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INSTITUTO DE DESARROLLO AGRARIO (IDA)

Carta de Gerencia CG 1-2006


Informe para aprobacin
Firma Miembro
Independiente de

Afiliados y Representantes de
Kermit Lucena & Associats

San Jos, 28 de setiembre del 2007

Seores
Instituto de Desarrollo Agrario (IDA)
Presente

Estimados seores:

Segn nuestro contrato de servicios, efectuamos la auditora externa del Instituto de Desarrollo
Agrario (IDA) correspondiente al perodo 2006, y con base en ese examen efectuado observamos
ciertos aspectos referentes al Sistema de Control Interno y Procedimientos de Contabilidad, los
cuales sometemos a la consideracin de ustedes en la Carta de Gerencia nmero CG1-2006.

Considerando el carcter de pruebas selectivas en que se basa nuestro examen, ustedes pueden
apreciar que se debe confiar en mtodos adecuados de comprobacin y de control interno, como
principal proteccin contra posibles irregularidades que un examen de pruebas selectivas puede
no revelar, si es que existiesen. Las observaciones no van dirigidas a funcionarios o empleados en
particular, sino nicamente tienden a fortalecer el sistema de control interno y los procedimientos
de contabilidad.

Agradecemos una vez ms la colaboracin recibida que nos han brindado los funcionarios y
empleados del Instituto de Desarrollo Agrario (IDA), y estamos en la mejor disposicin de
ampliar o aclarar el informe que se adjunta en una sesin conjunta de trabajo.

DESPACHO CARVAJAL & COLEGIADOS


CONTADORES PBLICOS AUTORIZADOS

Lic. Gerardo Montero Martnez


Contador Pblico Autorizado N 1649
Pliza de Fidelidad N R-1 153
Vence el 30 de setiembre del 2008

Exento del timbre de Ley 6663 del Colegio de Contadores Pblicos de Costa Rica, por
disposicin de su artculo nmero 8.

Telfono: (506) 283-2525 Fax: (506) 283-2323 E-mail: auditoria@despachocarvajal.com Web: www.despachocarvajal.com 2
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TRABAJO REALIZADO
Los aspectos ms importantes revisados fueron los siguientes:
Ambiente de Control
Procedimos a dar lectura a las actas de la Junta Directiva para el perodo que termin
el 31 diciembre del 2006, estudiamos aspectos relevantes a fin de determinar acuerdos
que pudieran tener un efecto importante en el resultado de la auditora.
Solicitamos la lista de informes de Auditora Interna emitidos durante el periodo 2006,
esto con el fin de ampliar nuestro criterio y verificar las acciones realizadas como parte
de la aplicacin de procedimientos de control interno institucional.
Solicitamos los informes de la Contralora General de la Repblica.

Efectivo en Caja y Bancos

Revisamos las conciliaciones bancarias de las diferentes cuentas corrientes en moneda


nacional mantenidas por la Institucin en el Sistema Bancario Nacional, al 31 de
diciembre del 2006.

En todas estas cuentas revisamos que los saldos mostrados en la conciliacin bancaria,
coincidieran con su respectivo saldo en la cuenta mayor y con el estado de cuenta
bancario a la misma fecha de corte.

Revisamos la antigedad de las partidas conciliatorias y dimos seguimiento a las


gestiones realizadas por la Administracin para documentar y registrar las partidas
pendientes.

Confeccionamos y enviamos confirmaciones de saldos directamente a los bancos con el


fin de comprobar la informacin contenida en las conciliaciones.

Inversiones en Valores
Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2006.
Solicitamos confirmaciones de saldos.
Verificamos el saldo de intereses por cobrar.
Verificamos la concentracin de las inversiones.
Documentos y Cuentas por Cobrar

Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2006.


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Analizamos las cuentas o partidas ms importantes que componen este rubro y


revisamos la variacin ocurrida durante el perodo de revisin.

Analizamos la suficiencia de la estimacin para cuentas incobrables.

Efectuamos un muestreo, para realizar un anlisis de cobros posteriores.

Verificamos la razonabilidad de los saldos mediante confirmaciones enviadas directamente a


los deudores.

Gastos Pagados por Anticipado

Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2006.

Verificamos la cobertura de los seguros para la salvaguarda de los activos de la


Institucin.

Investigamos el origen de las partidas y su naturaleza.

Propiedad, Planta y Equipo

Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2006.

Revisamos de forma selectiva las adiciones y retiros del perodo.

Practicamos un clculo global de depreciacin.

Solicitamos la conciliacin del registro auxiliar contable con el inventario fsico


que se ha venido realizando.

Solicitamos la conciliacin del registro auxiliar de los terrenos en reserva con


los datos oficiales del Registro Pblico.

Otros Activos

Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2006.

Solicitamos informacin sobre la naturaleza de estas cuentas.

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Revisamos cobros posteriores.

Cuentas y Documentos por Pagar y Otros Pasivos

Cotejamos el registro auxiliar con el mayor general al 31 de diciembre del 2006.

Realizamos pruebas analticas al saldo de los gastos acumulados por pagar.

Solicitamos informacin sobre la naturaleza de estas cuentas.

Revisamos pagos posteriores.

Patrimonio

Realizamos un anlisis de los ajustes aplicados directamente al supervit acumulado.

Analizamos movimientos importantes.

Ingresos

Solicitamos el presupuesto y ejecucin presupuestaria, adems de analizar la


conciliacin del Presupuesto con la Contabilidad.

Realizamos el clculo global de los ingresos por intereses.

Determinamos la razonabilidad de los ingresos por impuestos indirectos y las


subvenciones del Estado.

Gastos

Analizamos el cumplimiento del presupuesto con respecto a los gastos reales del
perodo a fin de determinar variaciones importantes o desviaciones significativas.

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Realizamos un muestreo monetario con el software de auditora Audit Command


Language (ACL) para revisar la documentacin soporte de los gastos administrativos y
dems gastos.

Realizamos un anlisis de las planillas reportadas a la Caja Costarricense de Seguro


Social y lo confrontamos con los montos registrados contablemente, a fin de determinar
la razonabilidad del gasto por sueldos.

Solicitamos el presupuesto y ejecucin presupuestaria, adems de analizar la


conciliacin del Presupuesto con la Contabilidad.

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HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES

HALLAZGO 1: PARTIDAS SIN MOVIMIENTO DESDE HACE MS DE CINCO


AOS

CONDICIN:

Al 31 de diciembre del 2006 los saldos de las siguientes cuentas no presentan movimientos desde
hace ms de cinco aos:

Detalle Saldo

Depsitos expropiacin de fincas 135.789.415


Depsitos por cobrar 30.055.610
Contratos adjudicatarios por cobrar 572.798
Fincas en proceso de colonizacin 40.495.513
Total 206.913.336
CRITERIO:
Un control interno razonable del efectivo requiere necesariamente que se realice un estudio a todas
las partidas que no presentan movimientos de acuerdo con su vencimiento para aplicar los
procedimientos administrativos y legales para la recuperacin, adems de establecer una estimacin
de dudoso cobro de ser necesario.

CAUSA:

La Direccin de Asuntos Jurdicos no ha emitido el criterio legal necesario para proceder a ajustar
estas cuentas.

EFECTO:

No es posible para la administracin y para las entidades fiscalizadoras conocer si el saldo de las
cuentas antes mencionadas los estados financieros es razonable.

RECOMENDACIN:

Girar las instrucciones necesarias para que la Direccin de Asuntos Jurdicos se pronuncie acerca de
la actual situacin de estas partidas, para as poder realizar los asientos de ajuste que sean necesarios.

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HALLAZGO 2: CUSTODIA DEFICIENTE DE LOS RESPALDOS CONTABLES

CONDICIN:

Como parte de nuestra revisin visitamos la bodega ubicada en La Florida de Tibs, donde entre
otros documentos, se guarda la informacin contable de la Institucin. Determinamos que esta
bodega no cuenta con las condiciones mnimas para la adecuada custodia de la informacin, dado que
no existe una persona encargada del recibo y la entrega de los documentos.

CRITERIO:

Las normas de actividad del control interno establecen que las organizaciones deben mantener
mecanismos que garanticen la adecuada custodia y el correcto manejo de la informacin documental.

CAUSA:

La administracin no ha implementado las polticas adecuadas de control interno para la custodia de


la informacin contable.

EFECTO:

Existe el riesgo de que se dificulte la localizacin de informacin o bien que se extrave la


documentacin.

RECOMENDACIN:

Establecer medidas de seguridad dirigidas a implementar las condiciones mnimas para la custodia de
la documentacin contable ubicada en bodegas alquiladas. Adems es necesario que se considere el
uso de herramientas tecnolgicas, como lo es la utilizacin del microfilmado de documentos, tal y
como lo hacen otras instituciones del sector pblico.

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HALLAZGO 3: DEPOSITOS POR APLICAR POR PARTIDAS ANTIGUAS NO


IDENTIFICADAS

CONDICION:

Al revisar las cuentas de depsitos recibidos, encontramos partidas contabilizadas temporalmente


mientras se localiza su procedencia, las cuales con el tiempo se han acumulado sin lograr identificar el
origen de las transacciones y sin aplicar a sus cuentas respectivas. Al 31 de diciembre del 2006, el
saldo registrado por este concepto alcanza un total de 75.705.502.

CRITERIO:

Segn las normas de control interno, las organizaciones deben implementar los procedimientos
necesarios con el propsito de mantener sus cuentas conciliadas e identificar el origen de las partidas
pendientes de conciliar.

CAUSA:

A pesar de los mltiples esfuerzos administrativos realizados por la Entidad, los clientes no informan
al IDA sobre los depsitos realizados en los bancos y existe una falta de seguimiento adecuado de las
partidas de los estados financieros por parte de la Unidad responsable.

EFECTO:

Despus de cierto perodo de tiempo resulta difcil identificar la naturaleza de las partidas antiguas, lo
que dificulta hacer los asientos de ajustes correspondientes. Asimismo si esta situacin se incrementa
se dificultara determinar la razonabilidad del saldo de esta partida.

RECOMENDACIN:

Aplicar medidas alternativas tales como: solicitudes a los bancos, la identificacin del depositante,
enlace con la Regional, solicitar confirmaciones a los clientes (beneficiarios u otros deudores) a fin de
que ellos indiquen las diferencias e investigarlas para su correspondiente ajuste a los resultados del
perodo, cuando esto proceda.

HALLAZGO 4: FALTA DE ACTUALIZACIN DE LA ESTIMACIN PARA


INCOBRABLES
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CONDICION:

No existe un anlisis de antigedad de saldos para las cuentas Documentos por Cobrar IDA y
Prstamos por Cobrar Caja Agraria. Por esta razn el saldo de la estimacin por incobrables, que
al 31 de diciembre del 2006 asciende a 156.070.968, no se encuentra actualizado.

CRITERIO:

Un control interno razonable requiere de un anlisis de antigedad de saldos para actualizar la


estimacin por incobrables y tomar decisiones administrativas y financieras, sobre el flujo de caja.

CAUSA:

El sistema de ingresos actual es obsoleto, no se le da mantenimiento, y ya super su vida til, lo que


no permite generar este tipo de reportes.

EFECTO:

No existe una herramienta que colabore con la gestin que se debe realizar para la recuperacin de
los recursos de la Entidad, lo cual podra originar prdidas al Instituto.

RECOMENDACIN:

Realizar la inversin necesaria para corregir los errores del nuevo sistema de ingresos, debido al
riesgo de prdida de informacin por estar en operacin un sistema de cuentas por cobrar obsoleto
que no rene las condiciones mnimas para garantizar un adecuado registro de las cuentas por cobrar,
la generacin de los estados de antigedad de saldos y realizar una actualizacin de la estimacin por
incobrables.

HALLAZGO 5: DIFERENCIA ENTRE REGISTROS AUXILIARES DE CAJA


AGRARIA CON EL MAYOR GENERAL CONTABLE

CONDICION:

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Al 31 de diciembre del 2006 existen las siguientes diferencias entre los registros auxiliares de
documentos por cobrar de la Caja Agraria con el mayor general contable:

Registro
Cuenta Detalle auxiliar Mayor general Diferencia

2500-100 Documentos por cobrar Caja Agraria 566.242.504 501.517.963 50.636.876

CRITERIO:

Las normas de actividad del control interno establecen que las organizaciones deben realizar
conciliaciones peridicas de los registros, identificar las diferencias que se puedan originar entre los
reportes e investigar su procedencia.

CAUSA:

La administracin de la Caja Agraria no ha considerado la necesidad de iniciar la conciliacin de los


documentos por cobrar de esta unidad con el mayor general como una medida para fortalecer el
control interno.

EFECTO:

El mayor general podra no estar reflejando la situacin financiera real de los documentos por cobrar
de la Caja Agraria.

RECOMENDACIN:

Girar las instrucciones necesarias con el propsito de realizar la conciliacin de los registros auxiliares
con el mayor general de la cuenta Documentos por cobrar Caja Agraria, lo antes posible.

HALLAZGO 6: FALTA DE UNA CONCILIACIN DEL REGISTRO AUXILIAR DE


COMPRA DE FINCAS DEL DEPARTAMENTO DE
ORDENAMIENTO AGRARIO CON LOS DATOS OFICIALES DEL
REGISTRO PBLICO

CONDICIN:

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Al 31 de diciembre del 2006 el Departamento de Ordenamiento Agrario no cuenta con un


estudio actualizado, certificado y debidamente conciliado de los terrenos del control de
propiedades de esa dependencia con los datos oficiales del Registro Pblico, que permita a su
vez la conciliacin con el registro auxiliar contable.

CRITERIO:

Las normas de actividad del control interno establecen que las organizaciones deben realizar
conciliaciones peridicas de los registros, identificar las diferencias que se puedan originar
entre los reportes e investigar su procedencia. Asimismo mediante este procedimiento poder
determinar su propiedad y existencia.

CAUSA:

La Direccin de Formacin de Asentamientos Campesinos no ha girado instrucciones para llevar a


cabo dicha labor.

EFECTO:

No es posible para la administracin conocer cules limitaciones legales tienen los terrenos que se han
adquirido y que sea necesario revelar en los estados financieros.

RECOMENDACIN:

Iniciar el estudio antes citado para determinar los posibles ajustes y revelaciones que requiere la
cuenta de terrenos para que se presente con su saldo conciliado en los estados financieros.

HALLAZGO 7: LOS INVENTARIOS DE LA UNIDAD DE CONTROL DE


ACTIVOS NO SE CONCILIAN CON EL REGISTRO AUXILIAR
CONTABLE

CONDICIN:

El Departamento Administrativo no cuenta con una conciliacin de los inventarios fsicos de


activos realizados por la Unidad de Control de Activos con el registro auxiliar contable de la
cuenta propiedad, planta y equipo.

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CRITERIO:

Las normas de actividad del control interno establecen que las entidades deben realizar conciliaciones
peridicas de registros y arqueos o tomas fsicas de sus activos.

CAUSA:

El Departamento Administrativo no ha iniciado el trabajo requerido para preparar dicha conciliacin,


como una medida para fortalecer el control interno.

EFECTO:

No es posible para la administracin y para las entidades reguladoras conocer si el saldo de la cuenta
Propiedad, Planta y Equipo que se muestra en los estados financieros corresponde a la realidad.

RECOMENDACIN:

Iniciar la conciliacin, para determinar si es necesario ajustar los registros para que la cuenta
propiedad, planta y equipo refleje su saldo real en los estados financieros. Adems la administracin
debe considerar la posibilidad de dotar de ms personal a la Unidad de Control de Activos, ya que en
este momento nicamente cuenta con un funcionario para llevar el control de todos los activos de la
Institucin.

HALLAZGO 8: NO EXISTE UN INVENTARIO FSICO DE LA CUENTA


ACTIVOS ADQUIRIDOS EN FINCAS RECURSOS IDA

CONDICIN:

Al 31 de diciembre del 2006 no existe un inventario fsico para la cuenta Activos adquiridos en
fincas recursos IDA, cuyo saldo a esa fecha asciende a 202.271.596.

CRITERIO:

Las normas de actividad del control interno requieren que se realicen inventarios fsicos
peridicamente, para as presentar de forma clara y precisa la descripcin de las partidas que se
muestran en los registros contables.
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CAUSA:

El IDA al inicio de sus operaciones tena la poltica de adquirir terrenos con activos como casas,
galeras y pozos, los cuales registr como otros activos. Despus no se dio el debido seguimiento al
estado de dichos activos.

EFECTO:

No es posible para la administracin y para las entidades reguladoras conocer si el saldo de la cuenta
Activos adquiridos en fincas recursos IDA que se muestra en los estados financieros corresponde a
la realidad.

RECOMENDACIN:

Girar las instrucciones respectivas para que el Departamento Administrativo realice un estudio sobre
la situacin actual de estos activos, para luego proceder a hacer los asientos de ajuste necesarios, en
caso de que estn deteriorados, o ya se hayan entregado a los parceleros.

HALLAZGO 9: LOS SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO


ACTUALES NO PERMITEN REALIZAR LA CONCILIACIN
ENTRE AMBAS AREAS

CONDICIN:

En nuestra revisin al 31 de diciembre del 2006 determinamos que los sistemas actuales de
Contabilidad y Presupuesto no permiten la realizacin de una conciliacin entre ambas reas.

CRITERIO:

Un control interno razonable requiere necesariamente que la informacin contable se concilie


automticamente con la informacin presupuestaria.

CAUSA:

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La administracin no cuenta con un sistema informtico que posibilite realizar dicha conciliacin.

EFECTO:

Las posibles diferencias que se presenten entre ambos sistemas no se podran detectar
oportunamente.

RECOMENDACIN:

Tomar las medidas pertinentes que posibiliten la realizacin de esta conciliacin, como lo es la
contratacin de un nuevo sistema de Contabilidad y Presupuesto que permita conciliar va sistema la
informacin de ambas reas.

OTROS ASUNTOS A INFORMAR

HALLAZGO 1: CUENTA VARIOS ACREEDORES DE CAJA AGRARIA SIN


REGISTRO AUXILIAR

CONDICIN:

A la fecha de nuestra revisin, pudimos determinar que la cuenta Varios acreedores incluye un
rubro denominado Parceleros Varios Perodos Anteriores por un monto de 6.616.232. No se nos
suministr el registro auxiliar que conforma este monto acumulado al 31 de diciembre del 2006.

RECOMENDACIN:

Proceder a la elaboracin de un registro auxiliar para partida.

HALLAZGO 2: FALTA LA ACTUALIZACIN DE FIRMAS EN LAS CUENTAS


CORRIENTES

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CONDICIN:

Al revisar las confirmaciones enviadas por los bancos, determinamos que a la fecha aparecen
personas autorizadas para firmar en las cuentas corrientes que ya no laboran para la Institucin.
Ejemplos de lo anterior se presentan seguidamente:

Banco Firma an autorizada Nmero de cdula

Banco Nacional Cordero Quesada Marco 3-201-310


Banco de Costa Rica Cordero Quesada Marco 3-201-310

RECOMENDACIN:

Instruir a los bancos para que actualice el registro de firmas autorizadas.

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ASIENTOS DE AJUSTE Y RECLASIFICACIN AUDITORA 2006

Nm. Cuenta Detalle Debe Haber

1. AJE. Ajuste por error de registro

8800-000-000-000 Correccin supervit periodos anteriores 1.756.470.974


2400-000-000-000 Hipotecas por cobrar 3.140.560
9700-000-000-000 Correccin supervit periodos anteriores 1.759.611.534

Ajuste de la cuentas de ingresos y gastos, debido a


un error en el registro de los intereses condonados
en cuentas de FODESAF.

Nm. Cuenta Detalle Debe Haber

1. RJE Reclasificacin de inversiones en valores

A/R 1 Equivalentes de efectivo 1.249.722.514


1200-000-000-000 Inversiones en valores 1.249.722.514

Reclasificacin de los ttulos valores con


vencimientos menores a tres meses como
equivalentes de efectivo.

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VISITAS A REGIONALES

1. DIRECCIN REGIONAL PACIFICO CENTRAL (OROTINA)

HALLAZGO 1: NO SE UTILIZA SELLO DE PAGADO CON CHEQUE


NMERO___ EN LOS COMPROBANTES DE CHEQUES

CONDICION:

En nuestra revisin del control interno en la Direccin Pacfico Central y Sub-Regional de Orotina,
observamos que no se aplica de forma consistente el sellar los comprobantes de cheques con el sello
de Pagado con cheque nmero _.

CRITERIO:

Un control interno razonable requiere que para todos los comprobantes de cheques se utilice
el sello de Pagado con cheque nmero _ una vez que estos se entregan para el proceso de
revisin y emisin del cheque de reembolso.

CAUSA:

Falta de establecer una poltica de seguimiento y revisin adecuada de la documentacin soporte, por
parte de los funcionarios encargados de la emisin de cheques, una vez elaborados.

EFECTO:

La Institucin corre el riesgo de que los documentos soporte del cheque se paguen en ms de una
ocasin sin el conocimiento oportuno de la administracin.

RECOMENDACIN:

Girar instrucciones pertinentes para que se implemente el uso del sello de Pagado con cheque
nmero __ de fecha __ sin excepcin para todos los justificantes adjuntos a los comprobantes del
mismo.

HALLAZGO 2: NO SE UTILIZAN LOS FORMULARIOS INDICADOS EN EL


REGLAMENTO DE CAJA CHICA

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CONDICIN:

Al realizar nuestra visita a la Direccin Regional Pacfico Central y realizar el arqueo a la caja chica,
se determin que se entregaron sumas de dinero sin contar con un respectivo comprobante o vale de
caja autorizado. Adems no se da el debido uso del formulario de Requisiciones.

A continuacin se presentan algunos ejemplos de facturas en cuestin:

NUMERO FECHA NOMBRE DETALLE MONTO


--- 18/09/2007 Vale (sin documento) 16.500,00
--- 18/09/2007 Vale (sin documento) compra hojas impresin 12.320,00
--- 18/09/2007 Vale (sin documento) pago placa 263-587 50.000,00
257263 18/09/2007 sin nombre Azcar 870,00
74698 18/09/2007 Mini Sper El Nance varios (galletas-frescos) 6.260,01
298225 08/09/2007 Coop. Productores Leche Parsito 15.680,00
38170 17/09/2007 Purdy Motor revisin vehculo 51.591,19
185565 21/08/2007 Naviera Tambor paquera ferry 5.700,00
1479 22/08/2007 Ready Rentacars, S.A. Remolque 35.000,00
92417 17/08/2007 sin nombre cartucho tinta 7.500,00
CRITERIO:
Segn lo estipulado en el artculo 36 y 39 del Captulo VI del Reglamento Interno de Caja Chica y
Caja General de noviembre del 2006, indica que en el caso de los adelantos de efectivo deben
realizarse por medio del formulario VALE DE CAJA CHICA, que deber ser solicitado por el
funcionario que realizar la respectiva compra, con base en el documentos denominado
Requisicin, la cual debe estar debidamente autorizada por los jefes respectivos de cada rea de
Trabajo.

CAUSA:
Desconocimiento de los funcionarios responsables de las Regionales del Reglamento Interno de
Caja Chica y Caja General actualizado a noviembre del 2006.

EFECTO:
Los encargados de los fondos podran estar ejecutando procedimientos que contravienen lo
establecido por el Reglamento vigente de caja chica.
RECOMENDACIN:

Proveer a todos los encargados de caja chica una copia de los reglamentos que se encuentra en
vigencia e instruir a la Administracin para que en lo sucesivo todo cambio que afecte este
reglamento o cualquier otro sea informado oportunamente a las diferentes Direcciones Regionales
con el fin de que los funcionarios puedan ejecutar sus labores de acuerdo a las disposiciones actuales
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que establezca la Institucin.

HALLAZGO 3: LAS CONCILIACIONES BANCARIAS NO SON FIRMADAS


CONSISTENTEMENTE POR LAS PERSONAS QUE
INTERVIENEN EN SU REALIZACION.
CONDICION:

Al efectuar la revisin de las conciliaciones bancarias en la Direccin Pacfico Central durante el


perodo auditado, se observ que las mismas carecan de la firma de hecho por y revisado por.

CRITERIO:

Las normas de control interno establecen que se debe dejar evidencia de los procesos de realizacin,
supervisin y aprobacin de las transacciones.

CAUSA:

El anterior funcionario encargado del fondo no haba considerado relevante incluir las respectivas
firmas en las conciliaciones bancarias.

EFECTO:

En caso de ser necesario, no es posible delimitar responsabilidades sobre las personas que intervienen
en los procesos de elaboracin y revisin de las conciliaciones.

RECOMENDACIN:

Girar instrucciones pertinentes para que sin excepcin las conciliaciones bancarias sean
firmadas por las personas que intervienen en su preparacin y su revisin respectiva.

2. DIRECCIN REGIONAL CENTRAL

HALLAZGO 1: FONDO DE CAJA CHICA INEXISTENTE

CONDICION:

Al realizar nuestras pruebas sustantivas y de cumplimiento para el efectivo en caja y bancos,


observamos que la Direccin Regional Central presentan en registros contables una Caja Chica IDA-
FAO a nombre del seor Luis Fernando Daz Alvarado Cta. contable 1000-002-0822-004 por
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446.867,70. Al solicitar los comprobantes para hacer el arqueo se determin que en la realidad ese
fondo no existe.

CRITERIO:

Un control interno razonable requiere que se investiguen y depuren los saldos contables
mensualmente.

CAUSA:

El Departamento de Contabilidad no ha recibido la aprobacin de la Administracin para reversar los


registros antes citados, de acuerdo a la resolucin del procedimiento administrativo ordinario, contra
el seor Luis Fernando Daz Alvarado, mediante oficio PE-0073-2001 del 17 de enero del 2001.

EFECTO:

Exposicin al riesgo de que los datos suministrados en los informes no sean lo suficientemente
fidedignos y no reflejen informacin real y actualizada de la Institucin.

RECOMENDACIN:

Instruir a Contabilidad para que una vez investigado esta situacin se proceda a efectuar el asiento de
reversin o reclasificacin de este saldo de caja chica inexistente.

HALLAZGO 2: COMPROBANTES DE CHEQUES NO SE SELLAN CON


PAGADO CON CHEQUE NMERO___

CONDICIN:

Al realizar nuestra revisin del control interno en la Direccin Central y Sub-Regional de Cartago,
observamos que no se aplica de forma consistente el sellar los comprobantes de cheques con el sello
de Pagado con cheque nmero _.

CRITERIO:

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Un control interno razonable requiere que para todos los comprobantes de cheques se utilice
el sello de Pagado con cheque nmero _ una vez que estos se entregan para el proceso de
revisin y emisin del cheque de reembolso.

CAUSA:

Falta de establecer una poltica de seguimiento y revisin adecuada de la documentacin soporte, por
parte de los funcionarios encargados de la emisin de cheques, una vez elaborados.

EFECTO:

La Institucin corre el riesgo de que los documentos soporte de los cheques se paguen en ms de una
ocasin sin el conocimiento oportuno de la Administracin

RECOMENDACIN:

Girar instrucciones pertinentes para que se implemente el uso del sello de Pagado con cheque
nmero __ de fecha __ sin excepcin para todos los justificantes adjuntos a los comprobantes del
mismo.

HALLAZGO 3: LA DIRECCION REGIONAL CENTRAL NO CUENTA CON SU PROPIA


ASESORIA LEGAL.

CONDICIN:

Durante nuestra visita realizada a la Direccin Regional Central y Sub-Regin de Cartago, se pudo
constatar que sta no cuenta con su propia asesora legal.

CRITERIO:

La poltica de la Administracin Superior del Instituto de Desarrollo Agrario, para dar una adecuada
desconcentracin al departamento legal de la Institucin, ha sido nombrar en cada una de las
Direcciones Regionales un asesor legal.

CAUSA:
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Kermit Lucena & Associats

Debido a la urgencia de apoyo en el rea legal por la actual situacin en la que ha estado el IDA en
los ltimos meses, se decidi trasladar al asesor asignado de la Regin Central al Departamento Legal
de oficinas centrales.

EFECTO:

Al no contar con la asesora legal, se pierde la eficiencia y eficacia con la que la Direccin debe
solucionar los problemas presentados da con da, afectando esto en gran medida las labores de esta
Direccin.

RECOMENDACIN:

Realizar el respectivo nombramiento de la persona indicada para brindar asesora legal para la
Direccin Regional Central, con la prontitud que el caso amerita.

3. DIRECCIN REGIONAL CHOROTEGA

HALLAZGO 1: COMPROBANTES DE CHEQUES NO SE SELLAN CON


PAGADO CON CHEQUE NMERO___

CONDICION:

Al realizar nuestra revisin del control interno en la Sub-Regional de Liberia, observamos que no se
aplica de forma consistente el sellar los comprobantes de cheques con el sello de Pagado con cheque
nmero _.

CRITERIO:

Un control interno razonable requiere que para todos los comprobantes de cheques se utilice
el sello de Pagado con cheque nmero _ una vez que estos se entregan para el proceso de
revisin y emisin del cheque de reembolso.

CAUSA:
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Afiliados y Representantes de
Kermit Lucena & Associats

Falta de establecer una poltica de seguimiento y revisin adecuada de la documentacin soporte, por
parte de los funcionarios encargados de la emisin de cheques, una vez elaborados.

EFECTO:

La Institucin corre el riesgo de que los documentos soporte de los cheques se paguen en ms de una
ocasin sin el conocimiento oportuno de la administracin.

RECOMENDACIN:

Girar instrucciones pertinentes para que se implemente el uso del sello de Pagado con cheque
nmero __ de fecha __ sin excepcin para todos los justificantes adjuntos a los comprobantes del
mismo.

4. DIRECCIN REGIONAL DE HEREDIA

HALLAZGO 1: REGISTROS AUXILIARES DE ACTIVOS


DESACTUALIZADOS

CONDICIN:

En las oficinas de las Sub-Regionales de Horquetas y La Virgen no se nos proporcion el


detalle debidamente actualizado de los activos asignados a los usuarios.

CRITERIO:

Segn el artculo 33 del Manual de Procedimientos de la Contabilidad General y Regional la


Contabilidad Regional debe realizar el registro contable de los activos adquiridos en la regin
correspondiente y mantener los inventarios de activos actualizados.

CAUSA:

Falta de una poltica de seguimiento para el control de los activos en las Sub-Regionales.

EFECTO:
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Exposicin al riesgo que se produzca un uso indebido de activos propiedad de la Institucin y


no ser detectado oportunamente por la administracin.

RECOMENDACIN:

Girar las instrucciones pertinentes para que las Sub-Regionales mantengan un inventario
actualizado y completo de los activos asignados a cada uno de los usuarios, as como sus
montos y depreciaciones.

HALLAZGO 2: EXPEDIENTES SIN NMERO DE FOLIO CONSECUTIVO

CONDICIN:

En las oficinas de las Sub-Regionales de Horquetas y La Virgen se encontraron que los


expedientes de asentamientos no cuentan con nmero de folio consecutivo.

CRITERIO:

Un control interno razonable requiere que la documentacin contenida en los expedientes


cuenten con numeracin en todos los folios de los mismos documentos.

CAUSA:

La administracin no ha considerado la necesidad de realizar la numeracin consecutiva de los


expedientes como una medida para fortalecer el control interno.

EFECTO:

Exposicin al riesgo de que se extrave documentacin importante y luego no se determine qu


fue lo que se extravo, lo cual podra afectar el manejo de los asentamientos.

RECOMENDACIN:
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Realizar una revisin total de los expedientes y la documentacin para luego proceder a su
numeracin.

HALLAZGO 3: DOCUMENTACION SOPORTE DE LOS EXPEDIENTES SE


ENCUENTRA INCOMPLETA O INEXISTENTE.

CONDICIN:

En las oficinas de las Sub-Regionales de Horquetas y La Virgen se encontraron en los


expedientes de asentamientos inconsistencias en la documentacin soporte, tal y como se
detalla a continuacin:

No se nos proporcion un procedimiento para la confeccin de los expedientes. Segn los


encargados la documentacin mnima es:

1-) Fotocopia del plano


2-) Fotocopia de adjudicacin
3-) Fotocopia de escritura (si tuviese)
4-) Fotocopia cdula
5-) Fotocopia trmites al predio

Revisin de expedientes Sub-Regin Horquetas:

Fotocopia
Fotocopia Fotocopia de Fotocopia de Fotocopia trmites
Nombre Asentamientos del plano adjudicacin escritura cdula al predio

Jorge Ruiz Matarrita Daz Personales nmero 11 Sin escritura X


Jos Alberto Arroyo Castro Granja nmero 3 X X X
Daysi Ramona Ruiz Trejos Los lirios nmero 19 X X X
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IDA Las flores nmero 13 Sin fotocopia X

Revisin de expedientes Sub-Regin la Virgen:

Fotocopia
acuerdo Fotocopia
Junta Fotocopia de Fotocopia de Fotocopia trmites
Nombre Asentamientos Directiva adjudicacin escritura cdula al predio

Bejarano Rodrguez G. El Paraso nmero 36 Sin escritura X X


Jess Nuez Lpez El Paraso nmero 13 Sin escritura X
Domingo Mora A Tres Rosales nmero 2 X
Merlyn Fernando Arce El Campesino nmero 5 Sin fotocopia X X

CRITERIO:
Un control interno razonable requiere que los expedientes contengan documentacin uniforme
en todos los casos.

CAUSA:

No existe control alguno sobre los documentos que se incluyen dentro de los expedientes en las
Sub-Regionales, debido a la falta de un Manual de Procedimientos.

EFECTO:

Exposicin al riesgo de sustraccin, extravo o alteracin de documentos, que podra afectar el


manejo de los asentamientos o entorpecer los trmites propios de los parceleros y del
Instituto.

RECOMENDACIN:

Es necesario proceder a la elaboracin de un procedimiento estndar para todas las Regionales


y Sub-Regiones para la confeccin de expedientes, as como hacer revisin total de la
documentacin, para as proceder a completar la documentacin que falte.

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5. DIRECCIN REGIONAL BRUNCA

HALLAZGO 1: REGISTROS AUXILIARES DE ACTIVOS


DESACTUALIZADOS

CONDICIN:

En las oficinas de la Direccin Regional Brunca no se nos proporcion el detalle debidamente


actualizado de los activos asignados a los usuarios.

CRITERIO:

Segn el artculo 33 del Manual de Procedimientos de la Contabilidad General y Regional la


Contabilidad Regional debe realizar el registro contable de los activos adquiridos en la regin
correspondiente y mantener los inventarios de activos actualizados.

CAUSA:

Falta de una poltica de seguimiento para el control de los activos en las Sub-Regionales.

EFECTO:

Exposicin al riesgo que se produzca un uso indebido de activos propiedad de la Institucin y


no ser detectado oportunamente por la administracin.

RECOMENDACIN:

Girar las instrucciones pertinentes para que las Sub-Regionales mantengan un inventario
actualizado y completo de los activos asignados a cada uno de los usuarios, as como sus
montos y depreciaciones.

Telfono: (506) 283-2525 Fax: (506) 283-2323 E-mail: auditoria@despachocarvajal.com Web: www.despachocarvajal.com 28
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HALLAZGO 2: DEFICIENCIAS EN EL MANEJO DE CAJAS CHICAS.

CONDICIN:

Al momento de realizar los arqueos de la caja chica de la Regional comprobamos que los vales
utilizados no poseen numeracin consecutiva.

CRITERIO:

Los vales de caja chica, segn el reglamento en su captulo VI, Artculo 39, en su primer inciso,
menciona en forma expresa lo siguiente "1- Deben estar debidamente pre-numerados".

CAUSA:

Inexistencia de un block de vales de caja chica debidamente pre-numerados y preferiblemente


membretados.

EFECTO:

Esta prctica podra llevar a que se presenten irregularidades en el uso de los recursos por montos
significativos, con el consiguiente perjuicio para la Institucin.

RECOMENDACIN:

Girar las instrucciones necesarias con el fin que se establezcan documentos numerados, para as
evitar duplicacin de documentos y falta de control sobre estos.

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6. DIRECCIN REGIONAL HUETAR NORTE

HALLAZGO 1: ACTIVO TRASLADADO A SUB-REGIONAL SIN EL


DOCUMENTO DE TRASLADO RESPECTIVO

CONDICION:

Al realizar un muestreo selectivo de activos se determin que la impresora matriz de punto con
nmero de placa 596 que segn el listado de activos suministrado por la administracin de la
Direccin Regional Huetar Norte se encuentra asignada a esta oficina, fue enviada a la sub-
regional de Guatuso, sin embargo no se elabor el respectivo formulario de traslado que
mantiene y exige elaborar la administracin del IDA.

CRITERIO:

Segn el artculo nmero 35 del Manual de Procedimientos de Contabilidad General y Regional


que los traslados de activos deben ser debidamente documentados con los formularios que
para tales efectos ha elaborado la administracin y comunicados a la contabilidad general de
I.D.A., as como a la Unidad de Activos Fijos.

CAUSA:

Falta de un seguimiento estricto a las disposiciones establecidas en el Manual de


Procedimientos de Contabilidad General y Regional.

EFECTOS

1. Para poder ubicar los activos de acuerdo con el registro auxiliar, es necesario recurrir a
procedimientos adicionales con el consecuente costo y prdida de tiempo para la
Institucin.

2. Podra existir sustraccin de activos incluidos en los registros auxiliares de Mobiliario,


Equipo de Oficina y no ser detectados oportunamente para su correccin.

RECOMENDACIN:

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Elaborar los formularios de traslado de activos para todos los movimientos que se realicen.

HALLAZGO 2: DEFICIENCIAS EN EL MANEJO DE CAJAS CHICAS DE LA


REGIONAL Y LA SUB-REGIONAL DE CIUDAD QUESADA.

CONDICIN:

Al momento de realizar los arqueos de la caja chica de la Regional comprobamos que los vales
utilizados no estn en un block pre-numerados y que no se utilizan requisiciones para la
cancelacin de facturas.

CRITERIO:

Los vales de caja chica, segn el reglamento en su captulo VI, Artculo 39, en su primer inciso,
menciona en forma expresa lo siguiente "1-Deben estar debidamente pre-numerados", y de las
requisiciones segn el reglamento en el Captulo VI, Artculo 36, las compras debern ser con base en
el documento denominado Requisicin.

CAUSA:

Inexistencia de un block de vales de caja chica debidamente numerados y la carencia del uso de
requisiciones para las compras realizadas.

EFECTO:

Esta prctica podra llevar a que se presenten irregularidades en el uso de los recursos por montos
significativos, con el consiguiente perjuicio para la Institucin.

RECOMENDACIN:

Girar las instrucciones necesarias con el fin de que se establezcan documentos numerados,
para as evitar duplicacin de documentos y falta de control sobre estos.

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HALLAZGO 3: REGISTROS AUXILIARES DE ACTIVOS


DESACTUALIZADOS

CONDICIN:

En las oficinas de las Regionales Huetar Norte y la Sub-Regional Ciudad Quesada no se nos
proporcion el detalle debidamente actualizado de los activos asignados a los usuarios.

CRITERIO:

Segn el artculo 33 del Manual de Procedimientos de la Contabilidad General y Regional la


Contabilidad Regional debe realizar el registro contable de los activos adquiridos en la regin
correspondiente y mantener los inventarios de activos actualizados.

CAUSA:

Falta de una poltica de seguimiento para el control de los activos en la Regional y la Sub-
Regional.

EFECTO:

Exposicin al riesgo que se produzca un uso indebido de activos propiedad de la Institucin y


no ser detectado oportunamente por la administracin.

RECOMENDACIN:

Girar las instrucciones pertinentes para que las Sub-Regionales mantengan un inventario
actualizado y completo de los activos asignados a cada uno de los usuarios, as como sus
montos y depreciaciones.

HALLAZGO 4: DOCUMENTACION SOPORTE DE LOS EXPEDIENTES SE


ENCUENTRA INCOMPLETA O INEXISTENTE.

CONDICIN:
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Afiliados y Representantes de
Kermit Lucena & Associats

En las oficinas de las Sub-Regional de Ciudad Quesada se encontraron expedientes de asentamientos


con inconsistencias en la documentacin soporte.

No se nos proporciono un procedimiento para la confeccin de los expedientes. Segn los


encargados la documentacin mnima es:

1-) Fotocopia del plano


2-) Fotocopia de adjudicacin
3-) Fotocopia de escritura (si tuviese)
4-) Fotocopia cdula
5-) Fotocopia trmites al predio

Fotocopia
acuerdo Fotocopia
Junta Fotocopia de Fotocopia de Fotocopia trmites
Nombre Asentamientos Directiva adjudicacin escritura cdula al predio

Carlos Rojas Lobo Javillos nmero 13 Sin escritura X X


Vitalia Campos La Amistad nmero 15-2 X
Freddy Garca R Monte HOREB, nmero 40 Sin escritura X X
Jos Zamora Vega Efran Araya nmero 3 X X Sin escritura X

CRITERIO:

Un control interno razonable requiere que los expedientes contengan documentacin uniforme
en todos los casos.

CAUSA:

No existe control alguno sobre los documentos que se incluyen dentro de los expedientes en las
Sub-Regionales, debido a la falta de un Manual de Procedimientos.

EFECTO:

Exposicin al riesgo de sustraccin, extravo o alteracin de documentos, que podra afectar el


manejo de los asentamientos o entorpecer los trmites propios de los parceleros y del
Instituto.

RECOMENDACIN:

Proceder a la elaboracin de un procedimiento estndar para todas las Regionales y Sub-Regiones


para la confeccin de expedientes, as como hacer revisin total de la documentacin, para as
proceder a completar la documentacin que falte.
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