Clasificacin de los libros contables y la divisin de los libros auxiliares

Por: Alma Ruth Corts Cabrera

Como recordars todos los registros de contabilidad de una entidad, se deben llevar en documentos de
registro llamados libros contables (Contabilidad financiera). Estos libros contables se clasifican o dividen
en libros principales, que son: balance, diario general, libros de mayor (Ts de mayor).
Los libros contables principales, contienen el resultado de las operaciones que se realizaron en un
periodo determinado, sin embargo, el detalle de dichas operaciones se lleva en los libros Auxiliares,
como apoyo o soporte para identificar las partidas contables.
Por ejemplo: para cada cuenta de pasivo (proveedores, acreedores diversos, cuentas por pagar, etc.) se
requiere una cuenta, ya sea circulante fija o diferida. Es decir debemos tener en la contabilidad tantas
cuentas como rubros de pasivo que maneje el negocio. De igual forma cada cuenta de mayor, debe estar
integrada por tantas cuentas auxiliares o subcuentas, como sea necesario

En la Figura 1, se muestra la clasificacin de los libros contables:

Figura 1. Clasificacin de libros contables (Lara, 2008).

UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, mtodo
o sistema impreso, electrnico, magntico, incluyendo el fotocopiado, la fotografa, la grabacin o un sistema de recuperacin de la informacin, sin la autorizacin
por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
Tipos de libros auxiliares
Los libros auxiliares, como su nombre supone, son apoyo para llevar registros analticos de las
operaciones que realiza el ente econmico, y sirven para controlar las partidas que a su vez forman otra
cuenta, esto se comprende mejor al abordar las siguientes categoras de registros:

Cuentas de control: As se conoce a un libro que registra informacin de varias cuentas, su objetivo es
detallar diversas operaciones de una cuenta. En la figura 2 se aprecia un ejemplo del registro en una
cuenta de bancos:

Figura 2. Ejemplo de auxiliar de bancos (Escarpulli, 2001).

Subcuentas: Este es el libro contiene la informacin exhibida en los libros mayores y diario, y concentra
los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares. Observa un ejemplo en la figura 3, donde el
detalle est compuesto de las operaciones que conforman a la subcuenta Banco del Tepeyac, S.A., que
es parte de la cuenta de bancos de la empresa.

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 Figura 3. Ejemplo de auxiliar de bancos con subcuenta (Escarpulli, 2001).

Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran
en forma detallada la informacin solicitada por la administracin de impuestos, relacionada con entradas y
salidas de dinero, o como se conoce ingresos y egresos.
Auxiliar de vencimientos: Este registro se lleva como apoyo para conocer la antigedad de las cuentas
por cobrar o por pagar. En la figura 4, se muestra un ejemplo de auxiliar de proveedores. Este facilita el
control de las cuentas por pagar a terceros, e igualmente controlar los vencimientos de las cuentas por
cobrar.

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 Figura 4. Ejemplo de auxiliar de vencimientos (Escarpulli, 2001).

Libros auxiliares
Los auxiliares son los libros de contabilidad y como tales deben ser dispuestos en orden. Su funcin es el
registro analtico de operaciones y detallar los valores e informacin que incluyen los libros principales
(libro diario general y mayor ). Cuando se lleva el registro manualmente se llevan en libros con hojas
removibles, o bien se emplea un programa de cmputo, en ambos casos a cada cuenta y cada subcuenta
se le asigna un folio.

Te resultar til observar la presentacin de libros auxiliares en donde se aborda que llevar estos registros
ofrece ventajas operativas para el personal encargado de la contabilidad, entre ellos identificar errores con
facilidad, analizar minuciosamente las operaciones, reduce tiempos de revisin y preparacin para los
principales libros contables:

Los auxiliares incluyen informacin que sustenta los libros mayores y sus aspectos ms importantes son:

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 1. Registro de las operaciones cronolgicamente.
2. Detalle de la actividad realizada.
3. Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Observa el ejemplo de un mayor auxiliar para una subcuenta de bancos (Banco del Bajo, .S.A):

GRUPO OMEGA, S.A. DE C.V.

AUXILIAR DE BANCO CON EL BANCO DEL BAJIO, S.A.
CUENTA 2597-9
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2008

Fecha Referencia Concepto Debe Haber Saldo

01/12/2008 1001 Apertura de cuenta $ 5,000.00 $ 5,000.00
02/12/2008 ch. 101 Andrs Garca $ 1,000.00 $ 4,000.00
03/12/2008 ch. 102 Ca. De Luz $ 240.00 $ 3,760.00
03/12/2008 ch. 103 Lpez Obrador $ 400.00 $ 3,360.00
04/12/2008 ch. 104 Viana y Ca. $ 500.00 $ 2,860.00
05/12/2008 ch. 105 Mecnica industrial $ 1,200.00 $ 1,660.00
08/12/2008 1002 Cobranza $ 30,200.00 $ 31,860.00
10/12/2008 ch. 107 Colegio de abogados $ 2,600.00 $ 29,260.00
12/12/2008 ch. 108 I.M.S.S $ 5,700.00 $ 23,560.00
15/12/2008 ch. 109 Industrias Len $ 2,700.00 $ 20,860.00
18/12/2008 ch. 110 El Surtidor $ 5,000.00 $ 15,860.00
21/12/2008 1003 Cobranza $ 45,600.00 $ - $ 61,460.00
23/12/2008 1004 Prstamo bancario $ 120,000.00 $ - $ 181,460.00
29/12/2008 1005 Depsito $ 13,975.00 $ 195,435.00
30/12/2008 ch. 114 Francisco Lpez $ 13,250.00 $ 182,185.00
Tabla 1. Otro ejemplo de auxiliar de bancos.

Control de mayores auxiliares

Para realizar el registro en los libros auxiliares, la contabilidad se apoya de diversos documentos, por
ejemplo las plizas. Las plizas sirven para asentar de manera detalla, las operaciones de la empresa, y
permitir su fcil identificacin.

Las plizas son una evolucin ms de los mtodos de registro manuales, que consisten, en trminos
generales, en emplear un documento individual para registrar cada operacin, teniendo como
caracterstica el hecho de que permite una mayor divisin del trabajo y sobre todo, agiliza el proceso de
registro de las operaciones. Actualmente los programas de cmputo soportan y facilitan estos registros
mecanizando los procesos de informacin.

En la tabla siguiente se muestra, a manera de ejemplo, las operaciones que realizan las entidades
econmicas, mismas que sealan como documento contabilizador a los distintos tipos de pliza.

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 EJEMPLO
Funciones bsicas de una entidad
Descripcin Documento Documento Cuentas
No
operacin contabilizador
. Fuente Conexo Cargo Abono
Ventas
Copia de Ficha de Pliza de
1 Ventas al contado Bancos IVA por
factura depsito ingreso
pagar
Ventas
Copia de Pliza de
2 Ventas a crdito Clientes IVA por
factura diario pagar
Nota salida Pliza de Costo de
3 Por el costo de lo vendido Almacn
de almacn diario ventas
Gastos de
Bancos
Copia de Pliza de Admn.
4 Pago de nmina quincenal Nmina impuestos
cheque egresos Gastos de
venta por pagar
Copia de
Almacn
cheque
Compra de mercanca al Nota Pliza de
5 Factura IVA Bancos
contado de entrada egresos
Acreditable
al almacn
Tabla 2. Funciones bsicas de una entidad (Guajardo, 2004).

Recuerda que tambin existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de la empresa,
son los llamados libros sociales, como por ejemplo el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el
registro de facturacin etc.

Guajardo (2005), seala que los libros auxiliares generalmente se emplean para las siguientes cuentas:

Auxiliar de bancos.
Auxiliar de clientes.
Auxiliar de proveedores.
Auxiliar de cuentas por pagar.
Auxiliar de gastos.
Auxiliar de ventas.
Auxiliar de mercancas.
Auxiliar de anticipo de impuestos y contribuciones.
Auxiliar de cuentas por cobrar.
Auxiliar de inmuebles, planta y equipo.
Auxiliar de aportaciones de capital.

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 Las cuentas por cobrar, as como las cuentas por pagar se
clasifican en orden alfabtico, de acuerdo con el nombre del
cliente o acreedor.

Cmo se vera un libro auxiliar en la prctica?

El modelo ms usual de hoja de mayor auxiliar est formado por tres columnas, de saldo continuo, con
columnas para el debe, haber y saldo, como se muestra en seguida:

MODELO DE MAYOR AUXILIAR

Nombre: Harinera la Providencia, S. A.
Direccin: Av. Las Amricas 550 Col. Cuauhtmoc
Ciudad y Estado: Monterrey, N. L.
Condiciones: 2/10 n 30
Fecha Referencia Debe Haber Saldo
Mar-04 1 D-1 $40,000 $40,000

Observa otro ejemplo de mayor Auxiliar, pero esta vez para una subcuenta de clientes. La empresa lleva
la cuenta de clientes por un total de $120,450.00., de los cuales, el seor Juan Hernndez Lira, es uno de
ellos:
Empresa X
Libro auxiliar de clientes: Juan Hernndez Lira.

Fecha Concepto Referencia Debe Haber Saldo

Febrero 28/09 $10,000.00
Mar. 02 Factura 14 $2,000.00
Mar. 02 Ch. No. 15 $1,000.00 11,000.00
Mar. 05 Ch. no. 16 500.00 10,500.00
Mar. 07 Factura 254 700.00
Mar. 07 Ch. no. 17 1,000.00 10,200.00
Mar. 20 Factura 406 1,200.00 11,400.00
Mar. 21 Factura 417 800.00 12,200.00
Mar. 25 Ch. no. 18 2,000.00 10,200.00
Mar. 30 Ch. no 18 1,000.00 9,200.00
Mar. 31 Factura 803 1,000.00 10,200.00
Tabla 6 .- Ejemplo de auxiliar de clientes.

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 Referencias

Escarpulli, A. (2001). Apuntes de contabilidad I. Mxico: IMCP.

Guajardo, G. (2004). Contabilidad Financiera. Mxico: Mc Graw Hill.

Lara, E. (2008). Primer curso de contabilidad. (22a. ed.). Mxico: Editorial Trillas.

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