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Sección: 3.

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POLÍTICAS ADMINISTRACIÓN DE Página: 1/1
CORPORATIVAS INVENTARIOS Autor: Auditoría Corporativa
Vigencia: Enero de 1999

OBJETIVOS

Los objetivos principales son:

optimizar la capacidad de entrega al tiempo que se minimiza el capital de


trabajo y los costos logísticos
optimizar las cantidades de existencias y la organización del depósito teniendo
en cuenta los requisitos de S-L
asegurar la correcta contabilización y valuación de movimientos de existencias
y de los inventarios

Estos objetivos se refieren a todo tipo de materia prima y componentes, trabajos


en proceso y producto terminado.

RIESGOS

Los riesgos surgen por retiros de existencias sin autorización o control y por
deterioro en la calidad de las existencias por almacenamiento inadecuado.
Adicionalmente, hay riesgos provenientes de:

▸ déficits de producción o imposibilidad de hacer entregas por falta de


existencias
▸ decisiones incorrectas basadas en información inadecuada relativa a la
administración de inventarios
▸ resultados no presupuestados que fueron reconocidos e informados
demasiado tarde

ELEMENTOS DE NORMAS DE CONTROL DE GESTIÓN

1. Debe haber procedimientos para asegurar que el planeamiento y logro de


niveles de inventario óptimos para cada Unidad de Negocio dentro de un
Grupo de Producto sea alcanzado en cooperación con Compras, Logística,
Planificación de Producción, Compras y Control. Las responsabilidades y
procesos deben ser documentados.
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2. Debe haber una clara asignación de la responsabilidad por los depósitos


propios de S-L y por los alquilados, los inventarios respectivos y su
almacenamiento apropiado (p.ej. organización y seguridad).

3. Los términos en los cuales se alquilan los depósitos (p.ej. plazo del contrato,
costos, pérdidas o daños a las existencias) deben ser puestos por escrito y
autorizados por personal designado. Por los principios a tener en cuenta al
efectuar los contratos, ver “Autorización Gerencial” y “Autorización de
Proyectos de Inversión de Capital” .

4. Deben existir procedimientos escritos que cubran los movimientos de ingreso


y egreso de los depósitos (tanto de los propios como de los alquilados).

5. Los procesos y responsabilidades referidos a recipientes vacíos (p.ej. pallets,


contenedores) deben estar asentados por escrito.

6. Las existencias de las Compañías S-L que se encuentran depositadas en


manos de terceros (p.ej. en depósitos pertenecientes a clientes, proveedores
o empresas de transporte) deberán ser verificadas y conciliadas con los
registros de inventario de la correspondiente Unidad de Negocio a intervalos
apropiados, además de la toma anual de inventario. Deberán asistir en este
proceso representantes de la correspondiente compañía S-L.

7. Las existencias en consignación de propiedad de los proveedores no deben


ser incluidas en la contabilidad de S-L y deberán estar físicamente separadas
en la medida de lo factible y claramente identificadas para diferenciarlas de las
existencias de propiedad de las compañías S-L.

8. Las existencias de propiedad de clientes no deben ser incluidas en la


contabilidad de S-L y deberán estar físicamente separadas y claramente
identificadas.

9. Es responsabilidad de cada compañía y Grupo de Producto el asegurar que


sus registros y contabilización de inventarios estén completos y exactos,
teniendo en cuenta lo siguiente:

• Donde no pueda practicarse una adecuada división de tareas, p.ej. entre


aquellas personas que tienen acceso físico a las existencias (p.ej. personal
de depósito) y aquellos que están encargados del registro / asentamiento en
libros de los movimientos de inventario, debe haber controles apropiados
(p.ej. mediante Informes de Control) para asegurar que se eviten, o
identifiquen lo antes posible, las transacciones irregulares o no autorizadas.
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• Los procesos y responsabilidades relacionados con el oportuno, completo y


exacto registro y contabilización de los movimientos de existencias (p.ej.
recepciones, retiros, despachos, desperdicios) deben ser puestos por
escrito.

Todos los movimientos deben estar autorizados por al menos dos personas
designadas que tengan autorización de firma o de acceso.

• Los acreedores y deudores deben estar contabilizados sobre la base de


los movimientos de depósito teniendo en cuenta la transferencia de
propiedad a la recepción o entrega de mercadería.

• Los valores consignados en el mayor de inventario deben coincidir con el


mayor general mensual de la contabilidad financiera.

Toma de inventario

• Las responsabilidades por la preparación y ejecución de las instrucciones


para la toma de inventario físico deben estar consignadas por escrito.

• Las instrucciones para el inventario deben contener las fechas de cierre de


los libros y los procedimientos, métodos, documentación y supervisión por
parte de personas que no tienen acceso a las existencias, y tener en cuenta
cualquier requerimiento legal o de auditoría local de importancia.

El requisito mínimo es que todas las existencias sean contadas al menos


una vez al año.

• Las cantidades del inventario físico contadas durante la toma de inventario


deben ser registradas en forma completa y precisa en el mayor /
contabilidad de inventario.

• Las diferencias de inventario entre las cantidades en libros (derivadas de


sistemas o de otros registros de inventario) y las cantidades determinadas
durante la toma de inventario deben ser inmediatamente investigadas y
esclarecidas. El ajuste de libros al inventario físico debe ser aprobado por
dos personas designadas que no tengan acceso a las existencias, antes de
registrarlo en el mayor / contabilidad de inventario.
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• Cualesquiera diferencias remanentes tienen que ser mostradas en el


mayor general como diferencias de inventario después de ser aprobadas
por dos personas designadas (p.ej. Gerente de Operaciones, Controller).

• Esta autorización y declaración se necesita también para cualquier otro


contabilización de diferencias con el inventario físico identificadas en
cualquier otro momento y por cualesquiera medios.

10. La valuación de inventarios debe hacerse en forma periódica utilizando los


procedimientos definidos y las guías de valuación conforme al manual de
contabilidad de S-L y a los correspondientes procedimientos detallados
específicos del Grupo de Producto. A los fines de la información local
estatutaria, los inventarios deben ser valuados de acuerdo con los
procedimientos nacionales legales / de contabilidad generalmente aceptados,
solamente una vez al año, si no lo disponen de otra manera las leyes locales
(p.ej. en países donde las DDJJ sobre ingresos deben presentarse
mensualmente).

11. Los procesos y responsabilidades por materiales y mercadería “Retenida


para Inspección” (bloqueo, acciones requeridas, liberación, descarte,
registro, informe, valuación en los estados financieros mensuales y anuales)
deben ser consignados por escrito. En principio estos elementos deben ser
revisados inmediatamente y liberados para la venta o descartados lo antes
posible.

12. Debe realizarse una revisión periódica de existencias (preferentemente una


vez al mes) para identificar elementos excedentes, inutilizables, obsoletos,
debajo de las normas y de lenta rotación, y determinar las acciones necesarias,
que incluirán:

• examen de utilidad
• determinación de las previsiones de valuación necesarias
• descarte o destrucción de elementos inutilizables, obsoletos, debajo de las
normas y de lenta rotación tras la aprobación por personal designado.

Esta revisión también debe ser realizada para los estados financieros anuales.

Los detalles de la revisión y cualesquiera acciones o decisiones tomadas


deben quedar documentadas.