Está en la página 1de 22

SEMANA 13

SEMANA 13 MANUALES ADMINISTRATIVOS Lic. Fiorella Tacilla Becerra

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Lic. Fiorella Tacilla Becerra

Temas a tratar

Temas a tratar • Manuales organizacionales • Clasificación de manuales organizacionales.

Manuales organizacionales

Clasificación de manuales organizacionales.

MANUALES ORGANIZACIONALES

MANUALES ORGANIZACIONALES Son documentos normativos e instructivos en los que se trata de describir y explicar,
MANUALES ORGANIZACIONALES Son documentos normativos e instructivos en los que se trata de describir y explicar,

Son documentos normativos e instructivos en los que se trata de describir y explicar, detallada y objetivamente, cómo está organizada una institución y cómo debe operar para lograr eficacia y eficiencia

CARACTERÍSTICAS

CARACTERÍSTICAS Actualizado y contener información verdadera, completa y vigente Redactado con claridad y
Actualizado y contener información verdadera, completa y vigente Redactado con claridad y sencillez Emplear
Actualizado y
contener
información
verdadera,
completa y
vigente
Redactado
con claridad
y sencillez
Emplear
normas de
redacción,
formatos y
gráficos

VENTAJAS

VENTAJAS Establecen los deberes y los derechos organizacionales de cada funcionario. Sirven de marco para la
Establecen los deberes y los derechos organizacionales de cada funcionario.
Establecen los deberes y los derechos organizacionales de cada
funcionario.
Sirven de marco para la ejecución de las diversas actividades estratégicas, tácticas y operativas.
Sirven de marco para la ejecución de las diversas actividades
estratégicas, tácticas y operativas.
Son fuente de información oficial sobre la organización de la empresa.
Son fuente de información oficial sobre la organización de la
empresa.
Son herramientas de consulta que permiten actuar con mayor seguridad.
Son herramientas de consulta que permiten actuar con mayor
seguridad.
Sirven como instrumentos de evaluación del desempeño tanto del personal como de la propia organización.
Sirven como instrumentos de evaluación del desempeño tanto del
personal como de la propia organización.

TIPOS DE MANUALES

MOF MP
MOF
MP
MdP
MdP
TIPOS DE MANUALES MOF MP MdP MOP MPoI MI
MOP MPoI MI
MOP
MPoI
MI

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) La principal información específica que debe contener es la siguiente:

La principal información específica que debe contener es la siguiente:

Denominación de la unidad orgánica.
Denominación de la unidad orgánica.
Denominación de la unidad orgánica.
Denominación de la unidad orgánica.

Denominación de la unidad orgánica.

Denominación de la unidad orgánica.
Denominación de la unidad orgánica.
Denominación de la unidad orgánica.
Denominación de la unidad orgánica.
Finalidad.
Finalidad.
Finalidad.

Finalidad.

Finalidad.
Finalidad.
Finalidad.
Finalidad.
Finalidad.
Funciones.
Funciones.
Funciones.

Funciones.

Funciones.
Funciones.
Funciones.
Funciones.
Funciones.
Personal asignado
Personal asignado
Personal asignado
Personal asignado

Personal asignado

Personal asignado
Personal asignado
Personal asignado
Personal asignado

Manual De organización y Funciones (MOF)

Manual De organización y Funciones (MOF)
Manual De organización y Funciones (MOF)

Manual De organización y Funciones (MOF)

Manual De organización y Funciones (MOF)
Manual De organización y Funciones (MOF)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MP)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MP) La principal información específica que debe contener es la siguiente: Denominación del

La principal información específica que debe contener es la siguiente:

Denominación del procedimiento.
Denominación del procedimiento.
Denominación del procedimiento.
Denominación del procedimiento.

Denominación del procedimiento.

Denominación del procedimiento.
Denominación del procedimiento.
Denominación del procedimiento.
Denominación del procedimiento.
Flujograma.
Flujograma.
Flujograma.
Flujograma.

Flujograma.

Flujograma.
Flujograma.
Flujograma.
Flujograma.
Texto explicativo.
Texto explicativo.
Texto explicativo.
Texto explicativo.

Texto explicativo.

Texto explicativo.
Texto explicativo.
Texto explicativo.
Texto explicativo.
Unidad orgánica responsable
Unidad orgánica responsable
Unidad orgánica responsable
Unidad orgánica responsable

Unidad orgánica responsable

Unidad orgánica responsable
Unidad orgánica responsable
Unidad orgánica responsable
Unidad orgánica responsable

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MP)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MP) Documento Procesamiento u operación Archivo Decisión Terminal C o n e x

Documento

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MP) Documento Procesamiento u operación Archivo Decisión Terminal C o n e x

Procesamiento

u operación

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MP) Documento Procesamiento u operación Archivo Decisión Terminal C o n e x

Archivo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MP) Documento Procesamiento u operación Archivo Decisión Terminal C o n e x

Decisión

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MP) Documento Procesamiento u operación Archivo Decisión Terminal C o n e x

Terminal

Conexión

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MP) Documento Procesamiento u operación Archivo Decisión Terminal C o n e x

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MP)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MP)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MP)

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS (MOP)

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS (MOP) La principal información específica que debe contener es la siguiente:

La principal información específica que debe contener es la siguiente:

Unidades orgánicas participantes.
Unidades orgánicas participantes.
Unidades orgánicas participantes.
Unidades orgánicas participantes.

Unidades orgánicas participantes.

Unidades orgánicas participantes.
Unidades orgánicas participantes.
Unidades orgánicas participantes.
Unidades orgánicas participantes.
Denominación del proceso.
Denominación del proceso.
Denominación del proceso.
Denominación del proceso.

Denominación del proceso.

Denominación del proceso.
Denominación del proceso.
Denominación del proceso.
Denominación del proceso.
Propósito.
Propósito.
Propósito.
Propósito.

Propósito.

Propósito.
Propósito.
Propósito.
Propósito.
Flujograma ilustrativo
Flujograma ilustrativo
Flujograma ilustrativo
Flujograma ilustrativo

Flujograma ilustrativo

Flujograma ilustrativo
Flujograma ilustrativo
Flujograma ilustrativo
Flujograma ilustrativo
Contenido
Contenido
Contenido

Contenido

Contenido
Contenido
Contenido
Contenido
Contenido
Personal asignado
Personal asignado
Personal asignado
Personal asignado

Personal asignado

Personal asignado
Personal asignado
Personal asignado
Personal asignado

Ejemplo: Manual de organización y procesos

Unidades orgánicas participantes: Áreas de expertos integradas: Ventas, Finanzas, Logística, Tecnología

Informática.

Denominación del proceso: Atención al cliente Propósito Ofrecer un servicio de calidad, rápido simplificado que permita la atención del cliente con eficacia y eficiencia

Flujograma ilustrativo

del cliente con eficacia y eficiencia Flujograma ilustrativo Pedido del cliente Análisis del crédito del cliente
Pedido del cliente Análisis del crédito del cliente Aprobación de los pedidos Programación de los
Pedido del cliente
Análisis del
crédito del cliente
Aprobación de los
pedidos
Programación de
los pedidos
Separación de los
pedidos
Facturación de los
pedidos
Despacho de la
mercadería
Transporte de la
mercadería
Entrega de la
mercadería
Servicio postventa

Etapas del proceso (contenido)

1.

Pedido del cliente.

2.

Análisis del crédito del cliente.

3.

Aprobación de los pedidos.

4.

Programación de los pedidos.

5.

Separación de los pedidos.

6.

Facturación de los pedidos.

7.

Despacho de la mercancía.

8.

Transporte de la mercadería.

9.

Entrega de la mercadería.

Personal asignado Propietario del proceso

1

Ejecutivo con expertise en finanzas

2

Ejecutivo con expertise en ventas

4

Ejecutivo con expertise en logística

6

Ejecutivo con expertise en tecnología de información

2

Total

15

MANUAL DE PUESTOS (MdP)

La principal información específica que debe contener es la siguiente:

Unidades orgánica.
Unidades orgánica.
Unidades orgánica.
Unidades orgánica.
Unidades orgánica.

Unidades orgánica.

Unidades orgánica.
Unidades orgánica.
Unidades orgánica.
que debe contener es la siguiente: Unidades orgánica. Puesto Finalidad Subordinación Funciones Mando
Puesto Finalidad Subordinación Funciones Mando
Puesto
Finalidad
Subordinación
Funciones
Mando
Coordinación
Coordinación
Coordinación

Coordinación

Coordinación
Coordinación
Coordinación
Coordinación
Coordinación
Competencias
Competencias
Competencias
Competencias

Competencias

Competencias
Competencias
Competencias
Competencias

MANUAL DE PUESTOS (MdP)

Ejemplo: Manual de puestos

Unidades orgánica Gerencia de Recursos Humanos

de puestos Unidades orgánica Gerencia de Recursos Humanos Puesto Jefe de la División de Reclutamiento y

Puesto Jefe de la División de Reclutamiento y Selección

Finalidad

Desarrollar las actividades de reclutamiento y selección, y socialización de los trabajadores nuevos

y/o los trabajadores antiguos transferidos o ascendidos a nuevos puestos o unidades orgánicas.

Funciones

- Planear las actividades de reclutamiento y selección, e inducción.

20%

- Organizar las actividades de reclutamiento y selección, e inducción.

20%

- Dirigir las actividades de reclutamiento y selección, e inducción.

20%

- Controlar las actividades de reclutamiento y selección, e inducción.

20%

Otras las actividades de reclutamiento y selección, e inducción. Subordinación Depende jerárquicamente del gerente de Recursos Humanos.

-

20%

Mando

De él dependen directamente los analistas de la división de reclutamiento y selección.

Coordinación - Al interior de su gerencia, coordina con el gerente de Recursos Humanos y

Coordinación

- Al interior de su gerencia, coordina con el gerente de Recursos Humanos y con los jefes de las divisiones de Capacitación, y de Remuneraciones y Compensaciones.

- Al interior de la institución, coordina con personal de la unidad orgánica que realice la requisición de personal dentro de su ámbito de acción.

- Externamente, más allá de los límites institucionales, coordina con gremios empresariales, medios de prensa, instituciones educativas, etc.

Competencias requeridas

- Dimensión conocimientos: grado o título universitario en Administración, Psicología, Sociología, o

Relaciones Industriales; deseable

30%

- Dimensión habilidades: comunicaciones, atención al cliente, sociabilidad y dominio de software

de uso común. Experiencia laboral mínima de dos años.

30%

- Dimensión actitudes: ética e integridad, manejo del tiempo, cultura de calidad y servicio, toma de

decisiones.

40%

MANUAL DE POLÍTICAS (MPoI)

La principal información específica que debe contener es la siguiente:

Denominación.
Denominación.
Denominación.

Denominación.

Denominación.
Denominación.
Denominación.
Denominación.
Denominación.
Propósito
Propósito
Propósito
Propósito

Propósito

Propósito
Propósito
Propósito
Propósito
Definición
Definición
Definición

Definición

Definición
Definición
Definición
Definición
Definición
Contenido
Contenido
Contenido

Contenido

Contenido
Contenido
Contenido
Contenido
Contenido
Unidad orgánica
Unidad orgánica
Unidad orgánica
Unidad orgánica

Unidad orgánica

Unidad orgánica
Unidad orgánica
Unidad orgánica
Unidad orgánica
específica que debe contener es la siguiente: Denominación. Propósito Definición Contenido Unidad orgánica
específica que debe contener es la siguiente: Denominación. Propósito Definición Contenido Unidad orgánica

Ejemplo: Manual de políticas (MP)

Denominación

Reclutamiento y selección

de políticas (MP) Denominación Reclutamiento y selección Propósito Determinar las líneas directrices o guías para

Propósito Determinar las líneas directrices o guías para el desarrollo de las actividades de reclutamiento y selección de personal. Definición Reclutamiento es la función de Recursos Humanos encargada de convocar a candidatos potenciales a ocupar un puesto vacante disponible en la institución. Selección es la función de Recursos Humanos encargada de escoger, dentro de los candidatos potenciales a ocupar un puesto vacante, a aquel que tenga las competencias adecuadas para

desempeñarse con eficacia y eficiencia en el puesto y en la organización en su conjunto.

Contenido

1.

En todo proceso de reclutamiento se debe priorizar la convocatoria interna.

2.

En todo proceso de reclutamiento sólo debe emplearse medios de prensa escritos e invitaciones a instituciones educativas de prestigio.

3.

Todo proceso de reclutamiento debe comenzar con la requisición de la unidad orgánica o gerencia

solicitante.

4.

En la selección deben participar personal de la gerencia requisitoria, el jefe de Reclutamiento y Selección y, en última instancia, el gerente del área requisidora de personal y el gerente de

Recursos Humanos.

5.

La duración del proceso de reclutamiento y selección para niveles gerenciales es, por lo general,

mayor que para los niveles jerárquicos subordinados.

Unidad orgánica Gerencia de Recursos Humanos.

MANUAL DE INSTRUCCIONES DE USO (MI)

La principal información específica que debe contener es la siguiente:

información específica que debe contener es la siguiente: Denominación de la instrucción de uso. Gráfico
Denominación de la instrucción de uso.
Denominación de la instrucción de uso.
Denominación de la instrucción de uso.
Denominación de la instrucción de uso.

Denominación de la instrucción de uso.

Denominación de la instrucción de uso.
Denominación de la instrucción de uso.
Denominación de la instrucción de uso.
Denominación de la instrucción de uso.
Gráfico ilustrativo
Gráfico ilustrativo
Gráfico ilustrativo

Gráfico ilustrativo

Gráfico ilustrativo
Gráfico ilustrativo
Gráfico ilustrativo
Gráfico ilustrativo
Gráfico ilustrativo
Texto explicativo
Texto explicativo
Texto explicativo
Texto explicativo

Texto explicativo

Texto explicativo
Texto explicativo
Texto explicativo
Texto explicativo
que debe contener es la siguiente: Denominación de la instrucción de uso. Gráfico ilustrativo Texto explicativo

MANUAL DE INSTRUCCIONES DE USO (MI)

Nombre de la instrucción de uso Impresión de trabajos por computadora

Gráfico ilustrativo

Impresión de trabajos por computadora Gráfico ilustrativo 1. Seleccionar trabajo por imprimirse 2. Determinar
1. Seleccionar trabajo por imprimirse 2. Determinar comandos de impresión. Computador 3. Enviar trabajo a
1. Seleccionar trabajo
por imprimirse
2. Determinar comandos
de impresión.
Computador
3. Enviar trabajo a
imprimir
4. Impresora
responsable
5. Impresora imprime

Contenido

1. Seleccionar en la computadora el texto o el dibujo que se desea imprimir.

2. Ejecutar los comandos de opciones de impresión para definir: tipo de papel, tamaño del papel, orientación de la hoja, calidad de la impresión, etc.

3. Enviar el trabajo a la impresora mediante los comandos propios del software empleado.

4. La impresora responde a la computadora informando sobre el proceso de impresión.