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Teora de Sistemas
El inters de la TGS, son las caractersticas y parmetros que establece para todos los
sistemas. Aplicada a la administracin la TS, la empresa se ve como una estructura que se
reproduce y se visualiza a travs de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como
colectivamente.
Desde un punto de vista histrico, se verifica que:
La teora de la administracin cientfica us el concepto de sistema hombre-mquina, pero
se limit al nivel de trabajo fabril.
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CONCEPTO DE SISTEMAS
Un conjunto de elementos
Dinmicamente relacionados
Formando una actividad
Para alcanzar un objetivo
Operando sobre datos/energa/materia
Para proveer informacin/energa/materia
Homeostasia: es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen
una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios
externos del entorno.
Una organizacin podr ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema,
dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y
relaciones necesarios para la realizacin de un objetivo, dado un cierto nmero de restricciones.
Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.
Tipos de sistemas
En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos:
Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas
reales. El hardware.
Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas. Muchas veces
solo existen en el pensamiento de las personas. Es el software.
Entradas Salidas
Informaci Transformaci Informaci
Ambient n n n Ambient
e Energa o Energa e
Recursos procesamient Recursos
Materiales o Materiales
EL SISTEMA ABIERTO
El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre
el, alcanzando un equilibrio dinmico en ese sentido.
La categora ms importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen
diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biolgicos y sociales, a saber, clulas,
plantas, el hombre, la organizacin, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas
fsicos, las mquinas, el reloj, el termstato):
El sistema abierto interacta constantemente con el ambiente en forma dual, o sea, lo
influencia y es influenciado. El sistema cerrado no interacta.
El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta reproducirse bajo
ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.
Es propio del sistema abierto competir con otros sistemas, no as el sistema cerrado.
Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias,
estrechamente relacionadas entre s:
Ingestin: las empresas hacen o compras materiales para ser procesados. Adquieren
dinero, mquinas y personas del ambiente para asistir otras funciones, tal como los
organismos vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades.
Procesamiento: los animales ingieren y procesan alimentos para ser transformados en
energa y en clulas orgnicas. En la empresa, la produccin es equivalente a este ciclo.
Se procesan materiales y se desecha lo que no sirve, habiendo una relacin entre las
entradas y salidas.
Reaccin al ambiente: el animal reacciona a su entorno, adaptndose para sobrevivir,
debe huir o si no atacar. La empresa reacciona tambin, cambiando sus materiales,
consumidores, empleados y recursos financieros. Se puede alterar el producto, el proceso
o la estructura.
Provisin de las partes: partes de un organismo vivo pueden ser suplidas con materiales,
como la sangre abastece al cuerpo. Los participantes de la empresa pueden ser
reemplazados, no son de sus funciones sino tambin por datos de compras, produccin,
ventas o contabilidad y se les recompensa bajo la forma de salarios y beneficios. El dinero
es muchas veces considerado la sangre de la empresa.
Regeneracin de partes: las partes de un organismo pierden eficiencia, se enferman o
mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir en el conjunto. Miembros
de una empresa envejecen, se jubilan, se enferman, se desligan o mueren. Las mquinas
se vuelven obsoletas. Tanto hombres como mquinas deben ser mantenidos o
relocalizados, de ah la funcin de personal y de mantenimiento.
Organizacin: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para el
control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen cuidados en la
adaptacin. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones
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3. Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del sistema, afectar a las
dems. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de
control y de autonoma.
4. Homeostasis o estado firme: la organizacin puede alcanzar el estado firme, solo cuando
se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad
significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados o
condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado
de progreso que est dentro de los lmites definidos como tolerables. El progreso puede
ser mejorado cuando se alcanza la condicin propuesta con menor esfuerzo, mayor
precisin para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad.
La unidireccionalidad y el progreso solo pueden ser alcanzados con liderazgo y
compromiso.
5. Fronteras o lmites: es la lnea que demarca lo que est dentro y fuera del sistema. Podra
no ser fsica. Una frontera consiste en una lnea cerrada alrededor de variables
seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energa, informacin) con
el sistema. Las fronteras varan en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad
definir el grado de apertura del sistema en relacin al ambiente.
6. Morfognesis: el sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecnicos y aun
de los sistemas biolgicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales
bsicas, es identificada por Buckley como su principal caracterstica identificadora.
MODELOS DE ORGANIZACIONES
Schein propone una relacin de aspectos que una teora de sistemas debera considerar
en la definicin de organizacin:
La organizacin debe ser considerada como un sistema abierto.
La organizacin debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones mltiples.
La organizacin debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que estn
en interaccin dinmica unos con otros.
Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectar a
los dems.
La organizacin existe en un ambiente dinmico que comprende otros sistemas.
Los mltiples eslabones entre la organizacin y su medio ambiente hacen difcil definir las
fronteras de cualquier organizacin.
Modelo de Katz y Kahn
Desarrollaron un modelo de organizacin ms amplio y complejo a travs de la aplicacin
de la TS y la teora de las organizaciones. Segn su modelo, la organizacin presenta las
siguientes caractersticas:
La organizacin como un sistema abierto
Para Katz y Kahn, la organizacin como sistema abierto presenta las siguientes
caractersticas:
5. Entropa negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso
entrpico y reabastecerse de energa manteniendo indefinidamente su estructura
organizacional. A dicho proceso se le llama entropa negativa o negentropa.
6. Informacin como insumo, retroalimentacin negativa y proceso de codificacin: los
sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energa que se transforman
por el trabajo hecho. Tambin reciben informacin, proporcionando seales sobre el
ambiente. La entrada de informacin ms simple es la retroalimentacin negativa
(negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvos de la lnea correcta. Las
partes del sistema envan informacin de cmo operan a un mecanismo central y
mantiene as la direccin correcta. Si dicha retroalimentacin negativa es interrumpida, el
estado firme del sistema desaparece. El proceso de codificacin permite al sistema
reaccionar selectivamente respecto a las seales de informacin para las cuales est
programado. Es un sistema de seleccin de entradas a travs del cual, los materiales son
rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.
7. Estado firme y homeostasis dinmica: los sistemas abiertos se caracterizan por un estado
firme, ya que existe un influjo continuo de energa del exterior y una exportacin continua
de los productos del sistema. La tendencia ms simple del estado firme es la homeostasis,
pero su principio bsico es la preservacin del carcter del sistema, o sea, un equilibrio
casi-estacionario. Los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del
crecimiento que asimila las nuevas entradas de energa en la naturaleza de sus
estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador.
8. Diferenciacin: la organizacin, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciacin, o
sea, a la multiplicacin y elaboracin de funciones, lo que le trae tambin multiplicacin de
papeles y diferenciacin interna.
9. Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, o sea,
un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo
de diferentes condiciones iniciales.
10. Lmites o fronteras: como sistema abierto, la organizacin presenta lmites o fronteras,
esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de accin del sistema,
as como su grado de apertura.
Las organizaciones como clase de sistemas sociales
Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a sus vez son sistemas
abiertos. Las organizaciones comparten con todos los sistemas abiertos propiedades como la
entropa negativa, retroinformacin, homeostasis, diferenciacin y equifinalidad. Los sistemas
abiertos tienden a la elaboracin y a la diferenciacin, debido a su propia dinmica.
Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas de una cantidad de
individuos. Ellas son repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio y tiempo. La
estabilidad o recurrencia de actividades existe en relacin con la entrada de energa en el sistema,
en relacin con la transformacin de energas dentro del sistema y en relacin con el producto
resultante o salida de energa. Mantener dicha actividad, requiere renovacin constante de
energa. Es lo conocido como negentropa.
Caractersticas de primer orden
Para Katz y Kahn, las caractersticas de las organizaciones como sistemas sociales son
las siguientes:
1. Los sistemas sociales, al contrario de las dems estructuras bsicas, no tienen limitacin
de amplitud. Las organizaciones sociales estn vinculadas a un mundo concreto de seres
humanos, recursos materiales, fbricas y otros artefactos, aunque estos no estn
interactuando. El sistema social, es independiente de cualquier parte fsica determinada,
pudiendo aligerarla o sustituirla. El sistema social es la estructuracin de eventos o
acontecimientos y no la estructuracin de partes fsicas.
2. Los sistemas sociales necesitan entradas de produccin y de mantenimiento. Las
entradas de mantenimiento son las importaciones de energa que sustentan al sistema; las
entradas de produccin son las importaciones de energa, procesadas para proporcionar
un resultado productivo.
3. Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son sistemas esencialmente
inventados, creados por el hombre e imperfectos.
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4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biolgicos. Los
sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e inestabilidad
de las acciones humanas.
5. Las funciones, normas y valores como los principales componentes del sistema social: las
funciones describen formas especficas de comportamiento asociado a determinadas
tareas. Las funciones se desarrollan a partir de los requisitos de la tarea. Las normas son
expectativas con carcter de exigencia, que alcanzan a todos los que les concierne el
desempeo de una funcin, en un sistema o subsistema. Los valores son las
justificaciones y aspiraciones ideolgicas ms generalizadas.
6. Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones.
7. El concepto de inclusin parcial: la organizacin usa slo los conocimientos y habilidades
de las personas que le son importantes.
8. La organizacin en relacin con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo debe
ser estudiado en relacin con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo
envuelve.
Cultura y clima organizacional
Toda organizacin crea su propia cultura o clima, con sus propios tabes, costumbres y
usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su
reinterpretacin en el sistema informal, as como las disputas internas y externas de los tipos de
personas que la organizacin atrae, de sus procesos de trabajo y distribucin fsica, de las
modalidades de comunicacin y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Dichos
sentimientos y creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo.
Dinmica de sistema
Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicacin de mecanismos, ya que
les falta la estabilidad de los sistemas biolgicos. As, crean estructuras de recompensas para
vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores y dispositivos de control.
Mientras que en la TS se habla de homeostasia dinmica (o mantenimiento del equilibrio por
ajuste constante y anticipacin), se usa el trmino dinmica de sistema en las organizaciones
sociales: el sistema principal y los subsistemas que lo componen hacen que se vuelve cada vez
ms aquello que bsicamente es. Para sobrevivir (y evitar la entropa), la organizacin social debe
asegurarse de una provisin continua de materiales y hombres (entropa negativa).
Concepto de eficacia organizacional
La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organizacin surge como producto y
cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia
de la organizacin. La eficacia organizacional se relaciona con la extensin en que todas las
formas de rendimiento para la organizacin se hacen mximas. La eficiencia busca incrementos a
travs de soluciones tcnicas y econmicas, mientras que la eficacia busca la maximizacin del
rendimiento para la organizacin, por medios tcnicos y econmicos (eficiencia) y por medios
polticos (no econmicos).
Organizacin como un sistema de papeles
Papel es el conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una determinada
posicin en una organizacin. La organizacin se constituye por papeles o conjunto de actividades
esperadas de los individuos y por conjuntos de papeles o de grupos que se superponen. La
organizacin es una estructura de papeles.
BIBLIOGRAFA:
Chiavenato, Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin. 3ra. Edicin. Edit.
McGraw-Hill. 1992.
von Bertalanffy, Ludwig. Teora General de Sistemas. Petrpolis, Vozes. 1976.