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El archivo en las instituciones

El trmino archivo proviene del vocablo latino archivum. Sin embargo, su origen ms remoto se
encuentra en lengua griega y al ser traducido se entiende como residencia de los magistrados.
Con el paso del tiempo el trmino evoluciona y comprendindose como el conjunto de
documentos que la sociedad (dentro de ella, las instituciones) considera importante o de inters.
A partir de la ley 1420 sancionada en el ao 1884, las instituciones se conforman como formales y
sistemticas. Ya con la ley federal de educacin, comienzan a elaborar sus documentos
institucionales, el P. E. I. Como institucin, la escuela recurre a los archivos para mantener su
historia y trayectoria, y de esta manera plantear los nuevos objetivos desde la actualidad,
teniendo en cuenta que hay tres aspectos que permanecen en el tiempo, a mencionar: las
instituciones mismas, el contrato fundacional y su ideario.

Siguiendo esta lnea de anlisis, Mastropierro plantea el papel que posee el archivo en la escuela,
desde dos aspectos, tcnico y administrativo. Por un lado se considera que El proyecto educativo
institucional, segn este autor, forma parte del conocimiento tcnico, que da cuenta de los
procesos propios de la institucin. En el proyecto se encuentra el contrato fundacional de la
institucin, el ideario, los objetivos institucionales, el perfil del alumno, las ofertas acadmicas y
los Espacios de definicin institucional (E.D.I.). Por otro lado, en el aspecto administrativo, donde
se implementan sistemas de gestin integrales con herramientas que beneficien la gestin, se
encuentra, el acuerdo escolar de convivencia, que es el instrumento que regula la vida de la
institucin. Adems del organigrama, un documento que organiza al grupo docente y conforma a
la dimensin administrativa-organizacional de la escuela.

En cuanto, al ingreso de un documento a una institucin educativa, primeramente pasa por la


recepcin, luego al proceso de foliado y seguimiento del trmite, es decir, se procede a la
clasificacin de ese documento. De esta manera se mantiene el resguardo del archivo con el paso
del tiempo. Por ello, cabe destacar que los archivos tienen tres edades: de cero a cinco aos (edad
administrativa), de cinco a veinte aos (edad intermedia) y de veinte a cien aos (edad histrica)
que es cuando un archivo llega a los cien aos y se convierte en patrimonio de la nacin. En
definitiva, el conocimiento del archivo permite reflexionar que gran parte de la historia del
hombre se basa en el archivo, tanto manuscrito, impreso o digitalizado, es decir en todas las
formas adoptadas para su presentacin en el paso del tiempo.

Por otro lado, para preservar a los archivos del paso del tiempo, existen herramientas capaces de
comprimirlos. Entre las ms conocidas se encuentran WinRAR, WinZIP y 7-ZIP. Con su ayuda es
posible reducir considerablemente el tamao de ciertos documentos. En lo que respecta a
winRAR. Este es un software de datos creado por Eugene Rhosal, y anunciado en el ao 1993. En
honor a su creador este software se denomina win por Windows y RAR por Roshal ARchive . Su
funcionamiento permite crear archivos comprimidos (o no) autoextrables para los cuales no es
necesario otro software de descomprensin. Es compatible con otros formatos como ser winZIP,
que entre sus funciones est la compresin y extraccin de archivos en forma PKZIP y tareas
predefinidas de copia de seguridad de datos, adems de divisin de archivos Zip en varios
volmenes. Por ltimo se encuentra, 7-Zip que es un archivador de ficheros libre desarrollado por
Igor Pavlov, que por defecto utiliza el formato de archivo 7z. Este, usa los mtodos de compresin
LZMA y PPMD (ms adecuado para textos) y puede aplicar un filtro a los ejecutables para
aumentar su compresibilidad. Los archivos 7z pueden ser slidos, donde mltiples archivos de tipo
similar se comprimen en un nico flujo, con el fin de aumentar la capacidad de resguardo-
almacenamiento y mejora la compresin de conjuntos de archivos pequeos.