1.8 Caso de estudio La compaiifa Alimex, que se encuentra en la industria alimentaria, e empresa tamaiio mediana, que hasta antes de 1990 no contaba con tecno- logias de informacién de apoyo a sus procesos organizacionales, En 1990 la direccién general comenz6 a analizar la posibilidad de implantar nue- vas formas operativas, pues existian muchas actividades que debian reali- zarse varias veces debido a que cada departamento wabajaba en forma aislada, lo cual significaba que la informacién generada no era uniforme- mente distribuida en toda la organizacién. Los ejecutivos se percataron de esta situacién y Hegaron a la conclusion de que era necesario invertir en sistemas de informacién computarizados. En 1993 la empresa tomé6 la decision de implantar un sistema de infor- maci6n, para lo cual se formé un comité que evaluaria la mejor alternati- va de adquisicion. Concluido este proceso se opté por contratar a una casa especializada en software, quien se daria a la tarea de hacer un “taje a la medida”, El equipo de cémputo de ese entonces era subutilizado, pues por lo general s6lo se lo empleaba como procesador de palabras. Cabe mencionar que para el desarrollo del proyecto hubo una completa inte- gracion y cooperacion entre la casa de softwarey los distintos departamen- tos involucrados en la tarea de automatizar sus procesos. La solucién a la que se llegé fue una red Novell y una serie de médulos desarrollados en Fox Pro para DOS, Los médulos que se establecieron fueron ventas, embar- ques, cuentas por cobrar, produccién, control de calidad, comp: tarios de materia prima, inventarios de producto terminado, inventario de refacciones, contabilidad, némina y cuentas por pagar. Los primeros médulos que se desarrollaron fueron los de contabilidad, némina y ven- tas, debido a que eran las tinicas 4reas semiautomatizadas aunque en for- ma independiente. Una ver puestas en funcionamiento estas areas se pro- siguié con el resto. Durante este tiempo se revisaron muchas de las actividades llevadas a cabo en los departamentos, lo cual dio como resulta- do la simplificacién de procesos y en algunos casos la reubicacion de per sonal. Debido a la automatizacion de procesos se produjo un cambio sus- una as, inven- tancial en la empresa. Por ejemplo antes de la implantacin de sistemas de informacién computarizados, el departamento de compras elaboraba a maquina las 6rdenes de compra, en las cuales vaciaba los datos requeri- dos (mimero de orden, nombre del proveedor, condiciones de pago. fe- cha de entrega, precio unitario de cada producto, subtotales, impuestos ¥“SISTEMAS DE INFORMACION EN LA ORGANIZACION totales). Una ve la surtiese. Almacén recibja el material, elaboraba manualmente la entrada de las mercancias en un formato preimpreso y foliado. En dicho formato el al- macenista escribia ¢l nombre del proveedor, la cantidad recibida de mate- rial, se firmaba y se enviaba a contabilidad. La seccién de costos de este departamento revisaba las formas recibidas y hacia una evaluacin de los costos de cada uno de los materiales. De aqui se enviaba la relacidn al area de cuentas por pagar, en donde se hacia una programaci6n semanal para tesoreria. Finalmente, ésta capturaba todos los datos de la factura en el sistema para la emisién de cheques Como resultado de la automatizacién de procesos, la empresa ha cam- biado drasticamente su forma de trabajar, En Ia actualidad el departamento de compras recibe en forma automatica las requisiciones (orden de com- pra) de parte del almacén, cuando el material ha Hegado a un punto de reorden (debido al eficiente sistema de inventarios). En el sistema de in- ventarios se registra qué cuenta contable afectara cada uno de los mate: riales que se adquieren, lo cual ahorra trabajo a contabilidad. Compras efectita la cotizacion de materiales, captura en la orden de compra el pre- cio y las condiciones de pago, y luego la envia al proveedor que suminis- trara los materiales. El proveedor hace su entrega en el almacén, en don- de se verifica lo que se va a entregar contra la orden que tiene en el sistema, Iuego de lo cual se firma de recibido y revisado y envia a contabilidad Ia papeleria. La seccion de costos de contabilidad solo verifica que almacén haya firmado, pues los datos de control ya estén en el sistema, Cuentas por pagar tinicamente programa la factura para ser pagada en su fecha de vencimiento, para lo cual modifica la fecha de pago en el sistema, y efectiia el asiento contable. Finalmente tesoreria tmicamente imprime los cheques de acuerdo con el programa de pagos definido por cuentas por pagar Recientemente se ha puesto en marcha un proyecto para evaluar la alternativa de cambiar los sistemas de informacién existentes; basicamen- te se contemplan dos alternativas: adquirir un sistema integral de adminis- wacién o cambiar a una base de datos central y convertir las aplicaciones a un lenguaje de cuarta generacién. La implantacin de sistemas en Alimex le ha permitido ser mucho ins eficiente, ahorrar en costos de operaci6n, pero sobre todo contar con informaci6n para toma de decisiones. , llenada la orden, era enviada al proveedor para que éste