UNIVERSIDAD DE CHILE

Vicerrectora de Asuntos Econmicos y Gestin Institucional

Unidad de Gestin de la Informacin Institucional

MANUAL GENERAL DE
TRANSPARENCIA PASIVA

Creado por la
UNIDAD DE GESTIN DE LA INFORMACIN INSTITUCIONAL
Dando cumplimiento a lo dispuesto en el D. U. N 0020630/30.06.11
Por lo dispuesto en la Ley N 20.285, Sobre Transparencia de la Funcin
Pblica y Acceso a la Informacin de la Administracin del Estado

MARZO 2012
Santiago de Chile

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NDICE

Introduccin Pg. 2

Qu es Transparencia Pasiva? Pg. 3

Cmo responde nuestra Institucin a esta obligacin Pg. 3

legal?

Qu obligaciones tienen las Unidades y rganos de Pg. 3

la Universidad respecto de la Transparencia Pasiva?

El Proceso de Transparencia Pasiva Pg. 4

De La Recepcin de la Solicitud de Informacin

Quin puede solicitar informacin de la Universidad Pg. 4

de Chile?

Cules son las vas para solicitar informacin de la Pg. 4

Universidad de Chile?

Qu requisitos son necesarios para solicitar Pg. 4

informacin de la Universidad?

Del Procesamiento de la Solicitud y la Preparacin de la Pg. 5

Informacin

De la Entrega de la Informacin Pg. 6

Cul es el plazo que tiene la Universidad para la Pg. 6

entrega de informacin pblica solicitada por Ley de
Transparencia?

En qu formato se entrega la informacin solicitada Pg. 6

por Ley de Transparencia?

De Las Excepciones y Particularidades en la Entrega de Pg. 7

Informacin

De La Denegacin de Informacin Fundada y El Derecho Pg. 8

de Amparo

De la Comisin de Seguimiento Pg. 8

Esquema del Proceso de Acceso a la Informacin Pg. 9

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Pblica
 Introduccin

El Manual General de Transparencia Pasiva, tiene como objeto poner a

disposicin de la comunidad universitaria y del pblico en general, el
procedimiento por el cul la ciudadana puede solicitar la informacin pblica de
la Universidad, que no est disponible a travs del sitio Universidad Transparente1,
del Portal Universidad de Chile o por cualquier otro medio fsico o electrnico de
libre acceso.

El presente manual desarrolla el proceso que permite cumplir con el principio de

acceso a la informacin pblica de la administracin del Estado y con el derecho
fundamental de todo ciudadano y ciudadana de ejercer esta garanta
constitucional. De modo simple, este manual ilustra de forma ajustada a la
normativa vigente, sobre los pasos del proceso antes sealado: La recepcin de
una solicitud de informacin, el cumplimiento de requisitos de forma y fondo; El
procesamiento de la solicitud y la preparacin de la informacin, gestin interna
para cumplir con el requerimiento; La entrega de la informacin solicitada, plazos,
formas y excepciones, y la denegacin de informacin por motivos fundados, si
fuese el caso, lo que da lugar al Derecho de Amparo consagrado en la Ley,
tramitado ante el Consejo para la Transparencia.

1Nombre del sitio web, que forma parte del portal institucional, que es en donde se aloja la informacin pblica
de la Universidad.

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 Qu es Transparencia Pasiva?

Transparencia Pasiva es el mecanismo por el cul los rganos del Estado, facilitan
a la ciudadana el ejercicio del derecho constitucional de acceso a la
informacin pblica. Por ello, el sujeto activo en la relacin ciudadana - Estado es
el propio ciudadano. En ese contexto, la Universidad, a travs de la Unidad de
Gestin de la Informacin Institucional, responde las solicitudes que los
particulares interesados realicen amparados en la Ley N 20.285.

Cmo responde nuestra Institucin a esta obligacin legal?

Al respecto, la Universidad de Chile, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto

en la Ley, ha creado en la estructura de sus Servicios Centrales, la Unidad de
Gestin de la Informacin Institucional (UGII), dependiente de la Vicerrectora de
Asuntos Econmicos y Gestin Institucional.

La UGII, es el rgano universitario encargado de la materializacin de lo dispuesto

en la Ley de Transparencia, y con tal objetivo cumple la labor de recibir las
solicitudes de acceso a la informacin pblica, tramitarlas en la estructura interna
de la Universidad y dar respuesta, con la informacin emitida por las unidades u
rganos competentes en cada caso, a quin haya solicitado tal requerimiento.

La UGII est facultada para impartir instrucciones que le permitan requerir de las
unidades u rganos universitarios, la informacin que en cada caso sea necesaria
para responder a un requerimiento por Ley de Transparencia, en el plazo que la
misma UGII determine.

El marco normativo aplicable en la Universidad, con respecto a la Transparencia

Pasiva, est contenido en diversas fuentes: el texto de la Ley 20.285, sobre
Transparencia de la Funcin Pblica y Acceso a la Informacin de la
Administracin del Estado; en el Decreto Supremo N 13 de 2009, del Ministerio
Secretara General de la Presidencia, que fija el texto del Reglamento de la Ley N
20.285; en las Instrucciones Generales N 1, N6 y N 10, del Consejo para la
Transparencia; el Decreto Universitario N 008809/14.04.09 y el Decreto Universitario
N 0020630/30.06.11.

Qu obligaciones tienen las Unidades y rganos de la Universidad

respecto de la Transparencia Pasiva?

Toda la informacin que generan las unidades u rganos de la Universidad de

Chile es de carcter pblico, salvo aquella que de forma expresa y
fundamentada en la Ley y sus Estatutos sea sealada como reservada o secreta.

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Para el cumplimiento de los requerimientos de Transparencia Pasiva, es obligacin
de estas unidades y rganos poner a disposicin de la UGII la informacin que
esta seale, tanto en plazo como en forma.

Si las unidades u rganos universitarios no responden debidamente a los

requerimientos de la UGII, la Universidad se expone a incumplir con lo mandatado
en la Ley de Transparencia, con las consiguientes multas y sanciones que la misma
ley prev, las que afectan directamente a Decanos, Directores y Jefes de
Unidades u rganos Universitarios, incluyendo al Rector.

Las unidades y rganos universitarios deben incorporar al quehacer diario de sus

responsabilidades, lo concerniente al pleno cumplimiento de lo dispuesto en la
Ley de Transparencia.

EL PROCESO DE TRANSPARENCIA PASIVA

De la Recepcin de Solicitud de Acceso a la Informacin Pblica

Quin puede solicitar informacin de la Universidad de Chile?

Toda persona tiene derecho a solicitar y recibir informacin de cualquier rgano

de la administracin del Estado, en la forma y condiciones que la Ley de
Transparencia establece.

Cules son las vas para solicitar informacin?

Toda solicitud de acceso a la informacin de la Universidad, podr ser formulada

por escrito, a travs del formulario electrnico disponible en el sitio web
Universidad Transparente (www.uchile.cl/transparencia); presencialmente en las
oficinas de la Unidad de Gestin de la Informacin Institucional: Diagonal
Paraguay N 265, Torre 15 de Servicios Centrales de la Universidad de Chile, oficina
N 1304, Santiago de Chile, en das hbiles de 9:00 a 13:00 horas; o por correo
postal a la misma direccin.

La UGII es el nico rgano universitario encargado de la recepcin de las

solicitudes de informacin pblica, acogidas al procedimiento de la Ley N
20.285. Cualquier otra unidad u rgano que por defecto recibiere alguna de
estas solicitudes, deber remitirlas obligatoriamente a esta Unidad, a ms
tardar, al da hbil siguiente de su recepcin.

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Qu requisitos son necesarios para solicitar informacin de la Universidad?

La solicitud debe contener los siguientes datos, de forma obligatoria:

Nombre y apellidos del solicitante y su apoderado, en su caso.

Direccin postal o correo electrnico.
Identificacin clara de la informacin que se requiere.
Firma del solicitante estampada por cualquier medio habilitado.

El o la solicitante deber indicar el medio a travs del cual recibir las

notificaciones y la informacin solicitada: ya sea va correo electrnico, envo a su
domicilio por correo postal o de manera personal en las oficinas de la UGII;
adems del formato de entrega de la informacin.

Al momento de la recepcin de la solicitud, se deber entregar un recibo o copia

que acredite la fecha y hora de presentacin, el nmero de ingreso asignado y el
contenido de lo solicitado. De modo alternativo, la UGII puede enviar un correo
electrnico al solicitante, con lo cul se entender emitido el recibo de
recepcin.

Si la solicitud no cumple con los requisitos formales, contenidos en el artculo

12 de la Ley 20.285, la UGII comunicar al requirente la necesidad de
subsanar o completar la informacin en el plazo de 5 das hbiles, de no
hacerlo, se entender por desistida.

La UGII deber analizar y resolver si la Universidad de Chile es competente y tiene

atribuciones para responder la solicitud presentada. Para ello podr solicitar
antecedentes a quien corresponda.

Si la Universidad de Chile careciere de competencia y/o atribuciones para

responder al requerimiento, la UGII deber derivar la solicitud al rgano que s lo
sea, como lo seala el artculo 13 de la Ley 20.285. Tal hecho deber ser
comunicado al requirente, con la justificacin que el caso amerite, dando por
terminado el procedimiento administrativo de acceso iniciado ante la
universidad. Dicha notificacin incluir una copia del acto en virtud del cual se
deriv y la fecha de envo.

El rgano receptor del envo por derivacin, deber oficializar la recepcin de la

solicitud en cuestin, entendindola como un ingreso nuevo.

Del Procesamiento de la Solicitud y la Preparacin de la Informacin

En esta etapa, la UGII comenzar a efectuar la bsqueda de toda la informacin

que obre en poder de la Universidad de Chile, de sus unidades y rganos

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dependientes, en cualquier formato que le sirva para dar respuesta a la solicitud
formulada.

Las unidades y rganos universitarios debern responder a los requerimientos

de informacin que les sean trasladados por la UGII, dentro del plazo que al
efecto se indique.

Cuando la informacin solicitada se encuentre a disposicin permanente del

pblico, cualquiera sea el medio, se deber comunicar al solicitante con la
mayor precisin posible acerca de la fuente, el lugar y la forma en que puede
tener acceso a dicha informacin. Evacuada la comunicacin en los trminos
previstos en el artculo 14 de la Ley 20.285, se entender que esta Universidad ha
cumplido con su obligacin de informar.

La informacin que no est a disposicin permanente del pblico y que est libre
de las excepciones de acceso que seala la Ley 20.285, y que ms adelante se
desarrollan, quedar en condicin de ser proporcionada al requirente, en la
forma y por el medio que l haya sealado en su solicitud, procurando ajustarse
estrictamente a la peticin realizada. La UGII dispondr la gratuidad de la
entrega o informar los costos directos de reproduccin, ajustndose a lo
sealado en el Decreto Universitario Exento N 003130/16.01.2012.

De la Entrega de la Informacin

Cul es el plazo que tiene la Universidad para la entrega de informacin

pblica solicitada por Ley de Transparencia?

La Universidad de Chile, a travs de la UGII, tiene el plazo legal de 20 das hbiles,

contados desde la recepcin de la solicitud de informacin o desde que se
subsanen los vicios de forma o se complete la informacin requerida en la misma.

Excepcionalmente, este plazo puede ser prorrogado por una sola vez y por el
trmino de 10 das hbiles, cuando existan circunstancias que hagan difcil reunir
la informacin solicitada.

En qu formato se entrega la informacin solicitada por Ley de

Transparencia?

La informacin solicitada se entregar en la forma y por el medio que el

requirente haya sealado, siempre que ello no importe un costo excesivo o un
gasto no previsto en el presupuesto de la Universidad, casos en que la entrega se
har en la forma y a travs de los medios disponibles en la UGII.

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La notificacin que pone trmino al procedimiento de acceso a la informacin,
debe ser comunicada a travs del medio escogido por el requirente,
preferentemente a travs de correo electrnico

De Las Excepciones y Particularidades en la Entrega de Informacin

Oposicin de Terceros: la UGII deber analizar previamente si la informacin

solicitada afecta los derechos de terceras personas y, en cumplimiento de lo
dispuesto por el artculo 20 de la ley, deber notificarlo al tercero o terceros
afectados, dentro de los dos das hbiles siguientes a la recepcin de la solicitud,
para que ejerzan la facultad que a stos les asiste de oponerse a la entrega de
informacin.

El derecho de oposicin del tercero deber ejercerse por escrito dentro de los tres
das hbiles siguientes a la fecha de su notificacin. Si se niega, deber hacerlo
expresamente, por escrito y con indicacin de la causa o motivo que lo justifique.
En este caso, la UGII comunicar al solicitante esta circunstancia.

Slo en caso de no deducirse oposicin alguna, la Universidad deber entender

que el tercero ha accedido a la entrega de la informacin. Sin embargo,
tratndose de datos sensibles, en ausencia de oposicin, se entender que el
tercero no accede a la publicidad, debiendo aplicar, de ser procedente, el
principio de divisibilidad respecto de los documentos que los contengan.

Expurgacin de Documentos: La UGII deber comunicar por escrito al solicitante

que la informacin requerida ha sido expurgada, bajo autorizacin de la Circular
N28.704 de 1981 de la Contralora General de la Repblica, con lo cul se impide
la entrega de informacin y se da por terminado el procedimiento administrativo
de acceso iniciado ante la Universidad de Chile.

Proteccin de Datos Personales: Si la entrega contiene datos de carcter personal

y el requirente indicare ser su titular, se proceder a la entrega presencial,
cerciorndose de la identidad del mismo.

Si la entrega de la informacin contiene datos sensibles de otras personas y

siempre que no hayan sido requeridos, stos sern tachados. Lo mismo
acontecer con datos sensibles de un tercero que aun siendo notificado, no ha
manifestado consentimiento. Esos datos sern tachados en virtud del principio de
divisibilidad.

Causales de Secreto o Reserva de la Informacin: Las nicas causales de secreto

o reserva en cuya virtud se podr denegar total o parcialmente el acceso a la
informacin, son las contenidas en el artculo 21 de la Ley 20.285.

La UGII deber mantener un registro de la informacin de la Universidad de Chile,

que haya sido declarada afectada por alguna causal de secreto o reserva, de

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acuerdo a lo sealado en Instruccin General N 3 del Consejo Para La
Transparencia.

De La Denegacin de Informacin Fundada y El Derecho de Amparo

Si en el procesamiento de una solicitud de acceso a la informacin pblica de la

Universidad de Chile, diera a lugar a alguna de las excepciones de entrega
formuladas en el acpite anterior, la UGII deber comunicar la denegacin al
acceso a la informacin.

La negativa se formular por escrito, mediante la correspondiente comunicacin,

la que deber ser fundada, especificando con exactitud la causal legal invocada
y las razones de hecho y de derecho que en cada caso motiven su decisin.

Por ltimo, el requirente tiene el derecho de recurrir ante el Consejo Para La

Transparencia, solicitando amparo a su derecho de acceso a la informacin,
cuando ste le haya sido denegado, para lo cul tendr el plazo de 15 das
hbiles contados desde la fecha de notificacin, o expirado el plazo de 20 das
para la entrega de la misma, sin que le haya sido proporcionada en efecto, o
bien, comunicada la prrroga respectiva. A partir de entonces, tanto la
Universidad de Chile, representada por la UGII como el o los requirentes, se
ajustarn al procedimiento detallado en los artculos 25 y siguientes de la Ley
20.285.

De la Comisin de Seguimiento

De acuerdo a lo sealado en el artculo 5, inciso final, del D.U. N 008809, del 14

de Abril de 2009, se conformar una Comisin de seguimiento, integrada por el
Vicerrector de Asuntos Econmicos y de Gestin Institucional, el Vicerrector de
Asuntos Acadmicos y el Director Jurdico, que deber velar porque la
informacin que se publique o entregue a solicitud de un tercero, se ajuste a
principios establecidos en esta normativa.

De esta manera, la UGII deber dar cuenta peridica del estado de situacin del
trabajo de la Unidad: nmero de requerimientos de informacin recibidos en el
perodo, Informes de Fiscalizacin, relacin de las materias ms importantes
involucradas en los requerimientos y la informacin entregada, entre otros
eventos.

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 Esquema del Proceso de Acceso a la Informacin Pblica

Recepcin de solicitud en UGII

Notifica
Deriva a rgano derivacin al
Es solicitud Ley N solicitante
competente
20.285 y de
competencia de la
No Universidad?

Si

Solicita corregir Acusa recibo

No Es admisible?
solicitud solicitud

Si

Solicita
Informa no No Esta disponible informacin
poseer la informacin? rganos
informacin universitarios

Si

Notifica secreto o Si
Tiene carcter
reserva de la
de secreto o
informacin
reserva?

Revisa documentacin,
No prepara respuesta,
recomienda y enva a anlisis
de Comisin Transparencia
Solicita Afecta a
autorizacin a Si
terceros?
terceros

No

Informa valor a Implica costos de

pagar reproduccin?
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Respuesta y entrega de informacin

UGII

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