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Procedimiento para Compras
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1. Propsito
1.1 Establecer los lineamientos necesarios para realizar las compras de productos y/o servicios crticos para la BECENE.

2. Alcance
2.1 Este procedimiento aplica a todos los productos y/o servicios crticos para la BECENE
2.2 Este procedimiento aplica desde el envo de la requisicin de compra hasta a la verificacin del producto y/o
servicio.

3. Polticas de Operacin
3.1 En el caso de compras mayores de $5,000.00 deber solicitarse la autorizacin al Sistema Educativo Estatal
Regular anexando tres cotizaciones del producto o servicio requerido.
3.2 En el caso de productos y/o servicios a ser adquirido con recursos federales se debern seguir las polticas
emitidas por Oficiala Mayor del Gobierno Estatal.
3.3 El responsable del rea solicitante deber solicitar los productos o servicios a travs de una requisicin de
compra, especificando claramente los productos a ser adquiridos, por ejemplo:
10 computadoras de escritorio marca HP con la siguiente configuracin: Pentium 4,
160 GB de disco duro, .
En caso contrario el responsable de compras deber devolver la solicitud con el fin de que se integren de manera
completa los datos del producto o servicio solicitado.
3.4 La requisicin de compra deber estar debidamente detallada estableciendo la prioridad.
3.5 La requisicin de compra deber estar firmada por el Jefe de departamento correspondiente, y autorizada por la
Direccin de rea
3.6 En caso de que la prioridad de la compra sea urgente y el Director de Servicios Administrativos no se encuentre,
la solicitud de compra deber ser autorizada por la Direccin General.
3.7 El Departamento de Recursos Materiales es la nica rea autorizada para hacer los pedidos directamente con el
proveedor.
3.8 Todos los productos y/o servicios debern ser verificados en su recepcin antes de aprobarlos para entrar en los
diferentes procesos y/o liberar todos los servicios.
3.9 Los productos crticos definidos para la BECENE as como la forma de evaluacin estn definidos en la siguiente
tabla:

ELEMENTOS A EVALUAR

INSUMO O SERVICIO Cumplimiento en el Cumplimiento de las Precio y condiciones de Calidad en el servicio

Tiempo de entrega caractersticas indicadas pago
acordado en la solicitud de
compra

Mantenimiento de instalaciones
X X X X
del edificio escolar
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Mobiliario y equipo X X X X
Capacitacin y asesora X X

3.10 La seleccin y contratacin del personal externo para realizar las actividades de capacitacin y asesora deber
ser realizada por el rea solicitante previa autorizacin de la Direccin General.

3.11 El responsable de verificar los productos o servicios solicitados deber ser aquella persona que reciba y/o
almacene los productos o bien reciba directamente el servicio, esta persona deber verificar:
Cumplimiento en el Tiempo de entrega acordado
Cumplimiento de las caractersticas indicadas en la solicitud de compra
Calidad en el servicio
3.12 En el caso de la evaluacin en el rubro de precio y condiciones de pago ste ser evaluado nicamente por el
responsable del Departamento de Recursos Materiales.
3.13 El responsable del Departamento de Recursos Materiales deber tener comunicacin con el responsable de
verificar el producto adquirido, con el fin de que se le proporciones informacin acerca de la evaluacin del
proveedor y requisitar el formato de evaluacin (ver anexo 9.3).
3.14 El responsable de verificar y aprobar los productos y/o servicios adquiridos deber notificar al Jefe del
Departamento de Recursos Materiales, cualquier anomala durante la recepcin.
3.15 El registro de dicha verificacin podr ser el sello y/o firma de la persona que recibe, verifica y aprueba el producto
en la solicitud de compra del producto ya recibido o cualquier documento que el proveedor presente como acuse
de recibo del producto y/o servicio.
3.16 Para el caso de evaluacin de proveedores se deber considerar lo siguiente:
a. Los proveedores sern evaluados una vez que se verifican los productos o servicios solicitados y
entregados de acuerdo a los criterios establecidos en la seccin 3.8 de este procedimiento.
b. Una vez evaluados los proveedores se les notificarn las anomalas detectadas tanto en los productos
como en los servicios proporcionados, con el fin de que se corrijan y sirva dicha retroalimentacin al
proveedor para que pueda ser mejorado su proceso.
c. Para categorizar al proveedor se deber tomar en cuenta lo siguiente

Calificacin mnima
Decisin de
Tipo de proveedor obtenida en la Estatus Inspeccin
compra
evaluacin

Inspeccin al 100 % de Comprar

Nuevo N/A En evaluacin los productos o servicios
proporcionados

Evitar
Ya utilizado Menor a 25 puntos No confiable N/A
compra

Inspeccin al 100 % de Comprar

Ya utilizado De 26 a 50 puntos Aceptable su producto y al 100 %
la prestacin del servicio
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Inspeccionar mximo el Comprar

20 % del producto
Ya utilizado De 51 a 75 puntos En desarrollo proporcionado o
inspeccionar al final de
la prestacin del servicio

Inspeccionar aleatoria de Comprar

entregas (por ejemplo
una entrega se
Ya utilizado Mayor a 75 puntos Confiable
inspecciona y tres
entregas no se
inspecciona)

Inspeccionar aleatoria de Comprar

Ya utilizado o nuevo con entregas (por ejemplo
certificado de producto y/o una entrega se
N/A Confiable
del sistema de gestin de la inspecciona y tres
calidad entregas no se
inspecciona)

d. La evaluacin se tomar en cuenta para compras futuras, si durante las ltimas dos evaluaciones previas
el resultado fue menor a 25 puntos por incumplimiento en las caractersticas establecidas en el punto 3.8
de este procedimiento, no se comprar nuevamente producto a dicho proveedor, en los casos que el
proveedor sea nico, se deber ampliar la muestra de evaluacin de sus productos al 100%.
e. En el caso de que los proveedores cuenten con un certificado de calidad basado en ISO 9001:2000 o
equivalente o bien si cuentan con certificado de materiales, se les considerar como aceptables y se les
verificar nicamente el precio y las condiciones de pago.
f. Para proveedores nuevos se considerarn en evaluacin durante la primera compra, en las que se les
evaluar y se catalogarn de acuerdo a lo establecido en el anexo 9.1 de este procedimiento.
3.17 A los proveedores se les reevaluar cada vez que entreguen producto o presten un servicio.
3.18 Los productos o servicios adquiridos que hayan sido aprobados, se entregarn inmediatamente al usuario
solicitante, mediante formato de entrega que firmar de recibido.
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4. Diagrama de proceso

Direccin de servicios
rea solicitada o usuario Responsable de compras Almacn (si se requiere) Proveedor
administrativos

Inicio

Solicita producto
2 5
y/o servicio

Recibe y revisa
Selecciona al
requisicin de
proveedor
compra

3
Solicita no
correccin
e informa Si la requisicin de
compra cumple?

si

Requisita y
6
enva solicitud
4
y orden de
compra en Recibe solicitud Recibe y
caso de ser de compra y autoriza orden
menor de entrega pedido de compra
$5.000

Producto
13 7 12
Si la compra es
Servicio mayor de $5.000
2 Entrega directo al
Es producto o Entrega a
Recibe producto rea solicitante o
servicio? almacn no
usuario si

8 14

Se solicita
Recibe servicio Revisa producto autorizacin al
SEER

9
19
15
Evala servicio
Solicita al no
proveedor Devuelve producto
El producto cumple
10 cumplimiento del e informa a
si con lo especficado?
producto o servicio compras

El servicio 20
Informa a compras
cumple con lo
y al proveedor si 16
especficado Recibe evaluacin
del servicio y Almacena y notifica
notifica orden de recepcin de producto a
11 pago recursos financieros para
emisin de cheque
21
Reevala al 17
Evala al proveedor cuando
proveedor realice una nueva
entrega Evala al
proveedor e
22 informa a compras

Mantiene registro
de evaluacin de
proveedores 18
Cuando se requiera
entrega producto a
reas solicitante o
usuario
Fin
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5.-Descripcin del procedimiento

Secuencia de Actividad Responsable
etapas
1) Solicita 1.1 Solicita el producto y/o servicio a travs de la requisicin de rea solicitante o usuario
producto y/o compra (BECENE-DRM-PO-01-01) respaldada por oficio de
servicio
solicitud previamente autorizado por la Direccin General o
Direccin de Servicios Administrativos.

1.2 Dicha requisicin de compra deber contener de manera

clara todos aquellos datos y especificaciones necesarios
para realizar la adquisicin del producto y/o servicio, esto
podr incluir:

Direccin de rea solicitante

Departamento solicitante
Coordinaciones de rea
Fecha posible de entrega
Descripcin detallada
Marca
Instrucciones de uso o seguridad

2) Recibe y 2.1 Recibe la requisicin de compra y la revisa en base a los Responsable de compras
revisa datos necesarios para la compra as como los datos del
requisicin de rea solicitante o usuario.
compra 3.1 La revisin se realizar considerando:
Datos del producto o servicio a adquirir
Tiempo de entrega
2.2 La requisicin de compra cumple?
Si, pasa a la etapa 4.
No autoriza, informa al rea solicitante el motivo
de no autorizacin y pasa a la etapa 3.

3) Solicita 3.1 Solicita correccin de datos al rea solicitante. Responsable de compras

correccin

4) Recibe 4.1 Recibe solicitud y orden de compra en caso de gastos DSA

solicitud y menores
orden de
compra
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5) Selecciona 5.1 Selecciona a los proveedores de acuerdo a:

proveedor a. Especificaciones del producto que debern
surtir: aquellos proveedores que cuenten con
los productos solicitados y que cumplan las
caractersticas establecidas.
b. Precio: Aquel proveedor que ofrezca el mejor
precio de venta y condiciones de pago.
c. Tiempo de entrega: Aquel proveedor que tenga
la capacidad de entregar el producto en el
tiempo solicitado.
d. Evaluacin previa (cuando aplique): Aplica a
proveedores externos, considerando como
mnimo las dos evaluaciones previas realizadas.
5.2 Una vez seleccionado al proveedor, emite solicitud de
compra (BECENE-DRM-PO-01-02).

5) Requisita y 5.1 Requisita solicitud de compra indicando los datos de los Responsable de compras
enva solicitud productos o servicios a ser adquiridos, dichos datos son
de compra obtenidos de la requisicin de compra.
5.2 Enva solicitud de compra al proveedor.

6) Recibe orden 6.1 Recibe solicitud de compra y entrega el producto o servicio Proveedor
de compra solicitado.
6.2 Es producto o servicio?
Si es producto pasa a actividad 12.1
Si es servicio pasa a actividad 7.1

7) Entrega 7.1 Proporciona el servicio directamente en el rea solicitante. Proveedor

directo al rea
solicitante o
usuario

8) Recibe 8.1 Recibe el servicio de acuerdo a lo establecido en la rea solicitante o usuario

servicio solicitud interna de compra.

9) Evala el 9.1 Evala el servicio durante la prestacin del mismo. rea solicitante o usuario
servicio 9.2 Verifica que el servicio cumpla con lo establecido en la
requisicin de compra.
9.3 Para la revisin se deber considerar como mnimo:
Cumplimiento en el Tiempo de entrega acordado
Cumplimiento de las caractersticas indicadas en la
solicitud de compra
Calidad en el servicio
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9.4 El servicio cumple con lo especificado?

Si, pasa a actividad 11.1
No, pasa a actividad 10.1

10) Informa a 10.1 Informa al responsable de compras las anomalas rea solicitante o usuario
compras y al existentes en el servicio proporcionado.
proveedor 10.2 El responsable de compras aplica acciones de acuerdo a
la actividad 19.1.

11) Evala al 11.1 Una vez concluido el servicio y revisado que este cumpla rea solicitante o usuario
proveedor e con lo especificado, se evala al proveedor considerando
informa a lo establecido en la poltica 3.9 establecida en este
procedimiento.
compras
11.2 Requisita el formato de evaluacin de proveedores
(BECENE-DRM-PO-01-03), calificando a este de acuerdo
a las caractersticas del servicio proporcionado.
11.3 Una vez evaluado se enva dicha evaluacin al
responsable de compras el cual procede de acuerdo a la
actividad 20.1.

12) Entrega al 12.1 Entrega el producto solicitado a almacn para su revisin Proveedor
almacn e ingreso.
correspondien
te

13) Recibe 13.1 Recibe el producto, solicitando al proveedor todos aquellos Almacn
producto documentos de compra requeridos, tales como: factura,
solicitud de compra, certificados de materiales, as como
los que sean requeridos de acuerdo a cada producto.

14) Revisa 14.1 Revisa los productos entregados de acuerdo a lo Almacn

producto especificado en la solicitud de compra, para la revisin se
deber considerar como mnimo:
Cumplimiento en el Tiempo de entrega acordado
Cumplimiento de las caractersticas indicadas en la
solicitud de compra
Calidad en el servicio
14.2 El producto cumple con lo especificado?
Si, pasa a actividad 16.1
No, pasa a actividad 15.1

15) Devuelve 15.1 Se verifica el producto o servicio para detectar que se Almacn
producto e cumpla con las especificaciones de la solicitud de compra
informa a (BECENE-DRM-PO-01-04)
15.2 Se registra el producto no conforme y se evita su uso
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compras 15.3 Devuelve el producto al proveedor e informa al responsable

de compras las anomalas existentes durante la entrega.
15.4 El responsable de compras aplica acciones de acuerdo a la
actividad 19.1.

16) Almacena 16.1 Da entrada al producto al rea de almacn. Almacn

producto 16.2 Registra la entrada a almacn (BECENE-DRM-PO-01-04).
16.3 Almacena el producto para evitar dao o prdida del
mismo.
16.4 Notifica a recursos financieros la conformidad del producto
para la emisin del cheque correspondiente a travs del
formato (BECENE-DRM-PO-01-06)

17) Evala al 17.1 Una vez concluida la entrega y el ingreso del producto a Almacn
proveedor e almacn, evala al proveedor.
informa a 17.2 Se evala al proveedor considerando lo establecido en la
compras poltica 3.9 establecida en este procedimiento.
17.3 Requisita el formato de evaluacin de proveedores
(BECENE-DRM-PO-01-03), calificando a ste de acuerdo a
las caractersticas del producto entregado.
17.4 Una vez evaluado se enva dicha evaluacin al
responsable de compras el cual procede de acuerdo a la
actividad 20.1.

18) Cuando se 18.1 Una vez ingresado y revisado el producto, se entrega al Almacn
requiera rea solicitante o al usuario de acuerdo a lo que requiera,
entrega bajo el formato de entrega.
producto a
rea
solicitante o
usuario

19) Solicita al 19.1 Si existen diferencias entre lo solicitado y lo entregado, Responsable de compras
proveedor informa al proveedor dichas diferencias para que sean
cumplimiento corregidas, todas las diferencias incidirn directamente en
la evaluacin y reevaluacin realizada a dichos
del producto o proveedores.
servicio

20) Recibe 20.1 Recibe de las diferentes reas la evaluacin de los Responsable de compras
evaluacin proveedores
del proveedor 20.2 Analiza las evaluaciones realizadas con el fin de dar
seguimiento al comportamiento de los diferentes
proveedores con los que se cuenta.
20.3 Integra las evaluaciones al expediente de cada proveedor.
20.4 Notifica a travs de la orden de pago (BECENE-DRM-PO-
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01-06), la conformidad del servicio al Departamento de

Recursos Financieros

21) Reevala al 21.1 Cada que se realiza una entrega se reevala al proveedor Responsable de compras
proveedor con el fin de verificar el comportamiento que este
cuando manifiesta durante el proceso de compra, as mismo esta
informacin ser de utilidad para tomar decisiones futuras
realice una de compra a proveedores.
nueva
entrega

22) Mantiene 22.1 Mantiene y archiva en el expediente de cada proveedor el Responsable de compras
registro de seguimiento de las evaluaciones realizadas.
evaluacin de
proveedores

6. Documentos de referencia

Documentos Cdigo (cuando aplique)

Procedimiento de Gestin para el Control de Producto y/o Servicio no BECENE-CA-PG-04

Conforme

7. Registros

Registros Tiempo de Responsable de conservarlo Cdigo de registro o

conservacin identificacin nica
Requisicin de compra 3 aos Responsable de compras o
personal asignado BECENE-DRM-PO-01-01

Oficio de solicitud 3 aos Responsable de compras o

Solicitud de compra
Registro de evaluacin
de proveedores
Registro de Almacn
N/A
personal asignado
3 aos Responsable de compras o
BECENE-DRM-PO-01-02
personal asignado
3 aos Responsable de compras o
BECENE-DRM-PO-01-03
personal asignado
3 aos Responsable de Almacn
BECENE-DRM-PO-01-04
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Registro de entrega de 3 aos Responsable de Almacn

material BECENE-DRM-PO-01-05

8. Glosario
8.1 Solicitud de compra: Documento interno de la BECENE en el cual se especifican las caractersticas de los
productos y/o servicios a ser adquiridos.
8.2 Solicitud de compra: Documento enviado al proveedor de la BECENE en el cual se especifican las
caractersticas de los productos y/o servicios a ser adquiridos.
8.4 Proveedor: Toda aquella persona u organizacin que proporciones productos y/o servicios a la BECENE

9. Anexos

9.1 Formato de Requisicin de compra (BECENE-DRM-PO-01-01)

9.2 Formato de solicitud de compra (BECENE-DRM-PO-01-02)
9.3 Formato evaluacin de proveedores (BECENE-DRM-PO-01-03)
9.4 Formato de registro de entrada de almacn (BECENE-DRM-PO-01-04)
9.5 Formato de registro de salida y entrega de material (BECENE-DRM-PO-01-05)

9.6 Formato notificacin a recursos financieros para pago de producto o servicio (BECENE-DRM-PO-01-06)

10. Cambios de esta versin

Nmero de Revisin Fecha de la actualizacin Descripcin del cambio

2 16 de Enero de 2008 Modificacin de los diferentes forma tos en existencia
Se quit la poltica de operacin 3.4

.
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CONTROL DE EMISIN
Elabor : Revis : Autoriz:
Nombre Mtro. Vctor Vzquez Guerrero Lic. Yolanda Herrera Nieto Mtro. Francisco Hernndez Ortiz

Firma

Fecha 16 de Enero de 2008 16 de Enero de 2008 17 de Enero de 2008