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P

ara explicar los clculos que deben


llevarse a cabo, iremos proponiendo
Definiendo el
Contexto
algunos datos, que aunque de carcter
demostrativo, tratan de ser lo ms
ajustados posible a la realidad.

DATOS

Tamao de la empresa: 50 personas


Documentos gestionados/da: 100 documentos
No de armarios archivadores: 3 archivadores
Dimensiones de los armarios archivadores: Ancho 41cm, Alto 104 cm, Fondo 50 cm
Personas que trabajan gestionando estos documentos: 2 personas
Personas que necesitan encontrar documentos para la realizacin de su labor diaria: 10 pers.

Nota: Todos los trabajadores de este ejemplo cobrarn el Salario Mnimo Legal Vigente en Espaa, de 641,10 .

PASO 1: Determinar los Costes del Sistema Actual


Determina los costes reales de mantener tu sistema documental en papel, para ello, ten en cuenta costes como los
siguientes:

* La persona del ejemplo se encuentra cobrando el salario mnimo legal vigente (SMLV).
* El coste de las contribuciones a la SS en Espaa segn la normativa vigente puede variar de un 32 a un 35%.
* Segn estudio de PriceWaterhouse Coopers (Tiempo estimado que tarda una persona archivando un documento en
un sistema de archivo de documentos en papel bien estructurado).
* En el calculo de los metros cuadrados necesitados se toma en cuenta tambin el espacio requerido para abrir los
cajones del armario.
* En Madrid en 2010 segn Cushman & Wakefield Consultora Inmobiliaria.

Para simplificar los clculos de costes, hemos obviado el coste de tener que volver en muchos casos a generar o
recuperar un documento perdido (por ejemplo, ponerse en contacto con un proveedor para ver si puede enviar una
copia de la factura, volver a elaborar un informe extraviado, etc).

No obstante, sera interesante que hicierais una aproximacin ms completa de lo que puede significar en trminos de
dinero la prdida de documentos.

Incluyendo al menos estos costes, ya podemos hacer una estimacin bastante cercana de cuanto le cuesta a la empresa
seguir trabajando con un sistema documental en papel.
Gestionar documentos en papel tiene para esta empresa un coste estimado de 14.915,23 euros al ao
Una cifra nada despreciable que la empresa debe soportar ao tras ao.

PASO 2: Estimar Los Beneficios Del Nuevo Sistema


Haz una estimacin de los beneficios que la empresa obtendra con el nuevo sistema de digitalizacin. Recuerda que
para escoger el sistema que mejor se adecue a las necesidades de la empresa tendris que considerar mltiples
factores, como el tipo de documentos que se van a digitalizar (estructurados o no estructurados), la posibilidad que
os brinda la solucin de captura de trabajar con lotes de documentos, qu procesos se pretende automatizar y la
tasa de precisin que la herramienta de digitalizacin ofrece.

Para saber ms sobre como escoger una buena solucin de captura pregntanos por otros artculos como:
6 Pasos Para Liberar A Tu Empresa Del Papel
Comparativa de Herramientas de Captura

Continuemos. Vamos a suponer que la empresa del ejemplo elige un sistema como Athento para almacenamiento y
captura de toda su documentacin, junto con un escner Fujitsu fi6130 capaz de digitalizar de 40 a 80 pginas
por minuto.

Con el nuevo sistema, el proceso para gestionar cada nuevo documento recibido sera el siguiente:

1. Una persona se encarga de poner los documentos en el escner.


2. Athento recibe los documentos en una carpeta monitorizada.
3. Athento aplica tecnologa semntica y otras para reconocer cada documento en la carpeta monitorizada.
4. Athento extrae la informacin relevante de cada tipo de documento.
5. Athento guarda de manera digital el documento en el sitio que le corresponda segn su tipologa.

Como puedes ves, en el caso de Athento, la intervencin de una persona en el proceso de gestin de un nuevo
documento se limita a colocarlo en el escner. Este es uno de los beneficios cruciales que hay que cuantificar. Otro
factor fundamental son las tasas de acierto, pues si el sistema no es capaz de reconocer un documento o extraer sus
datos, una persona tendr que hacer el proceso de manera manual.
Calculemos pues, en primer lugar, el tiempo que van a utilizar con el nuevo sistema los dos empleados gestionando
documentos:

*Este tiempo est calculado para 80 documentos que en el caso del ejemplo es el nmero de documentos mximo
que procesa el escner. Una persona se tarda 30 segundos colocando un lote de 80 documentos en un escner.
La extraccin de datos y clasificacin manual, se calculan a partir de las tasas de acierto, si el sistema hace bien su
trabajo slo un 98% de las veces, en el 2% de las veces una persona tendr que llevar a cabo el trabajo de manera
manual.

Beneficios

Reduccin costes por tiempos ahorrados en trabajo del personal 8.981,54

Sigamos considerando otros beneficios, esta vez aquellos costes que nos ahorramos eliminando gastos de
almacenamiento fsico.
* Al almacenarse de manera digital la informacin los costes de alquiler de espacio se reducen a 0.

Athento posee una caracterstica denominada Autottaging que reduce el tiempo de bsqueda de documentos
mantenindolos accesibles agrupados mediante categoras en una nube de tags. Encontrar documentos mediante
este mecanismo reduce el tiempo de bsqueda a 15 segundos por documento (en promedio). Vamos a calcular el
beneficio usando esta herramienta de bsqueda de documentos.
Con el nuevo sistema documental sobre Athento, la empresa del ejemplo gastara
14.722,73 euros menos.

PASO 3: Saber Cundo Se Recuperar La Inversin


Ya estamos cerca de poder calcular el ROI de nuestro proyecto de digitalizacin; pero antes, por supuesto,
necesitamos saber cul es la inversin que vamos a llevar a cabo.

* No es obligatorio, pero si aconsejable contratar un servicio de soporte por los aos siguientes al de la inversin.
Estos precios son aproximados y podrn variar segn componentes aadidos o requerimientos de desarrollos
especficos.

Una vez sepamos la cuanta de la inversin, podremos proseguir a calcular la tasa de retorno de la inversin. Vamos
a hacerlo con un lmite temporal de 5 aos.
Para estos clculos se ha considerado que se tarda un mes y medio para poner Athento a pleno rendimiento, por lo
tanto, durante el primer ao slo se generan ahorros 10,5 meses. En estos datos se puede observar como, a partir
del 2 ao la inversin se ha recuperado al completo.

Un ROI de un 87% significa que hemos hecho una gran inversin,


no slo recuperando el dinero invertido, sino tambin produciendo
beneficios.
La solucin que escoja S afecta mi ROI
Por ltimo, queremos hacer hincapi en que no todos los proyectos de digitalizacin devolvern los mismos
resultados. Son mltiples los factores que afectarn los rendimientos del proyecto, y uno de ellos es sin duda, las
decisiones que hagamos en materia de adquisiciones tecnolgicas. Pero no tanto como porque distintas soluciones
software o hardware tienen distintos precios, sino porque (en especial en temas de software) no todas las
herramientas son igual de eficientes.

Por ejemplo, si hubisemos elegido un gestor


documental como Nuxeo junto con una aplicacin de
captura como Ephesoft, buscando un documento del
que no sabemos sus datos exactos, nos tardaramos
45 segundos ms y el proceso de autoclasificacin
con estas herramientas tiene una tasa de eficiencia del
75%.

Si consideramos que todos los dems factores se


mantienen constantes (costes del sistema anterior,
precio, tiempo de implantacin, etc.), los beneficios se
veran reducidos. Vamos a verlo.
Como se puede apreciar, esta parte de cambios significara recuperar la
inversin un ao despus de lo que se hara con Athento.

Esperamos haber sido de ayuda, pero recuerda que siempre puedes contactarnos en:

yerbabuena@yerbabuena.es
Twitter: @yerbabuenasoft
www.yerbabuenasoftware.com