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SINTESIS EJECUTIVA

PASADO

1. Bajo análisis de la información: La información que se encuentra en la


organización cumple con el fin de registro de los documentos jurídicos
recibidos por el Departamento Jurídico, sin embargo su fin es limitado cuando
se trata de análisis de la información ya que se usa el programa Microsoft
Excel para generar los gráficos ejecutivos limitando así su análisis.

2. Baja estandarización de los datos: Al no existir un manual donde se definan


las directrices para el diligenciamiento de los documentos jurídicos, los datos
se diligencian sin una dirección definida, por ello su análisis es difícil de
interpretar y el aplicativo PowerBI, encargado del análisis de la información,
toma de manera incompleta la información.

3. Ausencia de un manual de procesos: El Departamento Jurídico está


compuesto por personal multidisciplinar que no domina los conceptos
jurídicos que adoptan la mayoría (de profesión abogados). Esto dificulta la
comprensión, análisis e interpretación de la información a analizar en el
Departamento.

PRESENTE

1. Proceso de estandarización de información: En la actualidad se procede a


tomar los cuadros radicadores de la información y se efectua el proceso de
estandarización de la información, usando listas desplegables y macros.

2. Estudio y análisis de los cuadros radicadores: Se efectúa un equipo de


trabajo conformado con personal jurídico y de tecnología el cual determina la
cantidad y utilidad de la información a asignar. Esta información será
introducida al aplicativo PowerBI, también de implementación reciente.
3. Bloqueo de celdas con instructivos: Las celdas a diligenciar están siendo
bloqueadas si la información se introduce de una manera diferente a la
configurada, a su vez se despliegan notas de advertencia que indican el
modo sobre el cual la información debe ser diligenciada

FUTURO

1. Implementación de nuevo cuadro radicador para 2018: Los cambios


asignados al cuadro radicador se ejecutarán en el primer día hábil de enero
de 2018, con la estandarización de la información y sus correspondientes
análisis

2. Consolidación aplicativo POWERBI: El aplicativo que genera los análisis


gráficos en tiempo real será el predeterminado para los análisis a partir de
2018, tomando la información previamente estandarizada del cuadro
diligenciado.

3. Ofertas aplicativos: Con el fin de optar por el mejoramiento continuo, se


dejará en conocimiento de los directivos dos ofertas de mercado de
aplicativos similares a POWERBI que permitan una gestión integral de los
documentos recibidos con análisis gráficos y almacenamiento de la
información en la nube.