Facultad de Contabilidad y Administración

Trabajo de Investigación: Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima
Presentan:

Ing. Joel Hernández Ochoa Lic. Elba Kalinka Rocha Ramírez L.A.E. Joaquín Carrillo Hidalgo L.A.E José Luis Torres Mora Lic. Antonio Radillo Urista

L.A.E Miguel Angel Jacobo Briceño

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Facultad de Contabilidad y Administración INTRODUCCION
Actualmente, los sistemas informáticos se han constituido en las herramientas más poderosas para materializar uno de los conceptos más vitales y necesarios para cualquier organización empresarial, los sistemas de información de la empresa. Sin embargo esto no es exclusivo de las organizaciones empresariales, ya que más del 80% de los habitantes de los países desarrollados utilizan computadoras a diario, ya sea en su trabajo o en su hogar. Las computadoras han permitido un rápido desarrollo de otras tecnologías, como la robótica y las telecomunicaciones. Puede decirse que han cambiado radicalmente nuestra forma de vivir. Una fusión explosiva del video, el audio, el teléfono y la computadora en base a este proceso se encuentra la nueva capac idad de transformar toda comunicación en información digital. De enviarlas a través de las líneas telefónicas o cable, de almacenarla mediante software. Nuevos alambrados de fibra óptica, nuevas técnicas de conmutación, y nuevos desarrollos en la informática están creando la están creando la "Supercarretera de la Información". El prototipo de esta supercarretera es Internet, que es una red global de computadoras. Internet se creó en 1969, cuando se conectaron entre si la redes del Ministerio de Defensa de los Estados Unidos de Norteamérica, diversas instituciones tradicionales como universidades y agencias del gobierno sino también de empresas privadas, bibliotecas, hospitales, escuelas, oficinas y residencias. Efectivamente, mucho dinero viene siendo puesto en el desarrollo de páginas WWW (World Wide Web) y se difunde la esperanza de que el comercio electrónico vía Internet traiga oportunidades compensadoras para nuevos negocios en escala mundial. Algunos de estos sistemas, efectivamente, ya como la automatización de bancos, hacen parte del cotidiano de las personas agencias de viaje, correo electrónico, tele conferencias, periódicos en cuanto que otras ganan espacio y velocidad en su electrónicos, etc. Expansión como son los casos de la automatización de oficinas, el acceso a datos de las administraciones públicas y sus gastos, etc. existe una cantidad creciente de

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Maestría en Administración 3 . que tiene como fin permitir al alumno que se encuentra en alta en el ciclo escolar vigente consulte sus calificaciones parciales y sus calificaciones de semestres pasados según el plantel y la carrera que estudia. no se ha quedado exenta de este desarrollo y ha sobresalido en distinto ámbito en el tema de referencia. mercadotecnia. suplementos de periódicos impresos. Esperamos que este sitio te sea de utilidad. Esta forma de SI para áreas funcionales. mostramos la estructura organizacional desconcentrada. donde explicamos la forma desconcentrada de la estructura organizacional de la Universidad... muestra de ello es el Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima (SICEUC). aplicaciones para el soporte de oficina y departamentos y requerimientos únicos para decisiones concretas.Facultad de Contabilidad y Administración revistas. frente a los SI globales que son menos flexibles. En el presente trabajo. y será el diseño de las relaciones y el trasvase de información de estos subsistemas de actividades. el primer tema que abordamos es el de la evolución de la Universidad de Colima. La Universidad de Colima al ser una institución de educación superior joven y vanguardista. de transacciones. desde el punto de vista de la estructura funcional. los SI se forman alrededor de las funciones de la empresa (personal. En un segundo apartado.) y cada una de estas funciones comprende actividades en los tres niveles.. mostramos los resultados que obtuvimos la de investigación que realizamos sobre el señalado sistema. los que configuren el SI de la empresa. programas de televisión y toda suerte de medios de difusión haciendo promoción de estas nuevas o portunidades y sus capacidades casi ilimitadas. En cualquier organización existen distintos tipos de SI. es el modelo más extendido de evolución de los SI dentro de la empresa. donde presentamos la evolución organizacional de nuestra Alma Mater. producción. Para ello se debe estudiar el impacto que se produce entre los departamentos y la organización de forma conjunta. así como la organización que tiene actualmente el SICEUC. buscando crear los SI más útiles que se adapten a los existentes en ese momento dentro de la organización. tomas de decisiones administrativas y estratégicas.

Por último presentamos los últimos avances y perspectivas que tiene el SICEUC. Maestría en Administración 4 . describimos el hardware y software con que cuenta el SICEUC para su operación. así como la forma como funciona en los planteles y delegaciones regionales.Facultad de Contabilidad y Administración En el apartado de las generalidades del SICEUC.

..............16 Procesos de los planteles en el SICEUC...............................................20 Método para el desarrollo del SICEUC......................................................................................................................................22 Maestría en Administración 5 . 5 Antecedentes del SICEUC...........Facultad de Contabilidad y Administración Índice Introducción..............................................................................................................................17 Proceso de las delegaciones regionales en el SICEUC.......................................................................................14 Generalidades del SICEUC.................................................... 4 Historia de la Universidad de Colima......... 2 Índice ..............................................12 La organización del SICEUC ...................................14 Hardware y software del SICEUC ................................................................................................................................................11 Estructura Organizacional de la Universidad de Colima......................................................................................15 Funcionamiento del SICEUC................... 22 Prospectivas del sistema...........................................................................................................................................................20 Procesos complementarios .........................................................

teniendo en cuenta las posibilidades del Maestría en Administración 6 . en positivas realidades las conquistas revolucionarias y había de ser la filosofía del régimen cardenista la tónica en que se gestaran los objetivos y la acción de la universidad que estaba por crearse en Colima Gobernaba en el estado el entonces Gral. como el mismo lo expresara en su primer informe rendido ante el H. Congreso local. lleno de fe y entusiasmo y compenetrado de la importancia de sus funciones. llamo a colaborar con él a un distinguido colimense. Lázaro Cárdenas. el profesor Rubén Vizcarra Campos. el 16 de septiembre de 1940. que antes había desempeñado el cargo de senador de la república como destacado elemento de la entonces llamada “ala izquierda” de la Cámara Alta y llegó al gobierno de su Estado natal. a quien le encomendó él la elaboración de un proyecto para la fundación de un instituto de estudios diverso a la Normal que ya existía. animado de sus mejores deseos de servir al pueblo. en México. el cumplimiento de su plan sexenal consolidaba.Facultad de Contabilidad y Administración HISTORIA DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA Los inicios de la Universidad Popular de Colima Transcurrían las postrimerías del gobierno del Gral. Pedro Torres Ortiz. Preocupado desde el principio de su gestión por el problema de la educación popular.

Oficial mayor de la propia secretaría. se separaron de la universidad algunas Escuelas y solo quedaron dependientes de la misma: las secundarias 1. Lic. Ing. y Escuela de Apicultura. El proyecto fue presentado en una reunión convocada por el gobernador. Arq. nombró al quinto rector. José S. Gobernador del Estado. Arnulfo Pérez H. y 3. correspondió a los C. bajo la dirección del Ing. a inaugurar la Universidad Popular de Colima. de los cuales solo uno discrepó. Benítez. mediante una ceremonia que presidio el C. Escuela de Auxiliares de Contabilidad y Taquimecanógrafos.Facultad de Contabilidad y Administración erario y los requerimientos de la juventud. venir a Colima el día 16 de septiembre de 1940. la Mecánica Agrícola. fundó la secundaria No. La universidad promovió la educación de los adultos con la fundación inmediata de cuatro centros nocturnos de educación popular mediante labor social de los estudiantes y los maestros para asegurar inscripción y asistencia: Miguel Hidalgo. Escuela de Enseñanza Domestica. Prof. y en el primer año de trabajo (1940-1941) que inició el 7 de 0ctubre. el 1º de Noviembre de 1955 y por Maestría en Administración 7 . las Normales de maestros. funcionaron las siguientes escuelas: Escuela Secundaria y Normal. El gobierno del Lic. El Secretario de Educación Pública. el Prof. Alfonso Parra. Miguel Gómez Sandoval nombrado el 1 de enero de 1944. En septiembre de 1948. Altamirano. Escuela de Enfermería y obstetricia. Escuela de Educadoras para Jardines de Niños. Rodolfo Chávez Carrillo. La Universidad de Colima La administración del C. fungiendo como segundo rector el Prof. que siguen funcionando hasta la actualidad. el Prof. Juan Hernández Espinosa. Gonzalo Vázquez Vela. la de enfermería y la de comercio. Escuela de Farmacia. 3 en Manzanillo y el 2 de enero de 1945. 2. Fue designado como primer rector de la naciente institución. Benito Juárez e Ignacio M. la preparatoria. Gregorio Torres Quintero. Manuel Gudiño (1943-1949). con la representación presidencial. en un total de 48. a la que asistieron representantes de todas las “fuerzas vivas” de Colima.

modificó el nombre de esta casa de Estudios. ya que ese día se inauguró el PRIMER CURSO d la Escuela de Leyes. En esta misma fecha se designa como 9º rector al doctor Salvador González Ventura y poco después acrecentó el patrimonio universitario con el edificio Maestría en Administración 8 . y escuelas Técnicas que con 14 secundarias. que quedó Universidad de Colima. 50. otorgándole autonomía y convirtiéndola así. al margen de dependencias gubernativas y disposiciones burocráticas. Derecho. La autonomía de la Universidad de Colima Los francos cauces por donde ahora transcurría la vida de la Universidad. Francisco Velazco Curiel. Comercio. expidió la ley orgánica de la Universidad de Colima. se publicó el decreto número 110 del Congreso del Estado que ordenó la creación de la ESCUELA DE LEYES.Facultad de Contabilidad y Administración decreto No. hoy FACULTAD DE DERECHO. dependiente de la Universidad. en sus niveles medio y superior. se abre una página nueva para los anales de la Historia de Colima en su panorama cultural. en un “organismo público para adquirir y administrar bienes y que tiene por fines impartir la enseñanza preparatoria y la profesional. Congreso del Estado. Enfermería. El 2 de agosto de 1958. y extender con la mayor amplitud. este órgano legislativo. nacida por impulso generoso del gobierno estatal del Ing. Gobernador Lic. la iniciativa correspondiente. por decreto No. El 17 de septiembre de 1958. los beneficios de la cultura superior”. Arquitecto Rodolfo Chávez Carrillo. En el ejercicio de 1960-61 funcionaron un bachillerato en Colima y otro en Manzanillo y las escuelas de: educadoras. tuvieron dos efectos: mejoramiento de la calidad de los egresados y una bien orientada inquietud del sector estudiantil y del cuerpo director y docente para desarrollarse con libertad. según su articulado. PRIMERA e ESCUELA PROFESIONAL creada en nuestra Universidad. Fue así como el propósito de obtener autonomía unificó a toda la comunidad universitaria y a la federación de estudiantes colimenses presentó al C. sumaban 22 escuelas dependientes de la Universidad con 2554 alumnos. fomentar la investigación científica y social principalmente en relación con los problemas estatales y nacionales. de fecha 25 de Agosto de 1962. 88 de fecha 27 Agosto de 1960. en el Periódico Oficial del Estado de Colima. y turnada esta al H. de Bellas Artes.

Contabilidad y Administración. Enfermería 1. El 20 de septiembre de 1966. seis representantes de catedráticos y ocho de alumnos. allí se instalaron las escuelas que entonces funcionaban: Bachillerato Único. dentro de la Escuela de Contabilidad y Administración. Bachillerato Único de Manzanillo. Enfermería 1. En sesión del H. Consejo de fecha 2 de junio de 1972 se aprobó el Estatuto de Pensiones para el personal de la Universidad y el 20 de junio de 1972 se suprimió la Escuela de Mecánica Automotriz y en su lugar se creo un Bachillerato Técnico Maestría en Administración 9 . se clausuró la Escuela de Enseñanzas Técnicas y se crearon las escuelas de Agricultura que pasó a Tecomán con la carrera de Técnico Agrícola y la de Mecánica Automotriz. Contabilidad y Administración. que empezó a funcionar en el año electivo 19671968. el consejo aprobó y fue fundado el Bachillerato No. que quedó integrado por los directores de las escuelas siguientes: Bachillerato Único de Colima. Escuela de Enseñanzas Técnicas. según acuerdo del H. Consejo Universitario de esa fecha el que a su vez desapareció el 31 de julio de 1974. 3 en Tecomán y el día 30 de Noviembre del mismo año. con la carrera de técnico automotriz que concluyó su funcionamiento el día 20 de junio de 1972 al transformarse en bachillerato técnico. la Técnica agropecuaria en Tecomán. y los Bachilleratos Únicos de Manzanillo y Tecomán. 99. por acuerdo del consejo. Derecho. auxiliar de contabilidad en Colima. Relaciones Sociales Internacionales y Ciencias Sociales.Facultad de Contabilidad y Administración ubicado en la calle Niños Héroes No. y Derecho. El 1º de septiembre del mismo año se fundaron las escuelas de contabilidad y administración. En sesión de Consejo de fecha de 11 de agosto de 1971. El 24 de Octubre de 1963 se constituyó el H. y la Escuela de Artes. Congreso universitario. se aprobó la denominación de Escuela de Ciencias Sociales a la de Derecho. El 19 de junio de 1967 el Consejo Universitario aprobó la creación de la carrera de Licenciado en Administración de Empresas. así como un representante del personal administrativo.

11 en Minatitlán. 17 en Comala. ambos con voz pero sin voto. El C. El 14 de junio de 1974. con la carrera de Médico Veterinario Zootecnista. En agosto de 1975. se crean los Bachilleratos No.Facultad de Contabilidad y Administración dependiente del Bachillerato 1 y fue aprobada la creación de la Escuela de Ingeniería. 12 en Cuauhtémoc. No7 de Armería y No 10 de Manzanillo. como presidente de Debates y el segundo como relator y fedatario. con las carreras de Licenciados en Administración Pública. para continuar después en la Universidad Autónoma del Estado de México cualquiera de esas carreras hasta concluirla. 146. ingeniero topógrafo y geodesta y físico matemático. el propio Consejo aprobó la creación de las escuelas de Economía con las carreras de Licenciado en Economía y Finanzas. Rector y el Secretario General fungirían. 8 de la Ley Orgánica de la Universidad que estableció paridad con el Consejo Universitario. y No. El día 24 de noviembre de 1979. No. No. del Consejo Universitario. La Escuela de Derecho y Ciencias Sociales Maestría en Administración 10 . la Escuela de Medicina Veterinaria y Zootecnista. No. En la sesión del 25 de agosto de 1978. la Escuela de Ciencias Políticas y Sociales. pues en lo sucesivo el C. Gobernador Pablo Silva García. el Consejo Universitario aprobó la creación de la Escuela Superior de Ciencias de la Educación. en Sociología y Trabajo Social. 18 en Coquimatlán. 13 de Ciencias Sociales En Colima. de fecha 29 de diciembre de 1972. con cursos intensivos y financiamiento propio. el primero. 8 y la escuela de Enfermería 2 en el puerto de Manzanillo. de acuerdo con el cual fue reformado el artículo No. se acordó la creación de la Escuela Superior de Agricultura en Tecomán y las escuelas de Medicina en Colima. 4. El 25 de junio de 1976. y el No. en Ciencias Políticas. se acordó la fundación de los Bachilleratos No. la Maestría en Docencia y los Bachilleratos No. ingeniero mecánico electricista. expidió el decreto No. 6 de Tecomán. en Villa de Álvarez. con la salvedad de que en Colima se cursarían los cuatro primeros semestres como tronco común de las carreras de ingeniero civil.

En la sesión efectuada por el Consejo Universitario el día 16 de diciembre de 1980. 14 de Ixtlahuacán. 22 de Quesería. como parte de una desconcentración administrativa. el H. con Licenciatura en Oceanología. y la Técnica Mecánica Agrícola e Industrial en Tecomán. prensa y relaciones publicas. en Colima. En esta misma fecha. El 26 de igual mes el Instituto Universitario de Investigaciones Jurídicas. el Consejo aprobó la transformación de los departamentos del área administrativa de la Universidad de Colima. el No. 76. El 1 de octubre se instituye el Bachillerato No. en Cerro de Ortega y No. deportes. el día 18 del mismo mes. 20. 19. el 2 de marzo de 1981. enseñanza agropecuaria. Manzanillo y el 15 del mismo mes el Centro Universitario de Investigación Científica y Tecnológica. de fecha 14 de noviembre de 1980. en Tecomán.Facultad de Contabilidad y Administración quedo como Escuela de Derecho. coordinación académica y superación profesional. en las direcciones de generales de servicios escolares. enseñanza tecnológica. La desconcentración organizacional e la Universidad Mediante decreto No. El 17 de marzo se crean los Bachilleratos No. servicio social. Congreso del Estado expidió la Ley Orgánica de la Universidad de Colima. se acordó la fundación de la escuela Superior de Ciencias Químicas. 23 de Santiago. se acordó la creación de la Escuela Superior de Ciencias Marinas. También se funda el 14 de septiembre el Instituto Universitario de Bellas Artes de Colima. Por acuerdo del propio Consejo Universitario asentado en el acta del 25 de junio de 1980. Maestría en Administración 11 . registro y control de personal y control presup uestal. se crea la Delegación Regional N° 1 en el municipio de Manzanillo. planeación. 16 de Villa de Alvarez y el No. la Escuela de Letras y los Bachilleratos No. difusión cultural. El 20 de mayo el Consejo aprobó la creación de las escuelas de Ingeniería Mecánica y Eléctrica. Para tener un mayor control en la aplicación de la administración.

Maestría en Administración 12 . 24. El 30 de agosto de 1983 se establece la Escuela Superior de Enfermería y el 13 de septiembre se instauran las escuelas de Arquitectura. el Bachillerato No. El 30 de enero de 1984.Facultad de Contabilidad y Administración El 15 de noviembre se crea la Delegación Regional N° 2 en el municipio de Tecomán y el Centro Universitario de Capacitación. en el municipio de Manzanillo Se crea el 1 de febrero de 1988 el bachillerato No. Se funda el 27 de agosto de 1987 el Instituto Universitario de Bellas Artes de Manzanillo y se crea. y de Contabilidad y Administración en Tecomán y Ma nzanillo. El 20 de septiembre de 1986 se crea la Escuela de Ingeniería Electromecánica de Manzanillo. 28 en Camotlán de Miraflores. separando la carrera de Psicología de la Facultad de Medicina. El 4 de enero de 1982 se crea la Delegación Regional N° 1. 5 con sede en la Cd. con sede en el municipio de Coquimatlán. Se crea. 27 de Santiago. de Villa de Álvarez. Col. con el nombre de Escuela Técnica de Enfermería y los días 9 y 16 del mismo mes se crean los centros universitarios de Investigación en Ingeniería y el de Investigaciones Biomédicas. como parte de la desconcentración administrativa se crea la Delegación Regional No. Adiestramiento y Asesoría Técnica y la Oficina de Patrimonio Universitario en la ciudad de Colima. el 10 de septiembre se crea el Bachillerato No. el 1° de septiembre. en Colima. de Colima y Número 2. el 31 de marzo se fusionó en una sola las Escuelas de Enfermería 1. respectivamente y el 11 de mayo se crea el Centro Universitario de Investigación en Ciencias Básicas. se crea la Escuela de Trabajo Social. El 31 de mayo de 1996. de Manzanillo. en el municipio de Manzanillo y el 2 de mayo queda establecida la Delegación Regional N° 4. en la comunidad de Madrid. el 1 de agosto de 1990 la Escuela de Psicología.

Facultad de Contabilidad y Administración El 16 de febrero de 1999.. en 1986 se inició la descentralización administrativa y con ello la estructuración por delegaciones regionales a fin de dar una atención directa a los planteles educativos. tanto en los planteles como en las 5 Delegaciones Regionales • Patrimonio Universitario A partir de 1998. para llegar al diseño de un nuevo sistema y emigrar a otra plataforma de trabajo y que pudiera funcionar. 26 en Ixtlahuacán. cuyo objetivo principal fue la de que las universidades públicas del país desarrollan un Sistema Institucional de Información Administrativa. se crea el Bachillerato Técnico No. ANTECEDENTES DEL SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA (SICEUC) En el año de 1979 se inició el Sistema de Control Escolar Automatizado en la Universidad de Colima. Actualmente la totalidad de planteles trabajan bajo este nuevo esquema. Maestría en Administración 13 . conformado por cuatro módulos: • Recursos Humanos • Control Escolar • Contabilidad. que superó los servicios escolares que se venían otorgando en forma manual. por el incremento en la población escolar. Letras y Comunicaciones y Contabilidad y Administración campus Colima). la Secretaría de Educación Pública implemento un programa al que denomino PRONAD. se inició el análisis de los procesos escolares existentes. Col. así como la Facultad de Telemática. Con las exigencias de una demanda mayor de dichos servicios. Para 1995 surgió una nueva versión programática de dicho sistema que rebasa este esquema de automatización y que ahora es identificado como SICEUC para sistema operativo MS-DOS con el fin de hacer efectiva la descentralización de servicios escolares de las delegaciones a los planteles. Para 1996. es así que en marzo del 2000 se puso en funcionamiento de prueba el nuevo sistema de control Escolar basado en una arquitectura cliente en la etapa de implementación solo se puso en marcha la nueva versión del SICEUC en el Bachillerato Técnico Numero 1 y 2.

cuyo objeto principal es descentralización administrativa de la Rectoría y demás Órganos de Gobierno de la Universidad. académicos-administrativos y administrativos. así como en la aplicación de las políticas de carácter general. con el propósito de lograr homogeneidad y una buena organización administrativa del desarrollo y ejecución de los procedimientos académicos.Facultad de Contabilidad y Administración ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA En la década de los 80’. establecidas estas últimas en base a las zonas geográficas del estado. se estableció una estructura orgánica y funcional por centros de trabajo de los niveles medio superior y superior. la universidad cuenta con una estructura organizacional desconcentrada a través de siete coordinaciones generales y cinco delegaciones regionales. De esta manera. adaptable a las necesidades de cada una de ellas. Simbología AutoridadLineal AutoridadStaff AutoridadFuncional Separación de órganos centrales y desconcentrados Organigrama Estructural General Desarrollo Institucional Desarrollo Institucional Febrero de 2001 Regulativas Regulativas Normativas Normativas Control Control Operativas Operativas Maestría en Administración 14 .

para el Desarr. las dependencias que realizan una función regulativa al interior de la institución. presentaremos la forma en que se agrupan las dependencias de la institución. de Investigación y Des. 3 Delegación Regional No. de Vídeo Didáctico y Televisión Educativa Centro de Producción de Medios Didácticos Centro Nacional Editor de Discos Compactos Dirección General de Recursos Humanos Dirección General Obras Materiales y Servicios Dirección General de Posgrado Dirección Gral. de Investigaciones Biomédicas Centro Univer. ya que estas. de Orientación Educativa y Vocacional Centro Univer. de Investigación en Ciencias Básicas Centro Univer. de Investigaciones en Ciencias del Medio Ambiente Centro Universitario de Investigación en Ingenierias Centro Univer. 2 Delegación Regional No. están agrupadas en dos secciones. esta todas las dependencias que se encargan de normar la conducta y trabajos al interior. de Planeación y Desarrollo Institucional Dirección General de Relaciones Públicas Autoridad Staff Autoridad Funcional Universidad de Colima Separación de órganos centrales y desconcentrados Dirección General de Titulación y Registro Profesional Dirección General de Información Unidad de Organización y Métodos Contraloría General Unidad de Organización y Métodos Organigrama Estructural General Abril de 1999 Secretaría General Coordinación General de Docencia Coordinación General de InvestigaciónCientífica Coordinación General de Extensión Universitaria Coordinación General de Apoyo al Desarrollo Social Coordinación Gral. En la primera sección podemos encontrar.Facultad de Contabilidad y Administración En el anterior esquema. de Estudios de Genero Centro Univer. una subclasificación de acuerdo al función que se desarrolla. en el tercer orden. del Patrimonio Cultural Universitario Coordinación Gral. de Servicios y Tecnologías de Información Coordinación General Administrativa y Financiera Dirección General de Educación Media Superior Dirección General de Intercambio Académico y Becas Centro Univer. donde se agrupa la parte sustantiva del la institución como son los planteles. en un segundo nivel. de Investigaciones Sobre la Cuenca del Pacífico Dirección General de Publicaciones Centro Univer. encontrándose en primer termino las áreas que se encargan marcar la pauta par el desarrollo institucional. de Investigaciones Sociales Dirección General de Difusión Cultural Dirección General de Deportes y Actividades Recreativas Centro Univ. la primera que es el apartado de las dependencias responsable de las administración institucional y una segunda sección. de Capacitación Adiestramiento y Asesoría Técnica Centro Universitario de Apoyo a la Productividad Dirección General de Museos y Galerías Dirección General de Servicios Bibliotecarios Dirección General de Servicios Telemáticos Tesorería General Contaduría General Dirección General de Educación Superior Dirección General de Servicio Social Centro Universitario de Investigaciones Jurídicas Centro Univer. En la segunda sección se presentan las dependencias encargadas de coordinar el cumplimiento de las funciones y por ultimo la parte operativa. 5 Bachilleratos Escuelas y Facultades Bachilleratos Escuelas y Facultades Bachilleratos Escuelas y Facultades Instituto Universitario de Bellas Artes Bachilleratos Escuelas y Facultades Bachilleratos Escuelas y Facultades Maestría en Administración 15 . de Investigaciones Oceanológicas Centro Universitario de Investigaciones Vulcanológicas Delegación Regional No. Sustentable Dirección General de Radio Centro Univer. Agropecuario Centro Univer. 1 Delegación Regional No. que serán los planteles universitarios. 4 Delegación Regional No. de Est. Comisiones •Hacienda y Presupuesto •Relaciones Laborales •Técnica Pedagógica •Honor y Justicia •Reglamentos •Patrimonio Universitario Consejo Universitario Rectoría Simbología Autoridad Lineal Dirección Gral.

que organigrama de la Coordinación no se refleja. con los requerimientos del PRONAD. en donde se encuentran reflejadas la existencia de siete coordinaciones y cinco delegaciones regionales en las que se desconcentran las funciones y responsabilidades en la institución LA ORGANIZACIÓN DEL SICEUC Desde su inicio la coordinación del SICEUC. estuvo ubicada organizacional mente como un programa de la Rectoría. en virtud de que se considera un área de la propia. a partir de 2002 pasa a depender de la Coordinación General Administrativa y Financiera.Facultad de Contabilidad y Administración La estructura organizacional de la universidad esta representada a través de un organigrama general. 3. Coordinación General Administrativa y Financiera Tesorería General Contaduría General Dirección General de Recursos Humanos Dirección General Obras Materiales y Servicios Cabe mencionar. sin embargo. pero físicamente se encontraba en la Delegación Regional No. Maestría en Administración 16 . estructural y mixto.

solicitud de certificados de estudio. SICEUC es un área dependiente de la Coordinación Administrativa y Financiera mismo que se encuentra ubicado en el edificio administrativo de la institución. cambios de escuela. la coordinación del SICEUC. así como la definición de las diferentes bases de datos de éste como punto de partida para la operación del SICEUC. mismo que se encuentra instalado en cada uno de los planteles para llevar a cabo el control de la información. cada Delegación Regional cuenta con un operador del Módulo Escolar. pagos de servicios. Hardware y Software del SICUEC En sus inicios. Rafael Valadez Meneses GENERALIDADES DEL SICEUC El Sistema de Control Escolar de la Universidad de Colima. entre otros aspectos. Sin embargo. la supervisión y mantenimiento del Sistema recae en la Coordinación General Administrativa y Financiera. fue la responsable de coordinar la operatividad del SICEUC y una de sus funciones principales fue la de proporcionar a cada escuela los programas que contienen la información referente a sus alumnos. a partir de que se nombra un coordinador de operar el SICEUC. De la misma forma. agilizando así los procesos escolares. con ello se facilita a los planteles la toma de decisiones en los servicios básicos de inscripción. corresponde al MC Hugo Alfonso Barreto Solís. Maestría en Administración 17 . mejor conocido como SICEUC. quién es apoyado por el Ing. en las que cada una maneja sus propias actividades enlazadas por el logro de un objetivo común. es un software desarrollado 100% al interior de la institución. sin embargo. Esto significa que el sistema abarca dos entidades (Delegación-escuela). el que entre sus funciones tiene la responsabilidad de asesorar y salvaguardar el funcionamiento de su región. la Delegación conservo en su módulo de cómputo el manual del usuario. conocimiento de situaciones académicas. 3 (Colima).Facultad de Contabilidad y Administración Actualmente. la Delegación Regional No. Cada escuela cuenta con un manual de operación del SICEUC que de manera rápida y sencilla le informa sobre los procesos implicados en la administración escolar de su plantel. con información de los programas para instalar dicho sistema.

así como la compilación de los mismos fueron: ♦ ♦ ♦ ♦ ♦ PC con procesador 486 Disco duro de 350 Mb 4 Mbytes en RAM Monitor Super VGA Impresora de 15 Pulgadas Pero. es así que en marzo del 2000 se puso en funcionamiento de prueba el nuevo sistema de control Escolar basado en una arquitectura cliente servidor conformado por windows 2000 server como sistema operativo. se inició el análisis de los procesos escolares existentes. SQL SERVER 7. Para darle mantenimiento al SICEUC. para llegar al diseño de un nuevo sistema y emigrar a otra plataforma de trabajo. el coordinador del sistema maneja lo siguiente: HARDWARE • • • • • • 4 MAQUINAS DELL PROCESADOR PENTIUM II 350 MH 64 MB RAM DISCO DURO DE 5 GB TARJETA DE RED FAST ETHERNET SOFTWARE Maestría en Administración 18 .0 como motor de base de datos. se utilizo la técnica UML (UINIFIED MODELING TECHNIQUE) que es una técnica para usar lenguajes estándar para representar los diferentes aspectos de un sistema.Facultad de Contabilidad y Administración Inicialmente los programas se diseñaron para poder funcionar en una LAN (red) o en modo Monousuario (PC) y los requerimientos mínimos para su ejecución. en que se empiezan los trabajos para establecer un Sistema de Información Institucional Administrativaza. Para el desarrollo del sistema de información del SICEUC.0 y la red universitaria como carretera de la información. a partir del año 1998. el cliente desarrollado en Visual Basic 6.

Procesos de los planteles en el SICEUC Los procesos más importantes que efectúa el plantel dentro del SICEUC son: Maestría en Administración 19 . Los requerimientos mínimos para que los planteles puedan operar el SICEUC es de que cuenten con conexión a la red universitaria o vía moden a la Delegación Relativa. El sistema está protegido del acceso de usuarios ajenos a él. quien es la encargada de verificar que los datos de cómputo coincidan con los datos impresos en papel. que todas las Delegaciones Regionales cuentan con un Servidor Porlian 1600. PARA LENGUAJES DE PROGRAMACION. SERVIDOR PARA BASE DE DATOS ACCESS.Facultad de Contabilidad y Administración • • • MICROSOFT SQL SERVER 7. Actualmente.0. cada plantel trabaja en forma independiente ajustándose a las actividades calendarizadas que delimita la Delegación. además se les proporciona una clave. Cabe señalar. quien de manera dinámica transfiere una copia a las escuelas. Ellos tienen grupos bajo su control y opciones para el manejo de la información con determinadas restricciones.0 ANTES 5. de tal manera que requiere de visitas frecuentes del operador del módulo de cómputo. los complementa el plantel con documentación oficial que debe remitir a dicha Delegación. y tiene restringidos algunos archivos que son indispensables para su adecuado funcionamiento. PARA BASE DE DATOS LOCALES VISUAL BASIC 6. Éstos último. La Delegación es la encargada de conservar la información real de los alumnos. así como procesadores igual o mayor a PENTIUM III. éstos cuentan con una lista de usuarios que pueden ingresar al sistema. así como conexión con todos los planteles a través de la red universitaria o en su defecto vía moden. Funcionamiento del SICEUC U na vez instalado el SICEUC en los planteles. quien tiene a su cargo proveedor de la información necesaria y llevar datos escolares a la Delegación.

esto consiste. Maestría en Administración 20 . Este sistema nos permite la captura de ingresos por concepto de cualquier pago. que si por alguna razón el operador del sistema emite un recibo que tiene algún error. al mismo tiempo. 3. el sistema no permite este proceso. permitiéndonos determinar el semestre y el grupo. Esto es. y con ello toda la acción que el mismo generó. Las inscripciones y reinscripciones son ejecutadas desde el plantel. así como cancelar recibos. el sistema nos permite un servicio en línea. por sus siglas). Asimismo cuenta con varios tipos de reportes: Inscripciones: Es un reporte que nos permite obtener un listado de todos los alumnos que han sido dados de alta. esto crea un vínculo con otro subsistema de la Universidad como lo es el Sistema Contable Administrativo y Financiero (SICAF. éste puede ser cancelado y al mismo tiempo desaparecido el dato capturado. realiza un análisis de sus calificaciones para ver si el alumno se encuentra en forma regular. 4.Facultad de Contabilidad y Administración 1. lo cual genera un archivo de recibos consecutivos para cada plantel. Además nos permite conocer qué recibos se le han emitido al alumno durante el semestre y la descripción de cada uno de ellos (conceptos por los que fue expedido). En reingreso. Para primer ingreso el sistema cuenta con la opción para organizar a cada escuela proporcionándole un rango de números de matrícula para que éstas puedan dar el número de control a un alumno de manera inmediata cuando éste proviene de una institución ajena a la Universidad. de lo contrario al alumno se le respeta dicho número. 2. le muestra de manera inmediata los motivos de su situación irregular. ya que de lo contrario. en que al momento de reinscribir al alumno. Listas de asistencia: Es la relación de alumnos por grupo y semestre para el control de asistencia por parte del catedrático. Además nos permite consultar toda la información escolar de un alumno de manera directa e inmediata.

Actas de regularización: Es un reporte de los alumnos que presentarán examen de regularización. Formato de evaluaciones parciales: Es la lista de alumnos que están inscritos en el sistema y sirve para que el maestro capture la calificación de cada evaluación parcial. Actas de extraordinario: Es un reporte de los alumnos que presentarán examen extraordinario. Este reporte le permite al alumno conocer sus calificaciones reales tal y como fueron capturadas para hacer las aclaraciones convenientes cuando proceda. Esto es importante. mismo que se da al catedrático para la captura de calificaciones. ya que éste es el inicio del registro académico a través de la captura de las calificaciones por el encargado de la escuela.Facultad de Contabilidad y Administración Análisis de calificaciones: Nos permite ver el historial de las calificaciones de un alumno en todos sus semestres anteriores en la escuela donde estudia actualmente. a diferencia de los anteriores reportes. ya que este proceso no es realizado por las escuelas. Formato de alumnos irregulares: Nos permite obtener un reporte por grupo y semestre de los alumnos que tienen pendiente(s) alguna(s) materia(s) de semestres anteriores. colocando la Maestría en Administración 21 . Concentrado de calificaciones: Nos muestra un reporte por semestre y grupo de los alumnos y la calificación de cada materia. Éste lo envía el plantel a la Delegación para su captura. Formato de alumnos a ordinarios: Es un reporte por grupo y semestre de todos los alumnos que no exentaron y deben presentar examen ordinario. Verificador de evaluaciones parciales: Es un reporte por grupo y semestre que muestra a todos los alumnos del grupo con su respectiva calificación de todas las materias.

7. 5. tanto por semestre como por carrera. código de barras. y holograma de 6. esto carecerá de validez oficial. Contiene formatos para generar cuadros estadísticos de información de los diferentes esquemas que se requieren. ninguna calificación sea alterada. únicamente el personal autorizado de la escuela puede modificar las parciales en el sistema. procedencia. Plantilla de materias: Nos muestra el nombre del catedrático que imparte cada materia. 8. evaluaciones parciales.Facultad de Contabilidad y Administración calificación por cada evaluación parcial y examen ordinario. Si por alguna razón las calificaciones de semestre anterior (históricos) son alteradas. Catálogo de profesores: Nos muestra una lista de los profesores que imparten clases en cada escuela. estadísticas. como son el de inicio de cursos. mejores promedios. ya que la Delegación cuenta con la información real de respaldo. de tal manera que las bases de datos sobre las escuelas son continuamente modificadas. También cuenta con la opción de bloqueo de captura de calificaciones sobre las evaluaciones parciales con la finalidad de que al término de cada parcial. escuela. Al término del semestre se obtiene un reporte oficial de calificaciones finales que la Delegación envía a los planteles como testimonio del registro académico. edades. asimismo nos señala el promedio de cada materia. lugar. el cual debe ser validado por directivos para estar en condiciones de emitir las boletas de calificaciones definitivas. Incluye el servicio de credenciales para los estudiantes. En tanto no se haga el bloqueo de captura. 9. Seleccionar una impresora dentro del catálogo para que cada escuela tenga un buen funcionamiento de su impresora. La Delegación concentrará siempre la información oficial dando al plantel la función de consulta. documento que tiene los datos escolares del alumno. y dicha información es actualizada cada semestre. fin de cursos. Maestría en Administración 22 .

optimizando el espacio físico y los recursos humanos de las Delegaciones. Mantener la información oficial de las escuelas El sistema administrativo por la Delegación responsabiliza a ésta de la información real. Mediante este instrumento. Procesos en la Delegación del SICEUC Instalar el sistema en la escuela La Delegación debe instalar este sistema en las escuelas correspondientes. Le asiste también la función de asesorar a nivel de plantel a los manejadores del sistema para asegurar su adecuado funcionamiento. utilizando lectoras de rayos láser que descodifican el número de control del estudiante contenido en el código de barras. 10. cualquier dato modificado en esta instancia será actualizado en forma oportuna en la escuela correspondiente. a través de la recuperación de imágenes por medios electrónicos. mismo que hará efectiva la automatización de los servicios escolares. ésta se encargará de actualizarlos en las escuelas correspondientes. la Universidad estará en posibilidades de emitir un servicio de “certificación de documentos” con calidad de original. Actualizar datos y asesorar al sistema de la escuela La responsabilidad de la Delegación es que la escuela trabaje con la información más completa. Contempla un tratamiento innovador a los documentos oficiales del alumno mediante el archivo electrónico de los mismos. a la vez. agilizándose dicho proceso. responsabiliza al alumno del resguardo y manejo de su propia documentación. Modificaciones a datos de alumnos La forma de hacer modificaciones fuera de periodos le corresponde a la Delegación. además de promover que el sistema sea aplicado en aquellos planteles que no han sido integrados al nuevo esquema de trabajo. entre otros. culturales y deportivos. Con ello.Facultad de Contabilidad y Administración seguridad infalsificable. Maestría en Administración 23 . los alumnos y algunos de los centros universitarios de trabajo podrán accesar a la información no restringida del sistema. en este sentido. pero a este nivel y en forma periódica se va a alimentar de los datos capturados por la escuela durante el semestre activo.

Para estos trámites se requieren solicitudes por escrito de los planteles y se efectúan posteriormente a los cierres oficiales que marcan las Delegaciones: se representan por capturas equivocadas por parte de los planteles. Inscripciones de reingreso por convalidación. 4. Cambios de carrera o área. Maestría en Administración 24 . la Delegación estará en posibilidades de accesar la información al sistema y el alumno se obligará a cubrir los costos por trámites en el plantel. Este trámite se efectúa al ser aprobado por las escuelas correspondientes siempre y cuando el alumno cubra los requisitos. Rectificación de calificaciones de alumnos. la Delegación estará en posibilidades de accesar la información al sistema y el alumno se obligará a cubrir los costos por trámites en el plantel. 3. lo cual garantiza seguridad en el manejo de trámites administrativos que no son comunes para las escuelas y que merecen trato a nivel de autoridades escolares especializadas. planes y programas. boletas. Teniendo el acuerdo de convalidación que expiden las Direcciones de Educación Media Superior y Superior. Esto obedece –en gran parte. y se controla desde las Delegaciones.Facultad de Contabilidad y Administración Expedición de documentos oficiales: certificados. credenciales.a la reglamentación escolar vigente que obliga a controlar documentación en forma directa desde las Delegaciones. estos son: 1. 2. entre otros documentos. Procesos complementarios Existen servicios escolares que no operan en línea pero que son parte importante para el control de datos de los alumnos. materias. rectificaciones o revisiones solicitadas por alumnos. Inscripciones de nuevo ingreso por revalidación. Estos son procesos complementarios del sistema que se manejarán con base en la reglamentación escolar vigente. Una vez que se apruebe el acuerdo de revalidación parcial de cualquier carrera a nivel bachillerato o profesional. Este servicio implica modificar en cómputo archivos de datos referentes a escuelas.

7. Se requiere contar con documentos que sean impresos desde las Delegaciones debido al proceso de validación oficial. para lo cual se requiere que la Delegación sea quien lleve estos controles. 6. dado que no están calendarizados de manera unánime y presentan necesidades particulares.Facultad de Contabilidad y Administración 5. 8. certificados de estudios. Archivo electrónico de documentos. actualizando de manera inmediata la información en los planteles. Este servicio requiere de tratamiento de equipo de cómputo especializado existente en las Delegaciones. credenciales. Trámites de titulación. como son: boletas de calificaciones. Impresión de documentos oficiales. así como medios especiales de almacenamiento de información. entre otros documentos. Este servicio requiere la actualización de datos del alumno (dando de baja los anteriores). 9. el plantel ya cuenta con los datos del nuevo semestre. debido a que este examen queda calendarizado al inicio del siguiente semestre. ya que ésta es la instancia que valida el haber cubierto los créditos de una carrera profesional. Posgrado. Implica la revisión especializada de los documentos y la autorización para presentar examen profesional de la Delegación. Captura de exámenes de regularización. Actualmente este servicio se controla desde las Delegaciones debido a la dinámica de los programas que desarrollan los planteles. 10. y para entonces. certificación de actas de examen profesional. Corresponde a la Delegación efectuar la captura de los datos por exámenes de regularización que efectúa el plantel. Método para el desarrollo del sistema de información del SICEUC Al momento de la entrevista nos sorprendió encontrarnos con la novedad de que el proceso de plantación de los sistemas de información del SICEUC no se Maestría en Administración 25 . Registro de alumnos repetidores.

el esfuerzo requerido. lo que permitirá simplificar la solicitud de los servicios no sólo escolares. apoyos al SICAF. Maestría en Administración 26 . esto con la finalidad de que la Universidad cuente con un soporte integral de la información escolar y que las instancias obtengan los beneficios directos del sistema para el procesamiento de los datos que incluyen los sistemas particulares de las dependencias. incluye mayor seguridad en el tratamiento de l documentos oficiales por digitalización y la identificación del estudiante con tarjetas de código de barra. deportivos y culturales. el sistema deberá trabajar en línea directa. la persona entrevistada nos informo que si se tomaron en cuenta factores importantes tales como: estimación del tamaño del proyecto. posgrados. la calidad en su desarrollo. Para una segunda etapa en la que los planteles y las Delegaciones se deberán conectar a la red administrativa. así como el costo requerido.Facultad de Contabilidad y Administración documentó el desarrollo del proyecto. De la misma forma el SICEUC deberá continuar trabajando con la información de nuevos módulos de información que requieren los planteles y que siguen manejando fuera del sistema como son: cursos propedéuticos. así como enlazar al SICEUC con otros subsistemas de información universitaria que manejan dependencias como la Dirección General de Planeación. la duración. Ahora el alumno recibe los servicios donde os solicita. sino bibliotecarios. Prospectiva del sistema La Universidad de Colima cuenta con un sistema de control escolar que permite a los planteles obtener información oportuna y accesible. las Direcciones Generales de Educación Media Superior y Terminal. Las Delegaciones contarán con un servidor para depositar su información. así como su conexión con las escuelas para que éstas cuenten con el equipo necesario para enlace con dicha red. sin embargo. Educación Superior y Posgrado.

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