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Desarrollo de un sistema de informacin para el manejo administrativo de las operaciones

comerciales de Distribuciones L y C Dorada

Andrs Morales Uribe, moralesuribea@gmail.com

Ana Carolina Daza Salinas, carotina_daza@hotmail.com
Luis Alberto Contreras Torres, lualconto152@hotmail.com
Mara Denis Marn Ramrez, yeny.camilo@hotmail.com

Tecnlogo en anlisis y desarrollo de sistemas de informacin

Instructora-vocera: Elsa Paola Mora Holgun, Magster (MSc) en Ciencias de la informacin y las
comunicaciones

Servicio Nacional de Aprendizaje

Tecnologas de la informacin y las comunicaciones gestin de la informacin
Anlisis y desarrollo de sistemas de informacin
Colombia
2017
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Tabla de contenido
1 Planteamiento del problema .......................................................................................................... 3

2 Justificacin ................................................................................................................................... 5

3 Objetivos ....................................................................................................................................... 7

3.1 Objetivo general ......................................................................................................................... 7

3.2 Objetivos especficos.................................................................................................................. 7

4 Alcance .......................................................................................................................................... 8
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1 Planteamiento del problema

Distribuciones L y C Dorada se encuentra ubicado en el municipio de La Dorada (Caldas). Es un

negocio cuya actividad econmica consiste en la distribucin de bebidas gaseosas y no gaseosas
de la marca Glacial, a otros negocios como: supermercados, tiendas, discotecas, bares, restaurantes,
ventas de comidas rpidas e incluso en los hogares que requieran de sus productos; todo a travs
de una fuerza de ventas.

Sin embargo, el negocio siempre ha manejado de manera rudimentaria las operaciones, dificultando
as la administracin y el manejo de la cadena de operaciones en la distribucin de los productos
mencionados previamente.

Hay falta de sistematizacin, organizacin y unificacin de los datos y la informacin en todas las
cadenas de procesos del negocio, debido a que la empresa no cuenta con bases de datos de
informacin precisa, veraz y actualizada como: clientes, ruteros, ventas por vendedor, ventas por
referencia, control de mantenimientos de equipos o vehculos de distribucin, compras peridicas,
gastos peridicos, adems de que no se puede realizar el manejo administrativo desde cualquier
ubicacin geogrfica.

Como se indic la informacin que poseen es superficial, no est resguardada en ningn lugar y se
toma a mano; lo que genera dificultades en el manejo ptimo, eficaz y gil, que podra drsele al
negocio. Esto se ve reflejado en que los informes necesarios para mantener actualizada la ruta de
gestin y administracin se realizan en base a aproximaciones, experiencias, ideas o decisiones
personales; lo que sin duda genera que la compaa pueda tener mayor crecimiento del que ya ha
tenido; lo que igualmente ha desencadenado otra serie de problemas como el hecho de que no estn
logrando la consecucin de objetivos superiores, y que dentro de la cadena de procesos del negocio
no se puede identificar tan fcilmente el origen de posibles problemas que se presenten en la
cadena, y por consiguiente no se pueden programar las tareas que permitiran mejorar algunas
funciones especficas de quienes estn a cargo de las operaciones.
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El no solucionar los problemas mencionados previamente genera inquietud e intranquilidad a

quienes estn encargados de su administracin, debido a los diversos procesos logsticos que se
desarrollan, y en razn a que estos son ejecutados por varios empleados que tienen competencia
funcional limitada a ciertas reas, es decir, no tienen acceso a todas las reas operacionales
manejadas por la empresa; de lo que se desprende que aun teniendo acceso a una eventual solucin
a un problema dentro de la cadena logstica, el ignorar o no saber cabalmente dnde est ubicado,
de qu tipo es, hacia dnde va la operacin con defectos y en general el proceso de distribucin
(que es el objeto social de la compaa), genera equivocaciones en la toma de decisiones, y del
mismo modo podra tambin ser la causa de despidos de personal, mal servicio, cambio de equipos
de transporte y distribucin innecesariamente e incluso como medida extrema llegar al punto de
tener que vender o cerrar el negocio.
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2 Justificacin

Actualmente estamos en una era digital en el que la disposicin de la informacin y los datos para
un negocio, empresa u organizacin es requerida en tiempo real y desde cualquier ubicacin
geogrfica. Adems, la digitalizacin y sistematizacin de los datos y la informacin en la cadena
de procesos de cualquier negocio, permite y favorece para desarrollar las operaciones de una
manera ms concreta, eficaz y organizada; lo que trae consigo mltiples beneficios para la
compaa, pues le permite contar con una organizacin que le d un mayor control sobre sus
operaciones, gastos, ingresos, egresos, flujos de caja, materias primas, inventarios y dems
elementos involucrados. Igualmente permite la unificacin de todas las reas de trabajo y asimilar
los objetivos corporativos de manera global como organizacin y no solo desde el cumplimiento
individual de metas.

En este sentido la realizacin del proyecto del desarrollo de un sistema de informacin para el
manejo administrativo de las operaciones comerciales de Distribuciones L y C Dorada, le permitir
al personal encargado de las operaciones administrativas la digitalizacin y sistematizacin de las
bases de datos de la informacin requerida en el control y manejo de sus clientes, productos y la
distribucin de estos. De igual manera les dar el control absoluto sobre toda la cadena de procesos
en la distribucin de los productos, har posible el realizar un adecuado direccionamiento en los
objetivos y metas en cuanto a la productividad, toma de decisiones administrativas y comerciales,
inversin de capitales y dems acciones que conlleva la ejecucin de procesos logsticos y
administrativos exitosos. Adicionalmente les permitir identificar el posicionamiento del negocio
en el contexto en el que se ubica su mercado actual y potencial, generando indicadores de hacia
dnde pueden apuntar respecto a factores como: competencia comercial, ofertas, demandas, gustos
entre los productos, y la situacin econmica y financiera del negocio

Tambin se busca que cada una de las reas o dependencias involucradas en la cadena de
distribucin de los productos, puedan suministrar a travs del sistema en tiempo real, los datos y la
informacin que tienen a su cargo, permitiendo as el desarrollo en conjunto de las operaciones de
una manera ms optima y eficaz. Finalmente, los vendedores o asesores comerciales podrn a
travs del sistema ingresar en tiempo real los pedidos o productos solicitados por los clientes,
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permitiendo que el negocio pueda organizar desde este punto la distribucin y as prestar un
servicio de calidad.
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3 Objetivos

3.1 Objetivo general

Desarrollo de un sistema de informacin para el manejo administrativo de las operaciones

comerciales de Distribuciones L y C Dorada, para sistematizar y organizar las bases de datos y
dems informacin que pueda generarse dentro de los procesos administrativos y comerciales de
la empresa.

3.2 Objetivos especficos

Digitalizacin y sistematizacin de la base de datos con la informacin relacionada tanto

de los clientes como de los tems relacionados en la cadena de distribucin de los productos.
Desarrollar un sistema con conexin a internet, que permita al usuario el acceso al sistema
empresarial en cualquier instante de tiempo y desde cualquier ubicacin geogrfica.
Contar con un sistema que realice la recepcin de los datos y que suministre los informes o
estadsticas necesarias y que sean solicitados por el usuario.
Implementar dentro del sistema mecanismos o procedimientos que permita el manejo
contable sistematizado de las finanzas del negocio.
Ejecutar como funcin en el sistema de informacin el control y manejo sobre los
inventarios.
Estructurar esquemas que ayuden al sistema de informacin a generar organizacin de la
logstica en la distribucin de los productos.
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4 Alcance

El software tendr la intervencin tanto de empleados de la parte administrativa como del personal
de ventas, quienes se constituirn en usuarios del sistema; al mismo tiempo estos ltimos a travs
de alguna opcin u aplicacin solicitarn los pedidos de mercanca para ventas o para gestionar
compras en las cantidades requeridas.

La digitacin de la informacin y creacin de las bases de datos har posible que se pueda de
manera concreta, eficaz y en tiempo real no solo ingresar datos, efectuar compras, resolver PQRS,
sino que tambin podr contribuir sustancialmente a mantener organizada la informacin referente
al personal (especialmente en lo referente a pagos de salarios, seguridad social, incapacidades,
etc.), ejecutar proyecciones de ventas ms acordes con el mercado y la situacin de la empresa,
generar el aumento del listado de clientes y dar mayor rendimiento tanto en la productividad de la
empresa como en la mejora de las condiciones laborales en las que se halla el personal que hace
parte de la planta de empleados de la organizacin.