Fecha De Versin Cdigo:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versin:

Gua para la elaboracin del SG-SST, desarrollada Pgina 1 de 10
LOGO para empresas cliente por POSITIVA COMPAA
SEGUROS 2015, la cual debe ser personalizada
segn el contexto de la empresa y sus
requerimientos

INDICE

1. OBJETIVO. .....................................................................................................................................................................
3. RESPONSABLES Y AUTORIDADES. ...............................................................................................................................
4. DEFINICIONES................................................................................................................................................................
5. DESARROLLO Y ACTIVIDADES. .....................................................................................................................................
5.1. GENERALIDADES...........................................................................................................................................................
5.2. DIAGRAMA DE FLUJO ....................................................................................................................................................
6. FORMATOS ASOCIADOS. ..............................................................................................................................................
7. PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS. ...................................................................................................................................
8. LISTA DE DISTRIBUCIN. ..............................................................................................................................................
9. ANEXOS. ........................................................................................................................................................................
10. CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................................................................
 Fecha De Versin Cdigo:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versin:

Gua para la elaboracin del SG-SST, desarrollada Pgina 2 de 10
LOGO para empresas cliente por POSITIVA COMPAA
SEGUROS 2015, la cual debe ser personalizada
segn el contexto de la empresa y sus
requerimientos

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

1. OBJETIVO.i

Establecer una metodologa para la adquisicin de bienes, servicios, materiales, insumos, equipos, as como
la seleccin evaluacin y reevaluacin de proveedores y contratistas crticos.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de aplicacin para la adquisicin de bienes, servicios, materiales, insumos y equipos,
as como para la seleccin evaluacin y reevaluacin de proveedores y contratistas crticos destinados a las
actividades de la organizacin.

3. RESPONSABLES Y AUTORIDADES.
Es responsabilidad de:
GERENTE GENERAL
GERENTE DE COMPRAS
GERENTE ADMINISTRATIVO
ASISTENTE DE GERENCIA.

NOTA: cada una de las responsabilidades y autoridades estn estipuladas en el manual de funciones.

4. DEFINICIONES.

4.1. Producto: Resultado de un proceso.

NOTA 1 Existen cuatro categoras genricas de productos:

servicios (por ejemplo, transporte);

software (por ejemplo, programas de computador, diccionario);
hardware (por ejemplo, parte mecnica de un motor);
materiales procesados (por ejemplo, lubricante).

4.2. Proveedor: organizacin o persona que proporciona un producto, EJEMPLO Productor, distribuidor,
minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o informacin.+

NOTA 1: Un proveedor puede ser interno o externo a la organizacin.

NOTA 2: En una situacin contractual un proveedor puede denominarse "contratista".
 Fecha De Versin Cdigo:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versin:

Gua para la elaboracin del SG-SST, desarrollada Pgina 3 de 10
LOGO para empresas cliente por POSITIVA COMPAA
SEGUROS 2015, la cual debe ser personalizada
segn el contexto de la empresa y sus
requerimientos

4.3. Proveedor Crtico: Organizacin o persona que proporciona un producto bien o servicio, con
potencial afectacin al cumplimiento de los requisitos de seguridad, calidad y medio ambiente.

5. DESARROLLO Y ACTIVIDADES.

5.1. GENERALIDADES.
Este procedimiento tendr aplicacin cuando existe la necesidad de realizar la compra de algn servicio o
producto que inciden en la prestacin de los servicios de la organizacin, para lo cual se aplica a los
proveedores que estn en listado de proveedores, y se realiza una evaluacin de proveedores, donde se
tendrn en cuenta los proveedores que obtengan el mayor puntaje.
Este procedimiento debe ser aplicado por todas las dependencias que requieren bienes y/o servicios; con el
fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de los bienes, productos y/o servicios comprados.
Estas pautas, son obligatorias y tendrn aplicacin cuando exista la necesidad de realizar la compra de algn
producto o servicio.
 Fecha De Versin Cdigo:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versin:

Gua para la elaboracin del SG-SST, desarrollada Pgina 4 de 10
LOGO para empresas cliente por POSITIVA COMPAA
SEGUROS 2015, la cual debe ser personalizada
segn el contexto de la empresa y sus
requerimientos

5.2. DIAGRAMA DE FLUJO

 Fecha De Versin Cdigo:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versin:

Gua para la elaboracin del SG-SST, desarrollada Pgina 5 de 10
LOGO para empresas cliente por POSITIVA COMPAA
SEGUROS 2015, la cual debe ser personalizada
segn el contexto de la empresa y sus
requerimientos

COMPRAS

0
1. CONDICIONES GENERALES.
1.1. CRITIERIOS PARA COMPRAS
0
2.1. MONTOS DE COMPETENCIA
2. SELECCIN Y EVALUACIN PARA LAS COMPRAS.
DE PROVEEDORES.

0
3. REQUISICIN DE PRODUCTOS
O SERVICIOS

NO Producto SI
Nuevo

4. COTIZACIONES

0
5. ORDEN DE COMPRA O REMISIN.

0
6. RESEPCIN DEL PRODUCTO
O SERVICIO.

0
7. RE-EVALUACIN DE
PROVEEDORES.
Desempeo
0
8. RETROALIMENTACIN A
PROVEEDORES Y PLANES DE
MEJORA.

0
FIN
 Fecha De Versin Cdigo:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versin:

Gua para la elaboracin del SG-SST, desarrollada Pgina 6 de 10
LOGO para empresas cliente por POSITIVA COMPAA
SEGUROS 2015, la cual debe ser personalizada
segn el contexto de la empresa y sus
requerimientos

Figura 1. Proceso De Compras.

5.3. ACTIVIDAD/ DESCRIPCIN/RESPONSABLES

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE

1.1. CRITERIOS PARA COMPRAS.

a). Caja Menor: La cuanta mxima mensual autorizada para caja menor es
de, XXXXXX, la caja menor es manejada por el asistente de gerencia, y el
periodo de reembolso se har mensualmente.

Se establece que los pagos de servicios contratados, compras y productos se

harn por caja menor hasta por un valor correspondiente al 50% de la base de
la caja menor, sin que los mismos puedan ser fraccionados.

Por lo tanto queda prohibido el pago por caja menor de servicios que excedan
de esta suma. Se podrn autorizar por caja menor la adquisicin de bienes
que sean necesarios para el funcionamiento previa verificacin de que la
organizacin no los posea en el momento del requerimiento.
GERENTE
No est permitido efectuar prstamos personales con recursos de la caja GENERAL
1. CONDICIONES menor. GERENTE DE
GENERALES. COMPRAS
b). Montos que excedan los XXXXXXX, son manejados directamente por la
GERENTE
gerencia.
ADMINISTRATIVO
1.2. MONTOS DE COMPETENCIA PARA LAS COMPRAS ASISTENTE DE
GERENCIA.
a) Caja Menor: Los pagos de servicios contratados, compras y productos
que se hacen por caja menor son autorizados por el asistente de
gerencia.
b) El gerente de compras podr realizar el pago de servicios contratados,
compras de: productos, equipos, maquinaria y materiales, por un monto
mximo de XXXXXX, montos que excedan esta cantidad debern ser
autorizados por la gerencia general.

c) Pagos de servicios contratados, compras de: productos, equipos,

materiales, hasta un monto de XXXXXXX son autorizados por el gerente
general.

d) Pagos de servicios contratados, compras de: productos, equipos,

 Fecha De Versin Cdigo:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versin:

Gua para la elaboracin del SG-SST, desarrollada Pgina 7 de 10
LOGO para empresas cliente por POSITIVA COMPAA
SEGUROS 2015, la cual debe ser personalizada
segn el contexto de la empresa y sus
requerimientos

maquinaria, materiales, para montos que excedan los XXXXXX, debern

pasar por revisin de la junta de socios, con el fin de determinar si su
adquisicin es necesaria o no.

Antes de realizar la compra de algn producto o servicio, se debe realizar la

seleccin y evaluacin de proveedores.

La seleccin de proveedores, es la etapa previa al inicio del proceso de

compra, mediante la cual se logra la validacin o aprobacin de algunos
proveedores, que tienen las competencias para satisfacer adecuadamente las
2. SELECCIN Y necesidades de NOMBRE DE LA RAZON SOCIAL, y sus clientes finales,
EVALUACIN DE adems de resumir su portafolio de productos y servicios y pueden pertenecer ASISTENTE DE
PROVEEDORES. al Registro de Proveedores de NOMBRE DE LA RAZON SOCIAL. GERENCIA
ASISTENTE
Por lo tanto el proveedor que desee trabajar con NOMBRE DE LA RAZON ADMINISTRATIVO
SOCIAL, debe ingresar al Registro de proveedores y se debe proporcionar la
informacin indicada en el formato de seleccin y evaluacin de proveedores.

Los proveedores seleccionados sern los que obtengan los mayores puntajes.
De acuerdo a la evaluacin de proveedores. O que tengan un puntaje de
calificacin igual o superior al 80%.

Se diligencia el formato para la requisicin del producto o servicio y se

entrega al asistente de gerencia.

3. REQUISICIN DE Se realiza la revisin de la requisicin del producto o servicio, si el insumo o INTERESADO

PRODUCTOS O servicio es autorizado se procede a realizar la cotizacin respectiva con los GERENTE
SERVICIOS proveedores. GENERAL
ASISTENTE DE
a) Si es un nuevo producto y el proveedor no se encuentra registrado GERENCIA
en el formato de seleccin y evaluacin de proveedores, contina
con la actividad nmero 2.
b) Si el proveedor se encuentra registrado en el formato de seleccin y
evaluacin de proveedores se contina con la actividad nmero 4.
c) Cuando se requiere la contratacin de mano de obra calificada se
deben establecer las competencias y requisitos a cumplir por el
contratista.

El asistente de gerencia solicita la cotizacin respectiva al proveedor/es ASISTENTE DE

4. COTIZACIONES seleccionados, mediante llamada telefnica, correo electrnico, o de forma GERENCIA.
presencial. ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
 Fecha De Versin Cdigo:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versin:

Gua para la elaboracin del SG-SST, desarrollada Pgina 8 de 10
LOGO para empresas cliente por POSITIVA COMPAA
SEGUROS 2015, la cual debe ser personalizada
segn el contexto de la empresa y sus
requerimientos

Solicitar el insumo, producto o servicio al proveedor finalmente seleccionado ASISTENTE DE

5. ORDEN DE COMPRA mediante la orden de compra, remisin o la compra directa. GERENCIA
O REMISIN. ASISTENTE
La orden de compra o remisin puede ser enviada va correo electrnico, fax, ADMINISTRATIVO
otros medios de comunicacin o de forma presencial.

El responsable de solicitar el producto o servicio en conjunto con el INTEREZADO

especialista, cuando el caso as lo amerite; realiza la recepcin del producto o GERENTE
servicio. GENERAL
ASISTENTE DE
Se debe verificar el estado de entrega del producto o servicio de acuerdo a la GERENCIA
6. RECEPCIN DEL orden de compra y la factura, revisando que las caractersticas, cantidades,
PRODUCTO O especificaciones y los precios de los tems de la orden de compra sean
SERVICIO. iguales a los de la factura y el total de las dos coincidan con el mismo valor.

Se debe Devolver el producto/servicio al proveedor, si no se cumplen los

parmetros para recibir el producto/servicio, y registrar en la hoja de vida del
proveedor.

Volver al paso No. 5 cuando remitan nuevamente el producto o servicio.

Cuando el proveedor entrega el producto o servicio se debe dejar

registro de la verificacin del estado de entrega del producto o
servicio en: la orden de remisin del proveedor, orden de remisin
de la empresa, en la factura u otro documento segn sea el caso.

Se debe Archivar en la respectiva AZ. Orden de compra/servicio o

remisin, factura, y orden de cobro en los casos que aplique.

ASISTENTE DE
7. RE-EVALUACIN DE Anualmente se realiza la reevaluacin de proveedores crticos, de acuerdo a GERENCIA
PROVEEDORES. la calificacin obtenida durante todo el ao y se decide sobre la necesidad de ASISTENTE
nuevos proveedores en el caso de que la organizacin se encuentre ADMINISTRATIVO
insatisfecha con algn proveedor actual.

Los proveedores seleccionados sern los que obtengan los mayores puntajes.
De acuerdo a la re-evaluacin de proveedores. O que tengan un puntaje de
calificacin igual o superior al 80%.

RESPONSABLE
 Fecha De Versin Cdigo:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versin:

Gua para la elaboracin del SG-SST, desarrollada Pgina 9 de 10
LOGO para empresas cliente por POSITIVA COMPAA
SEGUROS 2015, la cual debe ser personalizada
segn el contexto de la empresa y sus
requerimientos

8. RETROALIMENTACI De acuerdo con el resultado de la evaluacin de desempeo se informara al DEL SG-SST.

N A PROVEEDORES Y proveedor sobre el resultado obtenido para que pueda tomar las acciones GERENTE
PLANES DE MEJORA. preventivas, correctivas, de mejora o planes de accin para la mejora continua GENERAL.
del sistema. ASISTENTE DE
GERENCIA

9. REQUERIMIENTOS Como parte del proceso de seleccin de los proveedores se deber incluir y
DEL SISTEMA DE verificar que los mimos cumplan como mnimo con:
GESTIN EN SALUD
Y SEGURIDAD EN EL 1. Afiliacin y pagos a Seguridad Social
TRABAJO. 2. Reglamento Higiene y Seguridad Industrial
3. Polticas de calidad, S&SOA y/o Ambiental
4. Polticas de Prevencin del consumo de sustancias Psicoactivas
5. Matriz de Peligros y Riesgos (Panorama de Riesgos)
6. Matriz de identificacin de Aspectos e Impactos Ambientales
7. Constancia de Capacitacin en prevencin y atencin de emergencias
(empresa)
8. Certificacin de la ARL del comportamiento de accidentalidad de la
empresa en los ltimos tres (3) aos * (Periodicidad: ANUAL) *La
Certificacin de la ARL sobre accidentalidad, debe incluir nmero de
accidentes totales, nmero de accidentes que generaron incapacidad;
nmero de das de incapacidad generados; descripcin de los
accidentes fatales o que generan incapacidad permanente.
9. Constancia de entrega de Elementos de Proteccin personal
10. Otros dependiendo las tareas a encomendar a dicho contratista
(certificaciones de alturas, valoraciones psicofsicas)

6. FORMATOS ASOCIADOS.

Indicadores por proceso, ver caracterizacin.

Solicitud de accin correctiva, preventiva y de mejora.
Seleccin, evaluacin y re-evaluacin de proveedores.
formato para la requisicin de productos o servicios

7. PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS.

Procedimiento de seguimiento y medicin

8. LISTA DE DISTRIBUCIN.

CARGO
Gerente General
 Fecha De Versin Cdigo:

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versin:

Gua para la elaboracin del SG-SST, desarrollada Pgina 10 de 10
LOGO para empresas cliente por POSITIVA COMPAA
SEGUROS 2015, la cual debe ser personalizada
segn el contexto de la empresa y sus
requerimientos

Asistente De Gerencia
responsable del SG-SST

9. ANEXOS.

10. CONTROL DE CAMBIOS

REV N Descripcin del cambio Aprobado Fecha

1 Emisin Primer documento SI XXXXXX

i
La informacin contenida en este procedimiento debe estar alineada al Manual de Contratacin definido por
la Empresa