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    libro en pdf sobre los sistemas de contabilidad computarizada la primera unidad

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    Conceptos basicos de sistemas E 1 capitulo se traté acerca de I importancia de los sistemas para tos negocios y su relacion con el concepto de ciclo de vida y desarrollo de los sistemas y los. procesos de toma de decisiones en la empresa. El término sistema es ampliamente utilizado en diversas situaciones de negocios y en distintas areas det conocimiento. Por ejemplo, los economistas de un pais hablan de un sistema econdmico, los politicos se reficren al sistema politica, ls abogados defienden la vigencia del sistema de derecho, los empresarios, la vigencia de un sistema de libertades econémicas y de esta forma, podriamos encontrar una serie de contextos en los evales término sistema es utilizado, PEAR UIC eR ENN En el mundo de los negocios, la palabra sistema generalmemte se refiere a todos aquellos elementos y sus relaciones, los euales soportan y ayudan a la toma de decisiones dptimas en las empresas Una empresa ¢s considerada como un sistema que recibe y genera informaciGn, la cual seré procesada 0 usilizads por alguna persona o entidad para el logro de sus objetivos. Todas las empresas tienen funciones tipices ue desarrollan en mayor 0 menor grado, Los sistemas que soportan las decisiones de negocios, deben poseer cieras caracteristicas« fin de garantizar que las decisiones a ser tomadas por los gerentes tengan el menor margen de error. Ei presente capitulo trata tos principales conceptos que se deben dominar acerca de los sistemas como una herramienta de apoyo gerenciel 2.1 DEFENICION DE SISTEMAS fa Iteratura en el Aree de sistemas es bastante amplia y enfoca In definicién de lo que constituye un sistema en ‘una forma mas o menos similar. stoma Un sistema es un conjumto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por clemenios quese Hf ciertos atributos identificables que tienen relacidn entre si, y que funcionan para lograr un cearectecian por objetivo comin, iets abuts Yue Si analizamos detenidamente la definici6n, podeinos identificar los siguientes concepios: ELEMENTOS ‘lementos Picts individuals relacionadas ene Se rable de un conjunto de elementos por cuanto todo sistema es una agrupaciOn de piezas individusles que tienen interrelaciéa entre si, En la figura 2-1, se presenla un esquema conceptual de lo que podria ser un sistema contable subdividide en elementos , Cee ST eee Ne ee Nee =... « ‘ & « « « « « « \ « 26 romana ranre. Lor sisrenas Cads_ modulo en orden jerirquico de izquierda a derecha, puede considerarse un elemento del sistema contable. | Los atributes identificables de cada elemento estén constituides por las caracteristicas individuales que posee cada uno de esos elementos, es decir los objetivos especificos para los cuales fueron disefiados. En cl caso del médulo de consultas de cuentas de un sistema ccontable, tos atributos identificables pueden ser Tos siguientes a manera de ejemplo: caracerltens Individuals gue poses ead Restriccién en el acceso de los datos Es decir, et médulo de consulta de cuentas restringir’ el acceso dnicamente a la informacion referente @ los cleinentos de las cuentas tales como cédigo, descripcidn, tipo de cuenta, saldo de ls cuenta, etc Algoritmos de manejo de los datos Se cefiere principalmente a lz forma en ia cual serdn tratados los datos y/o recuperados del almacenamiento Principal. En el caso del médulo de consulta de los eSdigos contables, ef algoritmo de acceso implicaré que primero sea conocido el cédigo contable que se desee consultar y/o accesar, para luego obtener la informacién deseada RELACIONES Las relaciones se refieren a la vinculactn que debe existir entre los elementos identificables 0 componentes del sistema. Cuando en un sistema contable se est Gefiniendo el cédigo de cuentas inicial, se tiene que establecer algiin tipo de velacién para existe entre los cada una de las cuentas, como por ejemplo: ‘denticates «| componente dl Prrrerkeggrrrerrerr cariTuto CONCErTOS BAsEOS De ssTENAS 27 Cuenta real, nominal o de orden Es dao un sstoma contable debe poder dstingur si una cuenta es de balance general, del estado de ganancies y pérdidas o simplemente es una cuenta de anotacion o referencia en et balance general Cuenta contra la que cierra En ef caso de las cuentas nominates, el sistema debe establecer a qué cuenta se afectark cuando se efectie el asiento de cierre anual de las cuentas nominales, Cuentas multimoneda En algunos sistemas, se especifica silos movimicntos deben ser manejados en més de una moneda £ i OBJETIVO COMUN sikcescaman ff Nomenos imporante que los concepts anteriores, el objetivo comén debe ser la gua de Belatcosicee ff 2°C%5n por fa cual se justice el sistema. El objetivo comin ex un aspecto conceptual que z Gites" JF muchas veces no est claramentedefnido ni plamado ene que representa un sistema Cuando se habla de objetivo comin, se esté especificando que todos los elementos : © generar infomes deallads y extenso, que slo sern de ilided pars ke eosin a f wrabajen con ese nivel de presentacién de ta informacién, A medida que ei volumen de transacciones se i Insrement se hace neeesro el manejo de sistemas munis, por lo queen rbipie ol cherie we ne contble se debertlimitr a manejar informacion Tinanciera resume y Comins caret soe stan 2.2 CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE UNA EMPRESA [lcbletiva de este libro es el estudio de los sistemas desde el punto de vista de fos negocios y su relcién can la ‘corie contable, Un estidio formal dela clasificacin de lo sistemas necesariamente wos Hoveria « plantear, al cranes satuems de tes 0 cuatro clasficaciones bajo distntos puntos de vista, Paru efectos de cenvar mecca WY menetin en es sistemas operativos que manejan los negocios en las empresas, clsifvaromes lag aewn dela siguiente forma: ea SPEEEHEr and See Sistemas de produccién ‘ + Sistemas de ventas + Sistemas de administracién y finanzas : Fn cada uno de fos sistemas nombrados, podremos identifier ios conccplos analizados en la definiciin ded Una de ts eg comune de elementos, atribucs idenificabes, relacianer entre los eiementasy objetive comin : informacidn de une empresa, requiere conocer hasta que punto se han mecanizado los procesos ¥y Wansacciones 3 ‘glacionadas con las principales actividades y areas operatives. Uno de los puntos de teferncn para la isiicacion de un sistema, to representa el prado de compejidad alcanzado para el proceso de az operaciones. {as empresas que poseen sistemes de grandes proporciones 0 complejes, por lo geverel tence, estructuras que Se eaperienetYores niveles y existencia ds. una mayor division del trabajo. Genecalment, una empresa empieza informacion comeatie, SStemas de informacion, a través de In implantacién de programas pare proceser le {Rformacion contable y financira; por esta razon, la responsabilidad en el mancjo de tales sisters henge un {uncionario contable adminisrativo, sin embargo. el grado de desarolio tecnolégico asad ¢ x necessria Bancos = Recursos humanos + Contabitidad Manejo de inversiones Una entidad puede manejar una serie de cional, por lo general, posee _inversiones ecesitade de disponer de una herramienta que le permita contr inversiones bajo distintas modalidades y monedas. Una empresa tran ‘cn monedas de distintas denominaciones, por lo que el lar depariameato de tesoreria se verd mates I eagaegagQgaxgaggaga5agagaaega ae epepeeeeeeeneneeneenenenrReRRenrereeoee i ed g * BRERA! stab ot ‘cairane 2. concertos aisicat oe ssrouas 31 administrativemente todas las operaciones referentes a las inversiones cealizadas, Un sistema de inversiones puede manejar las siguientes funciones de control + inversions a la vista (call) Colocaciones a plaza Inversiones en fondos mutuales + faversiones en papeles comerciales * Inversiones en la bolsa de valores Q WB ox dy gi Funto deabseraciba;Imporianeia de ectea Para lectura udicional Eee se. Ee Spe uenan con ol objetivo de ruduci el riesgo de pérdides debido a mansion closea cho tats the da sede eke ple eens de fade Harada cabo por ermpleadcn de menor rang, bats la Puinidad gue pecdea ety seorrea de grand corporacicnes para diate fondos do capital de tea. Hl principal conto de Lee fmncirs ofl rfjar a coonaba de aes nna fc daterainad, cn bse on pinion &ecatagd ‘de aceptacién general. Por las cuentas de efectivo-de una compaaia’ pasan ‘Operaciones de montds importants’ sas pocas o muchas operaciones, por I que el sldo de las patidas de tssivew ana leche detorotonne ee woke ‘srterl,deboriaa refiejar con razonabla oxactited el disponible que a venla on esa oporiuaidad. oS nee Debs ontndern em eats adtio aue el grade de seguizanto dado al hetiva hes gue sr idmodiaay Suhue 3 estrictas medides de control. Una institucién financier, por ejemplo, no ‘puede dejar que al cievre de- tperaciones, los éajeree no ofectéen un cuadre.y eaaeibaniin de tates fed conllevaris a disminuie la confianza que deben tence exalicadas, las compasica tratan de esiablecer ieregularkiados, Un sistema de contra Cuentas por pagar Las cuentas por pagar se originan por la aecesidad de financiamiento que tiene une empresa para la adguisicién ds bienes y/o servicios mecesarios, que le pesmitan levar a cabo el proceso de protuccion, o ramen perativamente las funciones de apayo de servicios a les dstntas unidades del negocio. Se clasifica. un sitene de cuentas por pagar como d= aciinistracién y financas, debido e que el objetivo principal del. sisters eat oncolertedos fos desembolsosrelizados por la empresa Dentro de un sstoma de cuentas por pagar, se pueden identficar fas siguientes funciones Registro de lus pasivos de la empresa Definicién de condiciones de pago Caleulo de intereses en caso de aplicerlos Manejo de cancelaciones parciales 0 totales Proyecciones de tipo financiero Anilisis de los pagos a realizar Envio de estados de cuenta * Control de retenciones de impuesto © Emisidn de rdenes de pago + Generacién de notes de débito yo crédito Compras Un sistema de compras surge como une necesidad para controlar todas las adquiticiones que se reaicen, ya see para el proceso de produccn © para el funcionamiento de las operaviones de tipo advwiniative fae ke Principals funciones de un sistema de compras podemos enumerar. 32 mesuenkranre: Los tsTeNas ‘= Emision de értenes de compra + Control de mercancia recibida + Registro de proveedores y contro! de los mismos ‘+ Generacién de puntos de reorden + Anatisis de las compras realizadas ‘+ Manejo de anticipos a proveedores Activos Fijos ‘Aguellas empresas. que requicren et uso intensivo de bienes de capital, necesitan llevar un estricto control sobre el renglén de los activos fijos adquiridos. Las cifias del rubro de activos fijos par una empresa manufacturera que pposea varias plantas de produccidn, junto a fos inventarios para la vents por lo general, representan un monto importante con respecto al total de actives, por lo que surgiré la necesidad de llevar un registro detalfado de todos 1os actives fijos y los inventarios que se posean. Adicionalmente, ciertos requisitos de tipo legal impositivo, en algunos patses, exigen que se lleve un detalle completo de todas las propiedades clasificadas como active fijo. Desde el punto de vista det control interno), tos activos fijos requieren de eustodia y salvaguarda, por lo que algunas de las principales funciones que podemos identificar dentro de un sistema de activos fijos son las siguientes: Clasificacion y registro de tos actives fijos Calculo de la depreciacién correspondiente Catcuto de ajustes por inflacidn Control de activos en proceso de construccién ‘Manejo de transferencias de activos Control de actives desincorporados Analisis de activos por distintos criterios, Inventarios El sistema de inventarios debe permitir controlar todos los materiales, productos, repuestos y suministros que ‘mantiene y maneja una empresa. Un sistema de inventarios conceptualmente mancja dos tipos de movirnientos: entradas y salidas, Para cada movimiento podemos identificar las siguientes operaciones: Entradas © Compras de materia prima, materiales y suministros + Transferencias de prosiuctos entre almacenes + Terminacion de fabricacién de productos ‘+ Devolucianes de productos + Facturacién 0 venta de productos 4 Transferencias de productos entre almacenes + Destruccién de productos o incineracién * Consumes interios para la empresa Dentro det diseto conceptual 0 esquema de funcionamiento, cada una de las operaciones antes enumeradas, son Hevadas a cabo mediante la iruplantacion de las siguientes. funciones previamente definidas: + Registro de productos y definicion de grupos de productos + Definicidn de almacenes y localidades + Ingresos de costos de factura y otros costos asociadas al inventario © Controtes sobre el movimiento de mercancias entre distintos almacenes + Controies sabre tas devoluciones (1) vease el captato 14 para un tratamicnto detallads dela tora contable del cent inter carina 2 concerTOS SASCOSDESISTENAS 33 Bancos Uno de tos rubros de Tos estados financieros sobre los cuales una compafla debe mantener un estricto control desde el punto de vists operative y administrativo, fo constitye el efective y sus equivalentes. Desde la seneilia prictica de efectuar reconteos 0 arquens peri6dicos, hasta el hecho de sistematizar todas las operaciones, se Fequiere que existan algunas normas, procedimientos y controles aplicables al efectivo. Las principales funciones que debe llevar a cabo un sistema para el mancio y control del mismo son las siguientes: + Creacidn de bancos en el sistema mecanizado + Control sobre tas operaciones de cheques manuales + Registro de retiros y depésitos ‘+ Efectuar célculos de la disponibitidad bancaria + Control sobre las conciliaciones bancarias, + Registro y control de notas de débito y de crédito + Generacida automatica de comprobantes contables Recursos humanos Muchas veces limitado tinicanente @ un sistema que tenga te funcién de procesar una némina, realmente us sistema de recursos humanos abarca algo més que una sola funcién. Generaimente, los sistemas administrativos de recursos humanos son los que mayores problemas generar desde €} punto de vista de los registros contables, debido 2 errores en la transferencia de informacion y porque, en muchos casos, las regulaciones de tipo legel eneran cambios frecuentes en ios programas que son usados para el procesamiento de la némina, El cuidado que debe existir en este sentidu, es e! de ascgurar la integridad ce fos datos cuando son transferidos a los registros Financieres. Aigunas Ue las Tunciones que debe desauroltar ur sistema de gestién de la némina son las siguientes: + Registro de empleados + Definiciones de la estructura organizativa y sus cargos: + Creacién de tabuladores de sueldo + Configuraciéin de esignaciones y deducciones + Registro de movimicatos de asignaciones y deducciones + Cileulo de prestasiones sociales y utilidades + Cileulo y emision de liquidaciones + Manejo y control de préstamos. + Comiroi de comisiones a vendedores = Controt de vacaciones por empleade + Emisidn de reportes necesarios para entidades gubernamentales Contabilidad Por excelencia, et sistema de contabilidad es ef que centcaliza y agrupa todos los movimientos generados por los subsistemas antes deseritos. Le importancia de un sistema contable radica en que es la columna vertebral alrededor de la cual se mueven todos los demés sistemas. Si el sistema de cuentas por pagar genera informacién crrdnea y ésta es transferida al sistema contable, las cifras de los estados financieras que hayan sido afectados, fendrén que ser analizadas y corregidas manualmente con el consiguiente trabajo y pérdida de tiempo que ello ocasiona. Uno de los principates temas de estudio del libro son fos sistemas contables, por Jo que su anilisis y explicacién sera realizado en varios eapitulos 2.3 ANALISIS DE SISTEMAS Una de las debilidades que se observan con cierta Frecuencia en los departamentos de informatica o de sistemas, es In inexistencia de alguna metodologia que se siga para analizar, desarrallar 0 efectuar cambios a los Programas. Uno de ios aspectos o puntos eriticos del ciclo de vida de desarrollo de sistemas CVDS as el referente 8 is apropiada documentacidn de cada una de las etajas per las cuales evoluciona 0 pasa un sistema. El proceso de andlisis de sistemas se puede definir como todas aquellas actividades que se realizan pars descomponer y explicar un sistema de informacién en cada uno de sus, elementos. ‘Cuando utilizamos ei término computadora, inmediatamente debemos pensar en el software que debe utilizar el equipo y el objetivo a cumplir por el mismo. Cuando uunimos las conceptos de computador y software, nace intuitivamente el concepto de sanlisis de setividades que se reaican pare dsscomponer y cxplicar un sistema fae informacion sistemas de informacion, Actualmente ¢s posible encontrarse con una gran diversidad de software para todo uso y/o requerimientos, desde un sencillo recetario de cocina totalmente automatizado hasta un sistema experto de varios miles de délares para anilisis de créditos u otras funciones. El concepto de sistemas de informacion nace por el trabajo de andlisis que con anterioridad se ha efectuado, ya sea si el software ha sido desarrollado por la empresa o si fue adquirido un proveedor. Para el caso en que una empresa compre software preelaborado, no puede correr el riesgo de adquirir programas sin al menos previamente, haber determinado los. requerimientos minimos de informaciéa, es decir, los analistas de sistemas deben haber realizado un estudio de lo que la empresa necesita o dispone con respecto & + Informacién 2 procesar + Volumen de transacciones a procesar + Requerimientos de informacion resumida o detallada Podriamos agregar otros requerimientos determinables para el andtisis, sin embargo, siguiendo el proceso de la informacién a través de un sistema, los tres aspectos mencionados. cubren los puntos bisicos que un sistema de informacién debe abarear. En el cuadro 2-2, se muestra un resiimen comparativo de los riesgos que se pueden tomar sino se efectda un trabajo previo de andlisis, sca si los programas son adquiridos o desarrollados en ta cermpresa, Sofware adquieido Sowers derrotiado a [Fas necesitades de aformacion pucdan to sr aisechas en] Lat waar del sistema pueden requere tila tipo | fare ® que Ks pardmeims del stems ya. vienen|— jnfgemaciée y elo podria haces que el desarlio del software se + Lacapacidad det equipo de prosetamiem puede nn eatifacer! « ioc requerinienies de tos programas adguiids + Desde € pt de vista contin, ef issu de los progres guises hase 1 anomento eh que 100 puestos eae fimevonamients, este aeutulos ah mont del coat det | software, el sempre es enaacide t | presstableie | El esarolo de sistemas pude estar lamitad en Fanci a as capacidaces dels méquing¥ a los recuses dispunits pate Sa sesarlle ‘Muchas veces = conoce la pregunta: {Codnde comenzara el desarac?, pero se descenacr: ;Cudnde temninars”, “| feasions que s incurs cn ctor adiionales no peevists CURDRO TE Rips que & pueden Gover poe fe analiza Tatas CICLO DE VIDA Y DESARROLLO DE SISTEMAS Er concepto de ciclo de vida y desarrollo de tos sistemas constituye la piedra angular de los sistemas de informacion computarizados. Haciendo un simit de lo que sucede con un activo fijo 2 lo largo de su vida iti, es decir ab construirse © comprarse y luego, ponerse en funcionamiento para luego decrecer el rendimiento, hasta el punto en que se hace necesario adquirir oro activo, ponerio en funcionamiento y repetir el ciclo; de esta misma forma un sistema que se compra o s¢ desarralla, se pone en funcionamiento y, generalmente su rendimiento se degrada en I medida en que se va usando, en razén_al crecimiento del volumen de transacciones procesar y las necesidades de informacion de los usuarios. Fn fa figura 2-3, se muestra comparativamente jas fases 0 etapas por las cuales pasa un sistema de informacién y la vida util de un activo fijo de una empresa, Las fases que se pueden identiticar en el ciclo de vida y desarrollo de sistemas son las siguientes: i howd ob aU Fijecién de requerimiensos Diseno y desarrollo del sistema implantacion det sistema Madurez y mantenimiento del sistema Pee i BO Cada unz de las fases anteriormente_mencionadas poseen ciertas caracteristicas que las diferencian unas de otras, por lo que el analista de sistemas tcndré que conocer cada una en detalle para identificar en un ‘cada una de las etapas anteriormente nombradas. Veamos cudles son Ins caracteristicas de esas fases. HIGURA ES Compirsaga ANALISIS PREVIO El anstsis previo al deserolio 0 adquiscibn de_un sstoma viene como consecuencie del surgimiento de un problems, o requermiento de algin wsuario o grupo de usuarias et la consecrncnset Ht cinpresa, Eo este moment, el Jepatamento de sistemas debe esablece aigin mecanieme segment Bt para controlar y procesar todos los requerimentos que vayan generandose en razin alas Keermeno de ff solicudes de Tos usuarios, y evaluar la factibilidad o viabilided del future proyecto de Sgunwwrva AE sistemas i de usuarios cn} El usuario una vez determinada ¢ identificads la necesidad, podria solicitar el inicio de i empra un CVDS a través de un formulario como el que se muestra nla figura 2-4, pra le fase de andlisis previo, neste formularo, se debe especfiear la siguiente informacion Ei departamento que lo solicta La persona que hace la soticitud La fecha de la solicitud Una breve descripcién del problema Las razones de ia solicitud Los beneficios que se esperan como consecuencia de la solicitud ‘La aprobacién correspondiente que realice un funcionario de cierto nivel La fecha de aprobacién 36 rRDWRAPARTE LosstsreMas FIGURE 1” Formalaro pars equsiclon de wraliss de sstcmas Con el cumplimiento de esta formalidad, se habré dado inicio a ta fase de andlisis previo. El estudio y el analisis previo generard una de estas tres decisiones, + Aprobar et proyecto, va que existe realtmente la necesidad + Rechazar el proyecto, ya que no es viable + Bvatuar fa factbilidad de comprar el sisterna Con eierta frecuencia, ef inicio del desarrolio de un sistema no es adecuadamente planteado por los usuarios ni por los analistas, v proyectos que pudieraa ser totalmente factibies son desestimados por no haber sido enfocados adecuadamente, Debido a que debe existir slgén tipo de control en el proceso de desarrollo de sistemas, el departamento de sistemas se deberé abocar unicamente hacia aquellos proyectos que resulten en una necesidad Feal de los usuarios y sean viables. Por ejemplo, para una empresa puedes ser de mayor costo/beneficio cl

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