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Trucos de 2007 Microsoft Office system

Vista previa activa

Producto: Word 2007

Breve: Visualiza en tiempo real como afectan las diferentes


opciones de formato de un párrafo, celda o rango.

Descripción: El dar formato es una tarea tediosa y


repetitiva, Office 2007 incorpora la funcionalidad “Vista
previa activa” que te permitirá ver como afecta en tiempo
real cualquier opción de cambio de formato. Si seleccionas
un texto y te mueves por los diferentes tipos de letra del
grupo "Fuente" en la ficha Inicio verás como cambia
inmediatamente el tipo de letra del texto seleccionado
según te mueves por la lista de fuentes.

Esta funcionalidad está disponible para la mayoría de las


opciones de Office 2007.

Si quiere comprobar las capacidades avanzadas del “Vista


previa activa” sigue estos pasos:

• “Ficha Insertar” ->”Grupo Texto” ->”Icono Cuadro de


Texto” - > Dibujar cuadro de texto
• Dibuje una caja de texto, y dentro de ella escriba y
pulse Enter

• Seleccione la caja de texto recién dibujada

• Ficha Texto –> “Ficha Inicio” y navegue por el


desplegable de tipos de fuentes

• Ficha Texto –> “Ficha Inicio” –>"Grupo Estilos"

• Ficha Herramientas de cuadro de texto: Formato –>


“Grupo Texto Caja de Estilos” y navegue por el
desplegable de estilos de cajas de texto

• Ficha Herramientas de cuadro de texto: Formato –>


“Grupo Efectos 3-D ” y navegue por el desplegable de
efectos tridimensionales.

Botones Misteriosos

Producto: Word 2007

Breve: Descubre la funcionalidad de estos tres botones casi


desconocidos en Word.

Descripción: En la zona inferior de la barra de


desplazamiento del Word tienes disponibles 3 botones que
la mayoría de usuarios desconocen su funcionalidad. Son
dos flechas y en medio una esfera.
Fig.1 Botones misteriosos

Te descubrimos el misterio. Son botones de navegación, así


las flechas ( arriba y abajo) te permiten la navegación
dentro del documento y es el menú flotante que aparece al
seleccionar la pequeña esfera quien modifica el
comportamiento de la navegación por medio de dichas
flechas.

Según sea su selección, te permitirán navegar por el


documento según las siguientes opciones: Campo,
comentario, sección, Imagen, Tabla, Pagina, cabeceras, etc.

Hay que reseñar que si hace una búsqueda en el


documento ( CTRL+F) , estas flechas le permitirán también
navegar entre las diferentes ocurrencias del texto buscado.
Tipos de Subrayado

Producto: Word 2007

Breve: Descubre cómo visualizar los tipos de subrayado.

Descripción: Ya puedes seleccionar visualmente el tipo de


subrayado que quieres aplicar a una selección de texto.

Simplemente selecciona la“Ficha Inicio” y dentro del “Grupo


Fuente” pulsa el desplegable del icono de Texto Subrayado
y aparecerá el desplegable con los diferentes tipos de
subrayado disponibles.
Fig. 1 Selección visual del tipo de subrayado.

Ordenación Alfabética de Palabras

Producto: Word 2007

Breve: Ordena palabras en Word 2007 sin tener que


recurrir a Excel

Descripción: Tradicionalmente la opción de ordenación de


palabras en Word era bastante desconocida y acudíamos a
pegar esas palabras en Excel, ordenarlas y vuelta a Word.
Eso se acabó, en el “Grupo Párrafo” de la “Ficha Inicio”
tienes la opción ordenar (letras, números, fechas) de forma
ascendente o descendente ( Fig. 1)
Fig. 1 Botón de ordenación

Simplemente seleccione el texto que quiera ordenar, y una


vez que pulse el botón de ordenación, aparece un cuadro
de diálogo en el que seleccionará el tipo de información a
ordenar: letras, números, fechas (Fig. 2)

Fig. 2 Cuadro de diálogo con las opciones de ordenación

Símbolos al alcance del ratón

Producto: Word 2007

Breve: Ya están disponibles de forma inmediata los


símbolos que puedes insertar en tus documentos.

Descripción: Puedes hacer uso de los símbolos disponibles


en el sistema de forma sencilla. Tan solo debes utilizar el
botón “Símbolos” que se encuentra en el “Grupo Símbolos”
de la “Ficha Insertar” (Fig. 1).

Fig. 1 Botón de Símbolos con el menú desplegable.

Esta funcionalidad es muy útil cuando escriba documentos


multi-idioma
Selección discontinua de texto

Producto: Word 2007

Breve: Diversas opciones para la selección discontinua de


textos.

Descripción: Tenemos disponible una serie de facilidades


para la selección discontinua de texto y posterior
modificación de su estilo o copia. Simplemente pulsando la
tecla “Ctrl” puede seleccionar zonas discontinuas de texto,
y una vez seleccionadas podemos acudir a las
funcionalidades incorporadas en las fichas para modificar su
estilo, o simplemente arrastrándolo a otra parte del
documento se producirá una copia de dicha selección. Así,
por ejemplo, puede seleccionar la primera palabra de cada
párrafo y acudir a la campo Estilos de la ficha Inicio para
modificar el estilo únicamente del texto seleccionado Fig. 1.
Fig. 1 Selección discontinua de textos y posterior
modificación de su estilo desde el botón desplegable de
estilos.

Otra posibilidad es la selección de columnas de textos en


los que se ha utilizado los tabuladores para su
maquetación. Simplemente usando la tecla “Alt” podemos
seleccionar columnas de tablas que han sido realizadas
usando los tabuladores. Una vez seleccionada la columna
podemos aplicar las funcionalidades incorporadas en las
fichas activas (Fig. 2).
Fig. 2 Selección de columnas en tablas realizadas con el uso
de tabuladores.
Tablas de Contenidos

Producto: Word 2007

Breve: Generación sencilla de tablas de contenidos.

Descripción: Al igual que en versiones anteriores podemos


crear tablas de contenidos de forma automática pero ahora
de una forma mucho más sencilla.

Todo lo que necesitamos es acceder a los diferentes


botones del grupo “Tabla de Contenidos” de la ficha
Referencias que soportan todas las facilidades necesarias
para crear tablas de contenidos.

Desde un documento de ejemplo hemos señalado tres


párrafos como entradas de nuestra tabla de contenidos de
ejemplo. El párrafo “Capitulo 1” será una entrada de primer
nivel, para lo que hemos seleccionado de las opciones que
muestra el botón “Agregar Texto” la opción “Nivel 1” (en
rojo en la Fig. 1). Para los párrafos “Fichas” e “Imágenes”
hemos seleccionado la opción “Nivel 2” del mismo botón
anterior (en verde en la Fig. 1)
Fig. 1 Selección de cabeceras de párrafo para incluir como
entradas en la tabla de contenidos.

Una vez seleccionadas las cabeceras a incluir en la tabla de


contenidos, simplemente seleccionaremos una zona en el
documento donde vayamos a insertar la tabla de
contenidos y pulsaremos el botón “Tabla de Contenidos” del
grupo indicado anteriormente y veremos aparecer un
cuadro de dialogo que nos ofrece posibilidades adicionales
para dar formato a la tabla de contenidos que se va a
generar. Una vez cerrada dicha caja de diálogo veremos
cómo se crea dinámicamente la tabla de contenidos ( Fig.
2) .

Podemos agregar en cualquier momento nuevas frases a


incluir en la tabla de contenidos, realizando las operaciones
descritas anteriormente. Después para actualizar dicha
tabla de contenidos, simplemente seleccionaremos la propia
tabla y haremos “Clik” en el Controlador que se muestra
tras la selección, apareciendo un nuevo cuadro de diálogo
donde se nos ofrece dos posibilidades para dicha
actualización ( Fig. 2)

Fig. 2 Selección de la tabla de contenidos y cuadro de


diálogo de actualización.
Estilos Rápidos

Producto: Word 2007

Breve: Diseño y aplicación rápida de Estilos.

Descripción: Además de los estilos predefinidos incluidos


en el “Grupo Estilo” de la “Ficha Inicio” puede disponer de
cuantos quiera crear.

Para crear un Estilo Rápido simplemente seleccione un


texto y modifique el Estilo de la selección hasta que cumpla
todas sus exigencias. Una vez hecho esto, pulse con el
botón derecho del ratón la selección anterior y aparecerá
un menú emergente, del cual seleccionará la opción
"Guardar Selección como nuevo Estilo Rápido" ( Fig. 1).
Fig. 1 Menú emergente para guardar el nuevo estilo recién
creado.

Posteriormente aparecerá un cuadro de dialogo en el que se


tendrá que introducir el nombre que va a dar al nuevo
Estilo (Fig. 2).

Fig. 2 Cuadro de diálogo para guardar el Estilo creado.

Una vez hecho esto, ya está disponible el nuevo estilo


creado para ser reutilizado en cualquier parte del
documento. Para verificar esto simplemente acuda al
“Grupo Estilo” de la “Ficha Inicio” y comprobara que se ha
añadido el nuevo estilo recién creado ( Fig. 3) . Para
utilizarlo, simplemente seleccionaremos un párrafo y
pulsaremos el botón correspondiente del “Grupo Estilo”
como si se tratara de cualquier otro estilo predefinido.

Fig. 3 El estilo recién creado en el “Grupo Estilo”


Elementos Rápidos

Producto: Word 2007

Breve: Reutilización de componentes de texto

Descripción: Ahora es posible organizar todas esa


información que generalmente repite en sus documentos
( formulas de saludos y despedidas, información de la
empresa, firmas, etc.) y usarla de forma totalmente visual.
Le presentamos los “Elementos Rápidos”.

Cualquier texto que crea que puede ser reutilizado, lo


puede guardar como “Elemento Rápido”, simplemente debe
seleccionarlo y acceder a la opción “Guardar selección en
una galería de elementos rápidos”, del menú “Elementos
rápidos” del “Grupo Texto” en la ficha Insertar (Fig. 1)

Fig. 1 Opción de menú “Elementos Rápidos”


Una vez hecho esto aparecerá un cuadro de diálogo donde
deberá dar un nombre descriptivo a dicha selección de
texto para su posterior uso Fig. 2.

Fig. 2 Caja de diálogo para clasificar y guardar el texto


seleccionado

Ya tenemos disponible nuestro “Elemento Rápido” junto con


los que anteriormente hayamos guardado y lo podemos
visualizar en el menú “Elementos Rápidos” del “Grupo
Texto” de la “Ficha Insertar”. Para insertar un “Elemento
Rápido” , simplemente seleccione el que desee del menú
desplegable anterior. Fig. 3.
Fig. 3 Menú desplegable de “Elementos Rápidos”
disponibles

Comparar Documentos

Producto: Word 2007

Breve: Comparación de documentos con información visual


de las diferencias

Descripción: Ya puede comparar dos versiones de un


documento y obtener visualmente las diferencias entre
ellas.
Para comparar dos versiones de un documento,
simplemente seleccione cualquiera de las dos opciones del
menú “Comparar” del “Grupo Comparar” del “Ficha
Revisar”, según quiera comparar dos versiones de un único
autor o de varios autores.

Una vez seleccionada la opción correspondiente aparecerá


una caja de dialogo a la que suministraremos las versiones
de los documentos a comparar. Fig. 1.

Fig. 1 Menú “Comparar” y sus opciones.

Una vez realizado esto, Word nos mostrará de forma visual


las diferencias entre los documentos seleccionados Fig. 2.
Fig. 2 Información visual de la comparación.