (ejemplo:

realizar operaciones mientras se ejecuta un programa). Administra y asigna los recursos del

sistema (hardware)” (Vergara, 2007).

Las funciones básicas del sistema operativo son:

 Administra el procesador.

 Gestiona la memoria de acceso aleatorio

 Controlar la ejecución de trabajos en el sistema según la prioridad.

 Repartir los recursos disponibles.

 Gestionar entradas y salidas.

 Control de errores y protección de acceso a usuarios no autorizados

 Contabilizar el uso.
 27

2.1.4.2 Sistemas de Aplicación

Se define a este tipo de sistema como aquellos que:

“Están diseñados para atender necesidades específicas o permitir que el usuario desarrolle

programas que satisfagan necesidades específicas” (Oz, 2001, p.169). “Programa

informático diseñado para facilitar al usuario la realización de un determinado tipo de

trabajo. Posee ciertas características que le diferencia de un sistema operativo (que hace

funcionar al ordenador), de una utilidad (que realiza tareas de mantenimiento o de uso

general) y de un lenguaje (con el cual se crean los programas informáticos)” (Soto, 2010).

Así definido, existen varias categorías de este tipo de software:

Aplicaciones domésticas: Software utilizado por el usuario para el entretenimiento,

formación o documentación. Ejemplos de aplicaciones domésticas son:

 Juegos

 Software de referencias y bibliografía

 Educación

Software de utilidades: Programas informáticos que realizan una tarea muy específica.

Difieren de otro tipo de aplicaciones en su tamaño, costes y complejidad. Entre ellos están:

o Programas de compresión

o Antivirus

o Motores de búsqueda

o Fuentes

o Visores de documentos

o Software de reconocimiento de voz

 28

Aplicaciones profesionales generales: Software que ha sido diseñado para gestionar y

ejecutar una función o proceso empresarial específico que no pertenece a una industria

particular.

 Software de contabilidad profesional

 Gestión de Recursos Humanos

 Gestión de relaciones con el cliente (CRM)

 Sistemas de información geográfica (GIS)

 Software para el diseño de páginas y sitios web

Aplicaciones verticales: Software para la realización de un amplio rango de funciones

enmarcadas dentro de una industria específica como la fabricación, ingenierías,

restauración, etc., o áreas como la tributaria.

 DIMM

 DIMM Formularios

Aplicaciones de productividad empresarial: Software utilizado para fines empresariales

de mejora de productividad. (Incluye aplicaciones ofimáticas como procesadores de texto,

hojas de cálculo, bases de datos simples; aplicaciones gráficas; software de gestión de

proyectos; software de formación,…)

 Aplicaciones de ofimática

 Editores de texto

 Hojas de cálculo

 Bases de datos simples

 Aplicaciones de gráficos

 Software de gestión de proyectos

 29

2.1.4.3 Base de Datos

Desde el punto de vista conceptual es una colección de datos de un mismo contexto,

almacenada en un dispositivo físico para su posterior uso. El programa utilizado para

construir dichas bases, alimentarlas con datos y manipularlos en forma rápida y

estructurada es un sistema de administración de base de datos.

Las funciones de una base de datos son:

Almacenamiento: Los datos son guardados en forma organizada. Esto se realiza debido a

que la base de datos contiene una estructura definida en tablas interrelacionadas, las que a

su vez se componen de filas y columnas, donde los datos son ubicados en forma de

registros.

Consultas: Implica el acceso a los datos almacenados los cuales serán presentados

conforme a los dispositivos disponibles, tales como: pantalla, impresoras, archivos, etc.

Seguridad: Regula el acceso a los datos por parte de los diversos usuarios y delimita el

tipo de trabajo que se puede realizar sobre los registros.

2.1.5. Hardware

Según el diccionario de la Real Academia de la Lengua RAL, el hardware constituye:

“Conjunto de los componentes que integran la parte material de una computadora” (RAL,

2002, p.806).

2.1.5.1 Computadora

Es una máquina electrónica de propósito general que recibe datos y los procesa con el

objetivo de entregar información útil para el usuario. Adicionalmente puede realizar tareas

muy diversas, de acuerdo a las posibilidades y ventajas que le otorguen los lenguajes de

programación y el hardware con los cuales se interrelacione.

 30

2.1.5.2 Redes

En el contexto de la comunicación de datos, una red es “una combinación de dispositivos

conectados entre sí mediante un canal de comunicación” (Oz, 2001, p.218).

Gráfico 2.05: Bosquejo de red

Fuente y Elaboración: http://sillfide.blogspot.com

Se hace referencia a dos tipos de redes, diferenciadas por la cobertura, así tenemos:

LAN (Local Area Network): Son redes de área local, alámbricas o inalámbricas, que

sirven a una oficina o serie de ellas; y,

WAN (Wide Area Network): Son redes de área amplia que tienen alcance nacional e

incluso mundial. Pueden ser privadas, como aquellas arrendadas a empresas donde son

pocos los usuarios, o, públicas como el Internet, donde puede acceder cualquier persona.

Adicionalmente tenemos una opción que combina las redes privadas con las públicas:

VPN (Virtual Private Network): es una tecnología de red que permite una extensión de la

red local sobre una red pública o no controlada, como por ejemplo Internet. Esto posibilita

conectar dos o más computadores de una empresa utilizando como vínculo el Internet,

permitir a los miembros del equipo de soporte técnico la conexión desde su casa al centro

de cómputo, o, que un usuario pueda acceder a su equipo doméstico desde un sitio remoto,

como por ejemplo un hotel. Todo ello utilizando la infraestructura de Internet.

 31

2.2 Sistemas de Información

Durante los últimos años ha tomado relevancia la información como factor clave para

minimizar riesgos en la toma de decisiones en la empresa, clave de la gestión empresarial,

y eje conceptual sobre el que gravitan los sistemas de información empresariales.

El dominio de la información externa, no debe hacer olvidar el control de los flujos

internos de información que la propia empresa genera derivado de su funcionamiento.

Por último, tampoco se debe olvidar la propia información que la empresa lanza al exterior,

en algunos casos regulada por factores legales, como aquellos que obligan a las empresas a

depositar sus cuentas anuales en los registros societarios. Datos, a su vez, que se convierten

en información externa para otras empresas que absorben esa información.

2.2.1. Introducción

Se considera que la información es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los

recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento habían constituido los

ejes convencionales sobre los que había girado la gestión empresarial. Si la teoría

económica tradicional mantenía el capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios

de estudio, la información se ha convertido ahora en el cuarto recurso a gestionar.

En tal sentido, el estudio de los sistemas de información surgió como una subdisciplina de

las ciencias de la computación, con el objetivo de racionalizar la administración de la

tecnología dentro de las organizaciones. El campo de estudio fue avanzando hasta pasar a

ser parte de los estudios superiores dentro de la administración.

Cabe resaltar que el concepto de sistema de información suele ser utilizado como

sinónimo de sistema informático, aunque no son lo mismo. Este último pertenece al

campo de estudio de la tecnología de la información y puede formar parte de un sistema

de información como recurso material.

 32

2.2.2. Definición

Aunque existe un consenso en la definición de sistemas, no sucede lo mismo en sistemas

de información, empero se listan dos que contienen los ingredientes más importantes:

“Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con el

propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para

elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y

desarrollo de acciones” (Peña, 2006).

“Un sistema de información es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser

personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactúan

entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los

objetivos de una organización” (Anónimo, 2012).

I
PERSONAS N
F
O
R
OBJETIVOS
ACTIVIDADES
DATOS
(Técnicas de Trabajo)
M DE LA
A
C
EMPRESA
I
RECURSOS O
N

Gráfico 2.06: Sistema de Información

Fuente: http://es.wikipedia.org
Elaboración: El Autor

Dentro de una organización el Sistema de Información actúa como una especie de “sistema

nervioso”, donde figurativamente el cerebro será la Dirección de la empresa y donde los

órganos serán los departamentos que la conforman. Las decisiones, en cualquier nivel,

podrían considerarse las señales de control que propenden una oportuna y eficaz

interacción con el medio ambiente cambiante. Visto así la información es transferida de

forma horizontal (entre departamentos) y/o vertical (hacia y desde la Dirección),

permitiendo un desempeño en conjunto y coordinado de la entidad.

 33

2.2.3. Componentes

Acorde a la definición inicial, entre los elementos que constituyen un sistema de

información están:

Personas: Que son quienes gestionan, controlan, administran, etc., tanto los recursos como

la información que el sistema conciba.

Datos: Que es la materia prima del sistema de información, lo cual es capturado a través de

los diferentes recursos.

Recursos: Que son los medios que intervienen en la generación y transmisión de los datos

entre los elementos que componen el sistema de información.

Información: Es el objetivo que se espera recabar, producto de la interacción de todos los

elementos del sistema.

2.2.4. Funciones

Visto al sistema de información desde un punto de vista estratégico, y en la consecución de

ventajas competitivas, sus funciones son:

Reducir costos: A través del aumento de eficacia, eficiencia y productividad en los

procesos productivos de la empresa.

Generar barreras de entrada: Esto se logra utilizando el know how empresarial en

combinación con la tecnología obstruyendo el ingreso de nuevos competidores.

Crear nuevos servicios / productos: Con el uso de las tecnologías de la información la

innovación viene a ser un requerimiento del mercado que la empresa puede satisfacer en

mejor forma.

Diferenciar y/o mejorar los servicios / productos: Implica dar un valor diferenciado del

producto en relación de la competencia, en función de las necesidades del cliente.

Facilitar proceso de dirección: Mediante la oportuna entrega de información de calidad.

 34

2.3 Sistemas de Información Empresariales

Aunque hubo un primer acercamiento a una definición de sistemas de información, a

continuación se lo hará en forma más extendida dentro del ámbito empresarial:

“Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con el

propósito de atender las demandas de información de una organización, para elevar el nivel

de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de

acciones” (Peralta, 2008, citado por Duany, 2010).

Establecida esta definición podemos argumentar que la empresa constituye un sistema de

información ya que cumple con las condiciones de su composición:

Conjunto de elementos interrelacionados: Entre otros, lo integran: los inversionistas, los

datos, los procesos de medición y control, los recursos tecnológicos y financieros, etc.

Demandas de información: Que se manifiestan en los informes financieros y gerenciales

que dan medida de la situación de la empresa desde varios puntos de vista.

Toma de decisiones: Realizada por niveles de jefaturas operativas, tácticas y estratégicas;

y, soportados en la información proveniente de los estamentos internos de la empresa, en

combinación con aquella existente en el medio ambiente en el cual se desenvuelve ésta.

•Pronóstico de Ventas
•Flujo de Efectivo
•Políticas de Inversión •Pronóstico de Ventas
•Presupuestos de Capital
•Órdenes abiertas •Pronóstico de Ventas

•Cuentas por Pagar •Programa maestro de

producción •Pronóstico de Ventas
•Antigüedad
•Costos estándar •Inventario de Productos de Cartera
Terminados
•Presupuesto
CONTROL
según Pron.
Tesorería Gastos Conversión Ingresos De Ventas
INFORMES FINANCIEROS
Base de Datos Base de Datos Base de Datos Base de Datos Y GERENCIALES
Bienes Disponibles

Recibos de Caja
Para la Venta
Desembolsos
Adquisición

De Recursos
de Efectivo

Utilización
de Capital

Compras,

•Archivo de •Archivo de •Archivo •Archivo de Crédito Base de Datos

Ventas

Accionistas Proveedores Maestro de •Lista de Precios

•Programa de •Cuentas por Inventario •Análisis / Historia de •Presupuestos
Intereses Pagar •Archivo de Ventas •Balance General
•Cuentas Bancarias •Archivo de Productos •Detalle de Cuentas •Estado Resultados
•Inversiones Activos Fijos •Programa de por Cobrar
•Mayores Auxiliares •Gastos Producción •Presupuestos

Materiales
Gastos Indirectos
Personal MED I CI ON
Activos Fijos •Ingresos en
efectivo
Fondos de Operaciones •Analista de
Estados
•Control de Calidad y análisis de •Listado de Inventarios
Costos •Niveles Mínimos de Inventarios
•Utilización de la Planta
•Aplicación de costos generales
•Desembolsos en efectivo
•Flujos Reales de Efectivo •Análisis de Compras
•Fuentes y Usos de Efectivo
•Políticas de Inversión

Gráfico 2.07: Sistemas en una empresa

Fuente y Elaboración: Murdick R., Sistemas de Información Administrativa
 35

2.3.1. Recursos

Gráfico 2.08: Recursos de un sistema de información

Fuente y Elaboración: Manual Digital Cobit 4.1

Según el proyecto COBIT (Control Objectives for Information and related Technology)3

los recursos de un sistema de información son:

Aplicaciones: Incluyen tanto sistemas de usuario automatizados como procedimientos

manuales que procesan información.

Información: Son los datos en todas sus formas, de entrada, procesados y generados por

los sistemas de información, en cualquier manera que sean utilizados por el negocio.

Infraestructura: Es la tecnología y las instalaciones (hardware, sistemas operativos,

sistemas de administración de base de datos, redes, multimedia, etc., así como el sitio

donde se encuentran y el ambiente que los soporta) que permiten el procesamiento de las

aplicaciones.

Personas: Son el talento humano requerido para planear, organizar, adquirir, implementar,

entregar, soportar, monitorear y evaluar los sistemas y los servicios de información. Estas

pueden ser internas, por outsourcing o contratadas, de acuerdo a como se requieran.

Estos recursos se combinarán con los procesos inmanentes a la tecnología de información

con los requerimientos del negocio para completar el modelo COBIT.

3
COBIT significa Objetivos de Control para la información y la Tecnología relacionada, se basa en el
análisis y armonización de estándares y mejores prácticas de Tecnología de Información existentes y que se
adapta a principios de gobierno generalmente aceptados.
 36

2.3.2. Clasificación

Existen muchos sistemas de información diferentes, ya que cada uno de ellos cuenta con

objetivos, procesos, controles, metodologías e incluso recursos diferentes. No obstante, es

generalmente admitida una clasificación de los sistemas de información con base a su

complejidad y en función de su finalidad.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

AUTOMATIZACIÓN PROCESOS APOYO TOMA DECISIONES VENTAJAS COMPETITIVAS

OPERATVOS

TPS MIS DSS EIS GDSS EDSS SISTEMAS

ESTRATÉGICOS

Gráfico 2.09: Clasificación de Sistemas de Información

Fuente: http://www.cibersociedad.net
Elaboración: El Autor

Desde un punto de vista empresarial, inicialmente los sistemas de información se

implantan en forma de Sistemas Transaccionales, posteriormente se introducen los

Sistemas de Apoyo a las Decisiones, y, por último se desarrollan los Sistemas Estratégicos

que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

De lo anterior se deduce que la clasificación es una consecuencia de la evolución de los

sistemas de información.

2.3.2.1 Automatización de Procesos operativos

Estos sistemas fueron los primeros en aparecer y surgieron de la necesidad de automatizar

grandes volúmenes de datos en las empresas producto de sus actividades operativas

Sistema de Procesamiento de Transacciones TPS: Se concentraron básicamente en

procesar información de facturación, nómina y contabilidad.

 37

2.3.2.2 Apoyo a la toma de decisiones

En base a la información procesada por los TPS, estos sistemas le sacaban mayor provecho

conduciendo a que dicha información sirva a efectos de la gestión empresarial.

Sistemas de Información Administrativa MIS: Recuperan la información de las bases de

datos mediante un procesamiento de las transacciones.

Sistemas de soporte a la Decisión DSS: Apoyan la toma de decisiones mediante la

generación y evaluación sistemática de diferentes alternativas o escenarios mediante el uso

de modelos y herramientas computacionales.

Sistemas de información para ejecutivos SIE: Se enfocan en el proceso de toma de

decisiones por parte de altos ejecutivos de una organización. Presentan información

relevante con el auxilio de recursos visuales de fácil interpretación.

Sistema para la toma de decisiones en grupo GDSS: Se concentra en lograr la

participación de un grupo en la toma de decisiones en ambientes de anonimato y consenso.

Sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones EDSS: Cargan bases de

conocimiento que se integran por una serie de reglas de sentido común para que diferentes

usuarios las usen.

2.3.2.3 Generación de ventajas competitivas

Tienen por objetivo lograr ventajas competitivas a través del uso de la tecnología de la

información.

Sistemas estratégicos: Propenden la consecución de ventajas que los competidores no

posean. En tal sentido, implementan mecanismos tales como: sistemas de código de barras

y punto de venta, transferencia electrónica de fondos, sistema de intercambio de datos,

tarjeta electrónica para clientes, compras y ventas electrónicas, servicios bancarios y

financieros al público, control automático de procesos industriales, etc..

 38

2.3.3. Niveles Organizacionales

Aunque la estructura de los sistemas de información depende totalmente de la empresa u

organización concreta a la que pertenezca, se puede identificar una base común que es bastante

típica en la mayoría de empresas. La estructura de una pirámide4 en la que se puede distinguir

una jerarquía de diversos niveles de actuación y gestión.

QUÉ HACER
INFORMACION DECISIONES
RESUMIDA

Dirección Largo Plazo

Estratégica > 3 - 5 años

Dirección Medio Plazo

Táctica > 1 año

CÓMO HACER
Dirección Corto Plazo
Operativa > Mes

Información
Detallada y Nivel Transaccional Diario
Específica

Gráfico 2.10: Niveles organizacionales

Fuente: http://www.5campus.org/:
Elaboración: El Autor
De acuerdo a una abstracción ya clásica en la literatura administrativa, pueden distinguirse tres

niveles diferentes en la gestión y uno básico de operación de una organización:

2.3.3.1 Dirección Estratégica

Se asocia con la Alta Dirección, que tiene como función primordial la elaboración de

estrategias, esto es, las líneas maestras que debe seguir la empresa a largo plazo –mínimo tres o

cinco años- que sitúen a la organización en la mejor disposición para aprovechar los cambios

que se intuyen en el entorno convirtiéndolos en ventajas competitivas para la empresa. La

información manejada por los directivos de este nivel es fundamentalmente externa a la

organización, siendo corriente el uso de la intuición en los procesos de toma de decisiones que,

por lo general, no son nada estructuradas y tienen un fuerte componente subjetivo.

4
El ancho de la pirámide muestra la cantidad de personas que existen en cada nivel jerárquico. Es decir,
arriba es más estrecho, debido a que el número de directivos es mucho menor que el de empleados.
 39

2.3.3.2 Dirección Táctica

Su quehacer hace referencia a la asignación efectiva de recursos así como la planificación

táctica, esto es, la instrumentación de planes a medio plazo (típicamente a un año vista, como

por ejemplo, los presupuestos), orientados a la consecución de los objetivos enunciados por el

nivel estratégico, así como el control de que efectivamente los planes conducen a los objetivos

previstos. Las decisiones de este nivel son una combinación de estructuradas y no estructuradas

y están basadas generalmente, aunque no exclusivamente, en información interna.

2.3.3.3 Dirección Operativa

Es responsable de la ejecución de las operaciones de la empresa y el análisis y control de los

resultados respecto de la distribución de recursos consumidos en las transacciones y/u

operaciones básicas de la empresa. El tipo de decisiones por este rango jerárquico son casi

siempre de carácter estructurado.

2.3.3.4 Nivel Transaccional

Incluye el procesamiento de las actividades diarias o transacciones, los acontecimientos

rutinarios que afectan a la organización: facturación, pagos, compras, entregas de productos.

Constituyen la mayor parte de actividades cotidianas, donde existe la mayor cantidad de

personal inmiscuido y que suele contar con las siguientes características:

 Los procesos son entendidos y se describen en detalle,

 Aparecen pocas excepciones a los procedimientos normales,

 Hay una considerable cantidad de transacciones repetitivas y similares.

 40

2.4 Áreas de Información Organizacional

Se pretende en esta sección describir los subsistemas de información más comunes y

generalizados en la mayoría de empresas, que son los relativos a las cinco áreas funcionales que

la componen, las cuales son puntualizadas dentro de un contexto estratégico, táctico y operativo

de tal forma que exista correspondencia a cada nivel organizacional.

Un área funcional en una organización es “una parte de la empresa con un estructura y

funcionamiento relativamente independientes de las demás áreas, con objetivos bien definidos y

generalmente distintos de aquéllas, pero concordantes con el fin último de la empresa” (García,

2000, p.173). Cada área tiene un responsable que la dirige y vela por el cumplimiento de los

objetivos marcados para ella. En una empresa, las áreas funcionales más comunes son:

Financiera, Comercial, Manufactura, Recursos Humanos y Recursos de Información, cada uno

con su propio sistema de información.

Da
rno tos
nto de
lE l En
s de Sistema de tor
to Información no
Da
Financiero

Sistema de Sistema de
Información Información
De Manufactura De Mercadeo
Sistema de
Información para
Ejecutivos
Da

no
tos

tor
En
del

del
En

Sistema de Sistema de
Información Información
tos
tor

De Recursos De Recursos
no

Da

Humanos de Información

Datos del Entorno

Gráfico 2.11: Áreas de Información Organizacional

Fuente y Elaboración: El Autor

Estos cinco subsistemas funcionales encauzan sus esfuerzos hacia el Sistema de Información

denominado para Ejecutivos, el cual está enfocado a integrar miles de piezas de datos y producir

informes resumidos que aunados a la información del entorno sirven para tomar decisiones.
 41

2.4.1 Sistema de Información para Ejecutivos (SIE)

Al abordar las necesidades de información especiales de los Ejecutivos, se reconoce que hay

algo que los distingue de los gerentes de niveles inferiores. Los ejecutivos son diferentes: no en

términos de características personales sino en términos de su trabajo y de cómo lo desempeñan.

Si no detalláramos el sistema de información para Ejecutivos, los gerentes del nivel más alto

recibirían toda la información de los subsistemas funcionales, y estos ejecutivos tendrían que

destilar y sintetizar los datos hasta tenerlos en una forma que les informe alguna situación

concisa acerca del desempeño de su organización o les permita aprovechar rápidamente

condiciones del negocio. El sistema de información para ejecutivos realiza este trabajo.

Sobre lo afirmado se puede sustentar que un sistema de información para ejecutivos presenta

las siguientes características:

 Una interfaz gráfica de usuario fácil de usar y aprender,

 Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta

administración de la empresa.

 Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio.

 Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin

auxilio de intermediarios.

 Razones financieras y/o índices de gestión

 Herramientas para la exploración de la base de datos

Estos sistemas usualmente son preparados in house, es decir, son altamente personalizados en

función del hallazgo de relaciones o conductas no visibles entre las variables empresariales.
 42

2.4.2 Sistema de información del Área Comercial y de Mercadeo SIACM

Es de considerar que la principal función de esta área dentro del sistema es satisfacer los deseos

y necesidades de los clientes. Esto lleva consigo no solo conocer las necesidades, sino también

establecer qué producto se adecua mejor a esas necesidades, cómo distribuirlo, cómo establecer

el necesario servicio posventa, etc. Por otra parte, el subsistema de información para el área

comercial requiere de mucha información que suministra el sistema contable de la empresa.

Tabla 2.01: Subsistemas a nivel operativo, táctico y estratégico del SIACM

NIVEL OPERATIVO NIVEL TÁCTICO NIVEL ESTRATÉGICO

Sistema de información de Sistema de información de Estudia los hábitos de los

ventas: su función es
identificar a los clientes
potenciales, contactar con
ellos, seguir sus pedidos,
etc.
promoción y publicidad: consumidores sus posibles
Técnicas de promoción, cambios de tendencia y las
elección del soporte repercusiones sociopolíticas
publicitario, determinación y económicas que puedan
del presupuesto influir en los clientes

Sistema de información de Sistema de información del Determinar la cuota de

distribución: Identifica en precio: Modelo de fijación de mercado para cada producto
qué parte del canal de precios, función de la
distribución se encuentra el demanda, estrategias de
producto, cuáles son sus precios.
costes, la asignación de rutas.
Sistema de control de Sistema de información del
inventarios: Es importante canal de distribución:
tener el producto listo para el Información referente a redes
cliente en el momento y canales de distribución,
oportuno. logística comercial.

Sistemas de información de Sistema de información de

ventas a plazo o crédito: la gestión de ventas:
Controla los cupos, recargos, Cobertura por zonas, medios
créditos por cliente, gestión de distribución.
de ventas a plazos, etc.

Sistema de comercio
electrónico: Mejora la
relación con el cliente
aprovechando el Internet.

Fuente: García F., Informática de Gestión y Sistemas de Información

Elaboración: El Autor
 43

2.4.3 Sistema de información del área de Producción (SIAP)

El área de producción tiene como objetivo fabricar productos, siguiendo un plan de

producción previamente diseñado, persiguiendo la mayor producción al menor coste posible.

Tabla 2.02: Subsistemas a nivel operativo, táctico y estratégico del SIAP

NIVEL OPERATIVO NIVEL TÁCTICO NIVEL ESTRATÉGICO

Sistema de información de Sistema de información Algunas decisiones

compras: En la producción para el diseño y desarrollo estratégicas en esta área
de bienes y servicios se del producto: Entrega pueden ser la selección del
debe tener siempre información de cuestionarios lugar de construcción de una
disponible la cantidad de de clientes, análisis de fábrica, elección de
tecnologías del proceso
materias primas adecuadas población y sistemas de
productivo, etc.
para el proceso productivo. investigación de mercados.

Sistema de información de Sistema de información

recepción: Establece las para la programación de
condiciones de recepción de producción: Establece el
los artículos para plan y cronograma de
traspasarlos a contabilidad, producción en función de las
a inventarios y a necesidades de fabricación de
producción. los artículos.

Sistema de información de Sistema de información de

control de calidad: Éstos
proporcionan información
sobre los estados de los
bienes en sus distintas fases
de producción
gestión de inventarios: Este
sistema busca preveer la
demanda futura, para
determinar las cantidades a
producir para satisfacerla.

Sistema de información de Sistema de información

despachos: En el otro
extremo del proceso de
producción figuran los
productos terminados.
para la Producción Justo a
Tiempo: Ataca los problemas
fundamentales, eliminar des-
pilfarros, buscar la simplici-
dad y establecer aplicaciones
para identificar problemas.

Sistema de información de
la contabilidad analítica:
Recoge y envía la informa-
ción de los recursos escasos
en el proceso productivo.

Fuente: García F., Informática de Gestión y Sistemas de Información

Elaboración: El Autor
 44

2.4.4 Sistema de información del Área Financiera (SIAF)

Los subsistemas de información para el área financiera y las aplicaciones informáticas que los

automatizan, no sólo deben recoger, procesar y registrar transacciones, sino que deben facilitar

también la elaboración de informes, el estudio de las condiciones financieras de la empresa y

del entorno, la elaboración de presupuestos, búsqueda de financiación de las nuevas inversiones,

impuestos, etc. En esta área se incluyen los procesos contables, siendo éstos los suministradores

de la información por excelencia para dicha área.

Tabla 2.03: Subsistemas a nivel operativo, táctico y estratégico del SIAF

NIVEL OPERATIVO NIVEL TÁCTICO NIVEL ESTRATÉGICO

Sistema de Libro Mayor: Sistemas Presupuestarios: Se identifica un sistema de

Proporciona a los directivos
informes contables
periódicos
Sistema de Activos Fijos:
Registra propiedades y otros
activos a largo plazo.
Sistema de Procesamiento
de órdenes de venta:
Recoge los pedidos de venta
y controla el proceso para
satisfacer dichos pedidos.
Sistema de procesamiento
de cuentas: Permite la
entrada y salida de la
información de los clientes.
Compara las desviaciones análisis de las condiciones
entre los ingresos y gastos financieras de la empresa.
reales con los planificados.
Sistemas de distribución de Genera los índices e
gastos: En función de indicadores necesarios para
políticas internas. la eficaz toma de decisiones.
Sistemas de Tesorería:
Aseguran que la empresa
disponga en cada momento la
liquidez óptima.
Sistema de presupuesto de
capital: Contiene
información sobre la
administración de valores.

Sistema de órdenes de
compra. Procesa órdenes de
compra y vigila qué pedidos
han sido satisfechos y cuáles
están pendientes de recibir.

Sistema de cuentas por

pagar: Prepara información
sobre las cuentas acreedoras y
determina la lista de las
cuentas por pagar.
Fuente: García F., Informática de Gestión y Sistemas de Información
Elaboración: El Autor
 45

2.4.5 Sistema de información del área de Recursos Humanos (SIARH)

Originalmente las empresas utilizaban los sistemas informáticos para gestionar nóminas,

mantener los historiales del personal, preservar la privacidad de estos historiales, etc.; hoy en

día los sistemas informáticos ayudan a los directivos de recursos humanos en la planificación

y control de la contratación del personal, elaboración de programas de formación, evolución

de la carrera profesional del trabajador, y otras; es decir, ayudan a desarrollar las actividades

principales de la función de personal.

Tabla 2.04: Subsistemas a nivel operativo, táctico y estratégico del SIARH

NIVEL OPERATIVO NIVEL TÁCTICO NIVEL ESTRATÉGICO

Sistemas informáticos de Sistema de diseño y análisis Aseguran que la empresa

nóminas: Procesan
información sobre los
sueldos y salarios de los
trabajadores.
Sistemas de puestos de
trabajos: Tratan de
identificar cada puesto de
trabajo en la empresa
creando su perfil.
Sistemas de empleados:
Contienen información
referente a cada trabajador,
no sólo su dirección, puesto,
categoría, sueldo, etc., Sino
habilidades, experiencia.
Sistema de valoración de
empleados: Sirven para
tomar decisiones relativas a
los salarios, incrementos
salariales, cambios de destino,
promoción, despidos, etc.
de tareas: Describen los cuente con el tipo de
propósitos, obligaciones y trabajadores apropiado.
responsabilidades de cada
tarea.
Sistemas de contratación: con un número adecuado de
Dotan a la empresa de un personal en los puestos
conjunto de candidatos correctos, en el momento
adecuados para los puestos a preciso para cumplir sus
cubrir y las habilidades objetivos.
requeridas para los mismos.
Sistema de planes de
remuneración: Establecen
los niveles de salario, con sus
respectivos complementos,
para cada categoría y nivel de
la empresa.
Sistemas de seguridad de la
información de empleados:
Proporcionan seguridad en el
uso de toda la información
personal y de valoración
laboral del empleado.

Sistema de normas Sistemas de formación y

laborales: Recogen la desarrollo: Permiten
legislación de obligado identificar el grado de
cumplimiento. formación de los empleados.
Fuente: García F., Informática de Gestión y Sistemas de Información
Elaboración: El Autor
 46

2.4.6 Sistema de información del área de Recursos de Información (SIARI)

Este sistema desarrolla, provee y administra con calidad los servicios que satisfagan las

necesidades informáticas y de telecomunicación; con el propósito de apoyar a los usuarios

de manera eficiente, efectiva, automatizada y oportuna en sus funciones y en los procesos

Administrativos y Operativos.

Tabla 2.05: Subsistemas a nivel operativo, táctico y estratégico del SIARI

NIVEL OPERATIVO NIVEL TACTICO NIVEL ESTRATEGICO

Sistema de Sistema de Planificación de Establece las estrategas con

Mantenimiento: Garantiza
el buen funcionamiento de
los equipos de Tecnología
Informática.
Mantenimiento: Diseña el
plan de mantenimiento anual,
preventivo y correctivo; a fin
de extender la vida útil de los
equipos informático.
el fin de que el desarrollo de
los sistemas y la plataforma
tecnológica permita
modernizar y automatizar
los procesos del negocio.

Sistema de soporte a Sistema de mejoramiento: A fin de normar, estandarizar y

usuario: Capacita al usuario
en cuanto al uso y manejo
de los equipos informáticos
y de las condiciones físicas
y ambientales requeridas.
Diseña e implanta el Sistema
de Información, coordinando
con las instancias que
contemple la gestión
administrativa y operativa.
oficializar una herramienta
tecnológica que optimice el
quehacer institucional
permitiendo que el flujo de
información.

Sistema de configuración: Sistema de seguridad: Vela

Se responsabiliza de instalar
y configurar el Software
corporativo y ofimáticas así
como el Hardware.
Sistema de Inventario: Se
encarga de mantener el
inventario actualizado de los
equipos de computación.
por la integridad y seguridad
de los datos, a través de la
implementación de reglas de
seguridad y respaldos.
Sistema de documentación:
Documentar los Sistemas
Informáticos en cuanto a
manuales e información
técnica básica y avanzada.

Sistema de administración Sistema de bases de datos:

de redes: Vigila el adecuado Se encarga de diseñar,
funcionamiento de la red de desarrollar, implementar y/o
comunicaciones de datos; implantar y administrar el
diseño, estructuración y sistema de Bases de Datos
análisis de las rutas de que soportan los Sistemas
conexiones o enlaces de red Informáticos.
de nuevas oficinas/edificios.
Fuente: García F., Informática de Gestión y Sistemas de Información
Elaboración: El Autor
 47

CAPÍTULO III

SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLES

3.1 Contabilidad

Considerada principalmente como una ciencia, en virtud que es un conocimiento

verdadero; así también como una técnica, ya que se basa en procesos estandarizados, es

calificada como el lenguaje de los negocios puesto que se encarga de transmitir la

información financiera y económica de las empresas a una diversidad de usuarios.

3.1.1. Evolución de la Contabilidad

Un autor sostiene que “la contabilidad es una disciplina profesional que ha evolucionado

manteniendo una dinámica de mejoramiento continuo a lo largo de la historia” (Mantilla,

2009, p.9). Al amparo de tres esquemas (“Accounting”, “Accountancy” y

“Accountability”), se exhibe una síntesis de su transformación:

Tabla 3.01: Evolución de la Contabilidad

Fuente: Mantilla S., Auditoría de Información Financiera

Elaboración: El Autor
 48

3.1.2. Definición

En función de su evolución se puede imputar un amplio concepto de Contabilidad:

Es la ciencia que, basada en los estándares internacionales de información financiera así

como de auditoría, y, utilizando tecnologías de información: registra, analiza y presenta

información empresarial de alto valor agregado, desde un enfoque multidisciplinario, para

la toma de decisiones gerenciales que preserven el interés público.

3.1.3. Proceso Contable

• ENTRADA O • PROCESAMIENTO DE
CAPTACION DE DATOS DATOS
Toma de conocimiento
de los hechos
Clasificación,
económicos que
cuantificación y registro
alteran el patrimonio,
de los hechos en los
e, identificación e
libros contables para su
interpretación de los
almacenamiento
documentos
respaldatorios

Presentación de
La información informes contables a
contable, una vez Usuarios Internos
analizada, es materia (accionistas,
prima para la toma de administradores, etc.),y
decisiones gerenciales, , Usuarios Externos
la cual conllevará (proveedores,
acreedores, etc.)

• SALIDA DE LA
• RETROALIMIENTACION INFORMACION

Gráfico 3.01: Proceso Contable

Fuente: www.mitecnologico.com
Elaboración: El Autor

El proceso contable implica comprender a la contabilidad como un sistema de información.

Visto así lo podemos definir como el conjunto de fases a través de las cuales la Contaduría

captura, procesa y presenta información financiera. En un campo más amplio, se infiere

que tanto la Contabilidad como la Auditoría –léase Financiera- alcanzan sus objetivos a

través del seguimiento de las mismas fases de un proceso. “Sin embargo, mientras la

Contabilidad se concentra en las fases del Proceso Contable para obtener información, la

Auditoría sigue las mismas etapas pero para comprobar la existencia, integridad, derechos,

valuación, y, presentación del producto de la Contabilidad” (Soto, 2010).

 49

3.1.4. Ciclo Contable

COMPRAS
Y PAGOS BALANCE GENERAL

BALANZA DE COMPROBACION
IMPORTACION
DIARIOS ESTADO DE
EN LINEA RESULTADOS
ACTIVOS
FIJOS
ESTADO DE CAMBIOS
VENTAS Y EN EL PATRIMONIO
CARTERA DIARIOS
EN LOTE

NOMINA ESTADO DE FLUJO DE

EFECTIVO

INVENTARIOS DIARIOS
DE AJUSTE
LIBRO
PRODUCCION MAYOR

CONTABILIDAD

Gráfico 3.02: Ciclo Contable

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

El ciclo contable contempla el periodo de tiempo, generalmente un año, en el cual se

registran los hechos económicos que ocurren y/o afectan a una empresa en un ejercicio.

Estos hechos se pueden agrupar por ciclos empresariales conforme a la naturaleza de la

industria a la que pertenezca la empresa. Como ejemplos de estos ciclos tenemos: Compras

de bienes y/o servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa y su posterior pago

a los proveedores, las ventas a clientes y sus respectivos cobros, el cálculo de nómina y su

pago a empleados, el proceso de fabricación de un producto.

Por otra parte, los registros contables se basarán en primera instancia sobre datos que

provienen de los diferentes ciclos empresariales y que se plasman en documentos tales

como: facturas, cheques, compras, retenciones, roles, etc. De forma complementaria los

registros serán también el producto de información proveniente de la dinámica de las

variables, internas o externas, que intervienen en la empresa. Por ejemplo: el costo de los

artículos vendidos, el valor de las depreciaciones, el costo de producción, la distribución de

gastos por centros de costos, etc.

 50

Gráfico 3.03: Comprobante de Diario Contable

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Los registros contables se canalizan en formularios numerados denominados Diarios, éstos

contienen varias columnas donde se inscribe la información de las transacciones, pero

transformados en códigos o cuentas contables5 que poseen denominación propia, y, a las

cuales se les asigna un valor en forma de débito o crédito, lo cual se conoce como principio

de Partida Doble. Los Diarios toman diversos nombres conforme a la naturaleza de la

transacción que representan y contienen, así tenemos: Egresos para los registros de emisión

de cheques, Ingresos para los registros de depósitos o movimientos bancarios, etc.

Gráfico 3.04: Informe de Libro Mayor

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

El siguiente paso en el ciclo contable es organizar la información por cada cuenta contable

en el informe denominado Libro Mayor, cuyo propósito es presentar en orden cronológico

las transacciones y el saldo de una cuenta en un periodo concreto. Esto se realiza, sumando

el saldo inicial –si existiese- más todos los débitos menos todos los créditos.

5 Un código contable implica la Personificación de un tipo específico de transacción. Se compila en una

estructura por niveles denominada Plan de Cuentas.
 51

El saldo de una cuenta o de un grupo de cuentas puede ser Deudor (los débitos son

mayores a los créditos), o, Acreedor (los débitos son menores a los créditos).

Gráfico 3.05: Balanza de Comprobación de cuentas de Activos

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Finalmente la lista de los saldos deudores o acreedores de las cuentas contables se

presentan en la Balanza de Comprobación. Este informe toma su nombre en virtud que el

total de los débitos y créditos deben ser siempre iguales como lo vemos a continuación:

Gráfico 3.06: Informe de Balanza de Comprobación a nivel 2

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Este informe, también conocido como Balanza de Sumas y Saldos, permite ubicar errores

de registro, especialmente diarios descuadrados, en un periodo identificado de tiempo.

Los saldos contables una vez depurados y/o corregidos serán aquellos que se presentan en

los Estados Financieros de la empresa a la que corresponda la información.

 52

3.1.5. Estados Financieros

Constituyen una síntesis de información de la situación financiera y económica de una

organización. Recaban y presentan la información contable, estructurada y procesada en

función de la normativa de cada país, dentro de un periodo determinado.

3.1.5.1 De Propósito General

Son aquellos estados financieros que se presentan en periodos fijos determinados

básicamente por aspectos tributarios y/o de control interno empresarial. Son conocidos por

un espectro limitado de usuarios, generalmente externos, para evaluar la capacidad de la

organización para generar flujos positivos de fondos. Entre estos están;

 Balance General o de Situación Financiera,

 Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias,

 Estado de Cambios en el Patrimonio,

 Estado de Flujos de Efectivo, y,

 Notas a los estados financieros.

3.1.5.2 De Propósito Especial

Este tipo de estados financieros son presentados en periodos intermedios, con el fin de

satisfacer necesidades específicas de información de usuarios internos de la organización,

por lo cual su circulación es limitada. Entre estos tenemos:

 Balance Inicial,

 Estado de Costos

 Estado de Inventarios

 Estados financieros extraordinarios

 Estados de empresas en liquidación.

 53

3.2 Sistemas de Información Contables

Este fue uno de los primeros sistemas que se incorporaron en las organizaciones, debido

originalmente a la gran cantidad de transacciones que tenían que ser recolectadas,

manipuladas, almacenadas y presentadas para la toma de decisiones.

Gráfico 3.07: Sistema de Información Contable

Fuente y Elaboración: http://www.lapampa.edu.ar:

3.2.1. Definición

Un sistema de información contable comprende:

“Las tareas de obtención y procesamiento de datos (hechos económicos u operaciones

contables), elaboración de informes contables y análisis de los mismos. Se considera como

un continuo que va desde el relevamiento de la información hasta su exposición ordenada

utilizando, para ello, un lenguaje y procedimiento técnico de validez así como de técnicas

de registro contable.” (Universidad la Pampa, 2010).

“Los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control

de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones” (Wani,

2010).
 54

3.2.2. Elementos

Entre los integrantes propios del sistema de información contable tenemos:

3.2.2.1 Tecnología de Información

Gráfico 3.08: Tecnología de Sistema de Información Contable

Fuente y Elaboración: http://justo-atiempo.blogspot.com

Se orienta a la tecnología que agrupa los elementos y técnicas usadas en el tratamiento y

transmisión de la información contable. Para esto se auxilia de los siguientes recursos:

Hardware: Compuestos por ordenador personal, computador portátil, y, servidores de red.

Adicionalmente tienen dispositivos tales como: Impresoras, lectores de código de barras,

lápiz óptico, etiquetas RFID (basado en ondas de radio).

Software: Sistemas operativos para PC y Servidores, software de Administración de Base

de Datos, software de Información Administrativo y Contable, Software de Ofimática

como: procesadores de texto, hojas de cálculo, etc.

Redes: Que comprenden la infraestructura de telefonía fija, banda ancha, telefonía móvil,

redes de televisión, redes del hogar, redes inalámbricas.

 55

3.2.2.2 Normativa Contable

La contabilidad, ya sea como requerimiento organizacional o como obligación legal, tiene

como uno de sus objetivos primordiales la presentación de Estados Financieros. Aunque

éstos pudieran parecerse entre empresas de un negocio específico, o incluso de varios

países, contienen una serie de diferencias, de forma y de fondo, tales como:

 Disímiles conceptualizaciones para los elementos de los estados financieros

(activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos).

 Existencia de algunas posibilidades para la medición de partidas contables.

 Limitación en la información al carecer de detalles o explicaciones.

 Regulaciones tributarias incompatibles con criterios financieros.

Conocidas estas circunstancias, se crea el COMITÉ DE NORMAS INTERNACIONALES

DE CONTABILIDAD (International Accounting Standards Committee IASC) en 1973, el

cual fue reestructurado dando origen al CONSEJO DE NORMAS INTERNACIONALES

DE CONTABILIDAD (IASB International Accounting Standards Board) en el año 2001,

ambos entes tienen entre sus objetivos:

 Desarrollar un conjunto de normas generales de contabilidad de elevada calidad,

comprensibles y aplicables, que permitan exigir una alta calidad, transparencia

y comparabilidad dentro de la información contenida en los estados financieros,

 Promover el uso y la aplicación rigurosa de tales estándares.

 Trabajar activamente con los emisores nacionales de estándares para lograr la

convergencia de los estándares contables nacionales y las IFRS, hacia

soluciones de alta calidad.

 Exigir que las transacciones y sucesos de similar naturaleza sean contabilizados y

se informe sobre ellos de forma similar.

 56

Entre las normas emitidas que se encuentran vigentes tenemos:

Tabla 3.02: NIIF y NIC vigentes

NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA

Marco Conceptual
NIIF 1 Adopción por primera vez de las NIIF.
NIIF 5 Activos no corrientes mantenidos
NIIF 2 Pagos basados en acciones.
para la venta y actividades interrumpidas.
NIIF 6 Exploración y evaluación de
NIIF 3 Combinaciones de negocios.
recursos minerales.
NIIF 7 Instrumentos financieros:
NIIF 4 Contratos de seguro.
Información a revelar
NIIF para Pymes
NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD
NIC 1: Presentación de estados financieros NIC 2: Existencias
NIC 8: Políticas contables, cambios en las
NIC 7: Estado de Flujos de Efectivo
estimaciones contables y errores
NIC 10: Hechos posteriores a la fecha del
NIC 11: Contratos de Construcción
balance
NIC 14: Información Financiera por
NIC 12: Impuesto sobre las Ganancias
Segmentos
NIC 16: Inmovilizado material NIC 17: Arrendamientos
NIC 18: Ingresos Ordinarios NIC 19: Retribuciones a los Empleados
NIC 20: Contabilización de las
NIC 21: Efectos de las variaciones en los
Subvenciones Oficiales e Información a
tipos de cambio de la moneda extranjera
Revelar sobre Ayudas Públicas
NIC 24: Información a revelar sobre partes
NIC 23 : Costos por Intereses
vinculadas
NIC 26: Contabilización e Información NIC 27: Estados financieros consolidados y
Financiera sobre Prestaciones por Retiro separados
NIC 29: Información Financiera en
NIC 28: Inversiones en entidades asociadas
Economías Hiperinflacionarias
NIC 30: Información a Revelar en los
NIC 31: Participaciones en negocios
Estados Financieros de Bancos y Entidades
conjuntos
Financieras Similares
NIC32: Instrumentos financieros:
NIC 33: Ganancias por acción
Presentación e información a revelar
NIC 34: Información Financiera Intermedia NIC 36: Deterioro del valor de los activos
NIC 37: Provisiones, Activos Contingentes
NIC 38: Activos intangibles
y Pasivos Contingentes
NIC 39: Instrumentos financieros:
NIC 40: Inversiones inmobiliarias
Reconocimiento y valoración
NIC 41: Agricultura
Fuente: www.iasb.org
Elaboración: El Autor
 57

3.2.2.3 Aspectos Organizacionales

Dentro del aspecto endógeno, concernientes a la fisonomía administrativa contable, existen

tres aspectos a resaltar:

Estructura orgánica funcional: Es la forma en que están ordenadas las unidades que

componen una organización conforme a criterios de jerarquía. Así se determinan: niveles

jerárquicos, principales puestos y unidades, y, líneas de autoridad y responsabilidad.

Se visualiza en un esquema gráfico denominado organigrama.

SUB FUERZA DE CONTADOR ASISTENTE

GERENTE VENTAS CONTABLE

SUBGERENCIA CONTABILIDAD

SERVICIO SERVICIOS ASISTENTE

AL CLIENTE GENERALES GERENCIA

GERENCIA

CLIENTE

GERENCIA

JEFE ASISTENTE
DEPTO DEPTO
TECNICO TECNICO

DEPARTAMENTO
LOGISTICA TECNICO

JEFE ASISTENTE TECNICO

RECEPCION
BODEGA BODEGA HARDWARE

S I S T E M A S D E I N F O R M A C I O N

Gráfico 3.09: Organigrama plano de una empresa

Fuente y Elaboración: El Autor

Esto nos lleva concomitantemente a explicar la estructura funcional como un aspecto

complementario a la estructura orgánica, puesto que determina las áreas de especialización

que tiene la empresa para llevar a cabo el cumplimiento de sus objetivos. Ejm.: Gerencia,

Logística, Contabilidad, etc.

 58

Ambiente de Gestión Contable: En base a la infraestructura física y tecnología de la

empresa, existen dos ambientes donde se desenvuelve la Contabilidad:

Gráfico 3.10: Ambiente Centralizado de Contabilidad

Fuente y Elaboración: El Autor

Ambiente Centralizado: En este caso existe una sola Base de Datos en la cual los usuarios

alimentan, acceden y comparten la información en línea -sin importar la distancia-, ya que

los usuarios físicamente acceden al servidor de red, sea a través de un intranet o internet.

Gráfico 3.11: Ambiente Descentralizado de Contabilidad

Fuente y Elaboración: El Autor

Ambiente Descentralizado: Aquí existen varias Bases de Datos, debido a manejo de datos

en forma manual y/o distancias físicas entre usuarios. La información contable se recolecta

periódicamente aplicando mecanismos que transfieren los datos de los diferentes usuarios

remotos al servidor central donde es consolidada para la emisión de Estados Financieros.

 59

Madurez de Procesos: Este aspecto se cumple cuando la organización haya encontrado las

mejores metodologías para realizar óptimamente una tarea. A su vez, esto involucrará la

simplificación del trabajo, dentro de un ambiente de control considerado como adecuado.

EMPRESA

VENTAS INVENTARIOS PRODUCCION COMPRAS IMPORTACION

Sí
PEDIDO
Sí Sí Sí
CLIENTE EXTERNO
ENFOQUE EN EL

Hay
No Se produce? No Se compra? No Se importa?
existencias?

FACTURACION Sí

ENFOQUE EN EL CLIENTE INTERNO

Gráfico 3.12: Transversalidad del proceso de Facturación

Fuente y Elaboración: El Autor

En tal sentido, la gestión por procesos implica una visión horizontal del funcionamiento de

la empresa, ya que cada una de las unidades empresariales se convierte en un agente

facilitador que se responsabiliza por generar un mayor grado al resultado final, mejorando

la satisfacción del cliente, sea interno o externo. Para que este enfoque en el cliente tenga

éxito es necesario que exista una acción mancomunada de la empresa en satisfacer los

requerimientos del cliente centrándose en qué, cómo, por qué y para quién se hacen las

cosas y no tanto en quién las hace.

Por tanto, es indispensable enmarcar los procesos, contables y/o administrativos, en

lineamientos estandarizados que permitan mantener la consistencia de la información que

produzcan. A esto se denomina políticas, las cuales pueden tener el carácter de financieras,

administrativas, contables, etc., dependiendo del ámbito en el cual se vayan a aplicar.

La suma de una red de procesos optimizados más el acatamiento de las políticas dispuestas

generará un esquema integrado que producirá una mejor actividad de la empresa. En

definitiva, derivaremos en una empresa de Calidad.

 60

3.3 Software Contable

3.3.1. Definición

“Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables

consignados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El software contable

registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad

productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar,

control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc.” (Wikipedia,

2012).

3.3.2. Características

Las soluciones informáticas propuestas por proveedores de software contemplan algunas

peculiaridades dependiendo del tipo de negocio o industria a la que se enfoquen, partiendo

desde este punto de vista, pueden haber software que se especialicen, por ejemplo, en

empresas de transporte, textiles, etc., incluso pueden existir software aplicados a entes

gubernamentales.

Empero estos softwares contienen, entre algunos atributos, los siguientes:

 Multi Empresa

 Multi Sucursal

 Multi punto de venta

 Multi Bodega

 Multimoneda en todas las operaciones

 Multiplataforma

 Clasificaciones definibles para clientes, artículos y proveedores

 Formas de pago sin límite y manejo de crédito

 Código alterno para códigos de barra.

 61

 Contabilidad en línea o en batch (lote)

 Manejo de presupuestos

 Plan de cuentas definible por el usuario

 Conciliaciones automáticas

 Manejo de retenciones

 Porcentajes de impuestos modificables por el usuario

 Contabilidad automática definición de plantillas contables

 Generación de Archivos para cargas masivas para el IESS

 Generación Archivos Contables y Presupuestarios para Ministerio de Economía

 Generación de Archivos para el SRI tales como ATS, REOC, RDEP.

 Obtención de información consolidada.

Complementariamente, en el aspecto tecnológico, abarca los siguientes atributos:

 Completamente Gráfico

 Interactúa con Windows

 Importación y exportación de información a y desde Excel, Word, DBFs, Fox, etc.

 Flexible y parametrizable

 Pantallas amigables

 Capacidad de integrarse a otros sistemas

 Seguridades especiales y niveles de menús por usuario

 Escalable a distintos niveles

 Importación y exportación de información entre sucursales

 Comunicación remota con sucursales

 Permanente actualización
 62

3.3.3. Estrategias de almacenamiento

Al principio los datos estaban integrados en los programas, sin embargo, ésta no era la

mejor forma de almacenarlos. Veamos que estrategias se han desarrollado para tal efecto:

Sistemas orientados a los procesos. Los ficheros: En los albores de la informática la

empresa DBASE creó un programa, que tiene el mismo nombre, cuyos archivos se

guardaban con extensión .dbf (data base file). Los datos que el sistema capturaba se

estructuraban en filas y columnas, y, los organizaba en función de un campo denominado

clave principal, el cual era un identificador único de cada registro. Los archivos dbf

requerían del concurso de archivos denominados índice, de formato .ntx, para acceder a la

información de la base de datos de una forma más rápida.

Los programas contables que trabajan bajo este tipo de tecnología, actualmente en declive,

organizan los archivos dbf y ntx en carpetas individuales por cada empresa que se creaba.

Sistemas Orientados a los datos. Base de Datos

A fin de conseguir una mejor y más consistente gestión de los datos, aparece el Sistema de

Gestión de Base de Datos SGBD, este es un tipo de software dedicado a servir de interfaz

entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Se compone de

lenguajes que: definen, manipulan y consultan datos. Este software, entre algunas

propiedades: controla la redundancia o repetición de datos, mejora la consistencia de datos

al ingresarlos por una sola ocasión, acrecienta la seguridad al imponer restricciones en su

acceso, optimiza la compartición de datos y aumenta su concurrencia, es decir, da la

posibilidad que varios usuarios puedan acceder al mismo tiempo a la misma información.

Los softwares contables de este tipo guardan la información en archivos físicos no visibles

para el usuario común y no manipulables sino a través de sus propias funcionalidades.

 63

3.3.4. Modularidad

Una característica propia de un sistema es que, para cumplir debidamente su propósito, se

divida a su vez en varios subsistemas. Para el caso del software contable, un módulo es un

subsistema que agrupa un conjunto de procesos de las áreas funcionales de la empresa.

SOFTWARE
CONTABLE

MODULO DE MODULO MODULO DE MODULO DE MODULO DE

MODULO DE
INDICES DE CAJA Y VENTAS Y COMPRAS Y BODEGA E
CONTABILIDAD
FINANCIEROS BANCOS CARTERA PROVEEDORES INVENTARIOS

DOCUMENTO CHEQUES FACTURAS FACTURAS COSTOS

FUENTE DEPOSITOS ND – NC ND – NC - RT ING - EGR

ASIENTO ASIENTO SIN MODELO

CIRCULAR MIXTO CONTABLE

INTEGRACION
Archivos
LIBRO ASIENTO Anexo XML
CON MODELO
DIARIO MODULAR Transaccional
CONTABLE

LIBRO
MAYOR

BALANZA DE
COMPROBACION

BALANCE
GENERAL
ESTADOS
FINANCIEROS
ESTADO DE
RESULTADOS

Gráfico 3.13: Modularidad de software contable

Fuente: Sistema Contable Micro Xystem
Elaboración: El Autor

Un módulo contiene igualmente una serie de procesos, los cuales se componen de una

multiplicidad de actividades y tareas, organizadas en los denominados ciclos operativos.

Éstos bajo una adecuada combinación permiten al software contable cumplir su cometido.

MODULO DE
VENTAS Y CUENTAS
POR COBRAR

PROFORMA PEDIDO EGRESO DE FACTURA COBROS A

BODEGA CLIENTES

COTIZACION SOLICITUD ENTREGA ENTREGA PRODUCTOS SERVICIOS

EN FIRME PARCIAL TOTAL

CONTADO CREDITO

EFECTIVO
VARIAS UNA
CHEQUE
CUOTAS CUOTA
TARJETA

DEPOSITO CON SIN

ABONO ABONO

CUENTA POR
COBRAR

Gráfico 3.14: Procesos del Módulo de Ventas y Cuentas por Cobrar

Fuente: Sistema Contable Micro Xystem
Elaboración: El Autor
 64

3.3.5. Versiones

Una versión la entendemos como “cada una de las formas que adopta la relación de un

suceso, el texto de una obra o la interpretación de un tema” (RAL, 2002, p.155). Con ese

punto de partida, para un software contable, la versión puede ser vista desde varios

aspectos tales como:

Cantidad de Módulos: La versión radicará en el número de módulos adquiridos, lo cual

dependerá directamente del tipo de negocio y proyección de crecimiento de la empresa.

Esta propiedad del software se la conoce también como Escalabilidad, porque le permite ir

creciendo en sus servicios sin perder calidad.

Gráfico 3.15: Versiones de software contable por número de módulos

Fuente y Elaboración: El Autor

Dependiendo del grado de integración entre subsistemas, en algunos casos, es necesario

instalar un módulo determinado para que funcione óptimamente un módulo relacionado

con el mismo.

Número de Versión: A cada actualización del programa se le asigna un número de versión

para conocer el alcance de sus atributos, por lo general, a una fecha determinada. Se la

grafica de la siguiente forma V 6.0 (Enero 2011), versión 6.5 (Enero 2012), etc. El cambio

de versión entre números enteros, como por ejemplo, de V8 a V9 implica un salto

cualitativo de las bondades de los atributos del sistema como producto de una adaptación

y/o actualización a una nueva realidad de las empresas.

 65

Tipo de Solución: En el mercado existen un sinnúmero de soluciones informáticas para

contabilidad, lo que ha dado que éstas se organicen en dos tipos:

Soluciones Verticales: Consiste en software específico para un tipo de negocio o sector de

la economía, como por ejemplo: florícolas, farmacéuticas, seguros, líneas aéreas, etc.

Despliegan múltiples procesos ajustados a los estándares de la industria a la que hacen

referencia, conforme a la visión de su programador o propietario. Su implementación

conlleva un mayor esfuerzo, económico y de tiempo, porque deriva en que la empresa se

ajuste a los procedimientos predefinidos.

Soluciones Estándar: Corresponde a software con módulos y procesos de carácter general,

que son considerados como los de uso común en las empresas. El costo del software tiende

a ser menor en comparación con las soluciones verticales, puesto que el esfuerzo se orienta

en mayor grado a la implementación y automatización de procesos.

En algunos casos, es factible que a una solución estándar se le especialice un módulo

específico, como por ejemplo ventas, convirtiéndose en una nueva solución vertical.

Factibilidad de Personalización: Si el programa es susceptible de modificación en sus

procesos internos y/o se pueden aumentar atributos a las entidades o elementos que

maneja, se dice entonces, que el programa es de versión abierta. Caso contrario, se conoce

al sistema como de versión cerrada.

En ocasiones, una versión cerrada, dada las condiciones de implementación, acepta

mejoras en sus atributos, convirtiéndose en una nueva versión estándar. No se considera

versión abierta, cuando los reportes son adaptables a necesidades de información de los

usuarios, ya que, ésta es una condición sin equanon.

Independientemente de la versión, los módulos que conforman un software contable deben

funcionar de manera integral e interrelacionada, cada uno con sus propias facilidades y

características orientadas a apoyar la gestión del negocio con los respectivos controles.
 66

3.3.6. Tipos

Existen muchas perspectivas acerca de los tipos de software contable existentes en el

mercado. Empero se ha efectuado una categorización considerando dos aspectos

primordiales: el tamaño de la empresa y la complejidad6 alcanzada por el software.

Pequeña Empresa Mediana Empresa Gran Empresa

S O F T W A R E

GESTION DE
TALENTO GESTION DE
HUMANO MATERIALES
GESTION DE
CLIENTES
GESTION DE Cadena
PROVEEDORES de Suministro

Recursos
Humanos
Producción
D E L

Punto de Activos Sistema de

Venta Fijos Planeación
Nómina de Recursos
C O M P L E J I D A D

Empresariales
Importaciones Inventario

Ventas

Tesorería
Sistema
Compras Administrativo
Contabilidad
Financiero

T A M A Ñ O D E L A E M P R E S A

Gráfico 3.16: Tipos de Software Contable

Fuente y Elaboración: El Autor

Esto permite realizar una clasificación en tres categorías:

3.3.6.1 Sistema Administrativo Financiero

Abarca los módulos primarios que la empresa necesita en su funcionamiento inicial, tales

como: Compras-Cuentas por Pagar, Inventario, Ventas-Cuentas por Cobrar y Tesorería. Se

orienta a cubrir necesidades básicas de información de la Administración. Conserva en

algunos aspectos el control manual o decisional sobre los procesos. Se los sitúa en

empresas de mínima envergadura.

6
Se entenderá a este término como la cualidad de lo que está compuesto de diversos elementos.
 67

3.3.6.2 Sistema de Planeación de Recursos Empresariales

Son sistemas de gestión integral de la empresa diseñados para automatizar los procesos de

la empresa. Se los conoce también como ERP (Enterprise Resource Planning) o como

Back Office (trastienda) debido a que el cliente y el público no se encuentran involucrados,

incorpora los módulos de Nómina, Activos Fijos y Producción. Suponen una evolución de

los sistemas MRP y MRP II (Manufacturing Resource Plannig), los cuales planificaban y

administraban los recursos de manufactura y/o producción. Se hallan presentes en

empresas de mediana dimensión.

3.3.6.3 Cadena de Suministros

Se lo considera un sistema de apertura de datos (front office), puesto que añade modelos de

gestión empresariales tales como el CRM (Customer Relationship Management –

Administración de la Relación con los Clientes), y, SRM (Supplier Relathionship

Management - Gestión de Relaciones con Proveedores) las cuales crean relaciones mucho

más estrechas tanto con el proveedor como con el cliente, utilizando para ello la tecnología

con mucha más intensidad. Se los ubica usualmente en empresas de gran calado

empeñadas en controlar y gestionar su información.

Tabla 3.03: Características de los Tipos de Softwares Contables

SISTEMA DE
SISTEMA
PLANEACION DE CADENA DE
ADMINISTRATIVO
RECURSOS SUMINISTROS
FINANCIERO
EMPRESARIALES
Tipo Empresa Pequeña PYME Gran Empresa
Enfoque Contable Control Gestión
Complejidad Baja Mediana Alta
Compras, Tesorería, Nómina, Activos Fijos y
Módulos CRM - SRM
Ventas e Inventario Producción
Administración
Bajo Medio Alto
de información
Uso Tecnología Bajo Medio Alto
Fuente y Elaboración: El Autor
 68

3.4 Software Contable Caso Práctico: KOHINOR

Kohinor es un Sistema Integral de Información Administrativa, Financiero y Contable

desarrollado en ambiente Windows con tecnología de punta y arquitectura cooperativa

Cliente–Servidor. Su objetivo principal es brindar soporte en todos los procesos operativos

de las empresas, así como, sustentar con información confiable las decisiones gerenciales.

Como sistema de tecnología de vanguardia, los procesos son altamente parametrizables y

completamente personalizables, de modo que se acoplan a los requerimientos específicos

de la organización o a una metodología más ágil, flexible y eficiente que vaya acorde a las

necesidades de los usuarios y clientes.

3.4.1. Datos técnicos

Este software está desarrollado en lenguaje de programación 4GL POWER BUILDER

10.5; corre transparentemente con bases de datos ORACLE, SQL SERVER, SYBASE,

INFORMIX, Sybase SQL AnyWhere y Watcom, Access, entre otros. Esto permite, a su

vez, elegir cualquiera de las plataformas de hardware soportadas por estas bases de datos.

El sistema funciona con los siguientes requerimientos mínimos en Hardware y Software:

Tabla 3.04: Requerimientos de hardware y software

HARDWARE SOFTWARE
SERVIDOR: SISTEMA OPERATIVO:
Procesador QUAD CORE
4 GB de memoria RAM Windows 2003 Server, WinXP, Vista
Disco Duro de 250 GB
ESTACIONES DE TRABAJO: BASES DE DATOS RELACIONAL:
Computador con procesador PENTIUM 4 SQL Server 2000 o versiones superiores
1024 MB de memoria RAM
Disco Duro 120GB
Impresora láser, de inyección o matricial
Fuente: Sistema Kohinor
Elaboración: El Autor
 69

Siendo estos los requerimientos mínimos, se puede intuir que es un sistema muy versátil y

tiene un crecimiento ilimitado en función de la infraestructura tecnológica de la empresa,

lo cual garantiza el mantenimiento, mejoramiento y crecimiento del sistema hacia nuevas

estructuras tecnológicas.

3.4.2. Estructura

La estructura del sistema Kohinor está definida por los módulos que lo componen, los

cuales controlan una parte de responsabilidad total del sistema. Estos módulos en un

aspecto dinámico con el Proceso Contable se lo visualiza de la siguiente manera:

KOHINOR DBS
PARAMETROS SEGURIDADES

VENTAS Y INVENTARIOS COMPRAS E CONTABILIDAD NOMINA ACTIVOS PRODUCCION

CLIENTES Y BODEGAS IMPORTACION Y BANCOS FIJOS
Información y Control Información y Control Información y Control Información Información y Control Información y Control Información y Control
Detallados Detallados Detallados Condensada Detallados Detallados Detallados

FACTURAS COSTOS FACTURAS DOCUMENTO ROLES, IESS DEPRECIACION EGRESOS

NC - ND ING - EGR NC - ND - RT FUENTE IMPUESTOS Y BAJAS INGRESOS

Asientos
Modelo - Circular Modelo
Contable - Mixto Contable
- Modular

LIBRO
DIARIO

LIBRO
MAYOR

BALANZA DE
COMPROBACION

ESTADOS
FINANCIEROS

BALANCE ESTADO DE
GENERAL RESULTADOS

PLAN DE REFERENCIAL
CUENTAS

Gráfico 3.17: Estructura del sistema Kohinor versión 10.5

Fuente: Manual Sistema Kohinor
Elaboración: El Autor

La idea central de su operación es que la información de la carga transaccional se controle

y mantenga de forma detallada en cada módulo operativo, y, que dicha información pase

periódicamente condensada al módulo contable, preferiblemente mediante procesos

automáticos en los aspectos que le sean compatibles.

 70

3.4.3. Módulos

A continuación una breve descripción de cada uno de los módulos que componen el

software contable Kohinor.

3.4.3.1 Seguridad

El módulo de Seguridad garantiza el uso facultado de los recursos del sistema de

información Kohinor en su versión multiusuario. Su objetivo es delimitar los Perfiles de

Usuario con el objeto de restringir la visualización y disponibilidad de las gestiones en los

diferentes módulos, para que éstos sean utilizados sólo por los usuarios autorizados en

aquellas funciones para los cuales hayan sido capacitados.

Incluye opciones para migración automatizada de datos de las múltiples gestiones, así

como actividades atinentes al proceso de cierre anual de la Contabilidad.

3.4.3.2 Parámetros

Este módulo facilita la definición inicial de datos en las principales variables del sistema,

para que sean tomadas en cuenta como base para su funcionamiento, ya que, los mismos

son universales y/o estarán presentes en uno o más de módulos simultáneamente.

3.4.3.3 Inventarios

Este módulo propicia, principalmente en empresas comerciales y/o de producción, la

organización de artículos por clases y categorías, controla sus movimientos de entradas y

salidas, así como sus costos, precios, ubicación e incluso proveedor. Para esto divide a la

organización en lugares físicos denominados Almacenes o Bodegas donde se segrega y

controlan sus existencias.

 71

3.4.3.4 Ventas y Cuentas por Cobrar

En este módulo se controla el proceso de venta de bienes y/o servicios, a través del registro

de las operaciones de facturación y cartera. Correspondientemente, aporta al control del

proceso de cobranzas a través del registro y mantenimiento de las Cuentas por Cobrar a

clientes o tarjetas de crédito , así como, de su desembocadura en Tesorería por efecto de la

recepción y posterior depósito de valores.

3.4.3.5 Compras y Cuentas por Pagar

Este módulo regula las tareas administrativas y financieras realizadas por las empresas con

el objeto de adquirir los materiales y servicios necesarios para la continuidad de sus

operaciones. Suplementariamente administra la información tributaria para la declaración

de impuestos y posterior entrega en medios magnéticos al Servicio de Rentas Internas. Su

ciclo concluye con el control del pago de proveedores.

3.4.3.6 Nómina

Este módulo simplifica el cálculo de los rubros correspondientes a los Roles de Pago. Para

tal efecto, divide a sus componentes7 en automáticos y manuales. Los primeros son

configurados mediante fórmulas, y, los segundos se viabilizan a través de la corrida de un

sencillo proceso de ingreso. Refleja también el diseño de la estructura empresarial

mediante la definición de Oficinas, Áreas y Unidades organizacionales. Adicional a los

reportes internos, emite en sus diversos formatos aquellos informes solicitados por

Entidades Bancarias, Tributarias y de Seguro Social para la carga de información en lote.

7
Se refiere a los ingresos, descuentos, y, provisiones que se calculan en el rol de los trabajadores.
 72

3.4.3.7 Activos Fijos

Este módulo va enfocado principalmente a medianas y grandes empresas que requieren del

uso intensivo de una cantidad ingente de bienes de capital, puesto que controlará en los

activos fijos: su valor residual, los porcentajes, tiempos y valores de depreciación, su

custodia a través de la asignación a un funcionario y de su ubicación mediante la

codificación de las direcciones físicas de la empresa.

3.4.3.8 Contabilidad

Por excelencia, el módulo de Contabilidad es el que centraliza y agrupa los movimientos

financieros generados por los otros módulos anteriormente descritos. Su importancia,

dentro de un sistema contable, radica en que es la columna vertebral alrededor del cual se

mueven todos los demás subsistemas.

Despliega los Estados Financieros determinados por la normativa contable, tales como:

Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio, y,

Flujo de Efectivo.

Adicionalmente tiene incorporado el concepto de Centro de Costos para ejercer control de

gestión sobre las Unidades de Negocio Empresariales.

 73

CAPÍTULO IV

PROPUESTA DE BITÁCORA DE INFORMATIZACIÓN CONTABLE

EMPRESARIAL

Hay tres fenómenos principales que motivan la informatización de la empresa: una

oportunidad, un problema o una directiva (Oz, 2001, p.548). Dentro de este contexto, una

oportunidad significa un incremento potencial en ingresos, ampliación horizontal o vertical

de la estructura empresarial, reducción de costos o ventaja competitiva lograda al informatizar

y/o automatizar la Contabilidad. Un problema es cualquier situación no deseada y tiene

directa relación con los riesgos del emprendimiento y la consecución de los objetivos, sean

éstos de rentabilidad, crecimiento, ampliación del negocio, etc. Buscar una oportunidad es

proactivo, mientras que resolver un problema es reactivo. Una directiva es una orden para

realizar una acción determinada, ésta generalmente está dada por una autoridad dentro del

ámbito donde se desenvuelve la empresa. Propende, en sus aspectos primarios, la satisfacción

de necesidades de información específica de determinados usuarios de la Contabilidad.

Ahora bien la informatización de una empresa, dada principalmente a través de la

construcción y/o adquisición de un software contable, se realiza a través de su ciclo de vida,

en cualquiera de sus metodologías.

El ciclo de vida de un sistema informático comprende el conjunto de fases que transcurren

desde que se detecta la necesidad de la informatización de uno o varios procesos

empresariales hasta que, una vez implantado en la empresa, el sistema deja de tener validez,

bien por la creación de un nuevo sistema que lo sustituya o bien porque terminan las tareas

encomendadas al sistema.
 74

4.1 Análisis general

4.1.1 Identificación de problemas

El principal síntoma de necesidad de crear, diseñar u optimizar un sistema se basa en la

eficiencia y eficacia con que se pretende realizar un objetivo determinado. Sin embargo, existen

ciertos índices que dan la pauta para la revisión de un sistema. Éstos se enuncian a continuación:

 Fallas frecuentes que obstaculizan la realización normal de las operaciones

 Trabajos que consumen mucho tiempo y papel

 Trabajos constantes y que deben perfeccionarse

 Procedimientos con excesiva reglamentación, instancias de decisión.

 Procedimientos que generan zonas de empantanamiento.

 Procesos que provocan desperdicios

 Carencia de información específica

Realizada la identificación de problemas existen dos posibilidades de acción:

Programar mantenimiento: De la identificación de problemas se ha deducido un problema

informático. Por tanto, se puede decidir entre una reingeniería de procesos o un mejoramiento

de los elementos tecnológicos. Esto conducirá a perfeccionar el sistema de información o por lo

menos alargar su vida útil, con lo cual se resuelve el problema diagnosticado inicialmente.

Analizar renovación: En este caso, dadas las particulares condiciones de la organización, se ha

determinado que el sistema de información actual requiere un salto cualitativo de grandes

proporciones, por lo cual es necesaria la implementación de un nuevo paquete informático que

soporte la mayor parte de necesidades de información de los usuarios de dicho sistema.

Bajo este enfoque se desarrollará el resto de este capítulo de propuesta de informatización.

 75

4.1.2 Estudio de viabilidad técnica

La informatización es viable técnicamente si puede generarse con las herramientas disponibles o

con la adquisición de dispositivos existentes, muy especialmente en el área tecnológica. Aquí se

analizarán factores tales como: comunicación, servicios públicos, hardware, software, etc.

4.1.3 Estudio de viabilidad económica

Como cualquier proyecto, la informatización de la empresa debe estar económicamente

justificada. Es decir, durante la vida útil del sistema, los beneficios deben sobrepasar los costos.

Para ello se cuantificarán los beneficios que producirá el uso de la información generada y se la

confrontará con la inversión que significará su implementación y mantenimiento.

4.1.4 Estudio de viabilidad operacional

Su propósito es determinar si el nuevo sistema funcionará en la organización y conocer a priori

si se usará como está planeado. De manera específica, este análisis responde, entre otras, las

preguntas: ¿Se adecuará el sistema a la cultura de esta organización?, ¿Usarán los usuarios

potenciales el sistema a su real capacidad?, ¿Afectará el sistema a las políticas de la compañía?.

4.1.5 Definición de requisitos

Decidida la viabilidad de la informatización, se integra el equipo para el proyecto, el cual tendrá

un Responsable que se encargará de las actividades relacionadas con el sistema de información

hasta que esté listo para operar. Su punto de partida será la definición de los requisitos del

sistema, es decir, las funciones que cumplirá y cómo realizará sus tareas, en otras palabras se

determina el comportamiento del nuevo sistema de información.

 76

Existen varias formas de reunir información para este propósito:

4.1.5.1 Observación del trabajo:

Implica la observación directa a los usuarios del sistema de información en su sitio de trabajo.

Aquí se pueden detectar cuellos de botellas, distancias físicas entre usuarios, problemas de

telecomunicación, exceso de controles manuales, abundante uso de papel, en resumen escasa

automatización de procesos.

4.1.5.2 Entrevistas

Se realiza al personal que utiliza el sistema de información actual. En primera instancia, ayuda a

conocer las reglas bajo las cuales el negocio funciona aclarando las relaciones entre los diversos

elementos que lo constituyen, Por otro lado, ofrece la oportunidad de expresar los nuevos

procesos informáticos que les gustaría incorporar, tipos de restricciones a implementar,

características de los reportes a emitir, etc., todo esto dentro del marco de control interno de la

organización por supuesto.

4.1.5.3 Cuestionarios

Implica realizar una serie de preguntas estructuradas de tal forma que el investigador puede

sacar conclusiones relevantes. Adicionalmente detectará debilidades importantes de control y

los riesgos asociados con el fin de que el nuevo sistema de información los mitigue. Esta

metodología se aplica una vez que se hayan determinado los procesos críticos del negocio, en

conjunto con los jefes de área de toda la organización. Finalmente se sugiere realizar pruebas

preliminares a la toma real del cuestionario con el fin de establecer que las preguntas realizadas

estén claras, precisas y aporten significativamente al objetivo de la investigación.

 77

4.1.5.4 Revisión de documentos

Denota una constatación física de las distintas formas y reportes actuales con que cuenta el

sistema. Sobre los mismos se puede detectar redundancia, ineficacias y/o ineficiencias, tanto de

usuario como del sistema.

4.1.5.5 Examen del contexto administrativo

Se hará una investigación de la normativa que atañe y regula la actividad económica, financiera,

tributaria, laboral, ambiental, etc., de la empresa. Así el sistema se ajustará a dicha normativa.

4.1.5.6 Contratación de asesoría

En algunos casos, es óptimo contratar el asesoramiento de profesionales en el área de Sistemas

de Información con experiencia en Administración de Negocios, Contabilidad, Auditoría o

especialistas en la industria en la cual se pretende implementar el sistema de información. Este

profesional estará en mejor capacidad de especificar las necesidades de información, actuales y

futuras, así como una metodología eficiente y eficaz de resolverlas.

4.1.6 Diseño

El propósito de esta fase es idear los medios para satisfacer todos los requisitos de negocios

señalados en el informe sobre Definición de Requisitos.

Levantados los requisitos el siguiente paso es el diseño del sistema; es decir, la evaluación de

alternativas para un problema de negocios y la especificación de hardware, software y

tecnología de telecomunicaciones.
 78

4.1.6.1 Diseño Conceptual:

Consiste en la definición de las necesidades de información de los usuarios y el tipo de datos

que se necesitan para satisfacerlos. El resultado gráfico del Diseño Conceptual se denomina

Esquema Conceptual.

VENTAS CLIENTE SUB / GERENCIA JEFE DE BODEGA CONTABILIDAD

Sondea Carta de
Mercado Presentación

Dispone Preparar
Presenta Interés
Documentación

Entrega Cotiza Productos

Recibe Orden Carta Convenio
Documentación No disponibles
De Cotización y Pagaré

Autoriza Separa Productos Tramita

Prepara
Pro forma Entrega Muestras Garantía Seriedad
Pro forma

Adquiere Art. no Dispone Reintegra Productos

No disponibles Acepta Recibe Muestras
Archivo
si

Firma Tramita
Contrato Garantía Fidelidad

Autoriza Prepara
Factura Facturación Mercadería

Gestiona Acta de
Transporte Entrega Recepción

Gráfico 4.01: Esquema Conceptual

Fuente y Elaboración: El Autor

La técnica más común para representar el esquema conceptual de un sistema hace referencia

al uso de Diagramas de Flujo de Datos, los cuales describen la secuencia lógica de datos en

una operación de negocios e incluye básicamente: archivos de entrada, procedimientos,

archivos de salida, diálogo entre usuarios e interfaces.

4.1.6.2 Diseño Externo (Interfaz)

Está conformado por las vistas –pantallas- que tiene el usuario sobre el sistema. Cada pantalla

ofrecerá una descripción de atributos de los datos así como sus interrelaciones orientadas al

usuario. Ésta se deriva del esquema conceptual.

 79

4.1.6.3 Diseño Interno

Se refiere a la vista física del sistema: los dispositivos de disco, direcciones físicas, índices,

punteros y demás elementos. Ningún usuario no informático tiene que ver con esta vista.

Como podemos ver cada tipo de diseño va en forma secuencial. El beneficio es la

independencia de la representación lógica de los datos de su representación física.

4.1.7 Estrategias de informatización

La empresa dispone de varias estrategias para automatizar los procesos contables y

administrativos –léase organizacionales-. La primera opción es que el software sea

desarrollado internamente por su propia área de sistemas; la segunda opción es que el

software se adquiera en el mercado, ya sea una versión comercial estándar o en casos

particulares un software personalizado. Finalmente existe la opción denominada outsourcing

financiero que lo que hace es contratar a un especialista el manejo de la tecnología que

soporta el sistema de información..

4.1.7.1 Adquisición de un paquete llave en mano

Sus principales características son la rapidez de adquisición e instalación, así como su precio

inferior debido a la amortización de los costes de diseño, desarrollo y puesta a punto del

programa entre un mayor número de clientes.

Su diseño suele seguir dos alternativas: un uso genérico, como podría ser un programa de

contabilidad general o bien un uso específico en el contexto de determinados negocios como

podría ser una aplicación para la gestión hotelera, clínicas, supermercados, etc.
 80

4.1.7.2 Desarrollo de una aplicación informática a medida

Esta estrategia puede implantarse de dos formas: como desarrollo interno, utilizando recursos

de la propia empresa; y, como desarrollo externo, con consultores y personal especializado

ajeno a la empresa. También puede formarse un equipo mixto con personal propio y ajeno, en

ambos casos se requerirá la activa participación de los usuarios del sistema de información.

El desarrollo de software a medida con desarrollo interno es utilizado por empresas que

cuentan con sus propios medios de diseño y desarrollo, infraestructura informática,

departamento de organización y métodos, etc. En estas circunstancias se crea un equipo de

trabajo interdisciplinario con la correspondiente dotación de personal, presupuesto y medios,

y se pone en marcha para cumplir el pliego de especificaciones de diseño que define las

prestaciones del sistema de información.

El desarrollo de software a medida con desarrollo externo tiene lugar cuando la empresa

detecta la necesidad de disponer de un sistema de información de unas características y

prestaciones que no cumple ningún paquete llave en mano existente en el mercado. Además

tampoco se dispone de recursos internos adecuados para tal esfuerzo de desarrollo. En tales

casos puede acudirse a un consultor externo o empresa de informática que realiza los

programas según un contrato firmado entre ambas partes.

4.1.7.3 Outsourcing financiero

Otra posibilidad es la contratación externa u outsourcing financiero, que consiste en que

actividades que tradicionalmente se realizan en el departamento contable-financiero o de

sistemas las realicen proveedores de la empresa. Se opta por esta modalidad por eficiencia y

menor riesgo, además, se reduce personal interno y se contrata un servicio con un proveedor.
 81

El Outsourcing tiene algunos riesgos inmersos como pérdida de control sobre sus

operaciones, pérdida de empleados expertos o la posibilidad de perder una posibilidad de

obtener ventajas competitivas.

4.1.7.4 Ventajas y Desventajas

La siguiente tabla simplifica las ventajas e inconvenientes derivadas de la utilización de cada

una de las estrategias de informatización previstas.

Tabla 4.01: Ventajas y desventajas de las Estrategias de Informatización

Software a medida
Paquetes llave Con Con Contratación
en mano Con el apoyo externa
desarrollo desarrollo
del usuario
externo interno
El más caro,
Caro, y puede No es barato Caro, pero se
porque
Puede ser muy haber pero utiliza ahorra
Precio interviene
ventajoso revisiones al personal de la personal
mucho
alza empresa interno
personal
Puede ser No hay
Instalación El más rápido El más lento Tolerancia relativamente instalación en
rápido la empresa
Adaptación a
necesidades de Baja Buena Muy buena Muy buena Buena
la empresa
Puede surgir Bueno por la
Diseño Diseño sesgado El mejor Muy bueno
incompatibilidad independencia
Rechazo
Acogida por
Peligro de Peligro de total, pues
parte de los Buena Buena
Rechazo Rechazo son
usuarios
despedidos
Buena de cara al
usuario, pero no Buena sobre el Buena sobre el Buena sobre el
Documentación sobre el funcionamiento funcionamiento funcionamiento No hay
funcionamiento del programa del programa del programa
del programa
Dependencia Hay mucha Hay bastante Un punto
Equilibrio Dependencia
del proveedor dependencia dependencia fuerte
Fuente: http://ciberconta.unizar.es
Elaboración: El Autor
En este estudio nos enfocaremos esencialmente en lo que concierne a paquetes llave en mano.
 82

4.2 Elección del software de información contable

Siendo definido el proyecto como viable y elegida la estrategia de informatización

procedemos a ubicar a los proveedores del software en la siguiente manera.

4.2.1 Identificación de vendedores

Las principales actividades en este proceso son los siguientes:

4.2.1.1 Ubicación de vendedores

Existen múltiples posibilidades para ubicar al vendedor de un software, entre las principales

tenemos:

Referencias: En este caso, el Responsable del Proyecto puede solicitar al personal, interno o

externo, referencias exitosas o reseñas de experiencias positivas de implementación y

funcionamiento con otros softwares contables financieros.

Publicaciones: Se puede ubicar información de proveedores en revistas especializadas, los

teléfonos de empresas especializadas en la guía telefónica e incluso en los periódicos en

secciones enfocadas a la actividad informática o gestión empresarial.

Internet: A través de navegadores y buscadores de dirección de Internet se pueden acceder a

páginas de empresas proveedoras y/o distribuidoras de software contable.

Negocios similares: El personal interesado en la adquisición de software contable puede acudir

a negocios con similar movimiento e investigar el sistema con el cual está funcionando y los

resultados de su implementación. Tiene su ventaja en el sentido de que se puede obtener una

versión vertical para un tipo de negocio específico.

 83

4.2.1.2 Selección de vendedores

Con el listado de factibles proveedores se procede a seleccionarlos conforme a criterios como:

Imagen Corporativa: Hace relación a la estructura de la empresa que ofrece el software. Se

refleja en el tipo de sociedad, persona natural o jurídica, y su organización interna. Esta

imagen nos permitirá inducir su capacidad de responder eficaz y eficientemente a nuestros

requerimientos de información.

Madurez del producto: Es decir, que el software venga con una estructura sólida y con un

mínimo de errores de programación. Esta madurez la da el tiempo del sistema en el mercado,

reflejado por el número de implementaciones realizadas.

Ductilidad del producto: Si la estrategia empresarial dedujo que se requiere un software que

deba adaptarse a las peculiaridades del negocio a las cuales está enfocada la organización, este

aspecto es de primordial importancia, por lo cual debe ser analizado en profundidad

concomitantemente con la tecnología sobre la cual está elaborado.

4.2.2 Solicitud de Información

La empresa que va a adquirir el software solicita información a los factibles proveedores,

enfocándolos en los siguientes aspectos:

4.2.2.1 Entrega de requerimientos

Se debe entregar en primera instancia los requerimientos de información de los distintos

usuarios, de acuerdo al diseño realizado en etapas anteriores. La respuesta incluirá diagramas

de procesos, flujo de procesos, requisitos de hardware y software, etc.

 84

4.2.2.2 Experiencia empresarial

Se solicita información de anteriores implementaciones del sistema, proyectos exitosos y

fracasados, cartera de clientes, tipos de negocios, tecnología utilizada.

4.2.2.3 Carta de Compromiso

En este documento el proveedor da por conocido y entendido los alcances del Diseño

Conceptual del sistema de información solicitado, así como de su capacidad técnica y

operativa de entregar una solución informática conforme a los requerimientos entregados

inicialmente por la empresa adquiriente.

4.2.3 Pruebas de comparación

Hace referencia a técnicas que permiten una comparación entre los softwares actuales y los

factibles de adquisición. Otorga un panorama más amplio de la aplicabilidad del software así

como atributos adicionales como amigabilidad, flexibilidad, corrección, confiabilidad,

mantenibilidad, portabilidad, usabilidad, seguridad e integridad.

Para tal efecto, existen algunas técnicas entre las que tenemos:

4.2.3.1 Exposición

Es un certamen en el cual el Proveedor muestra las principales bondades del software a los

factibles usuarios del mismo. Debida a su corta duración, por lo general no más de tres horas,

adolece de mediana comprensión de la filosofía propia del sistema, especialmente porque los

ejemplos utilizados corresponden a datos de otras empresas.

 85

4.2.3.2 Visitas

La forma más práctica para comparar es realizar dos o más visitas a las organizaciones donde

esté funcionando –no implementando- el software. Aquí, dependiendo el tiempo asignado, se

pueden realizar preguntas con mayor profundidad que en las técnicas anteriores así como la

experiencia de la relación con el proveedor.

4.2.3.3 Demos

Refiere a la obtención de software de demostración de uso del sistema. Su instalación tiene

algunas limitantes como:

Caducidad: Es decir, que el propietario del software impone una fecha de vencimiento a la

clave del usuario de la empresa demo, luego de la cual no se podrá ingresar al mismo.

Longitud: El proveedor del software, en este caso, limita el número de registros que se aceptan

en la Base de Datos, lo que imposibilita su desempeño a lo largo del tiempo.

Intensidad: El software es funcional por un número de veces que el programa se pone en

marcha, o la duración de cada período de sesiones del programa.

Bloqueo: El software guarda un código, usualmente en el registro Windows, que impide la

eliminación y la reinstalación de la demo en un intento de restablecer el período de prueba.

No se recomienda este tipo de Pruebas, ya que como veremos, la implementación de un

software contable, que resulta en la generación de un sistema de información empresarial,

supone una serie de técnicas de diseño, así como de etapas de organización y parametrización

previas a su funcionamiento, lo que conlleva considerables horas de adiestramiento que, por lo

general, las empresas de software no están en capacidad de otorgar en forma gratuita.

 86

4.2.4 Revisión de Propuestas

En este caso se puede confeccionar una matriz ponderada que resuma los diferentes aspectos

positivos de los distintos softwares.

Esta matriz puede tener la siguiente presentación:

Tabla 4.02: Matriz de Propuestas

PROVEEDORES
FACTORES UNO DOS TRES
Ponderación

CLAVES
Clasificación

Clasificación

Clasificación
ponderado

ponderado

ponderado
Resultado

Resultado

Resultado
DEL EXITO

Amigabilidad 0.3 4 1.2 3 0.9 3 0.9

Tecnología 0.2 4 0.8 4 0.8 4 0.8
Madurez 0.1 3 0.3 3 0.3 1 0.1
Imagen corporativa 0.3 2 0.6 4 1.2 2 0.6
Servicio técnico 0.2 2 0.4 4 0.8 2 0.4
Total resultado 3.3 4.0 2.8
ponderado

Fuente y Elaboración: El Autor

De acuerdo a esta matriz la mejor solución tecnológica nos la ofrece el Proveedor Dos, el cual

presenta el más alto resultado ponderado.

4.2.5 Contrato`

Una vez seleccionado el software y su proveedor, debe firmarse un contrato. Éste debe definir

claramente la modalidad de la contratación –compraventa, licenciamiento, alquiler,

arrendamiento, etc.-, el tipo de contratación, las expectativas de desempeño, los productos

entregables así como establecer multas si los requisitos no se cumplen.

 87

4.2.5.1 Alcance

Se refiere a los compromisos específicos que las partes contratante y contratista se someten.

Por parte del comprador debe contener:

Instalaciones: El comprador debe asegurarse previamente que la infraestructura física de la

empresa es la adecuada para el óptimo funcionamiento del software.

Mantenimiento: Se debe establecer la metodología para solicitar visitas técnicas de

mantenimiento del sistema, así como su costo.

Por parte del vendedor deberá contener:

Personal: Se anotará en el contrato el personal que se asignará al proyecto de

implementación. Se debe especificar, bajo efecto de sanción, que dicho personal cuenta con la

experiencia suficiente para llevar a cabo dicho proceso.

Garantía: El proveedor del software debe ofrecer una garantía por un tiempo determinado,

generalmente un año, sobre posibles fallas de programación. Estos arreglos se lo realizarán sin

costo para la empresa adquiriente.

Manuales: El proveedor debe comprometerse a entregar un manual de usuario. Este

contendrá detalladamente todas las explicaciones generales del uso de cada módulo adquirido.

Implementación: Se debe especificar ampliamente que se entiende como tal, así como las

condiciones bajos las cuales se deducirá como concluida (recepción de entregables).

Sanciones: Por incumplimientos en las condiciones establecidas por cualquiera de las partes.
 88

4.2.5.2 Personal de Soporte

Se define el personal que intervendrá, por parte de la empresa proveedora, en la

implementación. Básicamente será de dos tipos:

Técnico: Ordinariamente es un profesional del área de Sistemas con alto conocimiento del

software de aplicación específico, bases de datos, y de procesos administrativos y contables.

Operativo: Generalmente se trata de un Contador o un Administrador, quien se encarga de

transmitir su visión y experiencia en el sistema para su aplicación en los procesos específicos

de la empresa adquiriente.

4.2.5.3 Precio

El precio de venta o arrendamiento generalmente está en función de los siguientes aspectos:

Módulos: Es decir, la adquisición de los subsistemas que requiera la empresa, así como las

acoplaciones que éstos requieran. Estos se deducen del análisis realizado en la primera fase.

Licencias: Se refiere al número de equipos donde será instalado el sistema de información.

Personalización: Contiene los cambios, ya no solo de forma, sino de fondo que el sistema

requiere para adaptarse en alto grado a la cultura organizacional de la empresa adquiriente.

4.2.5.4 Pagos

A menos que se haya negociado otro tipo, los pagos deben ir en función del avance de la

implementación, que es el siguiente punto a analizar, presuponiendo que ya se ha firmado el

contrato.
 89

4.3 Implementación del sistema de información

La implementación incluye todas aquellas actividades que se ejecutan para convertir el sistema

de información anterior a uno nuevo o renovado. El nuevo sistema puede reemplazar al anterior

que existe sea manual, semiautomatizado o automatizado; o ser una modificación importante de

un sistema ya existente.

Una implementación exitosa no garantiza el mejoramiento de la organización que use el nuevo

sistema (es solo cuestión de diseño), pero su implementación inadecuada lo impedirá.

La metodología aquí expuesta está basada en lo que se denomina el Ciclo del Módulo, el cual

denota, desde un punto de vista conceptual, los diferentes tipos de procesos consecutivos bajo

los cuales debe estar delineada la implementación del nuevo sistema.

CICL O DE L M Ó DU L O
(Enfoque Conceptual)

Proceso Conceptual Proceso Físico

Proceso Lógico

Nivel Dirección Dirección Nivel Información

Estratégico Táctica Operativa Operativo

Retroalimentación Gerencial, Táctica y Operativa

Gráfico 4.02: Enfoque Conceptual del Ciclo del Módulo

Fuente y Elaboración: El Autor

Desde la perspectiva conceptual, que se reflejará en el enfoque empírico, apreciamos que el

objetivo del sistema de información lo determina el nivel estratégico, lo planifica el nivel

táctico, y lo ejecuta el nivel operativo con el procesamiento de las transacciones empresariales

diarias.
 90

Ya en un sentido práctico del Ciclo del Módulo, denominado enfoque empírico, diagramamos

las labores con que cada uno de los estamentos de la organización, sea estratégico, táctico u

operativo, aportan a la creación del nuevo sistema de información.

CICL O DE L M Ó DU L O
(Enfoque Empírico)

Data Mining
Parámetros

ESTRATEGIA Planificación
DE NEGOCIOS Gestiones de Gestiones Informes
Informes
Y Organización De Inclusión
Control

Data
Aplicaciones Warehouse

Gráfico 4.03: Enfoque Empírico del Ciclo del Módulo

Fuente y Elaboración: El Autor

La información producida retroalimentará a la Dirección Estratégica de la organización, la cual

tomará Decisiones, aspecto con el cual se renovará al sistema de información reiniciando el

Ciclo del Módulo en forma continua.

4.3.1 Metodología Global de Implementación

El proceso de implementación de un software contable debe contar con el continuo soporte de

profesionales con experiencia en las áreas de Administración, Contabilidad y Sistemas; quienes

le asesoran para que el flujo de información cumpla en forma eficaz y eficiente su Ciclo en cada

Módulo.

Este ciclo implica, desde la perspectiva del autor de esta investigación, configurar

secuencialmente al software contable en los siguientes aspectos:

 91

4.3.1.1 Estrategia de Negocios

Están dictaminados por la Dirección y plasmados en la Misión y Visión de la empresa, se

manifiestan en las estrategias organizacionales, proyectos y planes de largo plazo a

implementares y medirse a través de sus indicadores de gestión y cumplimiento. Estas

estrategias propenden el mejoramiento operativo, generación de fortalezas internas y

obviamente el aumento de utilidades.

4.3.1.2 Planificación y Control

Esta etapa la ejecuta la Dirección Táctica de la empresa, representadas en las Jefaturas

Departamentales, quienes dictaminarán los mecanismos para ejecutar a cabalidad los proyectos

y planes instituidos por la Dirección. Supervisarán en conjunto con los Mandos Operativos los

siguientes pasos de la implementación.

ERP

MODULO DE
SEGURIDADES

EMPRESA USUARIOS

MODULO DE
MODULO DE MODULO DE MODULO DE MODULO DE MODULO DE MODULO DE
COMPRAS E
INVENTARIOS VENTAS CONTABILIDAD NOMINA ACTIVOS FIJOS PRODUCCION
IMPORTACION

GESTIONES DE GESTIONES DE
PARAMETROS APLICACIONES INFORMES
ORGANIZACIÓN INCLUSION

Gráfico 4.04: Metodología de Implementación Modular

Fuente y Elaboración: El Autor
 92

4.3.1.3 Gestiones de Organización

Se refiere a aquellas Tablas (Tipo Hoja Electrónica) y/o Fichas (Cédulas), ambos conocidos

también como Archivos Maestros, los cuales dan el marco general de organización de la

información, y, le confieren al sistema la compatibilidad con las necesidades específicas de

información de los usuarios.

Tablas: Se refiere básicamente a listados ordenados de datos. Pueden ser de cinco tipos:

De Ordenamiento: Son aquellas donde se codifican los datos relacionados a un solo elemento.

Ej.: Artículos, Proveedores.

Gráfico 4.05: Ejemplo de Tabla de Ordenamiento

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Se caracterizan principalmente por poseer un código, un nombre y una cuenta contable.

De Configuración: Son aquellas tablas donde se determinan los límites y relaciones entre

determinados datos del módulo y/o sistema. Ej.: Presupuesto de vendedores.

Gráfico 4.06: Ejemplo de Tabla de Configuración

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 93

De Secuencia: Clasifica a los formularios de las gestiones de inclusión, así como a la serie y

numeración que le corresponden. Ej.: Comprobantes de Retención.

Gráfico 4.07: Ejemplo de tabla de Secuencia

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

De Búsqueda: Estas tablas son invocadas para consultar la codificación de elementos de una

misma naturaleza o la secuencia de formularios. Ej.: Lista de Artículos.

Gráfico 4.08: Ejemplo de tabla de Búsqueda

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

De Acumulación: Aquí se van depositando, en el formato de filas y columnas, ya sean datos

originados en las gestiones de organización; o, información capturada en las gestiones de

inclusión. Ejm.: Tabla de Artículos.

Gráfico 4.09: Ejemplo de tabla de Acumulación

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 94

Fichas / Cédulas: Corresponden a datos detallados de identificación de una entidad,

usualmente la más importante del módulo. Ej.: Ficha de clientes en el subsistema de Ventas.

Gráfico 4.10: Ejemplo de Ficha de Cliente

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Las técnicas de ingreso de datos son las siguientes:

Casillas: Son recuadros donde caben datos conforme a su título. Existen casillas mandatorias,

es decir, que obligatoriamente contendrán algún tipo de dato, por lo general éstos poseen

fondo blanco. Para casillas no mandatorias su fondo es de color gris. Por ejemplo:

Gráfico 4.11: Casillas mandatorias y no mandatorias

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

En este caso el primer apellido es mandatorio y el segundo no.

Listas: Corresponden a tablas con información, los cuales se despliegan al hacer clic en la

parte derecha. Ejm. Estado Civil.

Gráfico 4.12: Ejemplo de Listas

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 95

Las listas pueden ser de dos tipos:

Abiertas: La incorporación de nuevos datos se realiza por intermedio de las Gestiones de

Organización, o,

Cerradas: La agregación de nuevas variables se la ejecuta través de la programación

respectiva.

Casillas de Verificación: Denominados también check box, son círculos o recuadros con

fondo usualmente blanco. Al hacer clic sobre los mismos, resaltan la preferencia por una

categoría de proceso.

Cuando están en blanco significan que no están activados. Ejm. Efectivo o Crédito.

Gráfico 4.13: Ejemplo de Casillas de Verificación

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

4.3.1.4 Parámetros

Este proceso engloba en forma de preguntas cerradas los controles específicos de trabajo bajo

los cuales funcionará la Gestión de Inclusión a la que hagan referencia.

Incluye, dependiendo si la gestión tiene connotación contable o no, casillas para la

preasignación de determinadas cuentas contables8, con el objeto de que éstas sean reconocidas

automáticamente cuando se contabilice la transacción.

Contiene Cierres por Fechas con el propósito de inhibir el ingreso de datos en periodos

anteriores a aquellos referenciados.

8
Como por ejemplo la cuenta contable del IVA, sea en compras o ventas.
 96

Gráfico 4.14: Gestión de Parámetros

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Si no se cuenta con una gestión de Parámetros, significa que éstos vienen predefinidos en la

programación, lo cual induce a establecer que el sistema podría ser rígido e inflexible.

4.3.1.5 Gestiones de Inclusión

Son procesos que se representan en los formularios. Un formulario es una ventana

estandarizada que transmite información específica y que ha sido diseñada para visualizar,

llenar, verificar, grabar, enviar e imprimir datos con su computadora.

Los formularios son la principal interfaz o vía de comunicación entre el usuario y la base de

datos. Entre las utilidades más importantes de los formularios se pueden citar las de mostrar y

editar datos de una o varias tablas o consultas, la de controlar el flujo de la aplicación con

botones, la de inserción de datos en la base de datos o la de enviar mensajes al usuario. De

esta forma se deduce que los formularios electrónicos contienen técnicas de programación que

generan un comportamiento inteligente durante la carga y gestión de los datos.

Dependiendo del tamaño y número de campos de la tabla o consulta que se va a mostrar en el

formulario se decide cuál es el tipo de formulario que mejor se adapta a cada situación. El tipo

de formulario más sencillo muestra los valores de todos los campos de una tabla o consulta.
 97

Es posible avanzar uno a uno a lo largo de todos los registros y moverse al primero o al último

de la tabla, para ver sus valores y/o modificarlos. También se puede realizar la inserción de un

nuevo registro al final de la tabla.

Si la tabla o consulta que se desea mostrar en el formulario contiene muchos campos puede

ser útil mostrarlos en varias páginas creando un formulario de múltiples páginas. De esa

forma se obtiene una mayor claridad en la información sin tener que amontonar toda ella en

poco espacio. Si, por el contrario, la tabla tiene pocos campos puede diseñarse un formulario

continuo que permite visualizar la información de forma tabular pudiendo mostrar varios

registros de forma simultánea. Se puede navegar a lo largo de los registros de la forma

habitual.

Un formulario está conformado de las siguientes partes

Gráfico 4.15: Partes de un Formulario

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Encabezado: Se encuentra en la parte superior y contiene por lo menos: el título del

formulario, número del documento y fecha de elaboración, datos que por lo general se

dictaminan en los parámetros de la gestión respectiva. Por ejemplo: Una factura.

 98

El ingreso de información se la efectúa así:

Casillas: Son recuadros donde se ingresa los datos de acuerdo a su nombre. En algunos casos

éstos son mandatorios, es decir, que obligatoriamente se debe ingresar información. Ejemplos:

Observaciones y Cliente, de acuerdo a cada tipo, respectivamente.

Para la búsqueda de datos es necesario invocar la Ventana de Consulta de los datos a los

cuales hagan referencia, de donde se elegirá o filtrará el que se requiera.

Listas: Corresponden a tablas con información, los cuales se despliegan al hacer clic en la

parte derecha. Ejm. Estatus o Vendedores.:

Cuerpo: Está conformado por renglones, los cuales contienen la información relevante de la

transacción. En el caso de una factura, por ejemplo, vienen los campos de: código de

producto, unidades, cantidad, precio, y totales.

El tratamiento de la información se la efectúa a través de las siguientes instrucciones:

Permite insertar un nuevo renglón en el cuerpo de la ventana de proceso. Se

puede invocar la ventana de consulta con técnicas propias de cada sistema.

Permite eliminar el registro seleccionado o línea, previo una confirmación de

acción mediante la contestación al mensaje que el sistema muestra automáticamente.

Pie: Esta área detalla datos que necesarios sobre la información contenida en el formulario.

Puede incluir subformularios que se relacionan con procesos conexos al formulario que se

tramita. En el mismo caso de la factura va el total, el IVA y los descuentos efectuados. Estos

básicamente son el resultado de un cálculo, por lo que no se pueden modificar.

 99

Accesos: Importan y exportan información, contable y/o administriva desde y hacia otras

gestiones para su procesamiento complementario. Se ubican en la parte superior derecha a

manera de recuadros, por ejemplo:

En este ejemplo, se importan las órdenes de compra en la factura de

compra, por lo que no es necesario volver a digitar todos los datos.

Una vez grabado el formulario, exporta su información en forma de

asiento contable hacia la Gestión de Contabilidad. Este acceso, por un lado, solo estará

disponible en los formularios relacionados con procesos contables, y por otro lado, se

ejecutará cuando se haya determinado que el formulario sea contabilizado en línea.

Subformularios: En el caso de que se desee editar mediante un formulario una consulta

basada en una relación uno a varios puede resultar útil diseñar un formulario que contenga

subformularios, de manera que en el formulario principal aparezcan los datos del lado único

de la relación y en el subformulario se pueda acceder a cada uno de los del lado múltiple de la

relación. Es decir, evocan a procesos subsidiarios del formulario principal. En este ejemplo:

Se determina la con sus pertinentes detalles.

Gráfico 4.16: Subformulario

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 100

Los formularios en un contexto mayor pueden ser de dos tipos:

Formularios Administrativos: Concierne a la captura de datos de aquellos procesos

administrativos que permiten el manejo de información en forma primaria para su posterior

integración. Por Ej.: La Pro forma, la cual una vez ingresada no afecta directamente las

finanzas de la empresa.

Formularios Contables: Atañe a la captura de transacciones y/o integración de formularios

no contables, cuya información mantiene trasfondo y por tanto repercusión contable. Por Ej.:

la Pro forma se integra a una factura de venta, la cual finalmente incide sobre el Balance

General (clientes) y el Estado de Resultados (Ingresos).

Independientemente de su naturaleza, los formularios pueden contener uno o varios formatos

y opciones de impresión, lo que dependerá de las necesidades de control de cada empresa.

4.3.1.6 Aplicaciones

Concierne a aquellos procesos auxiliares que, sin alterar las transacciones procesadas,

facilitan la depuración, eliminación, generación y/o revisión de la información.

Gráfico 4.17: Aplicación de Recálculo de Costos

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 101

Veamos en detalle cada concepto señalado:

Depurar información: Una de las aplicaciones más comunes en los sistemas de información

contables, para citar un ejemplo, es el representado en el gráfico anterior, el cual se denomina

Recálculo de Costos. Este proceso depura la información en el sentido de volver a calcular el

costo promedio del inventario desde las fechas indicadas, cuando éste ha soportado una

cantidad considerable de movimientos de entradas y salidas.

Eliminar información: Una aplicación de este tipo se denomina Cancelación de Pedidos

Pendientes y lo que hace es eliminar de la ventana de Búsqueda aquella información del

módulo de Ventas, concerniente a la Gestión de Pedidos que fueron satisfechos en su

totalidad o que no han sido satisfechos dentro de un plazo razonable. Otra opción sería la

eliminación automatizada de diarios contables de un cierto tipo, por ejemplo, los diarios de

ventas o de cobros.

Generar información: Otra aplicación que podemos despuntar como ejemplo es el Cierre de

Año, ésta usualmente genera un asiento de cierre de las cuentas del Estado de Pérdidas y

Ganancias y el traspaso de los saldos de las cuentas del Balance General. Así mismo, cabe el

ejemplo del proceso de integración, donde el sistema genera los diarios contables en función

de los datos de las transacciones de los diferentes módulos. Finalmente podemos ubicar el

caso del cálculo del rol donde el sistema, en función de las diferentes fórmulas de los rubros,

determina luego del corrido de una Aplicación los valores correspondientes a cada uno de

éstos.

Revisar información: Proceso que accede a la información de la base de datos, sin

posibilidad de forjar cambios.

 102

4.3.1.7 Informes

Los formularios sirven para mostrar y editar el contenido de las tablas de una manera

detallada y ordenada. Mostrar el contenido completo de una tabla o una consulta tampoco es

complicado. Pero si la salida de los datos se quiere elaborar un poco, mostrando los datos

agrupados, incluyendo subtotales, encabezamientos y pies de página, entonces es necesario

recurrir a los informes.

Los informes muestran la información de manera detallada y elegante siendo habitualmente

utilizados para generar resúmenes para los directivos, pedidos y facturas para los clientes, el

catálogo de la compañía, y en general cualquier información que vaya a ser impresa. Se puede

decir que un informe es la manera más eficiente de mostrar la información.

El informe se basa habitualmente en una consulta almacenada en la base de datos, aunque no

es estrictamente necesario. Esa consulta puede modificarse desde el propio informe durante la

elaboración del mismo mediante la utilización de Filtros.

Los Informes, desde el enfoque de la implementación, es el producto del procesamiento de

datos ordenados en las Gestiones de Organización, Parametrizados en los Procesos,

registrados en las Gestiones de Inclusión y depurados o generados en las Aplicaciones.

Gráfico 4.18: Partes del informe de Estados Financieros

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 103

La ventana de informes puede estar compuesta de los siguientes elementos:

Título Informe: Denota el título del informe, el cual puede ser editado ubicándonos al final

del mismo. En algunos casos éste cambia conforme se escoge el Tipo de Informe.

Filtros del Informe: También denominados Criterios, permiten seleccionar, delimitar y filtrar

los parámetros para generar el informe (depende del informe).

Para escoger los Filtros del Informe el sistema incluye dos técnicas muy sencillas, a saber:

La primera consiste en filtrar la información desplegando listas haciendo clic en la parte

derecha del mismo, en una flecha con dirección hacia abajo encerrada en un recuadro gris.

Gráfico 4.19: Filtro por Catálogo

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

La segunda facilita la designación de rangos de información ya que incluye un DESDE y un

HASTA, para esto hay que ingresar manualmente los rangos requeridos en las casillas que

contienen un recuadro.

Gráfico 4.20: Filtro por rango

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

En algunos casos, especialmente en fechas, se opta solo por el hasta para tener un corte.

Finalmente si desconoce con exactitud los rangos del informe, puede hacer aparecer la

pantalla de consulta, con la metodología propia de cada sistema.

 104

Tipo Informe: Alude a los distintas presentaciones de los informes del módulo que

correspondan. En este sentido el software posee dos virtudes: el primero mantener como

estándar los reportes más solicitados en las organizaciones, y la segunda, conservar la

versatilidad de modificar o crear cualquier reporte adicional que la Administración de las

empresas requieran. Para escoger algún reporte haga clic en la opción respectiva.

Una vez seleccionados estos elementos haga un clic en el botón “Iniciar”, el mismo que

mostrará el informe como se muestra en el siguiente gráfico:

Gráfico 4.21: Visualización de informe

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Los datos que aparezcan en el Informe dependerán de la configuración del mismo, lo cual se

basará en las necesidades de información de la administración, previamente establecidas en la

implementación del sistema.

Sin embargo, es importante la apertura mental del usuario en cuanto a la utilización de las

herramientas con que cuenta el sistema, tales como el Filtro o la conversión a algún tipo de

archivo por intermedio del Guardar Como a fin de hacer pleno uso del informe en otras

dimensiones.
 105

La ventana de Informes muestra varios botones de procesos que a continuación se explicarán:

Permite ir al inicio del documento o a la primera página.

Permite regresar una página.

Permite avanzar a la siguiente página.

Permite ir al final del documento o a la última página.

Aumenta o disminuye el área de visualización del informe. Puede hacerse

uso de las flechas al costado derecho del número o directamente editarlo.

Manipula la escala de impresión, generalmente para ocupar

menor número de hojas, o, para que el reporte se acople al tamaño de la hoja.

Permite cambiar el orden de presentación de los datos, como se muestra en el

siguiente gráfico:

Gráfico 4.22: Ventana de Ordenación

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Así por ejemplo, se puede ordenar este informe en base al número de la factura (campo

encabezadopuntosdeventa_numfac) y luego por la fecha (campo

encabezadopuntosdeventa_fecfac). En cualquier caso se especifica al sistema si el orden es

ascendente o descendente.
 106

Permite filtrar la información en grupos más pequeños, para esto el sistema

muestra el siguiente cuadro de diálogo, la expresión "Filtrar" la información es idéntico al

que Ud. usa en Excel.

Gráfico 4.23: Ventana de Filtración

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Las funciones de filtrado son únicamente aplicables a los campos relacionados al informe y

establecidos en la sección de Columns. El dato a filtrar debe constar entre comillas simples,

ya que en el fondo se trata de un Select en la base de datos.

En caso de duda de la sintaxis de la función existe la opción de Verificar (Verify) la cual le

envía un mensaje de OK cuando la función está bien estructurada.

Al oprimir OK, el reporte se configura de tal manera que presenta únicamente el dato filtrado

con sus atributos.

Guarda la información en otro formato del presentado en primera instancia, es

decir, migra la información a un formato distinto del ejecutado en la pantalla, por ejemplo, a

una hoja de Excel, en formato DBF, ASCII, HTML, etc.

 107

Gráfico 4.24: Ventana de Guardar Como

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Imprime la información, para lo cual detalla las condiciones de impresión aquí:

Gráfico 4.25: Ventana de Impresión

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

En caso de requerir cambiar de impresora presione el recuadro con dicho nombre y aparecerá

un listado

Gráfico 4.26: Ventana de Configuración de Impresora

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Si desea cambiar la configuración de la impresora, tal como el tamaño o dirección del papel,

presione el recuadro “Setup”. La presentación de esta ventana dependerá del dispositivo al

que haga referencia.

Salir: Permite cerrar la ventana en la cual se está trabajando.

 108

4.3.2 Cronograma de Implementación

Como en todo tipo de proyecto debe establecerse un Cronograma, éste consiste en una

secuencia lógica, detallada y cronológica de las actividades que se van a ejecutar para

alcanzar los resultados propuestos.

4.3.2.1 Diagrama de Gantt:

Esta herramienta contempla, auxiliado por métodos gráficos, un detalle pormenorizado del

avance, simultáneo o excluyente, de las distintas tareas que conllevan la Implementación.

Esta técnica, que requiere del soporte de software especializados, consiste en un gráfico en el

que en sentido horizontal se representa el tiempo, y, en el vertical se enumeran las diversas

etapas del proyecto representado.

sep 2011 oct 2011

IMPLEMENTACION MODULO DE
Id. Comienzo Fin Duración
CONTABILIDAD 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8

1 Gestiones de Organización 26/09/2011 29/09/2011 4d

2 Plan de cuentas 26/09/2011 28/09/2011 3d

3 Retenciones 29/09/2011 29/09/2011 1d

4 Secuencias 29/09/2011 29/09/2011 1d

5 Parametrización 30/09/2011 30/09/2011 1d

6 Diarios 30/09/2011 30/09/2011 1d

7 Gestiones de Inclusión 03/10/2011 03/10/2011 1d

8 diarios 03/10/2011 03/10/2011 1d

9 Aplicaciones 03/10/2011 03/10/2011 1d

10 Contabilizar Asientos 03/10/2011 03/10/2011 1d

11 Informes 04/10/2011 04/10/2011 1d

Gráfico 4.27: Diagrama de Gantt

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

En el gráfico anterior podemos apreciar, de acuerdo a la metodología explicada, como se

implementaría el módulo de Contabilidad. Las actividades en negrilla (1, 5, 7, 9 y 11)

implican que contienen a las Tareas con sangría, cada una con una duración específica en días

que se representan al lado derecho en forma de barra horizontal.

 109

4.3.2.2 Métodos para estimación de tiempo del proyecto

Existen tres métodos para la estimación del tiempo de desarrollo del proyecto.

Método histórico: Se basa en los registros que se tienen de realizaciones de proyectos

anteriores, con todas sus características para que sean después comparados con los actuales y

así se pueda hacer la estimación.

No es el más utilizado ya que es difícil mantener los registros tan rigurosos y además el

proyecto nuevo debe ser muy parecido al antiguo para que la estimación sea de confiar, sin

embargo, da importantes pautas para la estimación de nuevos proyectos.

Método intuitivo: Es el método que lo lleva a cabo las personas con más antigüedad en la

empresa y con más experiencia con proyectos.

Este método es bastantemente utilizado ya que es rápido, pero dependiendo de la experiencia

de la persona será más o menos preciso, por lo cual demandará de ciertos ajustes en los

criterios y perspectivas base de la estimación.

Método estándar: Este va a venir determinado por el estudio detallado de cada proceso y

cada peso individual y después a través de una formula aritmética específica que nos llevará al

resultado más acertado y confiable.

Para realizar cualquiera de estos métodos es necesario tomar en cuenta cada uno de los

detalles del proyecto debido a que son muy importantes para la buena estimación (desde el

momento en que se decide hacerse el proyecto, pasando por el lenguaje de programación a

utilizar hasta su implementación).

Es recomendable la utilización de software de programación de proyectos como puede ser el

MS. Project, Visio o similares.

 110

4.4 Conversión

Define la intensidad del proceso de cambiar del sistema anterior al nuevo.

4.4.1 Estrategias de Conversión

Existen cuatro estrategias para llevar a cabo la conversión de sistemas, cada uno presenta

ventajas y desventajas comparativas respecto a los demás. Por esta razón, debe evaluarse cada

uno de ellos para elegir el más conveniente al modelo operacional de la empresa.

4.4.1.1 Sistemas Paralelos

Gráfico 4.28: Conversión en paralelo

Fuente: Catacora F., Sistemas y Procedimientos Contables
Elaboración: El Autor

Cuando el sistema nuevo comprende procesos complejos de gran envergadura es

recomendable el método en Paralelo, el cual consiste en operar conjuntamente tanto el sistema

anterior como el nuevo, ya que nos permitirá realizar ajustes y modificaciones al nuevo

sistema sin llegar a ocasionar graves problemas en el funcionamiento de la empresa.

Tabla 4.03: Ventajas y Desventajas Sistemas Paralelos

VENTAJAS DESVENTAJAS

 El usuario se familiariza en  Duplica el costo de operación.

forma pausada.
 Ofrece la máxima seguridad.
 Se recurre al sistema anterior si
se detectan errores en el nuevo, o
si ocurren problemas de uso.
 El nuevo sistema podría no ser
juzgado adecuadamente y
finalmente rechazado.

Fuente: Catacora F., Sistemas y Procedimientos Contables

Elaboración: El Autor
 111

4.4.1.2 Conversión Directa

Gráfico 4.29: Conversión directa

Fuente: Catacora F., Sistemas y Procedimientos Contables
Elaboración: El Autor

Consiste en reemplazar radicalmente el sistema anterior por el nuevo, en una sola fecha,

debido a la total confianza de la organización hacia el nuevo sistema. Se lo aplica

preferentemente cuando no existe un gran volumen de operaciones.

Tabla 4.04: Ventajas y Desventajas Conversión Directa

VENTAJAS DESVENTAJAS

 Obliga a los usuarios a trabajar  No hay otro sistema al cual

sobre el nuevo sistema. recurrir si surgen dificultades.
 Existen beneficios inmediatos  Requiere una planificación
por nuevos métodos y controles. cuidadosa de operaciones.

Fuente: Catacora F., Sistemas y Procedimientos Contables

Elaboración: El Autor

4.4.1.3 Enfoque Piloto

Gráfico 4.30: Enfoque Piloto

Fuente: Catacora F., Sistemas y Procedimientos Contables
Elaboración: El Autor

Consiste en implantar una versión de trabajo del nuevo sistema sobre una parte de la

organización, denominada en este caso Unidad. Con base en la retroalimentación se realizan

los cambios necesarios para luego instalar el sistema en el resto de la institución mediante

cualquiera de los otros métodos.

 112

Tabla 4.05: Ventajas y Desventajas Enfoque Piloto

VENTAJAS DESVENTAJAS

 Proporciona experiencia y una  Puede crearse la imagen de que

prueba directa antes de la el nuevo sistema no es confiable
implementación. ni está libre de errores.
 La implementación del nuevo
sistema puede tomar más tiempo
de lo esperado.
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

4.4.1.4 Método Por Etapas o Aproximaciones Sucesivas

Gráfico 4.31: Modelo por Etapas

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Consiste en implantar de manera gradual el sistema a todos los usuarios. Con esto se evita

grandes alteraciones; una vez normalizada esta parte se avanza a la siguiente fase, y así

sucesivamente, hasta obtener la implantación completa.

Tabla 4.06: Ventajas y Desventajas Método Por Etapas

VENTAJAS DESVENTAJAS

 Permite a los primeros usuarios  El período de instalación es

aprovechar las ventajas del
sistema;
 Permite la capacitación y la
instalación sin apoyarse en
recursos adicionales.
largo, y provoca dudas en el
usuario de si el proyecto marcha
bien o mal.
 Un sistema integrado requiere
que dos o más módulos sean
tratados al mismo tiempo para
obtener los mejores resultados.

Fuente: Sistema Contable Kohinor

Elaboración: El Autor
 113

4.4.2 Plan de Conversión

La introducción de cambios importantes sobre nuevos métodos y sistemas administrativos en

una organización es una de las tareas más difíciles y complejas para cualquier Administrador.

Muchas organizaciones están ocupadas en este tipo de esfuerzo sin tener una planeación

adecuada o tal vez sin ningún plan. Este plan incluye las actividades principales que deben

ocurrir al implantar el nuevo sistema y ponerlo en operación.

Un esquema básico de tal planeación incluirá:

4.4.2.1 Listar archivos a convertir

Hace referencia a la lista de archivos susceptibles de conversión, principalmente fichas y

cédulas, del software anterior. Optativamente se debe analizar la posibilidad de considerar

aquellos archivos donde se almacene información histórica como estados de cuenta, kárdex u

otros de igual o similar naturaleza.

4.4.2.2 Identificar nuevos datos

Hay que identificar los nuevos argumentos de información que posea el software a instalarse

en comparación con el software reemplazado.

Los nuevos datos, con la aplicación del sentido común, pueden ayudar a simplificar el trabajo,

a través de una mejor descripción de hacer las cosas. No obstante, recuerde que en todo

cambio interviene la innovación, y ésta requiere de creatividad.

Concomitantemente puede ser la oportunidad para implementar políticas de ingreso de

información así como la ocasión para estandarizar su contenido.

 114

4.4.2.3 Reconocer nuevos procedimientos

Si bien es cierto que todos los programas hacen lo mismo, v.g. registrar compras y pagos,

facturar, permitir cobros, etc. La diferencia entre cada uno de ellos es la forma en que lo

elaboran, por tanto, en el proceso de conversión es necesario, si antes no se lo ha hecho,

revisar los nuevos procesos que mantiene el nuevo software en su conjunto en comparación

con el anterior, así como, su aplicación práctica en la organización.

Gráfico 4.32: Análisis del proceso de compras

Fuente y Elaboración: El Autor

Igualmente es necesario analizar los procesos de negocios actuales y futuros para tomar una

serie de decisiones en función de escoger la mejor estructura operativa y financiera que

responda en forma eficiente y eficaz dentro del contexto de desempeño esperado.

 115

MODULO DE
COMPRAS Y
CUENTAS POR PAGAR

ORDEN DE INGRESO A COMPRA TRANSFERENCIAS PAGO A

COMPRA BODEGA PROVEEDORES

RECEPCION RECEPCION PRODUCTOS SERVICIOS BODEGA BODEGA

TEMPORAL DEFINITIVA INTERNA EXTERNA

PRODUCCION CONSIGNACION
CONTADO CREDITO

ALMACENES
EFECTIVO
VARIAS UNA
CUOTAS CUOTA

DISTRIBUCION
CHEQUE
TRANSFERENCIA
CON SIN
ABONO ABONO

RETENCION
FUENTE / IVA

CUENTA POR
PAGAR

Gráfico 4.33: Ciclo de Compras

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

En este ejemplo tenemos que una Orden de Compra puede convertirse, conforme lo requiera

el proceso y el usuario, ya sea en Ingreso a Bodega o en Compra. Este proceso a su vez tiene

varias opciones que serán escogidas por el usuario o parametrizadas en el sistema.

4.4.2.4 Redefinir estructura organizacional

Para esto tomaremos los argumentos de Mintzberg en el sentido que la estructura

organizacional se define como “las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo

dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al

logro de los objetivos”. Se las representa en los denominados organigramas donde se

visualizan las líneas de autoridad y de responsabilidad

SUB FUERZA DE CONTADOR ASISTENTE JUNTA DE

GERENTE VENTAS CONTABLE
ACCIONISTAS

SUBGERENCIA CONTABILIDAD PRESIDENTE

SERVICIO SERVICIOS ASISTENTE GERENTE

AL CLIENTE GENERALES GERENCIA
GENERAL

GERENCIA
DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO DE RRHH Y
DE COMPRAS DE DE VENTAS Y
FINANCIERO SEGURIDAD
CLIENTE E INVENTARIO PRODUCCION EXPORTACION
INDUSTRIAL
SEGURIDAD
SISTEMAS INDUSTRIAL
GERENTE DE
GERENCIA GERENTE GERENTE DE
VENTAS Y
DE COMPRAS PRODUCCION
EXPORTACION
JEFE ASISTENTE
DEPTO DEPTO CONTADOR RECURSOS MEDICO
TECNICO TECNICO BODEGA HUMANOS OCUPACIONAL
BODEGA MANTENIMIENTO MENSAJERO
SUMINISTROS
PRODUCCION
DE OFICINA

DEPARTAMENTO TESORERIA COORDINACION LIQUIDACION DE LIQUIDACION DE

LOGISTICA TECNICO PEDIDOS EXPORTACION 1 EXPORTACION 2
SUBGERENTE
TECNICO
ELABORACION
DE ETIQUETAS
JEFE ASISTENTE TECNICO
RECEPCION
BODEGA BODEGA HARDWARE JEFE DE JEFE DE PRE JEFE DE
CAMPO CLASIFICACION CLASIFICACION

S I S T E M A S D E I N F O R M A C I O N SUPERVISOR VERIFICACION
DE CAMPO DE EMPAQUE

Gráfico 4.34: Organigrama Horizontal y Vertical de dos empresas

Fuente y Elaboración: El Autor
 116

Esta estructura se verá determinada por factores de la empresa tales como:

Tamaño: De la cual dependerán la complejidad, burocracia e incluso la especialización.

Tecnología: Condiciona el comportamiento humano, es la esencia de la estructura organizativa.

Entorno sectorial y social: No es lo mismo una empresa que está en el sector agrario que en el

industrial, si la empresa está en un sector más simple la estructura será más simple.

La estructura tiene un mejoramiento de carácter continuo; jamás se puede decir que ha

terminado, dado que la empresa y sus recursos están en cambios constantes (expansión,

contracción, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la necesidad de desarrollar

permanentemente cambios en la organización.

4.4.2.5 Establecer Responsables

Se debe establecer la persona o grupo de personas que velen porque se cumplan los objetivos

y plazos de la conversión. Esta(s) persona(s) adicionalmente coordinará(n) en forma

permanente con la empresa proveedora del software las distintas inquietudes de los usuarios.

Se sugiere establecer mecanismos formales de comunicación, tales como: memorándums,

correo electrónico interno o actas.

4.4.2.6 Administración del cambio

Todo cambio causa conflictos internos y externos en la gente. Por tanto, para llevarlo a cabo,

es necesario que la Gerencia emprenda un proceso de liberación de fuerzas emocionales e

intelectuales, así como de las fuerzas estructurales, causales de la resistencia al cambio.

 117

4.5 Instalación del Sistema

Por lo general esta es la primera actividad ejecutada por los técnicos de la empresa proveedora

del software. Para ser realizada con éxito la empresa debe garantizar que los equipos (estaciones

y servidor), así como el sistema operativo en los cuales va a actuar el sistema de información

cumplen con los requisitos mínimos requeridos para su adecuado funcionamiento.

Como lo vimos en los componentes, el sistema comprende a su vez de tres programas:

4.5.1 Instalación Base de Datos

Es el programa que almacena la información para su posterior explotación y uso. La

responsabilidad de instalación de este software puede ser compartida entre las partes contratante

y contratista.

La base de datos y el software de gestión de base de datos SGBD pueden estar distribuidos en

múltiples sitios conectados por una red. Hay de dos tipos:

1. Distribuidos homogéneos: utilizan el mismo SGBD en múltiples sitios.

2. Distribuidos heterogéneos: Da lugar a los SGBD federados o sistemas multibase de datos en

los que los SGBD participantes tienen cierto grado de autonomía local y tienen acceso a varias

bases de datos autónomas preexistentes almacenados en los SGBD, muchos de estos emplean

una arquitectura cliente-servidor.

Estas surgen debido a la existencia física de organismos descentralizados. Esto les da la

capacidad de unir las bases de datos de cada localidad y acceder así a distintas universidades,

sucursales de tiendas, etcétera.

 118

4.5.2 Instalación software contable

Esta instalación usualmente la hará el personal técnico autorizado de la empresa proveedora del

software, tanto en el servidor de la red como en las estaciones que van a hacer uso del mismo.

La instalación deberá realizarse en función de la cantidad adquirida de módulos y licencias de

uso conforme lo estipule el contrato de provisión de software. Adicionalmente se debe verificar

que se instale la última versión del sistema, tanto en la base de datos como en la aplicación, o

por lo menos, con una versión estabilizada.

Gráfico 4.35: Dinámica de Hardware y Software

Fuente y Elaboración: El Autor

4.5.3 Instalación software desarrollador de aplicaciones

Se refiere al programa con el cual se creó el software contable, éste facilita la generación de

pantallas, menús e informes; los generadores de aplicaciones, los compiladores y las facilidades

para la definición y las vistas de datos.

Este software, entre los que tenemos Visual Basic y Power Builder, contiene todas las líneas de

programación y puede o no ser instalado en los equipos de la empresa cliente, en vista que

contiene el “know how” de la empresa proveedora siendo susceptible de copias no autorizadas.

 119

4.6 Pruebas de Funcionamiento

Una vez realizadas todas las actividades anteriores el implantador procederá, junto con los

usuarios líderes de cada área funcional, a probar y validar que el sistema está listo para entrar en

funcionamiento dentro de la empresa. Para tal fin el implantador supervisará un simulacro con

datos reales, de una empresa demo9, de los diversos procesos del cliente.

4.6.1 Validar el funcionamiento del sistema

Llegó el momento de proceder a validar con datos y usuarios reales los diversos procesos en los

cuales el software contable va a apoyar en la empresa. Se deben hacer tanto pruebas aisladas,

como pruebas o simulacros que involucren a varios procesos relacionados.

No se recomienda poner en operación el sistema sin realizar esta actividad, pues la misma va a

permitir detectar a tiempo problemas potenciales en la programación tales como:

4.6.1.1 Errores de sintaxis:

Suceden cuando un programador rompe ciertas reglas del idioma, escribe mal una palabra o

coloca signos de puntuación en lugar equivocado.

4.6.1.2 Errores de ejecución:

Ocurren cuando simplemente cierta operación no puede realizarse. Por ejemplo cuando en la

programación se pone una división y en algún caso el denominador es cero.

9
Generalmente las bases de datos y versiones de software contable corresponden a un tipo específico de
negocio, por lo que el cliente debe solicitar que se aplique la versión más semejante a la empresa adquiriente.
 120

4.6.1.3 Errores de lógica:

Ocurren cuando el propio programa no genera el resultado esperado. Esto se comprueba una

vez que se valide la información presentada en el reporte correspondiente.

4.6.2 Velocidad del sistema

La celeridad del sistema se analiza desde dos ámbitos:

4.6.2.1 Procesamiento

Mide la velocidad de respuesta del sistema con referencia a: rapidez de procesamiento y/o

grabación de una transacción, integración de una cantidad ingente de información o entrega

de un reporte solicitado desde una estación de trabajo. Dependiendo de la situación, podría ser

resultado de una defectuosa instalación, incompatibilidad de equipos o que se deben mejorar o

implementar campos índices en la programación.

4.6.2.2 Impresión

Se debe considerar que la velocidad y tiempo de impresión en ambiente Windows, en la

mayoría de impresoras matriciales, es mucho mayor que la de ambiente D.O.S. Por lo que la

empresa adicionalmente, si trabaja en este tipo de impresoras, se vería obligada en adquirir

impresoras de inyección a tinta o láser con los consecuentes gastos laterales.

Se debe contemplar suplementariamente la prueba de impresión de formularios y reportes en

seguidilla, de tal forma que la configuración de la impresora asegure no estar manipulándola

continuamente para imprimir más de un documento.

 121

4.7 Operación del sistema

Una vez probado el sistema en forma básica, recomendamos seguir en cada empresa, los

siguientes pasos para efectuar la implantación del mismo:

4.7.1 Crear la empresa.

El primer paso para empezar a trabajar en el software contable es crear la Empresa a través de

la gestión correspondiente o alternativamente trabajar sobre aquella empresa en la cual se

hicieron las pruebas de funcionamiento en forma exitosa.

Si va a manejar varias empresas, se recomienda primero seguir estos pasos para poner a

funcionar una de ellas, pues probablemente las demás empresas puedan ser configuradas a

partir de la primera, con el consiguiente ahorro de tiempo y esfuerzo.

En la creación de la empresa se anotará de forma elemental:

 Código10 y nombre de la empresa,

 Nombre de Representante Legal y Contador,

 RUC, mail y dirección de la empresa.

 Fecha de inicio y fin del Ejercicio Económico,

 Definición de la estructura del plan de cuentas.

 Referencias de Cuentas Contables de Activo, Pasivo, Patrimonio y Resultados.

Una vez creada la empresa ya está listo para proceder con los siguientes pasos.
10
Este código aparecerá en todas las bases de datos como referencia primaria de la empresa a la que
pertenece la información.
 122

4.7.2 Defina la estructura del código contable

Al implementar un sistema contable, obviamente el plan de cuentas será el eje central del

sistema, por este motivo, debe estructurárselo adecuadamente para permitir su total y adecuada

integración, y poder así explotar sus fortalezas.

En un contexto amplio, la estructura contable permitirá a los usuarios de la información

contable una mejor comprensión de la situación financiera y económica de la empresa,

representados en el Balance General y el Estado de Pérdidas y Ganancias, lo que a su vez

redundará en una mejor toma de decisiones.

El primer factor a considerar es la normativa contable, local o internacional, que predefina los

niveles, denominaciones, funcionalidad y condicionalidad de los códigos contables para

determinados tipos de negocios y/o empresas11.

Es importante además que, en un inicio, se destine tiempo a conocer el funcionamiento y uso de

las propiedades de las cuentas, para evaluar cual es el esquema más conveniente para su

empresa, pues cuando se crea una cuenta contable de detalle se debe decidir que propiedades

(atributos) va a manejar. De lo contrario, siendo un error muy común, redundamos en

Contabilidad la información que tenemos o podríamos mantener en el módulo, ocasionando

serias ineficiencias que motivan un mayor consumo de horas trabajo y papel.

Así mismo es muy común el descuadre de las cifras presentados en contabilidad y sus módulos

auxiliares, por lo que explicaremos brevemente como evitar dicho error.

Al utilizar sistemas con módulos se puede realizar la siguiente clasificación de las cuentas

contables:

11
En el Ecuador se tiene por ejemplo los catálogos de cuentas únicos emitidos por la Superintendencia de
Bancos, así como, las propuestas de estructuras contables de la Superintendencia de Compañías para
empresas bajo NIIF.
 123

4.7.2.1 Cuentas Modulares

Son aquellas cuentas contables cuyos débitos y/o créditos son alimentados, total o

parcialmente, por asientos producto de la contabilización de transacciones generadas en los

sistemas auxiliares.

Ventas Caja
Devolución Ventas al Efectivo
En Ventas Contado
Descuento Ventas a Cheques
En Ventas Crédito

Clientes
Ventas a Cobros a Bancos
Crédito Clientes
Depósito
Retenciones
Devoluciones
Descuentos
Retención por Renta
Retención

Gráfico 4.36: Cuentas Modulares

Fuente y Elaboración: El Autor

En este caso la cuenta contable de Cuentas por Cobrar Clientes es alimentada exclusivamente

por la contabilización de las transacciones generadas en el módulo de Ventas y Cartera. Así

tenemos en el caso de los Débitos se alimenta de la contabilización de las transacciones del

proceso de Facturación; y, en los Créditos se nutre igualmente de la contabilización de las

transacciones de Cobros a Clientes, Retenciones en la Fuente, Devoluciones y Descuentos

procesos que también son inmanentes del Módulo de Ventas y Cartera.

Cualquier duplicación de registro o tipo de transacción que se inscribiere por error en dicha

cuenta, origina un descuadre entre el módulo de Contabilidad y módulo de Cuentas por

Cobrar. Por tanto, el cuadre entre ambos módulos será un proceso obligatorio con el fin de

revisar la consistencia y uniformidad de la información.

Toda cuenta modular, tiene que ser por si, una cuenta con auxiliares, concepto que lo

analizamos a continuación.
 124

4.7.2.2 Cuentas Con Auxiliares

En la definición de sistemas auxiliares se estableció que la intención es que a nivel de módulo

se lleve la información a nivel detallado y luego ésta pase a Contabilidad en forma resumida.

Para que suceda esto los datos de los módulos deben mantener dos principios, a saber:

Discriminación: Implica que una entidad, en este caso la cuenta contable, mantenga un

atributo que diferencie la información con igual forma pero distinto fondo.

Organización
Auxiliar
Plan de
Cuentas Uso Auxiliar

Gráfico 4.37: Organización y Uso de Auxiliares

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

En la fase de organización de los sistemas de información contables, se “encadena” una

Cuenta Contable a un Grupo de Auxiliares del módulo. Éste a su vez contiene Auxiliares que

exhiben en forma pormenorizada la información.

Tabla 4.07: Discriminación de información Modular

CONTABILIDAD MODULO DE COMPRAS

Cuenta Contable Grupo Auxiliares Auxiliar
0101 022665999
01 Teléfonos
4.4.2.16 0101 099663381
Servicios Públicos 0201 Oficina
02 Agua Potable
0202 Almacén
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

En la fase de uso del sistema sucede el evento contrario; es decir, el usuario trabaja con

auxiliares en el ingreso de datos en los módulos, el momento de contabilizar, el sistema

reconoce en la transacción la cuenta contable asociada a dicho auxiliar y lo convierte en

información contable en forma de un asiento.

 125

Direccionamiento: Involucra codificar sistémicamente los datos para obtener información

con valor agregado. En otras palabras, denota una concepción de los requerimientos de

información del usuario y el reporte que cubra dicha necesidad.

Estos principios son elementales en cualquier sistema de codificación y están presentes aún

cuando no los percibamos. Un ejemplo, para empatar lo anteriormente mencionado, son las

placas de los vehículos. Todos los vehículos tienen placas, pero para discriminar el tipo de

servicio utilizamos el atributo color y para conocer en que provincia fue matriculado por

primera vez direccionamos el código referente a la primera letra de la placa.

4.7.2.3 Cuentas Puente

Esta es una cuenta de carácter transitorio cuyo propósito es regularizar datos por:

Compensaciones: Se refiere a compensar el saldo en negativo de un documento, con la

disminución del saldo de otro documento, sea del mismo elemento de información (cliente,

proveedor, inventario) o de uno del mismo módulo.

MODULO DE VENTAS CONTABILIDAD

CLIENTE No SALDO AJUSTE CLIENTES CUENTA PUENTE
1250 (70.00) ND 70.00 70.00
JUAN PEREZ
CLIENTES CUENTA PUENTE
3078 180.00 NC
70.00 70.00
Subtotal 110.00

Después de la Compensación
JUAN PEREZ 3078 110.00 CLIENTES CUENTA PUENTE
70.00 70.00 70.00 70.00
Subtotal 110.00

Gráfico 4.38: Compensaciones

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

El efecto contable es cero, pues se trata de un juego a nivel de documentos del módulo.
 126

Cruces: Se da cuando existen saldos, especialmente entre clientes y proveedores, que por

causa de una negociación se disminuyen mutuamente. El efecto contable es una reducción de

las Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar en exactamente el mismo monto.

Gráfico 4.39: Cruce de saldos

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

4.7.3 Cargar datos

Una vez configurados los parámetros de la empresa puede proceder a la carga de los datos de

las Tablas del sistema tales como: cuentas contables, activos fijos, cuentas de gasto, centros de

costo, etc.. Recuerde que las tablas relacionadas con los atributos de las cuentas contables sólo

deben ser cargadas en caso de que dicho atributo vaya a ser usado por al menos una cuenta.

SISTEMA DE
INFORMACION

MODULO MODULO MODULO DE MODULO DE MODULO DE MODULO DE

CONTABILIDAD INVENTARIOS COMPRAS VENTAS NOMINA ACTIVOS FIJOS

Plan de Clases de Clases de Clases de Cargos Clases de

Cuentas Artículos Proveedores Clientes Activos Fijos

Retenciones Almacenes Grupo Auxiliares Clases de División Ubicaciones

De Compras Vendedores Organizacional

Cuentas Iva Auxiliares Auxiliares de Datos del Localización

Corrientes De Compras Ventas Contrato Geográfica

Centro de Secuencias Secuencias Secuencias Tipos de

Costos Rol

Secuencias
De Diarios

Secuencias De
Retenciones

Gráfico 4.40: Tablas del sistema Kohinor

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 127

4.7.3.1 Carga de Tablas

En lo que denominamos Tablas es conveniente reunir a las entidades en conjuntos, grupos,

clases o familias de similares características, con el objeto de mejorar su control y

proporcionar una adecuada codificación que facilite la emisión de reportes.

Al codificar estos grupos, se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

 Los grupos, en la medida de lo posible, deben ser exactamente los mismos que

constan en el plan de cuentas, o,

 Se pueden ir estableciendo rangos consecutivos de grupos de entidades que se

encasillen, de la misma forma, en el plan de cuentas.

Ejemplo: En este caso graficamos el ordenamiento de los Grupos de Artículos de una empresa

comercializadora de llantas y aros. En el primer caso establecimos el grupo con los dos

últimos dígitos de su respectiva cuenta de movimiento del Plan General. En el segundo caso,

como alternativa tomamos, para el establecimiento del código del grupo, las iniciales del tipo

y la marca de producto.

Tabla 4.08: Ejemplo Codificación de Grupos de Artículos

CUENTA CONTABLE GRUPOS DE ARTICULOS

CODIGO NOMBRE CODIGO NOMBRE
01-01 FIRESTONE
1.1.5.01.01 LLANTAS
01-02 GENERAL
AR-BE AROS BENETON
1.1.5.01.02 AROS
AR-LG AROS LUIGI
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Optativamente podríamos haber organizado la cuenta de inventario 1.1.5.01 Inventarios y en el

módulo ubicar dos grupos: 01 Llantas y 02 Aros. Estos principios pueden ser aplicados en la

organización de las Tablas de Bancos, Clientes, Proveedores y obviamente Artículos.

 128

4.7.3.2 Carga de Fichas

Las Fichas son un detalle de datos referentes a las principales entidades de los módulos

auxiliares. Recogen complementariamente información de dichas entidades en las

transacciones que generen en sus respectivos módulos. Así tenemos por ejemplo:

SISTEMA DE
INFORMACION

MODULO MODULO MODULO DE MODULO DE MODULO DE MODULO DE

CONTABILIDAD INVENTARIOS COMPRAS VENTAS NOMINA ACTIVOS FIJOS

Artículos Proveedores Clientes Empleados Activos Fijos

Gráfico 4.41: Fichas del sistema Kohinor

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

El módulo de Contabilidad no tiene Fichas, en virtud que éste es un concepto que se puede

apreciar exclusivamente en los módulos auxiliares. Concomitantemente en las Fichas se

vincularán los datos de las Tablas organizadas en la etapa anterior.

Las Fichas presentan dos atributos importantes que a continuación presentamos con algunas

recomendaciones para el manejo de Clientes/Proveedores.

Código: Lo más común en las empresas, con cantidad ingente de clientes / proveedores, y que

no tienen una política clara de codificación, es ubicar un código secuencial alfanumérico que

denote una zona, ciudad o sector. Empero, puede darse los siguientes casos para un

cliente/proveedor.

 El digitador1 ingresa a Juan Pérez con código JP-001.

 El digitador2 busca entre los clientes a Perez Juan (nótese que no se ubicó la tilde

en el apellido) y como no lo encuentra lo ingresa con el código PJ-001,

 129

 Resulta que el cliente Juan Pérez tiene el nombre comercial “EL 5 MENTARIOS”

y dado que el digitador 1 no lo encuentra, o no conoce dicha información, lo ingresa

nuevamente con el código QT-001 (cliente de la ciudad de Quito),

 Finalmente Juan Pérez obtiene el título de Ingeniero, el digitador2 conoce dicha

información y añade la denominación del código JP-001; el digitador1 intenta buscar por

el nombre Juan Pérez, como originalmente ingresó, y no lo encuentra, ya que ahora es

Ing. Juan Pérez, vuelve a ingresar otro código, dígase JP-003.

Para evitar todos estos contratiempos, se sugiere ubicar como único código los dígitos del

Registro Único de Contribuyentes. Los datos referentes a zonas, vendedores, ciudades, etc.,

pueden ser considerados dentro de la misma ficha pero como atributos adicionales que no

deberían estar presentes en el código.

Nombre: La denominación del Cliente/Proveedor es de suma importancia, por tanto, para que

no exista inconvenientes en el momento de trabajar con ellos se debe establecer una política

clara al respecto. Ésta deberá basarse en el Registro Único de Contribuyentes, pudiendo ser:

 En el caso de Empresas, independientemente de su tipo, se inscribirá la razón social

tal como conste en el RUC. No se admite ubicar el nombre comercial como razón social

ya que podría objetarse por parte de la Autoridad Tributaria la validez de los documentos

de facturación y/o retención.

 A las personas naturales que posean nombre comercial, a solicitud, se inscribirá

también como conste en el RUC.

 En el caso de personas naturales, que a petición desean que conste su apelativo, éste

considerará los apellidos, nombres e incluso títulos en su orden.

 130

4.7.4 Parametrizar Gestiones

Consiste en definir las opciones de trabajo de las Gestiones de Inclusión. Análogamente otorga

el marco de control específico para cada proceso vigente en el sistema, en conformidad con las

políticas de seguridad de cada empresa. Tal como lo vemos a continuación:

Tabla 4.09: Parámetros con Condición y Opción

CONDICIÓN OPCIÓN EXPLICACIÓN

El sistema asigna automáticamente la numeración en las
SI
transacciones, conforme a la gestión de Secuencias.
Editar número
El sistema permite la inscripción manual del número de la
NO
transacción en el formato que considere adecuado el usuario.
Número de Delimita el número de renglones en una transacción. Un
10
renglones renglón es una línea del cuerpo del formulario.
Establece la fecha base sobre la cual se podrá ingresar
Fecha de Cierre 15/10/2011
información en la gestión parametrizada.
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Tabla 4.10: Parámetros con Condición, Opción y Variable

CONDICIÓN OPCIÓN VARIABLE EXPLICACIÓN

Almacén 1 El sistema permite escoger en la transacción
SI
Escoger Almacén 2 una opción del catálogo correspondiente.
Almacén Almacén 3 El sistema prefija la opción en la transacción y
NO
Almacén 4 no da la posibilidad de cambiarla.
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

A continuación tenemos algunos ejemplos:

SISTEMA DE
INFORMACION

MODULO MODULO MODULO DE MODULO DE MODULO DE MODULO DE

CONTABILIDAD INVENTARIOS COMPRAS VENTAS NOMINA ACTIVOS FIJOS

Diarios Transferencias Compras Ventas Notas de Débito

Ingresos a Egresos de Cobros a

Bodega Bodega Empleados

Orden de Compra Pedidos

Devoluciones Devoluciones
En Compras En Ventas

Pagos a Cobros a
Proveedores Clientes

Gráfico 4.42: Parámetros en el sistema Kohinor

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 131

4.7.5 Reconocer las Gestiones de Inclusión

Las Gestiones de Inclusión se manifiestan a través de los formularios, que son aquellos

documentos electrónicos que capturan la información transaccional de las empresas.

Tabla 4.11: Descripción de Formularios por Módulo

MÓDULO FORMULARIOS DESCRIPCIÓN

Recopila los asientos contables producto de la
Diarios
contabilización de las transacciones del sistema.
Conciliación Confronta las transacciones bancarias registradas
CONTABILIDAD
Bancaria en Contabilidad con las manifestadas por el Banco.
Captura en forma mensual y por centro de costo la
Presupuesto
información presupuestal de la empresa.
Registra el traspaso simultáneo de artículos de una
INVENTARIOS Transferencias
bodega a otra.
Inscribe la información de las facturas de compras
Compras
de bienes y/o servicios, así como sus retenciones.
Ingreso a Bodega Explica la recepción de artículos a Bodegas.
Denota la predisposición de compra de bienes y/o
Orden de Compra
COMPRAS servicios hacia un proveedor específico.
Declara la devolución y/o descuento otorgados por
Nota de Crédito
un proveedor.
Involucra los movimientos que afectan los saldos
Pago a Proveedores
de las cuentas por pagar a proveedores.
Revela la facturación de bienes y/ o servicios y sus
Ventas
formas de cobro.
Indica salida de artículos por efecto de pre entregas
Egreso de bodega
a clientes o consumo de materiales de producción.
Exterioriza la voluntad de un cliente de comprar
Proforma
los bienes y/o servicios de la empresa.
VENTAS Nota de Crédito Señala devolución y/o descuento dados a clientes.
Acusa los movimientos que afectan los saldos de
Cobro a Clientes
las cuentas por cobrar a clientes.
Manifiesta la agrupación de vouchers por venta
Recap
con tarjeta de crédito.
Cheques Refleja la conversión de facturas en cartera
Posfechados documentada con cheques con fecha futura.
Notas de Débito Expresa los préstamos a empleados.
Cobros a Divulga la cancelación de préstamos a empleados y
Empleados su forma de cobro.
NOMINA Confesa, para efecto de cálculo de proporcionales,
Días Trabajados
los días que un empleado trabajó.
Transacciones Enseña aquellos rubros del rol que no pueden ser
Manuales calculados de forma automática.
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 132

En forma gráfica podemos apreciarlo así:

SISTEMA DE
INFORMACION

MODULO MODULO MODULO DE MODULO DE MODULO DE MODULO DE

CONTABILIDAD INVENTARIOS COMPRAS VENTAS NOMINA ACTIVOS FIJOS

Diarios Transferencias Compras Ventas Notas de Débito

Conciliación Ingresos a Egresos de Cobros a

Bancaria Bodega Bodega Empleados

Ordenes de
Presupuesto Pedidos
Compra

Devoluciones Devoluciones
En Compras En Ventas

Pagos a Cobros a
Proveedores Clientes

Voucher Recap

Cheques
Posfechados

Gráfico 4.43: Formularios del sistema Kohinor

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

En función de las gestiones de Parámetros y Formularios del sistema Kohinor podemos

inducir algunos aspectos de importancia en la operación de sistemas de información

contables administrativos:

1. Los Parámetros son procesos que se instauran previo al ingreso de la carga

transaccional en las Gestiones de Inclusión, ya que, predefine una de las diferentes

alternativas de operación que pueden contener sus formularios.

2. No todos los formularios de las Gestiones de Inclusión son susceptibles de contener

Parámetros. Esto implica que serán procesos predefinidos y cerrados donde no

existen alternativas de operación.

3. No todos los módulos ostentan formularios que procesen información transaccional

en forma consecutiva. En este caso específico, el módulo de activos fijos procesa

las transacciones de depreciación que le son naturales en las Aplicaciones que es un

concepto que se verá en los siguientes párrafos.

 133

4.7.6 Definir la seguridad de los datos.

Cargadas las Tablas / Fichas y establecidos los Parámetros en las Gestiones de Inclusión es

momento de definir la seguridad de los datos, para lo cual se deben considerar los tres aspectos

más importantes dentro de un enfoque proactivo de control interno informático:

4.7.6.1 Seguridad física

Es todo lo relacionado con la salvaguarda y protección del sistema en lo referente a los

bienes tangibles de la empresa tales como: hardware, dispositivos, salidas y medios donde

la información es almacenada.

4.7.6.2 Seguridad lógica

Implica el resguardo de los elementos intangibles del sistema informático tales como

software (sistemas operativos, base de datos, de aplicación), así como aquello relacionado

con los métodos de operación el sistema. Se sugiere mantener una política de emisión de

respaldos de software, ya que, contendrán información altamente sensible.

4.7.6.3 Seguridad de acceso

Se define en primera instancia quien tendrá acceso al sistema informático en forma física en

conjunto con las respectivas medidas de control. En una segunda fase se establece en el usuario

que opciones podrá ejecutar sobre el proceso autorizado una vez que haya accedido. Para tal

objeto, se debe ofrecer al usuario solo la información suficiente, es decir ni más ni menos datos

que los necesarios. Esto se basará en un análisis adecuado de sus necesidades con respuesta en

los procesos que facilite el sistema informático.

A continuación se profundiza esta sección.

 134

4.7.6.4 Roles de Grupos de Usuarios

Esta etapa consiste en clasificar a los usuarios en categorías, en función de las ocupaciones que

cumplen en la empresa. Así tenemos que dentro de cualquier Sistema de Información,

enmarcados dentro del contexto de control interno de cada empresa por supuesto, existen al

menos cinco grandes roles que los usuarios deben adoptar, los cuales son:

Rol de Administrador: Es el nivel máximo como usuario que se puede asumir, en

consecuencia se tiene acceso a prácticamente todas las opciones del sistema, por tanto, son

quienes crean y/o modifican los accesos y privilegios de los demás grupos de usuarios.

Rol de Supervisor: Este rol lo desempeñan los usuarios responsables de revisar que la

información esté adecuadamente registrada, por tanto, tienen la potestad para eliminar o

modificar los datos que consideren no sean congruentes con las políticas de la empresa.

Rol de Digitador: Este rol se asigna a todos aquellos usuarios encargados principalmente de

ingresar y consultar los datos de ciertas áreas del sistema.

Rol de Consulta: Este rol permite a los usuarios exclusivamente visualizar los datos de los

diversos procesos que le competen.

Rol de Invitado: Existe este rol en sistemas que proveen algún tipo de información de interés

para el público en general. Se comporta similar al rol de consulta pero con mayores

restricciones en cuanto a la visualización de ciertos datos del sistema.

Definidas las categorías de usuarios finalmente se procede a asignar los accesos para cada

módulo, gestión y/o proceso del sistema. Se cierra este ciclo limitando los privilegios sobre los

accesos concedidos, entre los cuales tenemos agregar nuevos registros, eliminarlos,

modificarlos o incluso imprimirlos.

 135

4.7.6.5 Perfil de Usuarios

Una vez clasificados los usuarios por categorías se puede optar por:

1. Asignar directamente el usuario a una de las categorías establecidas, o,

2. Generar un nuevo usuario con un perfil particular.

En cualquier caso, se documentará el mapa de acceso para cada tipo de usuario, definiendo las

gestiones y opciones del sistema que van a poder ser usadas.

Tabla 4.12: Descripción de Accesos y Privilegios por Módulo

PRIVILEGIOS

VISUALIZAR
CORREGIR
ELIMINAR
AGREGAR

IMPRIMIR
CONTABILIDAD12

Plan De Cuentas
Retenciones
GESTIONES DE Cuentas Corrientes
ORGANIZACIÓN Centro de Costos
Secuencias de Retenciones
Secuencias de Diarios

PARAMETRIZACION Diarios

Diarios
GESTIONES DE
Presupuesto
INCLUSION
Conciliación Bancaria

Definición de Asientos Tipos

APLICACIONES
Contabilizar Asientos

Diarios
Balance de comprobación
Balance General y Estado de Resultados
INFORMES13 N/A
Mayor general
Presupuesto
Plan de cuentas
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

12
Ejemplo de asignación de Rol de Usuario para un asistente contable.
13
Los informes, dentro de los submenús, no son susceptibles de agregar, modificar o eliminar.
 136

Ingreso de saldos iniciales

NUEVO
SISTEMA
FECHA DE CORTE
CONTABILIDAD MODULOS
Balance
General
SISTEMA  C x C por cliente
 C x P por proveedor
Estado de
Resultados
ANTERIOR  Inventario por artículo

Gráfico 4.44: Subida de saldos iniciales

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

En esta etapa se procede a efectuar la carga de los saldos iniciales en el módulo de

Contabilidad (resumen por cuentas contables); y, la subida en los saldos de los módulos de

Compras, Ventas e Inventarios (detalle de saldos de clientes, proveedores y artículos).

4.7.6.6 Saldos iniciales:

Se relacionan con los saldos cerrados en el sistema anterior y hacen referencia a:

 Estados Financieros cerrados a una fecha determinada, y,

 El detalle depurado de saldos de auxiliares de los módulos, los cuales deben estar

cuadrados con el saldo presentado en los Estados Financieros.

Un ejemplo, referente al módulo de Cuentas por Cobrar, lo visualizamos a continuación:

Tabla 4.13: Información resumida y detallada por módulo

M ÓD U L O S
CONTABILIDAD CUENTAS POR COBRAR
CLIENTES $ 1500,oo Cliente X Fc #112 200,oo
Fc #150 300,oo
Subtotal Cliente 1 500,oo
Cliente Y Fc #140 150,oo
Fc #183 850,oo
Subtotal Cliente 2 1000,oo
Total Clientes 1500,oo
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 137

4.7.6.7 Métodos de Carga de Saldos Iniciales

Puede suministrarse a través de dos métodos:

Manual: Es decir, que se digitan uno a uno los registros a la fecha de cierre del ejercicio

anterior, o, al primer día del nuevo ejercicio. El ingreso de la información de saldos iniciales

se da a través de una gestión del módulo al cual hace referencia. Así tenemos:

Contabilidad: Aquí ingresaremos, a través de un Diario Contable, la información referente al

Balance General y/o Estado de Pérdidas y Ganancias a la fecha de corte.

Bancos: Puede ingresarse por una gestión específicamente diseñada para el caso; o, mediante

la simulación de transacciones donde se afecta únicamente dicho módulo.

Inventarios: Se realiza a través de la gestión Ingreso a Bodega, donde se detallan cada uno de

los artículos existentes en el inventario, tanto en cantidad como en costo.

Activos Fijos: Se ingresan a través de sus fichas, con sus datos principales tales como

ubicación, responsable, costo histórico, depreciación acumulada y valor en libros.

Cuentas por Cobrar / Pagar: Si el sistema lo permite, se pueden ingresar por las gestiones de

Facturación / Compras como si tratase de datos del ejercicio actual. Caso contrario se

ingresará por la gestión de Cobros a Clientes / Pago a Proveedores, dado que estos procesos

facilitan la disminución (como proceso normal), pero también el aumento (como proceso

adicional) de saldos de las cuentas a las que hagan referencia. Se puede realizar la carga en

forma detallada (cliente, fecha emisión, fecha vencimiento, número de factura, montos, etc.),

o, en forma resumida (un solo valor por cliente / proveedor).

En todos los casos, como paso previo al traspaso de saldos iniciales, es conveniente depurar la

información inicial a procesar, de esta forma se contará con datos con mayor confiabilidad.
 138

Migrada: La migración consiste en empatar las estructuras de datos entre el anterior y el

nuevo sistema de información, con el fin de traspasar detalladamente, mediante un proceso

automático o semi automático, la misma información entre ellos.

Gráfico 4.45: Empate de estructuras entre sistemas

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

La información que no se disponga, tales como mail o cupo en el gráfico, deberá ser

completada conforma lo requiera el mismo sistema o las políticas de la empresa.

4.7.6.8 Validación de carga

Muchas veces los técnicos y/o usuarios se confían en que los datos migrados son “perfectos”

lo que puede originar desfases en el procesamiento de la información. Esta validación consiste

en verificar, mediante un muestreo o sumatorias, que los registros migrados en la Base de

Datos sean exactamente iguales a los originales en:

Tamaño: Esta validación vertical, tiene que ver con el número de registros migrados. Es

decir, se asegura que las bases de datos origen y destino tengan igual número de registros.

Consistencia: Esta validación horizontal, alude a que los datos migrados desde el sistema

anterior concuerden con los campos y condiciones en la Base de Datos actual.

Condicionalidad: Verifica transversalmente que los datos cumplan las características para un

adecuado funcionamiento en la nueva base de datos.

 139

4.7.7 Conformación de formatos

Un formato constituye una prueba material e impresa14 del ingreso al sistema de un dato o una

serie de datos relacionados, a través de un formulario.

Bajo tal definición, la conformación viene a ser el ajuste del formato a los requerimientos del

usuario del sistema, sea interno como externo, así como la definición de la cantidad de

ejemplares a imprimir y distribuir. Los datos a imprimir pueden ser fijos, como los nombres

de los campos; o, variables como aquellos ingresados en el sistema. Para cumplir con la

conformación el proveedor del sistema solicitará una copia de los formatos usados

actualmente para la impresión de sus documentos. El implantador procederá a adaptar o

diseñar en el programa fuente dichos formatos, dependiendo y coordinando con los cambios

que se realicen tanto al programa como a los procesos alineados. Se da en dos formas:

4.7.7.1 Formato Completo

El sistema imprimirá, regularmente en hojas en blanco, y previa una adecuada definición,

todos aquellos campos fijos y variables que se consideren necesarios para reconocer el

formulario con el cual se capturaron los datos. La longitud de este formato puede estar

preestablecida (A4, Carta), o, a su vez ser autoajustable (rollo, forma continua).

4.7.7.2 Formato Adaptado

El sistema imprimirá aquí solo datos variables. Esto se realizará en folios con tamaño definido

donde consten los nombres de los campos en forma preimpresa.

14
Hay que considerar que la impresión puede ser en pantalla, archivo o incluso señales electromagnéticas.
 140

4.7.8 Adaptación y diseño de reportes

Definimos un reporte como la presentación de los datos capturados por el sistema, posterior a su

procesamiento, dentro de un contexto significativo para el usuario.

Todo sistema necesariamente cuenta con algunos reportes incorporados, sin embargo, lo más

probable es que sea necesario modificarlos para adaptarlos a las formas impresas manejadas por

su empresa, las necesidades específicas de cada usuario o para aquellos casos en que los

procedimientos de la empresa así lo exijan.

Los reportes pueden clasificarse de la siguiente manera:

4.7.8.1 Estructurados

Se extraen del sistema informático y coordinan el análisis de las operaciones de la empresa.

Estos pueden ser Cotidianos como:

 Listado de clientes, Cierres de Caja, Resumen Diaria de Facturación.

O pueden ser Periódicos como:

 Cuentas por cobrar, Antigüedad de cartera, Estados Financieros, Ganancias Brutas.

4.7.8.2 No Estructurado o Ad Hoc

Son reportes no planeados que surgen en situaciones especiales o excepcionales y que ayudan a

resolver problemas específicos. Estos se obtienen, sin la intervención del software contable,

directamente de la Base de Datos a través de técnicas de Minería de Datos (Data Mining).

 141

4.7.9 Capacitación a los usuarios

Una vez configurado el sistema y cargados los datos básicos es el momento de proceder al

entrenamiento y educación de los futuros usuarios del mismo, de tal forma que adquieran la

pericia necesaria para apoyar con el sistema informático los procesos que ejecutan como parte

de su trabajo en la empresa.

4.7.9.1 Definición

Para un autor se trata de dos conceptos y no sólo de uno: educación y entrenamiento. De

acuerdo a esto, para lograr un manejo adecuado de cualquier situación nueva, se les debe

proporcionar a los sujetos el qué, el por qué y el cómo. La educación es el por qué, el quién y

el dónde. El entrenamiento es el cómo. (Conklin, 2000).

Si el enfoque es únicamente en el cómo, se caerá en error. Aquí es donde se ha venido

fallando en el concepto de entrenamiento. El primer error es pretender que donde se está

implementando un sistema informático, el entrenamiento debe girar mayoritaria o casi

exclusivamente en torno a enseñarles a los empleados dónde llenar los campos, qué hacer en

las pantallas y los términos generales de cómo funciona la herramienta tecnológica.

Demasiado énfasis en el sistema tecnológico y prácticamente nada en las variables para

fomentar su compresión completa y su pleno convencimiento de que el sistema es nuevo, es

diferente, es mejor y de que dadas sus características, el buen desempeño humano al hacer uso

del mismo o sus errores tendrán un impacto profundo y en ocasiones severo para toda la

organización.

Una vez realizada la capacitación en estos términos y completados los pasos anteriores la

empresa está lista para la puesta en funcionamiento del sistema.

 142

4.8 Uso del sistema

Esta viene a ser la penúltima fase en el proceso de informatización contable empresarial. Por

tanto, es necesario recapitular los principios que se han descrito a lo largo de los siete puntos

anteriores. Para ello, tomaremos como ejemplo el Módulo de Ventas y Cuentas por Cobrar.

SISTEMA
CONTABLE

MODULO DE MODULO DE
VENTAS Y COMPRAS Y MODULO DE
CUENTAS POR CUENTAS POR INVENTARIOS
COBRAR PAGAR

GESTIONES PARAMETROS INFORMES

ARCHIVOS FACTURA NO
MAESTROS NORMAL SECUENCIAS ESTRUCTURADO ESTRUCTURADO

GANANCIAS MARGENES
ARTICULO VENDEDOR CLIENTES FACTURACION FECHAS DE
BRUTAS POR ZONA
CIERRE

CODIGO CODIGO CODIGO CLIENTE

CODIGO O
NOMBRE
CUENTA ARTICULOS
CONTABLE

Gráfico 4.46: Dinámica del módulo de Ventas y Cartera

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

A continuación una breve explicación de la dinámica de este módulo.

Tabla 4.14: Informatización del área de Ventas y Cartera

ETAPA PROCESO EXPLICACION

 Se organizaron los datos de Vendedores, Clases de Clientes;
Gestión de Tablas
y, Clases de Artículos y Almacenes (Módulo Inventarios).
Organización
Fichas  Se constituyeron las cédulas de Clientes y Artículos.
 Se definió el número inicial de las facturas, se predefinió el
Parámetros
Parámetros almacén de facturación, la fecha desde cuando se facturará y
de Facturas
que la búsqueda de clientes y de artículos sea por el código.
Gestiones de  Se puntualizó como será el proceso de facturación, desde el
Facturación
Inclusión punto operativo y administrativo.
 Se estableció que se entregará en forma diaria el reporte de
Estructurado
facturación y cierre de caja.
 Por decisión gerencial se solicitó un análisis de los
Informes
No márgenes de utilidad por zona, lo que se ejecutó con una
Estructurado consulta a la base de datos puesto que el sistema no cuenta
en la actualidad con dicho informe.
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 143

4.8.1 Alimentación del sistema de información

Consiste en ingresar datos a través de los formularios de las Gestiones de Inclusión. Para ello

es necesario que se haya ido estructurando en paralelo los procesos empresariales que se

sustentan sobre cada módulo y realizar los ajustes en cualquiera de sus entes participantes.

MODULO DE
MODULO DE INDICES
CONTABILIDAD FINANCIEROS

ASIENTO ASIENTO ASIENTO

CIRCULAR MIXTO MODULAR

INTEGRACION

SIN MODELO CON MODELO

CONTABLE CONTABLE

MODULO DE MODULO DE MODULO DE

COMPRAS INVENTARIOS VENTAS

REQUISICION PROFORMA

ORDEN DE
COMPRA TRANSFERENCIA PEDIDO

INGRESO A EGRESO DE
BODEGA Entradas Salidas BODEGA
MODULO DE
CAJA BANCOS
FACTURAS Y
COMPRAS NOTAS DE
DE BIENES VENTA

RECAP

SRI MOVIMIENTOS MOVIMIENTOS SRI

CXP CXC
DE CAJA DE BANCOS

COMPRAS CHEQUES
DE SERVICIOS POSFECHADOS

ASIGNACION ASIGNACION
DE ANTICIPOS DE ANTICIPOS

PAGOS Y COBROS Y
ANTICIPOS A ANTICIPOS DE
PROVEEDORES CLIENTES

Gráfico 4.47: Dinámica del sistema de información

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

La alimentación del sistema desemboca en dos relaciones:

Relación Horizontal: Se da cuando una transacción es cargada en el sistema y repercute

sobre la información de otros procesos del mismo módulo o de otros módulos, diferente del

de Contabilidad. Por ejemplo cuando se factura, se generan movimientos en el subsistema de

Cuentas por Cobrar y/o de Caja, así como en el subsistema de Inventarios.

Relación Vertical: Se consuma cuando la transacción o grupo de transacciones es convertida

en información contable y transferida al Módulo de Contabilidad, a través de un proceso

llamado Integración.
 144

4.8.2 Diseño de la Contabilización

Antes de efectuar la contabilización de las transacciones es necesario que se diseñe la

estrategia a seguir para efectuar la misma. Para dicho fin es importante analizar y comprender

las reglas de integración que trae incorporadas el sistema.

La integración entre los sistemas debe ser totalmente flexible, debiendo ser factible modificar

las reglas de integración que trae incorporadas el sistema Contable y/o agregar nuevas reglas

de integración que satisfagan los requerimientos de la empresa.

4.8.2.1 Tipos de Contabilización

La Contabilización, dependiendo del módulo en que se origina, puede ser:

Contabilización Circular: En este tipo de asiento de manera manual se registran

exclusivamente cuentas y valores de Contabilidad, por lo cual no tienen vinculación con la

información que se manejan a nivel de cualquiera de los otros subsistemas que conforman el

sistema de información contable.

CONTABILIDAD CONTABILIDAD

Gráfico 4.48: Contabilización Circular

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Ejemplo de este tipo de asiento sería: La reclasificación contable de un sobregiro bancario.

Contabilización Mixta: Es a través de este tipo de asiento que se registran en forma

semiautomática, por una parte, cuentas de Contabilidad, y, por otra, cuentas contables

vinculadas con la información que se manejan en cualquiera de los módulos.

 145

A su vez, estos tipos de asientos pueden ser:

Succionados: Este asiento se da cuando desde Contabilidad se puede invocar un módulo o

gestión cuya información se desea afectar como contrapartida del registro contable.

CONTABILIDAD Succionado MODULO 1

Gráfico 4.49: Contabilización Succionada

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Un ejemplo de este tipo es cuando desde el módulo de Contabilidad se succiona la Gestión de

Bancos para registrar un movimiento bancario como depósito o cheque.

Direccionados: Se da cuando desde determinadas casillas de los formularios de los módulos

se ingresa un auxiliar o cuenta contable el cual servirá como contrapartida de la cuenta

contable de la entidad a la cual está encadenada.

CONTABILIDAD Direccionado MODULO 1

Gráfico 4.50: Contabilización Direccionada

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

La contabilización del cobro a clientes es un ejemplo.

Contabilización Modular: Se denomina así porque su información se extrae en su totalidad

automáticamente de los módulos o sistemas auxiliares.

Ésta puede ser también de dos clases:

Relacionada: Cuando en la transacción desde un módulo se afecta directamente a información

de otro módulo o gestión.

 146

MODULO 1

CONTABILIDAD

MODULO 2

Gráfico 4.51: Contabilización Relacionada

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Por ejemplo: Cuando contabilizo el pago a un proveedor afecto el módulo de Compras y la

Gestión de Bancos.

Orbital: Son aquellos asientos que, para contabilizar una transacción específica y rutinaria,

únicamente se toma la información desde el módulo donde ocurre. Estos son los asientos que

se establecen en los Asientos Tipos Modelos Contables.

Orbital

CONTABILIDAD MODULO 2

Orbital

Gráfico 4.52: Contabilización Orbital

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Un ejemplo de este tipo es la contabilización de las ventas a crédito, donde se toma

únicamente la información del módulo respectivo.

 147

4.8.2.2 Métodos de Integración

Existen tres tipos elementales de integrar la información desde los módulos o sistemas

auxiliares hacia la Contabilidad, siendo éstos:

En Línea: En este caso, se registra simultáneamente un asiento contable por cada transacción

emitida en el módulo.

Transacción 1 Asiento Contable 1

INTEGRACION
Transacción 2 Asiento Contable 2
EN LINEA
Transacción 3 Asiento Contable 3

Gráfico 4.53: Integración en Línea

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Sus ventajas son:

 Mayor confianza por parte del usuario, al verse representada cada transacción en un

asiento contable.

 Generación de determinada información en el módulo de Contabilidad,

exclusivamente por requerimientos de diseño del sistema contable.

Sus desventajas son:

 Alta redundancia por duplicación de registros tanto en el módulo auxiliar como en

contabilidad.

 Ingente cantidad de Diarios, por tanto, un extenso Libro Mayor lo que ocasiona un

mayor consumo de papel y tiempo en la revisión.

 No necesariamente implica cuadre automático de saldos entre módulos.

 148

En Lote: Aquí se genera un asiento contable que resume todo un grupo o lote de

transacciones realizadas en el módulo durante un periodo específico, igual o menor a un mes.

Transacción 1
INTEGRACION
Transacción 2 Asiento Contable
EN LOTE
Transacción 3

Gráfico 4.54: Integración en Lote

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Sus ventajas son:

 Mínima cantidad de Libros Diarios y por tanto un Libro Mayor reducido,

 Menor consumo de papel,

 Menor uso de tiempo en la impresión de respaldos y revisión.

Sus desventajas son:

 El usuario debe conocer adecuadamente las condiciones de Integración y la estructura

de la información en los auxiliares, las cuales sufren evoluciones en el tiempo, con el fin de

revisar eficientemente en caso de descuadres.

 El usuario debe controlar los periodos de integración, ya que puede sin intención

integrar un mismo periodo dos o más veces.

 Existe la posibilidad de errores en la definición de las Reglas de Integración o que a su

vez, éstas no contengan todas los nuevos tipos de transacciones que se generen.

 Ciertas consideraciones del software implicarían que ciertas transacciones deban o no

contabilizarse una parte en línea y otra parte en lote, lo cual debe saber el usuario a plenitud.
 149

Mixto: Ciertos sistemas contabilizan en línea mediante un procesamiento en lote, es decir,

registran un asiento contable por cada transacción realizada en cualquiera de los módulos, a

través de un proceso automático de contabilización periódico.

Transacción 1 Asiento Contable 1

INTEGRACION
Transacción 2 Asiento Contable 2
EN LINEA
Transacción 3 Asiento Contable 3

PROCESAMIENTO
EN LOTE

Gráfico 4.55: Integración en Línea con Procesamiento en Lote

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Las ventajas y desventajas, por ser una ligera variación, son las mismas de aquellas citadas

para la metodología de integración en línea.

El método a escogerse dependerá de tres factores básicos como:

 Diseño del software contable: El software será en primera instancia el agente que

determine la metodología de integración, dado que no se puede forzar tal o cual

metodología sin la previa incorporación del proceso en la programación.

 Nivel de Detalle Deseado: El detalle de información de los diarios contables

dependerá del paradigma al cual se sujete el responsable del área contable y/o

administrativa en conjunto con las políticas de control interno empresarial.

 Volumen de transacciones en módulos: Si la cantidad de transacciones son

mínimas, por ejemplo diez facturas en el mes, no amerita contabilizar en lote. Por el

contrario, si tiene 1200 facturas mensuales, sería mandatorio el contabilizar bajo una

metodología en lote.

Como vemos todos los factores son de exclusivo dominio del usuario del sistema.
 150

4.8.2.3 Definir Reglas de Integración.

Consiste en la definición y configuración del asiento de diario que será producto de la

contabilización de las distintas transacciones efectuadas en los módulos y las cuales contienen

una característica en particular. En su forma más simple consiste en la respuesta a la pregunta

¿Cómo contabilizo tal o cual transacción?.

Este proceso resume la contabilización de un determinado tipo de movimiento dentro de los

sistemas auxiliares. De tal modo que en los subsistemas se lleve la información en forma

detallada y se traspase a Contabilidad en forma resumida. Los beneficios de esta metodología

radican en un menor número de renglones en los libros contables, y por tanto, ahorro de

tiempo y recursos en la revisión de cuentas.

Para esto es necesario:

 Asignar a los diferentes campos del movimiento contable el contenido original de los

campos de los movimientos auxiliares (por ejemplo, el costo del artículo al débito de la cuenta

de inventario en el momento de la compra, contra un crédito a la cuenta del proveedor por el

saldo pendiente de pago del valor de la factura menos la retención).

 Asignar a los diferentes campos del movimiento contable un contenido fijado en la

propia regla o bien el contenido modificado de los campos de los movimientos auxiliares (por

ejemplo, en la venta se puede contabilizar en función a la clase del artículo, por la ciudad, por

la zona, por bodega, por vendedor, etc.).

 Asignar a los campos del movimiento contable la relación de una o más variables del

movimiento auxiliar (ejemplo en nómina, la contabilización se realiza por la combinación del

Departamento con el Rubro del Rol asignado, ya que, por ejemplo, el rubro sueldo de

Administración se contabiliza en diferente cuenta que la del rubro sueldo de Producción.

 151

4.8.2.4 Aplicación de reglas de integración

La contabilización o integración de las diversas transacciones existentes en los Módulos es

“disparada” o iniciada desde Contabilidad, haciendo uso del proceso “Contabilizar datos”.

Este proceso para contabilizar un documento dado, por ejemplo una factura de venta, ejecuta

todas las Reglas de Integración que están definidas para dicho tipo de documento y cada una

de dichas reglas genera un asiento contable.

Regla Implícita: Este tipo de regla se aplica cuando la Contabilización es Succionada,

Direccionada o Relacionada. Se denomina así porque el sistema reconoce, a través de la

programación y organización respectiva, las cuentas contables vinculadas a los auxiliares y/o

transacciones.

En este caso la contabilización es única, y dependiendo de si es cerrada o abierta, se podrán

realizar modificaciones o complementación de atributos a los asientos contables

Regla Explícita: Este tipo de Regla la corremos cuando hayamos definido una

Contabilización Modular. Su nombre viene dado en vista que las condiciones se establecen

mediante la segregación de los atributos de la información.

Este tipo de contabilización, por su naturaleza, se utiliza cuando:

 El auxiliar y/o la transacción a contabilizarse poseen varias connotaciones. Ejemplo:

Un rubro del rol de pagos puede, dependiendo del departamento o unidad administrativa,

mantener más de una cuenta contable de costo o gasto a la cual contabilizar.

 Cuando se requiere fijar un atributo contable a una serie de transacciones con una

característica –condición-común. Por ejemplo: Los centros de costos se fijan en función de la

ciudad/bodega en donde incurran las compras a las que se encadenen.

 152

4.8.2.5 Errores en Integración

En cualquiera de los casos, puede haber discrepancias entre la información de Contabilidad y

la desembocada en el Módulo. Los errores más comunes son:

Tabla 4.15: Errores en Integración

TIPO DE ERROR CAUSA SOLUCION

Error en Registro Resulta cuando se graba La solución está en examinar el

Manual información en una cuenta de Libro Mayor de las cuentas
tipo modular con datos no modulares y eliminar y/o editar
modulares. aquellos Tipos de Diarios que
no se contemplan dentro de la
integración de la cuenta a la que
hacen referencia.

Reglas de Integración Es decir, que la programación La solución está en determinar

Deficientes de los Modelos Contables no el valor del descuadre y
contempla todas las asociarla con la cuenta contable
transacciones o sus faltante en el modelo contable.
peculiaridades. En este caso los
asientos contables aparecen de
forma descuadrada, o por lo
menos, el sistema informa dicha
salvedad.

Duplicación de Ocurre cuando se corren La solución es determinar y

Integración: procesos de Integración por más borrar los asientos duplicados
de una ocasión. corriendo nuevamente el
proceso de Integración.

Controlar las fechas de

integración.

Inconsistencias Consiste en las diferencias El ejemplo más común es las

naturales: encontradas por la aplicación de
la lógica contable en los
procesos operativos.
diferencias en la
contabilización de los costos en
la devolución en compras, ya
que, no necesariamente el valor
detallado en la nota de crédito
en compras va a ser el mismo
del costo promedio mediante el
cual controla la empresa sus
inventarios.

Fuente y Elaboración: El Autor

 153

4.8.3 Cuadre de Módulos

Hace énfasis en la obligatoria revisión de la consistencia, en valores y en la misma fecha, que

deben mantener la información contable con respecto de los datos que se reflejan en módulos.

Esto se realiza comparando el Mayor de la Cuenta Contable con algún reporte que represente

la misma información del Módulo que se esté revisando. A continuación algunos ejemplos:

4.8.3.1 Bancos

El Módulo o Gestión de Bancos se considera cuadrado, cuando luego de la Conciliación

Bancaria, el Saldo en Libros corresponde al saldo del Libro Mayor o Balanza de

Comprobación en la misma fecha.

Tabla 4.16: Cuadre Módulo de Bancos y Contabilidad

MÓDULO BANCOS MÓDULO CONTABILIDAD

Documento No Valor
Estado Cuenta Bancario 001 10.000
(-) Cheque 951 500
(+) Depósito 478 600
Saldo Conciliado Banco X 10.100 1.1.1.10 Banco X 10.100
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

4.8.3.2 Cuentas por Pagar / Cuentas por Cobrar

Los saldos de Cuentas por Pagar / Cuentas por Cobrar se cuadran con un reporte del módulo

denominado Saldos por Fecha, el cual totaliza a una fecha determinado las acreencias de y

con la empresa. Se sugiere emitir dicho reporte a la fecha de cierre del periodo contable y

comparar su total con saldo del Libro Mayor.

Una condición para el cumplimiento de esta norma es que en el Plan de Cuentas se reflejen un

grupo o rango de grupos de proveedores/clientes.

 154

Tabla 4.17: Cuadre Módulo de CXC y Contabilidad

MÓDULO CUENTAS POR COBRAR MÓDULO CONTABILIDAD

Cliente No Emisión Subtotal
Y FC-643 10-Jl-11 2.000
Z ND-122 25-Oc-11 800
Total Clientes 2.800 1.1.3.01 Clientes 2.800
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

El mismo esquema es utilizado para cuadrar las Cuentas por Pagar y Contabilidad

4.8.3.3 Inventarios

Los inventarios se cuadran con el reporte denominado Resumen de Existencias, el cual

presenta básicamente la cantidad y costo total por artículos, dicho dato se comparará con el

saldo del Libro Mayor de la cuenta del mismo nombre.

Tabla 4.18: Cuadre Módulo de Inventarios y Contabilidad

MÓDULO INVENTARIOS MÓDULO CONTABILIDAD

Artículo Cantidad Costo Subtotal
Producto Y 400 10 4.000
Artículo Z 2 350 700
Total Inventario 4.700 1.1.5.01 Inventarios 4.700
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

4.8.3.4 Activos Fijos

Este módulo se cuadra con el listado de activos fijos con su costo histórico y su depreciación

acumulada tanto en el módulo auxiliar como en contabilidad.

Tabla 4.19: Cuadre Módulo de Activos Fijos y Contabilidad

MÓDULO ACTIVOS FIJOS MÓDULO CONTABILIDAD
Bien Costo Depreciación Libros 1.2.1.01 Vehículos 15.000
Vehículo 15000 3000 12000 1.2.1.02 Maquinaria 25.000
Maquinaria 25000 5000 20000 1.2.2.01 (Dep. Veh) 3.000
Total 40000 8000 32000 1.2.2.02 (Dep. Maq) 5.000
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 155

4.8.4 Emisión de Estado Financieros Preliminares

La emisión de estados financieros conlleva una gran responsabilidad por el objetivo mismo que

persiguen, por tanto, está sujeto a una serie de revisiones y comprobaciones que propenden

eliminar aquellas carencias, fallas, deslices o errores en los registros contables con el fin de

presentar información financiera de alta calidad, es decir, con atributos de: relevancia,

confiabilidad, comparabilidad, comprensibilidad y pertinencia.

4.8.4.1 Proceso de Revisión y Ajustes

El proceso generalmente implica el dinámico análisis de los informes contables básicos. Sobre

las incoherencias detectadas se realizarán las correcciones del caso, previo el examen y las

autorizaciones que el sistema de control interno demande.

Tabla 4.20: Proceso de Revisión y Ajustes de Estados Financieros

INFORME OBJETIVO AJUSTE

 Búsqueda de saldos de la balanza  Se busca el comprobante de diario
de comprobación descuadrados. descuadrado y se corrige.
 Confirmación de saldos de  Se compara la información
Balanza de módulos cuadrados. modular con la contable y se
Comprobación corrigen las diferencias.
 Validación de la adecuada  Se reclasifican las cuentas y/o
naturaleza de cuentas. movimientos no acordes a la
naturaleza de la cuenta.
 Verificación de real traspaso de la  Se comprueba la parametrización
ganancia o pérdida del ejercicio de la cuenta de resultados en el
desde el estado de Resultados. patrimonio y se corrige.
Balance  Cumplimiento de normativas,  Se concilian las cuentas conforme
General leyes, reglamentos, etc. a las regulaciones técnicas y/o
legales vigente.
 Confirmación de cumplimiento  Se revisa la política de
de reglas de integración contabilización y se corrige
 Validación de información de  Se compara la información con
Estado de módulos auxiliares aquella que presenta el módulo y
Resultados se corrige la contabilización.
 Ratificación de consistencia de  Se analiza la presencia de saldos
información por centros de costos incorrectos y se corrige.
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 156

4.8.5 Emisión de Estados Financieros Finales

4.8.5.1 Estado de Situación Financiera

Conocido también como Balance General cuyo ejemplo tenemos a continuación:

Tabla 4.21: Ejemplo de Balance General

Cía. XYZ
Balance General
(En miles de dólares)
Año 1 Año 2 Año 3
ACTIVOS $ % $ % $
Efectivo 33,019.49 8% 37,968.56 10% 42,587.36

Inversiones Temporales 10,000.00 2% 5,000.00 1% 7,000.00

Cuentas por Cobrar 247,070.99 58% 188,590.00 48% 264,543.00

Provisión de Cartera 1,442.19 0% 1,147.00 0% 1,791.00

Inventarios 111,638.08 26% 125,689.12 32% 137,857.45

Subtotal Activo Corriente 400,286.37 94% 356,100.68 90% 450,196.81

Maquinaria y equipo 14,140.73 3% 16,897.36 4% 15,487.52

Equipo de oficina 2,999.95 1% 3,000.00 1% 2,539.98

Equipo de computación 14,563.49 3% 15,268.69 4% 13,254.78

Depreciación Acumulada 6,530.43 -2% 10,362.00 -3% 12,762.00

Subtotal Activo Fijo Neto 25,173.74 6% 24,804.05 6% 18,520.28

Inversiones 0.00 0% 8,000.00 2% 10,000.00

Activo Diferido 1,734.55 0% 1,845.26 0% 2,645.87

Otros Activos 0.00 0% 4,578.96 1% 2,036.54

Subtotal Otros Activos 1,734.55 0% 14,424.22 4% 14,682.41

TOTAL ACTIVO 427,194.66 100% 395,328.95 100% 483,399.50

PASIVO $ % $ % $
Obligaciones Bancarias 39,213.48 9% 42,589.78 11% 37,568.21

Proveedores Nacionales 128,770.07 30% 135,699.87 34% 154,785.36

Gastos Acumulados 15,663.89 4% 13,750.00 3% 14,235.00

Impuesto a la Renta por Pagar 26,052.25 6% 16,236.55 4% 24,681.65

Otros Pasivos Corrientes 12,927.67 3% 9,128.00 2% 8,474.00

Subtotal Pasivo Corriente 222,627.36 52% 217,404.20 55% 239,744.22

Obligaciones Bancarias Largo Plazo 20.92 0% 3,256.87 1% 10,452.00

Jubilación Patronal 0% 19,873.56 5% 17,375.00

Otros Pasivos a Largo Plazo 1,926.78 0% 5,987.36 2% 9,035.00

Subtotal Pasivo Largo Plazo 1,947.70 0% 29,117.79 7% 36,862.00

TOTAL PASIVO 224,575.06 53% 246,521.99 62% 276,606.22
Capital Pagado 1,000.00 0% 4,000.00 1% 6,000.00

Reservas 1,637.19 0% 2,256.36 1% 2,442.00

Utilidades Retenidas 121,825.68 29% 93,840.94 24% 124,306.34

Utilidades del Ejercicio 78,156.74 18% 48,709.66 12% 74,044.94

TOTAL PATRIMONIO 202,619.61 47% 148,806.96 38% 206,793.28

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 427,194.66 100% 395,328.95 100% 483,399.50
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 157

4.8.5.2 Estado de Resultados

El siguiente estado financiero es el Estado de Resultados, también conocido como Estado de

Pérdidas y Ganancias, el cual visualizamos así:

Tabla 4.22: Ejemplo Estado de Resultados

Compañía XYZ
Estado de Pérdidas y Ganancias
Año 1 Año 2 Año 3
VENTAS NETAS 816,643.74 954,876.26 825,366.99
COSTOS DE VENTAS 561,943.21 651,214.36 523,487.69
Utilidad Bruta 254,700.53 303,661.90 301,879.30
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y VENTAS 47,713.94 54,987.32 48,698.21
Utilidad de Operación 206,986.59 248,674.58 253,181.09
Otros Ingresos 8,662.98 14,193.00 12,897.23
Otros Egresos 81,854.23 69,874.36 75,489.36
Gastos Financieros 29,586.36 128,047.01 91,862.37
Utilidad antes de Impuestos 104,208.98 64,946.21 98,726.59
IMPUESTO A LA RENTA 26,052.25 16,236.55 24,681.65
UTILIDAD DEL EJERCICIO 78,156.74 48,709.66 74,044.94
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

4.8.5.3 Estado de Cambios en el Patrimonio

Concomitantemente procedemos a emitir, con base a la información de los estados financieros

precedentes, el Estado de Cambios en el Patrimonio el cual tiene la siguiente estructura:

Tabla 4.23: Ejemplo Estado de Cambios en el Patrimonio

COMPAÑÍA XYZ
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
Año 2

Capital Utilidades Utilidad

Reservas TOTAL
Pagado Retenidas Ejercicio

Saldo inicial 1000.00 1637.19 121825.68 78156.74 202619.61

Traspaso de Utilidades 78156.74 -78156.74 0.00
Aumento capital 3000.00 3000.00
Aumento Reservas 619.17 619.17
Distribución utilidades -106141.48 -106141.48
Utilidad Ejercicio 48709.66 48709.66
Saldo Final 4000.00 2256.36 93840.94 48709.66 148806.96
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 158

4.8.5.4 Estado de Flujos de Efectivo

Finalmente exponemos el último estado financiero conocido como Estado de Flujo de

Efectivo cuyo uno de sus esquemas tiene la siguiente presentación:

Tabla 4.24: Ejemplo Estado de Flujo de Efectivo

COMPAÑÍA XYZ
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
AÑO 2

Utilidad neta año 2 48709.66

+ Depreciaciones 3831.57
Inversiones Temporales 5000.00
Cuentas por Cobrar 58480.99
Provisión de Cartera -295.19
Inventario de Productos Terminados -14051.04
Obligaciones Bancarias 3376.30
Proveedores Nacionales 6929.80
Gastos Acumulados -1913.89
Impuesto a la Renta por Pagar -9815.69
Otros Pasivos Corrientes -3799.67
=SUBTOTAL ACTIVIDADES DE OPERACIÓN 96452.84
Maquinaria y Equipo -2756.63
Equipo de Oficina -0.05
Equipo de Computación -705.20
Inversiones -8000.00
Activo Diferido -110.71
Otros Activos -4578.96

= SUBTOTAL ACTIVIDADES DE INVERSION -16151.55

Obligaciones Bancarias Largo Plazo 3235.95
Cesantías Consolidadas 19873.56
Otros Pasivos a Largo Plazo 4060.58
Capital Pagado 3000.00
Reservas 619.17
Utilidades Retenidas -27984.74
Utilidades del Ejercicio -78156.74

=SUBTOTAL ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO -75352.22

=CAMBIO EN LA CUENTA DE EFECTIVO 4949.07

+ EFECTIVO AÑO 1 33019.49
+ EFECTIVO AÑO 2 37968.56
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Adicionalmente, conforme a la normativa internacional de información financiera vigente, es

ineludible presentar Notas a los Estados Financieros, para cuya confección se recomienda

valerse los diversos informes que el propio sistema le debe ofrecer.

 159

4.8.6 Análisis de la información

Como hemos visto la contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos

que ocurren en un negocio. De tal manera que se convierte en el eje central para llevar a cabo

diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que

implica el constituir una empresa determinada

Desde esta perspectiva la información contable contenida en los estados financieros básicos

debe servir fundamentalmente para:

 Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones

que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado

tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

 Predecir flujos de efectivo.

 Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los

negocios.

 Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

 Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

 Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

 Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

 Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica

representa para la comunidad.

Esto se logra a través del análisis de la información, como lo vemos a continuación.

 160

4.8.6.1 Análisis cuantitativo (Retrospectivo)

Índices Financieros: Es un relación de las cifras de los estados financieros y demás

informes de la empresa con el propósito de formarse una idea como acerca de la actuación

de la empresa; se entienden como la expresión cuantitativa del comportamiento o el

desempeño de toda una organización o una de sus partes.

Tabla 4.25: Ejemplos de Índices Financieros

LIQUIDEZ PERIODOS
NOMBRE FÓRMULA AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3

Activo Corriente 1.80 1.64 1.88

RAZON CORRIENTE
Pasivo Corriente

PRUEBA Activo Corriente-Inventarios 1.30 1.06 1.30

ACIDA(RAZON
RAPIDA) Pasivo Corriente

Activo Corriente - Pasivo

CAPITAL DE TRABAJO Corriente 177659.02 138696.48 210452.59

ENDEUDAMIENTO PERIODOS
NOMBRE FÓRMULA AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3

NIVEL DE Pasivo Total 52.57% 62.36% 57.22%

ENDEUDAMIENTO Activo Total

ENDEUDAMIENTO EN Pasivo Corriente 99.13% 88.19% 86.67%

CORTO PLAZO Pasivo Total

ENDEUDAMIENTO EN Pasivo largo plazo 0.87% 11.81% 13.33%

LARGO PLAZO pasivo total

COBERTURA DE Utilidades operacionales 7.00 1.94 2.76

INTERESES Gastos Financieros

APALANCAMIENTO Activo Total 210.84% 265.67% 233.76%

NETO (multiplicador
capital) Capital contable o patrimonio

APALANCAMIENTO Pasivo Corriente 109.9% 146.1% 115.9%

CORTO PLAZO Capital Contable

APALANCAMIENTO Pasivo Largo Plazo 0.96% 19.57% 17.83%

LARGO PLAZO Capital contable
 161

ACTIVIDAD O DE ROTACIÓN PERIODOS

NOMBRE FÓRMULA AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3
Ventas 3.31 4.38 3.64
ROTACION DE CXC
Cuentas por cobrar promedio

o
N de días de análisis 108.92 82.12 98.82
DIAS DE COBRO
Rotación de cxc

ROTACION DE Costo de ventas 5.03 5.49 3.97

INVENTARIOS Inventario promedio

DIAS DE Número de días de análisis 71.52 65.60 90.62

INVENTARIO Rotación de inventarios

ROTACION CTAS Compras 5.23 5.03 3.69

POR PAGAR Cuentas por pagar promedio

DIAS DE PAGO Número de días de análisis 68.82 71.56 97.61

Rotación de cxc

CICLO Días de inventario + día de cobro - días de 112 76 92

OPERACIONAL pago

ROTACION DE Ventas 32.44 38.50 44.57

ACTIVOS FIJOS Activos fijos netos

ROTACION Ventas 4.03 5.84 3.60

ACTIVOS
OPERACIONALES (Activo fijo neto + capital de trabajo)

ROTACION DE Ventas 1.91 2.42 1.71

ACTIVOS TOTALES Activos totales

INDICES DE RENTABILIDAD PERIODOS

NOMBRE FORMULA AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3

Utilidad Bruta 31.19% 31.80% 36.58%

MARGEN BRUTO
Ventas

MARGEN Utilidad Operacional 25.35% 26.04% 30.67%

OPERACIONAL Ventas

Utilidad Neta 9.57% 5.10% 8.97%

MARGEN NETO
Ventas

ROI (roa) return over Utilidad Neta

18.30%
investment Activos Totales 12.32% 15.32%

Utilidad Neta
ROE (rsc) return over
Patrimonio 38.57% 32.73% 35.81%
equity

Fuente: Sistema Contable Kohinor

Elaboración: El Autor
 162

Análisis Horizontal: Define las variaciones absolutas o relativas de las cifras de los estados

financieros homogéneos a lo largo del tiempo.

Cía. XYZ
Balance General
Año 1 Año 2 Año 3
ACTIVO 427,194.66 395,328.95 483,399.50
PASIVO 224,575.05 246,521.99 276,606.22
PATRIMONIO 202,619.61 148,806.96 206,793.28

500,000.00
AÑO 1
AÑO 2
AÑO 3
0.00 AÑO 2 AÑO 3
AÑO 1

Gráfico 4.56: Análisis Horizontal Absoluto

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Análisis Vertical: Incorpora un examen acerca de la composición porcentual de los saldos de

las cuentas de la empresa en función de los grupos a los cuales pertenecen.

Año 1 Año 2 Año 3

24% 19% 21%
TOTAL ACTIVO TOTAL ACTIVO TOTAL ACTIVO
50% TOTAL PASIVO
50% TOTAL PASIVO
50% TOTAL PASIVO

TOTAL PATRIMONIO TOTAL PATRIMONIO TOTAL PATRIMONIO

26% 31% 29%

Gráfico 4.57: Análisis vertical por año

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Análisis Presupuestal: Involucra comparar las cifras reales de los estados financieros con

aquellos que constan en el Presupuesto, dentro de un periodo determinado. Las variaciones

detectadas y la determinación de sus causas servirán como base para el establecimiento de

los correctivos que encausen a la empresa a lograr sus objetivos.

 163

4.8.6.2 Análisis cualitativo (Prospectivo)

Para este escudriñamiento de la información se utilizan indicadores de gestión que

permiten analizar y estudiar la situación y las tendencias de cambio generadas por un

fenómeno determinado, respecto a unos objetivos y metas previstas. Subsidiariamente se

enfoca en los procesos administrativos midiendo su eficacia, eficiencia y efectividad en

función de una perspectiva financiera dada.

Propicia la creatividad por parte de los involucrados, dado que las relaciones dependerán

de las preguntas que se pretendan resolver. Entre estos tenemos:

Tabla 4.26: Indicadores de Gestión

D PROCESO INNOVACION Y
CLIENTE
INTERNO DESARROLLO
Cuánto y cómo
ENFOQUE

Cuánto hemos participa el talento

Cómo vemos y nos
mejorado los procesos humano en el
ven nuestros clientes?
empresariales? crecimiento
organizacional?
 Productividad  Formación
 Calidad  Rotación horizontal
ENFASIS

 Actitudes
 Tecnología y vertical
 Comportamiento
 Utilización de la  Capacitación
 Percepciones
capacidad  Inversión en
 Plazos de entrega investigación
Emisiones al medio Horas invertidas en
Cantidad de nuevos
ambiente por innovación y
clientes
producción desarrollo
Gastos administrativos
Clientes / empleados Inversión en formación
/ # empleados
INDICADORES

Ventas cerradas / Tiempo medio para

Patentes por periodo
contactos iniciales toma de decisiones
Índice de empleados
Costo / clientes Entregas a tiempo
satisfechos
Media de duración de Salario obreros /
Rotación de empleados
relación con el cliente salario supervisores
Gastos de Número de
comercialización / sugerencias Costo de capacitación
número clientes implementadas sobre por empleado
nuevos presentadas.
Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor
 164

4.8.6.3 Herramientas de Gestión de la Información:

Sirven para profundizar en el análisis de la información. Entre las más importantes están:

Minería de Datos: Consiste en la extracción no trivial de información que reside de

manera implícita en los datos. Dicha información era previamente desconocida y podrá

resultar útil para algún proceso. En otras palabras, la minería de datos prepara, sondea y

explora los datos para sacar la información oculta en ellos (Wikipedia, 2012).

Como metodología se utilizan modelos predictivos, de segmentación, de agrupamiento y

de afinidad, reglas de asociación, por lo que se aplican herramientas matemáticas y

estadísticas multivariantes, a través de softwares especializados tal como el SPSS o incluso

softwares de uso común tal como la hoja electrónica de Excel.

Gráfico 4.57: Análisis multidimensional de Ventas de Inventario

Fuente: Sistema Contable Kohinor
Elaboración: El Autor

Análisis multidimensional: Toma su nombre en virtud que se disponen los datos de las

variables en varios sentidos y direcciones. En el ejemplo anterior se ubica en la primera

columna, como Rótulo de Fila, las Clases de Artículos; en las columnas posteriores, como

Rótulo de Columna, colocamos los meses. En la parte interior ponemos el valor de la

Venta del Inventario, dándonos como resultado las Ventas Mensuales por Clase de

Inventario. Adicionalmente, como se aprecia en la parte superior en el campo Almacén, se

podrá filtrar uno o varios datos; o, agregar o quitar variables de la ventana de la derecha.
 165

Red neuronal: Es un conjunto de algoritmos matemáticos que encuentran las relaciones

no lineales entre conjuntos de datos. Aquí el conocimiento no se programa de forma

directa ya que se incorpora mediante el aprendizaje a partir de ejemplos y por ajuste de

parámetros de las neuronas mediante un algoritmo de aprendizaje.

La construcción de una Red Neuronal Artificial pasa por varias etapas:

1. Identificación de la variable financiera que se va a pronosticar.

2. Construcción del conjunto de datos que permitirán activar el proceso de aprendizaje de

la Red Neuronal Artificial.

3. Activación del proceso de aprendizaje, con la selección de la arquitectura y los

parámetros necesarios para la definición de los pesos de la conexión entre las neuronas.

4. Generalización de los reportes de salida para el pronóstico de la variable financiera.

Gráfico 4.58: Representación esquemática de una Red Neuronal

Fuente y Elaboración: http://www.uv.es

En este caso se implementó un a red neuronal para determinar la demanda de electricidad

en un periodo futuro –capa de salida-. Las variables consideradas fueron de aspecto

climático y de día del calendario –capa de entrada-. La capa oculta es el modelo estadístico

matemático aplicado, el cual resultó con una precisión del 98% sobre los datos reales.
 166

Adicionalmente existen en el ámbito financiero una multiplicidad de herramientas,

funciones y metodologías que pueden ser utilizadas para el análisis y proyección de

información, entre algunas de las más utilizadas tenemos:

 Sistemas Expertos

 Agentes Inteligentes

 Análisis de Sensibilidad

 Simulación Montecarlo

 Estudios econométricos

 Estudios What – If

 Programación matemática: lineal, cuadrática, entera, mixta, mixta – entera y no

lineal.

 Análisis de riesgo

 Evaluación de proyectos

Cada una de ellas demandará de su usuario:

 Conocimiento multidisciplinario para determinar las variables que conformarán el

modelo a aplicar y los resultados esperados.

 Manejo de tecnología informática, esencialmente de software estadístico y/o

aplicaciones de hoja electrónica, para sacar provecho eficientemente de las

herramientas disponibles en el mercado.

En tal virtud es mandatorio en el Profesional Contable Financiero desarrollar habilidades

en el manejo de la información; partiendo desde la identificación de sus fuentes, pasando

por la determinación de los medios para su búsqueda, procesamiento y organización, para

finalmente representar y comunicarla oportuna y adecuadamente a sus demandantes.

 167

CAPÍTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES

 La sistematización es un fenómeno administrativo que está presente, formal o

informalmente, desde el inicio de la empresa. Se compone de recursos materiales

que dan la envergadura a la capacidad de la empresa, y, recursos humanos

estructurados en diversos niveles, que son quienes llevan a cabo las diversas

actividades con las cuales la organización genera y analiza información en la

búsqueda por cumplir sus objetivos.

 La Contabilidad, dentro del marco de su propia normativa, proporciona

información a cada nivel organizacional. En la parte operativa, encargada de asumir

la carga transaccional, tenemos por ejemplo los resúmenes de facturación y

nómina. En el nivel táctico, responsable de la asignación de recursos, se diseñan

planes de control como por ejemplo niveles de inventarios. En el nivel estratégico

esta disciplina del saber se refleja periódicamente en los Estados Financieros que es

la información financiera más común solicitada por sus usuarios.

 El software contable, desde la perspectiva administrativa, es el eje central en la

captura, procesamiento y presentación de la información empresarial. Se compone

de varios subsistemas denominados módulos, los cuales agrupan una serie de

actividades en procesos que representan una visión particular sobre el trabajo

ejecutado por cada área funcional de la empresa.

 No existe en el Ecuador, dentro del área de las ciencias administrativas, una carrera

cuya formación profesional induzca a generar especialistas en el diseño,

estructuración e implementación de sistemas de información.

 168

 La sistematización contable empresarial demanda un proceso que empieza con la

detección de necesidades de información y optimización de actividades. Esto se

sintetiza en una serie de análisis de carácter técnico, económico y operacional que

sirven como antecedente para definir los requisitos de diseño que debe cumplir el

nuevo sistema para paliar los problemas inicialmente detectados. Posteriormente se

define la estrategia de informatización que concluirá en la adquisición de un

software. En su implementación se considerarán las estrategias de negocios

encauzadas a través de los procesos de planificación y control, y, ejecutadas con la

captura, procesamiento, explotación y presentación de la información contable. En

este transcurrir se instalará el software contable y se realizarán pruebas de

funcionamiento. En su operación se creará la empresa, se determina la estructura

contable y se cargarán los saldos iniciales a la fecha de cierre en el anterior sistema.

En el siguiente tramo se delimita a cada usuario sus accesos y se alimenta el

sistema con las transacciones generadas, las cuales se transforman en información

contable conforme a la estrategia de contabilización escogida. Finalmente, con el

auxilio de modelos y metodologías primordialmente estadísticas, se estudia la

información extrayendo sus relaciones más importantes y cuyas conclusiones

servirán como materia prima para la toma de decisiones.

 169

5.2 RECOMENDACIONES

 Propender a contar desde la inicialización de la empresa con un formal sistema de

información, el cual organizará planificadamente mlos diversos recursos con que

cuenta la organización para especificar las mejores metodologías de trabajo, el

hardware y software necesarios para el tratamiento de la información, así como la

estructura empresarial compuesta por los profesionales requeridos en los diferentes

estamentos organizacionales.

 Considerar por parte del elemento humano una adecuada aplicación de la normativa

contable, legal, societaria, laboral y tributaria en el tratamiento de la información,

lo cual desembocará en que ésta se distinga por su alta calidad para cualquier nivel

organizacional. Este factor a su vez servirá como base para minimizar los riesgos

en la toma de decisiones por parte de los usuarios de la información, sean éstos

internos o externos.

 El software contable deberá ser una fidedigna representación intangible de los

procesos considerados como óptimos y eficaces por parte de la dirección táctica de

la empresa. Por más compleja que sea la entidad, el software deberá ir acoplándose

permanentemente a las nuevas realidades que determine el ambiente donde la

compañía desarrolla sus operaciones, enmarcado dentro de una estrategia global de

control financiero.

 Incorporar dentro de las ciencias administrativas, financieras, contables o incluso

de auditoría una carrera de Ingeniería de Información, similar a la existente en

Chile por ejemplo, la cual propenderá a la maximización de los recursos

empresariales al amparo del uso y explotación de la información con que cuente la

organización, sea ésta interna y/o externa.

 170

 Utilizar como herramienta administrativa la Bitácora de Informatización Contable

Empresarial en los procesos de mejoramiento organizacional, especialmente en

aquellos de índole financiero donde el cambio de software tendrá un impacto de

trascendencia corporativa a corto, mediano y largo plazo.

 171

BIBLIOGRAFÍA DEL TRABAJO

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http://cygnushlp.lahres.net/helpFiles/es/Administrator/Roles.aspx

Aliaga, C. & Aliaga, C. (2008). Funciones y Herramientas de Excel para la Gestión

Financiera. Perú: Educación, Ciencia, Investigación y Tecnología S.A.

Amador, A. (2008). Auditoría Administrativa: Proceso y aplicación. México: Mc Graw

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Andreu, R., Ricart, J., & Valor, J. (1996). Estrategia y Sistemas de información (2da ed.).
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Andreu, R., Ricart, J., & Valor, J. (1997). La organización en la era de la Información.
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 ANEXOS

Anexo A: Fases de implementación del Módulo de Seguridades

SEGURIDADES

PRE FASE FASE FASE FASE FASE

FASE UNO DOS TRES CUATRO CINCO

REQUISITOS GESTIONES DE PARAMETROS GESTIONES DE APLICACIONES INFORMES

ORGANIZACION INCLUSION

ACTIVACION CAMBIO IMPORTAR

DEL SISTEMA
EMPRESAS
CLAVE DATOS

CIERRE EXPORTAR
IDENTIFICACION PERIODO DATOS

TRASPASO
PERIODO
KARDEX

TRASPASO
SUCURSAL CXC

TRASPASO
USUARIOS CXP

ALMACENES

SERIES

PERFIL

GESTIONES
Empresas GESTIONES
Sucursales Cierre del Periodo
Usuarios Generación Diario Inicial
Almacenes Traspaso Kardex
Secuencias Traspaso CxC
Accesos Traspaso CxP

Carga Cierre del

Inicial Periodo

PERFIL
USUARIO
Migración Cambio
De Datos de Clave

PROCESOS GESTIONES
Exportar Datos Cambio Clave
Importar Datos

Fuente: Sistema Contable Kohinor

Elaborado por el Autor
 Anexo B: Fases de implementación del Módulo de Inventarios

INVENTARIOS

PRE FASE FASE FASE FASE FASE FASE

UNO DOS TRES CUATRO CINCO

REQUISITOS GESTIONES DE PARAMETROS GESTIONES DE APLICACIONES INFORMES

ORGANIZACION INCLUSION

SEGURIDADES ORDENES DE RECALCULO ARTICULOS

CATALOGOS TRANSFERENCIAS
COMPRA DE COSTOS

USUARIOS TIPOS INGRESOS COSTOS

ACTUALIZACIONES
CATALOGOS PRECIOS
PARAMETROS

EGRESOS ARTICULOS MOVIMIENTOS

ALMACENES

IVA
CLASES DE TRANSFERENCIAS KARDEX
ARTICULOS
UNIDADES

TIPO KARDEX DEVOLUCION

ARTICULOS TRANSFERENCIAS
EGRESOS

COMPRAS

SECUENCIAS
VENTAS
PROVEEDORES

CONTABILIDAD
CLIENTES

PLAN DE
CUENTAS

GESTIONES
Tipos de Catálogos
Catálogos
Almacenes
Clases de Artículos
Clases
Familias
Grupo
Tipo
Artículos GESTIONES
Secuencias Transferencias
Transferencias

Carga Movimiento
Inicial de Artículos

COSTOS
INVENTARIO
Actualización Mantenimiento
de Artículos de Costos

PROCESOS PROCESOS
Precios Recálculo de Costos
Artículos a Almacenes
Descuentos
Descuentos Almacenes
Costos

Fuente: Sistema Contable Kohinor

Elaboración: El Autor
 Anexo C: Fases de implementación del Módulo de Compras

COMPRAS

PRE FASE FASE FASE FASE FASE FASE

UNO DOS TRES CUATRO CINCO

REQUISITOS GESTIONES DE PARAMETROS GESTIONES DE APLICACIONES INFORMES

ORGANIZACION INCLUSION

SEGURIDADES CLASES DE FACTURAS FACTURAS PROVEEDORES PROVEEDORES

PROVEEDORES COMPRA COMPRA

CANCELACION
NOTAS DE NOTAS DE COMPRAS
USUARIOS PROVEEDORES ORDENES DE
ENTREGA ENTREGA (B Y S)
COMPRA

PARAMETROS DATOS DEL

INGRESOS A INGRESOS A RETENCIONES
SECUENCIAS ANEXO
BODEGA BODEGA
TRANSACCIONAL

FORMA PAGO
CXP DEVOLUCION O DEVOLUCION O ESTADO DE
NC COMPRAS NC COMPRAS CUENTA
DESTINOS

TIPOS DE ORDEN DE ORDEN DE ANALISIS DE

IDENTIFICACION COMPRAS COMPRAS VENCIMIENTO

CONTABILIDAD
PAGO A PAGO A RESUMEN DE
PROVEEDORES PROVEEDORES AUXILIARES

PLAN DE ANEXO
CUENTAS ASIGNACION DE
TRANSACCIONAL
ANTICIPOS
SIMPLIFICADO
VENTAS

TIPOS DE
SERVICIOS

SERVICIOS
VARIOS

GESTIONES
Clases de Proveedores
Proveedores
Secuencias
Orden de Compra
Facturas Compra GESTIONES
Devoluciones Orden de Compra
Ingresos de Bodega GESTIONES
Ingresos de Bodega
Cuentas por Pagar Pagos a Proveedores
Facturas Bienes
Comprobantes de Pago Asignación de Anticipos
Devoluciones
PROCESOS PROCESOS
Parámetros Parámetros

Carga Procesamiento Procesamiento

Inicial Compras Cartera
COMPRAS
Y CXP
Carga Actualización Generación
Externa REOC - ATS REOC - ATS

GESTIONES (MODULO VENTAS) PROCESOS INFORMES

Tipos de Servicios Compras Bienes COA REOC
Servicios Varios Compras Servicios COA ATS
Juego Kit Servicios

Fuente: Sistema Contable Kohinor

Elaboración: El Autor
 Anexo D: Fases de implementación del Módulo de Ventas

VENTAS

PRE FASE FASE FASE FASE FASE FASE

UNO DOS TRES CUATRO CINCO

REQUISITOS GESTIONES DE PARAMETROS GESTIONES DE APLICACIONES INFORMES

ORGANIZACION INCLUSION

VENDEDORES / FACTURAS FACTURAS

SEGURIDADES CLIENTES CLIENTES
COMISIONES DE VENTA O DE VENTA O
EXPORTACION EXPORTACION

NOTAS DE NOTAS DE CANCELACION VENTAS / NC

USUARIOS COBRADORES VENTA VENTA DE PEDIDOS (B Y S)

PARAMETROS EJECUTIVOS EGRESOS DE EGRESOS DE CHEQUES

BODEGA BODEGA POSFECHADOS

CLASES DE DEVOLUCION O DEVOLUCION O RECAP

ESTATUS CLIENTES NC VENTAS NC VENTAS

DOCUMENTOS
PEDIDOS Y PEDIDOS Y MOVIMIENTOS
CLIENTES
PROFORMAS PROFORMAS
TRANSACCIONES

FORMA PAGO
CXC TIPOS DE COBROS A RECAP TARJETA ESTADO DE
SERVICIOS CLIENTES DE CREDITO CUENTA
TARJETAS DE
CREDITO
COBROS
FORMAS DE SERVICIOS COBROS A ANALISIS DE
PAGO
CLIENTES
VARIOS CLIENTES VENCIMIENTO
AJUSTES

CONTABILIDAD JUEGO KIT CHEQUES AUXILIARES

SERVICIOS POSFECHADOS DE VENTAS

PLAN DE SECUENCIAS ASIGNACION DE LIQUIDACION

CUENTAS ANTICIPOS DE VENTAS

GESTIONES
Vendedores / Cobradores
Clases
Parámetros
Listado
Ejecutivos
Clases de Clientes
Clientes
Secuencias
Pedidos / Proformas
Facturas / Nota de Venta
Devoluciones
Egresos de Bodega GESTIONES
Cuentas por Cobrar Tipos de Servicios
Comprobantes de Cobro Servicios Varios
Recap Juego Kit Servicios

Carga Creación de
Inicial Auxiliares Contables

VENTAS
Y CXC
Carga Procesamiento Procesamiento
Externa Ventas Cartera
PROCESOS PROCESOS
Parámetros Parámetros
GESTIONES (MODULO INVENTARIOS) GESTIONES GESTIONES
Clases de Artículos Pedidos / Proformas Cobros a Clientes
Artículos Egresos de Bodega Asignación de Anticipos
Facturas Cheques Posfechados
Nota de Venta Liquidación de Ventas
Devoluciones Cobros Ajustes
Recap CxC

Fuente: Sistema Contable Kohinor

Elaboración: El Autor
 Anexo E: Fases de implementación del Módulo de Nómina

NOMINA

PRE FASE FASE FASE FASE FASE FASE

UNO DOS TRES CUATRO CINCO

REQUISITOS GESTIONES DE PARAMETROS GESTIONES DE APLICACIONES INFORMES

ORGANIZACION INCLUSION

SEGURIDADES TABLAS NOTAS DE TRANSACCION LIQUIDACION EMPLEADOS

DEBITO MANUAL DEL ROL

OFICINAS COBROS A DIAS LIQUIDACION RUBROS

USUARIOS EMPLEADOS TRABAJADOS ESPECIAL DEL ROL

CARGOS
PARAMETROS CUENTAS NOTAS DE ACTUALIZACION TRANSACCIONES
UNIDADES CONTABLES DEBITO SUELDOS
ADMINISTRATIVAS

GRUPO
CENTROS DE OCUPACIONAL COBROS IMPORTACION PAPELETA
COSTOS EMPLEADOS HORAS
DICCIONARIO
TIPOS DE DE DATOS
IDENTIFICACION
PARAMETRO VACACIONES CAMBIO TRANSACCION
PROVINCIAS IMPTO RENTA CODIGOS BP / IESS

EMPLEADOS
IMPUESTO
CONTABILIDAD A LA RENTA

RUBROS
DEL ROL CUMPLEAÑOS
PLAN DE
CUENTAS

TIPOS DE
LIQUIDACION PERSONAL A
VENTAS PRUEBA

SECUENCIAS
ESTADO DE
TIPOS DE SERVICIOS CUENTA
SERVICIOS VARIOS

GESTIONES
Tablas
Oficina
Cargos
Unidades Administrativas
Grupo Ocupacional
Diccionario de Datos
Parámetros Impto Renta
Nivel
Tipo Mano de Obra
Tipo Çontrato
Días Feriado GESTIONES PROCESOS
Empleados Días Trabajados Liquidación de horas
Rubros del Rol Transacciones Manuales Liquidación del Rol PROCESOS
Tipos de Liquidación PROCESOS Liquidación Especial
GESTIONES
Reversa de
Transacciones
Liquidación Rol
Manuales
Carga Procesamiento Cálculo Cálculo De
Inicial Novedades Del Rol Liquidación

ROL DE
PAGOS
Carga Control de Préstamos a Control de
Externa Personal Empleados Vacaciones
PROCESOS
GESTIONES
Parámetros ND
Horas Tarjeta
Parámetro Cobros
GESTIONES (MODULO VENTAS) GESTIONES GESTIONES
Horas Huella PROCESOS GESTIONES
Tipos de Servicios Notas de Débito Vacaciones
Horas Cédula LIquidación
Servicios Varios Facturas Punto Venta Liquidación
Vacaciones
Cobros a empleados

Fuente: Sistema Contable Kohinor

Elaboración: El Autor
 Anexo F: Fases de implementación del Módulo de Activos Fijos

ACTIVOS
FIJOS

PRE FASE FASE FASE FASE FASE FASE

UNO DOS TRES CUATRO CINCO

REQUISITOS GESTIONES DE PARAMETROS GESTIONES DE APLICACIONES INFORMES

ORGANIZACION INCLUSION

SEGURIDADES CLASES ACTIVOS DEPRECIACION ACTIVOS

ACTIVOS FIJOS FIJOS

BAJA CUADRE
USUARIOS UBICACIONES CONTABLE

PARAMETROS INFORME
ACTIVOS FIJOS MENSUAL

CENTROS DE ETIQUETAS
COSTOS

NOMINA

EMPLEADOS

UNIDADES
ADMINISTRATIVAS

CONTABILIDAD

PLAN DE
CUENTAS

GESTIONES
Clases de Activos Fijos
Ubicaciones GESTIONES
Activos Fijos Depreciación

Carga Depreciación
Inicial Activos

ACTIVOS
FIJOS
Carga Cambio
Externa Activos

GESTIONES (MODULO NOMINA) PROCESOS

Oficina Eliminación Activos
Unidades Administrativas Funcionarios
Empleado N por S
Baja
Eliminación

Fuente: Sistema Contable Kohinor

Elaboración: El Autor
 Anexo G: Fases de implementación del Módulo de Contabilidad

CONTABILIDAD

FASE FASE FASE FASE FASE

PRE FASE
UNO DOS TRES CUATRO CINCO

REQUISITOS GESTIONES DE PARAMETROS GESTIONES DE APLICACIONES INFORMES

ORGANIZACION INCLUSION

SEGURIDADES PLAN DE DIARIOS DIARIOS ASIENTOS ESTADOS

CUENTAS TIPO FINANCIEROS

CONCILIACION DEFINICION BALANZA DE

EMPRESA RETENCIONES BANCARIA ASIENTOS COMPROBACION

USUARIOS
CUENTAS PRESUPUESTO CONTABILIZAR LIBRO
CORRIENTES ASIENTOS MAYOR
PARAMETROS
MOVIMIENTOS
SECUENCIAS
NO RETENCIONES
DE DIARIOS CONCILIADOS
BANCOS
SECUENCIAS CONCILIACIÓN
CENTRO DE RETENCIONES BANCARIA
COSTOS

MONEDAS

COTIZACION

GESTIONES
Plan de Cuentas
Retenciones
Cuentas Corrientes
Movimientos No Conciliados GESTIONES
Secuencias Diarios
Comprobantes Bancos PROCESOS
Retenciones Retenciones Contabilizar Asientos
PROCESOS
PROCESOS
Asientos Tipos
Definición Asientos
Parámetros Diarios
Carga Contabilización Contabilización
Inicial Manual Automática

ESTADOS
FINANCIEROS
Conciliación Presupuesto
Bancaria Contable
INFORMES INFORMES
CONCILIACION BANCARIA Presupuesto
GESTIONES GESTIONES
Conciliación Bancaria Presupuesto

Fuente: Sistema Contable Kohinor

Elaboración: El Autor