Mod2 Citndc

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Contenido
Pg. 3 Introduccin
Pg. 5 Lo primero: un plan de accin
Pg. 7 Las ganancias
Pg. 9 Invertir tu tiempo y esfuerzo de manera eficaz y eficiente
Pg. 11 Las bases para iniciar tu negocio
Pg. 15 Algunos aspectos importantes de tu nueva empresa
Pg. 18 Resumen
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Introduccin
Si has llegado hasta aqu, es normal que no tengas muy claro por dnde
seguir, que sientas un poco de preocupacin por la decisin que acabas de
tomar, y al mismo tiempo un gran entusiasmo por empezar a ver tus
resultados y tus ganancias.
Pero avanzar corriendo y con los ojos cerrados probablemente no te

conducir hacia donde quieres ir, y avanzar lentamente con miedo a los
resultados acabar con tu paciencia y tu optimismo. En cambio, si sigues
mis consejos en este manual, podrs ir hacia delante con la seguridad de
que vas por buen camino y de que sabes cules son los errores tpicos que
debes evitar para no desanimarte o fracasar.
Por supuesto que no voy a ofrecerte un proceso paso a paso de cada una
de las cosas que tienes que hacer, ya que si quieres ser un organizador de
eventos exitoso tienes que ponerte a trabajar y descubrir cmo hacer
muchas cosas por ti mismo.
Recuerdo que cuando empec mi empresa de organizacin de eventos

desde casa, no tena ninguna certeza sobre lo que iba a ocurrir. Saba que
tena un montn de cosas para hacer, pero la mayora de las veces no
tena idea de cmo, cundo o dnde empezar a hacerlas. As que comenc
a pedir las opiniones de otras personas con ms experiencia que yo, y
empec a leer todas las fuentes disponibles sobre gestin empresarial,
dado que prcticamente no existan materiales escritos sobre organizacin
de eventos especiales, y muchas veces simplemente descifr por m mismo
cmo hacer que algo funcionara.
Lo mismo tendrs que hacer t, pero con la gran diferencia de que cuentas
con este sistema, en donde te ofrezco sugerencias que funcionaron para m
y que tambin podran funcionar para ti, y donde te enseo tcnicas o
procedimientos que he desarrollado con esfuerzo a partir del conocimiento
y la experiencia, de la prueba y el ensayo, durante mucho tiempo. Sigue
leyendo, y vers que te sentirs ms confiado, liviano y tranquilo de que la

orientacin y los consejos de este mentor invisible te ayudarn a sealar el
camino correcto luego t tendrs que caminarlo.

Lo primero: un plan de accin
Trabajar como dueo de tu propia empresa desde casa implica cambios
sustanciales en tu vida, tu ambiente laboral y la manera en la que utilizas
el tiempo. En un empleo convencional, otra persona es la que define tus
horarios y la que fija tus metas y tus tiempos. Ahora t eres responsable
de todo; todo depende de ti y todo se trata de ti y lo que sabes y puedes
hacer para los dems: tus clientes actuales y potenciales.
De pronto tienes muchsimas cosas en las que pensar y muchas cosas para
hacer. Estars a cargo de generar oportunidades de negocio, de buscar
clientes potenciales, de cerrar las ventas y de producir eventos
espectaculares. En resumen: lo controlas todo en un 100%. Sin duda
tendrs que aprender a equilibrar tu vida personal y tus actividades
laborales especialmente en las primeras etapas por ser las ms crticas
para evitar sentirte abrumado en alguno de estos roles: no querrs que
nada se interponga en el camino para brindar a tus clientes el mejor
servicio posible, pero al mismo tiempo tampoco querrs que nada se
interponga en el camino para cuidar de tu familia.
Por consiguiente debes, sin excepcin, crear un plan sencillo que te ayude
a organizar las operaciones de tu empresa.
La palabra sencillo es ms importante de lo que crees en este consejo.

Segn mi experiencia, tener un plan slido es esencial para lograr el xito;
sin embargo, dedicar demasiado tiempo, energa y esfuerzo a la creacin
de un detallado plan de negocios integral y complejo, no es necesario en
las primeras etapas de tu negocio1 y no justifica la inversin. Ten cuidado
con la parlisis del anlisis: si pasas mucho tiempo analizando las cosas vas
a terminar paralizndote y eliminando las vas de accin que necesitas para
tener xito.
Por lo tanto, te recomiendo optar por un plan general de accin (con
nfasis en la accin), que sea prctico, eficaz y fcil de seguir.
Simplemente sintate, piensa en lo que quieres lograr y establece un
1 A menos que tengas planeando obtener un gran prstamo de un banco tradicional -seguramente te solicitarn que
presentes un plan de negocios detallado antes de evaluar tus posibilidades para el prstamo.

camino o estrategia clara y concisa a seguir a diario con el fin de alcanzar
tus objetivos finales. Debes ser muy, muy claro en tus objetivos y
asegurarte de que sean metas alcanzables y responsables que se puedan
lograr en un plazo lgico y realista.
De todos modos no tienes de qu preocuparte, ya que este curso incluye

un manual con todas las consideraciones para crear un plan de accin til y
viable. Pero eso lo puedes ver ms adelante en el manual Cmo
Desarrollar un Plan de Marketing.

Las ganancias
Seguramente una de las preguntas que ms te vienen a la mente al pensar
en convertirte en un organizador de evento, es todo acerca de tus posibles
ganancias.
Lo ms importante es darse cuenta de que no se puede esperar tener altos

ingresos muy pronto. En otras palabras, no comiences tu negocio de
organizacin de eventos con la idea de generar una gran cantidad de
ingresos de inmediato. Incluso las empresas ms exitosas rara vez generan
ingresos regulares al principio, y tu negocio de organizacin de eventos
probablemente no ser la excepcin. Al iniciar este negocio, hazlo con el
conocimiento y la expectativa de que va a tomar tiempo obtener
ganancias, as que por favor estate preparado para que as sea, y te
evitars sorpresas desagradables y estrs y preocupaciones innecesarias.
Requerirs ms que un par de semanas o incluso meses para percibir que

en realidad ests progresando positivamente hacia tus metas de negocio; a
veces ver resultados tangibles requiere incluso ms tiempo de trabajo duro
e incesante. La rentabilidad y el xito en cualquier negocio no ocurren
mgicamente, por lo que tu prximo paso ser verificar la realidad y ser
muy razonable a la hora de establecer cules son tus expectativas de
ingresos.
Es perfectamente normal que al principio sientas que todo es ms difcil y

que el negocio est evolucionando a un ritmo mucho ms lento de lo
esperado. El hecho es que puedes superar con xito la mayora de los
obstculos si elaboras un presupuesto adecuado de los gastos para la
puesta en marcha de tu emprendimiento y si tienes la mentalidad correcta,
lo que significa estar preparado para lo inesperado y para enfrentar los
desafos de una manera positiva y directa. Debes aprender a no detenerte
o rendirte frente a la primera dificultad. Asume el compromiso de dar el
primer paso y el siguiente paso y el prximo paso; sigue adelante, pase lo
que pase.

Si ests dando estos pasos por primera vez, te recomiendo especialmente
pensar sobre estas interrogantes:
Quieres realizar este negocio a tiempo completo o a tiempo parcial?
Cmo vas a mantenerte actualizado y dominar la actividad que has

elegido con el fin de tener xito en la industria de la organizacin de
eventos?
Cmo disears un logotipo y conseguirs los materiales impresos

para promover tus servicios?
Cmo disears y lanzars tu sitio web?
Cmo podran tus amigos ms cercanos y familiares ayudarte a

correr la voz sobre tu nueva empresa entre la gente que conocen?
Cmo invertirs tu tiempo y dinero de la manera ms efectiva para

lograr que tu negocio se conozca? Recuerda que lo ms importante
es mostrar lo que haces y cmo lo haces: cuanto ms expones tu
negocio a los clientes potenciales, mayores son tus posibilidades de
conseguir ms contratos.

Invertir tu tiempo y esfuerzo de
manera eficaz y eficiente
Como ya he dicho, en esta primera etapa no necesitas gastar tiempo y
dinero en crear un plan de negocios complicado. Esto no significa que no lo
necesitars ms adelante, pero ahora mismo lo que necesitas es empezar a
vender lo ms pronto posible; as que enfcate rigurosamente en dedicar
tu tiempo y tu energa en aquellas cosas que producirn ingresos en el
corto plazo.
Todo lo que hagas que tenga como objetivo cualquier otra cosa que no sea
ganar dinero, o cualquier actividad que realices que no genere ingresos, es
una prdida de tiempo en las primeras etapas de tu negocio. Por supuesto
que tendrs que hacer algunas cosas que no se refieren o que no te
dirigen a concretar una venta, como la planificacin y la formulacin de
estrategias, pero debes tener cuidado de no consumir tu tiempo en cosas
que a primera vista parecen valer el tiempo que les dedicas, pero que en
realidad son ms bien una distraccin, como por ejemplo:
Revisar tu lista de tareas pendientes repetidamente.
Disear y redisear tu logotipo varias veces.
Nombrar y cambiar el nombre de tu negocio varias veces.
Perfeccionar y efectuar cambios en tu sitio web de manera

interminable.
Organizar y reorganizar tu espacio de trabajo.
Configurar tu lista telefnica de marcacin rpida.
Establecer y cambiar tu sistema de archivos.
Todo el tiempo malgastado en este tipo de tareas deberas dedicarlo a

vender. No niego que estas actividades son importantes, pero s honesto

contigo mismo acerca de cunto tiempo realmente deberas dedicarles.
Reconoce qu cantidad de tu tiempo lo dedicas a tareas que realmente
generan ingresos y cunto a la simple planificacin de cmo los vas a
generar.
Tampoco caigas en la trampa de buscar cosas sin sentido para hacer, con
el fin de evitar empezar a trabajar cada da. Esto significa que te olvides de
la perfeccin. No te detengas a completar y a perfeccionar los detalles de
cada una de las tareas que dejaste inconclusas. Tienes que empezar desde
donde ests ahora y con lo que sea que tengas. No demores una venta
porque no tienes un sitio web; no te detengas porque no tienes un bonito
folleto de presentacin; no esperes a que todos los patos estn alineados...
dispara ahora para empezar a producir tus primeras ventas. S, es as de
simple: preprate, DISPARA y despus apunta, lo que significa: corrige
despus de disparar tus tiros y no al revs, como la mayora de la gente
cree.
Baja a papel todo lo que has investigado y define objetivos claros,

ambiciosos y realistas, y empieza a invertir todo tu tiempo en vender tu
idea de negocio a los clientes potenciales lo antes posible. Y siempre que
empieces a trabajar, permanece totalmente enfocado en el trabajo que
genera DINERO.

Las bases para iniciar tu negocio
Estudiemos cules son las bases para iniciar tu negocio de organizacin de
eventos. Las bases son las cosas especficas que debes, como mnimo,
tener en orden para iniciar y operar con xito tu negocio.
En primer lugar y lo ms importante: iniciar tu propia empresa de

organizacin de eventos requiere al menos algn capital inicial para
solventar los gastos iniciales de operacin; es un mito repetido que se
puede empezar sin nada de dinero. No necesitas una gran suma, pero s
necesitas el dinero suficiente para, al menos, hacerte cargo de los
siguientes aspectos:
Crear un espacio de trabajo en casa.
Abrir una cuenta de negocios en el banco.
Asegurar tu nombre de dominio, contratar un servicio de alojamiento

web, crear tu sitio web y configurar una cuenta de correo electrnico
utilizando tu nombre de dominio.
Contratar una campaa de publicidad inicial por Internet o en

Google.
Solventar gastos variados y necesidades pequeas.
Debes esperar gastar alrededor de 5.000 dlares desde un principio para

crear tu empresa y lograr que opere apropiadamente a tiempo completo.
Puede ser ms o puede ser menos, dependiendo de lo creativo y
econmico que seas, pero en la mayora de los casos este estimado es una
buena base para comenzar tus operaciones comerciales.
Si no cuentas con esta suma de dinero disponible, puedes evaluar algunas

opciones para conseguirla: puedes usar tus ahorros, solicitar un prstamo
bancario, recurrir a tus amigos para que inviertan algo de dinero, solicitar a

un familiar o amigo que te preste dinero, acudir a alguien que te ayude con
tus cuentas o, como ltimo recurso, utilizar tus tarjetas de crdito.
Una vez que consigas los fondos, ests listo para montar tu oficina en
casa. Lo primero entonces es establecer tu espacio de trabajo.
Debes identificar un espacio de trabajo adecuado en tu hogar y adaptarlo
para operar all tu negocio. Independientemente de si planeas trabajar a
tiempo completo o a tiempo parcial, necesitars privacidad para
concentrarte y enfocarte en las tareas. Para la mayora de las personas
esto significa disponer un espacio independiente que se dedicar
exclusivamente al negocio; en otras palabras, un espacio que est aislado
de la prisa y el bullicio del resto de tu vida cotidiana. Este aislamiento
autoimpuesto te permitir despejar tu mente y concentrarte en lo que
tienes que hacer cada da, as como mentalizarte de que al entrar en ese
espacio es hora de trabajar.
Tal vez crees que no es una buena idea trabajar desde tu casa, o no hay
suficiente espacio all para montar tu oficina. Te sugiero que no te
desanimes, que sigas adelante y que hagas lo necesario para disponer de
un espacio de todos modos, aunque sea pequeo, pues as te ahorrars los
gastos de alquiler, de servicios pblicos y de estacionamiento en una
oficina fuera de casa. Puedes utilizar divisores porttiles o reorganizar un
poco los muebles para separar una parte de tu sala de estar o comedor en
donde puedas trabajar.
Y no te traslades a otro lugar de inmediato; espera hasta sentirte cmodo

con la cantidad de ingresos que genera tu negocio para entonces s montar
tu oficina en un lugar diferente.
Cuando hayas definido cul ser tu espacio de trabajo, necesitars

equiparlo para que tu oficina pueda funcionar al 100%. Recuerda que es
muy fcil malgastar el dinero o comprar cosas que no son necesarias para
esta primera etapa. Te recomiendo hacer una lista de los artculos ms
bsicos que vas a necesitar y luego decidir cules comprar en base al
dinero disponible y al lugar en donde conseguirs la mejor relacin precio-
calidad.
Estos son los elementos bsicos que te recomiendo considerar:

Equipamiento de oficina: Computadora, telfono mvil (un PDA
preferentemente), escritorio, silla, impresora/fax/escner, archivador,
lmpara u otros tipos de iluminacin.
Respecto a la computadora, en lugar de comprar una nueva, te

sugiero tomar tu viejo equipo y actualizarlo. Si fuera necesario,
considera cambiar el procesador, la memoria RAM, la mother board
y/o aumentar el tamao del disco duro para conseguir la
funcionalidad que necesitas. De esta forma el costo podra ser mucho
menor que comprando un equipo completamente nuevo, aunque no
siempre es el caso; mejor investiga qu opcin es la ms conveniente
para ti.
En cuanto a una impresora, te recomiendo especialmente conseguir

un modelo que integre impresora, fax, escner y copiadora, todo en
un solo dispositivo. No tienes que comprar un modelo caro; dirgete a
una de las grandes tiendas de autoservicio en tu localidad y podrs
encontrar un surtido de equipos totalmente funcionales por un precio
bastante razonable, o tambin puedes encontrar una oferta muy
buena. Recuerda adems, que las tecnologas de este tipo vienen
cambiando a un ritmo acelerado; lo que hoy es lo ltimo en el
mercado, en unos pocos meses ser simplemente un producto ms,
as que no malgastes tu dinero en la compra de un equipo demasiado
caro, sobre todo al principio.
Tampoco inviertas demasiado dinero en el mobiliario en una primera

instancia. No busques lo ms moderno creyendo que es lo mejor;
elige muebles de oficina usados pero en buen estado, que puedes
adquirir en tiendas de consignacin y almacenes de cosas usadas por
mucho menos dinero que lo que cuestan nuevos, y sern igual de
funcionales para tus necesidades iniciales. O busca algunos muebles
que puedas tener archivados en la cochera o en el stano y que
puedan serte de utilidad: sillas, lmparas, estanteras, etc.
En lo que s te recomiendo gastar un poco ms de dinero, si puedes

hacerlo, es en una buena silla de oficina. Busca una silla firme y

cmoda, que te brinde el soporte y la comodidad necesaria para
pasar una buena cantidad de tiempo sentado trabajando.
Material de oficina Pizarrn blanco, agenda, bolgrafos, papel,

diccionario, diccionario de sinnimos, engrapador, clips,
portadocumentos.
Programas de computadora - Procesador de textos, hojas de

clculo, presentaciones.
Lnea telefnica comercial independiente
Servicio de Internet
La regla general a la hora de equipar tu espacio de trabajo es asegurarte

de que sea cmodo para ti. No puedo enfatizar lo suficiente la importancia
de tu comodidad personal, sobre todo en momentos difciles, de mucho
trabajo, o cuando un trabajo en particular se vuelve estresante. Coloca
fotos de tu familia y mascotas, o psters/cuadros con imgenes que te
agraden, para que tu espacio sea ms personal y confortable. Estos
pequeos detalles te ayudarn a convertir tu oficina en tu bunker
personal y tu laboratorio de ideas.
Algunos aspectos importantes de tu

nueva empresa
Estas son algunas recomendaciones para que tu empresa funcione mejor:

1. Crear y mantener un sitio web
2. Construir una lista de clientes a partir de tu sitio web
3. Aceptar tarjetas de crdito
4. Contar con una cuenta de comerciante
5. Enviar archivos grandes a travs de la web
6. Crear hojas de clculo en Excel
7. Aprender a crear y ofrecer presentaciones en PowerPoint
1. Crear y mantener un sitio web
En la actualidad esto no es muy difcil de hacer porque hay

muchos sitios excelentes en Internet de construccin de sitios
web, tales como Microsoft Office Online, entre otros. Una vez que
hayas creado tu sitio web y est en funcionamiento, puedes llevar
visitas incluyendo la URL en todo lo que haces, desde tus tarjetas
de presentacin, la publicidad, los mensajes de correo electrnico,
etc.
2. Construir una lista de clientes a partir de tu sitio web
Puedes incluir en tu sitio web casillas opcionales que capturen el

nombre y la direccin de correo electrnico de los clientes
potenciales que visitan tu sitio web y eligen brindarte su direccin
de correo electrnico con el fin de suscribirse a tu boletn
informativo, registrarse en tu lista de correo, descargar
determinados archivos o documentos, etc. Tambin puedes
instalar un sistema rpido y fcil de auto-respuesta como
www.Aweber.com que responda automticamente a las consultas
por correo electrnico con mensajes predeterminados segn t lo
definas.
3. Aceptar tarjetas de crdito
Que tu negocio no acepte tarjetas de crdito es una desventaja

frente a la competencia. Hoy en da cada vez ms empresas,
grandes y pequeas, estn utilizando tarjetas de crdito o tarjetas

de dbito como el mtodo preferido de pago para todo tipo de
productos y servicios. Si no aceptas tarjetas de crdito, es
probable que algunos de tus clientes potenciales no hagan
negocios contigo. Hay una serie de servicios excelentes
disponibles que permiten a las empresas pequeas aceptar
tarjetas de crdito (PayPal, Google Checkout, etc.) a cambio de
una pequea cuota por transaccin.
4. Contar con una cuenta de comerciante
La manera ms tradicional, y desde mi punto de vista la mejor, de

trabajar con tarjetas de crdito es establecer una cuenta de
comerciante a travs de tu banco o cooperativa de crdito. Esta
manera puede ser un poco ms costosa que la mencionada en el
punto anterior, pero la ventaja es que cuando tus clientes pagan
con una tarjeta de crdito, la transaccin pasa a travs de tu
propia cuenta de comerciante y no a travs de una plataforma de
pago como PayPal, Google Checkout, etc. Adems, tener tu
cuenta de comerciante contribuye a que tu empresa se vea
legtima y slida ante los ojos del cliente, brindndoles
tranquilidad y confianza.
5. Enviar archivos grandes a travs de la web
Muchos proveedores de correo electrnico ponen lmites al tamao

de los mensajes que pueden ser enviados o recibidos a travs de
sus sistemas. Esto significa que puede ser difcil anexar
documentos grandes a los e-mails y que lleguen al destinatario. Si
normalmente tienes archivos grandes para enviar (como los
archivos con muchos grficos) entonces considera el uso de uno
de los servicios en lnea como www.YouSendIt.com para enviar
estos archivos de gran tamao. Te ahorrar a ti y a tus clientes
muchos dolores de cabeza al evitar que sus casillas de correo se
saturen o se bloqueen debido a un archivo adjunto demasiado
grande.

6. Crear hojas de clculo en Excel
No tienes que ser contador o economista para usar un programa

como Excel para crear hojas de clculo. Una opcin muy til es
crear hojas de clculo para extraer automticamente los datos de
otras hojas de clculo y documentos, reduciendo muchsimo el
ingreso manual de la informacin.
7. Aprender a crear y ofrecer presentaciones en PowerPoint
Preparar una buena presentacin es una excelente manera de

comunicar ideas a tus clientes con el fin de ayudarlos en sus
procesos de decisin y al final del camino concretar el negocio.
Power Point es la herramienta de presentacin ms poderosa
disponible. Puedes crear presentaciones de todo tipo, imprimir las
diapositivas para repartirlas, utilizar la seccin de notas mientras
das tus presentaciones, e incluso incluir imgenes, video o sonido
de manera estratgica dentro de la presentacin.
Resumen
Comprende y adptate a los cambios, retos y recompensas producto
de operar tu propia empresa de organizacin de eventos desde casa.
En esta primera etapa del negocio, NADA es ms importante que

hacer todo lo necesario para empezar a producir ingresos.
Concentra tu tiempo y energa en el tipo de trabajo que realmente

produce ingresos, en vez de invertirlo en una excesiva planificacin,
revisin, formulacin de estrategias y organizacin.
Es hora de empezar a hacer las cosas; no hay nada que reemplace a

la accin decisiva. No entres en pnico, enfcate y avanza
decididamente hacia tu meta.

Es muy importante ser realistas: no te predispongas al fracaso por
definir metas muy altas para un perodo muy corto de tiempo.
Te tomar tiempo y energa transformar tu negocio de un mero

sueo a una realidad estable, rentable y slida.
Mi orientacin y asesoramiento te mantendr enfocado, empujando

continuamente hacia adelante, y siempre, siempre con los ojos fijos
en tus metas.
Recuerda ser proactivo e ingenioso, y en el camino tambin te

convertirs en un maestro en la improvisacin de soluciones para un
sinnmero de problemas.
Para tener xito en este negocio o en cualquier otro, tienes que estar
preparado, es decir, tienes que contar con las habilidades personales,
el conocimiento y los recursos para saber qu hacer y qu no hacer.
Todo depende ti, y bastante bueno nunca es suficiente. As que
convirtete en un experto: conoce tu producto, tu audiencia, tu
competencia y los recursos de los que dispones para entregar
eventos inolvidables; y asegrate de ofrecerles a tus clientes siempre
lo mejor, desde el producto final hasta cada uno de los detalles que
conforman el proceso desde la primera reunin con tu potencial
cliente hasta la conclusin del proyecto y, si te entregas al 100%,
probablemente hasta un prximo evento!

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Estos son los elementos bsicos que te recomiendo considerar:

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