3. Kasus: Sebuah perusahaan bengkel kendaraan (mobil) memberikan jasa layanan perwatan mengalami berbagai permasalahan dalam berbagai unsur manajemen, seperti keterbatasan dana, rendahnya kompetensi SDM, sarpras servis yang tidak bisa mengikuti perkembangan teknologi kendaraan, dan unsur-unsur lainnya sehingga mengalami kerugian dalam usaha. Saudara diminta untuk menentukan atau memutuskan apakah layak atau tidak untuk dilanjutkan dengan melakukan analisa tif). SWOT (bisa dengan cara kuantitatif atau kuali Analisis. SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek bisnis/perusahaan atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Metode analisis SWOT merupakan alat yang tepat untuk menemukan masalah dari 4 (empat) sisi yang berbeda, dimana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan dari sebuah peluang (opportunities) yang ada, kemudian bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) _mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses). yang mampu _membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru Dengan saling berhubungannya 4 faktor tersebut, maka membuat analisis ini memberikan kemudahan untuk mewujudkan visi dan misi suatu perusahaan. Untuk menyempurnakan atau _melengkapipemahaman tentang analisis SWOT, maka saya akan memberikan bagaimana contoh analisis SWOT suatu perusahaan. Inti analisis SWOT ini adalah menitai dalam/internal perusahaan dengan melihat kekuatan (Strengths) dan kelemahan (Weaknesses), kemudian menilai luar/eksternal perusahaan dengan melihat peluang (Opportunities) dan ancaman (Threats). Analisis SWOT permasalahan di atas: Strenght (Kekuatan) Berada di tempat yang strategis dan merupakan bengkel mobil yang memberikan jasa layanan perawatan yang menangani_ berbagai masalah kendaraan. b. Weakness (Kelemahan) Keterbatasan dana, rendahnya kompetensi SDM, sarana dan prasarana servis yang tidak bisa mengikuti perkembangan teknologi kendaraan. ©. Opportunities (Peluang) Memiliki banyak pelanggan. d. Threats (Ancaman) Banyak bengkel lain yang lebih lengkap menyediakan jasa layanan servis dan didukung dengan alat yang memadai. Strategi SO Peluang untuk memiliki penggan yang banyak masih cukup besar. Hal ini didukung tempat strategis yang miliki. Peranan tempat yang strategis sangatlah besar. Dengan kemudahan akses untuk ke bengkel tersebutmaka pelanggan tidak akan kesulitan. Baik untuk pelangan baru ataupun pelanggan lama. Ditambah lagi bengkel tersebut mampu memperbail banyak permasalahan kendaraan. Tentu saja hal ini sangat berperan untuk tetap memiliki pelanggan yang banyak. Strategi WO 1) Mulai untuk memberikan kesempatan kepada pengembang terutama investor baru untuk lebih ikut dalam pengembangan bengkel. Dana yang sedikit akan terasa sangat terbantu jika terdapat investor baru 2) Mulai_untuk melakukan kerjasama dengan perusahaan atau bengkel resmi untuk mendapatkan kesempatan untuk melakukan training di bengkel resmi. Dengan begitu SDM akan naik kompetensinya. Selain itu juga dapat dilakukan kerjasama dengan perusahaan peralatan untuk mendapatkan suport berupa sarpras dan teknologi terkini. Strategi ST Mulai untuk mengadakan kerjsama dengan bengkel resmi sehingga dapat dimungkinkan untuk mendapatkan support teknologi_ terkini Walaupun tidak mempunyai kepemilikan namun jika mempunyai akses untuk menggunakan hal itu akan sangat membantu. Selain itu juga dapat dilakukan pengembangan sendiri tentang tekonologi tersebut. Strategi WT 1) Mulai memasukan tenaga ahli dari bengkel resmi untuk dapat bertukar informasi sehingga kompetensi SDM meningkat. 2) Mulai_mengadakan_ kerjsama dengan bengkel resmi untuk mendapatkan support berupa akses pealatan atau teknologi terkiniAnalisis SWOT diatas dapat digunakan sebagai sarana untuk membangun bengkel tersebut. Dengan menyadari adanya kelemahan dan ancaman yang ada. Dan mulai belajar untuk mencapai peluang yang ada dengan memaksimalkan kekuatan yang dimiliki.4. Jelaskan konsep dan implementasi TQM pada perusahaan. Mutu terpadu atau disebut juga Total Quality Management (TQM) dapat didefinisikan dari tiga kata yang dimilikinya yaitu: Total (keseluruhan), Quality (kualitas, derajat/tingkat keunggulan barang atau jasa), Management (tindakan, seni, cara menghendel, pengendalian, pengarahan). Dari ketiga kata yang dimilikinya, definisi TQM adalah: “sistem manajemen yang berorientasi pada kepuasan pelanggan (customer satisfaction) dengan kegiatan yang diupayakan benar sekali (right first time), melalui perbaikan berkesinambungan (continous improvement) dan memotivasi karyawan “ (Kid Sadgrove, 1995) Pengertian lain dikemukakan oleh Drs. M.N. Nasution, MS.c, A.P.U. mengatakan bahwa Total Quality Management merupakan suatu_pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan daya saing organisasi melalui perbaikan terus-menerus atas produk, jasa, tenaga kerja, proses, dan lingkungannya. Manajemen Kualitas Total (TQM) adalah konsep dan metoda yang memerlukan komitmen dan keterlibatan pihak manajemen dan seluruh organisasi dalam pengolahan perusahaan untuk memenuhi keinginan atau kepuasan pelanggan secara_konsisten. Dalam TQM tidak hanya pihak manajemen yang bertanggungjawab dalam memenuhi keinginan pelanggan, tetapi juga peran secara aktif seluruh anggota dalam organisasi_ untuk memperbaiki kualitas produk atau jasa yang dihasilkannya (Bennett and Kerr, 1996). TQM mencakup semua _aktifitas-aktifitaskeseluruhan —_ fungsi manajemen yang menentukan —kebijakan_—_kualitas, —sasaran, dan ‘tanggungjawabnya dan mengimplementasikannya dengan menggunakan perangkat seperti _perencanaan kualitas, kontrol kualitas, pemastian kualitas dan perbaikan kualitas dalam sistem kualitas (Wheaton dan Schrott, 1999, p.188 Dasar filosofi TQM adalah ide pencegahan kecacatan (defect) versus pendeteksian kecacatan, Secara tradisional, usaha-usaha kontrol kualitas telah berkonsentrasi pada pendeteksian kecacatan melalui inspeksi setelahproduk dibuat / dirakit. Proses ini berakibat rework dan limbah. Dalam filosofi TQM, kontrol kualitas adalah aktifitas terus-menerus (on-going) diseluruh siklus proses: berfokus pada pemahaman penyebab masalah dan berusaha mengurangi atau menghilangkan dampaknya dalam bentuk yang paling efektif-biaya. Dengan menggunakan pemahaman karyawan _terhadap masalah-masalah_pekerjaannya, TQM membuka jalan kedalam kemampuan kreatifitas karyawan untuk menemukan solusi masalah tersebut. TQM berfokus pada orang (people): mendorong formasi tim dan pemberdayaan karyawan. Pemberdayaan karyawan/ — employee empowerment artinya: memberikan karyawan otoritas dan tanggung jawab membuat keputusan dan mengambil tindakan. Empowerment ditujukan memungkinkan karyawan memuaskan pelanggan di kontak pertama, untuk memperbaiki proses dan meningkatkan produktifitas, dan hasil bisnis organisasi yang lebih baik. Karyawan yang terberdayakan memerlukan informasi untuk membuat keputusan yang tepat, sehingga organisasi perlu menyediakan informasi tersebut dalam waktu yang tepat dan cara yang berguna (Baldrige Criteria, 2001). TQM tidak hanya memenuhi keperluan-keperluan pelanggan namun juga menyediakan kepuasan mereka. Beberapa perusahaan, seperti kartu- kartu Rover, memiliki kepuasan pelanggan yang luar biasa sebagai misi perusahaan mereka. Diantara fitur-fitur lain, keperluan-keperluan_pelanggan dapat meliputi pengiriman, ketersediaan, kepercayaan, dapat dipelihara, dan efektif biaya. Sementara berhubungan dengan hubungan pelanggan-pemasok, pemasok harus mendirikan aktifitas pemasaran yang dibayar dengan tugas ini. (Halog, 2002). TOM juga berfokus pada orang (people), yakni_mendorong pembentukan tim dan pemberdayaan karyawan (employee empowerment), yang artinya TQM memberi karyawan otoritas dan tanggung jawab membuat keputusan dan mengambil tindakan. Empowerment ditujukan untuk memungkinkan karyawan memuaskan pelanggan di kontak pertama,untuk memperbaiki proses dan meningkatkan produktivitas, serta untuk mencapai hasil bisnis organisasi yang lebih baik. Selain itu yang menonjol pada TQM adalah prinsip continous improvement yang pada dasarnya sangat berbeda dengan pendekatan tradisional. 1SO 8402 mendefinisikan kualitas sebagai: totalitas fitur dan karakteristik produk atau jasa yang bersandar pada kemampuannya untuk memuaskan kebutuhan yang dinyatakan atau diimplikasikan. Mengikuti penjelasan ISO tersebut, manajemen kualitas dapat dijelaskan sebagai aspek keseluruhan fungsi manajemen yang menentukan dan mengimplementasikan kebijakan kualitas. Terdapat 8 hal kunci keberhasilan perbaikan kinerja berbasis kualitas seperti disebutkan dalam ISO 9001:2000, yaitu (8 hal prinsip-prinsip manajemen kualitas): 1. Fokus pada konsumen: Organisasi yang tergantung pada pelanggan mereka harus mengerti kebutuhan pelanggan sekarang dan masa depan, harus memenuhi keperluan pelanggan dan_berketetapan untuk memenuhi harapan pelanggan. Manfaat kuncinya adalah: peningkatan pendapatan dan pangsa pasar yang didapat melalui respon yang cepat dan fleksibel pada peluang pasar, peningkatan keefektifan dalam penggunaan sumber daya organisasi_ untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, memperbaiki__kesetiaan pelanggan sehingga kontak bisnis berulang, 2. Kepemimpinan: Kepemimpinan menentukan kesatuan arah dan maksud dari organisasi. Prinsip ini harus menciptakan dan menjaga lingkungan internal dimana orang-orang dapat terlibat secara penuh dalam mencapai sasaran organisasi. 3. Keterlibatan semua orang: Orang disemua tingkatan adalah inti dari organisasi dan keterlibatan penuh mereka memungkinkan kemampuan mereka untuk digunakan bagi kemanfaatan organisasi..- Pendekatan proses: Hasil yang diharapkan dapat dicapai secara lebih efisien ketika aktifitas dan sumber daya yang berhubungan dengannya dikelola sebagai suatu proses. 5. Pendekatan sistem pada manajemen: mengidentifikasi, mengerti, dan mengelola proses saling berhubungan sebagai sistem yang memberi_sumbangan pada keefektifan organisasi dan efisiensi dalam mencapai sasarannya. 6. Perbaikan terus-menerus: perbaikan terus-menerus pada kinerja keseluruhan organisasi harus menjadi sasaran permanen organisasi 7. Pendekatan faktual pada proses pengambilan _keputusan: keputusan-keputusan efektif didasarkan pada analisa data dan informasi 8 Hubungan dengan pemasok yang saling menguntungkan: organisasi dan pemasoknya adalah saling ketergantungan, dan hubungan yang saling menguntungkan akan meningkatkan kemampuan_ keduanya untuk menciptakan nilai Implemetasi TQM diperusahaan 1. Make continous improvement a way of life Kaizen (dalam bahasa Jepang) berarti_peningkatan secara berkesinambungan (quality is an endless journey). Kaizen juga memberi penjelasan bahwa perbaikan di suatu bidang tidak berarti kerugian dibidang Iain. Contoh _perbaikan berkesinambungan yang dapat dilakukan, antara lain: a. Meningkatkan konsistensi produk dan kualitas layanan b. Mempercepat cycle time c. Menigkatkan fleksibilitas d. Mengurangi biaya dan waste 2. Be customer-orientedDalam hal ini organisasi harus memuaskan kebutuhan konsumen eksternal dengan melakukan antisipasi, mendengarkan dan merespon. Serta memperhatikan pula konsumen internal dengan prinsip bahwa setiap orang dalam organisasi akan terpengaruh dari kualitas kerja yang dilakukan Build teamwork and empowerment Peningkatan kerjasama dalam kelompok dilakukan melalui sistem saran (sugesstion systems), kelompok kecil (QC circles and self- managed teams), dan kelompok lintas fungsi (cross-functional teams). Pemberdayaan sumber daya manusia dilakukan melalui pelatihan, akses ke informasi dan alat bantu, keterlibatan ke pengambilan keputusan, serta penghargaan yang berbasis hasil