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CONTRATO N 4501419026

SERVICIOS DE ADMINISTRACIN DE BODEGAS CODELCO RADOMIRO TOMIC

PROCEDIMIENTO OPERATIVO BODEGA


REVISIONES

Revisin Fecha
05 15-02-2017

ADM OUTPRO SpA.


Servicios de Administracin Bodegas DRT.

Preparado por: Lus Vargas Prez.


Cargo: Ing. En Prevencin de Riesgos.

Revisado por: Felipe Carvajal Pereira.


Cargo: Supervisor Turno A.

Revisado por: Rodrigo Daz Tapia.


Cargo: Supervisor Turno B.

Aprobado por: Patricia Morales Becerra.


Cargo: Administradora de Servicio.

CDIGO: GSE-PRO-DRT-001
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Servicios de Administracin Bodegas D.R.T.
ADM OUTPRO SpA
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PROCEDIMIENTO OPERATIVO BODEGA

Cliente / Mandante:

1. OBJETIVO Y ALCANCE

El objetivo de este procedimiento es establecer la metodologa para la operacin y el control


del proceso de Bodega que tiene por propsito, transportar, recepcionar, verificar,
almacenar y distribuir a los clientes internos, las mercancas compradas por la Gerencia
Corporativa de Abastecimiento, requeridas para su operacin y proyectos de inversin, de
acuerdo a las especificaciones establecidas, cumpliendo el marco normativo Corporativo y
Divisional, incorporando a las operaciones el Sistema SIGO, tomando en consideracin
adems, el control de los riesgos asociados a sus operaciones, la proteccin del medio
ambiente, la salud ocupacional de los involucrados y el mejoramiento continuo del proceso.

Este procedimiento es aplicable a todas las operaciones del proceso desde su inicio,
cuando los materiales, repuestos e insumos comprados se encuentran en el lugar de
entrega establecido en el Pedido (Orden de Compra) o Convenio y los equipos, materiales y
repuestos en desuso para almacenamiento y/o venta se encuentran puestos en la Bodega
de Obsoletos y hasta cuando los materiales, repuestos e insumos son entregados a clientes
(en domicilio convenido o en mesn) y los equipos, materiales y repuestos en desuso
vendidos, son entregados al comprador con su gua de despacho correspondiente.

2. DEFINICIONES

GDP: Gua de Despacho del Proveedor.

HDS.: Hoja de Datos de Seguridad del Producto.

HDST: Hoja de Datos de Seguridad para el Transportista.

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SMD: Formulario de sobrante, mermas y daos.

SAP: Sistema computacional utilizado a nivel de la Corporacin.

SIGRI: Sistema Informacin de Gestin de Riesgos y de Incidentes.

ASN: Aviso de Entrega.

ORMT: Orden de Retiro de Material de Trabajo.

3. RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE ACTIVIDAD

Planificar, coordinar y controlar las operaciones del


proceso.

Supervisar la correcta ejecucin de las operaciones para


asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas del
Administrador de Contrato proceso.

Realizar el monitoreo y seguimiento del proceso.

Determinar e implementar acciones para la mejora


continua del proceso.

Ejecutar y controlar las operaciones del proceso, segn lo


Supervisor / Planificador
indicado en este procedimiento.

Asesor en Prevencin de Asesor en materias tcnicas de este procedimiento.


Riesgos

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4. DESARROLLO

1.1. PLANIFICACION

Toda tarea operativa comienza con la planificacin de la misma, a travs del Anlisis de
Riesgos de la Tarea (ART, ver anexo 1), donde deben participar todas las personas que
la ejecutarn, identificando lo siguiente:

A. Equipos a utilizar: Gra Horquilla, Apilador Elctrico, camin, camioneta y/o


transpaleta
B. Herramientas manuales necesarias para la labor.
C. EPP especficos adicionales a los necesarios en bodega (necesarios en bodega:
casco, guantes, botn de seguridad, lentes, chaleco reflectante)
D. Identificar el o los estndares de control de fatalidad que aplican a la actividad a
desarrollar, considerando que en nuestro servicio aplican:

1. ECF 3: Equipo Pesado

2. ECF 4: Equipo Liviano

3. ECF 5 Equipo y herramientas porttiles y manuales

4. ECF 9: Manejo de sustancias peligrosas

5. ECF 12: Incendio

E. Identificar, dentro de los riesgos que existan en la tarea, si aplican algunos de los
4 riesgos crticos siguientes:

4 Liberacin descontrolada de Energa: C1, C3, C4.

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6 Incendio: C1,C4,C4.

7 Conduccin: C1, C2, C3, C4, C5.

8 Contacto con Sustancia Peligrosa: C1, C4.

11 Cada de Objetos desde Distinto Nivel: C1, C4

1.2. GENERALIDADES

La planificacin, operacin, control, seguimiento y anlisis del proceso, as como los


resultados del mismo son de responsabilidad del Administrador de Contrato EECC, quien
delega la ejecucin de algunas actividades del proceso en personal de su rea.

El proceso de almacenamiento considera el retiro de los materiales, repuestos, insumos y


equipos que han sido adquiridos a travs de las unidades de Compras y Contratos, desde
los proveedores y puertos de arribo, para luego ser recepcionados en las bodegas
correspondientes y almacenados hasta su distribucin al cliente interno, para contribuir a la
continuidad de los procesos de la Divisin.

No obstante lo anterior, existen casos especiales en los que no se desarrolla el flujo del
proceso en forma normal, ya sea porque el proveedor realiza el transporte o los insumos
son descargados y almacenados directamente en las reas usuarias. Tal es el caso de
algunos insumos y de algunas sustancias peligrosas. El suministro y manejo de estos
productos se realiza de acuerdo a lo indicado en los siguientes instructivos:

1.3. ACTIVIDADES RELEVANTES


1.3.1. TRANSPORTE EXTERNO

Esta actividad tiene por objetivo el traslado de los materiales, repuestos, insumos y equipos
desde los proveedores o puertos de arribo hacia los recintos de Bodega en la Divisin DRT.
Adems, este servicio se desarrolla cuando alguno de los procesos de la Divisin solicita a
la Bodega el servicio de transporte especial cuando necesita enviar o retirar un material
desde o hacia un destino externo.

Transportista se presenta en control de acceso principal, para declarar los materiales,


repuestos e insumos que ingresara a la Divisin, mediante gua despacho. Sealar que las

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cargas son recibidas bajo dos condiciones, entrega de materiales a travs de Bodega
Consolidacin (Sitrans) y entrega directa en Bodega por los proveedores.

Una vez que arriban los camiones con las mercancas a la Divisin, el Operador de Bodega,
realiza la expeditora de los camiones, para el ingreso a objeto de determinar la cantidad de
material transportado, verificacin la documentos, chequeo visual de los bultos, chequeo de
ECF y posterior su escolta desde control de acceso a Bodega y posterior su salida de las
Bodegas.

En el caso de sustancias peligrosas, el Encargado de Bodega verifica que el camin porte


los rtulos de identificacin correspondientes al producto en cuestin.

En caso de incumplimiento de rotulacin e identificacin del camin el Supervisor y/o


Operador de Bodega deja constancia del hecho en la GDP y recepciona el material en SAP
como stock bloqueado.

En caso de ocurrencia de derrames o fugas de sustancias de peligrosas durante el


transporte, el conductor del camin deber actuar de acuerdo a lo establecido en la HDST.

1.3.2. RECEPCION Y REVISION DE MATERIALES

Los materiales para su descarga en Bodega, deben ser revisados por el planificador de
materiales, quien es el responsable de verificar la documentacin v/s sistema SAP (WMS)
con la finalidad de activar los OT en sistema, para obtener la informacin mediante los
capturadores y/o monitor para su recepcin en lnea.

Los materiales enviados por el Proveedor ingresan a la Divisin en bultos a las bodegas de
almacenamiento, estos bultos son recepcionados por el personal de recepcin, quienes
verifican el material con las ASN o SUS, rdenes de compra y la gua de despacho del
proveedor.

El personal de recepcin abren los bultos para revisar los materiales, repuestos, insumos y
equipos recepcionados y chequean igualdad de informacin en orden de compra, gua de
despacho del proveedor, ASN o SUS y las especificaciones tcnicas del material con el
registro correspondiente en SAP.

Cada vez que el producto ha sido inspeccionado en las instalaciones del proveedor por el
Cliente, por el Gestionador de la GCAB o se establezcan en las rdenes de compra
especificaciones de calidad, el Encargado de Bodega debe exigir al transportista que
entregue el material junto con el Certificado de Inspeccin de Calidad. En caso que el
producto no venga acompaado del certificado, el Supervisor de Bodega emite informe en

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formulario interno, lo de la entrega al Coordinador de Servicio, rea Recepcin, quien lo


revisa y enva al Gestionador GCAB, el que posteriormente formaliza el reclamo al
proveedor.

Con el fin de asegurar que los materiales, repuestos, insumos y equipos arriben en buenas
condiciones, el Supervisor y/o Operador de Bodega verifica el estado de los embalajes y
que ste corresponda al exigido en la orden de compra. En caso de inconsistencias, el
Planificador de Materiales de Bodega emite informe ADD (aviso de diferencia).

Si el Operador Logstico, al verificar que las especificaciones del producto recepcionado no


corresponden a las establecidas en la orden de compra procede a realizar el tratamiento de
mercanca no conforme.

Cada vez que se recepcionan sustancias peligrosas, el Operador Logstico verifica que el
conductor del camin que transporta las sustancias peligrosas cuente con la HDS o la
HDST correspondiente al producto peligroso que ha transportado y que disponga de un
instructivo escrito para actuar en caso de derrames, fugas o accidentes. En caso que el
transportista no porte las HDS, HDST o el instructivo correspondiente, emite informe de
reclamo al proveedor en el Portal de Reclamos (ADD) de acuerdo a lo indicado en el
procedimiento. Si no es primera vez que el transportista no porte la HDS y/o HDST, se
proceder con la devolucin del material al proveedor.

En caso de derrames o fugas de sustancias peligrosas, el personal de abastecimiento acta


de acuerdo a lo indicado en el GSE-PRO-DRT-007, Procedimiento Recepcin,
Almacenamiento, Despacho Sustancias Peligrosas (ECF N9)

En caso de tener que recepcionar materiales directamente en terreno (usuario final), debe
existir una solicitud de autorizacin de parte de la gerencia del rea donde se recepcionar al
director de abastecimiento con copia al jefe de bodega (Codelco) y gerente de
administracin, explicando el motivo de la necesidad que recepcionar en terreno. Una vez
se curse la autorizacin esta debe ser enviada al encargado del rea de recepcin de
bodega con copia al administrador de contrato de ADM OUTPRO SPA.

Posteriormente el transportista deber dirigirse desde el punto 0 al estacionamiento del


patio N 1 y presentarse con el encargado de recepcin y una vez chequeado los
documentos y carga a nivel de bultos y condicin de estiba, el transportista ser escoltado
por personal de bodega al rea final de descarga, en donde el usuario final debe a
proceder a descargar el camin y firmar los documentos respectivos (gua de transporte).

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Esta documentacin firmada ser entregada a personal de bodega quien proceder a dejar
registro fotogrfico de la recepcin en terreno.

Junto con la entrega de los documentos firmados el usuario final deber entregar nmero
de reserva de forma que el personal de bodega pueda proceder con la recepcin y rebaja
en forma inmediata.

1.3.3. ALMACENAMIENTO DE MATERIALES

Esta etapa tiene por objetivo el almacenamiento proteccin y preservacin de materiales,


repuestos, insumos y equipos en recintos de bodegas de la Divisin DRT que
posteriormente sern despachados a los clientes.

El Operador de Bodega realiza el almacenamiento y etiquetado de todos los materiales


recepcionados conformes de acuerdo a lo indicado en este Procedimiento.

Una vez que los materiales han sido etiquetados, el Operador Logstico los dispone
fsicamente en el lugar indicado, en forma automtica, a travs del sistema SAP.

1.3.4. DISTRIBUCION Y ENTREGA DE MATERIALES

Esta etapa comprende las actividades necesarias para realizar la entrega al cliente o al
transportista interno de los materiales, repuestos, insumos y equipos que se encuentran
almacenados en las distintas bodegas de la Divisin DRT que han sido reservados y
solicitados va SAP.

La primera coordinacin de despacho, debe pasar a travs del Planificador de Materiales,


quien debe verificar el requerimiento documental v/s sistema, para la posterior coordinacin
en terreno.

El despacho es realizado por el Operador Lostico quien entrega el material junto con una
impresin del documento contable extrado del sistema SAP que se registra como salida de
reserva diaria de materiales

Para aquellos requerimientos de carcter urgente, que no cuenten con reserva para su
retiro, se solicita a Jefe de Bodega su autorizacin mediante correo electrnico, con la
autorizacin respectiva, procedemos a realizar formulario provisorio de entrega, hasta que
se procede con su regularizacin en un plazo mximo de 2 das.

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En caso de la entrega con ORMT, la forma de proceder es exclusivamente para casos de


emergencia los fines de semana en caso de que existan problemas para generar la
respectiva reserva en SAP, y para materiales de excedentes de proyecto que no estn
inventariados en SAP.

Para poder realizar este tipo de entrega de materiales la solicitud debe venir aprobada por
el gerente general de turno o el nivel jerrquico superior presente en la faena, con copia al
gerente de lnea, gerente de administracin, director de abastecimiento y Jefe de bodega.

La persona que va a retirar debe llegar a bodega con la autorizacin respectiva y llenar el
documento ORMT (Orden de Retiro de Material de Trabajo) el cual como mnimo debe
contener los siguientes datos:

a. Lugar de Retiro (Bodega Supermercado, Patio 1, Patio 2, etc.)


b. Fecha de Solicitud
c. Centro de Costo y rea de procedencia
d. Cdigo del material
e. Descripcin del material
f. Cantidad
g. Nombre de Persona que autoriza
h. Nombre y RUT de persona que retira.

1.3.5. TRANSPORTE INTERNO

Esta etapa se desarrolla cuando el material, repuesto, insumo o equipo solicitado por el
cliente requiere ser trasladado desde las bodegas de la Divisin DRT al lugar que el cliente
indique. El traslado se realiza de acuerdo a equipos disponibles para el servicio.

El transporte interno es realizado de acuerdo a la coordinacin realizada por el planificador,


en donde debe coordinar con usuario interno, personal responsable en la recepcin y
descargo de los materiales (si aplica) as para evitar atrasos en el proceso.

El Planificador de Bodega entrega la siguiente informacin y documentos al Conductor:

Origen

Destino

Caractersticas de la carga

Fecha a realizar el traslado

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Solicitud de transporte.

Documento Reserva (cuando aplique)

Una copia de la solicitud de transporte (interno) la archiva el Planificador de Bodega para


evaluar posteriormente cierre de ciclo de entrega de materiales.

Con el objetivo de evitar derrames de sustancias peligrosas, el Operador Logstico y


conductor verifica las condiciones del medio de transporte. En caso que las condiciones del
medio de transporte no sean las ptimas para realizar el transporte de sustancias
peligrosas, se solicita corregir la condicin deficiente o corregir la estiba de la carga.

1.3.6. ENTREGA AL CLIENTE

Esta etapa consiste en el traspaso fsico al cliente de los materiales, repuestos, insumos y
equipos que han sido solicitados va SAP y que se registran como salida de reservas diarias
de materiales. Esta actividad puede ser desarrollada por quien realiza el transporte
(Conductor) o por el Operador Logstico en caso que el cliente retire directamente en las
bodegas de la Divisin DRT.

En caso de no aprobacin de los materiales por parte del cliente interno, se procede a
devolver el material Bodega, este debe ser formalizado mediante correo electrnico y la
entrega de documento firmado con su respectiva nota por parte del cliente interno (usuario).

Cada vez que se entreguen sustancias peligrosas al cliente, el Operador Logstico y/o
Conductor adjunta al material la ficha de seguridad correspondiente.

En caso de derrames o fugas de productos qumicos durante la entrega del producto al


cliente, el personal de abastecimiento acta de acuerdo a lo indicado en el instructivo GSE-
PRO-DRT-007, Procedimiento Recepcin, Almacenamiento, Despacho Sustancias
Peligrosas.

5.

1.3.7. TRATAMIENTO DE RECLAMOS POR NO CONFORMIDADES EN LAS


ESPECIFICACIONES

En los casos que los materiales entregados a los clientes no correspondan a las
especificaciones realizadas en los pedidos, convenios y otros, o transportista no porte las
HDS, HDST o el instructivo correspondiente, el Coordinador rea de Recepcin emite

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informe en Portal de Reclamos (ADD) lo revisa y enva al Gestionador de la GCAB, el que


posteriormente formaliza el reclamo al proveedor.

1.3.8. CENTRALIZACION DE FICHAS DE SEGURIDAD DE SUSTANCIAS


PELIGROSAS

El objetivo de estas fichas de seguridad es informar sobre los riesgos inherentes asociados
a estas sustancias, otorgando as, proteccin ms efectiva para la salud de los
trabajadores, medio ambiente y las instalaciones.

Las fichas de seguridad de sustancias peligrosas sern entregadas cada vez que se
despache un material catalogado como peligroso desde las bodegas de almacenaje a los
clientes de la Divisin DRT.

1.3.9. CONTROL DE EXISTENCIA DE INVENTARIOS

El Planificador de Materiales realiza las funciones de control de existencia de inventarios en


las bodegas de almacenamiento de la Divisin DRT de acuerdo a las distintas transacciones
de ingreso y egreso de materiales efectuadas en el sistema SAP.

Este control se realiza para comprobar la exactitud de las existencias fsicas con las
registradas en el sistema SAP y determinar el nivel de ajuste absoluto de inventario. Para
determinar este ajuste absoluto se llevara a cabo TIC Toma de Inventario Cclico a las
distintas Bodegas de DRT.

1.3.10. SUMINISTROS PIPELINE

El proceso de Almacenamiento tiene contratos por medio de una modalidad de suministro


continuo o Pipeline, que es un tipo de consignacin para el suministro estratgico en el cual,
el Proveedor puede estar instalado al interior de la Divisin y/o entregas directas,
generalmente, muy cerca del usuario para proporcionar los insumos y/o servicios requeridos
de forma oportuna.

1.3.11. CONTROL DE LOS ASPECTOS AMBIENTALES DEL PROCESO

Las operaciones desarrolladas en el proceso Almacenamiento y sus respectivos aspectos


ambientales, se encuentran identificadas y evaluados en el INVEC Ambiental del Proceso
Bodega, desarrolladas por el Asesor de Seguridad. Para asegurar el control de los aspectos
ambientales del proceso, se considera lo siguiente:

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Durante el desarrollo de las operaciones del proceso, se producen diversos tipos residuos
los que son depositados en contenedores para su posterior retiro y envi al Centro de
Tratamiento de Residuos de DRT.

Ante la ocurrencia de derrames potenciales de sustancias peligrosas, en cualquiera de las


etapas del proceso, el personal acta de acuerdo a lo indicado en el GSE-PRO-DRT-007,
Procedimiento Recepcin, Almacenamiento, Despacho Sustancias Peligrosas

Ante la ocurrencia de incendio en las instalaciones y/o equipos, el personal del proceso
acta de acuerdo a lo indicado en el procedimiento de emergencia establecido por nuestro
Mandante.

Para determinar las causas de ocurrencia de cualquiera de estos incidentes y de esta forma
definir acciones correctivas que permitan evitar la ocurrencia de incidentes similares, el Jefe
de Bodega, en conjunto con personal del proceso, acta de acuerdo a lo indicado en el
procedimiento de emergencia de Bodega DRT.

1.3.12. CONTROL DE LOS RIESGOS DE SEGURIDAD Y SALUD


OCUPACIONAL DEL PROCESO

Las operaciones desarrolladas en el proceso Almacenamiento, sus peligros y riesgos


asociados, as como las medidas de control de riesgos definidas, se encuentran en el
INVEC de Seguridad e INVEC de Salud Ocupacional del Proceso Almacenamiento. Para
asegurar el control de los riesgos del proceso, se considera lo siguiente:

Es obligatorio para todo el personal del proceso, usar todos los elementos de
proteccin personal sealados en el INVEC de Seguridad e INVEC de Salud
Ocupacional del proceso.

Ante la ocurrencia de derrames potenciales de sustancias peligrosas, en cualquiera de las


etapas del proceso, el personal acta de acuerdo a lo indicado en el GSE-PRO-DRT-007,
Procedimiento Recepcin, Almacenamiento, Despacho Sustancias Peligrosas.

Ante la ocurrencia de incendio en las instalaciones y/o equipos, el personal del


proceso acta de acuerdo a lo indicado en el procedimiento de emergencia utilizado
por nuestro mandante.

Para determinar las causas de ocurrencia de cualquier incidente a las personas y/o
bienes materiales del proceso y de esta forma, definir acciones correctivas que
permitan evitar la ocurrencia de incidentes similares, el Jefe de Bodega, en conjunto

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con personal del proceso, acta de acuerdo a lo indicado en el Plan de Emergencia


Incendio y Sismo ADM OUTPRO SPA.

6. REGISTROS

rdenes de compra.

Solicitud de transporte (externo o interno) de Material.

Boleta de pesaje.

Gua de despacho del proveedor / ASN.

Certificado de inspeccin de calidad.

HDS.

HDST.

Fichas de seguridad.

Hoja de salida o transferencia de mercanca.

Informe sobrante, mermas y/o daos.

Libro de obras del proveedor.

Reclamos por materiales entregados No Conformes.

Pruebas y certificacin bscula (Si aplica)

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7. EQUIPO DE PROTECCION PERSONAL

Casco de seguridad.

Calzado de seguridad en forma permanente.

Lentes de seguridad.

Guantes de cabritilla para el manejo manual de materiales.

Chaleco reflectante.

Traje trmico para estaciones invernales.

8. FLUJOGRAMA

Refirase a diagrama de flujo del proceso bodega DRT.

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9. RIESGOS Y MEDIDAS DE CONTROL.

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10. HISTORIAL DE MODIFICACIONES

Modificacin Identificacin de la modificacin Fecha


N

01 Edicin inicial 01.09.2013

02 Cambio de Administrador de Contrato 12.05.2014

03 Se incorporar ECF y Riesgos Crticos 17.02.2015

04 SIGO 01.03.2016

05 Se incorporan nuevos Riesgos y Medidas de 15-02-2017


Control.

11.

ANEXOS

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1.4. Anlisis de Riesgo de la tarea.

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