Relaciones entre tablas

Las relaciones entre tablas de una base de datos (pueden relacionarse dos o
ms tablas) son usadas para mantener una integridad en los datos
denominada integridad referencial.
Para explicarlo de forma muy bsica y sencilla, cuando se crean relaciones entre
tablas se impide entre otras cosas, que puedan existir datos en una tabla si no
existen tambin en otra tabla de la que depende.
Normalmente las relaciones se definen al crear las tablas, pudindose
especificar tambin al disear una consulta.
Crear relaciones

Para crear relaciones entre tablas haremos clic en el icono Relaciones que se
halla en la pestaa Herramientas de bases de datos:

Se abrir un cuadro de dilogo en el que seleccionaremos las tablas que

queremos relacionar y pulsaremos en el botn Agregar:

Para relacionar dos tablas, pincharemos sobre el campo sobre el que vamos
a hacer la relacin y arrastraremos hasta el campo a relacionar con la otra
tabla.

IMPORTANTE: ambos campos han de ser del mismo tipo (si uno es por
ejemplo numrico entero, el otro lo deber ser tambin).
Los campos que sean clave principal o primaria los veremos con una a su
izquierda.
En la imagen de ejemplo ejemplo relacionamos el campo 'idProvincia' de la
tabla 'Clientes' con el campo 'id' de la tabla 'Provincias'.
Al tener marcada la casilla Exigir integridad referencial permitir segn el
ejemplo, que cuando introduzcamos un cdigo de cliente en la segunda tabla,
deber estar previamente tambin en la primera.
Por ejemplo, no podremos introducir un registro en 'Clientes' si el valor que
introduzcamos en el campo 'idProvincia' no existe en la tabla 'Provincias'.
El marcar la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados permite
que cuando se actualice un dato en la tabla origen se modifique
automticamente en la tabla destino.
Por ejemplo, si modificamos el valor del campo 'Id' de un registro de la tabla
'Provincias', se actualizarn en 'Clientes' todos los registros relacionados a
travs del campo 'idProvincia'.
Activando la opcin Eliminar en cascada haremos que al borrar un cdigo de
la tabla principal se borren todos los registros con el ese cdigo en la otra tabla.
Por ejemplo, si eliminamos un registro en la tabla 'Provincias', se eliminarn en
'Clientes' todos los registros relacionados a travs del campo 'idProvincia'.
Una vez hechas las relaciones veremos una lnea que muestra los campos
relacionados, tal y como vemos en la imagen:

Segn la teora de bases de datos, los tipos de relaciones entre

tablas pueden ser:
Uno a uno (1:1): un determinado registro de una tabla puede estar
relacionado slo con un registro en la otra tabla.
Ejemplo: un registro de la tabla 'PERSONA' puede estar relacionado
slo con un registro de la tabla 'PARTIDA_NACIMIENTO', y a su vez un
registro de 'PARTIDA_NACIMIENTO' puede estar slo relacionado con
un registro de 'PERSONA' (una partida de nacimiento pertenece slo a
una persona).
Uno a varios (1:N) / varios a uno (N:1): un determinado registro de una
tabla puede estar relacionado con uno o varios registros en la otra tabla.
Ejemplo: un registro de la tabla 'CENTRO' puede estar relacionado con
uno o varios registros de la tabla 'ALUMNOS', y un registro de
'ALUMNOS' slo puede estar relacionado con uno de 'CENTRO' (un
alumno slo puede pertenecer a un centro).
Varios a varios (N:M): uno o varios registros de una tabla pueden estar
relacionado con uno o varios registros en la otra tabla.
Ejemplo: un registro de la tabla 'PERSONAS' puede estar relacionado
con uno o varios registros de la tabla 'PASES' (una persona puede tener
varias nacionalidades), y a su vez un registro de 'PASES' puede estar
relacionado con uno o varios registros de 'PERSONAS' (varias personas
pertenecen a un determinado pas).

Tipos de combinacin
Si hacemos clic en el botn Tipo de combinacin que mostrar la siguiente
ventana en la que podremos especificar algunas caractersticas.

Si seleccionamos las opciones '2' o '3' slo se incluirn los registros de una de
las tablas, mientras en la otra slo se incluirn los que se indiquen en cada
caso.

Modificar una relacin

Para que Access 2010 nos muestre el cuadro de dilogo Modificar

relaciones hemos de hacer clic con el botn derecho sobre la lnea que
muestra la relacin entre las tablas y seleccionar la opcin Modificar relacin.

Eliminar una relacin

Para eliminar una relacin tan slo hemos de hacer clic sobre la lnea que
muestra la relacin entre las tablas, y pulsar la tecla Supr.
Consultas

Hay dos tipos de consultas en Access 2010: de seleccin y de accin.

Las consultas de seleccin permiten seleccionar un conjunto de datos,
mientras que con las consultas de accin podemos adems operar sobre los
datos seleccionados.
A su vez hay tres tipos de consultas de accin: de actualizacin, de
eliminacin y de datos anexados.
Crear consultas de seleccin

Las consultas de seleccin permiten ver los datos de una o varias tablas,
analizarlos, imprimirlos, etc.
Para crear una consulta de seleccin, haremos clic en el icono Diseo de
consulta que se halla en la pestaa Crear:

A continuacin seleccionaremos las tablas sobre las que deseamos crear la

consulta y haremos clic en el botn Agregar (de igual modo que al relacionar
tablas):
Posteriormente en la parte inferior de la ventana seleccionaremos los campos
que deseamos mostrar. Situndonos en una de las celdas correspondientes
a Campo elegiremos un campo de la lista que aparece al pinchar en .

Podemos definir si deseamos Mostrar o no cada campo de los elegidos, as

como establecer el Orden en que deseamos que se muestren los
datos: ascendente o descendente (se puede definir un mximo de 10
ordenaciones).
En este ejemplo listamos datos de los pedidos realizados por los clientes cuyo
cdigo sea 'mayor de 1' y 'menor de 4' por orden 'de menor a mayor' y con
fecha posterior al '01/01/2002' (se toma toda la fila para establecer la
condicin), adems de los clientes cuyo nombre sea 'Marta' (es indiferente si lo
escribimos en maysculas o minsculas).
 Establecer condiciones

Como vimos en el punto anterior, podemos establecer unos criterios o

condiciones para filtrar los datos que deseamos que se muestren usando la
opcin Criterios junto con la opcin O, con lo que las condiciones se harn por
filas (primero se filtra por la condiciones de la primera y luego por los de la
segunda).
Podemos tambin usar comodines en los criterios, como los
smbolos =, > (mayor que), < (menor que), o el * (indicando que en su lugar
pueden ir otros caracteres, con lo que por ejemplo can* devolvera palabras
como Canarias, canes, etc.).

Establecer un criterio de modo dinmico

Podemos pedir un dato que sea a travs del cual se efectuar la consulta cada
vez que esta se ejecute. Por ejemplo, podemos hacer que cada vez que
abramos la consulta se nos pregunte qu cdigos deseamos listar.
Para pedir un solo dato de entrada primeramente nos situaremos en la
columna que queremos usar para filtrar los datos y entre corchetes escribir el
texto que queremos que se muestre, como se muestra en la imagen (ojo,
porque no podemos poner un nombre igual al del campo).

Posteriormente haremos clic en el icono Parmetros que se halla en la cinta

de opciones correspondiente a la pestaa Inicio:

Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo, en el que introduciremos el mismo

texto que en el paso anterior escribimos entre corchetes en Criterios (pero sin
corchetes pues ser el texto informativo que se nos muestre cuando se nos
pregunte por el dato), y seleccionaremos el tipo de dato que vamos a pedir (el
mismo del que sea el campo).
Finalmente haremos clic en Aceptar.
Una vez creada, para procesar la consulta haremos doble clic con el botn
izquierdo del ratn sobre su nombre, o bien clic con el botn derecho sobre ella
y seleccionar Abrir.

Si estamos en la Vista Diseo podemos ejecutarla haciendo clic en el

icono Ejecutar:

Tras ejecutar esta consulta con parmetros se mostrar un cuadro de dilogo

como el siguiente en el que deberemos introducir los datos que se nos piden.

Para pedir ms de un dato de entrada el proceso es similar, con la diferencia

de que usaremos los operadores Entre e Y para establecer los lmites, tal y
como se muestra la imagen de la derecha:
Posteriormente y del mismo modo que antes, haremos clic en el

icono Parmetros .
Despus introduciremos los dos textos usados en Criterios (sin corchetes) y
seleccionaremos el tipo de datos adecuado en caso (el mismo de los campos
usados).

Cuando ejecutemos la consulta se nos mostrar una ventana preguntndonos

cada parmetro (segn el ejemplo, una para 'Cdigo inicial' y otra para 'Cdigo
final') en la deberemos introducir los datos que se nos piden.
Es posible hacer este tipo de consulta pidiendo datos de campos diferentes.
Para guardar la consulta haremos clic en el icono daremos un nombre a la
misma y haremos clic en Aceptar.

Crear consultas de actualizacin

Este tipo de consulta es usado para modificar registros automticamente.

Para crear una consulta de este tipo, primeramente hemos de crear una
consulta de seleccin, y luego en la Vista Diseo haremos clic en el
icono Actualizar.

Veremos cmo desaparecen las filas Orden y Tab Ref Cruz y en su lugar
aparece una nueva fila llamada Actualizar a:
 En la nueva fila introduciremos en la columna deseada una expresin correcta,
como por ejemplo:
[precio venta] + 100
Esto sumar 100 al precio de venta de cada artculo en la tabla.
Tambin podemos pedir un dato al usuario que recogeremos como
parmetro, en base al cul se realizar la actualizacin.
Despus de guardarla, en el listado de las consultas la veremos marcada con
el icono .

Cifrar una base de datos utilizando una contrasea

En los pasos de esta seccin se explica cmo crear y aplicar una contrasea a
una base de datos de Access 2010.

Cifrar una base de datos

1. Abra la base de datos en modo exclusivo.

Cmo abro una base de datos en modo exclusivo?

a. En la pestaa Archivo, haga clic en Abrir.

b. En el cuadro de dilogo Abrir, busque y seleccione el archivo que desee abrir.
c. Haga clic en la flecha que aparece junto al botn Abrir y, a continuacin, haga
clic en Abrir en modo exclusivo. La figura siguiente es una representacin del
men.

2. En la pestaa Archivo, haga clic en Informacin y despus en Cifrar con

contrasea.

Aparece el cuadro de dilogo Establecer contrasea para la base de datos.

3. Escriba la contrasea en el cuadro Contrasea, vuelva a escribirla en el

cuadro Comprobar y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Notas:
o Use contraseas seguras que combinen letras maysculas y minsculas,
nmeros y smbolos. En las contraseas no seguras no se mezclan estos
elementos. Contrasea segura: Y6dh!et5. Contrasea no segura: House27. Las
contraseas deben tener 8 caracteres o ms de longitud. Una frase para una
contrasea que use 14 caracteres o ms siempre ser ms adecuada.
o Es fundamental que recuerde la contrasea. Si la olvida, Microsoft no podr
recuperarla. Guarde las contraseas que anote en un lugar seguro, lejos de la
informacin que ayudan a proteger.

Principio de pgina

Cifrar una base de datos dividida

Para cifrar una base de datos dividida, debe cifrar la base de datos front-end y
la base de datos back-end. Despus de cifrar la base de datos back-end, debe
volver a vincularla a sus tablas.

1. Con los pasos provistos en la seccin Cifrar una base de datos utilizando una
contrasea, cifre la base de datos back-end.
2. En la base de datos front-end, elimine los vnculos a las tablas de la base de
datos back-end y, a continuacin, vuelva a vincular las tablas. Cuando vuelva a
crear los vnculos, Access le solicitar la contrasea de la base de datos back-
end.
3. Despus de volver a vincular las tablas, cifre la base de datos front-end con los
pasos provistos en la seccin Cifrar una base de datos utilizando una
contrasea.

Abrir y descifrar una base de datos

No olvide su contrasea; si no la recuerda, no habr forma de recuperarla.

Abrir una base de datos cifrada

1. Abra la base de datos cifrada del mismo modo que cualquier otra base de
datos.

Aparece el cuadro de dilogo Solicitud de contrasea.

2. Escriba la contrasea en el cuadro Escriba la contrasea de la base de

datos y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Principio de pgina

Quitar una contrasea de una base de datos

Nota: Cuando quita una contrasea de una base de datos, puede restaurarla
en cualquier momento (o reemplazarla con otra contrasea) si repite los pasos
 descritos en Cifrar una base de datos utilizando una contrasea, incluidos en
este artculo.

Quitar una contrasea

1. Abra la base de datos en modo exclusivo.

Cmo abro una base de datos en modo exclusivo?

a. En la pestaa Archivo, haga clic en Abrir.

b. En el cuadro de dilogo Abrir, busque y seleccione el archivo que desee abrir.
c. Haga clic en la flecha que aparece junto al botn Abrir y, a continuacin, haga
clic en Abrir en modo exclusivo. La figura siguiente es una representacin del
men.

2. En la pestaa Archivo, haga clic en Informacin y despus en Descifrar base

de datos.

Aparece el cuadro de dilogo Anular la contrasea establecida para la base

de datos.

3. Escriba la contrasea en el cuadro Contrasea y, a continuacin, haga clic

en Aceptar.

Principio de pgina

Nota: Declinacin de responsabilidades de traduccin automtica: Este

artculo se ha traducido con un sistema informtico sin intervencin humana.
Microsoft ofrece estas traducciones automticas para que los hablantes de
otros idiomas distintos del ingls puedan disfrutar del contenido sobre los
productos, los servicios y las tecnologas de Microsoft. Puesto que este artculo
se ha traducido con traduccin automtica, es posible que contenga errores de
vocabulario, sintaxis o gramtica.