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PERFIL DE LA SECRETARIA Y ASISTENTE EJECUTIVA

- Perfil de Secretaria Moderna


- Cualidades Personales de la Secretaria Moderna
- Formacin de la Secretaria
- Cdigo Deontolgico de las Secretarias

El secretariado es una funcin esencial en cualquier tipo de actividad empresarial,


tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones
liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa
mediante su trabajo discreto, ordenado y metdico.
En la terminologa tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la
correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de
trmite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los ltimos tiempos el
concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la
asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir
responsabilidades de ste con credibilidad.
La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia
que la secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera
ms directa. Ser ella quien confeccione los informes, memorandos o dossiers
(Conjunto de documentos o informes sobre un asunto o persona); en definitiva,
quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia.
Por lo tanto, tambin debe conocer, en lneas generales, las caractersticas
generales de ste, para colaborar con l con cierto conocimiento de la materia. El
trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente
entre una y otra, en relacin al campo de actividad de la empresa en que se
encuentre laborando, ya que cada sector tiene sus propias caractersticas.
Sin embargo en trminos generales toda secretaria y asistente administrativa
debe poseer el siguiente perfil:
Personalidad equilibrada y pro-activa.
Autoestima positiva.
Capacidad de adaptacin a los cambios.
Habilidades comunicativas y escucha activa.
Capacidad de crear, innovar e implementar.
Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
Disposicin para trabajar en equipo.
Capacidad de observacin, concentracin y amplitud de memoria.
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Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas .

As mismo para poder alcanzar la mxima eficacia en su trabajo y desempear


sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfeccin una
serie de conocimientos tcnicos apropiados para el cargo que desarrollar, tales
como son:
Tcnicas de archivo.
Tcnicas de oficina
Digitacin o mecanografa.
Uso apropiado del telfono
Manejo y organizacin de la agenda
Redaccin de correspondencia general, comercial y administrativa.
Manejo adecuado de documentos.
Conocimiento y dominio del idioma del pas.

CUALIDADES PERSONALES DE LA SECRETARIA MODERNA:

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente


con las destrezas y conocimientos le permitirn desarrollar su trabajo de la manera
ms ptima y adems le ayudarn a trabajar con otras personas como miembros
de un equipo. Dentro de las cualidades personales ms importantes que una
secretaria debe poseer son las siguientes:

1. Discrecin.- Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de


confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deber tener los
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documentos alejados de miradas indiscretas, adems de mantener la prudencia


respecto a la informacin que conoce.
2. Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para
poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de
su trabajo. Esto significa que debe tener disposicin favorable ante cambios
bruscos en su rutina de trabajo.
3. Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la
capacidad que tiene toda persona para emprender una accin, sin la necesidad de
que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las
necesidades de su jefe con precaucin y criterio.
4. Puntualidad.- Es una manifestacin de seriedad y formalidad. Toda
secretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el
desarrollo de las labores encomendadas.
5. Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su
trabajo de manera ptima sin necesidad de supervisin.
6. Limpieza y orden.- Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su
oficina, archivos, armarios y estanteras en orden y limpios.
7. Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento,
incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.
8. Cooperacin.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo
en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con
los dems compaeros de trabajo.
9. Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de
recopilar informacin sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la accin
que sea ms apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.
10. Buena voluntad.- Toda organizacin requiere en algunas oportunidades de
un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la
voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad.
11. Dedicacin.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina
debe mostrar dedicacin en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que
no se relacionen con sus quehaceres habituales.
12. Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con
esmero y su presentacin debe ser impecable.
13. Previsin.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran
suscitarse en la organizacin.
14. Sinceridad.- La relacin jefe secretaria tiene que sustentarse en la
confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir informacin correcta y
verdadera a su jefe cuando este la solicite.
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FORMACIN DE LA SECRETARIA:

Cada vez es mayor el nmero de secretarias que requiere el mbito


empresarial, puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los
sectores de desarrollo. Pero as como existen grandes ofertas de trabajo para
las secretarias, tambin se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se
logra con la formacin profesional de estas. Aparte de los estudios que haya
cursado, una secretaria debe tener una slida preparacin, extensa cultura
general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresin fluida y
clara y adems de una muy buena educacin, que le facilitar su
desenvolvimiento en cualquier nivel en el mbito empresarial La secretaria
debe conocer sobre ciertas materias que le permitirn desempear sus
funciones con la debida eficacia profesional:
1. Mecanografa.- El dominio de la mecanografa es bsico para toda
secretaria, puesto que en la realizacin de sus labores diarias tendr que
mecanografiar diversos documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y
sin errores ni faltas ortogrficas.
2. Ofimtica.- El avance vertiginoso de la informtica, hace que la
computadora sea la herramienta bsica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda
secretaria debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos,
hojas de clculo, elaboracin de presentaciones, diseo, entre otros.
3. Ortografa y gramtica.- Los conocimientos gramaticales son
imprescindibles a nivel de redaccin, se espera que toda secretaria sepa
expresarse correctamente por escrito con claridad y condicin. As mismo, debe
estar capacitada para redactar distintas clases de documentos administrativos y
comerciales.
4. Caligrafa.- Una buena caligrafa, es decir una letra legible en la escritura
de palabras y nmeros, evitar confusiones y errores.
5. Archivo.- Es tambin importante que la secretaria tenga conocimientos
sobre los sistemas de organizacin de archivos, para que pueda almacenar la
informacin adecuadamente y as poder localizarla rpidamente.
6. Idiomas extranjeros.- Es imprescindible el conocimiento de ingls tanto a
nivel escrito como hablado, puesto que cada da se incrementan las relaciones
internacionales.
7. Matemtica financiera.- El trabajo administrativo requiere el conocimiento
de la matemtica financiera, que consiste en el clculo de operaciones sencillas
como los porcentajes, intereses, tasas, etc.
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8. Contabilidad.- Es importante conocer los elementos bsicos de la


contabilidad, para poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un
negocio.

CDIGO DEONTOLGICO DE LAS SECRETARIAS

(Aprobado por la Federacin Nacional de Asociaciones de Secretarias)

1. PRINCIPIOS DE CARCTER GENERAL

Dignidad.- La secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que


suponga infraccin o descrdito y desenvolverse en el ejercicio de su profesin
con honor y dignidad.
Integridad.- Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
Secreto profesional.- Debe observar estrictamente el principio de
confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de
su profesin.
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RELACIONES CON SUS COMPAEROS

La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relacin con


sus compaeros.
La discrecin es un elemento especfico en las relaciones externas de la
secretaria y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto
profesional. La secretaria debe ser consciente que la discrecin es algo de una
importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan
resultar faltas leves de respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a
compaeros, comentarios hirientes, jocosos, o tonos de burla; o dudar
pblicamente de la calidad tcnica de un superior), para la secretaria es algo
vinculado a su comportamiento profesional.
Es obligacin de toda secretaria prestar su colaboracin a todos su colegas,
cuando sea necesaria su intervencin para que nos e produzcan atrasos en el
trabajo y no perjudique el normal funcionamiento de la entidad donde presta sus
servicios.
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RELACIONES CON LA EMPRESA:

La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperacin a su


empresa y ha de conocer, as mismo, los objetivos y la poltica interna de la
misma.
La secretaria no aceptar remuneracin profesional que no sea por su salario,
incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le est prohibido aceptar
gratificaciones econmicas u otras compensaciones que estn directamente
relacionadas con la transmisin de informacin.
La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo
aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento.

EN RELACIN CON SU PROFESIN


La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin que
su trabajo se ejecute al ms alto nivel de rendimiento. Demostrar
permanentemente afn de superacin y proactividad, tanto en lo personal como en
su contribucin a la empresa.
La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier prctica que pueda perjudicar
la reputacin de su profesin.

Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a


vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener.
Ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor remuneracin de la que le
corresponde en el trabajo que desempea, impidiendo el ascenso de otras
personas que por su experiencia, y conocimientos y aos de servicio lo tiene ms
merecido.
Conseguir que personas que no estn preparadas para el ejercicio del
secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesin.
Conseguir que personas que no estn preparadas para el ejercicio del
secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesin.
Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligacin de
defender y enaltecer.
Ha de conseguir que se respete el Cdigo Deontolgico de su profesin. En este
sentido, es apropiado que sea instrumento de difusin del mismo, tanto para
afirmar los valores contenidos en el cdigo como para ampararse en l.
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USO DEL TELFONO EN LA FUNCIN SECRETARIAL

Muchas personas subestiman las llamadas telefnicas, pues desconocen su


importancia. Existen diferentes maneras de relacionarse con los clientes, y
muchas veces una llamada puede ser la diferencia entre conseguir el trato de su
vida o perder clientes potenciales.

Con el avance de la tecnologa y el aumento de las actividades en la vida de las


personas, el contacto de cara a cara se ha ido perdiendo, inclusive hoy en da es
ms fcil y econmico comunicarse con alguien por Internet que en persona. Con
este continuo alejamiento del trato frente a frente, las personas han ido perdiendo
sensibilidad al trato humano, es decir, se han vuelto ms individualistas, ms fras
y sin importarles los dems. Pero, hasta qu grado afecta esto en las empresas?

Una de las bases de la pirmide del xito empresarial, son los clientes satisfechos.

EL HABLAR POR TELFONO BRINDA UN ANONIMATO CASI


TOTAL.

Generalmente esta decadencia del trato humano no se percibe en la atencin


frente a frente, esto porque existen estndares que los empleados siguen para
atender correctamente a un cliente, adems de un entrenamiento que les
menciona como comportarse y se expresan sin olvidar las reglas morales de la
sociedad, sin embargo, todo esto se viene abajo al momento de realizar una
llamada telefnica.

Son pocas las empresas que le dan la atencin que requiere el atender un
telfono. Al no hacer consciencia en este punto las personas o empleados creen
que por el hecho de estar al telfono se est hablando con un aparato y no con un
ser humano; agregndole a esto el anonimato que brinda, esto porque ninguna de
las personas que est hablando sabe que est ocurriendo del otro lado, hace que
el uso del telfono, muchas veces, se vuelva un problema ms que una solucin.

LA PERSONA MS IMPORTANTE CON LA QUE SE PUEDE


HABLAR POR TELFONO SON SUS
CLIENTES.
Para evitar cualquier situacin indeseable que se pueda presentar por el mal
uso del telfono, as como dar una buena imagen al cliente, a continuacin le
brindamos 6 sencillas acciones a considerar al momento de atender una
llamada telefnica
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1. Contestar inmediatamente. El primer punto que debemos tener a


consideracin es el contestar inmediatamente, esto es por cuestiones de
imagen empresarial, ms que de funcionalidad, el dejar un telfono sonando
por mucho tiempo, hace pensar a los clientes que esa empresa es informal y
se crea una imagen muy negativa de ella en la mente. Si no le es posible
estar siempre al pendiente del telfono, y/o contestarlo, le sugerimos que
contrate alguno de los servicios que ofrecen las compaas de telfonos, los
cuales le permiten dirigir su llamada a cualquier nmero, incluyendo celular,
tambin es recomendable contratar una secretaria o simplemente comprar
una mquina contestadora.
2. Hacer consciencia del trato. Este punto es de suma importancia, pues una
vez contestado el telfono el empleado tiene que hacer consciencia de que
est hablando con una persona sumamente importante, inclusive ms
importante que su jefe, se trata de un cliente. Adems de esto, es necesario
dejar a un lado nuestros sentimientos personales.
3. Atencin al telfono. Una vez que conteste el telfono, inmediatamente deje
de hacer lo que est haciendo, aunque no lo crea, es muy fcil distinguir
cuando se le est prestando toda la atencin a uno y cuando no. Y los
clientes lo nico que quieren de usted es su atencin, quieren que usted les
ayude a resolver sus problemas mediante sus productos o servicios, pero
como va a lograr esto, si lo ltimo que est haciendo es prestarle atencin a
su llamada.
4. Informacin a la mano. La gran mayora de las personas que hacen una
llamada telefnica a un negocio es para preguntar algo y lo menos que
esperan es que la informacin que buscan no se la puedan proporcionar al
momento, por ello es necesario tener toda la informacin necesaria a la
mano, esto son, listas de precios, disponibilidad de citas, telfonos, etc.
5. Devolver llamadas. Este es otro de los grandes puntos que pocas personas,
o empresas aplican. El hecho de devolver una llamada es casi tan importante
como el contestar en el momento. Se tiene la falsa percepcin o idea la cual
dice, si tiene inters va a volver a llamar, siendo este uno de los principales
factores del porque se pierden clientes. No regresar una llamada que se
prometi que se iba a devolver, adems de hacer que pierda un cliente, le
genera mala imagen y le quita credibilidad al negocio.
6. No hacer esperar. El ltimo gran error que se comete en el uso del telfono
es el dejar al cliente esperando, este error es tan clsico y tan frecuente que
genera la peor reputacin de una empresa. Si de antemano sabe que va a
tardar en darle la informacin que el cliente solicit, hgaselo saber, o dgale
que usted le llama despus.
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La atencin telefnica es tan importante como el trato cara a cara;


sin embargo es la ms descuidada por las empresas.

Muchas veces nos enfocamos tanto en trabajar de la mejor manera y cumplir con
todos los compromisos con la actual clientela que nos olvidamos del primer
contacto con nuevos clientes, el cual es muy importante ya que en l est la
primera impresin que una persona se lleva de un negocio, que a su vez muchas
veces se da va telefnica. Los 6 puntos anteriores son de vital importancia al
momento de tratar con gente a travs del telfono, pues la falla en cualquiera de
estos empieza a dar desconfianza al interesado y crear una imagen negativa del
negocio, la cual es difcil borrar.

LA INTELIGENCIA Y LAS INTELIGENCIAS MLTIPLES

El estudio de la inteligencia tiene numerosas vertientes; una de ellas es la que


persigue describir la estructura de este atributo psicolgico, que es el principal
responsable de las diferencias individuales en el rendimiento cognitivo. Desde los
trabajos de los pioneros F. J. Galton, A. Benet, Ch. Spearman o L. L. Thurstone, se
han desarrollado una serie de modelos y teoras que han girado en torno a una
dicotoma: se consideraba que la inteligencia tena una estructura unitaria o bien
se propona una estructura mltiple. Durante todo el siglo este debate ha estado
abierto, y slo recientemente parece que hay un acercamiento entre ambas
posturas.

Este acercamiento propone combinar la idea de una inteligencia compleja,


organizada jerrquicamente, diversificada en los niveles primarios de la misma y
con una nica capacidad en el nivel superior conocida como inteligencia general o
factor.

Esta propuesta, sistematizada por J. B. Carroll en 1993, parece haber satisfecho a


la mayora de investigadores modernos y ha recibido el apoyo casi unnime de los
especialistas. Pero a pesar de este acuerdo siguen existiendo modelos
alternativos; uno de estos modelos que sigue defendiendo una estructura mltiple
de la inteligencia es el de Howard Gardner y se denomina Teora de las
Inteligencias Mltiples (MI).Este autor no est de acuerdo con un modelo que
considera la inteligencia de forma jerrquica y unitaria, ni tampoco con las
implicaciones de este modelo en el mbito de la medida de la inteligencias.
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EL MODELO DE LAS INTELIGENCIAS MLTIPLES DE H.

GARDNER

Howard Gardner, ha propuesto la Teora de las Inteligencias Mltiples


(MI) segn la cual las capacidades cognitivas humanas son ocho:

la lingstica,
la lgico-matemtica,

la corporal-cinestsica,

la musical,

la espacial

la interpersonal

la intrapersonal.

la naturalista

Estas inteligencias se delimitaron a partir del estudio de unas habilidades o


destrezas cognitivas variadas identificadas en poblaciones de sujetos particulares:
individuos talentosos, secuelas de lesiones cerebrales, observaciones evolutivas y
transculturales. Para que las habilidades observadas recibieran el calificativo de
inteligencias deban cumplir los criterios antes expuestos. En 1983 propuso siete
inteligencias que resumimos a continuacin:

INTELIGENCIA LINGSTICA

Se utiliza en la lectura de libros, en la escritura de textos, y en la comprensin de


las palabras y el uso del lenguaje cotidiano. Esta inteligencia se observa en los
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poetas y escritores, pero tambin en oradores y locutores de los medios de


comunicacin.

INTELIGENCIA LGICO-MATEMTICA

Utilizada en la resolucin de problemas matemticos, en el contraste de un


balance o cuenta bancaria y en multitud de tareas que requieran el uso de la
lgica inferencia o proposicional. Es la propia de los cientficos.

INTELIGENCIA MUSICAL

Se utiliza al cantar una cancin, componer una sonata, tocar un instrumento


musical, o al apreciar la belleza y estructura de una composicin musical.
Naturalmente se observa en compositores y msicos en general.

INTELIGENCIA ESPACIAL

Se utiliza en la realizacin de desplazamientos por una ciudad o edificio, en


comprender un mapa, orientarse, imaginarse la disposicin de unos muebles en
un espacio determinado o en la prediccin de la trayectoria de un objeto mvil. Es
la propia de los pilotos de aviacin, los exploradores o los escultores.

INTELIGENCIA CINESTSICO-CORPORAL

Se utiliza en la ejecucin de deportes, de bailes y en general en aquellas


actividades donde el control corporal es esencial para obtener un buen
rendimiento. Propia de bailarines, gimnastas o mimos.
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INTELIGENCIA INTERPERSONAL

Se implica en la relacin con otras personas, para comprender sus motivos,


deseos, emociones y comportamientos. Es la capacidad de entender y
comprender los estados de nimo de los otros, las motivaciones o los estados
psicolgicos de los dems.

INTELIGENCIA INTRAPERSONAL

Es la capacidad de acceder a los sentimientos propios, las emociones de uno


mismo y utilizarlos para guiar el comportamiento y la conducta del mismo sujeto.
Se refiere a una capacidad cognitiva de comprender los estados de nimo de uno
mismo. Se utiliza para comprendernos a nosotros mismos, nuestros deseos,
motivos y emociones. Tambin juega un papel determinante en los cambios
personales asociados a mejoras o adaptaciones a los eventos vitales. Se debera
encontrar en monjes, religiosos y yoguis.

INTELIGENCIA NATURALISTA

Es la capacidad de distinguir, clasificar y utilizar elementos del medio ambiente,


objetos, animales o plantas. Tanto del ambiente urbano como suburbano o rural.
Incluye las habilidades de observacin, experimentacin, reflexin y
cuestionamiento de nuestro entorno.
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TEMA : USO DEL TELEFNO EN LA FUNCIN SECREATRIAL

PROFESOR : CARLOS ERNESTO GARRIDO

CICLO : VI

ESPECIALIDAD : SECRETARIADO EJECUTIVO

APELLIDO : VASQUEZ ZARATE

NOMBRE : IRAIRA ESTHEFANY

Tumbes Per

2017
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TEMA : INTELIGENCIA MULTIPLES EN LA ACTIVIDAD SECRETARIAL


PROFESOR : CARLOS ERNESTO GARRIDO
CICLO : VI
ESPECIALIDAD : SECRETARIADO EJECUTIVO
APELLIDO : VASQUEZ ZARATE
NOMBRE : IRAIRA ESTHEFANY

TUMBES- PER
2017

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