Como implementar los

Libros Electrónicos
Resolución de Superintendencia N° 248-2012/SUNAT
Llevado de Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios de manera electrónica.
 Índice
Pág.

I. ANTECEDENTES NORMATIVOS 3
II. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
DE LIBROS ELECTRÓNICOS 4
2.1 Modelo de los Libros Electrónicos

2.2 Nombre de los Libros Electrónicos

2.3 El Programa de Libros Electrónicos - PLE

III. LLEVADO ELECTRÓNICO DEL REGISTRO DE VENTAS

E INGRESOS Y DEL REGISTRO DE COMPRAS 10
3.1 Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos Electrónico

3.2 Ejemplo del llevado de un Registro de Compras Electrónico

IV. RECOMENDACIONES 13
 I. ANTECEDENTES NORMATIVOS • Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas

A partir del 01 de julio de 2010, los contribuyentes que obtienen rentas de tercera categoría deben • Registro de Inventario Permanente Valorizado
llevar obligatoriamente s Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios de manera física
considerando los formatos establecidos por la SUNAT y podían optar por llevarlos de manera II. FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE LIBROS ELECTRÓNICOS
electrónica, según lo establecido por la Resolución de Superintendencia Nº 286-2009/SUNAT y
2.1. Modelo de los Libros Electrónicos
normas modificatorias.
El Modelo de solución, implementado por la SUNAT, para el llevado de libros electrónicos se puede
Los que optasen por llevar los libros electrónicos deben afiliarse con carácter definitivo al apreciar en el siguiente gráfico:
Sistema de Libros Electrónicos siempre que:

1. Esté obligado a llevar algún Libro y/o Registro, señalado en el Anexo 1 de la RS. 286-2009/SUNAT.

2. Tenga en el RUC la condición de domicilio fiscal habido. CONTRIBUYENTE SUNAT

3. No se encuentre en estado de suspensión temporal de actividades o de baja de inscripción en el
RUC. SW
Contable
propio BD LE
Por otra parte, a partir del 01 de enero de 2013, la Resolución de Superintendencia Nº 248-2012/SUNAT 1
ha establecido la incorporación obligatoria al Sistema de Libros Electrónicos a los Principales Contribuyentes ventas TXT
(PRICOS), de acuerdo a lo siguiente:
3
• Deben llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras de manera electrónica, a partir
4
del 01 de enero de 2013. Ventas
2
• Deben presentar ante la SUNAT la información en detalle de los comprobantes de pago y documentos
autorizados que se anotaron en el Registro de Ventas e Ingresos y en el Registro de Compras. PLE INTERNET
6
• Deben llevar el Libro Diario y el Libro Mayor (o el Libro Diario de Formato Simplificado, de corresponder)
de manera electrónica, a partir del 01 de junio de 2013. Domicilio Fiscal

7
ventas + CdR
ventas
CdR
ventas 5
Pueden llevar de manera voluntaria los libros y/o registros señalados a continuación: Constancia de
Otro domicilio Recepción
• Libro Caja y Bancos +
+
PRICO
ventas CdR Firma SUNAT
ventas
• Libro de inventarios y Balances 8

• Libro de retenciones inciso e) y f) del art. 34° de la Ley del Impuesto a la Renta

• Registro de Activos Fijos

• Registro de Consignaciones

• Registro de Costos

3 4
 Los pasos establecidos en dicho Modelo son los siguientes:

6
El PLE recibirá automáticamente la mencionada “Constancia de Recepción” y lo grabará
automáticamente en un subdirectorio de la PC del contribuyente.
El Contribuyente debe tener un software contable que permita generar archivos de formato
texto (.txt), de acuerdo a las estructuras establecidas en el Anexo 2 de la R.S. N°

1 248-2012/SUNAT. Cabe señalar que los sistemas informáticos deben ser ajustados para tal
efecto, sea que se trate de un ERP (por ejemplo el SAP) o de una simple hoja de cálculo (por
7
Por último, el contribuyente deberá almacenar en su domicilio fiscal dos (2) archivos: la
“Constancia de Recepción” y el archivo de formato texto validado. Cabe resaltar que los 2
ejemplo el Excel). archivos serán considerados legalmente el “libro electrónico”.

Asimismo, el Contribuyente deberá instalar en su PC el software denominado “PLE” (siglas del En caso se trate de un Principal Contribuyente, éste deberá almacenar un ejemplar adicional
Programa de Libros Electrónicos), el cual permitirá validar que la información de cada libro o
registro no contenga errores lógicos o de estructura, establecidos en el mencionado Anexo 2.
8 del “libro electrónico” en un local diferente al domicilio fiscal. Dicho local se deberá declarar en
el momento de la generación del primer libro electrónico.

2 La validación rápida de los archivos de formato texto permite generar un “Reporte de Información
Inconsistente” cuando hay errores en la información, señalándose la fila, la columna y la
2. 2. Nombre de los Libros Electrónicos
descripción por cada tipo de error, o un “Reporte de Información consistente” cuando no hay
errores en la información. Este proceso permite corregir la información oportunamente antes Ahora bien el PLE sólo reconoce aquellos archivos de formato texto cuyos nombres contienen en sí
de generar el libro oficial. mismos información relevante, como se puede observar en el ejemplo siguiente:

Sólo cuando la información está totalmente validada por el PLE recién se puede “generar” el
libro electrónico que es el equivalente al cierre de un libro llevado de manera física. La “generación” LE 20131312955 20130100 140100 00 1 1 1 1.TXT
implica la emisión de un archivo muy pequeño denominado “Resumen” el cual contiene
algunos totales, según el tipo de libro que se trate, y además contiene el Hash (algoritmo
Libro RUC del Periodo Identificador del PLE (fijo)
matemático que permite detectar si la información de un archivo no ha sido alterado). Una vez
Electrónico (fijo) Generador Año Mes Día Libro: 14.1

3 generado el “Resumen” este puede ser enviado automáticamente a la SUNAT. Cabe señalar Operación Moneda
(cierre)
que el contribuyente, para poder interactuar con la SUNAT mediante el PLE, inicialmente debió
incluir en el mismo su RUC, usuario y clave SOL, de esta manera hay una conexión “on line”
Oportunidad
con SUNAT de manera permanente. El envío del Resumen de cada Libro deberá efectuarse (sólo LIB)
una sola vez luego de haber finalizado el mes o ejercicio al cual corresponde el registro de las
actividades u operaciones, según sea el caso, manteniendo la correlatividad de períodos. Con información

Luego que el “Resumen” es enviado mediante la conexión por internet, la SUNAT realizará

4 validaciones referidas a confirmar si el contribuyente se encuentra afiliado, si es la primera vez

que se envía el “Resumen” del libro y si hay una correcta correlatividad del periodo del mismo.
En este caso, el nombre del archivo tiene las siguientes características:

• LE (siempre es fijo y son las siglas de Libro Electrónico).

• RUC del Generador (11 dígitos).

De estar todo conforme, el Sistema enviará dicho “Resumen” con la fecha y hora de respuesta

5 y la firma digital de SUNAT, pero el documento electrónico ahora se denominará “Constancia • Período del Libro Electrónico (año, mes y día en formato AAAMMDD)

5 6
de Recepción”, el cual se enviará automáticamente por internet a la PC del contribuyente.
 • Identificador del Libro Electrónico (Libro 14: Registro de Ventas e Ingresos, Sub-Libro: 01, Para ingresar al PLE en el “Modo de Prueba”, no es necesario que el usuario tenga Clave SOL para
Sub-Sub-Libro: 00). En este caso este Libro sólo tiene un Sub-Libro, pero hay otros que pueden utilizar el programa, basta con ingresar el número de RUC del contribuyente cuyos archivos de texto que
contener muchos Sub-Libros y los Resúmenes de todos ellos deben ser enviados de manera contienen información contable serán validados.
simultánea.

• Código de oportunidad: 00 (sólo corresponde cuando se trata del Libro Inventarios y Balances). El PLE detecta los errores y señala el número de la fila y la columna así como el tipo de error, los cuales
pueden ser, entre otros, los siguientes:
• Operaciones: 1 (con operación) o 0 (sin operación que significa que es el cierre del Libro Electrónico).

• Contiene información: 1 (con información) o 0 (sin información que significa que el archivo está
vacío). • El número de columnas del registro no coincide con la definición del Libro

• Moneda: 1 (moneda nacional) o 2 (moneda extranjera en dólares). • Campo es obligatorio

• PLE: 1 (siempre es fijo y significa que el Libro Electrónico ha sido generado por el PLE) • Formato incorrecto

• Longitud incorrecta

2. 3. El Programa de Libros Electrónicos - PLE • El valor es incorrecto

El contribuyente deberá tener presente que el PLE no es un software contable sino que es un aplicativo • El valor no se encontró en la tabla de parámetros
desarrollado por la SUNAT que permite efectuar las validaciones necesarias a la información de los
• Campo debe ser correlativo
Libros y/o Registros elaborados por el contribuyente afiliado o incorporado al Sistema de Libros
Electrónicos, a fin de generar el Resumen respectivo; y finalmente obtener la Constancia de Recepción • Índice duplicado
de un libro electrónico por parte de la SUNAT. • El registro presenta inconsistencias

• Se ha excedido el límite de errores encontrados

Adicionalmente, el PLE también tiene otras funcionalidades, como: • La fecha es mayor al periodo del Libro

• La fecha es incorrecta
• La generación y envío del Resumen del Libro Electrónico validado
• Indicador del estado es incorrecto.
• La verificación, que permite contrastar si la información de los Libros y/o Registros es aquella por la
que se generó la Constancia de Recepción respectiva. • Los montos deben ser excluyentes

• La consulta del historial, y • El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para el indicador 1

• Los reportes de los libros y registros electrónicos. • El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para el indicador 8

Cabe señalar que el PLE considera un modo interactivo donde el contribuyente afiliado o incorporado al
Sistema de Libros Electrónicos podrá validar los archivos textos y generar los libros electrónicos. Asimismo,
el PLE considera adicionalmente el “Modo de Prueba” que simula la validación de la información contenida
en archivos de textos, que serían los potenciales libros electrónicos, de acuerdo a la estructura señalada.
• El periodo del registro debe ser menor al periodo del libro para el indicador 9
• La fecha debe ser menor o igual al periodo del registro
• El periodo del registro para este libro no debe contener día
• El periodo del registro para este libro debe contener día

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 • Se incluirán “campos libres” en las estructuras del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de
• El número correlativo es incorrecto para el indicador del estado 1. Compras. Dichos campos libres pueden o no ser utilizados a opción del contribuyente.
• El periodo del registro debe ser igual al periodo del libro para el indicador 2 • El Resumen del Registro de Ventas e Ingresos y del Registro de Compras incluirá el detalle de las
• El código de plan de cuentas es incorrecto Facturas, de las Notas de Crédito y de las Notas de Débito.

• Campo es obligatorio • Se llevará un control automático del plazo de atraso del llevado de libros electrónicos.

• La longitud del número de serie debe ser de 4

III. LLEVADO ELECTRÓNICO DEL REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS Y DEL REGISTRO DE
• El periodo del registro contiene una fecha incorrecta COMPRAS

• Solo se acepta positivos o 0.00

3. 1. Ejemplo del llevado de un Registro de Ventas e Ingresos Electrónico
• El valor es incorrecto

• Solo se acepta negativos o 0.00 A continuación se presenta un ejemplo de un Registro de Ventas e Ingresos correspondiente al mes de
• El periodo del registro no debe contener mes y día enero del 2013 donde podremos apreciar las diferencias de la información contenida en los Libros
Electrónicos respecto de los Libros llevados de manera física.
• El índice es incorrecto

• El porcentaje debe estar entre 0 y 100% Periodo: Enero 2013

• Numero de documento es incorrecto
LIBROS ELECTRÓNICOS
• Solo se acepta positivo o un número mayor a cero

• No se acepta negativo
LIBROS FISICOS
• El tipo de cambio es mayor o igual a cero

• El periodo no puede ser menor al 1902 CUO/# Tipo

Período Serie Número BI IGV Libre Estado
Correlativo CdP
• El periodo no puede ser menor al 2010
20130100 1 01 001 55 10,000.00 1,800 1
20130100 2 01 001 56 3,846.00 692 1
Actualmente está vigente la versión 2.0 del Programa de Libros Electrónicos – PLE la cual puede ser 20130100 3 01 001 57 10,000.00 1,800 1
20130100 4 01 001 59 10,000.00 1,800 1
descargada desde la página web de la SUNAT.
20130100 5 03 001 1234 0.00 0.00 2

La nueva versión 3.0 del PLE será puesta a disposición el 31 de diciembre del 2012 y las novedades serán
las siguientes: Así tenemos que los libros llevados de manera física tienen que considerar los formatos, los cuales tienen
como información mínima obligatoria desde la columna “1” (CUO/# Correlativo) hasta la columna “n”
• Esta nueva versión del PLE incluirá totales de control (sumatorias acumuladas por estado) a efectos
(Libre).
de que los contribuyentes puedan cotejar con su información interna.

9 10
 Dependiendo de la cantidad de información o filas que tenga el libro (denominada tuplas), puede tener En este caso, los Estados significan lo siguiente:
desde la fila “1” hasta la fila “m” y en el caso del ejemplo será “5”.
Estado 1: la anotación corresponde al mes de emisión del Comprobante de Pago (Febrero 2013)

Los Libros Electrónicos tienen dos (2) columnas adicionales al de los libros llevados de manera física: la Estado 8: la anotación corresponde a un Comprobante de Pago omitido (Factura N° 001-58) en un mes
primera columna (donde se consigna el periodo del Libro) y la última (donde se consigna el “Estado”). anterior (Enero 2013). En este caso se está considerando el número correlativo correspondiente (6).

Los Estados significan lo siguiente:
Estado 1: la anotación corresponde al mes de emisión del Comprobante de Pago (Enero 2013). Ello
significa que toda la fila de información (tupla) pertenece al periodo cuyo “Resumen” será enviado (por
tanto debe coincidir con el periodo consignado en el nombre del archivo texto).
Estado 2: corresponde a la anotación del Comprobante de Pago anulado (Boleta de Venta N°
001-1234). Cabe señalar que corresponde al mes de Enero 2013 por la correlatividad que correspondía.
Sin embargo, en el siguiente mes se advierten que se han incurrido en los siguientes errores u omisiones:
Estado 9: la anotación corresponde a la corrección de la información de un mes anterior (Enero 2013)
por la anotación incorrecta (se debió aplicar el tipo de cambio correspondiente a la Factura N° 001-56).
3. 2. Ejemplo del llevado de un Registro de Compras Electrónico
A continuación se presenta un ejemplo de un Registro de Compras correspondiente al mes de enero del
2013.
Periodo: Enero 2013

• Hay un error en la anotación de la Factura N° 001-56 dado que fue emitida por $ 3,846 + IGV (Tipo
CUO/# Fecha de Tipo
de cambio: 2. 60) debiéndose haber considerado el monto de S/ 10,000.00. Período Serie Número BI IGV Libre Estado
Correlativo emisión CdP

• Se omitió registrar la Factura N° 001-58 por el monto de S/ 10,000.00. 20130100 1 05/01/2013 01 001 0015 1,000.00 180.00 1
20130100 2 15/01/2013 01 001 3356 20,000.00 3,600.00 1
20130100 3 20/01/2013 08 001 0867 500.00 90.00 1
En tal sentido, al no poder modificarse el Registro de Ventas e Ingresos de Enero 2013, se deberá hacer
20130100 4 25/01/2013 07 001 3994 (300.00) (54.00) 1
la rectificación correspondiente en el mes en que se detecte (Febrero 2013), tal como se aprecia a
20130100 5 05/01/2012 01 001 8439 10,000.00 1,800.00 6
continuación:
20130100 6 31/12/2011 01 001 06542 100.00 18.00 7
20130100 3 05/12/2012 01 001 3221 3,000.00 540.00 9
Periodo: Febrero 2013

En este caso, los Estados significan lo siguiente:

CUO/# Tipo
Período Serie Número BI IGV Libre Estado
Correlativo CdP Estado 1: La anotación del Comprobante de Pago de compra corresponde al mes de emisión (Enero
20130200 1 01 001 60 10,000.00 1,800.00 1 2013).
20130200 2 01 001 61 10,000.00 1,800.00 1
Estado 6: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes declarado, pero dentro de los 12
20130200 3 08 001 24 100.00 1800 1
meses siguientes a su emisión.
20130200 4 07 001 13 (200.00) (36.00) 1
20130100 6 01 001 58 10,000.00 1,800.00 8 Estado 7: El Comprobante de Pago de compra es anterior al mes declarado, pero fuera de los 12 meses
20130100 2 01 001 56 10,000.00 1,800.00 9 siguientes a su emisión.

Estado 9: Corrige la información de un Comprobante de Pago de compra de meses anteriores.

11 12
 Cabe precisar que en el caso del Registro de Compras los Estados 6 y 7 son de uso exclusivo y no se ha
previsto el uso del Estado 8 (Comprobantes de Pago omitidos).

IV. RECOMENDACIONES

Para una óptima implementación de libros electrónicos se recomienda lo siguiente:

• Revisar las estructuras de libros electrónicos publicadas por la SUNAT, en especial la última columna
(observaciones) que son las validaciones que efectuará el PLE.

• Verificar que la cantidad de columnas coincida con el señalado por las estructuras.

• Verificar que el nombre del archivo texto cumpla las reglas señaladas.

• Verificar que los datos estén separados por “|”, denominado palotes (pipes).

• Verificar que cada tupla de información (fila) empiece con el dato y termine con “|”.

• Probar los archivos texto que genere los sistemas informáticos del contribuyente mediante el “modo
prueba” del PLE e ir ajustando el programa informático correspondiente para levantar las inconsistencias
señaladas de acuerdo con el tipo de error detectado.

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Más información en:

- SUNAT Virtual (www.sunat.gob.pe)

- Central de Consultas:
- 0-801-12-100 (desde teléfonos fijos, al costo de una llamada local)
- (01) 315-0730 (desde celulares)

Centros de Servicios al Contribuyente, en todo el país.