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10.

Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto

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Agenda

 Introducción.

 Procesos.

10.1 Planificar la Gestión de las


Comunicaciones.

10.2 Gestionar las Comunicaciones.

10.3 Controlar las Comunicaciones.

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Introducción

Introducción
 Asegurar la oportuna y apropiada planeación,
recolección, creación, distribución, registro,
recuperación, gestión, control, seguimiento y
disposición de la información del proyecto.
 Crear puentes entre diversos interesados con
diferentes culturas, experiencias y perspectivas.
 Considerar comunicación interna y externa,
formal e informal, vertical y horizontal, oficial y
no oficial, escrita y oral, verbal y no verbal.
El director del proyecto debe contar con habilidades de comunicación tales como escucha activa,
persuasión, motivación, negociación, resolución de conflictos, coaching y gestión de expectativas.
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10.1 Planificar la Gestión
de las Comunicaciones

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Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Introducción
 Identificar y documentar el enfoque para comunicar
eficaz y eficientemente con los interesados.
 Tener en cuenta:
 ¿Quién necesita qué información?
 ¿Quién tiene acceso a ella?
 ¿Para cuándo la necesita?
 ¿Dónde se encuentra registrada?
 ¿En qué formato le será enviada?
 ¿Cómo puede ser recuperada?

Eficaz es comunicar en el formato adecuado, momento oportuno, audiencia correcta e impacto


deseado; eficiente es comunicar solamente la información necesaria.
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Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Entradas – Técnicas - Salidas


ENTRADAS TÉCNICAS
n (n-1)
2

Modelos de Reuniones
Plan de Análisis de Comunicación
Dirección del Requisitos de
Proyecto Comunicación
Tecnología de la Métodos de
Comunicación Comunicación
Registro de
Interesados
SALIDAS

FAE APO Plan de Gestión de Actualiza los


las Comunicaciones Documentos
del Proyecto

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Diagrama de Flujo del Proceso

Fuente: PMBOK 5ª Ed. (2013)


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Herramientas y Técnicas

 Determina las necesidades de información


de los interesados del proyecto.
n (n-1)
2  Combina tipo, formato y valor de la
información.
Análisis de
requisitos de  Considera el número de canales potenciales
comunicación de comunicación como indicador de la
complejidad del proyecto, según n(n-1)/2

Usa como fuentes de información organigramas, relaciones de responsabilidad, áreas y


personas involucradas, necesidades internas y externas, y requerimientos de los interesados.
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Herramientas y Técnicas

 Método para transferir información entre los


interesados del proyecto.
 Factores que afectan la elección:
 Urgencia de la necesidad de información.
 Disponibilidad de la tecnología.
Tecnología de la  Facilidad de uso.
comunicación
 Entorno del proyecto.
 Confidencialidad de la información.

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Herramientas y Técnicas
Modelo de comunicación

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El emisor es responsable de la transmisión del mensaje y confirmación de su comprensión.


El receptor es responsable de asegurar la completa recepción, entendimiento y respuesta.
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Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Herramientas y Técnicas
 Interactivo: multidireccional entre 2 ó más partes.
Es el más eficiente. Incluye reuniones, llamadas
telefónicas, mensajes de texto y videoconferencias.
 Push: envío a receptores específicos. Asegura la
distribución, pero no la entrega ni comprensión.

Métodos de Incluye emails, cartas, mensajes de voz y reportes.


comunicación  Pull: para grandes audiencias o volúmenes de
información. Los receptores acceden en forma
discrecional. Incluye intranet, e-learning, bases de
datos y repositorios de información.
Su elección debe discutirse y acordarse con los interesados del proyecto.
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Herramientas y Técnicas

 Discusiones y diálogos con el equipo del


proyecto para determinar la forma de actualizar y
comunicar la información, así como responder a
los requerimientos de los diferentes interesados.
Reuniones
 Consisten en la llegada de interesados para
resolver problemas o tomar decisiones, con hora,
lugar y agenda preestablecidos.

Conducidas cara a cara o en forma remota, y en diferentes lugares.


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Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Salidas
 Requisitos de los interesados.
 Idioma, plantillas, contenido y nivel de detalle.
 Tiempo y frecuencia de distribución.
 Responsables y destinatarios.
 Métodos y tecnologías.
 Recursos asignados.

Plan de gestión de  Proceso de escalamiento de incidentes.


las comunicaciones  Método de actualización.
 Glosario de términos.
 Métodos para actualizar el plan.
 Diagramas de flujo de la información.
 Restricciones legales y regulatorias. 13
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10.2 Gestionar las
Comunicaciones

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Gestionar las Comunicaciones

Introducción
 Crear, recolectar, distribuir, registrar, recuperar y disponer de
información del proyecto de acuerdo al plan.
 Habilitar un eficiente y efectivo flujo de comunicación entre
los interesados del proyecto.
 Asegurar que la información comunicada a los interesados
sea adecuadamente generada, recibida y entendida.
 Brindar la oportunidad a los interesados para solicitar mayor
información, clarificación o discusión.
 Incluye modelos emisor – receptor, elección del medio, estilo
de redacción, técnicas de presentación, facilitación, escucha
y gestión de reuniones. 15
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Gestionar las Comunicaciones

Entradas – Técnicas - Salidas


ENTRADAS TÉCNICAS

Informar el
Plan de Gestión de Desempeño Sistemas de
Tecnología de la
las Comunicaciones Gestión de la
Comunicación
Información

Métodos de Modelos de
Informes de Comunicación Comunicación
Desempeño
del Trabajo SALIDAS

FAE Actualiza los


Actualiza
Comunicaciones Documentos
APO
del Proyecto del Proyecto

APO Actualiza el plan


de Dirección del
Proyecto 16
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Diagrama de Flujo del Proceso

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Gestionar las Comunicaciones

Herramientas y Técnicas

 Asegurar que la elección es apropiada para


Tecnología de la la información que será comunicada.
comunicación

 Asegurar que la elección es apropiada para


el proyecto y que cualquier barrera ha sido
Modelos de
comunicación identificada y gestionada.

 Asegurar que la información creada y


distribuida ha sido recibida y entendida para
Métodos de
comunicación permitir la repuesta y retroalimentación.
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Gestionar las Comunicaciones

Herramientas y Técnicas

 Documentos físicos: cartas, reportes y memos.


 Comunicaciones electrónicas: e-mail, fax,
mensajes de texto, llamadas telefónicas,
videoconferencias y websites.
Sistemas de
 Herramientas electrónicas: software de gestión
gestión de la
información de proyectos, herramientas colaborativas,
oficinas virtuales y portales.

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Herramientas y Técnicas

 Acto de recolectar y distribuir información


de desempeño como reportes de estado,
mediciones de avance y presupuestos.
 Incluye análisis de desempeños

Informar el históricos, análisis de estimados del


desempeño proyecto, situación actual de riesgos,
trabajo completado, trabajo por completar
y resumen de cambios aprobados.

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Gestionar las Comunicaciones

Salidas

 Reportes de desempeño.
 Situación de los entregables.
 Avance del cronograma.
Comunicaciones  Costos incurridos.
del proyecto

Influenciadas por urgencia e impacto del mensaje, método de entrega y nivel de confidencialidad.
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Dirigir las Comunicaciones

Salidas

 Notificación a interesados.
 Reportes del proyecto.
 Presentación del proyecto.
 Registros del proyecto.
Actualiza APO  Retroalimentación de los interesados.
 Documentación de lecciones aprendidas.

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10.3 Controlar las
Comunicaciones

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Controlar las Comunicaciones

Introducción

 Hacer el seguimiento y control de las comunicaciones


a través de todo el ciclo de vida del proyecto.
 Confirmar que las necesidades de información de los
interesados sean satisfechas.
 Garantizar el óptimo flujo de información entre todos
los participantes en todo momento.
 Asegurar que el mensaje correcto es entregado a la
audiencia correcta en el momento correcto.

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Controlar las Comunicaciones

Entradas – Técnicas - Salidas


ENTRADAS TÉCNICAS

Plan de Sistemas de
Dirección del Gestión de la Juicio de Reuniones
Proyecto Información expertos

SALIDAS
Datos de Comunicaciones
Desempeño del Proyecto
del Trabajo Información de
Desempeño Actualiza Actualiza los
del trabajo APO Documentos
del proyecto

Registro de
APO Incidentes Actualiza el Plan
Solicitudes de de Dirección del
Cambio Proyecto
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Controlar las Comunicaciones

Diagrama de Flujo del Proceso

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Herramientas y Técnicas

 Provee un conjunto de herramientas


estandarizadas para capturar, registrar y distribuir
información a los interesados acerca de los costos,
avances y desempeños.
Sistemas de
gestión de la  Permite consolidar reportes de diferentes sistemas
información
y facilita su distribución a los interesados.

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Controlar las Comunicaciones

Herramientas y Técnicas

 Unidades dentro de la organización.


 Consultores.
 Interesados (clientes y patrocinadores).
 Asociaciones profesionales y técnicas.
Juicio de
 Grupos industriales.
expertos
 Expertos temáticos.
 PMO.

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Controlar las Comunicaciones

Herramientas y Técnicas

 Discusiones y diálogos con el equipo del


proyecto para determinar la forma de actualizar y
comunicar la información, así como responder a
los requerimientos de los diferentes interesados.
Reuniones
 Incluye además discusiones y diálogos con
proveedores, contratistas y otros interesados.

Conducidas cara a cara o en forma remota, y en diferentes lugares.


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Controlar las Comunicaciones

Salidas

 Organizan y resumen los datos de desempeño.


 Proveen información de la situación y el avance
Información
de desempeño del proyecto al nivel de detalle requerido por los
del trabajo diversos interesados.

 Pronósticos.
 Informes de desempeño.
Actualiza los
 Registro de incidentes.
documentos
del proyecto 30
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