Acc Bas 2010 Mod3

Mdulo 3: Consultas
Material de estudio
Pontificia Universidad Catlica del Per 1

Jorge Lus Caldern Valverde
ndice
Tema 1: Consultas de seleccin ......................................................................................... 3

1.1 Elaboracin de consultas sencillas................................................................................... 3
1.1.1 Qu es una consulta? ..................................................................................... 3
1.1.2 Existen otros tipos de consulta? ...................................................................... 3
1.1.3 Cmo crear consultas sencillas? ..................................................................... 4
1.2 Creacin de consultas de resumen y de referencias cruzadas .................................... 10
1.2.1 Cmo crear consultas de resumen?.............................................................. 10
1.2.2 Cmo crear consultas de referencias cruzadas?........................................... 12
1.3 Creacin de consultas con parmetros ....................................................................... 15
1.3.1 Cmo crear una consulta? ............................................................................ 15
1.3.2 Qu son consultas con parmetros? ............................................................. 17
1.3.3 Qu es un parmetro? .................................................................................. 17
1.3.4 Cmo crear consultas con parmetros? ........................................................ 17
Tema 2: Consultas de accin ............................................................................................ 21

2.1 Creacin de consultas de actualizacin ...................................................................... 21
2.1.1 Cmo crear una consulta de actualizacin? .................................................. 21
2.2 Creacin de consultas de eliminacin ......................................................................... 25
2.2.1 Cmo crear una consulta de eliminacin?..................................................... 25
2.3 Consultas de creacin de tablas ................................................................................. 27
2.3.1 Qu es una consulta de creacin de tablas? ................................................. 27
2.3.2 Cmo crear una consulta de creacin de tablas?.......................................... 27
2.4 Creacin de consultas de datos anexados.................................................................. 30
2.4.1 Qu es una consulta de datos anexados? .................................................... 31
2.4.2 Cmo crear una consulta de datos anexados? ............................................. 31
2 Instituto de Informtica - INFOPUC

Diseo y manejo de base de datos con MS Access
Tema 1: Consultas de seleccin
1.1 Elaboracin de consultas sencillas
1.1.1 Qu es una consulta?

Una consulta sirve para ver, cambiar y analizar datos de distintas maneras. Las
consultas tambin pueden ser utilizadas en formularios e informes como se ver en
los siguientes mdulos.
En esta parte vamos a ver el tipo de consulta ms comn: las consulta de

seleccin. Este tipo de consulta recupera los datos de una o ms tablas usando los
criterios especficos mostrndolos en el orden deseado.
1.1.2 Existen otros tipos de consulta?

Definitivamente, y aunque no las vamos a estudiar en este mdulo las definiremos a
continuacin:
Consulta con parmetros

Una consulta de parmetros es aquella que nos permite ingresar un criterio al
momento de ejecutarla a travs de un cuadro de dilogo que solicita dicha
informacin. Por ejemplo, se puede configurar un parmetro para que pida un
distrito a utilizar como filtro al momento de ejecutar la consulta.
Estas consultas tambin pueden ser incluidas como origen de datos en los
informes y de esta manera, a travs de un solo diseo, obtener distintos
resultados.
Consultas generales (tablas de referencias cruzadas)

Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra valores resumidos
(sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa segn
un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos, y
segn otro conjunto de hechos enumerados en la parte superior de la hoja de
datos.
Consulta de accin
Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios a muchos
registros en una sola operacin. Existen cuatro tipos de consultas de accin:
de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tabla.

Consulta de eliminacin
Las consultas de eliminacin, como su nombre lo indica, permite eliminar uno
o ms registros de acuerdo a un criterio. Estas consultas por lo general
vienen acompaadas de otras consultas como la de creacin de tablas o
actualizacin.
Consulta de actualizacin
Realiza cambios a uno o ms campos. Por ejemplo, se puede aumentar el
precio de varios productos en un 15% o aplazar una fecha aumentndola un
nmero determinado de das.
Consulta de datos anexados

Agrega registros a una tabla de acuerdo a ciertos criterios. Por ejemplo, para
evitar tener que escribir informacin de 10 nuevos clientes esta informacin
puede ser anexar la a la tabla Clientes mediante este tipo de consultas.
Consulta de creacin de tabla

Crea una nueva tabla teniendo en cuenta todos o de parte de los campos de
una o ms tablas.
Mediante este tipo de consultas podemos, por ejemplo, exportar informacin a

otras bases de datos de MS Access. Por ejemplo, es posible que desee crear
una tabla que contenga varios campos de la tabla Empleados y, a
continuacin, exportar a una base de datos utilizada por el departamento de
personal.
Crear informes que muestren datos de un determinado momento en el

tiempo. Por ejemplo, supongamos que el 15-Mayo-98 desea imprimir un
informe que muestre los totales de ventas del primer trimestre segn los datos
contenidos en las tablas base a las 9:00 a.m. del da 01-Abril-98.
Realizar una copia de seguridad de una tabla.
Crear una tabla histrica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, puede
crear una tabla que almacene todos los pedidos antiguos antes de eliminarlos
de la tabla del pedido actual.
1.1.3 Cmo crear consultas sencillas?
1. En la base de datos haga clic en la cinta Crear y, a continuacin, haga clic en

el botn Diseo de consulta (Seccin consultas).

2. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga clic en la pestaa que enumera

los objetos con cuyos datos desea trabajar (puede escoger entre Tablas,
Consultas o Ambas).
3. Haga doble clic en el nombre de cada objeto que desea agregar a la consulta
y, cuando haya terminado, haga clic en Cerrar.
4. Si tiene varias tablas o consultas en la consulta, asegrese de que estn
conectadas entre s mediante una lnea de combinacin, de modo que
Microsoft Access sepa cmo est relacionada la informacin. Si no estn
conectadas, cree usted mismo la lnea de combinacin, arrastrando de un
campo de una tabla a otro. Los campos conectados deben ser equivalentes,
es decir, deben contener la misma informacin (por ejemplo, cdigo de
cliente).
5. Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde
la lista de campos hasta la Cuadrcula de diseo. (Puede tambin
seleccionarlo de la lista en la fila campo)
Arrastre el campo

6. Mejore la consulta: para ello introduzca criterios (si desea mayor informacin
acerca de criterios y expresiones de criterios, consulte la seccin Criterios en
este manual), agregue un orden, cree campos calculados, calcule la suma, el
promedio, la cuenta u otro tipo de total con los datos recuperados o modifique
de otro modo el diseo de la consulta.
7. Para guardar la consulta haga clic en el botn Guardar del men de Office y
escriba un nombre que siga las reglas para nombrar objetos de Microsoft
Access y elija Aceptar.
8. Para ver el resultado de la consulta haga clic en el botn Ejecutar de la cinta
Diseo.
Luego de revisar estos contenidos le sugerimos que revise la

simulacin interactiva Creacin de consultas de seleccin, la cual
se encuentra en la plataforma educativa Paideia PUCP.
Criterios
Los criterios son restricciones impuestas en una consulta para identificar los
registros especficos con los que se desea trabajar. Por ejemplo, en lugar de ver
todos los trabajadores que se encuentran en su base de datos, puede ver
solamente los trabajadores que tienen estado civil Soltero. Para ello, especifique
criterios que limiten los resultados a los registros cuyo campo Estado Civil contenga
el valor SOLTERO.
Para especificar criterios para un campo en la cuadrcula de diseo escriba una

expresin en la fila CRITERIO correspondiente a ese campo. La expresin del
ejemplo anterior ser SOLTERO. No obstante, puede utilizar expresiones ms
complicadas, como Entre 1000 y 5000.
Recupera los trabajadores

solteros nacidos a partir del
ao 1960

Puede introducir criterios adicionales para el mismo campo o para campos

diferentes. Al introducir expresiones en ms de una celda CRITERIOS, Microsoft
Access las combina empleando el operador Y (AND) o el operador O (OR). Si las
expresiones estn en celdas diferentes de la misma fila, Microsoft Access utiliza el
operador Y (AND), que indica que solo se devolvern los registros que cumplan los
criterios de todas las celdas. Si las expresiones estn en filas diferentes de la
cuadrcula de diseo, Microsoft Access utiliza el operador O (OR), que indica que
se devolvern los registros que cumplan los criterios de cualquiera de las celdas.
Tambin puede especificar criterios que afecten a los resultados de un clculo. Al

agregar criterios puede limitar los grupos para los que se va a realizar un clculo,
limitar los registros incluidos en el clculo o bien limitar los resultados mostrados
una vez realizado el clculo.
Ejemplos de criterios que usan valores de texto.
Nombre del Campo Criterio Resultado
Muestra los trabajadores que viven

Distrito San Miguel
en San Miguel.
Utiliza el operador O (OR) para
Lima OR
Lugar de nacimiento mostrar los trabajadores nacidos
Arequipa
en Lima o Arequipa.
Utiliza el operador Entre para
Entre #1/1/60# Y
Fecha de nacimiento mostrar los trabajadores nacidos
#31/12/69#
en la dcada del 60
Utiliza el operador In para mostrar
In (San Miguel,
Distrito los trabajadores que viven en San
San Isidro)
Miguel o San Isidro.
Utiliza el operador Negado (Not)
Lugar de nacimiento Negado Lima para mostrar los trabajadores
nacidos en provincia.
Muestra los trabajadores cuyo
Nombre Como S*
nombre empieza con S.
Imagine el siguiente caso: en la oficina se requiere una lista de trabajadores que

corresponden a Relaciones Laborales donde se muestre sus cdigos, nombres y
unidad a la que pertenecen. Adems, esta informacin deber estar ordenada por
el nombre del trabajador de forma ascendente.
En este caso lo que necesitamos es crear una consulta, la misma que podramos
almacenar con el nombre Trabajadores de Relaciones Laborales. Los pasos
necesarios para crear y ejecutar esta consulta se detallan a continuacin:

1. En la ventana de base de datos haga clic en la cinta Crear y, a continuacin,

haga clic en Diseo de consulta.
2. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla haga clic en la ficha Tablas.

3. Haga doble clic en las tablas Trabajadores y Unidades.
4. Haga clic en Cerrar.
5. Agregue los campos Cdigo y Nombre de la tabla Trabajadores a la consulta

arrastrando los nombres de los campos desde la lista de campos hasta la
Cuadrcula de diseo.
6. Agregue el campo Unidad de la tabla Unidades a la consulta arrastrando los
nombres de los campos desde la lista de campos hasta la Cuadrcula de
diseo.

7. En la fila Criterios haga clic en la columna correspondiente al campo Unidad

y escriba como criterio: Relaciones Laborales.
8. Para ordenar la informacin por nombre del trabajador de forma ascendente

debemos hacer clic en la fila Orden y hacer clic en la columna
correspondiente al campo Nombre.
9. Haga clic en la lista y escoja la opcin Ascendente
10. Guarde la consulta, haciendo clic en el Guardar y luego escriba el nombre

Trabajadores de Relaciones Laborales
11. Haga clic en Aceptar.
Diseo.
Estando en la vista Hoja de datos puede hacer clic en la cinta

Inicio Seleccionar Seleccionar todos, para copiarlos y
pegarlos en otra aplicacin como Microsoft Word, Excel o
PowerPoint.

Le sugerimos que revise la simulacin demostrativa Creacin de

consultas, la cual se encuentra en la plataforma educativa Paideia
PUCP.
Ejercicio sugerido 1:
Luego de haber revisado su material de estudio, le proponemos
realizar el siguiente ejercicio:
Abra la base de datos Personal_2.accdb y cree la siguiente
consulta, basndonos en la tabla Trabajadores, de acuerdo con las
siguientes indicaciones:
Solo deben aparecer trabajadoras que vivan en San Isidro y

que hayan nacido en Trujillo.
La informacin debe estar ordenada por Nombre del
trabajador.
Solo deben mostrar los campos Nombre y Cdigo de Unidad.
Si tiene dudas revise su material o consulte con su profesor
tutor por medio de Foro de intercambio.
1.2 Creacin de consultas de resumen y de referencias cruzadas
1.2.1 Cmo crear consultas de resumen?

Como lo habamos indicado, una consulta de resumen nos permite mostrar
informacin agrupada. As, en cada grupo se pueden especificar clculos, a travs
de las denominadas funciones agregadas. Para crear una consulta de resumen
deber seguir los siguientes pasos:

2. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla seleccione las tablas que desea utilizar
en la consulta (haga clic en cada una de ellas manteniendo presionada la
tecla CONTROL).
3. Haga clic en el botn Agregar.
4. Cierre el cuadro Mostrar tabla.
5. Haga clic en el botn Totales

6. Observe que en la cuadrcula de campos aparece una nueva fila: Total.

la lista de campos hasta la Cuadrcula de diseo.
8. Especifique en la fila Total si desea agrupar los registros por el campo
seleccionado o utilizarlo para realizar un clculo mediante las funciones
agregadas. Para mayor detalle revise la siguiente tabla de funciones
agrupadas:
Funcin Agregada Descripcin
Calcula la media aritmtica de un conjunto de valores en
Promedio
un campo especfico de una consulta.
Calcula el nmero de registros que devuelve una
Cuenta
consulta.
Devuelven un valor de campo del primer o del ltimo
Primero y ltimo registro en el conjunto de resultados devueltos por una
consulta.
Devuelven el mnimo o el mximo de un conjunto de
Mn y Mx
valores en un campo especificado de una consulta.
Devuelven clculos de la desviacin estndar de una
DesvEst y
poblacin y una muestra de poblacin para un conjunto
DesvEstP
de valores en un campo especificado de una consulta.
Devuelve la suma de un conjunto de valores en un campo
Suma
especfico de una consulta.
Devuelven clculos de la varianza de una poblacin o una
Var y VarP muestra de poblacin representada como un conjunto de
valores en un campo especificado de una consulta.
9. Especifique las funciones que desee y agrupe, por lo menos, por un campo.

10. Guarde la consulta, haciendo clic en el Guardar , escriba un nombre que

siga las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access y elija Aceptar.
Diseo.
Ejemplo demostrativo:
En el siguiente ejemplo vamos a mostrar cuntos hombres y
mujeres tenemos en la tabla Trabajadores. Para realizar esto
seguiremos los siguientes pasos:
Siga los pasos del 1 al 4 agregando la tabla Trabajadores.
Siga los pasos 5 y 6 y agregue los campos Sexo y Cdigo.
Especifique en la fila Total: Agrupar por para el campo Sexo, y Cuenta
para el campo Cdigo.
Guarde la consulta con un nombre apropiado (paso 10).

Ejecute la consulta y observe el resultado (recuerde que los resultados
pueden variar de acuerdo a los datos que posea en ese momento).
1.2.2 Cmo crear consultas de referencias cruzadas?

Como se mencion anteriormente, una consulta de tabla de referencias cruzadas
nos permite mostrar informacin, producto del cruce de dos o ms campos. Para
realizar este tipo de consulta deber seguir los siguientes pasos:
2. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Vista Diseo y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.

tecla CONTROL).
6. En la cinta Diseo haga clic en el botn General.
7. Observe que en la cuadrcula de campos aparece una nueva fila: Tab ref
cruz.
Observe que en las consultas de tabla de referencias cruzadas

aparece la fila Total, esto debido a que la informacin mostrada en
este tipo de consultas siempre maneja informacin resumida.

9. Especifique en la fila Tab ref cruz si desea mostrar la informacin agrupada
en columnas (opcin Encabezado de columna), filas (opcin Encabezado de
fila) o los valores que se mostrarn del resultado del cruce de fila y columna
(opcin Valor). Recuerde que puede especificar solo un encabezado de
columna, pero varios encabezados de fila.
10. En el campo donde se ha especificado la opcin Valor debe indicar una

funcin agregada en la fila Total.

11. Guarde la consulta, haciendo clic en Guardar , escriba un nombre que siga
las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access y elija Aceptar.
Diseo.
Complementando el ejemplo anterior, mostraremos cuntos
hombres y mujeres existen en la tabla Trabajadores por cada
unidad. Para realizar esto siga los siguientes pasos:
Siga los pasos del 1 al 5 agregando las tablas Trabajadores y Unidades.
Siga los pasos 6 y 7 y agregue los campos Sexo y Cdigo de la tabla
Trabajadores, y Unidad de la tabla Unidades (paso 8).
Especifique en la fila Tab ref cruz: Encabezado de columna para el campo
Sexo, Encabezado de fila para el campo Unidad; y Valor para el campo
Cdigo (paso 9).
Especifique en la fila Total: Cuenta para el campo Cdigo (paso 10).

Ejecute la consulta y observe el resultado (recuerde que los resultados
pueden variar de acuerdo a los datos que posea en ese momento).

Luego de haber revisado su material de estudio, le proponemos realizar el
siguiente ejercicio:
En la base de datos Personal_2.accdb cree una consulta que muestre el

total de hijos de los trabajadores en cada unidad.
1.3 Creacin de consultas con parmetros
Durante los cursos anteriores hemos podido crear, en primer lugar, consultas sencillas que
nos permitieron mostrar informacin filtrada y ordenada. Despus, vimos consultas que nos
permitan realizar cambios en la informacin de una manera rpida y eficiente. Ahora,
aprenderemos cmo a travs de consultas podemos aplicar un filtro de forma dinmica y
crear nuevas tablas. Los tres tipos de consulta que veremos a continuacin son consultas
con parmetros, consultas de creacin de tablas y consultas de datos anexados.
En esta parte recordaremos algunos conceptos sobre la creacin de consultas y

aprenderemos cmo realizar consultas con parmetros:
1.3.1 Cmo crear una consulta?

A manera de repaso veremos el procedimiento bsico para crear una consulta:

el botn Diseo de consulta.
2. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, seleccione las tablas que desea

utilizar en la consulta (haga clic en cada una de ellas manteniendo presionada
la tecla Control).

5. Si tiene varias tablas en la consulta, asegrese de que estn relacionadas

entre s, de modo que Microsoft Access sepa cmo est relacionada la
informacin. Si no estn relacionadas, cree usted mismo la lnea de
combinacin, arrastrando para ello el campo de una tabla hacia otra. Los
campos conectados deben ser equivalentes, es decir, deben contener la
misma informacin (por ejemplo, cdigo de cliente).
la lista de campos hasta la Cuadrcula de diseo. (Puede tambin
seleccionarlos de la lista en la fila campo).
Arrastre el campo
7. Introduzca criterios en la fila Criterios (en el campo correspondiente).

8. Agregue un orden, a travs de las opciones en la fila Orden (ascendente o
descendente).
9. Cree campos calculados, calcule la suma, el promedio, la cuenta u otro tipo
de total con los datos recuperados, o modifique de otro modo el diseo de la
consulta.

Diseo.
1.3.2 Qu son consultas con parmetros?

Son aquellas consultas que muestran la informacin de acuerdo con un parmetro
o argumento ingresado por el usuario al momento de ejecutar la consulta. Este tipo
de consultas puede tener uno o ms parmetros. Por ejemplo, si deseamos
ejecutar una consulta que muestre a los trabajadores de una unidad que ser
ingresada por el usuario que ejecuta la consulta este ver la siguiente ventana,
donde escribir el criterio para el filtro.
1.3.3 Qu es un parmetro?
Un parmetro es bsicamente una pregunta que la base de datos realiza a un
usuario con el fin de filtrar informacin en una consulta. Estos parmetros pueden
ser nombrados usando una o varias palabras, las cuales siempre deben ir entre
corchetes ([ ]) y ser diferentes de los nombres de campo que ya existen. Por
ejemplo:
[Ingrese Fecha de inicio]
[Ingrese unidad]
1.3.4 Cmo crear consultas con parmetros?

Como lo habamos indicado, una consulta con parmetros nos permite mostrar
informacin a travs de criterios ingresados por el usuario de forma dinmica e
interactiva. Para crear una consulta con parmetros deber seguir los siguientes
pasos:
1. Siga los mismos pasos para crear una consulta de seleccin a excepcin de
los criterios.

2. En la fila Criterios escriba entre corchetes ([ ]) los parmetros que va a usar

como criterio, es decir, el texto que desea que aparezca cuando se ejecute la
consulta solicitando el dato a usar como criterio.
Diseo.
5. Observe que antes de que se ejecute la consulta aparecer un cuadro de

dilogo con el texto del parmetro y un cuadro de texto para ingresar el
criterio.
Tambin puede utilizar parmetros en consultas de resumen y de

accin (actualizacin, eliminacin, etc.).

En el siguiente ejemplo vamos a mostrar los trabajadores que
laboran en una determinada unidad, ingresando para ello, el
nmero de unidad al momento de ejecutar la consulta:
Siga el paso 1 agregando la tabla Trabajadores, los campos Cdigos,
Nombres y Cdigo de unidad.
Siga el paso 2 colocando en la fila criterios de la columna Cdigo de unidad
[Ingrese el cdigo de la unidad].

Ejecute la consulta e ingrese en el parmetro un cdigo de unidad, por
ejemplo: 2142.
Observe el resultado (recuerde que los resultados pueden variar de acuerdo con
los datos que posea en ese momento).


consultas con parmetros, la cual se encuentra en la plataforma educativa
Paideia PUCP.
En la base de datos Personal_2.accdb cree una consulta con el apellido
paterno, materno y nombre de la unidad de los trabajadores o
trabajadoras segn el valor del sexo (M o F) ingresando este criterio
como parmetro.

Tema 2: Consultas de accin
2.1 Creacin de consultas de actualizacin
Si necesitamos cambiar uno o dos datos de una tabla, lo haramos, simplemente, en el

entorno de la hoja de datos, lo cual sera un trabajo fcil de realizar. Pero, si deseamos
cambiar mucha informacin de acuerdo a ciertos criterios, hacerlo en el entorno de hoja de
datos sera realmente muy tedioso. Para este ltimo caso, MS Access provee de un tipo de
consulta denominada Consulta de actualizacin, la cual nos permite actualizar la informacin
guardada en las tablas, indicando los criterios y los nuevos valores. A continuacin veremos
los pasos, seguidos de un ejemplo demostrativo, de cmo disear este tipo de consultas.
2.1.1 Cmo crear una consulta de actualizacin?

Para realizar una consulta de actualizacin debemos seguir los siguientes pasos:
tecla CONTROL).
5. Seleccione la cinta Diseo y haga clic en el botn Actualizar.

6. Observe que en la cuadrcula de campos aparece una nueva fila: Actualizar
Observe que al estar diseando una consulta de accin (que no

muestra datos) no se utilizan las filas Mostrar, as como tampoco
se puede agrupar la informacin.

8. Especifique en la fila Actualizar el nuevo valor que adoptar el campo
especificado.
9. En la fila Criterios ingrese el filtro a aplicar en el campo especificado. Si
coloca un criterio y no un nuevo valor, dicho criterio servir solo para filtrar la
informacin.
Diseo.

Cambiar la fecha de ingreso a 02/01/1980 a todos los
trabajadores que hayan ingresado antes del 01/01/1980. Para
realizar esto siga los siguientes pasos:

Siga los pasos 6 y 7 y agregue el campo Fecha de ingreso (paso 8).
Especifique en la fila Actualizar a: #02/01/1980# para el campo Fecha de
ingreso (paso 8).
Especifique en la fila Criterios del campo Fecha de ingreso: <#01/01/1980#
(paso 9).

Ejecute la consulta y observe el mensaje que se presente, indicando el
nmero de registros a actualizar (recuerde que los resultados pueden variar
de acuerdo a los datos que posea en ese momento), y haga clic en el botn
S.

Si desea utilizar algn criterio adicional para la consulta puede

agregar un campo, dejar en blanco la fila Actualizar a y colocar el
criterio correspondiente en la fila Criterio. Por ejemplo, si
deseamos cambiar la fecha de ingreso de los trabajadores cuyo
ingreso haya sido menor al 02/01/1980, y adems que laboren en
la unidad con cdigo 2142, la consulta sera como se muestra a
continuacin:
Recuerde que en una consulta de accin, al ejecutarla, esta no

mostrar datos sino que ejecutar una accin. En el ltimo
ejemplo variar a 6 registros la fecha de ingreso. Puede
comprobar los resultados abriendo la tabla Trabajadores.

consultas de actualizacin, la cual se encuentra en la plataforma
educativa Paideia PUCP.
Luego de haber revisado su material de estudio, le proponemos realizar el
siguiente ejercicio:
Cree, en la tabla Trabajadores de la base de datos Personal_2.mdb, un
nuevo campo llamado Num_Sexo y coloque all un nmero segn el valor
del campo Sexo, 1 para femenino y 2 para masculino. Utilice para este
ejercicio una consulta de actualizacin.

2.2 Creacin de consultas de eliminacin
Normalmente la eliminacin de registros se realiza a travs de la vista hoja de datos de una

tabla, pero si necesitamos eliminar mucha informacin de acuerdo a ciertos criterios,
hacerlo en el entorno de hoja de datos sera realmente muy tedioso. A continuacin
realizaremos eliminaciones utilizando un tipo de consulta que en MS Access se denomina
Consulta de eliminacin, la cual nos permite eliminar registros indicando los criterios a tener
en cuenta para esta accin. En esta parte veremos los pasos, seguidos de un ejemplo
demostrativo, de cmo disear este tipo de consultas.
2.2.1 Cmo crear una consulta de eliminacin?

Para realizar una consulta de actualizacin debemos seguir los siguientes pasos:

tecla CONTROL).
5. Seleccione la cinta Diseo y haga clic en el botn Eliminar.
6. Agregue campos que servirn como criterio a la consulta arrastrando los

nombres de los campos desde la lista de campos hasta la Cuadrcula de
diseo.
7. En la fila Criterios ingrese el filtro a aplicar en el campo especificado.

Diseo.
Elimine los registros de los trabajadores correspondientes a la
unidad cuyo cdigo sea 0 (imaginemos que se trata de una unidad
temporal, por lo que no ser necesario que la manejemos). Para
realizar esto siga los siguientes pasos:
Siga el paso 5 y agregue el campo Cdigo de unidad (paso 6).
Especifique en la fila Criterios del campo Cdigo de unidad: 0 (paso 7).

Ejecute la consulta y observe el mensaje que se presente, indicando el
nmero de registros a eliminar (recuerde que los resultados pueden variar
de acuerdo a los datos que posea en ese momento), y haga clic en el botn
S.

2.3 Consultas de creacin de tablas
En esta parte veremos dos tipos de consultas ms: consultas de creacin de tablas y
consulta de datos anexados. En la primera, crearemos tablas a partir de consultas y en la
segunda, ingresaremos informacin tomando datos ya existentes.
2.3.1 Qu es una consulta de creacin de tablas?

A travs de este tipo de consulta se puede crear una nueva tabla utilizando los
criterios u ordenamientos de una consulta de seleccin. Recordemos que una
consulta de seleccin no guarda datos, sino slo ejecuta una instruccin, reflejando
el estado actual de una tabla. Por el contrario, la consulta de creacin de tablas
crea una nueva tabla que se desvincular de la tabla origen.
2.3.2 Cmo crear una consulta de creacin de tablas?

Para realizar una consulta de creacin de tablas debemos seguir los siguientes
pasos:
1. Siga los mismos pasos para crear una consulta de seleccin.

2. Seleccione la cinta Diseo y haga clic en el botn Eliminar.
3. En la ventana Crear tabla escriba el nombre de la tabla que va a crear y

escoja la opcin Base de datos activa para que la nueva tabla se grabe en la
base de datos actual.
4. Haga clic en Aceptar.

5. Observe que lo nico que ha cambiado en la consulta es el ttulo de la
ventana donde aparecer el texto Consulta de creacin de tabla en vez de
Consulta de seleccin.

Puede volver a definir el nombre de la tabla destino siguiendo los

pasos 3 y 4.
Diseo.
8. En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en S. Esta ventana indica la

cantidad de registros que van a aparecer en la nueva tabla
Si ya ha creado la tabla previamente, aparecer la siguiente

ventana (deber hacer clic en S):
9. Cierre la consulta y verifique en la seccin Tablas si aparece la nueva tabla

que ha creado.

En este ejemplo demostrativo vamos a crear una tabla llamada
Trabajadores para etiqueta que muestre el cdigo, el nombre
completo y el nombre de la unidad de los trabajadores:
Siga el paso 1 agregando la tabla Trabajadores y Unidades. Agregue,
adems, los campos Cdigo, Unidad (de la tabla Unidades) y Sexo
(aplicando el criterio F).
Adicionalmente ingrese el siguiente texto en la fila Campo de la primera
columna vaca (campo calculado):
Nombre completo: [Nombres] & & [Ap Paterno] & & [Ap Materno]
Siga los pasos 3 al 5 colocando en el nombre de la nueva tabla

Trabajadores para etiqueta (paso 6).
Ejecute la consulta, observe el mensaje que se presente e indique el

nmero de registros a agregar en la nueva tabla (recuerde que los
resultados pueden variar de acuerdo con los datos que posea en ese
momento), luego de lo cual haga clic en el botn S.
Siga los pasos del 7 al 9 y verifique que la tabla se haya creado.

Un campo calculado es aquel que no se encuentra en ninguna

tabla pero que se puede generar por campos o expresiones. Por
ejemplo, en la expresin anterior: Cuando se desea concatenar
texto se utiliza el smbolo &. Cuando se desea incluir un campo,
este se escribe entre corchetes ([ ]). Por ltimo, el texto inicial
antes de los dos puntos (:) representa el nombre del nuevo
campo.
Recuerde que en una consulta de accin, al ejecutarla, esta no

mostrar datos sino que ejecutar una accin.

consultas de creacin de tablas, la cual se encuentra en la plataforma
En la base de datos Personal_2.mdb cree una nueva tabla llamada
Nmero de trabajadores, donde se muestre el nmero de hombres y
mujeres de la tabla Trabajadores. Finalmente, guarde la consulta como
Creacin de nmero de trabajadores.
2.4 Creacin de consultas de datos anexados
Normalmente el ingreso de registros se realiza a travs de la hoja de datos de una tabla,

pero, si necesitamos ingresar mucha informacin de acuerdo a ciertos criterios y otra fuente
de informacin, hacerlo en el entorno de hoja de datos sera realmente muy tedioso. A
continuacin anexaremos datos utilizando un tipo de consulta que en MS Access se
denomina Consulta de datos anexados, la cual nos permite ingresar registros indicando la
fuente y los criterios a tener en cuenta para esta accin. En esta parte veremos los pasos,
seguidos de un ejemplo demostrativo, necesarios para disear este tipo de consultas.

2.4.1 Qu es una consulta de datos anexados?

Este tipo de consulta permite agregar nuevos registros recogiendo informacin de
varias fuentes. Es muy utilizado en tablas histricas o de resumen.
2.4.2 Cmo crear una consulta de datos anexados?

Para realizar una consulta de datos anexados debemos seguir los siguientes pasos:

tecla CONTROL).
5. Seleccione la cinta Diseo y haga clic en el botn Anexar.
6. Cree una consulta de seleccin colocando los campos que contiene la

informacin a ingresar.

7. Seleccione el comando Anexar de la cinta Diseo.

8. En el cuadro de dilogo Anexar escoja la tabla en donde se ingresar la
nueva informacin.
9. En la fila Anexar a se escoger el campo que corresponde a la tabla destino.

Si el nombre del campo destino coincide con el del origen, MS Access lo
colocar automticamente.
10. En la fila Criterios ingrese el filtro a aplicar en el campo especificado.
Diseo.

Agregue en la tabla Trabajadores para etiqueta los trabajadores
de sexo masculino (M):

Agregue los campos Cdigo, Nombre Completo (campo calculado), Unidad
(de la tabla Unidades) y Sexo (Paso 6).
Seleccione el comando Anexar de la cinta Diseo y en el cuadro de

dilogo Anexar escoja la tabla Trabajadores para etiqueta (pasos 7 y 8).
Verifique que los campos que aparecen en la fila Anexar a coincidan con
los campos de la tabla Trabajadores o Unidades (paso 9).
Especifique en la fila Criterios (M) del campo Sexo (paso 10)

Guarde la consulta con un nombre Agregar trabajadores para etiqueta

(paso 11).
Ejecute la consulta y observe el mensaje que se presente, indicando para
ello el nmero de registros a anexar (recuerde que los resultados pueden
variar de acuerdo con los datos que posea en ese momento), y haga clic en
el botn S.

consultas de datos anexados, la cual se encuentra en la plataforma
En la base de datos Personal_2.mdb, cree una consulta que permita
agregar los trabajadores de la tabla Nuevos trabajadores a la tabla
Trabajadores. Guarde la consulta como Agregar nuevos trabajadores.

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Mdulo 3: Consultas

Pontificia Universidad Catlica del Per 1

Tema 1: Consultas de seleccin ......................................................................................... 3

Tema 2: Consultas de accin ............................................................................................ 21

2 Instituto de Informtica - INFOPUC

Tema 1: Consultas de seleccin

1.1 Elaboracin de consultas sencillas

1.1.1 Qu es una consulta?

En esta parte vamos a ver el tipo de consulta ms comn: las consulta de

1.1.2 Existen otros tipos de consulta?

Consulta con parmetros

Consultas generales (tablas de referencias cruzadas)

Pontificia Universidad Catlica del Per 3

Consulta de datos anexados

Consulta de creacin de tabla

Mediante este tipo de consultas podemos, por ejemplo, exportar informacin a

Crear informes que muestren datos de un determinado momento en el

Realizar una copia de seguridad de una tabla.

1.1.3 Cmo crear consultas sencillas?

1. En la base de datos haga clic en la cinta Crear y, a continuacin, haga clic en

4 Instituto de Informtica - INFOPUC

2. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga clic en la pestaa que enumera

Pontificia Universidad Catlica del Per 5

Luego de revisar estos contenidos le sugerimos que revise la

Para especificar criterios para un campo en la cuadrcula de diseo escriba una

Recupera los trabajadores

6 Instituto de Informtica - INFOPUC

Puede introducir criterios adicionales para el mismo campo o para campos

Tambin puede especificar criterios que afecten a los resultados de un clculo. Al

Ejemplos de criterios que usan valores de texto.

Nombre del Campo Criterio Resultado

Muestra los trabajadores que viven

Imagine el siguiente caso: en la oficina se requiere una lista de trabajadores que

Pontificia Universidad Catlica del Per 7

1. En la ventana de base de datos haga clic en la cinta Crear y, a continuacin,

2. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla haga clic en la ficha Tablas.

5. Agregue los campos Cdigo y Nombre de la tabla Trabajadores a la consulta

8 Instituto de Informtica - INFOPUC

7. En la fila Criterios haga clic en la columna correspondiente al campo Unidad

8. Para ordenar la informacin por nombre del trabajador de forma ascendente

10. Guarde la consulta, haciendo clic en el Guardar y luego escriba el nombre

Estando en la vista Hoja de datos puede hacer clic en la cinta

Pontificia Universidad Catlica del Per 9

Le sugerimos que revise la simulacin demostrativa Creacin de

Solo deben aparecer trabajadoras que vivan en San Isidro y

1.2 Creacin de consultas de resumen y de referencias cruzadas

1.2.1 Cmo crear consultas de resumen?

1. En la ventana de base de datos haga clic en la cinta Crear y, a continuacin,

5. Haga clic en el botn Totales

10 Instituto de Informtica - INFOPUC

6. Observe que en la cuadrcula de campos aparece una nueva fila: Total.

7. Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde

Pontificia Universidad Catlica del Per 11

10. Guarde la consulta, haciendo clic en el Guardar , escriba un nombre que

Guarde la consulta con un nombre apropiado (paso 10).

1.2.2 Cmo crear consultas de referencias cruzadas?

12 Instituto de Informtica - INFOPUC

Observe que en las consultas de tabla de referencias cruzadas

8. Agregue campos a la consulta arrastrando los nombres de los campos desde

10. En el campo donde se ha especificado la opcin Valor debe indicar una

Pontificia Universidad Catlica del Per 13

Guarde la consulta con un nombre apropiado (paso 11).

14 Instituto de Informtica - INFOPUC

En la base de datos Personal_2.accdb cree una consulta que muestre el