Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Dependiendo del tamaño de la empresa, en este departamento, pueden existir dos puestos de
trabajo diferenciados:
Compras
Almacén
Realizándose en cada puesto tareas específicas.
Empresa en el Aula
I.E.S. Extremadura (Montijo) 1
2.- RELACIONES CON OTROS PUESTOS DE TRABAJO Y CON EL ENTORNO
Con RECEPCIÓN: Toda la documentación que se genere en el proceso de compras con origen
en el exterior deberá tener salida y entrada por el puesto de recepción. Además, a través de
este puesto, se recibirán las ofertas de nuestros proveedores/acreedores.
Con ALMACÉN: Se mantendrá una relación directa para conocer en todo momento el nivel de
existencias y evitar riesgos de desabastecimiento.
Con VENTAS: Cuando exista alguna reclamación o queja por parte de nuestros clientes, este
puesto se pondrá en contacto con nosotros para que reclamemos a nuestros proveedores.
Con TESORERÍA: Mantendremos una relación directa con el fin de llevar a cabo una buena
gestión de los pagos a los proveedores, negociación de los plazos de pago, etc.
PUESTO PUESTO
MOVIMIENTO DE DOCUMENTOS
ORIGEN DESTINO
Recepción Compras- Catálogos de proveedores y acreedores
almacén Cartas de respuesta de solicitud de información
Facturas de proveedores recibidas por correo
Ventas Compras- Orden interna de pedido (OIP) para ser validada
almacén
Recepción Cartas de solicitud de información de
proveedores/acreedores
Cartas con solicitudes de pedido a proveedores y acreedores
Compras- Cartas de reclamación a proveedores
almacén Cartas con notas de devoluciones
Tesorería Órdenes internas de compra (OIC) para que sean validadas.
Empresa en el Aula
I.E.S. Extremadura (Montijo) 2
3.- DOCUMENTOS QUE VAMOS A USAR
En la que se especifican todos los datos relativos al producto: imagen, referencia, unidades por
envase,.....
En la que figuran todos los datos relativos al proveedor: nombre, dirección, productos que nos
sirve, formas de pago,.....
Ficha de almacén:
Para el control de las existencias, usaréis el siguiente modelo de ficha de almacén que os
proporcionará el profesor cuando comencéis a trabajar con PAPELEX.
El stock de artículos son los artículos que una empresa tiene en el almacén para la venta o para
formar parte del proceso de producción. Para saber la cantidad de existencias que se ha de
tener en almacén, la empresa fija unos determinados niveles de stock, que son:
Empresa en el Aula
I.E.S. Extremadura (Montijo) 3
Stock de seguridad: Es la cantidad de existencias que debe haber en el almacén para
hacer frente a posibles imprevistos. En muchos casos coincide con el stock mínimo.
Lo que la empresa debe tener muy en cuenta a la hora de gestionar y controlar las existencias
son las variables:
Punto de pedido: Nivel de existencias necesarias para cubrir los pedidos de los clientes
durante el plazo de entrega del proveedor.
Esto significa que cuando se llega al punto de pedido se ha de realizar un pedido al proveedor,
ya que si no la empresa se podría encontrar con dificultades para efectuar el suministro a los
clientes.
Plazo de entrega: Es el periodo de tiempo que los proveedores tardan en suministrar las
mercancías o productos que la empresa ha pedido.
Registro de compras:
Este será el registro de compras, donde deberás anotar los pedidos, facturas y albaranes en
relación con el departamento de COMPRAS. Permanecerá en archivador del departamento de
compras junto a la documentación registrada.
Empresa en el Aula
I.E.S. Extremadura (Montijo) 4
De este documento se enviará
copia a CONTABILIDAD para
que ellos la validen y nos
digan si podemos pagar en
efectivo o debemos hacerlo a
30, 60 días o incluso más.
Amén de indicarnos por medio
de qué cuenta deberemos
pagar
Cuando VENTAS-MARKETING recibe un pedido de algún cliente, confecciona una OIP (Orden
interna de pedido) y deposita dos copias en la bandeja PENDIDOS PENDIENTES DE SEVIR del
departamento de COMPRAS-ALMACÉN. Cuando eso sucede:
a. El encargado del almacén comprobará si hay artículos suficientes para poder servir el pedido.
Eso se hace comprobando la FICHA DE ALMACÉN de cada uno de los productos solicitados en
la orden de pedido.
Empresa en el Aula
I.E.S. Extremadura (Montijo) 5
b. Si el nivel de stocks es suficiente para servir al cliente:
1. Anotaremos las salidas de productos en la correspondiente ficha de almacén.
2. Pondremos el sello de VALIDADO (una cruz en la casilla SI), junto con la fecha, en
ambas copias, que depositaremos:
Una en la bandeja ÓRDENES DE PEDIDO ACEPTADAS en el departamento de
VENTAS-MARKETING.
Otra en el archivador ENTRADAS/SALIDAS ALMACÉN
Teniendo en cuenta que, los pedidos a los clientes serán confirmados a ventas el mismo día
que se generan, si hay existencias suficientes en almacén para servirlos, o el día en que nos
llegue la mercancía, si no había existencias suficientes y hubo que hacer un pedido a nuestro
proveedor.
En estos casos hay que hacer el pedido a través de la plataforma: ENTORNO DE SIMULACIÓN -
CENTRAL DE SIMULACIÓN - MERCADO NACIONAL -CLIENTES/PROVEEDORES-
PROVEEDORES -PEDIDOS.
En todas las pantallas habrá una opción de “ayuda” que os explicará el funcionamiento y los
datos a introducir. En cualquier caso, deberéis:
Elegir el proveedor
Indicar el número de pedido, según la relación de pedidos de nuestra empresa.
Introducir el código de la cuenta bancaria por donde se quiere realizar el pago de la
compra
Poner el plazo de pago
Empresa en el Aula
I.E.S. Extremadura (Montijo) 6
No debes olvidar pulsar GRABAR, después de introducir el número de unidades
de cada artículo.
Para terminar hay que pulsar FINALIZAR PEDIDO y así obtendréis una copia del
pedido realizado que podréis imprimir.
La copia del PEDIDO se grapa junto con la ORDEN INTERNA DE COMPRA, se anota en el LIBRO
REGISTRO DE COMPRAS y se deposita en la bandeja PEDIDOS EMITIDOS en espera de que
termine el proceso.
La FACTURA será enviada por la central a los dos días y podréis consultarla para
imprimirla (2 copias) en el programa de proveedores, de forma similar a los albaranes.
El proveedor nos enviará el albarán y la factura, también por e-mail o correo postal
Empresa en el Aula
I.E.S. Extremadura (Montijo) 7
Registro en el LIBRO REGISTRO DE COMPRAS
Archivo en la carpeta ENTRADAS/SALIDAS ALMACÉN.
Envío de una copia de la factura al departamento de contabilidad…….
Si hubiera que hacer una devolución, lo hará como si hiciera un pedido: Entorno de simulación
Central de simulación Mercado nacional - Clientes proveedores Proveedores-
Pedidos - Nuevo pedido (señalar la X de devolución) y no olvidar poner la cantidad de
artículos con el signo menos.
A continuación tienes las ventas que se han hecho. Cuando las existencias sean inferiores al
PUNTO DE PEDIDO debéis hacer un pedido tal que permita llegar al stock de seguridad. Ten
en cuenta que los proveedores nos mantendrán un precio de 6€ la unidad durante el mes de
marzo y de 6,50€ durante el mes de abril
Empresa en el Aula
I.E.S. Extremadura (Montijo) 8
2. Dispones de la siguiente información sobre las existencias iniciales de nuestra empresa a fecha 01/05/xx. Dichas existencias deberás anotarlas en la ficha
de almacén que te proporciona la web.
A continuación tienes los pedidos que ha recibido esta empresa durante la primera mitad de mayo.
Deberás comprobar si esos pedidos pueden ser servidos, si es así, lo anotarás en la ficha de almacén teniendo en cuenta que, cuando el nivel de existencias
de un producto sea igual o inferior al punto de pedido, deberás hacer un pedido tal que se alcance el stock de seguridad. Para ello debes confeccionar la OIC
(orden interna de compra) oportuna.
Para hacer este ejercicio deberéis tener en cuenta que en caso de que necesitéis hacer un pedido (que se hará el mismo día que se conozca la necesidad de
mercancía) , vamos a suponer que dicho pedido llega 3 días después de realizarlo
Empresa en el Aula
I.E.S. Extremadura (Montijo)
Las OIP (orden interna de pedido) que se han recibido desde VENTAS-MARKETING son las
siguientes:
DTO DE A medida que van llegando las OIP validadas desde COMPRAS-ALMACÉN,
VENTAS-MARKETING continúa con el proceso:
confecciona el albarán
Confecciona la factura
Redacta una carta y envíala a recepción, junto con una copia de la
factura para que allí registren la salida y la envíen por correo
Comprobar las fichas de almacén para decidir si se puede o no validar las
OIP que envía VENTAS-MARKETING.
Si fuera necesario comprar productos para poder servir a los clientes,
confeccionar las OIC (Orden interna de compra) necesarias.
DTO DE
Pasar una copia de dichas OIC al departamento de Contabilidad para que
COMPRAS-ALMACÉN
den su visto bueno e indiquen la forma más conveniente de pago (30 días,
contado,.....)
Escribir las cartas oportunas a los proveedores haciendo el pedido
correspondiente
Estudiar las OIC recibidas del departamento de COMPRAS-ALMACÉN,
DTO DE
revisar los saldos de las cuentas corrientes y validar el pedido al proveedor
CONTABILIDAD
indicando la forma de pago que más nos interese.
Registrar y enviar las cartas con los oportunos pedidos que le lleguen
PUESTO DE desde el departamento de COMPRAS-ALMACÉN
RECEPCIÓN Registrar y enviar las cartas con las oportunas facturas que le lleguen
desde el departamento de VENTAS
Empresa en el Aula
I.E.S. Extremadura (Montijo) 10