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ndice

Fabricantes de ERP 3
SAP VS Oracle VS Microsoft Dynamics AX 4
Dynamics NAV o Dynamics AX? 6
Motivos para actualizar a Microsoft Dynamics NAV 2016 8
5 consideraciones para elegir entre Oracle EBS en la nube u on-premise 9
Nube versus on-premise 11
Est su empresa preparada para la nube? 13
Peligros de la nube 16
Fallos ms comunes en implantaciones en la nube 18
Planificador de presupuestos 20
Costes ocultos de un ERP 23
Presupuesto SAP Business One 25
SAP HANA: Caractersticas y presupuesto 26
Comparacin Bases de Datos 28
Proveedores: factores a tener en cuenta 30
Ahorrar dinero durante la implantacin de un ERP 32
Aspectos cruciales para mantener la implantacin segn lo planeado 34
Trucos para analizar los procesos de las empresas y asegurarse el xito 36

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Fabricantes de ERP

La oferta de fabricantes de ERP sigue amplindose ao tras ao. La llegada de la nube y la dinmica
de implantacin adoptada por las microempresas (entre 1 y 10 empleados) ha significado la
aparicin de multitud de soluciones diseadas para industrias especficas.

No obstante, los gigantes continan apoderndose de la mayor parte del mercado. Los paquetes
menos conocidos suelen pasar desapercibidos incluso cuando puede existir algn sistema creado
especficamente para su sector de actividad. Aqu puede comprobar la comparativa entre fabricantes,
incluyendo los menos conocidos, en relacin al sector de actividad.

CDC
SAP Oracle Microsoft Epicor Infor NetSuite
Software
Aeroespacial y Defensa X X X X
Agricultura X X X
Qumica X X X X X X
Construccin X X X X X
Ingeniera X X X
Servicios financieros X X X X X X
Pblico X X X X X X
Alimentario X X X X X
Electrnica X X X X X X
Equipamiento industrial y
X X X X X
maquinaria
Productos industriales X X X
Farmacuticas X X X X X X X
Plstico X X X X X X
Inmobiliario X X X X
Venta minorista X X X X X X X
Telecomunicaciones X X X X X
Distribucin mayorista de
X X X X X X X
bienes perecederos
Distribucin mayorista de
X X X X
bienes no perecederos
Fuente: Panorama Consulting Solutions
SAP VS Oracle VS Microsoft Dynamics AX

Microsoft, SAP y Oracle se perfilan desde hace aos como los grandes dueos del mercado de los
ERPs mundial. Con un 56% del total de la demanda dominada por estos 3 fabricantes parece raro
que pueda tratarse de sistemas tan diferentes. Aqu se exponen las diferencias entre estos tres
sistemas basado en lo recogido en el report Clash of the Titans 2014 de Panorama Consulting
Solutions.

Facilidad de uso
Realizando una visin general a la facilidad de uso experimentada por los usuarios finales, se puede
deducir que los clientes encuentran Microsoft Dynamics AX ms sencillo. Parece justo sealar que el
interfaz familiar con el que ahora se presentan todos los ERP bajo la marca Dynamics juega un papel
muy fundamental en este sentido.

Sin embargo, la facilidad de uso no viene slo delimitada por la familiaridad, tambin por la flexibilidad
de adaptacin y sus funcionalidades. En este sentido, tanto Oracle como Dynamics AX ofrecen alta
capacidad de adaptacin a las empresas.

Fuente: Clash of the Titans 2014 Panorama Consulting Solutions


1. Implementacin
El tiempo de implementacin es un elemento importante dentro de cualquier empresa. Todas las
compaas presentan peculiaridades que deben tenerse en cuenta antes de comenzar a implantarse
cualquier sistema. Cuantos ms detallados estn los procesos, ms fcil ser ceirse a la planificacin
de implantacin elegida por el proveedor.

Si hablamos de tiempo aproximado de implantacin, encontramos que SAP y Oracle trabajan con
tiempos muy similares. Microsoft Dynamics AX por otro lado, contempla plazos de implantacin
menores, pero est principalmente integrado en empresas menos complejas y ms pequeas que sus
competidores.

2. Personalizacin
La personalizacin es, en muchos casos, la clave del xito en lo que a la implantacin se refiere. Toda
empresa que realice este tipo de desembolsos desea obtener unos resultados que se ajusten
totalmente a sus necesidades y ah es cuando entra en juego la personalizacin.

Cada uno de los ERP que estamos tratando puede ser personalizado en mayor o menor medida, pero
depender de la dificultad de los procesos y de la capacidad de proveedor. SAP suele marcarse como
uno de los sistemas ms difciles de personalizar, sin embargo, esa dificultad no suele frenar a las
empresas que contratan ese sistema.

3. La nube
Como ya hemos podido sealar con anterioridad, la nube parece que va a ser el futuro de los ERP.
Todos los sistemas actuales ya trabajan con algunas funcionalidades en la nube o incluso tienen la
posibilidad de llevar todo el ERP a esta modalidad. En este momento, no son muchas las empresas que
se han atrevido a migrar todo su ERP en la nube. No obstante, la tendencia existe y tomar ms fuerza
en los prximos aos.
Dynamics NAV o Dynamics AX?

Los dos sistemas de ERP ofertados por Microsoft bajo la marca Dynamics son dos de los softwares
empresariales ms conocidos del mercado. Sin embargo, no son pocos los que confunden las
caractersticas de los dos sistemas.

En comn
Dynamics es una misma marca que oferta dos sistemas completamente diferentes, NAV y AX, pero con
algunos aspectos en comn. Tanto una como la otra, son herramientas de gestin de procesos dentro
de la empresa. Sus funciones bsicas son la administracin de procesos financieros (compras, ventas),
la cadena de produccin y distribucin y la gestin de almacn.

Tanto Dynamics NAV como Dynamics AX disponen de opciones de personalizacin. De esta forma, se
pueden adaptar casi con toda seguridad a un gran nmero de empresas, independientemente del
sector o industria al que pertenezcan.

Estas opciones de personalizacin aumentan su versatilidad con la inclusin de un amplio abanico de


idiomas y monedas. Con ello, las empresas que tengan una proyeccin internacional tendrn mayor
facilidad a la hora de gestionar las transacciones en el extranjero.

En relacin a la implementacin de los sistemas, encontramos que ambas opciones estn


disponibles en la nube u on-premise (fsicas). Sin embargo, Dynamics NAV 2016 ofrece compatibilidad
completa con Azure y otras nubes de forma nativa, mientras que Dynamics AX 2012 necesita ciertas
modificaciones para estar alojado en la nube sin problemas.

Diferencias
1. Tamao de las empresas
La principal diferencia entre los dos sistemas reside en el tamao de las empresas a las que estn
dirigidos. Dynamics NAV se dirige principalmente para pequeas y medianas empresas, aunque ofrece
opciones de escalado por si la empresa crece de forma posterior. De esta manera podra adaptarse el
tamao del ERP al tamao de la propia empresa.

Dynamics AX, por otro lado, se dirige desde un principio a grandes compaas que dispongan de una
amplia presencia en diferentes pases o que tengan distintas ramas o sedes que trabajen de forma
distinta. Dynamics AX est ms preparado para organizaciones de gran tamao con multitud de
procesos distintos, lo que tambin se traduce en una mayor cantidad de funcionalidades disponibles.

2. Finanzas
Precisamente, las diferencias de tamao a las que estn dirigidos ambos programas provocarn
grandes diferencias a la hora de gestionar las finanzas. Por ejemplo, Dynamics AX tratar con procesos
ms complejos y de mayor tamao, que pueden incluir localizaciones en varios lugares y clculos
basados en esa gran diferencia de informacin.

NAV, por su parte, estar ms dirigido a funcionalidades de carcter local, o adaptadas a empresas de
menor tamao y con requisitos financieros menos exigentes. No obstante, la funcionalidad financiera
en NAV puede ser mejorada con el Extended Pack.

3. Costes
Obviamente, el coste de Dynamics AX ser mayor al de Dynamics NAV. Este aumento en el precio no
ser slo por el tamao de las empresas al que se dirigen, s no por la cantidad de esfuerzos e
infraestructura que se necesitar para ponerlo a punto.

4. Recursos humanos (RRHH)


En este caso, Dynamics AX ofrecer unas opciones de gestin de personal mucho ms amplias que
NAV, tanto para la contratacin, las evaluaciones de desempeo, la gestin de bonificaciones o la
formacin de los empleados.

NAV ofrecer opciones ms limitadas, sin la capacidad de establecer procesos ms especficos dentro
del departamento de RRHH. Sin embargo, la personalizacin del sistema puede aadir funciones extra
que no se contemplan dentro del Standard Pack ni del Extended Pack.
Motivos para actualizar a Microsoft Dynamics NAV 2016

Al aparecer una nueva versin en el mercado siempre aparece la misma pregunta: debo actualizar
ya? Un cambio de versin puede venir acompaado de muchas mejoras, pero tambin la eliminacin
de herramientas interesantes. En el mundo empresarial, este tipo de decisiones pueden causar
muchos imprevistos si no se tienen en cuenta los cambios de versin.

Microsoft Dynamics NAV 2016 ha llegado cargado de novedades, por lo que actualizar a la nueva
versin supone una gran cantidad de cambios en los procesos. No obstante, no todos los CIO ven la
necesidad de actualizar el sistema. Para los indecisos, aqu se analizan las principales razones por las
que puede actualizar a NAV 2016 puede ser una buena idea a largo plazo.

Los motivos para actualizar


Mayor adaptacin a los cambios del mercado gracias a las nuevas funciones y opciones, tanto
para usuarios como para desarrolladores.
Gestin de flujos de trabajo mejorada.
Cliente para Tablet y Smartphone disponible para iOS, Android y Windows Phone.
Office 365, Power BI y Dynamics CRM ahora ofrecen integracin nativa con el sistema.
Compatibilidad nativa con las bases de datos SQL de Azure
La interfaz es la misma en cada uno de los dispositivos disponibles, ofreciendo una experiencia de
usuario ms gratificante.
Extensin del soporte oficial por parte de Microsoft.
Actualizaciones mensuales gratuitas para los poseedores de una licencia.
Herramienta OCR (reconocimiento ptico de caracteres) para una digitalizacin ms rpida de
documentos.
Mejora del editor de cdigo interno C/AL de NAV.
5 consideraciones para elegir entre Oracle EBS en la nube u on-
premise

Muchos usuarios de las aplicaciones de Oracle se preguntan si una solucin Oracle en la nube es
adecuada para ellos o si deberan empezar con una solucin on-premise de Oracle E-Business Suite
(EBS). Aqu se encuentran cinco consideraciones para ayudar a tomar la decisin.

1. Mejora de las soluciones on-premise


El foco de atencin de Oracle ahora mismo se centra en las aplicaciones en la nube, y la mayora de
funcionalidades nuevas se dirigen a esta plataforma. Los sistemas on-premise se quedarn limitados a
largo plazo si Oracle no apoya estos productos, por lo que hay muchos usuarios que han empezado a
buscar alternativas. Sin embargo, muchos clientes siguen realizando inversiones en mejoras a Oracle
EBS on-premise, como aplicaciones de Business Intelligence, implementando nuevos mdulos o
incluso integrando aplicaciones como Salesforce con su sistema ERP.

2. Los sistemas on-premise sern tecnologa obsoleta en 2 aos


De acuerdo a un estudio de Gartner (Predicts 2014: The Rise of the Postmodern ERP and Enterprise
Applications World), para el 2017 los ERP on-premise con un alto nivel de personalizacin se tratarn
como tecnologa obsoleta, y para el 2018 alrededor del 30% de las compaas habrn movido todas
sus aplicaciones de gestin empresarial a la nube. Como resultado, es posible que se realice una
migracin a un conjunto de aplicaciones lderes en cada campo (ERP, CRM, HRM y dems) para ofrecer
a las empresas unas soluciones de gestin de procesos completas y en la nube. Tal y como lo ve
Gartner, es bastante improbable que esas aplicaciones vengan todas de una sola compaa, por lo que
habr un nfasis mayor en la integracin de aplicaciones.

3. Funcionalidades
La versin en la nube de Oracle EBS puede hacer todo lo que puede hacer EBS on-premise? La
respuesta corta es an no. Aunque Oracle se encuentra trabajando en ello y EBS en la nube ofrece
muchas funcionalidades, todava no estn disponibles todas las que s estn en la versin on-premise.
Sin embargo, hay algunas funcionalidades exclusivas de la nube:
Monitorizador de procesos: los fallos durante los procesos se presentan a los usuarios, sin que estos
tengan que ir comprobando o buscando si todo funciona correctamente. Adems, ahora es ms
fcil administrar y resolver ese tipo de fallos.

Informes multi-dimensionales: la versin de este ERP en la nube ofrece un acceso seguro a informes
en directo de los datos del ERP. Adems, hay ciertas aplicaciones de inteligencia empresarial dentro
de las funciones de la aplicacin en la nube.

Acceso a dispositivos mviles: aunque recientemente se ha aadido a la versin on-premise, la nube


dispone de algunas herramientas extra en cuanto a la conexin con dispositivos mviles, tales como
la recepcin instantnea de recibos en el sistema mvil.

4. Coexistencia
Oracle aade nuevas funciones al servicio en la nube que no est agregando a la versin on-premise.
Como resultado, la coexistencia de mdulos de Oracle EBS on-premise y en la nube puede tener
sentido, y ofrecer un amplio rango de funcionalidades. Por ejemplo, hay servicios de la nube que
pueden recoger datos del sistema on-premise mediante una integracin personalizada, por lo que
puede ofrecer o mejorar servicios dentro de la empresa. Esta coexistencia adems permite una
migracin progresiva de los sistemas Oracle EBS on-premise a los de la nube.

5. Experiencia de usuario
La interfaz de Oracle EBS en la nube ofrece una experiencia de usuario similar a la de cualquier web,
ya que est diseada para ser lo ms intuitiva posible. En cambio, Oracle EBS on-premise se basa en
Java, algo que se ha acentuado an ms tras el parche 12.2.3. Las aplicaciones y mdulos en Java
pueden sobrecargarse fcilmente y ralentizar la carga de procesos, sobre todo en compaas que
realicen una inversin ms modesta en hardware durante la instalacin del ERP. Aunque la eficacia y
la velocidad del sistema on-premise es indiscutible, puede verse empaada por la ejecucin del
lenguaje Java, por lo que la versin en la nube se antoja ms atractiva en este sentido.
Nube versus on-premise

Cmo se compara una solucin en la nube a una aplicacin instalada de forma local u on-premise?
Cmo sabes si la nube es adecuada para su compaa? Observe la siguiente tabla y despeje
cualquier duda sobre el tipo de sistema que tenga inters en instalar.

Aspecto Nube On-Premise


Infraestructura IT mnima o no se quiere Soporte slido de sistema e infraestructura,
Infraestructura invertir en infraestructura adicional o de con expertos en el software y una
soporte. estrategia para copias de seguridad.
A travs de Internet o un dispositivo mvil. Servidor de cliente para trabajadores en
Acceso red local y servidor remoto para empleados
en ubicacin externa.
Empresas de crecimiento rpido que Compaas con la capacidad de realizar la
quieran invertir en una solucin a su inversin inicial para la adquisicin e
Perfil de la alcance capaz de crecer con ellos. Empresas implantacin del sistema. El marco de
compaa que quieren la facilidad de acceder desde tiempo mnimo para el ROI de una solucin
cualquier parte sin invertir en on-premise debe estar entre 5 y 7 aos.
infraestructura IT propia.
Hay mltiples sedes u oficinas en distintos Se accede desde distintos lugares, pero se
Interconexin lugares pero no es viable un proyecto de puede realizar gracias a una infraestructura
acceso remoto a la red existente. de soporte a acceso remoto.
La cuota de licencia permite usar el El pago de la licencia permite a la compaa
software. Un pago mensual cubre tanto la ser propietaria del software. La renovacin
Costes de infraestructura, como el soporte tcnico y de la subscripcin, que sera
software las actualizaciones. Este pago se realiza aproximadamente un 20%-25% del coste
normalmente en funcin del nmero de original, habra que aadirla si fuese
usuarios. necesaria.
Los costes de implantacin suelen ser Para un proyecto on-premise, se estima
menores que los de soluciones on-premise, que se invierte entre 1 y 2 por cada
Costes iniciales ya que la instalacin, la preparacin de la gastado en la licencia inicial del software,
infraestructura y parte de la configuracin tanto para la preparacin de
la completa el proveedor del SaaS. infraestructura como para la instalacin.
Aspecto Nube On-Premise
Como se mencion anteriormente, el pago Actualizaciones de software cada cierto
Costes
mensual del sistema en s. tiempo, en caso de que no estn incluidas
continuados
en la licencia.
Una conexin a internet estable y Componentes como hardware y software
estaciones de trabajo para los usuarios. de servidores, copias de seguridad,
Costes de
almacenamiento, recuperacin de
hardware
desastres, acceso remoto y conectividad de
la red.
Tecnologa web que permite una interfaz Tecnologa con una interfaz adecuada al
intuitiva y normalmente personalizable, sistema operativo utilizado.
Interfaz del con muchas de las caractersticas fciles de
usuario usar que los usuarios de internet utilizan en
la mayora de aplicaciones basadas en la
web.
No es una personalizacin demasiado Personalizacin ms profunda y capacidad
amplia, sino ms bien de la superficie. de integracin con otros sistemas.
Personalizacin Apropiado para compaas que necesitan
del software un alto nivel de personalizacin o que
necesitan una gran cantidad de servicios de
programacin propios.
Depende del tamao del proyecto y su Depende del tamao del proyecto y su
mbito, pero suele ser menor que el sector, pero puede ser un poco ms largo
Tiempo de tiempo de implantacin de on-premise, ya ya que involucra varias fases. Quizs como
implantacin que la instalacin, la preparacin de la mnimo aadir 2 o 3 meses ms al tiempo
infraestructura y parte de la configuracin que se tardara en una implantacin de un
la realiza el proveedor del SaaS. proyecto similar en la nube.
El modelo de subscripcin convierte las Tanto el software como el hardware son
inversiones de capital que crean beneficios inversiones de capital que crean beneficios
(CapEx) de la tecnologa tradicional en una (CapEx).
CapEx vs. OpEx
inversin de carcter operacional (OpEx),
que puede ser positivo para una mxima
flexibilidad del flujo de caja (cash-flow).
Est su empresa preparada para la nube?
Hoy en da, el mundo de los sistemas informticos empresariales est experimen-tando una
verdadera revolucin. Con un futuro enfocado al negocio en la nube y todo lo relacionado con la
movilidad, parece lgico que cualquier CIO se plantee dar el gran salto.

Aqu podr encontrar los principales aspectos que le ayudarn si su empresa est preparada para
lanzarse al cloud computing.

1. Adaptacin al cambio
La tecnologa cambia cada da y la nube no iba a ser menos. Si su empresa tiene una escasa capacidad
de adaptacin al cambio, llevar sus procesos empresariales a la nube puede considerarse ir de 0 a 100
en poco tiempo.

No todas las compaas o empleados estn preparados para afrontar un cambio en su forma de
entender el da a da de los procesos de la empresa. En ese caso, pueden plantearse cambios pequeos,
estableciendo aplicaciones en la nube que no supongan una integracin drstica. Mdulos de gestin
de documentos o recursos humanos suelen ser elecciones comunes a la hora de probar qu es eso de
la nube.

2. Seguridad
Este aspecto es uno de los temas ms controvertidos. Certificar la seguridad de algo intangible supone
todo un reto, pero una vez conseguido, el problema se traslada hasta convencer al mercado de que
dicha seguridad es real.

Aspectos como la viabilidad de proveedor o la prdida de control fsico sobre los datos y aplicaciones
son clave para asimilar la integracin de la nube en cualquier empresa. Si su compaa no termina de
fiarse de este nuevo servicio, nunca explotar al mximo las posibilidades que ofrece y experimentar
un desembolso econmico que tardar ms tiempo en recuperar.

3. Control
En el momento en el que los procesos empresariales pasan a formar parte de la nube, la compaa
pierde el control sobre los cambios, el mantenimiento y las actualizaciones. Cada organizacin debe
tener muy claro que no tiene poder de decisin en lo que a las actualizaciones se refiere.
Con un SaaS (Software as a service) el proveedor ofrece el servicio total, incluyendo mantenimiento y
mejoras en el sistema. Sin embargo, es importante saber, que todos los sistemas actuales tienen
cuentan con una opcin que limita las actualizaciones, e incluso permite realizar pequeas pruebas
antes de implantarlo de forma global.

4. Arquitectura de la organizacin
Las funcionalidades en la nube no requieren mucha inversin en hardware. Sin embargo, para poder
explotar el potencial que la nube puede aportar a su empresa una buena conectividad a internet es
bsica. Antes de plantearse este tipo de soluciones debe realizarse un anlisis de la compaa con el
propsito de estudiar la viabilidad del sistema que se busca implantar. En Espaa existen an lugares
en los que el ancho de banda es muy limitado, por lo que la compaa se ve frenada en su desarrollo.

5. Organizacin
Las compaas muy centradas en caractersticas on-premise, con grandes departamentos de TICs y
acostumbradas a llevar el mantenimiento y problemas de los servidores de la empresa,
experimentarn un cambio drstico que en algunos casos incluir incluso la reestructuracin del
departamento. Si la eleccin de la empresa es contratar un SaaS, el departamento de sistemas deber
centrarse principalmente en la formacin del personal, ya que el resto corre a cargo del proveedor.

6. Confianza
Cualquier proveedor de nube ofrece hoy en da un 99% de eficiencia, en lo que a posibilidad de acceso
se refiere. Sin embargo, se pueden encontrar momento en los que el sistema se caiga y el
departamento de sistemas no pueda hacer nada por solucionarlo. Las llamadas al telfono de atencin
al cliente y las esperas pueden frustrar al personal TIC y hacer que la empresa pierda dinero, pero
esperar es lo nico efectivo en este tipo de escenarios. Es cierto que la confianza en sistemas on-
premise en este sentido es prcticamente la misma que en la nube, pero la reparacin si puede
depender de las habilidades del equipo interno.
Infraestructura Plataforma Software
Entorno local
(como servicio) (como servicio) (como servicio)
Aplicaciones Aplicaciones Aplicaciones Aplicaciones

Datos Datos Datos Datos

Runtime Runtime Runtime Runtime

Middleware Middleware Middleware Middleware

Sistema Operativo Sistema Operativo Sistema Operativo Sistema Operativo

Virtualizacin Virtualizacin Virtualizacin Virtualizacin

Servidores Servidores Servidores Servidores

Almacenamiento Almacenamiento Almacenamiento Almacenamiento

Networking Networking Networking Networking

Administrado por usted Administrado por el proveedor

Conclusin
El cloud computing est entrando cada vez ms y ms en las empresas. Con un estudio adecuado de
los procesos que definen a la empresa en cuestin y una mentalidad de grupo para conseguir su
implantacin real en todos los departamentos, todo CIO puede modernizar su compaa mientras
ahorra costes.

Por ltimo, cabe destacar que a pesar de lo que pueda parecer, la integracin en la nube no tiene que
ser un todo o nada, puede ser un proceso de ensayo y error en el que se vayan confiando poco a poco
funcionalidades especficas con el objetivo de esperar a que la compaa se adapte mejor de forma
progresiva.
Peligros de la nube
Qu tipo de peligros conllevan los sistemas en la nube?
Aunque estos sistemas se utilizan cada da ms, hay opiniones de todo tipo en cuanto a los peligros
que estos ofrecen. Una nueva tecnologa siempre trae incertidumbre sobre todas sus caractersticas y
aqu se han reunido algunas de las razones por las que se cuestionan este tipo de sistemas.

El proveedor tiene toda la responsabilidad sobre el almacenamiento y control de los datos.


Con esto, hay expertos que opinan que la nube pone en peligro la libertad del usuario, ya que la
privacidad de los datos personales se queda en manos de terceros. El tratamiento de los mismos suele
quedar reflejado en los trminos de servicio del proveedor del sistema en la nube, por lo que es
recomendable conocer en profundidad este aspecto del proveedor antes de contratar cualquier
servicio.

Las actualizaciones o modificaciones pueden llegar sin pedir consentimiento al usuario.


Esto puede ser positivo, ya que pueden arreglar agujeros de seguridad o mejorar funcionalidades. Sin
embargo, puede ocurrir exactamente el caso contrario, y que una actualizacin traiga una brecha para
atacantes o que quite una funcionalidad que era til, pero que consideraban que poda ser eliminada.
El usuario puede verse obligado a buscar una herramienta que si tenga la funcionalidad eliminada y
que le ayude con su trabajo como haca la anterior.

La seguridad depende exclusivamente del proveedor.


Esto no es algo malo en s mismo, pero a veces uno no est seguro de si se toman medidas para
proteger los datos, lo que puede exponerlos a posibles atacantes. Hay exponentes en el pasado de
grandes empresas que han sido comprometidas en cuanto a seguridad, por lo que esta posibilidad
existe y no ofrece una seguridad al 100% para el cliente.

Slo se podrn utilizar las aplicaciones y servicios que el proveedor est dispuesto a ofrecer.
Aunque es cierto que hoy en da existe una amplia gama de servicios dnde elegir, stos ofrecen
funcionalidades o extensiones concretas, y es bastante difcil instalar aplicaciones nuevas sin la
aprobacin de los proveedores o incluso sin tener que realizar un pago previo. Esto puede limitar la
libertad y creatividad de tu propio sistema, aunque tambin puede ayudar a evitar funcionalidades no
necesarias y que puedan encarecer el precio de un SaaS.
Imposibilidad de saber qu hace realmente el programa.
Sin acceso al cdigo fuente o al archivo ejecutable, es difcil saber si el programa realiza algn tipo de
proceso en segundo plano. Esto no quiere decir que haya aspectos de un SaaS que hayan sido
diseados de forma maliciosa, pero no deja de existir la posibilidad de que el usuario sea totalmente
ajeno a cualquier tipo de proceso en segundo plano del programa en la nube.

Aquellos que no necesiten utilizar internet estn fuera de su alcance.


Aunque es cierto que hoy en da Internet est en todas partes, puede ser que haya empresas que no
consideren necesario una inversin en banda ancha para su empresa. Al no poder acceder a Internet,
sus sistemas se basaran en instalaciones locales, descartando la nube como una opcin para su
infraestructura. Es ms, si las aplicaciones en la nube se convirtieran en la norma y copasen el mercado,
no podran utilizar ningn tipo de software ya que todo estara basado en la web.
Fallos ms comunes en implantaciones en la nube

Durante los ltimos aos la nube se ha convertido en una prioridad para muchas empresas. Desde
grandes multinacionales hasta pequeas start-ups estn comenzando a confiar en este sistema.

El bajo coste inicial unido a la rapidez de implantacin y la externalizacin del mantenimiento y las
actualizaciones, convierten a la nube en un sistema muy atractivo. Sin embargo, no todas las empresas
que deciden atreverse con esta tecnologa logran implantarla de forma satisfactoria.

Aqu presentamos 4 errores muy comunes a los que puedes anticiparte a la hora de implementar un
ERP en la nube:

1. No entender el nuevo rol


En los procesos de implementacin de un ERP en la nube el papel desarrollado por el equipo de
informtica interno de la empresa comienza a jugar un papel secundario. Realizar diferentes pruebas
del sistema y controlar los tiempos del proveedor suelen ser las actividades ms habituales en este
tipo de casos. Que la persona a cargo del proyecto conozca esta circunstancia es clave para que el
equipo informtica contine trabajando hacia el mismo objetivo.

2. Elegir el ERP equivocado


El anlisis previo de los procesos de la empresa (blueprint) desembocar en una lista de posibles ERP
a implantar. No todos los ERP funcionan bien para todas las empresas, ya sea por tamao,
funcionalidades o incluso particularidades de la empresa contratante. En este caso, y para asegurarse
la eleccin acertada, lo ideal es trabajar sobre una base slida de conocimiento interno de la empresa.
Cuantos ms datos contenga el anlisis previo, ms estrecho ser el margen de error.

3. No tener las habilidades adecuadas


La tecnologa cambia rpidamente y con ella, en la mayora de los casos, las habilidades necesarias
para entenderla y trabajarla. Un error muy extendido es asumir que el equipo informtico de la
empresa ser capaz de comprender el sistema y sus necesidades por el simple hecho de que la nube
suele ser ms sencilla. Conocer las capacidades del equipo con el que se trabaja y rodearse de personas
capaces de ver la potencialidad de esta herramienta puede ser fundamental para el xito del proyecto.
4. No comprender los costes
La nube es ms barata. Esa es la afirmacin que se suele escuchar una y otra vez cuando se intenta
justificar una inversin. Es verdad, pero slo en parte. Para trabajar en la nube es necesario entender
los costes que supone y no quedarse no la superficie. El coste inicial normalmente es ms bajo que
cualquiera de las soluciones on-premise, sin embargo, el desembolso relacionado con las suscripciones
anuales puede ser considerablemente alto, teniendo en cuenta que el proveedor de la nube ofrece
mantenimiento y actualizaciones dentro de ese paquete, incluso cuando la empresa no lo quiere o no
lo necesita.
Planificador de presupuestos

En esta seccin se intentar ofrecer una visin global de los distintos presupuestos para un ERP en
funcin del tamao de su empresa. Se organiza en distintos rangos, de menor a mayor coste, que
podrn orientarle para elegir una solucin ERP adecuada.

Primer rango
Aqu entran las soluciones bsicas enfocadas a pequeas y medianas empresas. El rango puede ir desde
0 a 30.000 anuales. El coste podra llegar a ser 0 si tenemos en cuenta exclusivamente los costes
directamente asociados al ERP, pero es obvio que sera muy difcil alcanzarlo. No obstante, dentro de
este rango hay que diferenciar dos pequeos escalones de soluciones, una entre 0 y 5.000 y otra
entre 5.000 y 30.000 anuales.

De 0 a 5.000 entraran aquellas soluciones de software ms econmicas dirigidas a empresas con un


coste ms controlado. Puede ser que sean en forma de ERP en la nube, un ERP especfico para una
pequea empresa o que incluso sea un programa de distribucin libre y que el propio equipo
informtico de la empresa realice todas las tareas de implantacin y as evite el gasto en una consultora
informtica. Sin embargo, en este caso lo ms probable es que se necesite mucha paciencia y que el
proyecto se alargue durante mucho tiempo.

De 5.000 a 30.000 tendramos a soluciones ms profesionales, con asesoramiento de una consultora


de software y ciertos gastos en infraestructura y formacin. Tambin entran en este rango los sistemas
ERP SaaS (Software como Servicio) dirigidos a un mayor volumen de usuarios y procesos, propio de
una mediana empresa que necesite un presupuesto ms ajustado.

Estos costes dependen mucho del sector y tamao de la empresa, aunque son opciones vlidas para
PYMES que quieren implementar un ERP por primera vez. Que sea ms barato no quiere decir que el
software sea peor, ya que un alto coste tambin puede indicar un alto nmero de procesos que la
empresa ni siquiera necesite.

En esta categora podemos encontrar soluciones en la nube como la de Dynamics NAV de Microsoft,
Business ByDesign de SAP u Oracle Cloud ERP de Oracle.
Segundo rango
Aquellas soluciones profesionales para medianas empresas. El rango de precio puede variar desde los
30.000 a los 200.000 anuales.

En este nivel se encuentran soluciones profesionales para la mayora de las medianas empresas. Hay
una gran diferencia entre la cantidad mxima y la mnima de este rango, pero es normal teniendo en
cuenta que el precio depender principalmente de la cantidad de licencias de software, de los mdulos
requeridos, de la formacin para empleados, de si se necesitan migrar datos y de si hay que realizar
una inversin en infraestructura y hardware.

Por ejemplo, para 7 licencias con 2 mdulos, una personalizacin mnima y con una inversin de
hardware mnima, probablemente no se llegue a superar los 40.000.

Por otro lado, si se necesitan 25 licencias, con una gran cantidad de funcionalidades para cubrir muchos
procesos, y una gran cantidad de hardware e infraestructura que soporte ese proyecto, es probable
que la cifra sobrepase los 100.000. En este caso tambin hay que darse cuenta de la importancia de
simplificar al mximo los procesos de negocio de la empresa as como limitar el acceso al sistema a los
usuarios crticos, consiguiendo as el presupuesto ms ajustado a las necesidades reales de su empresa.

Este tipo de ERP y su proyecto de implantacin tendrn que contar con un equipo involucrado al
mximo, ya que habr que realizar proyectos de formacin, de soporte tcnico, de instalacin de los
equipos de hardware y configuracin del software en los puestos de trabajo, etc. Por ello, es un
proyecto que slo podran acometer aquellas empresas que conocen perfectamente los beneficios que
les reportar un ERP y no quieren arriesgar en una cuestin tan importante para el rendimiento de su
negocio.

Tambin hay que tener en cuenta que el mantenimiento, los cambios que se realicen a posteriori y las
actualizaciones pueden llegar a superar el coste inicial del proyecto durante la vida til del ERP. Esto
puede conllevar una cantidad anual extra que no debe pasarse por alto, pero que ser necesaria para
la correcta puesta a punto del sistema.

En esta categora podemos encontrar opciones como Dynamics NAV de Microsoft, Business One de
SAP o JD Edwards de Oracle.
Tercer rango
Son las soluciones para multinacionales y grandes empresas. El precio es difcil de establecer en estos
casos, ya que depende de varios factores como el nmero de usuarios que acceden al sistema al mismo
tiempo, la infraestructura, el tipo de sistema, la cantidad de funcionalidades y procesos que se quieren
cubrir, etc.

Aqu entran las soluciones con mayores costes, pero que se adecuan a aquellas empresas que tienen
un gran volumen de informacin, procesos, usuarios o incluso las tres a la vez.

En esta categora encontramos Dynamics Axapta de Microsoft, E-Business Suite de Oracle o la Suite
ERP de SAP.
Costes ocultos de un ERP

En ocasiones, hay costes ocultos durante la implantacin de un sistema ERP que no se aprecian a
simple vista o que no se especifican por parte de los proveedores. Estos costes pueden aumentar el
precio final del producto, tanto a nivel econmico como en el del tiempo de implantacin. A
continuacin se encuentran 7 costes ocultos que pueden aparecer en cualquier proyecto ERP.

1. Recursos internos para disear y ejecutar el proyecto


Normalmente una consultora no tiene en cuenta el tiempo y esfuerzo que desde dentro de la propia
empresa se va a realizar para la implantacin de un proyecto. A la hora de comparar ofertas, hay que
tener en cuenta este trabajo extra, que puede venir, por ejemplo en forma de formacin para
empleados. El equipo de la empresa que adopta el ERP debe entender que es una prioridad para el
funcionamiento interno y dedicarle la atencin necesaria para una cuestin tan importante.

2. Adaptacin a los cambios


En el mundo de la tecnologa, los avances llegan muy rpido, pero tambin pueden llegar en la empresa
gracias a un cambio de tendencias de mercado, de gestin de la propia empresa o incluso de
legislacin. La falta de planificacin puede obligar a la empresa a realizar muchas modificaciones en el
ltimo momento, lo que significar no slo un sobrecoste, sino que adems alterar el rendimiento
del sistema. Esto acabar creando un ERP con un proceso operativo demasiado complejo, lleno de
operaciones de ltima hora que no han sido estudiadas atentamente. Adems, todas estas
modificaciones pueden convertir un cambio de versin o una migracin en una tarea imposible, incluso
llegando a elevar los costes de soporte y mantenimiento.

3. Coste de actualizacin a nuevas versiones


Con una planificacin correcta, se debe contemplar este tipo de costes. En este caso los costes de una
actualizacin pueden elevarse si tambin, como ya hemos dicho, incluimos una gran carga de
operaciones en el sistema ERP. Que el sistema est organizado claramente puede ayudar a que una
actualizacin sea mucho ms asequible y rpida.
4. Costes de formacin de personal
Tanto para la instalacin de un nuevo mdulo, la contratacin de nuevos empleados o el cambio de
funciones hay que tener en cuenta la formacin. Una planificacin que no tenga en cuenta estos
aspectos puede encontrarse con unos costes de formacin desmesurados, lo que puede llevar a la
ralentizacin de los procesos de la empresa. Adems, no sirve de nada tener una excelente solucin
implantada si ninguno de los usuarios sabe qu hacer con ella, ya que al final caer en desuso y no
tendr un retorno de la inversin (ROI) positivo.

5. Ampliacin de licencias
Este caso guarda relacin con el punto anterior. Un aumento de la actividad o del nmero de
empleados de la empresa puede traer consigo la necesidad de ampliar el sistema ERP. La ampliacin
de licencias en algunos casos es necesaria para poder permitir un mayor nmero de usuarios en el ERP,
por lo que resulta imprescindible planificar con antelacin estos posibles imprevistos.

6. Desesperacin por el retorno de la inversin (ROI)


La mayora de soluciones ERP no reportan un aumento de su valor hasta que llevan un tiempo
implantadas en la empresa. Esto se consigue gradualmente, pero en muchos casos la urgencia puede
llevar a descartar una solucin ERP antes incluso de que esta haya llegado a optimizar los procesos de
negocio de forma clara, y se opte por adoptar otra solucin. El coste que esto conlleva puede tener
consecuencias en los presupuestos de una empresa y por ello es mejor analizar el rendimiento del ERP
progresivamente y con un amplio margen.

7. Depresin post-ERP
En mayor o menor medida, las personas son reticentes a los cambios y esto tambin se demuestra en
el mundo de los ERP. En muchos casos, tras la implantacin de un nuevo sistema pueden aparecer
problemas de rendimiento al tener que cambiar toda una serie de procesos de trabajo. Que todo en el
nuevo ERP se vea y funcione de forma distinta puede ser un elemento negativo para algunos usuarios,
de ah que la formacin de los mismos adquiera una gran importancia en estos casos. De lo contrario,
el coste para su empresa puede ser doble, tanto para la moral de sus empleados, como para la demora
del punto de retorno de la inversin del proyecto.
Presupuesto SAP Business One
El coste de implantacin de un sistema como SAP Business One depende de varios factores, entre
ellos, el tipo de licencia que se adquiera. En el siguiente cuadro se ve qu funciones se incluyen y
como el precio vara segn el tipo de licencia (Estandar vs. Starter). A todo esto hay que aadir los
costes de implantacin, adquisicin de hardware, formacin y otros gastos derivados de todo el
proceso de adaptacin a un ERP.

La implantacin bsica de SAP Business One puede lograrse en un periodo de 6 a 8 semanas si la


empresa est dispuesta a adaptarse a una configuracin estndar de estructuras de informacin,
adems de tener un compromiso para el cambio tanto de sistema como de uso en su personal.

Mdulos SAP Business One Estandar SAP Business One Starter


1000-2500 + 17% de 900 + 17% de
Licencias por usuario
manten. anual + IVA manten. anual + IVA
Contabilidad y Finanzas Completa Bsica
Gestin de clientes (CRM) S S
Ventas S S
Compras S Bsica (sin requisitos)
Gestin de Bancos S S
Inventario y Distribucin S Sin picking y embalaje
Slo listas materiales
Mdulo de produccin S
para ventas
Uso de apps mviles S S
Procesos de autorizacin de
S No
pedidos y documentos
Recursos Humanos (HRM) S S

Estas versiones de SAP Business One no incluyen ningn tipo de software especfico, ms bien tratan
las soluciones generales para cualquier tipo de empresa, eliminando as la barrera de la
personalizacin. Sin embargo, sigue habiendo posibilidad para la adaptacin del sistema a las
necesidades de su empresa, aunque conllevar unos costes derivados que no se podrn pasar por alto
tan fcilmente.
SAP HANA: Caractersticas y presupuesto

Caractersticas
SAP HANA es un sistema de base de datos relacional realizado por SAP, con avances en la tecnologa
in-memory o en memoria. Esta tecnologa permite acceder a los datos alojados dentro de SAP
HANA de una forma ms rpida, ofreciendo respuestas en tiempo real para realizar anlisis en el
momento. Adems, soporta grandes volmenes de informacin al mismo tiempo, por lo que puede
gestionar grandes cantidades de datos en cualquier ocasin.

En un principio, SAP HANA se diriga a las herramientas de Business Intelligence que necesitan una
mayor velocidad de respuesta para tener los datos siempre actualizados. Sin embargo, SAP HANA
ahora tambin permite la instalacin de aplicaciones en su sistema, aprovechando las capacidades in-
memory para procesamiento de informacin. De este modo, se alcanzan velocidades ms rpidas,
tanto para la generacin de informes como para el funcionamiento de sistemas de gestin de procesos
en la empresa. No obstante, en el mercado se pueden encontrar otros sistemas con la misma premisa
que SAP HANA, como la Database-12c de Oracle o la tecnologa Hekaton SQL Server de Microsoft, por
lo que existen distintas opciones a la hora de elegir bases de datos de acceso rpido y gestin de
grandes volmenes de informacin.

Presupuesto
Este presupuesto es aproximado y puede servir como un vistazo a la inversin necesaria para una
infraestructura de este tipo. Por ello, la informacin aqu expuesta puede servir tambin como
referencia hacia el precio de otro tipo de bases de datos in-memory, como las de Oracle o Microsoft.

El presupuesto de la instalacin de SAP HANA vara por distintos motivos. Uno de los principales es
que sus distintos componentes de hardware no tienen por qu adquirirse del mismo proveedor. Por
ejemplo, en el caso del hardware, tanto SAP como Microsoft y Oracle disponen de una serie de socios
de SAP que tienen equipos de hardware certificado para el uso con su base de datos, ya sea HANA, 12c
de Oracle o Microsoft y su SQL Server. Estos socios suelen ser otro tipo de compaas tecnolgicas
como Cisco, Dell, Hitachi o IBM. Al tener esta variedad, el precio final puede cambiar dependiendo del
proveedor que suministre el hardware.
Adems, en este caso hay que tener en cuenta que aunque la capacidad de los sistemas que soportan
HANA es bastante alta, el volumen de informacin que se maneje puede aumentar la necesidad del
nmero de mquinas para gestionar tal volumen de datos. Tambin habra que tener en cuenta que
quizs hagan falta mquinas con una mayor capacidad de base. Estos dos factores unidos traeran
consigo un consecuente aumento del precio de la inversin en SAP HANA que vamos a detallar a
continuacin.

En la siguiente tabla podr encontrar un presupuesto aproximado para tres tipos equipos listos para
instalar SAP HANA, de 256 GB, 512 GB y 1 TB de capacidad respectivamente.

Descripcin 256 GB 512 GB 1 TB


Sistema Base 28.000 28.000 28.000
CPUs (extra, si se aplica) 0 0 20.000
RAM (16 GB) 12.000 26.000 32.000
4 x 200 GB Almacenamiento Flash 9.000 12.000 12.000
4 x 1.2 TB Almacenamiento Disco Duro 4.000 4.000 4.000
SuSe Linux 3.000 7.000 12.000
Total 56.000 77.000 108.000

Cantidades aproximadas basadas en la informacin del proveedor de SAP HANA.


Comparacin Bases de Datos

En el mercado existen distintas bases de datos que pueden utilizarse para la instalacin y uso de
aplicaciones de gestin de procesos. Aqu se encuentra una comparativa entre algunas de las bases
de datos ms conocidas y as poder observar cual se podra adaptar mejor a su empresa.

SQL Server Oracle 12c SAP HANA


Primera versin
1989 1980 2010
ltima versin SQL Server 2014 12.1.0.2 1.0 SPS9
Abril 2014 Julio 2014 Diciembre 2014
Cuota de mercado
#3 #1 #19
Tipo de base de datos Base de datos
Base de datos Base de datos relacional con
relacional relacional tecnologa
en memoria
Desarrollador
Microsoft Oracle SAP
Lenguaje de
C++ C+ SQL Script
implementacin
Soporte para XML
S S No
APIs y otros mtodos JDBC, ODBC JDBC, ODBC JDBC, ODBC
de acceso Tabular Data Stream ODP.net
(TDS) Oracle Call Interface
ADO.net (OCI)
OLE DB
SQL Server Oracle 12c SAP HANA
Particiones Con tablas en distintas
Particiones
filas (particiones S (varios tipos)
horizontales
horizontales)
Mtodos de Replicacin
S, pero depende del
replicacin multimaestra
tipo de versin del S (varios tipos)
Replicacin maestra-
servidor
esclava
Uso de datos al
mismo tiempo entre S S S
varios usuarios
Capacidad de acceso S, integrado en una
S, pero slo a travs
In-memory de las ltimas S
del add-on Hekaton
versiones
Proveedores: factores a tener en cuenta
Proveedores
Tras la eleccin del ERP, hay que establecer cmo se implanta el sistema. Aqu entran en juego los
proveedores, cuya eleccin no es tan fcil como parece en un principio. De hecho, uno de los factores
de xito de un proyecto de implantacin de un ERP recae sobre la correcta eleccin del proveedor. Por
ello, se recomienda asegurarse de los siguientes aspectos antes de elegir al proveedor que trabajar
con su ERP.

Factores a tener en cuenta


Experiencia del proveedor
Conocimiento del sector de su empresa
Entendimiento de los objetivos de su empresa
Compromiso para el trabajo con el cliente
Soporte y consejo tras la instalacin

Experiencia del proveedor


Es importante trabajar con un proveedor que ofrezca seguridad con una larga experiencia en el campo
de implantacin de sistemas ERP. Adems debe conocer cmo funcionan los procesos y los pasos a dar
en cada momento, si no quiere ver su proyecto comprometido desde el primer momento. No obstante,
esto no significa que un proveedor que lleve menos tiempo en el mercado no pueda realizar un gran
trabajo, pero debe ser capaz de suplir esa carencia con unos objetivos y un asesoramiento del proceso
que transmita seguridad y confianza a su empresa.

Conocimiento del sector de su empresa


Aunque puede no parecer un aspecto esencial, el conocimiento que el proveedor tenga de su sector
contribuir a la reduccin de tiempo o problemas durante la implantacin. Incluso el mismo software
ERP puede variar su implantacin de un sector a otro. Adems, un proveedor que tiene experiencia
directa en el mismo sector de su negocio comprender los retos a los que puede enfrentarse y as
predecir y solucionar alguna necesidad que usted no se dio cuenta que tena.
Entendimiento de los objetivos
El proveedor debe entender desde un primer momento las razones que le llevan a adquirir un ERP y
ser capaz de responder y asesorarle para conseguir alcanzarlas todas. Esa ser la nica manera en la
que la empresa que se encargue del proyecto podr tener la perspectiva correcta para la implantacin
del sistema de forma eficaz y con la solucin ms completa y adecuada. Un proveedor que se implica
con los objetivos de su compaa es clave para poder alcanzarlos, ya que ofrecer las mejores opciones
para cubrir cualquier tipo de necesidad de la empresa en el software.

Compromiso para el trabajo con el cliente


La experiencia de algunos proveedores puede llevarles a pasar por alto sus peticiones y realizar una
implantacin en base a su experiencia previa. Hay que comprobar si el proveedor est dispuesto a
colaborar codo con codo con los responsables del proyecto y as asegurar que se contemplan todos los
procesos y perspectivas necesarias para la implantacin correcta y completa del ERP en base a lo que
se ha establecido desde la empresa lo adquiere.

Soporte y seguimiento tras la implantacin


Una vez que la implantacin se ha realizado, puede ocurrir que la empresa encargada tenga menos
tiempo para ayudarle con su sistema ERP. En estos casos, pueden aparecer imprevistos que no sea
capaz de resolver con su equipo informtico interno y tenga que recurrir al proveedor, y desconocer si
est disponible para arreglarlos puede resultar catastrfico. Las actualizaciones del sistema que
aparezcan despus de la implantacin tambin pueden ser un quebradero de cabeza. Por eso, es
importante establecer acuerdos sobre hasta qu punto el proveedor realizar un seguimiento tras la
implantacin.

Conclusin
Es importante asegurarse de que el proveedor que se va a encargar de realizar este proyecto rene las
condiciones ptimas. No obstante, tambin hay otras preguntas que se pueden realizar como cunto
tardar en implantarse el software?, qu tipo de formacin para los usuarios proporcionan? o cmo
se dividen los costes del proyecto?
Ahorrar dinero durante la implantacin de un ERP
En estos tiempos que pasan, hay muchas empresas que no pueden permitirse el gasto que supone
una implantacin de un ERP. No obstante, aquellas compaas que lo consideren una prioridad para
mejorar el da a da de los procesos de su empresa, aqu se analizan algunos aspectos a tener en
cuenta para que el coste de la implementacin no se vaya de las manos.

Comprar el software
1. Tiempo
El tiempo lo es todo, y las empresas proveedoras de servicios TIC tambin lo sufren. Como cualquier
compaa, los proveedores deben cumplir una serie de objetivos y cuanto ms se acerque la fecha
lmite ms nerviosos estarn. Si puede permitirse el lujo de esperar para elegir proveedor, tenga en
cuenta este pequeo aspecto, porque puede ahorrarle dinero.

2. Compre slo lo necesario


Parece lgico pensar que slo va a pagar por lo que va a utilizar, pero en lo que a un ERP se refiere
existen muchos gastos que pueden venir representados por aspectos que no estn dentro de sus
planes. Por ejemplo, la compra de licencias de usuario slo para el nmero de usuarios que realmente
van a utilizar la aplicacin. Analice la empresa, haga una lista y ponga un nmero concreto. Si la
empresa crece podr ampliar el nmero de usuarios sin ningn problema.

3. Licencias
En algunos casos las empresas tienen licencias que pueden ser utilizadas para otro propsito. Es decir,
si se decide adquirir un sistema que obliga a tener determinadas licencias compruebe antes si stas no
estn ya en su poder trabajando en alguna otra aplicacin. En la mayora de los casos se adquieren
licencias por partida doble pudiendo reutilizar las que estn en vigor.

4. Encontrar el proveedor adecuado


Una vez que el proyecto est definido y la empresa se ha decidido ya a implantar un ERP llega la hora
de elegir proveedor. Existen multitud de proveedores que harn la eleccin una verdadera pesadilla,
pero s tiene claro los criterios de eleccin se puede ahorrar mucho tiempo y dinero.
Dentro de la eleccin de proveedores el precio es fundamental para muchas empresas. Los primeros
presupuestos suponen una prueba de las empresas proveedoras para estudiar las posibles opciones
del mercado, contemple todas las posibilidades y no acepta una primera oferta sin contrastar.

5. Migracin del sistema


Existen multitud de herramientas que pueden migrar los datos desde el sistema anterior a uno nuevo.
Sin embargo, debe asegurarse que todos los datos que necesita van a estar contemplados en el nuevo
software. Si la empresa trabaja con archivos especiales, esos archivos deben estar contemplados en
los planes de migracin. Adems, no todo es la migracin de datos. Despus de aos de utilizacin de
un software determinado se acumulan miles y miles de datos inservibles y desactualizados que no van
a ser de gran utilidad en el nuevo sistema. La limpieza de los datos puede ahorrar muchsimo tiempo
al proveedor.

6. Durante la implantacin
Case al plan principal. Durante el proceso de implantacin del ERP surgirn dudas, problemas y
posibles personalizaciones del sistema, pero si no se ha contemplado en el estudio inicial y no supone
un fallo principal en los procesos de la empresa, quizs no es imprescindible.

Existen determinados cambios en el sistema que supone la paralizacin total de la implementacin


con el consiguiente gasto econmico y de tiempo, por lo que vuelve a ser importante resaltar la
importancia de un anlisis exhaustivo previo de todos y cada uno de los procesos de la empresa para
que no se pase nada.
Aspectos cruciales para mantener la implantacin segn lo
planeado

Existe una base muy importante que toda empresa que se plantee la implantacin de un nuevo ERP
debe tener en cuenta: una implantacin exitosa no ocurre por accidente.

Detrs de todo proyecto de implantacin existe la figura del jefe de proyecto. Esta persona ser la
encargada de supervisar el proyecto paso por paso y asegurarse de que todo va surgiendo como debe.

1. Fijacin de objetivos y alcance del proyecto


El primer paso para comenzar con la implantacin de un ERP es realizar una reunin para fijar los
objetivos que quieren conseguir con este proyecto y el alcance que tendr. Con un anlisis realista que
recoja el momento en el que se encuentra la empresa y hacia dnde quiere ir, se evitarn sorpresas
futuras que podrn derivar no slo en prdida de tiempo, sino tambin dinero.

2. Equipo
Para un trabajo de esta envergadura, los miembros del equipo no pueden dejarse a su suerte. La
compenetracin del equipo es fundamental para el xito del proyecto.

Los expertos en formacin de equipo aseguran que para que un proyecto de este tipo funcione deben
unirse personas complementarias, con sus fortalezas y sus debilidades bien definidas pero cubiertas
por otros miembros del equipo.

3. Asignacin de los aspectos crticos


Aunque el equipo est formado en su totalidad por grandes profesionales, no todos pueden tener el
mismo papel.

Hablamos de un proyecto sensible que puede poner en jaque el da a da de cualquier empresa, por lo
que las principales funcionalidades deben dejarse en manos de tcnicos especialistas y de confianza.
4. Fija expectativas claras
Las personas tienen diferentes visiones en lo que a expectativas se refiere. Lo que para uno puede ser
un trabajo perfecto, para otro puede ver un proyecto a media hacer. Para no encontrarse con ninguna
sorpresa, la mejor opcin es fijar las expectativas que se van a utilizar con anterioridad. De esta forma,
todo el equipo conocer hasta donde debe trabajar para conseguir lo que se espera de l y del trabajo.
En una implantacin no pueden dejarse flecos sueltos.

5. Priorizar las tareas y desarrollar una jerarqua


La implantacin de un ERP puede demorarse bastantes meses en el tiempo. Con una media de ms de
un ao para empresas grandes, la priorizacin de tareas parece un aspecto fundamental para no
perder las riendas del proyecto.

Todos los miembros del equipo deben conocer cul es el siguiente paso que deben tomar, y la
importancia o no de las tareas que realizan. Este tipo de proyectos debe llevarse a cabo con una
organizacin prcticamente perfecta, por ello, las tareas deben estar priorizadas con el objetivo de que
no se queden en un limbo organizacional.
Trucos para analizar los procesos de las empresas y asegurarse el
xito

Los expertos aseguran que el anlisis de los procesos de la empresa es esencial para aprovechar al
mximo el nuevo software. Pero a veces, se trata de miles y miles de datos que, de alguna manera,
hay que organizar para averiguar su sentido dentro del funcionamiento de la compaa. Aqu
encontrar algunos aspectos fundamentales a tener en cuenta durante el anlisis de los procesos de
su empresa (blueprint).

1. Analiza los procesos adecuados


No todos los procesos son fundamentales. Es importante centrarse en procesos cruciales para el
funcionamiento de la compaa. Estudie dichos procesos y averige si estn causando problemas, o
simplemente no funcionan de forma adecuada. Eso es lo que el ERP va a mejorar.

2. Comienza por los procesos ms sencillos


Todos los procesos tienen aspectos problemticos pero algunos son ms difciles de afrontar que otros.
Comenzar a analizar la empresa por los procesos ms sencillos otorgar una base slida sobre la que
trabajar y ascender hacia procesos ms complejos que despus se plasmarn en el estudio.

3. Elimina los procesos innecesarios


Una vez que se han identificado los procesos fundamentales de la empresa, queda una lista
interminable de tcnicas secundarias, muchas de los cuales pueden ser eliminadas. Identificar y
transformar dichos procesos es uno de los objetivos principales de esta investigacin. Se debe ser
consciente de que aunque una actividad lleve hacindose de un modo especfico durante aos, no
significa que sea la mejor forma de hacerlo.

4. Prueba los datos aportados


Aunque se d por hecho que nadie conoce mejor una empresa que las personas que trabajan y
conforman su da a da, en determinados momentos es necesario contratar a un equipo para que
pueda estudiarla desde fuera. Seleccionar a alguien para que analice los datos que se han ido
recabando es fundamental en este proceso. La monotona de los procesos puede hacer que no se
tengan en cuenta movimientos fundamentales que pueden ser la marca de identidad de un
departamento.

5. Modifica la documentacin
Una vez que se tiene la opinin de un especialista independiente aparecern aspectos diferentes entre
la primera visin del anlisis y lo que ahora se tiene. Esa es la clave. Antes de comenzar con el proceso
de implantacin se debe cambiar lo redactado con anterioridad e incluir los datos aportados por el
equipo especialista.

Una vez que todo esto se tenga en cuenta, y est adecuadamente documentado podr comenzar el
proceso de implementacin.

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