MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRACIN Y USO DE VEHCULOS

Aprobado con Resolucin Administrativa N 154/2012

La Paz, 19 de diciembre de 2012
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INDICE

1. OBJETO.- ....................................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE.- ................................................................................................................................................... 2

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.- .......................................................................................................... 2

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.- ....................................................................................................... 2

5. RESPONSABLES.- ........................................................................................................................................ 3

6. POLITICAS DE OPERACION- .................................................................................................................... 8

7. PROHIBICIONES.-...................................................................................................................................... 11

8. INSUMOS.- .................................................................................................................................................. 12

9. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.-................................................................................................ 12

10. REGISTROS.- .............................................................................................................................................. 19

11. CUADRO DE CAMBIOS.- ................................................................................................................................ 19

12. ANEXOS.- ...................................................................................................................................................... 19

Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado por: Miguel Choque Tcnico I en Organizacin

Juan Carlos Suarez Responsable de Activos Fijos

Javier Cabrera Tcnico I en Activos Fijos

Juan Manuel Aguilera Responsable de Servicios Generales

Revisado por: Directora de Planificacin y

Ingrid Ortuo
Proyectos

Mara Palacios Jefe Administrativa

Lilian Pearrieta Gerente Administrativo Financiero

Aprobado por: Gustavo Portocarrero Gerente General

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1. OBJETO.-

Normar y regular la Administracin y Uso de los vehculos de BOLIVIA TV, incluidos los
provenientes de transferencias, convenios, comodatos y otros en los que la Entidad se considere
custodio del vehculo.

2. ALCANCE.-

Este manual de procedimientos es de aplicacin obligatoria para todas las reas organizacionales
de BOLIVIA TV que por la naturaleza de sus funciones tengan asignados un vehculo. Abarca desde
la asignacin del vehculo al rea solicitante hasta el uso, mantenimiento y salvaguarda de los
mismos, ser de cumplimiento obligatorio de todos los funcionarios de BOLIVIA TV.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.-

Se emplea los siguientes documentos de referencia:

a) Ley N 1178 de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales;

b) Ley N 004 de 31 de marzo de 2010 de Lucha Contra la corrupcin, enriquecimiento ilcito

e investigacin de fortunas;

c) Decreto Supremo N 0078 de 15 de abril de 2009, de creacin de la Empresa Estatal de

Televisin Bolivia TV como Empresa Pblica Nacional Estratgica EPNE.

d) Decreto Supremo N 793 de 15 de febrero de 2011 de creacin del Ministerio de

Comunicacin;

e) Decreto Supremo N 0181 del 28 de junio del 2009, que aprueba las Normas Bsicas del
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios;

f) Resolucin Suprema N 217055 del 20 de mayo de 1997, que aprueba las Normas Bsicas
del Sistema de Organizacin Administrativa;

g) Resolucin de Directorio N 004 de 04 de septiembre de 2009 que aprueba el Reglamento

Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa de BOLIVIA TV;

h) Resolucin del Directorio N 004/2009 y su modificacin aprobada mediante Resolucin

del Directorio N 01/2010, que aprueba el Reglamento Especfico del Sistema de
Administracin de Bienes y Servicios de la Empresa Estatal de Televisin de BOLIVIA TV.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.-

BOLIVIA TV.- Empresa Estatal de Televisin BOLIVIA TV.

Asignacin.- Es el acto administrativo mediante el cual se entrega a un servidor pblico un

activo o conjunto de estos, generando responsabilidad sobre su uso, mantenimiento y
salvaguarda.
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Mantenimiento.- Es la funcin de conservacin que se efecta a los activos para que

permanezcan en condiciones de uso.

Mantenimiento preventivo.-El mantenimiento preventivo permite detectar fallos

repetitivos con el fin de aumentar la vida til de los activos y disminuir costos de
reparaciones.

Mantenimiento correctivo.-Es la accin de carcter puntual y reactivo a raz del uso,

agotamiento de la vida til u otros factores externos, de componentes, partes, piezas,
materiales y en general, permitiendo su recuperacin, restauracin o renovacin

Responsables de rea.- Comprende a: Gerentes, Directores, Jefes de rea o

Responsables Regionales y Subregionales.

Salvaguarda.-Es la proteccin de los bienes contra prdidas, robos, daos y accidentes.

5. RESPONSABLES.-

1. El Responsable del rea Usuaria del Vehculo, es responsable de:

a. Solicitar a la Gerencia Administrativa Financiera oportuna y debidamente justificada la
asignacin de uno o ms vehculos de propiedad o bajo custodia de BOLIVIA TV para uso
en actividades inherentes a la Empresa.
b. Ser responsable por el uso racional de los vehculos, conforme a lo dispuesto en el
presente manual y la ley N 004 de Lucha Contra la corrupcin, enriquecimiento ilcito e
investigacin de fortunas.
c. Controlar el uso, mantenimiento y salvaguarda de los vehculos asignados a su rea.
d. Controlar y verificar que los choferes del rea, mantengan en buenas condiciones de uso la
unidad mvil y el vehculo que le es asignada.
e. Programar rol de viajes o rutas de acuerdo a sus funciones, para la planificacin de
requerimiento de materiales, velando que los viajes en vehculo oficial debe mencionar en
el memorndum de designacin el nmero de placa, marca y otras caractersticas del
vehculo como lo dispone el Reglamento de Pasajes y Asignacin de Viticos.
f. Autorizar las solicitudes requerimiento de materiales para el mantenimiento,
conservacin y otros de similar naturaleza para los vehculos de propiedad o que se
encuentren bajo custodia de BOLIVIA TV.
g. Coordinar con la Unidad Administrativa los controles necesarios.
h. Demandar con la debida anticipacin servicios de mantenimiento preventivo y correctivo
de los vehculos, velando que se encuentre programando esta actividad en el POA y
Presupuesto.
i. Conformar un archivo de informes de viaje de conductores, para fines consiguientes.
j. Prevenir y controlar que los choferes de los vehculos asignados, no conduzcan ms de 8
horas continuas.

2. El Gerente Administrativo Financiero es responsable de:

a. Velar por la difusin y aplicacin del presente manual.
b. Autorizar la asignacin de vehculos a las reas que por la naturaleza de sus funciones, que
as lo requieran.
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3. El Jefe Administrativo es responsable de:

a. Establecer polticas, medios y procedimientos necesarios para promover el adecuado uso,
mantenimiento y resguardo efectivo de los vehculos de propiedad o que se encuentren
bajo custodia de BOLIVIA TV.
b. Analizar las solicitudes de asignacin de vehculos y recomendar la asignacin al Gerente
Administrativo Financiero.
c. Recepcionar y analizar los informes acerca del inapropiado uso de los vehculos del
Responsable de Servicios Generales, Activos Fijos o Responsable de rea Usuaria del
Vehculo, para iniciar los procesos que correspondan de acuerdo a lo previsto en la Ley N
004 de Lucha Contra la Corrupcin, enriquecimiento ilcito e investigacin de fortunas.
d. Coordinar con el Responsable de Activos Fijos, en caso de siniestros, el aviso oportuno de
la Compaa de Seguros, dentro de las 48 horas de ocurrido el siniestro.
e. Supervisar y controlar al Responsable de Activos Fijos en el registro actualizado de los
documentos de entrega y devolucin de vehculos, accesorios y herramientas.
f. Supervisar al Responsable de Servicios Generales la elaboracin e implantacin del
cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehculos de propiedad o
que estn bajo custodia de BOLIVIA TV.
g. Velar por el adecuado uso de los vehculos y activos de BOLIVIA TV.
h. Autorizar el mantenimiento preventivo de los vehculos de propiedad y en custodia de
BOLIVIA TV a ser realizado por el Encargado de Mantenimiento de Vehculos.

4. El Responsable de Activos Fijos es responsable de:

a. Velar, controlar y mantener los registros actualizados de los documentos de entrega y
devolucin de los vehculos, accesorios y herramientas, que se asignen, adems de
controles independientes mediante recuentos fsicos y comprobaciones de existencia y
estado de los vehculos y activos.
b. Mantener actualizado la asignacin de vehculos mediante actas de entrega debidamente
inventariadas y autorizadas por instancias superiores.
c. Realizar el anlisis de la disponibilidad segn la condicin actual de los vehculos y las
unidades mviles, y la naturaleza de las funciones del rea solicitante, en coordinacin con
el Responsable de Servicios Generales.
d. Elaborar las Notas de Asignacin de Activos Fijos y registrar la asignacin.
e. Entregar los vehculos a los choferes de las diferentes reas asignadas con el detalle de
todas las herramientas y accesorios que posee, previa autorizacin de la Gerencia
Administrativa Financiera.
f. Constituirse en Unidad Solicitante para la contratacin de seguros para la salvaguarda de
estos bienes.
g. Custodiar las plizas de seguro original de automotores y adendas.
h. Custodiar debidamente ordenada y clasificada la documentacin legal de cada vehculo,
accesorio y herramientas pertenecientes o bajo custodia de BOLIVIA TV, en la que deber
contar con la siguiente documentacin:

Certificado de registro de propiedad emitido por el RUAT.

Factura Comercial (fotocopia).
Registro de Inscripcin en Trnsito.
Certificado de Seguro Obligatorio - SOAT.
Pago de impuestos de propiedad del vehculo (fotocopia).
Nota de entrega.
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Formulario de certificacin de vehculo para la compra.

Formulario de acta de entrega de vehculo.

i. Controlar mediante inventarios peridicos los accesorios y herramientas de los vehculos,

que le fueron asignados a cada chofer.
j. Efectuar la denuncia inmediata y realizar el seguimiento con la respectiva empresa de
seguro en caso de algn siniestro del vehculo.
k. Coordinar con el Responsable de Servicios Generales y el Encargado de Mantenimiento de
Vehculos y con la Unidad en Custodia del Vehculo el mantenimiento y salvaguarda de los
vehculos de propiedad o bajo custodia de BOLIVIA TV.
l. Gestionar el trmite de circulacin, permisos G.A.M.L.P., SOAT, Inspeccin de Trnsito,
Liquidacin de Impuestos y otros necesarios en coordinacin con el Encargado de
Mantenimiento de Vehculos.

5. El Tcnico en Activos Fijos es responsable de:

a. Apoyar al Responsable de Activos Fijos en la asignacin de vehculos, herramientas y
accesorios a los conductores de los vehculos, manteniendo actualizados los registros de
entrega y devolucin de los mismos.
b. Levantar el inventario de las piezas, partes y otros de cada vehculo.
c. Mantener archivos actualizados de los documentos de asignacin, inventario y devolucin
de los vehculos.
d. Contar con todos los registros y seguros necesarios para todos los vehculos de propiedad
o bajo custodia de BOLIVIA TV.

6. El Responsable de Servicios Generales es responsable de:

a. Realizar la dotacin del combustible necesario de acuerdo a requerimiento y necesidades
del rea Usuaria del Vehculo, previa verificacin y recomendacin del Encargado de
Mantenimiento de vehculo.
b. Planificar, en coordinacin con el Encargado de Mantenimiento de Vehculos, los servicios
de mantenimiento preventivo, correctivo y salvaguarda necesarios para todos los
vehculos de propiedad o que est bajo custodia de BOLIVIA TV, constituyndose en la
Unidad Solicitante para la adquisicin de materiales de limpieza, mantenimiento y
conservacin de los vehculos de propiedad de BOLIVIA TV.
c. Supervisar y controlar a los serenos en la implementacin del archivo de control diario de
ingresos y salida de vehculos y libro de novedades.
d. Supervisar al Encargado de Mantenimiento de Vehculos en la elaboracin e
implementacin del cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo de los
vehculos de propiedad o que estn bajo custodia de BOLIVIA TV.
e. Supervisar a los Serenos sobre el resguardo de los vehculos de propiedad o que este bajo
custodia de BOLIVIA TV y que tengan los medios y controles necesarios, velando que estos
vehculos no sean retirados sin la autorizacin y el control correspondiente.
f. Constituirse en Unidad Solicitante para la contratacin del (los) taller(es) de
mantenimiento correctivo o preventivo, cuando sea necesario o as se requiera, para el
caso de las oficinas regionales, ser el Responsables de la Regional, quien se constituya en
unidad solicitante.
g. Autorizar el mantenimiento de vehculos solicitados por las unidades usuarias.
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7. El Encargado de Mantenimiento de Vehculos es responsable de:

a. Elaborar cronogramas de mantenimiento segn los informes de los choferes de cada

vehculo y coordinar con el responsable de servicios generales para la planificacin del
servicio de mantenimiento y salvaguarda de los vehculos.
b. Planificar, gestionar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de los
vehculos, velando por los insumos, recursos necesarios y la empresa que realice el
mantenimiento al vehculo.
c. Realizar el seguimiento permanente del (los) vehculo(s) en caso de siniestro, hasta que
vuelvan a su funcionamiento.
d. Coordinar y vigilar al taller mecnico contratado por BOLIVIA TV, el mantenimiento
correctivo de los vehculos segn la Orden de Trabajo, velando por la correcta verificacin
de los tems de mantenimiento de vehculos previstas para el mantenimiento.
e. Realizar la recepcin del servicio de mantenimiento, en coordinacin con el chofer,
verificando la calidad y los aspectos tcnicos respectivos, dando de esta manera
conformidad o rechazo al servicio prestado, preparando la documentacin necesaria para
fines de pago.
f. Recepcionar, revisar y mantener un archivo por cada vehculo de las planillas de recorrido
diario, entregada por los responsables del vehculo peridicamente e informar
desviaciones, si existiera.
g. Controlar la vigencia de las licencias de conducir de los conductores de vehculos de
propiedad o en custodia de BOLIVIA TV, segn la categora que corresponda.
h. Custodiar y mantener actualizado el archivo de la documentacin en fotocopias en la que
consten los trmites de circulacin, permisos, licencias vigentes de los choferes y otros de
similar naturaleza en files por vehculo.
i. Mantener y custodiar el kardex actualizado de mantenimiento, compra y otros de cada
vehculo perteneciente a la Empresa Estatal de Televisin BOLIVIA TV, a nivel Nacional y
los que se encuentren bajo su custodia.
j. Realizar informes peridicos sobre el estado del vehculo o cuando se presente algn tipo
de siniestro y/o dao al vehculo de propiedad o bajo custodia de BOLIVIA TV, y remitirlos
al Jefe Administrativo.
k. Recabar trimestralmente de la unidad operativa de trnsito, posibles multas por
infracciones cometidas por los choferes, en caso de existir deber remitir informe a la
Jefatura Administrativa para tomar las acciones correspondientes.
l. Supervisar, en forma peridica, el registro de consumo de combustible y el registro de
recorrido de cada vehculo de propiedad de BOLIVIA TV, en base a la planilla diaria de
recorrido (bitcoras) entregadas por los choferes peridicamente.
m. Realizar trabajos de mantenimiento preventivo de vehculos en coordinacin con el chofer
custodio del vehculo.
n. Solicitar a la Jefatura Financiera el pago respectivo de los servicios prestados, adjuntando
para el efecto la siguiente documentacin:
Solicitud de mantenimiento.
Formulario de Autorizacin de mantenimiento.
Proformas en caso de cambio de repuestos.
Lista de repuestos devueltos, si correspondiera.
Notas aclaratorias en casos de adiciones u omisiones de servicios.
Informe de conformidad del Chofer.
Informe de conformidad del Encargado de Mantenimiento de Vehculos
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Informe del trabajo realizado o nota de entrega.

Solicitud de pago.

8. El Chofer es responsable de:

a. Conocer el Cdigo Nacional de Transito, en actual vigencia y poseer conocimientos bsicos
en mecnica automotriz.
b. Contar con la respectiva licencia de conducir vigente y en la categora que corresponda
con una antigedad superior de dos aos en la categora B.
c. Verificar e informar a la Jefatura Administrativa el estado de los vehculos, herramientas y
accesorios en relacin al inventario del vehculo y en la nota de asignacin de activos, para
el caso de las oficinas regionales deben remitir informes mensuales adjunto de la
documentacin sustentatora.
d. Solicitar oportunamente los vales de gasolina mediante el formulario de solicitud de vales
de gasolina debidamente firmado por el Responsable del rea Usuaria del Vehculo,
tomando las previsiones necesarias del combustible en caso de requerirlos.
e. Solicitar y usar racionalmente los materiales de limpieza, mantenimiento y conservacin
de las unidades mviles y vehculos para proteger y preservarlos adecuadamente.
f. Salvaguardar en los lugares destinados los vehculos asignados al trmino de la jornada
laboral, fines de semana, das festivos y no laborales. En caso de viajes deber velar por la
seguridad del vehculo debiendo salvaguardar el mismo en un lugar seguro siendo de
entera responsabilidad cualquier prdida o sustraccin o dao ocasionado.
g. Velar que los vehculos de propiedad o bajo custodia de BOLIVIA TV se encuentren en
buenas condiciones, informando para ello al Responsable de Servicios Generales y al
Encargado de Mantenimiento ante cualquier desperfecto que pudiera presentar el
vehculo de forma inmediata.
h. Revisar que se encuentre en buenas condiciones el vehculo y los niveles de fluidos
(lquido de freno, lquido hidrulico de direccin, agua y/o anticongelante en el radiador,
aceite de motor y otros), estado de llantas, llantas de auxilio, estuche de llaves y otros
pertinentes, antes de realizar un viaje o recorrido programado, debiendo informar al
Encargado de Mantenimiento de Vehculos ante cualquier desperfecto que pudiera
presentar el vehculo.
i. Dar aviso de manera inmediata al Responsable de Activos Fijos en caso de sufrir algn
accidente, siniestro o dao, denunciar inmediatamente ante la autoridad competente
(Transito), someterse a la prueba de alcoholemia, elaborar un informe pormenorizado
personal de los hechos, con copia al Responsable de Activos Fijos e Inmediato Superior.
j. Recabar y adjuntar 3 tres cotizaciones y/o proformas de la reparacin y/o reposicin de
los daos, adjuntando el formulario de aviso de siniestro, llenado y firmado para su
remisin a la empresa aseguradora.
k. Llenar la planilla diaria de recorrido (Bitcora) mencionando entre otros datos
pertinentes; las rutas del destino, kilometrajes de salida, llegada y hora, misma que deber
ser entregada de manera obligatoria al Encargado de Mantenimiento de Vehculos
mensualmente o cuando requiera el Encargado de Mantenimiento de Vehculos.
l. Analizar y solicitar mediante nota si el vehculo requiere de mantenimiento preventivo o
correctivo a la Gerencia Administrativa Financiera con el visto bueno del Responsable de
rea Usuaria del Vehculo.
m. Realizar el seguimiento del servicio de mantenimiento del vehculo hasta su recepcin
final en coordinacin con el Encargado de Mantenimiento de Vehculos.
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n. Realizar la revisin fsica del vehculo, para casos de transferencia temporal de vehculos,
llenando el formulario de transferencia temporal, debiendo informar inmediatamente en
caso de encontrar irregularidades o daos, en la entrega y recepcin del vehculo.
o. Controlar que los vehculos de BOLIVIA TV sean guardados en garajes autorizados por la
Empresa y por la dinmica de la empresa en cuanto a los horarios de los parqueos, se
dispondr la salvaguarda de los mismos, previa autorizacin del Responsable del rea
Usuaria del Vehculo.
p. Velar por el cumplimiento al D.S. 181, debern regirse en el art. 146, asignacin de activos
fijos, art. 148 liberacin de la responsabilidad y art. 157 prohibicin para los servidores
pblicos sobre el uso de activos fijos muebles.

9. Los Serenos son responsables de:

a. Vigilar las instalaciones del parque automotor de los vehculos de BOLIVIA TV en turnos
diurnos y nocturnos, velando que los vehculos sean retirados por personal autorizado,
previa verificacin de credenciales y nmina de choferes.
b. Realizar el registro de salidas y entradas de vehculos autorizados para el uso de los
parqueos, tomando en cuenta la integridad fsica de los mismos, debiendo registrar e
informar de manera oportuna cualquier novedad a su inmediato superior.
c. Registrar y reportar cualquier acontecimiento fuera de lo normal, de forma inmediata de
sucedido el hecho a sus inmediatos superiores.

6. POLTICAS DE OPERACIN.-

I. Todos los vehculos sern conducidos exclusivamente por los choferes asignados,
quienes sern responsables de su cuidado, mantenimiento preventivo bsico y de
conducir los vehculos con estricto apego a los reglamentos y normas vigentes, no
pudiendo argumentar desconocimiento. Para el caso de no existir un chofer designado la
Gerencia Administrativa Financiera autorizar a otro personal que cuente con licencia, la
asignacin del vehculo de forma excepcional.

II. Utilizar racionalmente el vehculo asignado, exclusivamente para el cumplimiento de las

funciones que le han sido encomendadas.

III. Los choferes de vehculos a cuyo servicio se asigne un vehculo de propiedad o bajo
custodia de BOLIVIA TV, ser directamente responsable de su uso, mantenimiento,
guarda y custodia.

IV. Los choferes que tengan asignado algn vehculo de propiedad o bajo custodia de
BOLIVIA TV, para el caso en que deje de prestar sus servicios en la empresa, devolver el
vehculo que le fue asignado a la Unidad de Activos Fijos, previo inventario. En caso de
que el vehculo presente daos mecnicos y/o fsicos en la estructura (carrocera,
asientos u otros) atribuidos a negligencia, las composturas sern con cargo al chofer
hasta que sea reparado o cubierto el pago correspondiente.

V. Es responsabilidad de la Unidad de Activos Fijos y Servicios Generales entregar en

condiciones de buen funcionamiento los vehculos de propiedad o que este bajo custodia
de BOLIVIA TV y que su utilizacin sea para uso oficial.
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VI. Las partes usadas que se sustituyan por un mantenimiento preventivo o correctivo
autorizado, debern conservarse en la Unidad de Servicios Generales - Encargado de
Mantenimiento de vehculos, para efectos de comprobacin de la reparacin, por un
tiempo mnimo de 30 das hbiles, concluido el plazo presentara el inventario detallado
para su disposicin o eliminacin.

VII. El Responsable de Servicios Generales en coordinacin con el Encargado de

Mantenimiento de Vehculos, dar cumplimiento a los mecanismos de control de los
gastos de mantenimiento preventivo o correctivo, de cada uno de los vehculos de
propiedad de BOLIVIA TV.

VIII. Los pagos de multas, pagos de gras, custodia del vehculo y otros, sern de
responsabilidad del funcionario responsable del hecho, como consecuencia de infringir el
Cdigo del Organismo Operativo de Trnsito, determinados por la autoridad
correspondiente.

IX. Todos los choferes debern coordinar con el Encargado de Mantenimiento de Vehculos
sobre los materiales necesarios para el cuidado, resguardo y la proteccin de los
vehculos de propiedad de BOLIVIA TV.

X. AUTORIZACIN DE VIAJE EN COMISIN.- los responsables de las reas usuarias de los

vehculos, deben programar el rol de viajes y comisionar a los choferes de los vehculos
de acuerdo a los dispuesto en el reglamento interno de pasajes y asignacin de viatico,
sealando en el memorndum de designacin la siguiente informacin:
a) CITE de la Unidad solicitante;
b) Fecha de emisin del requerimiento;
c) Objetivo del viaje, tareas y actividades a desarrollar en el lugar de destino,
describir los ms importantes;
d) Nombre completo y cargo del funcionario en comisin;
e) Lugar(es) donde viaja;
f) Fechas y horas exactas de duracin de viaje (desde/hasta), haciendo referencia a
la hora de llegada al lugar de origen;
g) Transporte a ser utilizado, areo, terrestre, pluvial, vehculos oficiales
(especificar datos del vehculo).
h) Autorizacin del memorndum de viaje en comisin firmado por la autoridad
competente (Gerente, Director, Jefe o Responsable Regional)
i) Para los viajes en vehculo oficial citar el nmero de placa, marca y otras
caractersticas del vehculo.

XI. CLASIFICACIN DE VEHCULOS.- De acuerdo a las actividades de BOLIVIA TV los vehculos

son:
a) Vehculos de Uso Ejecutivo. Son aquellos vehculos asignados a las autoridades
Jerrquicas de BOLIVIA TV (Gerente General).

b) Vehculos de Uso Operativo. Son aquellas unidades mviles y vehculos asignados

para realizar actividades y movilizacin de equipos de trabajo en funcin del programa
operativo de las Unidades Organizacionales de BOLIVIA TV.
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XII. CIRCULACIN DE LOS VEHCULOS.- Los vehculos estarn disponibles para su uso en das
laborables y de acuerdo a necesidades en das laborables y no laborables de acuerdo a la
dinmica de BOLIVIA TV.

XIII. Del Mantenimiento

El cuidado y mantenimiento mecnico de los vehculos se los realizar en talleres

contratados por BOLIVIA TV en apego a un proceso de contratacin:

a. Mantenimiento Preventivo Bsico.- Es de responsabilidad del chofer y consiste en

el chequeo diario del nivel de agua al radiador, presin de las llantas, aceite del
motor, aceite hidrulico de la direccin, lquido de frenos y adems revisiones y
cuidados bsicos, requeridos para mantener en condiciones adecuadas el vehculo.

Si un vehculo con desperfectos mecnicos es movilizado, la responsabilidad ser

compartida por la persona que autoriz el movimiento del vehculo y el chofer.

b. Mantenimiento Preventivo Regular.- Es realizado por el Encargado de

Mantenimiento de Vehculos con el apoyo del Chofer custodio del vehculo, el cual
consiste en realizar cambios peridicos de aceites, bujas, filtros, platinos y todas
aquellas acciones recomendadas, necesarias para mantener en perfectas
condiciones de funcionamiento.

c. Mantenimiento Correctivo.- Es realizado en talleres calificados y autorizados por

BOLIVIA TV y en presencia del Encargado de Mantenimiento de Vehculos y/o el
Chofer. El cual consiste en reparaciones mayores ocurridas por desperfectos no
previstos.
Se deja establecido que los mantenimientos preventivos regulares y correctivos
sern realizados previa la elaboracin de la Orden de Trabajo emitida por el
Encargado de Mantenimiento del Vehculo.

XIV. Seguro de los Vehculos.-

Todos los vehculos de BOLIVIA TV debern contar con un seguro, siendo el Responsable
de Activos Fijos el encargado de solicitar y mantener vigentes las plizas de seguros.

XV. En caso de siniestros (En caso de sufrir un accidente de trnsito), el Chofer debe:

a) Denunciar inmediatamente en la medida de lo posible, en el mismo da del hecho, a

la autoridad competente de la jurisdiccin donde se produjo el siniestro.

b) Comunicar del hecho de manera inmediatamente a la unidad de activos fijos sobre el

dao, robo, accidente u otros hechos ocurridos.
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XVI. Identificacin del Vehculo.-

Es responsabilidad del Responsable de Activos Fijos en coordinacin con el Responsable

de Servicios Generales y el Encargado de Mantenimiento de vehculos, segn
corresponda, realizarn las gestiones necesarias para la obtencin de la siguiente
documentacin para el vehculo:

a) Placa de circulacin otorgada por el Gobierno Autnomo Municipal de la residencia

del vehculo.
b) Roseta de Inspeccin Tcnica proporcionada por la Unidad Operativa de Trnsito.
c) Roseta de Identificacin del Seguro Obligatorio de Accidentes de Trnsito.
d) La cartilla de PRENSA.
e) Orden de circulacin en das de restriccin otorgado por el Gobierno Autnomo
Municipal de La Paz y otras ciudades.

XVII. Custodia.-

a) El rea Usuaria del vehculo es responsable de la custodia del mismo. Las llaves del
vehculo debern permanecer en poder del chofer asignado, mientras cumple actividades
debidamente autorizadas por su inmediato superior.

b) Cuando por razones de viaje de trabajo, el vehculo asignado y el chofer se encuentren en

otra ciudad, provincia o municipio, el chofer es responsable de informar al Responsable
de rea la permanencia en otra ciudad, la cantidad de das y las condiciones de
salvaguarda a la que se someter el vehculo.

XVIII. Seguridad en caso de prdida de documentos.-

Cuando los documentos oficiales del vehculo como ser: Tarjeta de circulacin, Placa de
circulacin, Otros, sean extraviados, el funcionario responsable tiene la obligacin de
reportarlo por escrito a la Gerencia Administrativa Financiera, sealando las causas del
extravo, para que a travs del Responsable de Activos Fijos se realicen los trmites de
reposicin ante las autoridades correspondientes. Sin embargo los gastos derivados de estos
trmites que se generen sern cubiertos por el o los choferes del vehculo.

7. Prohibiciones:

Todo aquel funcionario a cargo de un vehculo de BOLIVIA TV tiene prohibido de:

a) Permitir el uso del vehculo de BOLIVIA TV por personas no autorizadas.
b) Usar el vehculo sin contar con la respectiva licencia de conducir vigente.
c) Usar el vehculo para actividades particulares o en beneficio propio.
d) Prestar o transferir el vehculo/o sus accesorios y/o repuestos.
e) Quitar las rosetas, SOAT, inspeccin vehicular, autorizacin de vidrios polarizados y otros.
f) Daar o alterar las caractersticas fsicas o tcnicas del vehculo
g) Quitar, cambiar o sobreponer las placas de circulacin.
h) Poner en riesgo la seguridad fsica del vehculo, estacionando en lugares que no
corresponden o circulando en reas restringidas.
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ADMINISTRACION Y USO DE VEHCULOS Fecha de emisin: Noviembre/2012

i) Conducir el vehculo bajo influencia del alcohol y/o estupefacientes.

j) Conducir el vehculo cuando se encuentre con fatiga o sueo.
k) No informar al Encargado de Servicios Generales y Encargado de Mantenimiento sobre
cualquier falla que podra presentar los vehculos.
l) Conducir el vehculo sin respetar cdigos, normas y reglamentos de trnsito.
m) Realizar reparaciones y/o mantenimientos sin el conocimiento y la autorizacin del
Encargado de Vehculos.
n) Usar la gasolina dotada para el vehculo en otros vehculos que no sea el autorizado.

8. INSUMOS.-
Los insumos requeridos para la asignacin de vehculos son:

a) Nota dirigida al Gerente Administrativo Financiero solicitando la asignacin de

vehculo.
b) Llenado de formulario de solicitud del vehculo y combustible (FORM-AV-FSV-01).

9. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO.-
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ADMINISTRACION Y USO DE VEHCULOS Fecha de emisin: Noviembre/2012

PROCEDIMIENTO: MP-ADM-AV-08-01 ASIGNACIN DE VEHCULOS DE PROPIEDAD

DE LA EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN BOLIVIA TV
Etapa Responsable Actividad Instrumento Plazo
1 Unidad Solicitante Solicita mediante nota a la Gerencia Administrativa Nota + Formulario de 1 Da
Financiera la asignacin de vehculos justificando la solicitud de vehculo
necesidad del mismo para transporte de personal, equipos
u otro en beneficio de BOLIVIA TV, debern cumplir con
los siguientes requisitos:
a) Nota dirigida al Gerente Administrativo
Financiero solicitando la asignacin de
vehculo.
b) Llenado de formulario de solicitud del vehculo
y combustible (FORM-AV-FSV-01).
2 Gerente Administrativo Recibe nota y formulario, revisa y derivar a Jefatura Nota + Formulario de En el Da
Financiero Administrativa para su anlisis de factibilidad de solicitud de vehculo
asignacin.
3 Jefatura Administrativa Previo informe del Encargado de Vehculos, en base a la Nota + Formulario de 1 Da
disponibilidad de vehculo, instruir a la Unidad de solicitud de vehculo +
Activos Fijos y Encargado de Vehculos la asignacin de Informe de disponibilidad de
manera temporal o definitiva a la Unidad Solicitante de vehculo
acuerdo a formato establecido para el efecto.
4 Tcnico en Activos Fijos Recibida la instruccin, realiza la asignacin temporal o Nota + Formulario de En el Da
definitiva del vehculo realiza los registros necesarios, solicitud de vehculo +
acta de entrega. Para lo cual el Tcnico de Activos Fijos Informe de disponibilidad de
custodia y mantiene actualizado el archivo individual de vehculo + Registros de
asignacin
cada vehculo, que contendr los siguientes documentos:
a) - Formulario de Solicitud de Vehculo.
b) - Certificado de Registro del vehculo RUA.
c) - Certificado de seguro obligatorio SOAT.
d) - Pago de impuestos de propiedad del vehculo.
e) - Otros de similar naturaleza.
Al mismo tiempo el Encargado de Mantenimiento de
vehculos verifica los datos de los choferes asignados
controlando las licencias de conducir y su vigencia.
 PROCEDIMIENTO: ASIGNACIN DE VEHCULOS DE PROPIEDAD DE LA EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN BOLIVIA TV
Unidad Solicitante
1 T: 1 Da
Solicita mediante nota a
Gerencia Administrativa
Financiera la asignacin
de vehculos
justificando la
necesidad del mismo
para transporte de
personal
Nota + Formulario de
solicitud de vehculo
Gerente Administrativo Financiera
2 T:En el da
Recibe nota y
formulario, revisa y
derivar a Jefatura
Administrativa para su
anlisis de factibilidad
de asignacin.
Jefatura Administrativa Tcnico en Activos Fijos
3 T: 1 Da 4 T: En el da
Previo informe del Recibida la instruccin,
realiza la asignacin
Encargado de
temporal o definitiva
Vehculos, en base a la
del vehculo realiza los
disponibilidad de
registros necesarios,
vehculo, instruir a la
acta de entrega
Unidad de Activos Fijos
y Encargado de
Vehculos la asignacin Registros de asignacin
de manera temporal o
definitiva a la Unidad
Solicitante
Nota + Formulario de
solicitud de vehculo +
Informe de
disponibilidad de
vehculo
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRACION Y USO DE VEHCULOS
Fecha de emisin:
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MP-ADM-AV-08
Noviembre/2012

PROCEDIMIENTO: MP-ADM-AV-08-02 USO Y MANTENIMIENTO DE VEHCULOS DE
PROPIEDAD DE LA EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN BOLIVIA TV
Etapa Responsable
1 Chofer
2 Encargado de Vehculos
3 Encargado de Vehculos
4 Encargado de Vehculos
5 Taller mecnico
Autorizado
6 Chofer
7 Encargado de Vehculos
8 Responsable de
Servicios Generales
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ADMINISTRACION Y USO DE VEHCULOS Fecha de emisin: Noviembre/2012
Actividad Instrumento Plazo
Controla diariamente posibles fallas mecnicas realizando Indeterminado
una revisin bsica del vehculo a su cargo y cuando se
requiera solicitar el mantenimiento correctivo o
preventivo del vehculo al Encargado de Vehculos a
travs del Responsable de la Unidad Asignada del
Vehculo indicando las reparaciones requeridas debido a
desperfectos no previstos.
Recibe la solicitud y elabora los cronogramas de Cronogramas de 1 Da
mantenimiento para los vehculos segn el historial del mantenimiento
vehculo y requerimientos del chofer asignado al vehculo.
Elabora la Solicitud de Mantenimiento sealando el tipo Solicitud de mantenimiento En el da
de mantenimiento a requerirse (FORM-AV-SMN-03) y FORM-AV-SMN-03 + historial
registra el detalle en el historial de mantenimiento de cada de mantenimiento FORM-AV-
vehculo (FORM-AV-HMN-04) sealando los trabajos a HMN-04
realizarse, presentado al Responsable de Servicios
Generales la Solicitud de Mantenimiento para su
respectiva autorizacin.
Solicita al taller autorizado el mantenimiento requerido. Cuando se
Asimismo, en coordinacin con el chofer realizan en realice el
forma personal el seguimiento y control de calidad del mantenimiento
servicio prestado, informando al Responsable de Servicios
Generales el tiempo previsto para la culminacin del
servicio y los resultados.
Entrega el vehculo al Encargado de Vehculos asignado Nota de entrega En el da
mediante la nota de entrega
Retira el vehculo y realiza las pruebas de funcionamiento Informe de conformidad o 3 Das
necesarias en un plazo de 3 das hbiles, si no se tiene informe de disconformidad
observacin alguna, el chofer elabora el Informe de
Conformidad en coordinacin con el Encargado de
Vehculos, caso contrario cuando el servicio prestado no
cumpla con los trminos pactados en la Solicitud de
Mantenimiento, el Encargado de Vehculos coordinar
con el taller autorizado las actividades necesarias para
subsanar el desperfecto, sin embargo cuando este paso no
sea posible se elaborar el Informe de Disconformidad
para la toma de las acciones respectivas por el Jefe
Administrativo
Finalizado el mantenimiento, archiva y custodia en Solicitud de mantenimiento + En el da
fotocopias toda la documentacin del proceso en files por nota de entrega + informe de
vehculo, el mismo que comprende: conformidad + detalle de
cambios realizados
Solicitud de Mantenimiento
Nota de entrega
Informe de Conformidad
Detalle de cambios realizados
En coordinacin con el Encargado de Mantenimiento Solicitud de pago En el da
elabora y remite mensualmente la solicitud de pago por el
servicio de mantenimiento prestado va Jefe
Administrativo al Gerente Administrativo Financiero para
su pago a travs de la Jefatura Financiera, previo informe
y conformidad del Encargado de Mantenimiento de
vehculos
 PROCEDIMIENTO: USO Y MANTENIMIENTO DE VEHCULOS DE PROPIEDAD DE LA EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN BOLIVIA TV

Chofer Encargado de Vehculos Taller Mecnico Autorizado Responsable de Servicios Generales

1 T: Ind. 2 T:1 Da 5 T: En el Da 8 T: En el Da

Entrega el vehculo al En coordinacin con el

Solicita mantenimiento Recibe la solicitud y
Encargado de Vehculos Encargado de
correctivo o preventivo elabora los
asignado mediante la Mantenimiento elabora
del vehculo al cronogramas de
nota de entrega y remite mensualmente
Encargado de mantenimiento para los
Vehculos, indicando vehculos segn el Nota de entrega la solicitud de pago por
las reparaciones historial del vehculo y el servicio de
requeridas debido a requerimientos del mantenimiento
desperfectos no chofer asignado al Solicitud de pago
previstos. vehculo.

Cronograma de
6 T: 3 Das
mantenimiento
Retira el vehculo y
realiza las pruebas de T: En el
funcionamiento 3 Da
necesarias en un plazo Elabora la Solicitud de
de 3 das hbiles, Mantenimiento
elabora el Informe de sealando el tipo de
Conformidad en mantenimiento a
coordinacin con el requerirse (FORM-AV-
Encargado de Vehculos SMN-03).
Informe de Solicitud de
conformidad o informe mantenimiento FORM-
de disconformidad AV-SMN-03 + historial
de mantenimiento
FORM-AV-HMN-04

4 T: Ind.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Solicita al taller
autorizado el
mantenimiento
requerido, informando
al Responsable de
Servicios Generales el
tiempo previsto para la
ADMINISTRACION Y USO DE VEHCULOS

culminacin del servicio

y los resultados.

T:En el
7 Da
Finalizado el
mantenimiento, archiva
y custodia en fotocopias
toda la documentacin
del proceso en files por
vehculo
Solicitud de
mantenimiento + nota
Fecha de emisin:
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de entrega + informe de
conformidad + detalle
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de cambios realizados
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 Cdigo: MP-ADM-AV-08
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ADMINISTRACION Y USO DE VEHCULOS Fecha de emisin: Noviembre/2012

PROCEDIMIENTO: MP-ADM-AV-08-01 SALVAGUARDA DE VEHCULOS DE PROPIEDAD

DE LA EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN BOLIVIA TV

Etapa Responsable Actividad Instrumento Plazo

1 Responsable de Coordinar con el chofer asignado, Unidad de Activos En el da
Servicios Generales Fijos y el Responsable de la Unidad Usuaria del Vehculo
la salvaguarda del vehculo, velando que el vehculo se
encuentre con la adecuada seguridad y resguardo.
2 Responsable de Solicitar el proceso de contratacin para la salvaguarda Documentacin Generada en En el da
Servicios Generales de los vehculos, en apego a un proceso de contratacin. el proceso de contratacin
Para el caso en que se cuente con un parqueo para el
resguardo de los vehculos, se brindara los controles y
medios necesarios para su seguridad y utilizacin.
3 Chofer Una vez concluidas las labores de trabajo los choferes Continuo
debern estacionar y resguardar los vehculos en el garaje
asignado o autorizado, velando por la seguridad del
mismo
PROCEDIMIENTO: SALVAGUARDA DE VEHCULOS DE PROPIEDAD DE LA EMPRESA ESTATAL DE TELEVISIN BOLIVIA TV

Responsable de Servicios Generales Chofer

1 T: Ind.

Coordinar con el T:
chofer asignado, Unidad 3 Continuo
de Activos Fijos y el
Responsable de la Una vez concluidas las
Unidad Usuaria del labores de trabajo los
Vehculo la salvaguarda choferes debern
del vehculo estacionar y resguardar
los vehculos en el
garaje asignado o
autorizado, velando por
la seguridad del mismo

2 T: Ind.

Solicitar el proceso de
contratacin para la
salvaguarda de los
vehculos, en apego a
un proceso de
contratacin
Documentacin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Generada en el proceso
de contratacin
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Fecha de emisin:
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Cdigo:

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 Cdigo: MP-ADM-AV-08
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Pginas:
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ADMINISTRACION Y USO DE VEHCULOS Fecha de emisin: Noviembre/2012

10. REGISTROS.-

Se tiene los siguientes:

LISTA MAESTRA
Cdigo Descripcin
FORM-AV-FIV-01 Inventario de Vehculos
FORM-AV-SMN-02 Solicitud de Mantenimiento
FORM-AV-HMN-03 Historial de Mantenimiento
FORM-AV-FRR-04 Ficha de Registro de Recorrido
FORM-AV-FER-05 Formulario entrega y recepcin de
vehculos

11. CUADRO DE CAMBIOS.-

FECHA DE REVISADO APROBADO FECHA DE

VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FIRMA
REVISION POR POR APROBACION
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12. ANEXOS.-

Formatos y Formularios