Sig Elaboracion de Documentos

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE
DIVISIN CODELCO NORTE Cdigo : PRO. 444.SIG

Fecha : 30.ABR.2009
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Versin N : 2
Pgina : 1 de 14
ELABORACIN DE DOCUMENTOS
Tabla de contenidos
1. Propsito y Aplicacin
2. Responsabilidades
3. Equipos y Materiales
4. Descripcin de la Actividad
5. Referencias
6. Anexos
REVISADO: APROBADO:
Nelson Carvajal Quililongo Patricio Cartagena Daz
Coordinador Divisional SIG Representante de la Vicepresidencia Corporativa DCN
Divisin Codelco Norte Divisin Codelco Norte
Se considera COPIA CONTROLADA slo el ejemplar disponible en Intranet y/o biblioteca documental. Los usuarios de los documentos en papel
(impresiones bajadas de Intranet o biblioteca) deben verificar que stos corresponden a la ltima versin vigente
Fecha : 30.ABR.2009
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1. PROPSITO Y APLICACIN
Definir los formatos y metodologas para la elaboracin de documentos con el propsito de

describir los elementos centrales del Sistema Integrado de Gestin (SIG) y sus interrelaciones,
indicando la ubicacin de la documentacin relacionada.
Este procedimiento es aplicable en todas las reas que estn dentro del alcance del Sistema
Integrado de Gestin de la Divisin Codelco Norte y Empresas Contratistas.
Nota: Este documento no aplica a las Normas Estndares (NEO, NEC, NEL,
Reglamento Interno, Directrices Corporativas)
2. RESPONSABILIDADES
La correcta y permanente aplicacin de este procedimiento es responsabilidad del Representante

de la Vicepresidencia de cada Unidad de Negocio, Coordinador Divisional del SIG y
Coordinadores Lderes de cada de cada Unidad de Negocio.
3. EQUIPOS Y MATERIALES
No aplicable
4. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
4.1 Definiciones
Manual del Sistema Integrado de Gestin: Documento que contiene informacin

relacionada con el Sistema Integrado de Gestin (SIG), en el que se incluyen los
requerimientos administrativos, segn sea el caso.
Procedimiento Estructural o de Apoyo: Documento de formato normalizado en

el que se describen las responsabilidades de todos los cargos que intervienen en un
proceso administrativo y/u operativo, describiendo adems, en forma sucinta y general,
las actividades o pasos que intervienen en dicho proceso.
Instructivo/Procedimiento Operacional: Documento de formato normalizado

en el cual se describe, en forma detallada, los sucesivos pasos que se han de cumplir para
Fecha : 30.ABR.2009
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llevar a cabo determinadas actividades o tareas administrativas y/u operativas incluidas

en un procedimiento.
Tarea o Actividad: Secuencia de acciones u operaciones que componen un proceso para

lograr un resultado preestablecido o esperado.
Anlisis Crtico de Tareas o Actividades: Examen o anlisis escrito del modo actual de
efectuar una tarea o actividad y que se realiza para idear o implantar formas de ejecucin
de tareas ms seguras, para la integridad de las personas, con calidad y respeto al medio
ambiente de una forma sencilla y eficaz.
Registro: Documentos que entregan evidencia objetiva de las actividades efectuadas, o

los resultados obtenidos, en materia de prevencin de aspectos ambientales, riesgos
profesionales y control de procesos.
Regla o Norma: Precepto o disposicin que se ha de acatar para asegurar un

determinado resultado.
Reglamento o Estndares: Conjunto de reglas que normalizan la manera de efectuar

una tarea o actividad determinada.
Programa Integrado de Gestin: Documento que establece las prcticas especficas

relativas a la Ambiente, Seguridad, Salud Ocupacional y Calidad, recursos y actividades
relativas a un producto, servicio o proyecto en particular.
4.2 Formatos
El diseo de los formatos se muestra en anexos 1, 2 y 3 y se deben usar slo hojas

tamao carta y en Sistema Office, Word 6.0 y sus futuras versiones, Tamao letra N12,
fuente Times New Roman.
La primera hoja del documento es de identificacin, en la cual:
a) Se crea encabezado y en orden de izquierda a derecha se pone el logotipo estndar

de la Divisin Codelco Norte, descripcin del documento en mayscula, cdigo,
fecha, versin ypgina.
b) Despus de la identificacin mencionada en el punto anterior, se escribe el nombre

del documento en maysculas centrado

DIVISIN CODELCO NORTE
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NOMBRE DEL DOCUMENTO
Nombre del documento es una frase corta que refleja el propsito del documento.
Nota:
En el caso de los procedimientos estructurales de: Identificacin de Peligros y
Aspectos Ambientales se genera un procedimiento de dos volmenes.
Respecto a los registros operativos usados en las Unidades de
Negocio, pueden mantener su formato, no obstante lo anterior, los
nuevos registros que sean creados deben considerar en su formato
los incisos a) y b) del punto 4.2 de este procedimiento.
Respecto al Sistema Integrado de Gestin de Riesgos SIGRI, en
sus formularios el cdigo corresponde al nmero correlativo de
ingreso de la informacin.
Cdigo : Identifica al documento y rea que lo genera (ver Anexo N4).
Fecha : Corresponde a la fecha de aprobacin del documento, indquelo

segn formato, Da. Mes. Ao
Versin : Nmero correspondiente a la edicin del documento.
Pgina : Formato 1 de n. Nmero de pginas del documento.
Nota:
Respecto a los registros del Sistema Integrado de Gestin, stos
pueden seguir el formato que ms se acomode a las necesidades
operativas, su versin actualizada ser la que se encuentre definida
en la pgina Intranet de la Divisin.
4.2.3 Tabla de Contenidos
3. Equipos y Materiales (slo cuando corresponda)
4. Descripcin de la actividad
5. Referencias
6. Anexos
4.2.4. Recuadro Revisin y Aprobacin
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Revisado: Persona que da conformidad a la revisin (adecuacin tcnica) del

documento.
Aprobado: Persona responsable de la aprobacin del documento generado.
4.2.5 Pie de Pgina
Los documentos del Sistema, presentes en la Intranet de Codelco Norte, incorporan en su

pie de pgina la siguiente leyenda: Se considera COPIA CONTROLADA slo el
ejemplar disponible en Intranet y/o biblioteca documental. Los usuarios de los
documentos en papel (impresiones bajadas de Intranet o biblioteca) deben verificar que
stos corresponden a la ltima versin vigente.
4.2.6 Condicin del Documento
DOCUMENTO CONTROLADO: Aquel que se encuentra en la Intranet y en la

biblioteca documental SIG y est disponible para consulta, es un documento
oficial del SIG (Ver en PRO.445.SIG).
DOCUMENTO NO CONTROLADO: Aquel que no est sujeto a control de

distribucin y custodia.
DOCUMENTO OBSOLETO: Aquel documento que no tiene validez y se

utiliza slo para mantener un historial de los cambios registrados (Ver
PRO.445.SIG).
4.2.7 Identificacin de Hojas Restantes
Las hojas restantes se identifican segn lo indicado en el formato del Anexo N2.
4.2.8 Identificacin de Anexos
Se identifican segn lo indicado en el formato del Anexo N3.
4.3 Contenido del Documento a Elaborar.
El texto del Procedimiento o Instructivo contiene los siguientes temas en el orden que se
indica y escritos en mayscula y en negrita:
4.3.1 PROPSITO Y APLICACIN
Fecha : 30.ABR.2009
Versin N : 2
Pgina : 6 de 14
Indique los objetivos (para qu) o qu se pretende con la actividad descrita y a

quines le es aplicable.
4.3.2 RESPONSABILIDADES:
Identifique el cargo que es responsable por el cumplimiento del prrafo anterior

del documento.
4.3.3 EQUIPOS Y MATERIALES:
Indique los equipos y materiales que sean necesarios para efectuar la actividad,
ya sean de operacin o de seguridad, calidad y ambiente y en el caso que no
corresponda indicar sealando "no aplicable".
4.3.4 DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD:
Describa las actividades y cmo deben ejecutarse para asegurar su control.

Especial atencin debe prestarse a identificar y describir las actividades crticas
que son aquellas situaciones en las cuales la ausencia de ellas pudiera llevar a
desviaciones de la Poltica, de los Objetivos y Metas.
En la elaboracin de la documentacin (del Sistema u Operativa) se debe

considerar la Ruta de la Documentacin la que considera:
Qu: Define la cobertura o alcance del procedimiento, qu actividad es la

controlada, los Objetivos a satisfacer de Ambiente, Seguridad, Salud
Ocupacional y Calidad.
Quin: Define la Direccin, la Superintendencia, el Departamento o cargo en

quin se ha delegado la autoridad y la responsabilidad de obtener los
objetivos integrados.
Por Qu: Define el propsito de cumplir los objetivos integrados, busca

corregir alguna deficiencia o debilidad, justifica la necesidad de formalizar o
documentar.
Cundo: Define el momento en que deben practicarse las actividades,

inspecciones, registros u otras operaciones controladas por el procedimiento.
Dnde: Define el lugar en que deben practicarse las actividades u

operaciones controladas por el procedimiento o donde se registra la
informacin.
Fecha : 30.ABR.2009
Versin N : 2
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Cmo: Define el mtodo para alcanzar los niveles. Diga lo que hace,
escrbalo de la misma forma y despus haga lo que dice.
Indique en las actividades que correspondan, l o los registros que deban ser
llenados, su destino o custodia.
Nota: Este procedimiento (PRO.444.SIG), no aplica al

Procedimiento Estructural Preparacin y Respuesta ante
Emergencias, ste podr describir sus actividades e
interrelaciones de forma de asegurar la aplicacin del Plan
PODER.
4.3.5 REFERENCIAS:
Identifique los documentos o normas que tengan relacin directa y que son
requisitos de las actividades descritas en el procedimiento.
4.3.6 ANEXOS:
Incluye los registros, etiquetas que son ocupadas en el cumplimiento del

documento y los esquemas, dibujo o plano que aclaren una idea con respecto a
la actividad y faciliten al operador su aplicacin. Los registros u otro documento
anexo deben ser llenados en todos sus recuadros o tachar con una lnea cuando
no corresponda. Cuando estos documentos sean de conocimiento general se
recomienda mencionarlos en la referencia.
Nota:
Con relacin a los procedimientos operacionales se debe considerar lo descrito en
el punto N 4.4.6 Control Operacional, del Manual Integrado de Gestin
(MAN.001.SIG)
Cabe notar que estas especificaciones (PRO.444.SIG) son slo aplicables a los
Procedimientos Estructurales del SIG, los Procedimientos Operativos de cada
Unidad de Negocio pueden usar otros formatos distintos al descrito
en este procedimiento, a estos slo se les exige como mnimo la
Tabla de Contenidos descritos en el punto 4.3 y el control de documentos basado
en el PRO.445.SIG.
.
5. REFERENCIAS
Fecha : 30.ABR.2009
Versin N : 2
Pgina : 8 de 14
PRO.445.SIG : Control de Documentos
Fecha : 30.ABR.2009
Versin N : 2
Pgina : 9 de 14
6. ANEXOS
Anexo N1 "Formato primera hoja identificacin de la documentacin"

Anexo N2 "Formato identificacin hojas restantes"
Anexo N3 "Formato identificacin de anexos"
Anexo N4 "Listado de cdigos de identificacin"
Fecha : 30.ABR.2009
Versin N : 2
Pgina : 10 de 14
ANEXO N 1
FORMATO PRIMERA HOJA DE LA DOCUMENTACIN

DIVISIN CODELCO NORTE Cdigo : xxx.xxx.xxx
Fecha : Da.Mes.Ao
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Versin N: n
Pgina : 1 de n
Tabla de contenidos
3. Equipos y materiales
4. Descripcin de la Actividad
5. Referencias
6. Anexos
REVISADO: APROBADO:
Nombre de la Persona Nombre de la Persona
Cargo en la Empresa o en el SIG Cargo en la Empresa o en el SIG
Divisin, Gerencia o Direccin o Superintendencia Divisin, Gerencia o Direccin o Superintendencia
Fecha : 30.ABR.2009
Versin N : 2
Pgina : 11 de 14
ANEXO N 2
FORMATO IDENTIFICACIN HOJAS RESTANTES

Cdigo : xxx.xxx.xxx
Fecha : Da.Mes.Ao
Versin N: n
Pgina : 1 de n
Fecha : 30.ABR.2009
Versin N : 2
Pgina : 12 de 14
ANEXO N 3
FORMATO IDENTIFICACIN DE ANEXOS

Cdigo : xxx.xxx.xxx
Fecha : Da.Mes.Ao
Versin N: n
Pgina : 1 de n
ANEXO N
Fecha : 30.ABR.2009
Versin N : 2
Pgina : 13 de 14
ANEXO N 4
LISTADO DE CDIGOS DE IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS
I Identificacin de Documentos
Manual (MAN); Procedimiento (PRO); Instructivo (INS); Norma (NOR);

Especificacin (ESP); Plan Integrado de Gestin (Plan); Registro (R).
II Identificacin del Nmero Correlativo.
Respecto a los documentos del tipo estructural los tres dgitos corresponden al nmero de
la clusula a la cual da respuesta el procedimiento o manual y para los otros documentos
(Apoyo u Operacionales) el formato a utilizar ser de tres dgitos en orden de
elaboracin, esto tambin aplica a los registros del SIG.
III Identificacin de Gerencias/Direcciones/Superintendencias y reas (a modo de

ejemplo)
Gerencia de Extraccin y Concentracin de Sulfuros : GEC

Gerencia Recursos Mineros y Desarrollo : GRM
Gerencia Extraccin y Lixiviacin Norte : GEL
Gerencia Comunicaciones y Asuntos Pblicos : GCA
Subgerencia de Riesgos Profesionales y Ambiente : SGR
Subgerencia Suministro : SGS
Subgerencia Geologa y Geotecnia : SGG
Subgerencia Mina Chuquicamata : SMC
Direccin Gestin de Riesgos . DGR
Direccin Gestin de Salud Ocupacional : DGS
Superintendencia Mantenimiento Mina : SMM
Superintendencia General Chancado : SGC
Direccin Ev. y Control de Proyectos : DEC
Direccin de Geotecnia : DGE
Departamento Sistema de Gestin Integrado : DIG
Departamento Gestin Estratgica : DGE
Fecha : 30.ABR.2009
Versin N : 2
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Las distintas reas pueden modificar o mantener el listado de cdigos establecidos en

este procedimiento.
IV Ejemplos de codificacin de documentos.
1 PRO.444.SIG : Procedimiento N 444 de Sistema Integrado de Gestin.

2 R-006.DGE : Registro N 006 del Departamento Gestin Estratgica.
3 INS.008.GDH : Instructivo N 008 de la Gerencia de Desarrollo Humano.

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CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE

DIVISIN CODELCO NORTE Cdigo : PRO. 444.SIG

Definir los formatos y metodologas para la elaboracin de documentos con el propsito de

La correcta y permanente aplicacin de este procedimiento es responsabilidad del Representante

Manual del Sistema Integrado de Gestin: Documento que contiene informacin

Procedimiento Estructural o de Apoyo: Documento de formato normalizado en

Instructivo/Procedimiento Operacional: Documento de formato normalizado

llevar a cabo determinadas actividades o tareas administrativas y/u operativas incluidas

Tarea o Actividad: Secuencia de acciones u operaciones que componen un proceso para

Registro: Documentos que entregan evidencia objetiva de las actividades efectuadas, o

Regla o Norma: Precepto o disposicin que se ha de acatar para asegurar un

Reglamento o Estndares: Conjunto de reglas que normalizan la manera de efectuar

Programa Integrado de Gestin: Documento que establece las prcticas especficas

El diseo de los formatos se muestra en anexos 1, 2 y 3 y se deben usar slo hojas

La primera hoja del documento es de identificacin, en la cual:

a) Se crea encabezado y en orden de izquierda a derecha se pone el logotipo estndar

b) Despus de la identificacin mencionada en el punto anterior, se escribe el nombre

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE

NOMBRE DEL DOCUMENTO

Cdigo : Identifica al documento y rea que lo genera (ver Anexo N4).

Fecha : Corresponde a la fecha de aprobacin del documento, indquelo

Versin : Nmero correspondiente a la edicin del documento.

Pgina : Formato 1 de n. Nmero de pginas del documento.

4.2.3 Tabla de Contenidos

4.2.4. Recuadro Revisin y Aprobacin

Revisado: Persona que da conformidad a la revisin (adecuacin tcnica) del

Aprobado: Persona responsable de la aprobacin del documento generado.

4.2.5 Pie de Pgina

Los documentos del Sistema, presentes en la Intranet de Codelco Norte, incorporan en su

4.2.6 Condicin del Documento

DOCUMENTO CONTROLADO: Aquel que se encuentra en la Intranet y en la

DOCUMENTO NO CONTROLADO: Aquel que no est sujeto a control de

DOCUMENTO OBSOLETO: Aquel documento que no tiene validez y se

4.2.7 Identificacin de Hojas Restantes

4.2.8 Identificacin de Anexos

Se identifican segn lo indicado en el formato del Anexo N3.

4.3 Contenido del Documento a Elaborar.

4.3.1 PROPSITO Y APLICACIN

Indique los objetivos (para qu) o qu se pretende con la actividad descrita y a

Identifique el cargo que es responsable por el cumplimiento del prrafo anterior

4.3.3 EQUIPOS Y MATERIALES:

4.3.4 DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD:

Describa las actividades y cmo deben ejecutarse para asegurar su control.

En la elaboracin de la documentacin (del Sistema u Operativa) se debe

Qu: Define la cobertura o alcance del procedimiento, qu actividad es la

Quin: Define la Direccin, la Superintendencia, el Departamento o cargo en

Por Qu: Define el propsito de cumplir los objetivos integrados, busca

Cundo: Define el momento en que deben practicarse las actividades,

Dnde: Define el lugar en que deben practicarse las actividades u

Nota: Este procedimiento (PRO.444.SIG), no aplica al

Incluye los registros, etiquetas que son ocupadas en el cumplimiento del

PRO.445.SIG : Control de Documentos

Anexo N1 "Formato primera hoja identificacin de la documentacin"

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE

CORPORACIN NACIONAL DEL COBRE

Manual (MAN); Procedimiento (PRO); Instructivo (INS); Norma (NOR);

II Identificacin del Nmero Correlativo.

III Identificacin de Gerencias/Direcciones/Superintendencias y reas (a modo de

Gerencia de Extraccin y Concentracin de Sulfuros : GEC

Las distintas reas pueden modificar o mantener el listado de cdigos establecidos en

IV Ejemplos de codificacin de documentos.

1 PRO.444.SIG : Procedimiento N 444 de Sistema Integrado de Gestin.

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