PRODUCCION DE DOCUMENTOS

La produccin documental comprende los aspectos de origen, creacin y

diseos de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones
propias de cada entidad o dependencia.

PROSESOS DE PRODUCCION DE TEXTOS

La expresin de ideas requiere de un ordenamiento y distribucin de

palabras que tiene en cuenta distintos aspectos de la dramtica. Aun cuando
la relacin entre las palabras obedece a la necesidad de expresin, no puede
desconocerse la funcin de las mismas dentro de una frase o texto, para no
alterar el significado y sentido original, garantizando as la claridad y
precisin de un escrito.

SINTAXIS

La sintaxis es la parte de la lengua que estudia de qu forma se relacionan

las palabras que aparecen en una misma frase o prrafo, y las distintas
formas de que se relacionan esas palabras. Ejemplo:
Sujeto Predicado verbal
Ncleo del Complemento Adverbio de
predicado directo tiempo
El doctor visitara Al enfermo Dentro De las horas

Este ordenamiento es el ideal, pero la comunicacin requiere de matices que

empatisen determinados aspectos. Para lograrlo es necesario en algunos
casos, invertir el orden de las palabras en las oraciones, segn el aspecto
que desee priorizar. As en la oracin:
La organizacin empresarial requiere de la gestin secretarial permanente
para lograr el xito. Si se desea enfatizar en el logro del xito entonces
quedara as:

El logro del xito de la organizacin empresarial requiere de la gestin

secretarial permanente.

Cuando se quiere dar a los textos diferentes matices acordes con los que se
desea expresar, puede recurrirse a las figuras gramaticales aceptada para
estos casos:
1. Alteracin del orden sintctico de la oracin (hiprbaton). Ejemplo la
carta se envi por correo certificado, se envi la carta (hiprbaton)
2. Omisin de palabras que son indispensables para la comprensin de la
frase (elixir). Ejemplo: el gerente hablo sobre organizacin; el subgerente
sobre planeacin y el asistente, sobre capacitacin del personal (se
omiti el verbo hablar).
3. Redundancias a veces innecesarias: ayer le envi a usted la expresin a
usted debe suprimirse, pues el pronombre reflexivo se refiere al
pronombre usted
4. Sacrificar la concordancia gramatical el bien de la concordancia (silepcia).
As las palabras santidad, eminencia y excelencia, sustantivos femeninos
se hacen concordar con adjetivos masculinos con base en la realidad, por
cuanto generalmente son ejercidos por hombres. Ejemplo: su santidad se
muestra decioso de visitarlos su eminencia est informado del caso.

ACENTUACIN

La acentuacin es la parte de la ortografa que nos ensea a poner

correctamente los acentos grficos a las palabras.
CLASIFICACION
Teniendo en cuenta lo anterior, podemos ver que nombres reciben las
palabras, segn la silaba en que se carga la vos:
1. Palabras agudas: son aquellas palabras en las que se carga la vos en la
ltima silaba. Ten presente que esto no significa que deban llevar tilde.
Ejemplo: reloj, amare, camin, tomar, romper, entre otros.
2. Palabras graves: son aquellas palabras en la que se carga la vos en la
penltima silaba. La mayor parte de las palabras de nuestro idioma. Son
graves. Ejemplo: lpiz, almuerzo, Prez, fcil, mameluco, entre otros.
3. Palabras esdrjulas: son aquellas palabras en las que se carga la vos en
la antepenltima silaba. Ejemplo: sbado, pltano, prncipe, tmpano,
Alcntara, sonmbulo.
4. Palabras sobre esdrjulas: son aquellas palabras en las que se carga la
vos en la silaba anterior a la antepenltima silaba; estas palabras no las
usamos con mucha frecuencia y en general corresponde a conjugaciones
verbales. Ejemplo: dganselo, psamela, tramelo, entre otros.

EL TEXTO

El texto es una unidad lingstica formada por un conjunto de anunciados

que tienen una intencin comunicativa y que estn internamente
estructurados. En otras palabras un texto es un entramado de signos con
una intencin comunicativa que adquiere sentido en un determinado
contexto. Un texto est formado por prrafos y los prrafos estn formados
por oraciones. Para que un conjunto de anunciados pueda ser considerado
como un texto es necesario una serie de relaciones semnticas y
gramaticales entre sus elementos de manera que el destinatario pueda
interpretarlo como una unidad.
El texto es el resultado por un acto de comunicacin cuya intencin y
carcter depende de la intencin del hablante la intencin puede ser

Comunicativa: voluntad de transmitir una informacin

Elocutiva: deseos de lograr un determinado efecto

TIPOS DE TEXTO

1. Cientfico y tcnico: sus cualidades son la objetividad, la universalidad, la

verificalidad y la claridad. Son los que se producen en el contexto de la
comunidad cientfica, con la intencin de prestar o demostrar los avances
producidos por la investigacin. Ejemplo: tesis doctoral, monografas,
artculos cientficos, entre otros
2. Textos peridicos: pueden ser gneros periodsticos ( noticias, reportajes
y entrevistas ); gneros de opinin o interpretativos ( editorial, columnas,
colaboraciones ocasionales ), o gneros mixtos ( comentarios, crnicas y
criticas )
3. Textos literarios: son todos aquellos en los que se manifiestan la funcin
potica, ya sea como elemento fundamental (poesa) o secundario (como
en determinados textos histricos o didcticos) son gneros literarios la
poesa, la novela, el cuento, el relato, el teatro y el ensayo literario. El
texto literario es aquel donde el autor expresa su sentimientos, ideas,
emociones, mediante la creacin de mundos nuevos, para lo cual usas la
descripcin de ellos mediante la prosa (cuento o novela) los versos
(poesas) y los dilogos directos como las obras teatrales.
4. Textos didcticos: la publicidad consiste en la difusin de textos e
imgenes que invitan a adquirir ciertos productos comerciales o a realizar
determinadas acciones. El mensaje publicitario va acompaado de un
texto lingstico e imgenes y el principal objetivo es llamar la atencin del
receptor. La funcin que predomina es la referencia representativa del
 objeto y su configuracin retorica en la que se centra el servicio atraves
de la imagen y la posible ambigedad que ocasiona.
5. Textos histricos: es en el que se relata hechos, acciones, personajes y
acontecimientos pasados, generalmente son los ms destacados en su
determinada poca.
6. Textos informativos: un texto informativo es un tipo de texto atraves del
cual el emisor da a conocer a su receptor algn hecho, situacin o
circunstancia. Este texto debe presentarse de forma neutral y objetiva los
hechos o realidades de contextos.

EL PARRAFO

Es la unidad de un escrito en la que se desarrolla una idea de pensamiento

de manera ordenada y coherente. Los prrafos estn delimitados por un
punto y aparte, y conforma lo que denominamos texto. Los prrafos, desde
el punto de vista de su contenido, estn conformado por una idea principal y
otra secundarias que desarrollan, amplan, aclaran y justifican la principal
que localizada al iniciar da lugar a un prrafo deductivo y al final un prrafo
inductivo.

CLASE DE PARRAFOS
Los prrafos cumplen diversas funciones en un escrito. Algunos sirven como
introduccin, otros como de transicin, o enlace tambin los hay como
conclusin y resumen, de acuerdo a esto los prrafos pueden ser:

1. Prrafos introductorios: sirve como motivacin y presentan el tema de

forma interesante refirindose a una informacin ya presentada o
anunciando alguna nueva. En cuyo caso se llama tambin enlace o
transicin
2. Prrafo informativo: es aquel donde se presenta el tema o idea principal
que se est trabajando se hace el prrafo siguiente al introductorio,
tambin es llamado prrafo de actualizacin.
3. Prrafo de conclusin: tambin llamado resumen, cuando e presenta el
resumen de alguna informacin dada, especial mente para resaltar los
puntos ms importantes de ella.

Hacer un texto significa definir que estructura van a tener los prrafos que lo
componen quien escribe debe elegir la presentacin de los mismos segn la
intencin que desea comunicar. Se trata de presentar informes o
simplemente dar a conocer datos, acontecimientos, entre otros.

CUALEIDADES DEL PARRAFO

La construccin de un prrafo puede hacerse a partir de la estructura
gramatical o de la lgica de quien le escribe, la cual permite cierta libertad;
sin embargo conviene tener en cuenta las reglas que aconseja Martin Vivaldi:

Presentar las ideas segn su importancia.

Ligar las ideas entre dos o ms frases.
Comprobar la falta de sentido que suelen aparecer cuando no se tiene en
cuenta el orden gramatical.
Las anteriores recomendaciones constituyen las bases para lograr la unidad,
cohesin, orden, extensin. Veamos cada una de ellas:

1. Es la exposicin de una sola idea principal alrededor de la cual se

presentan las secundarias para darle sentido completo al prrafo. Se
rompe la unidad cuando se presentan ideas ajenas al tema que desea
desarrollar.
2. La interrelacin entre las oraciones da sentido completo al discurso: la
cohesin se logra con el uso adecuado de en laces y signos de
 puntuacin, construccin gramatical ordenada, unidad entre la idea
principal secundaria, la aplicacin correcta de las normas de
concordancia.
3. Orden: a pesar de que nuestro idioma nos permite escribir sin ataduras de
la lingstica, no se puede olvidar la funcin que desempean las
palabras; por lo tanto se hace necesario insistir en que los modificadores
deben colocarse de tal manera que el lector identifique plenamente el
termino al cual se refiere la intencin del escritor.
4. Extensin: con el fin de facilitar la comprensin de las ideas y hacer de la
lectura del prrafo una actividad gil, agradable y provechosa no es
aconsejable entender su contenido ms all de 10 personas.

CUALIDADES DE REDACCIN

La exposicin de un tema o asunto requiere adems de los elementos

descritos, el cultivar un estilo personal y desarrollar capacidades mentales
para organizar las ideas de tal manera que se logren los objetivos
propuestos. El xito de las empresas hoy da tambin depende de un alto
porcentaje del manejo y presentacin adecuada de sus comunicaciones
escritas, a travs de los cuales irradia una imagen, se concreta o se pierde
un negocio; se hacen relaciones publicas se motiva o se orienta a los
colaboradores. Por ello es necesario que tenga en cuenta las siguientes
recomendaciones:
1. Sencillez: el solo uso de palabras o proposiciones innecesarias para
expresar una idea, puede hacer que un escrito pueda ser pesado de leer
o de comprender. La sencillez se caracteriza por 2 aspectos: expresar y
desarrollar una sola idea.
2. Utilizar solo trminos necesarios de uso normal: esto se puede lograr as:
se atiende el orden gramatical en la construccin de las oraciones se
evitan vocablos rebuscados.
 SIGNOS DE PUNTUACIN

Los signos de puntuacin delimitan las frases y los prrafos, establece la

jerarqua sintctica de las proporciones consiguiendo as estructurar el texto,
ordenar las ideas y jerarquizarlas en principales y secundarias, eliminando
las antigedades. La puntuacin vara segn el estilo de escritura, sin
embargo las diferencia de estilo que se pueden presentar no eximen a nadie
de cumplir con ciertas normas mnimas y de evitar errores general mente
considerados inaceptables. Los principales signos de puntuacin son:

1. El punto (.): es el signo e puntuacin que se coloca al final de los

enunciados y de las oraciones gramaticales, se escribe sin dejar espacio
de separacin con el carcter que se precede. Existen tres clases de
punto:

Punto y aparte: separa dos prrafos de contenido diferente dentro del

texto. A continuacin hay que comenzar a escribir en lneas distintas.
Punto y seguido: separa enunciado dentro de un prrafo. Quiere decir
que continua escribiendo a continuacin del punto; la primera letra escrita
en este caso ira en mayscula.
Punto final: siempre se coloca al final, cerrando un texto o enunciado.
Tambin se usa el punto para indicar que la palabra anterior es
abreviatura; en este caso se escribe la abreviatura seguida del punto y se
contina escribiendo de forma usual.
2. La coma (,): es un signo de puntuacin que seala una breve pausa
dentro del enunciado. Se emplea para separas los miembros anlogos de
una enumeracin ya sean palabras o frases, salvo los que vengan
 proseguidos de las conjugaciones: y, e, o, u. ejemplo: mara volvi a
casa, hizo los deberes, ceno y se fue a la cama.
3. Dos puntos (): este signo de puntuacin representa una pausa mayor
que la de la coma y menor que la del punto. Detiene el discurso para
llamar la atencin sobre lo que sigue que siempre est en estrecha
relacin con el texto precedente. Un uso importante y frecuente de este
signo es introducir citas textuales.
4. Punto y coma (;) : es un signo de puntuacin gramatical que se utiliza
para unir dos puntuaciones relacionada en una sola frase. Se usa delante
de las conjunciones o locuciones: como, pero, ms, aunque, sin embargo,
por tanto y por consiguiente cuando los periodos tienen cierta longitud.
Ejemplo: est lloviendo mucho; no podremos ir caminando.
5. Las comillas (): son signos de puntuacin que se ponen al principio y al
final de la frase, palabras escritas como citas, ejemplo de aquellas que e
quieren destacar ya sea por su importancia o por el carcter irodico,
vulgar o extranjero. Se utilizan por ejemplo:
Para situar textual mente algo: ejemplo: me dijo que supuesta mente
llegara hoy.
Para sealar las palabras usadas en sentido distinto del normal con el fin
de indicar que se ha seleccionado intencionalmente y no por error
Para indicar la intencin irnica o sarcstica del empleo de una palabra
Para indicar algo sobre una palabra o expresin
Para presentar el significado de una palabra o una expresin
Para destacar que una palabra o expresin es extranjera, se trata de un
apodo o seudnimo.

Tipos de comillas: en espaol se utilizan tres tipos de comillas son:

Comillas castellanas, latinas, angulares dobles o Gillermot (<< >>)
Comillas dobles o inglesas ( )
Comillas simples ( ).
Ejemplo: <<el autor dijo: las comillas (signo de puntuacin utilizados para
demarcar niveles distintos en oracin) se usa profusamente en mi obra>>

6. Parntesis ( ): son signos de puntuacin, se usan en pares para separar o

intercalar un texto dentro el otro o para hacer una aclaracin. Los distintos
tipos de parntesis son:
propiamente dicho ( )
corchetes [ ]
llaves { }

7. Signo de interrogacin (?): es un signo de puntuacin que denota una

pregunta. En la mayora de los idiomas se utiliza unos nicos signos de
interrogacin al final de la frase interrogada. Ejemplo: Cuntos aos
tienes?
8. Signos de exclamacin ( !): debe escribirse siempre uno para abrir y otro
para cerrar independientemente de la longitud de la frase, oracin o
fragmento que encierren. Se utilizan para sealar el carcter exclamativo
de una oracin. Se escribe para empezar y finalizar una oracin
exclamativa exhortativa o imperativa. Tambin van en signo de
exclamacin la intervenciones:
sintate!
que linda eres!
cuidado con el perro!

9. Puntos suspensivos (): son tres puntos sin espacio entre ello, son un
nico signo de puntuacin que se utiliza al finar de una palabra, frase u
oracin en lugar del punto u otro signo. Se utiliza para dejan en duda o
suspenso una accin y son alineado horizontalmente al nivel de la lnea
de escritura.
 DOCUMENTOS COMERCIALES

Correspondencias comerciales:
Este tipo de correspondencia se realiza entre empresas o entidades con
las cuales tiene alguna relacin mercantil y entre los clientes de estas.
Dentro de sus ventajas tenemos que a travs de ella es posible entablar
contacto comerciales, ofrecer servicios y productos poner en
conocimiento de los dems alternativas econmicas, hacer un enlace
entra el consumidor y el vendedor es menos costosa que una visita
personal y proporciona un registro escrito de las transacciones realizadas
entre las organizaciones.

Caracterstica de la correspondencia comercial:

1. Claridad: es un factor importante en la redaccin de cartas comerciales

pues el mensaje se debe trasmitir de tal manera que el lector no tenga
que responder con una carta de aclaracin. Para que una carta se aclara
debe expresar en un tiempo mnimo todas las ideas indispensables.
2. Concisin: esta caracterstica implica el empleo de palabras
indispensables para hacer que el mensaje sea breve y completo, una
carta en que abundan las palabras donde abundan las palabras tediosas
hace que el hombre de negocios no la lea en una forma adecuada pues
significa una prdida de tiempo.
3. Objetividad: una carta comercial se escribe para lograr un objetivo y por lo
tanto este debe ir implcito en ella y en forma entendible para que se lleve
a feliz trmino la transaccin comercial.
4. Cortesa: refleja una actitud sincera y cordial que contribuya a crear y
sostener la buena voluntad del lector hacia la persona que escribe.
5. Correccin: implica mantener una buena ortografa, evitando errores de
digitacin, mala presentacin, estructura incorrecta entre otros.
6. Cohesin: permite vincular la idea del primer prrafo con la del segundo y
as sucesiva mente, de esta forma el lector es conducido a travs del
tema en forma articulada hasta el final de la lectura.
7. Crear inters: una carta comercial tiene que atraer y mantener la atencin
del lector de tal manera que este sienta la necesidad de actuar o
reaccionar de forma favorable, para ello el material debe ser presentado
en forma agradable y precisa.
8. Lenguaje positivo: debe tratar de provocar una reaccin favorable, llevar
al lector a la accin, evitando palabras juveniles o expresiones demasiado
arcaicas.
9. Lenguaje actualizado: evitar arcasmos, aunque esto tampoco significa
que se deban emplear palabras juveniles.

ASPECTOS GENERALES DE LAS COMUNICASIONES

1. Estilos:

Para efecto de la distribucin del contenido de la comunicacin se tienen tres

estilos como alternativa:

a. Bloque extremo: todas las lneas parten de margen izquierdo

b. Bloqueo: las lneas de cdigo, lugar de origen, fechas de elaboracin,
firma y cargo se escriben partiendo del centro de la hoja.
c. Semibloque: conservando la distribucin de estilo bloque, el primer
rengln de cada prrafo tiene una sangra de cinco a diez espacios.

2. Carta:
La expedicin de cartas u oficios est a cargo de funcionarios o empleados
autorizados mediante acto administrativo o en cumplimiento de sus
funciones. Se recomienda elaborar las cartas u oficios en papel formato carta
oficio o A4 con logo, membrete, y pie de pagina. Para las cartas u oficios
internos se recomienda que la primera pgina valla con el logo, membrete y
pie de pgina, las dems con el logo.

Caractersticas de redaccin y presentacin

Las cartas u oficios tiene como objetivo fundamentales informar y persuadir a
su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:

Tratar un solo tema por comunicacin.

Redactar en forma clara, precisa, concreta y precisa.
Usar tratamiento respetuoso y cortes.
Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted
en singular o plural.
Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.
Utilizar los formatos formalizados en los manuales de cada
organizacin.
Distribuir el texto de acuerdo con su extensin.

UTILIZACION DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tiene los siguientes usos:

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.

Regular o aclarar una situacin.
Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
Dar respuesta a una comunicacin recibida.
Reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente.
Solicitar detalles sobre un asunto determinado.
Impugnar o corregir una situacin.
Confirmar eventos ocurridos o pendientes.
Solicitar o remitir informacin, documentos u objetos.
 Ofrecer agradecimientos, escusas o condolencias.
Felicitar, invitar o convocar.
Hacer llamado de atencin, entre otros.

CLASES DE CARTAS U OFICIOS

Independiente mente del estilo y segn su contenido, existen varias clases
entre las cuales se destacan:

Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de

la organizacin.
Oficiales: son las que se produces en las oficinas pblicas y
organizaciones del estado.
Personales: se produces entre quienes se conocen, en ella se
permite utilizar un lenguaje informal.

PARTES DE LA CARTA

1. Cdigo: se recomienda escribirlo a 3 o 4 centmetros del borde superior

de la hoja dejando de 0 a una interlinea libre cuando el papel tiene
logotipo o membrete.
2. Lugar de origen y fecha de elaboracin: se a coneja a escribir estos datos
a 1 o 2 interlineas libres del cdigo y en forma completa en orden de:
nombre del lugar de origen, da, mes y ao.
3. Destinatario: a partir del lugar de origen y la fecha de elaboracin, se
recomienda dejar de dos a cinco interlineas libres, segn la extensin de
la comunicacin. Estos datos pueden ocupar varia lneas de acuerdo con
el tipo de documento. Es importante que los datos del destinatario se
dirijan de forma personalizada, es decir a un funcionario especifico; sino
es posible tener el nombre se enva a la dependencia u oficina
responsable. Est conformado de los siguientes componentes:
 Denominacin o ttulo acadmico: se escribe en la primera interlinea
libre. Los ms usuales son: Seor, Seora, Seorita, Abogado,
Mdico, Licenciado.
Nombre del destinatario: se ubica en la segunda interlinea libre.
Cargo: se ubica en la tres interlinea libre.
Organizacin: se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo, con la
denominacin mas conocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo.
En caso de nombre completo, la escritura se efecta con mayscula
inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la
entidad competente. Las siglas y acrnimos se escriben en
mayscula sostenida a menos que la organizacin lo haya registrado
de manera diferente.
Direccin: en este especio le escribe la direccin de la nomenclatura,
el apartado, el fax o el correo electrnico. No se utilizan abreviaturas.
Nombre del lugar de origen: se identifica el lugar de origen, como
ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe departamento
separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de
origen, es necesario escribir el nombre y el lugar de origen
Pas: si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del pas en
la misma interlinea libre del lugar de origen ejemplo:
Doctor
GUILLERMO GARCA SNCHES
Director Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnolgico
Calle 57 #43-19
Armenia, Quindo

4. Asunto: se recomienda a escribirlo de dos a tres interlineas libres de los

datos del destinatario. En mayscula inicial, no puede exceder de cuatro
palabras, es un resumen breve de lo que trata la correspondencia.
5. Saludo: como saludo independiente, se escribe a una o dos interlineas
libres despus del asunto. Los ms usuales son: cordial saludo, atento al
saludo, apreciado seor.
6. Texto: comienza a uno o dos interlineas libres del asunto o del saludo
independiente cuando lo hay. Se escribe a interlineado libre del prrafo.
7. Despedida: se escribe a una o dos interlineas libres del texto. Las ms
comunes son: atentamente, cordial mente, sinceramente.
8. Remitente y firmas responsables: los datos del remitente estn
conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sita de cuatro a
cinco interlineas libres de la despedida en mayscula sostenida y el cargo
se escribe en la lnea siguiente con mayscula sin centrar.
9. Lneas especiales: si se requiere las lneas especiales se recomienda a
dos interlineas libres de los datos del remitente en la misma fuente y con
un tamao de letra menor al utilizarlo en el texto. Algunas lneas
especiales son:

Anexos: se detalla en el texto y al final de la comunicacin a dos

interlineas libres del remitente, se escribe la palabra anexo en
mayscula inicial seguida de dos puntos a un espacio se enuncia la
cantidad entre parntesis se relaciona el nmero de hojas folios y el
tipo de anexo. Ejemplo:
Anexo: uno (15 folios)
Anexo: ocho (cuatro en 22 folios, un disco, un informe)

Copia: la palabra copia se escribe con mayscula inicial, sin abreviar y

seguida de dos puntos. Se ubica a dos interlineas libre del cargo del
firmante o a interlineado anexos si los hay, contra el margen izquierdo.
A un espacio se relacionan los destinatarios. Ejemplo:

Copia: Seor Julio Montoya, Gerente A MS

 Seor Carlos Salazar, Gerente Nacional, Textiles S.A.

Copia: Gerencia
Gestin
Direccin Financiera

Identificacin del transcriptor: a dos interlineas libres del remitente a

una interlinea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el
apellido de las personas que participaron en la redaccin, trascripcin
y dems actividades relacionadas con la elaboracin de la
comunicacin, toda debidamente alineada.
Pagina sucediente: el encabezado y el nmero de pgina
correspondiente son datos que permiten identificar el documento a
partir de la siguiente pgina. Se recomienda ubicarlos en la parte
superior izquierda a cero o una interlinea libre del margen superios
debida mente justificado y para continuar con el texto se deja una o
dos interlineas libres.

BLOQUE EXTREMO

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