HERRAMIENTAS PARA LA GESTION

INFORME N 02

Alumno(s) Nota

Sanca Snchez Luis Fernando

Especialidad C3 Grupo : A
Ciclo III SEMESTRE
Fecha de entrega 19/09/2017
OBJETIVOS

Conocer los tipos de datos en Excel

Reconocer cuales son los datos adecuados a utilizar en determinadas.
Aplicar formulas en las celdas de Excel

MARCO TEORICO

Todos los libros de Excel estn formados por hojas, cada una de las
hojas contiene ms de 17 mil millones de celdas y en cada una de
esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razn es
importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada
una de las celdas de Excel.

Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener

solamente tres tipos de datos:

1. Valores numricos
2. Texto
3. Frmulas

En esta leccin hablaremos de los primeros dos tipos de datos y

dejaremos el detalle de las frmulas para una leccin posterior.

Valores numricos en Excel

El primer tipo de dato que analizaremos sern los valores numricos
los cuales representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Cuando
ingresamos un valor numrico en una celda el contenido ser alineado
a la derecha:
Un valor numrico puede tener un formato especial, es decir, Excel
puede desplegar el valor numrico de diferentes maneras. Por
ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B
y C tienen los mismos valores numricos que la columna A pero son
desplegados de una manera diferente:

Es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor

desplegado por la celda. En el ejemplo anterior las celdas de una
misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de manera
diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la
apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las
columnas B y C fue aplicado utilizando la lista de formatos que se
encuentra en la pestaa Inicio, dentro del grupo Nmero.

Las fechas en Excel son nmeros

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y
que pueden desplegarse de diferentes maneras. En la siguiente
imagen puedes observar diferentes formatos que Excel puede aplicar
a una misma fecha:

Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad

todas las celdas tienen el mismo valor. Una manera de conocer el
valor numrico de una fecha es cambiando el formato de la celda al
formato general. En la siguiente imagen he copiado los mismos
valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato
General.
De esta manera podemos observar que la fecha 01/01/2013 es en
realidad el valor numrico 41275. La manera en que Excel calcula
dicho nmero es obteniendo la cantidad de das transcurridos a partir
del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeracin
comienza con esa fecha es ingresando el nmero 1 en una celda y
posteriormente cambiar su formato a Fecha y Excel desplegar el
valor 01/01/1900 dentro de la celda.

La ventaja de manejar las fechas como valores numricos es que los

clculos entre fechas se facilitan mucho. De esta manera, al hacer la
resta de dos fechas Excel obtendr fcilmente la diferencia en das
porque en realidad estar haciendo una simple resta de valores
numricos. Es por esta razn que las fechas en s mismas no son
un tipo de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos
numricos de la herramienta.

Precisin de los valores numricos

En cuanto a los valores numricos en Excel 2013 tenemos una
precisin de hasta 15 dgitos, es decir, como mximo podemos tener
un nmero de 15 dgitos. Por ejemplo, si ingresamos el nmeros
123456789012345 en una celda, Excel lo guardar con la precisin
indicada ya que el nmero consta exactamente de 15 dgitos pero si
agregamos un 6 al final del nmero anterior para tener el valor
numrico 1234567890123456 entonces Excel guardar dicho nmero
con el valor 1234567890123450.
Aunque este tema podra parecer preocupante, la realidad es que muy
pocos usuarios de Excel tienen problemas con esta limitante porque
nunca llegan a manejar valores numricos que requieran ms de 15
dgitos.

Texto en Excel
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente
encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es utilizado para
indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o
cdigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a
otros valores numricos de nuestra hoja.

Por texto entendemos aquellas cadenas que estn formadas por

caracteres alfanumricos y/o smbolos especiales. Una manera de
identificar fcilmente una celda con un valor de texto es porque dicho
valor se alinear de manera automtica a la izquierda. Inclusive, un
valor que comience por un nmero seguido de algunas letras es
considerado texto y por lo tanto estar alineado a la izquierda de
cualquier celda. A continuacin puedes observar algunos ejemplos de
celdas que contienen texto:

Formulas en Excel
A parte de los valores numricos y el texto, una celda de Excel puede
contener una frmula que no es ms que un conjunto de
instrucciones que manipularn los valores numricos o texto y nos
devolvern un resultado.

Ya que las frmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias

lecciones posteriores. Por ahora solo debes recordar que una frmula
hace uso de los valores numricos y el texto para hacer algn clculo
u operacin y devolvernos un resultado que a su vez ser un valor
numrico o un texto.

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4 ejemplos de utilizacin de validacin de datos con

frmulas
Ya sabes que la herramienta de Validacin de datos es de gran
utilidad para controlar y restringir la introduccin de datos y as,
asegurarte de que el libro de Excel funcione como debera.
El poder seleccionar los datos mediante un cuadro de lista, limitar la
cantidad de caracteres o evitar la introduccin de valores poniendo
topes mximos y mnimos son opciones fcilmente configurables que
permiten de forma rpida establecer los criterios que deseas. Pero la
opcin verdaderamente potente en el uso de la validacin de datos es
la posibilidad de utilizar frmulas para restringir los valores
introducidos en las celdas.

Te muestro varios ejemplos de utilizacin de la Validacin de datos

con frmulas:
 PRACTICA
Introducir slo valores nicos
Un uso muy comn pero til de la validacin con frmulas, se da a la
hora de evitar la introduccin de datos duplicados, ya que se trata de
un error bastante habitual. Por ejemplo, si te encuentras creando un
registro de proveedores y cada uno de ellos tiene un cdigo nico que
le identifica dentro de la empresa, puedes configurar la herramienta de
Validacin de datos para que al introducir por segunda vez el mismo
cdigo, aparezca un mensaje de error. Te imaginas la de errores que
puedes evitar?

Para aplicar esta validacin de datos en un rango de celdas o en una

columna completa, sigue los siguientes pasos:

1. Selecciona el rango de celdas que quieres validar. En este caso,

selecciona la columna A completamente.
2. Selecciona el botn Validacin de datos que se encuentra en el
grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.
3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos que aparece, selecciona
la ficha Configuracin, y en el cuadro desplegable Permitir, pulsa en
la ltima opcin (Personalizada).
En el cuadro Frmula debes introducir la funcin CONTAR.SI, que se
utiliza para contar el nmero de veces que aparece un valor
especificado como condicin en un argumento. Para este ejemplo,
escribe la frmula =CONTAR.SI(A:A;A1)=1, donde A:A es el rango de
celdas donde se aplicar la validacin, y A1 corresponde a la
referencia de la primera celda del rango seleccionado. Despus del
parntesis de cierre, se introduce =1, es decir, que el recuento de las
celdas del rango A:A no puede tener un resultado diferente a 1,
porque significara que se ha introducido el valor dos veces.
Exigir valores nicos de 7 dgitos
El tipo de datos personalizado (con frmulas), es el nico que te
permite establecer dos o ms criterios de validacin con una sola
regla.

Si quieres rizar el rizo con el ejemplo anterior, puedes obligar al

usuario a que, adems de introducir un valor que no se haya
introducido antes, ste tenga una longitud de siete dgitos (ni seis ni
ocho).

Siguiendo el ejemplo, en el paso 5 debes introducir la siguiente

frmula:

=Y(ESNUMERO(A2);LARGO(A2)=8;CONTAR.SI($A$2:$A100;A2)
<=1)
Como ves en la frmula anterior, puedes introducir ms de una
validacin: la funcin CONTAR.SI evita la introduccin de duplicados,
la funcin ESNUMERO evita la introduccin de texto y LARGO exige
que el valor introducido contenga exclusivamente nmeros.
Slo nmeros pares

Siguiendo con el ejemplo anterior, tambin es posible establecer que

solamente se puedan introducir como cdigo del proveedor, nmeros
pares. Para hacerlo sigue los tres primeros pasos del ejemplo anterior,
pero en el cuadro Frmula, debes escribir la
frmula =RESIDUO(A2;2)=0. Esta funcin calcula el resto de la
divisin del cdigo del proveedor entre dos. Si el resto es cero,
significa que el nmero es par.

Datos con condiciones

Si necesitas controlar la introduccin de datos dependiendo de los
valores de otras celdas, puedes crear diferentes tipos de listas en los
que los elementos de una lista dependan directamente del valor
seleccionado de otra lista. Observa el ejemplo:

En una agencia de alquiler de coches, existen tres marcas

disponibles: Ford, Renault y Toyota, cada una con sus respectivos
modelos diferentes.
En primer lugar, debes crear una tabla como muestra la siguiente
imagen:

Despus crea un nombre de rango para cada una de las marcas y

modelos. Por ejemplo, selecciona los modelos de la marca Ford (solo
sus modelos) y escribe la palabra Ford en el Cuadro de nombres.
Repite el procedimiento para cada una de las marcas.
A continuacin, selecciona la celda F4 donde se ubicar la validacin
de la marca. Pulsa en el botn Validacin de datos y en la
seccin Permitir, elige la opcin Lista. En el cuadro Origen, escribe o
selecciona el rango de celdas que contiene solamente las marcas. En
este caso ser =$A$1:$C$1. Cuando lo hagas, vers que en la parte
derecha aparece un pequeo cuadro con un tringulo que al pulsarlo
se despliegan las opciones seleccionadas.
Ahora selecciona la celda F5 y abre de nuevo el cuadro Validacin de
datos en la ficha Configuracin. Selecciona Lista del cuadro
desplegable Permitir y escribe la frmula =INDIRECTO($F$4).
Utilizando la funcin INDIRECTO como origen de datos y en
referencia a la celda que contiene las marcas de automviles, solo se
desplegar la lista con los modelos de la marca seleccionada
previamente en la celda F4.

Existen multitud de usos para la herramienta de Validacin de datos.

Cmo la utilizas t?
PRACTICA