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MANUAL DEL USUARIO


Social y Fiscal en
Sistema Integral de Auditoria Beneficio de Todos
SIA

MANUAL DE USUARIO

SISTEMA INTEGRAL DE AUDITORAS SIA

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN .......................................................................................................... 3

CONFIGURACIN INICIAL ...................................................................................... 4

INGRESO AL SISTEMA .............................................................................................. 6

CAMBIAR CONTRASEA PERSONAL................................................................... 9

DESCARGA Y DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS..................................... 10

IMPORTACIN DE FORMATOS EN EL SISTEMA............................................ 22

IMPORTACIN DE ANEXOS EN EL SISTEMA. ................................................. 29

IMPORTACIN DE FORMATOS QUE NO APLICAN........................................ 30

FORMA DE CERRAR LA RENDICIN DE LA CUENTA................................... 32

PARA TENER EN CUENTA...................................................................................... 35

SOPORTE ..................................................................................................................... 37

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INTRODUCCIN

La Rendicin de la Cuenta es el deber legal y tico que tiene todo servidor


pblico o particular, de responder e informar por la administracin y manejo de
fondos, bienes y/o recursos pblicos asignados y sus resultados, en el
cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.

Pargrafo. Se entiende por responder, aquella obligacin que tiene todo


servidor pblico y particular que administre y/o maneje fondos, bienes y/o
recursos pblicos, de asumir la responsabilidad que se derive de su gestin
fiscal.

As mismo, se entender por informar, la obligacin de comunicar a la


Contralora General del Quindo, sobre la gestin fiscal desarrollada con los
fondos, bienes y/o recursos pblicos y sus resultados.

Objetivo

Brindar una herramienta que facilite la organizacin de datos y estandarizacin


de rendicin de cuenta en lnea a los sujetos de control, mejorando los tiempos
de respuesta en el ejercicio de las actividades y funciones de control, vigilancia
y gestin de la Contralora General del Quindo.

Este software facilitar el anlisis de la informacin disminuyendo costos y


tiempos en el proceso de revisin de cuentas y planeacin de auditoras,
facilitar adems la rendicin de cuenta de los sujetos a la Contralora,
generando un nuevo espacio para compartir informacin con otras entidades
del Estado.

Beneficios:

Alta disponibilidad de actualizacin y consulta de la informacin a travs


de un acceso seguro a cualquier hora y desde cualquier lugar.
Estandarizacin, seguridad y veracidad en el manejo de la informacin
de los sujetos de control.
No es necesario adquirir equipos de cmputo especializados, ni equipos
de red costosos.
No tendr que contratar a personal para la instalacin del sistema y
adems no tendr que comprar ni renovar licencias.

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CONFIGURACIN INICIAL

Requisitos para la operacin del SIA:

Equipo de cmputo con cualquier navegador de Internet: Internet Explorer,


Firefox.

Requiere que el Java Script este habilitado.

Acceso a Internet con un ancho de banda mnimo de 32K (acceso


telefnico).

cualquier versin de Excel, OpenOficce (gratuita y disponible en la pgina


Web del sistema SIA).

Se debe cambiar la configuracin del equipo de cmputo de la siguiente


manera:

Ingrese a Inicio Panel de Control Configuracin Regional y de Idioma

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INGRESO AL SISTEMA

Para acceder al Sistema, haga Clic en el link Sistema Integral de Auditoras


SIA, ubicado en el men izquierdo de la pgina Web de la Contralora
General del Quindo www.contraloriaquindio.gov.co, o ingrese la siguiente
direccin http://quindio.contralorias.com/

Una vez ingresamos al Sistema Integral de Auditorias SIA, se presenta la


siguiente pantalla, en la cual debe ingrese el usuario y la contrasea. Estos
datos han sido asignados por el administrador del sistema en la Contralora
General del Quindo.

NOTA: No olvide efectuar el cambio de clave al ingresar por primera vez al


sistema.

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Al hacer Clic en el botn ingresar, el sistema le informa que debe adicionar la


Misin, Visin, Objetivo y Organigrama de su entidad, estos archivos se
adjuntan de la misma manera que en un correo electrnico; igual accin se
realiza para los formatos de rendicin de cuentas, es decir por la opcin
Administrador de Expedientes del men desplegable ubicada al lado izquierdo,
tal como se indicar ms adelante, o tambin en el link gua para rendicin de
formatos ubicada al lado derecho de la pantalla principal del sistema.

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Posteriormente el sistema ingresa al formulario principal, si hace Clic en el


men desplegable ubicado al lado izquierdo de la pantalla, podr ver y acceder
a las opciones con que cuenta.

Seleccione la opcin y haga Clic

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CAMBIAR CONTRASEA PERSONAL

Lo primero que se debe hacer despus de ingresar al sistema es cambiar la


clave suministrada por la Contralora, seleccione la opcin Cambiar contrasea
y haga clic para que el sistema le presente el formulario respectivo.

Ingrese la Contrasea actual

Ingrese la nueva contrasea

Escriba nuevamente la nueva


contrasea

Clic para realizar el cambio de contrasea


Clic para retornar al men Principal

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DESCARGA Y DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS.

El segundo paso es crear en su PC o en su red una carpeta donde ubicar


todos los archivos de la rendicin.

Elabore todo lo relacionado con la Misin, la Visin, Objetivo y Organigrama,


tenga en cuenta que el sistema permite el uso de archivos. Los archivos que
acepta el sistema son del tipo .doc, .xls, .gif, .jpg, .txt, .png, .pdf con un tamao
mximo de 5000K (5 megas). Los nombres que deben tener los archivos para
subir al expediente (se asume que los presentar en formato Word): mision.doc
/ vision.doc / objetivo.doc / organigrama.doc.

Una vez diligenciados estos documentos, gurdelos en la carpeta que cre


para la rendicin de la cuenta.

Luego haga Clic en el link GUA PARA LA RENDICIN DE CUENTAS


ubicado en la parte superior derecha

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El sistema ingresa a la pgina que contiene los formatos que debe rendir cada
entidad, la gua para su rendicin y su estructura.

Si desea instalar el CSVED o el OpenOffice, haga Clic.

Para ingresar a cada uno de los formatos, haga clic en el nombre de cada
formato.

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Para realizar de forma optima los formatos de presupuesto, se debe verificar

Plan contable

Cuentas de Gastos - Cuentas de Ingresos

Clic para regresar


Al men principal

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En la parte inferior, encontrar las instrucciones para diligenciar los formatos.

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Si hace Clic en Plan Contable el sistema presenta el listado de las cuentas.

En el lado inferior izquierdo, encontrar un icono, mediante el cual podr


imprimirlo.

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Si hace Clic en Cuentas de Gastos (Presupuesto), presenta el listado de las


cuentas de Gastos; debe tener en cuenta que en los formatos correspondientes
a gastos, al cdigo se le debe anteponer las siguientes siglas.

En el lado inferior izquierdo, encontrar un icono, mediante el cual podr


imprimirlo.

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Si hace Clic en Cuentas de Ingresos (Presupuesto), el sistema presenta las


cuentas de ingreso; debe tener en cuenta que en los formatos de ingresos, al
cdigo se le debe anteponer las siguientes siglas.

En el lado inferior izquierdo, encontrar un icono, mediante el cual podr


imprimirlo.

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Al hacer clic en el nombre del formato, el sistema despliega en pantalla la


informacin del formato y la estructura requerida.

Imprima esta pgina para que le sirva de gua durante el proceso.

Nmero de anexos requeridos para este formato

Clic para abrir o guardar el formato, ya sea en Excel o en OpenOffice

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Gurdelo en la carpeta creada para la rendicin de la cuenta, teniendo en


cuenta verificar que la extensin debe ser .CSV y elimine todo lo que est entre
parntesis al final del nombre.

Verifique la estructura y en caso necesario, ajuste el formato de cada columna


de acuerdo a la siguiente tabla.

TIPO
DE DESCRIPCIN DEL CAMPO
CAMPO
Campo tipo texto para expresar un cdigo de Cuenta de Ingresos
para Presupuestos. El cdigo debe estar incluido en el Cdigo
Presupuestal de Ingresos. El campo debe contener nmeros que
I
equivalen al cdigo de cuenta, donde los 4 primeros dgitos deben
estar contenidos en el cdigo de Ingresos. La capacidad mxima
de este tipo son 24 dgitos numricos.
Campo tipo texto para expresar un cdigo de Cuenta de Gastos
para Presupuestos. El cdigo debe estar incluido en el Cdigo
Presupuestal de Gastos. El campo debe contener nmeros que
G
equivalen al cdigo de cuenta, donde los dos primeros dgitos
deben estar contenidos en el cdigo de Gastos. La capacidad
mxima de este tipo son 24 dgitos numricos, excepto el primer

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dgito (A/B/C)
Campo tipo texto para expresar un cdigo de Subcuenta. Debe
Existir la Cuenta Mayor. El campo debe contener nmeros que
equivalen al cdigo de cuenta y debe ser del nivel de Subcuenta
(nivel 5). Los cuatro primeros dgitos establecen la cuenta mayor y
sta debe existir dentro del Plan de Cuentas. Recuerde que usted
S
solo rinde las cuentas de nivel 4, las de nivel 1 a 3 no se deben
incluir, por cuanto el programa lo reportar como un error
rechazando la Rendicin. La capacidad mxima de este tipo son
24 dgitos numricos. Recuerde las cuentas Cero reportarlas con
una "Z" mayscula o minscula.
Campo numrico de solo valores enteros (No decimales) entre 0 ~
999999999999999. Preferiblemente usar para incluir valores como
N
cantidades, nmero de das, etc. Si no hay valor se debe escribir
un "0". No se aceptan campos nulos.
Campo numrico decimal de valores entre 0 a
999999999999999.9999. Preferiblemente para expresar campos
D
de tipo moneda. Si no hay valor se debe escribir un "0". No se
aceptan campos nulos.
Campo tipo texto para expresar descripciones o leyendas no
superiores a 2048 letras. Cualquier campo de ms de este lmite,
C
ser truncado a 2048 (2K) letras. No se aceptan valores nulos. Si
no hay datos escribir "ND" de No Disponible
Campo tipo fecha. Debe expresarse en el formato AAAA / MM /
F DD. No se aceptan valores nulos. Si no hay fecha que suministrar,
escribir "ND" de No Disponible.
Campo tipo porcentaje. Los rangos pueden estar entre 0 ~
10.000,0000%. Recuerde no incluir el signo % al rendir una cuenta
J de este tipo. El campo admite hasta 4 cifras decimales. No se
aceptan campos nulos, debe escribir "0" si no aplica o no hay
valor.

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Seleccione la columna, haga clic derecho y seleccione formato de celda.

Aplique el formato de acuerdo a la estructura.

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Luego de verificar la estructura, diligencie el formato con la informacin


solicitada y grabe el archivo en la carpeta creada para tal fin.

En caso de no contar con valores en algn registro, se debe colocar cero, si es


tipo fecha o texto, colocar ND.

Siga estos pasos hasta completar la totalidad de los formatos.

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IMPORTACIN DE FORMATOS EN EL SISTEMA.

Para la importacin de formatos y anexos una vez se hayan diligenciado, se


debe ingresar al men principal del sistema y seleccionar la opcin
Administrador de Expedientes

Administrador de Expedientes:

Al seleccionar esta opcin, el sistema le permite adjuntar los archivos de


Misin, Visin, Objetivo y Organigrama de su entidad, as como los formatos y
anexos que se requieren para la rendicin de la cuenta.

El sistema crea para cada entidad un Expediente donde se guardan los


diferentes tipos de documentos. Anexos, Comunicaciones o los Resultados de
la rendicin son incorporados a este Expediente.

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Despus de ingresar a la opcin para administrar los expedientes, vaya a la


parte inferior para ubicar el archivo a anexar.

Clic para ubicar el archivo a anexar.


Clic para ingresar a la relacin
de los formatos que debe rendir
cada entidad

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Al hacer clic en examinar, el sistema despliega el cuadro de dilogo para que


seleccione el archivo que se va a anexar.

Ubique la ruta del archivo

Clic para seleccionar el archivo

Clic para continuar con el proceso

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Posteriormente, haga clic en guardar para subir al sistema el archivo


seleccionado.

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El sistema despliega en pantalla el siguiente mensaje, el cual indica que el


archivo se subi correctamente, es decir no presenta errores de formato o de
otra naturaleza, en caso contrario, lo indica. El sistema no permite modificar
archivos ya guardados. En caso necesario de modificacin deber dirigirse al
Administrador quin le guiar en los pasos necesarios.

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Seguidamente, presenta en pantalla el siguiente resultado, para terminar el


proceso sin tener que esperar, haga Clic en Refrescar para que el sistema
genere el log y el archivo .FMT.

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Luego de ejecutar la accin anterior o esperar unos minutos, el sistema


despliega dos archivos, El archivo con extensin .FMT, contiene la informacin
registrada en el formato y el archivo con extensin .LOG el resultado del
proceso.

Si faltan anexos se reportar en el .log y no se acepta la rendicin, recuerde


subir primero los anexos solicitados y posteriormente el formato diligenciado.

Si ha perdido su archivo .CSV usted puede situar el apuntador del Mouse en el


archivo .FMT correspondiente al Formulario y el programa se lo enva
convirtiendo los datos a formato .CSV.

Realice estos pasos con todos los formatos y anexos.

Recuerde que antes de adjuntar un formato al sistema, debe incorporar los


anexos de cada formulario.

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IMPORTACIN DE ANEXOS EN EL SISTEMA.

Para subir un anexo realice los siguientes pasos:

Los Anexos se suben en el sistema integral de auditoria de la misma manera


que un formulario como vimos anteriormente, pero teniendo en cuenta que el
nombre debe estar asociado al formato de la siguiente manera.

formato_aaaamm_ididid_anexos.ext

Donde aaaamm corresponde a la vigencia (AAAAMM) donde ididid


corresponde al ID del formato a la que pertenece el anexo, donde anexos
corresponde al tipo de anexo, ayudando a identificar el contenido del anexo
presentado donde ext corresponde a la extensin del archivo (ej. .jpg, .doc, .xls,
etc).

Ejemplo el anexo notas al balance del formato uno

formato_200812_f01_agr_notas.xls

No olvide grabar los anexos presentados en la carpeta creada.

Los anexos que se requieran que no estn asociados a un formato en particular


se debern subir de igual forma que los archivos de misin, visin y
organigrama, teniendo en cuenta que el nombre no debe contener espacios.

Ejemplo:

ControlInterno.doc, ControlInterno.pdf, ControlInterno.xls, etc.

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IMPORTACIN DE FORMATOS QUE NO APLICAN.

Si algn formato no aplica para su entidad, realice el siguiente


procedimiento:

Elabore un oficio dirigido a la Contralora General del Quindo, explicando los


motivos por los cuales el formato no aplica.

Imprima el oficio, frmelo, hgalo escanear y grabe el archivo con la siguiente


caracterstica:

FORMATO_aaaamm_ididid_NOAPLICA.JPG

Donde aaaamm corresponde a la vigencia (AAAAMM) donde ididid


corresponde al ID del formato, donde NOAPLICA.JPG corresponde al archivo
que indica que no aplica el formato para la rendicin.

Ejemplo: Si el formato F01_AGR no aplica para su entidad, debe grabar el


archivo as

FORMATO_200812_F01_AGR_NOAPLICA.JPG

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Sbalo al sistema de igual manera que los anexos.

Luego de subir el archivo aclaratorio suba el formato sin valores, as no aplique


para que el sistema no genere la alerta de formato no rendido.

Nota: Si al subir el archivo aclaratorio, el sistema lo rechaza por tener un


tamao superior a 5000K (5 megas), abra el archivo, seleccione la informacin,
pguela en Power Point y grbelo nuevamente con el mismo nombre y
extensin.

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FORMA DE CERRAR LA RENDICIN DE LA CUENTA.

Al finalizar de incorporar los anexos y los formatos, adicionalmente, se debe


subir un archivo con extensin .JPG, indicando que la rendicin ha finalizado.

Siga los siguientes pasos:

1. Realice un oficio, indicando que la rendicin ha finalizado y que han sido


subidos al sistema todos los formatos y anexos.

2. Imprima el oficio, frmelo, hgalo escanear y grabe el archivo con la


siguiente caracterstica:

FORMATO_aaaamm.JPG Donde aaaamm corresponde a la vigencia


(AAAAMM).

Ejemplo: Si pertenece a la rendicin del ao 2008, el nombre del archivo


ser FORMATO_200804.JPG

3. Sbalo al sistema de igual manera que los anexos.

Luego de subir el archivo indicando que la rendicin ha finalizado, el sistema


genera automticamente un archivo con extensin .INF.

Si desea ver el contenido, haga Clic en el nombre del archivo.

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Si abre el archivo generado, presenta la siguiente informacin.

Formatos rendidos

Anexos subidos al sistema

Gurdelo en la carpeta que cre para almacenar los formatos y anexos.

Despus de haber subido al sistema el archivo FORMATO_200812.JPG


indicando que la rendicin ha finalizado, el sistema no le permitir subir ms
archivos, de tal manera que al tratar de realizarlo, le generar el siguiente
mensaje.

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Si desea tener una impresin del resultado de la rendicin, ya sea parcial o


total, haga clic en la carpeta Listar Expediente.

El sistema presenta la informacin registrada.

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PARA TENER EN CUENTA

Formatos:

Deben ser tipo texto (Archivo plano).

El nombre del archivo debe ser Formato_aaaamm_ididid.csv. Solo estos


nombres se tienen en cuenta para la Rendicin, donde aaamm corresponde
a la Vigencia (AAAAMM) que se rinde; ididid corresponde al ID del formato
que se est rindiendo. Si no est definido de esta manera no se tiene en
cuenta para la Rendicin. Ejemplo: formato_200804_F01_AGR.ext

Deben tener la extensin .CSV. Solo este tipo se tiene en cuenta para
Rendicin, estos pueden ser creados usando una Hoja de Clculo o un
programa para crearlo automticamente (CSVED).

El nombre no debe contener espacios en blanco.

Se aceptan archivos hasta 5000K de tamao fsico.

Siga las instrucciones y sobre todo tenga en cuenta la estructura de cada


formato, la cual encontrar en la gua de cada uno de ellos.

Anexos a los formatos:

Deben ser tipo (.doc, .xls, .gif, .jpg, .txt, .png, .pdf ).

El nombre del archivo debe ser Formato_aaaamm_idid_NombreAnexo.ext.


Solo estos nombres se tienen en cuenta para la Rendicin, donde aaamm
corresponde a la Vigencia (AAAAMM) que se rinde; ididid corresponde al ID
del formato que se est rindiendo; NombreAnexo correspondende al
nombre del anexo solicitado y ext correspondende a la extencion del anexo
pudiendo este ser (.doc, .xls, .gif, .jpg, .txt, .png, .pdf). Si no est definido de
esta manera no se tiene en cuenta para la Rendicin. Ejemplo:
formato_200804_F01_AGR_notas.xls

El nombre no debe contener espacios en blanco.

Se aceptan archivos hasta 5000K de tamao fsico.

Siga las instrucciones y sobre todo tenga en cuenta la estructura de cada


Anexo a un formato, la cual encontrar en la gua de cada uno de ellos.

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Anexos

Los anexos que se requieran que no estn asociados a un formato en particular


se debern subir de igual forma que los archivos de misin, visin y
organigrama, teniendo en cuenta que el nombre no debe contener espacios.

Ejemplo:

Mision.doc
Vision.xls
Objetivos.jpg
ControlInterno.pdf

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SOPORTE

JUAN PABLO LVAREZ VALENCIA


INGENIERO DE SISTEMAS
juanpabloalvarez@contraloriaquindio.gov.co
Telfono: 3005749032

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