Está en la página 1de 55

MANUAL DE CONTRATACIN

MANUAL DE CONTRATACIN

MINISTERIO DE EDUCACIN NACIONAL

BOGOT D.C., 2016

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin:


Pgina 1 de 55 CDIGO:
Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

CONTENIDO

1. RESUMEN EJECUTIVO ....................................................................................................... 6

2. MBITO DE APLICACIN ........................................................................................................ 6

3. ACTIVIDAD CONTRACTUAL ................................................................................................... 6

4. PARTICIPACIN Y TRANSPARENCIA EN LA GESTIN CONTRACTUAL ......................... 6

5. MANEJO DE LAS CONTROVERSIAS Y RESOLUCIN DE CONFLICTOS EN LA GESTIN


CONTRACTUAL ................................................................................................................. 7

6. DOCUMENTOS ASOCIADOS ................................................................................................... 7

7. VIGENCIA Y ACTUALIZACIN ................................................................................................ 7

8. CAPTULO I BUENAS PRCTICAS EN LA GESTIN CONTRACTUAL .............................. 9

8.1 Etapa Precontractual .............................................................................................................................9

8.2 Etapa Contractual ............................................................................................................................... 10

8.3 Etapa Poscontractual ......................................................................................................................... 13

9. CAPTULO II CUMPLIMIENTO DE LAS REGLAS DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL


INTERNO .......................................................................................................................... 15

10. CAPTULO III ...................................................................................................................... 16

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin:


Pgina 2 de 55 CDIGO:
Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

10.1 Generalidades ......................................................................................................................................... 16

Caracterizacin del Ministerio de Educacin Nacional ..................................................................... 16

10.2 Marco Legal externo e interno .............................................................................................................. 16

11. CAPITULO IV DEFINICIONES IMPORTANTES EN MATERIA CONTRACTUAL ................... 21

12. CAPITULO V MACROPROCESO DE CONTRATACIN ......................................................... 27

12.1 Caracterizacin del Macroproceso ....................................................................................................... 27

12.2 Caracterizacin del Proceso Pre-contractual ...................................................................................... 28

12.3 Caracterizacin proceso Contractual ................................................................................................... 30

12.4 Caracterizacin proceso poscontractual ............................................................................................. 32

12.5 Roles y Responsabilidades en el Macroproceso de Contratacin.................................................... 35

13. CAPITULO VI RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL ............................................................. 38

13.1 Principio de responsabilidad ................................................................................................................ 38

13.2 Deberes en materia contractual consagrados en el Cdigo Disciplinario nico (Ley 734 de 2002) 39

13.3 Prohibiciones en materia contractual consagradas en el cdigo nico disciplinario (Ley 734 de 2002)
.............................................................................................................................................................. 40

13.4 Rgimen disciplinario aplicable a supervisores e interventores que no sean servidores pblicos. 40

13.5 Tipos de responsabilidad en materia contractual ............................................................................... 40

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin:


Pgina 3 de 55 CDIGO:
Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

14. CAPITULO VII LOS SUPERVISORES O INTERVENTORES ................................................... 42

La supervisin ..................................................................................................................................... 42

La interventora ................................................................................................................................... 42

14.1 Objetivo del Procedimiento de Supervisin/Interventora ................................................................. 43

14.2 Obligatoriedad de la Interventora ........................................................................................................ 43

14.3 Perfil del supervisor ............................................................................................................................... 44

14.4 Designacin del supervisor/interventor del contrato ......................................................................... 44

14.5 Conformacin de grupos de supervisin ............................................................................................ 44

14.6 Eventos de induccin y capacitacin para el ejercicio de la supervisin de los contratos ........... 45

14.7 Actividades generales de los supervisores/interventores ................................................................. 45

14.8 Facultades y deberes de los supervisores/interventores .................................................................. 45

14.9 Prohibiciones y limitaciones de los supervisores/interventores ...................................................... 49

14.10 Controles de carcter financiero por parte del supervisor/interventor de los contratos ............... 49

14.11 Seguimiento a las actividades posteriores a la liquidacin de los contratos ................................. 50

14.12 Documentos supervisin/interventora ................................................................................................ 51

15. CAPTULO VIII LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS ESTATALES ..................................... 53

15.1 Finalidad de la liquidacin de los contratos ........................................................................................ 53

15.2 Contratos que requieren ser liquidados .............................................................................................. 53

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin:


Pgina 4 de 55 CDIGO:
Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

15.3 Plazo para llevar a cabo la liquidacin ................................................................................................. 54

15.4 Liquidacin bilateral y por mutuo acuerdo .......................................................................................... 54

15.5 Liquidacin Unilateral ............................................................................................................................ 54

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin:


Pgina 5 de 55 CDIGO:
Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

1. RESUMEN EJECUTIVO

En este documento se fijan los lineamientos, procedimientos y orientaciones de la


actividad pre-contractual, contractual y poscontractual que requiera el Ministerio de
Educacin Nacional (en adelante MEN) para el cumplimiento de sus funciones, metas y
objetivos institucionales.

Con el presente Manual de Contratacin se da cumplimiento a la obligacin consagrada en


el artculo 2.2.1.2.5.3 del Decreto nico reglamentario del sector administrativo de
Planeacin Nacional 1082 de 2015

El Manual de Contratacin, adems de regular internamente los procesos de contratacin


del Ministerio de Educacin Nacional, identifica las tareas que deben acometerse por
virtud de la delegacin o desconcentracin de funciones, as como las que se derivan de la
vigilancia y control de la ejecucin contractual.

2. MBITO DE APLICACIN

El presente Manual aplica a los procesos de contratacin que adelanten las distintas
dependencias del Ministerio de Educacin Nacional y que se rigen por la reglamentacin
de contratacin pblica.

3. ACTIVIDAD CONTRACTUAL

La actividad contractual del Ministerio de Educacin Nacional se adelantar con sujecin a


la Constitucin Poltica, a las normas legales y reglamentarias que rigen la materia y a lo
previsto en el presente Manual de Contratacin. En el caso de contrataciones financiadas
con recursos de crdito externo y donaciones, adems de los procedimientos para
contratar y las reglas internas del ministerio contenidas en el manual, debern observarse
los procedimientos establecidos en el Sistema Integrado de Gestin para este tipo de
contrataciones.

4. PARTICIPACIN Y TRANSPARENCIA EN LA GESTIN CONTRACTUAL

El Ministerio de Educacin Nacional, a travs del Macroproceso de Contratacin del


Sistema Integrado de Gestin SIG del Ministerio de Educacin Nacional, da

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin:


Pgina 6 de 55 CDIGO:
Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Cumplimiento de lo dispuesto en el inciso 3 del artculo 66 de la Ley 80 de 1993 y del


literal c) del artculo 15 de la Ley 850 de 2003, para lo cual invita a todas las personas y
organizaciones interesadas en hacer control social a los procesos de contratacin, en
cualquiera de sus fases o etapas, a que presenten las recomendaciones que consideren
convenientes, intervengan en las audiencias y a que consulten los Documentos del
Proceso en el SECOP.

Igualmente, con el fin de garantizar la pluralidad de oferentes, en la entidad se definen


requisitos de seleccin proporcionales, razonables, pertinentes, necesarios y suficientes
de acuerdo con el objeto a contratar, presupuesto de la contratacin, plazo de ejecucin y
forma de pago.

4. MANEJO DE LAS CONTROVERSIAS Y RESOLUCIN DE CONFLICTOS EN LA


GESTIN CONTRACTUAL

Para el manejo de controversias y resolucin de conflictos que surjan en la gestin


contractual, el Ministerio de Educacin Nacional atender los procedimientos sealados en
el ttulo VIII de la solucin de las controversias contractuales de la Ley 80 de 1993, y las
dems normas que lo modifiquen o adicionen.

5. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Este Manual de Contratacin adopta toda la documentacin del Macroproceso de


Contratacin del Sistema Integrado de Gestin SIG del Ministerio de Educacin
Nacional, que contempla los procesos Pre-Contractual, Contractual y Poscontractual. Los
procedimientos pueden ser consultados en el Sistema Integrado de Gestin SIG/
Macroproceso de Contratacin.

6. VIGENCIA Y ACTUALIZACIN

El presente Manual rige a partir de la fecha de su expedicin y publicacin.

Para realizar su actualizacin se requiere seguir el procedimiento definido en el


Macroproceso de Mejoramiento denominado Planear, desarrollar y mejorar
procesos/subproceso, realizar mejoras y documentacin detallada de procesos /
subprocesos del Sistema Integrado de Gestin SIG del Ministerio de Educacin
Nacional.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin:


Pgina 7 de 55 CDIGO:
Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

La revisin ser competencia de la Subdireccin de Contratacin y la aprobacin final de


la Secretara General, y se contar con el apoyo de la Subdireccin de Desarrollo
Organizacional para adelantar esta actividad.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin:


Pgina 8 de 55 CDIGO:
Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

7. CAPTULO I BUENAS PRCTICAS EN LA GESTIN CONTRACTUAL

7.1 Etapa Precontractual

El Plan Anual de Adquisiciones del Ministerio de Educacin Nacional debe ser cargado
oportunamente en la herramienta definida por la entidad y especificar para cada proceso
de contratacin la ruta crtica para la elaboracin del insumo, la seleccin y formalizacin y
para la ejecucin del contrato, indicando la fecha ms temprana y la ms tarde para iniciar
cada actividad, teniendo en cuenta los acuerdos de nivel de servicio - ANS aprobados por
modalidad de seleccin.

Con el objeto de realizar una planeacin integral de la contratacin, los servidores


responsables de las Dependencias del Ministerio de Educacin Nacional, deben incluir en
el Plan Anual de Adquisiciones, el presupuesto para contratar la Interventora, el apoyo a
la Supervisin o la Contratacin de un asesor externo de apoyo al proceso. Los insumos
para el contrato principal y el de interventora deben elaborarse y presentarse
simultneamente para el anlisis y la contratacin del asesor debe realizarse previamente.

Igualmente, todas las modificaciones que realicen las dependencias y proyectos del
Ministerio de Educacin Nacional al Plan Anual de Adquisiciones, deben informarse a la
Subdireccin de Contratacin, dependencia responsable de publicar las modificaciones o
actualizaciones del mismo, dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1082 de
2015

Adems, se deben realizar los estudios del sector, consultar el marco normativo y tcnico
que regula el bien, obra o servicios, y obtener las autorizaciones, permisos, licencias,
realizar el anlisis de viabilidad o los estudios de factibilidad, gestionar vigencias futuras
en el caso en que los contratos deban extenderse por varias vigencias, entre otros, y
ejecutar todos aquellas actividades y factores requeridos para mejorar la eficacia y
eficiencia de la gestin contractual.

En la elaboracin de estudios y documentos previos (Insumo), pliegos de condiciones y


obligaciones del contrato, estar definida y estipulada la gestin del conocimiento que
debe ser desarrollada por el contratista o la entidad que suscriba un contrato o convenio
con el Ministerio (incluyendo a los de prestacin de servicios y de apoyo a la gestin), as
como la metodologa que utilizar en su ejecucin, para garantizar la transferencia de

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin:


Pgina 9 de 55 CDIGO:
Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

conocimiento, la generacin de nuevo conocimiento y preservar la memoria institucional


de la entidad auspiciando que el proponente incorpore las mejores prcticas para el
aprendizaje; que se materializa con la inclusin de obligaciones y clusulas en los
documentos que soportan la gestin contractual en esta etapa.

El Ministerio de Educacin Nacional atendiendo a lo consagrado en la ley, orientar sus


esfuerzos a mitigar los riesgos previsibles los cuales deben estar plenamente tipificados,
estimados y asignados desde la planeacin hasta la liquidacin del contrato; en el caso de
contrataciones que requieran extensin y se adicionen por necesidad y de acuerdo a la
normativa mediante la suscripcin de un otros, se debern considerar los riesgos
predecibles de acuerdo con la nueva realidad contractual para que haga parte de las
nuevas condiciones acordadas en la justificacin de la adicin.

Para realizar un adecuado control operacional ambiental en la planeacin y ejecucin de


contratos, la dependencia lder de la necesidad de la contratacin con el apoyo de la
Subdireccin de Contratacin, deber disear esquemas de contratacin que satisfagan
criterios ambientales, estimulen su incorporacin en la contratacin pblica y generen
estrategias ambientales al momento de adelantar un proceso de seleccin.
Adicionalmente debern remitirse a la matriz de contratos con responsabilidad ambiental.

En todas las etapas de la gestin contractual, el Comit de Contratacin interviene como


instancia de aprobacin y garanta del cumplimiento de las polticas, normas y
procedimientos establecidos segn acto administrativo.

Para los fines de la transparencia en la gestin contractual, se cuenta con la participacin


de la Oficina de Control Interno adems de los actores claves de los procesos
contractuales que se adelanten, e igualmente para asegurar la trazabilidad de dichos
procesos contractuales, las Dependencias del Ministerio de Educacin Nacional deben
soportar todas las etapas del Macroproceso de Contratacin con el registro en l o s
sistemas de informacin que lo apoyan.

7.2 Etapa Contractual

Con el fin de lograr que la supervisin se ejecute de forma integral, la asignacin mxima
de supervisiones a cargo de un servidor, deber ser coherente con los estudios previos y
la complejidad de los aspectos tcnicos de contrato a supervisar.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 10 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Por regla general los contratos pactarn el inicio de actividades desde el cumplimiento de
los requisitos de perfeccionamiento y ejecucin, sin embargo, en convenios de
transferencia de recursos, interadministrativos, con organismos internacionales, de apoyo,
de asociacin entre entidades pblicas, de asociacin con particulares, especiales de
cooperacin, de asociacin para adelantar actividades cientficas y tecnolgicas, el inicio
se contar conforme a lo pactado en las clusulas de plazo. Est totalmente prohibido
ordenar o permitir la ejecucin de actividades contractuales sin el lleno de estos requisitos.
Para verificar el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecucin e iniciar
la ejecucin contractual el interventor o supervisor y el contratista o entidad debern
suscribir un acta de inicio conforme al modelo establecido por el Ministerio de Educacin
Nacional.

La autorizacin para el pago parcial o total a efectuar al contratista o el desembolso en


calidad de aporte del Ministerio de Educacin Nacional en un convenio, estar sujeta a la
verificacin por parte del supervisor o interventor del cumplimiento de las obligaciones
contempladas para el pago en el contrato, convenio u orden de aceptacin. Igualmente, el
interventor/supervisor debe verificar que se haya cumplido con el pago de aportes al
sistema de seguridad social.

El supervisor o interventor de acuerdo con su criterio y de manera oportuna, podr


apoyarse en la Subdireccin de Contratacin y en la Oficina Asesora Jurdica, para la
definicin de las acciones a llevar a cabo en la correccin de los incumplimientos
presentados por el contratista o entidad (medidas correctivas, sanciones) y de esta forma
garantizar la correcta ejecucin del contrato, convenio u rdenes de aceptacin.

El supervisor o interventor deber verificar y asegurar que el contratista ample la vigencia


y el monto de las sumas amparadas de las plizas correspondientes a suspensin,
adiciones y prrrogas de los contratos, rdenes de aceptacin, y convenios (segn el
caso).

Al supervisor/interventor le corresponde velar y verificar por la calidad de los bienes y


servicios adquiridos por el Ministerio de Educacin Nacional, o en su defecto, los exigidos
por las normas tcnicas obligatorias, as mismo certificar el recibo a satisfaccin del bien,
obra o servicio. El no cumplimiento de esta actividad, constituye falta gravsima.

El interventor/supervisor debe informar oportunamente al Ministerio de Educacin Nacional

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 11 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

de un posible incumplimiento de alguna de las obligaciones a cargo del contratista. Al no


informarlo, el interventor/supervisor ser solidariamente responsable con este de los
perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daos que le sean imputables al
interventor. Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles
incumplimientos de un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte
las medidas necesarias para salvaguardar el inters general y los recursos pblicos
involucrados, ser responsables.

Trimestralmente los Supervisores e Interventores deben presentar el informe parcial de


Interventora/Supervisin, en donde evidencien el seguimiento y control al cumplimiento de
las obligaciones contractuales. En el evento en que el convenio, contrato u orden de
aceptacin tenga un plazo de ejecucin inferior a tres meses, el supervisor o interventor
deber presentar informe parcial al intermedio del plazo del mismo.

A su vez, como orientacin para cada una de las actuaciones relacionadas con la
vigilancia del cumplimiento del objeto contractual, existen procedimientos y formatos que
orientan la gestin contractual en cada una de sus etapas. Por ello, es necesario que las
dependencias lderes de la necesidad de la contratacin y los supervisores e interventores
consulten y descarguen toda la documentacin del Macroproceso de Contratacin del
Sistema Integrado de Gestin.

Con el propsito de contar con la informacin completa que evidencie la trazabilidad del
proceso contractual, toda la documentacin oficial del contrato, convenio u orden de
aceptacin (originales), desde la etapa de planeacin hasta su liquidacin, deber reposar
en la respectiva carpeta. Para ello, el interventor/supervisor deber enviar la totalidad de
documentos que sean evidencia del seguimiento a la ejecucin del contrato (informes de
Interventora/Supervisin, actas, comunicaciones, modificaciones, requerimientos,
productos, entre otros).

En atencin al principio de economa en la administracin pblica, el Ministerio buscar


solucionar en forma gil y directa las controversias surgidas con motivo de la actividad
contractual, acudiendo, para tal efecto, a los mecanismos alternativos de solucin de
conflictos y respetando en todo caso el debido proceso, la presuncin de inocencia y
buena f, y derecho de contradiccin, atendiendo los procedimientos sealados en el ttulo
VIII de la solucin de las controversias contractuales de la Ley 80 de 1993, y las dems
normas que lo modifiquen o adicionen.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 12 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

con el fin de garantizar el debido proceso para determinar si existe incumplimiento total o
parcial de las obligaciones contractuales, el Supervisor/Interventor debe sustentar con
evidencias la solicitud de aplicacin de sancin por incumplimiento de obligaciones
contractuales.

7.3 Etapa Poscontractual

La liquidacin de los contratos deber realizarse del trmino establecido en el contrato o


en su defecto dentro del trmino legal, so pena de incurrir en posibles sanciones
disciplinarias o fiscales, y en lo posible se debe dar prevalencia a liquidaciones de
contratos o convenios de comn acuerdo.

Para lo anterior, el Supervisor o Interventor del contrato debe entregar en los trminos
establecidos Acuerdos de Nivel de Servicio ANS y en los procedimientos del
macroproceso de Contratacin del Sistema Integrado de Gestin SIG, el informe final con
todos los soportes para proceder con la liquidacin.

El supervisor o interventor del contrato deber hacer seguimiento a las actividades


posteriores a la liquidacin del contrato, como las de velar por la calidad, estabilidad y
mantenimiento del bien o servicio entregado durante el trmino de duracin de las
garantas, las condiciones de disposicin final o la recuperacin ambiental de las obras o
bienes, as como exigir al contratista la extensin o ampliacin de las garantas provistas.

De acuerdo con el artculo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, una vez vencido los
trminos de las garantas de calidad, estabilidad y mantenimiento o las condiciones de
disposicin final o recuperacin ambiental de las obras o bienes, debe dejarse
constancia del cierre del expediente del proceso de contratacin

En aras de disminuir las controversias contractuales, las partes podrn pactar mecanismos
alternativos de solucin de conflictos, para lo cual entre otras en el acta de liquidacin
podrn constar los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para
poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Los contratistas tendrn derecho a efectuar salvedades a la liquidacin por mutuo


acuerdo, y en este evento la liquidacin unilateral solo proceder en relacin con los
aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

Cuando se ha declarado la caducidad, o se ha ejercido cualquiera otra de las facultades


que le dan fin al contrato, una vez en firme el acto administrativo respectivo debe
MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 13 de CDIGO:
Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

procederse a la liquidacin del contrato, para determinar qu derechos y obligaciones


corresponden a los contratantes y qu sumas lquidas de dinero deben pagarse o cobrarse
en forma recproca.

En aquellos casos en que el contrato cuente con interventora se debe establecer como
obligacin del interventor la elaboracin del acta de liquidacin del contrato.

En cumplimiento de sus responsabilidades, el Supervisor/Interventor debe rendir los


informes que los organismos de control del Estado o las autoridades judiciales soliciten,
incluso cuando los contratos/convenios/ordenes de aceptacin se hayan vencido y
liquidado, y hasta el vencimiento del trmino de caducidad de las acciones judiciales. Para
ello y en el evento en que se presenten cambios temporales o retiros de los supervisores,
el lder de la necesidad de la contratacin lo informar a la Subdireccin de Contratacin.

En caso de retiro de un supervisor, en el formato de informe final de gestin establecido en


el proceso Gestionar la desvinculacin laboral del Macroproceso Gestin del Talento
Humano, debe ir un visto bueno de la Subdireccin de Contratacin con el cual se certifica
que el supervisor previo a su retiro cedi sus supervisiones y/o se encuentra al da con los
informes de Supervisin de los contratos a cargo. Esto con el fin de garantizar la
continuidad en la vigilancia del objeto contratado y la transferencia del conocimiento.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 14 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

9. CAPTULO II Cumplimiento de las reglas del Modelo Estndar de Control Interno

El cumplimiento de las reglas del modelo estndar de control interno se refleja en los
controles establecidos en los procedimientos que hacen parte del Macroproceso de
Contratacin del Sistema Integrado de Gestin, los cuales estn alineados con lo
reglamentado en materia de contratacin estatal y de procesos contractuales regidos por
normas de organismos de financiacin de crdito externo y donaciones.

As mismo, la entidad cuenta con una matriz de riesgos contractuales con sus respectivos
controles para mitigar la materializacin y el impacto de los mismos en todas las etapas de
la gestin contractual.

Para adelantar los procesos de Contratacin de la entidad, en todas las etapas de la


gestin contractual, el Comit de Contratacin interviene como instancia de aprobacin y
garanta del cumplimiento de las polticas, normas y procedimientos establecidos segn
acto administrativo.

En procesos contractuales de alta complejidad, la entidad puede contemplar la posibilidad


de solicitar acompaamiento preventivo a entes de control externos o veeduras
ciudadanas especficas, con ello se fomenta la transparencia y el control.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 15 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

10. CAPTULO III

10.1 Generalidades

Caracterizacin del Ministerio de Educacin Nacional

El Ministerio de Educacin Nacional es una entidad del nivel central de la rama ejecutiva,
creada mediante la Ley 7 de agosto 25 de 1886. Anterior a esa fecha se cre la
Secretara de Instruccin Pblica por la Ley 10 de 1880, en reemplazo de la Secretara
del Exterior (Ministerio de Gobierno), que antes de 1880 atenda los asuntos educativos.
En junio de 1923, cambia el nombre de Ministerio de Instruccin Pblica por el de
Ministerio de Instruccin y Salubridad Pblicas y, desde el 1 de enero de 1928, se le
identifica con el nombre de Ministerio de Educacin Nacional, segn lo dispuso la Ley 56
de 1927 (10 de noviembre), siendo presidente de la Repblica Miguel Abada Mndez y
ministro de Instruccin y Salubridad Pblicas Jos Vicente Huertas.

Corresponde al Ministerio de Educacin Nacional cumplir, adems de las funciones


sealadas por la ley, la formulacin de la poltica nacional de educacin, regular y
establecer los criterios y parmetros tcnicos cualitativos que contribuyan al mejoramiento
del acceso, calidad y equidad de la educacin, en la atencin integral a la primera infancia
y en todos sus niveles y modalidades, dichas funciones estn sealadas en el Artculo 2
del Decreto 5012 del 28 de diciembre de 2009.

Poltica de Calidad: El Ministerio de Educacin Nacional se compromete a establecer,


implementar y mejorar continuamente el Sistema Integrado de Gestin (SIG), articulando
en sus procesos y servicios de manera armnica y complementaria, el cumplimiento de los
requisitos legales y los componentes de gestin de calidad, gestin ambiental, control
interno y desarrollo administrativo.

Lo anterior, con el fin de garantizar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia, en el


logro de los objetivos institucionales y fines sociales, para asegurar la satisfaccin de los
clientes y partes interesadas.

10.2 Marco Legal externo e interno

El marco regulador del sistema de compras y contratacin pblica en el pas, al que se


encuentra sujeto el proceso de contratacin del MEN, est integrada por las siguientes

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 16 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

disposiciones legales y reglamentarias entre otras:

NORMA DESCRIPCIN
ARTICULO 209. La funcin administrativa est al servicio de los
intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de
Constitucin Poltica igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y
de Colombia de 1991 publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la
desconcentracin de funciones.
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para
el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administracin
pblica, en todos sus rdenes, tendr un control interno que se ejercer
en los trminos que seale la ley.
Decreto 777 de 1992 Por el cual se reglamenta la celebracin de los contratos a que refiere
el inciso segundo del artculo 355 de la Constitucin Poltica
Decreto 1403 de 1992 Por el cual se modifica el Decreto 777 de 1992.
Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la
Administracin Pblica.
Por el cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
Ley 87 de 1993 las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
Por la cual se establecen mecanismos de integracin social de las
personas con limitacin y se dictan otras disposiciones. En el literal a
del art. 24 establece que Los particulares empleadores que vinculen
laboralmente personas con limitacin tendrn las siguientes garantas:
() que sean preferidos en igualdad de condiciones en los procesos de
Ley 361 de 1997 licitacin, adjudicacin y celebracin de contratos, sean estos pblicos
o privados si estos tiene en sus nminas por lo menos un mnimo del
10% de sus empleados en las condiciones de discapacidad enunciadas
en la presente ley debidamente certificadas por la oficina de trabajo de
la respectiva zona y contratados por lo menos con anterioridad de un
ao; igualmente debern mantenerse por un lapso igual al de la
contratacin
Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de
las entidades estatales del orden nacional.
Ley 489 de 1998 Los artculos 93 y 112 sealan el rgimen jurdico de los actos y
contratos de los diferentes tipos de entidades.
Los artculos 95 y 96 regulan los contratos de asociacin o cooperacin
entre entidades pblicas entre s, y entre estas y los particulares.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 17 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

NORMA DESCRIPCIN

Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los


Ley 527 de 1999 mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y
se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras
disposiciones
Ley 590 de 2000 Por la cual se dictan disposiciones para promover el desarrollo de las
micro, pequeas y medianas empresa.
Cdigo Disciplinario nico
Ley 734 de 2002 Los artculos 34 y 35 del cdigo establecen deberes y prohibiciones a
los servidores pblicos e incluyen entre ellas varias relacionas con la
contratacin estatal.
Por medio de la cual se prorroga la vigencia de la Ley 418 de 1997,
prorrogada y modificada por la Ley 548 de 1999 y se modifican algunas
de sus disposiciones.
Por medio del artculo 31 se modifica el artculo 90 de la Ley 418 de
Ley 782 de 2002 1997, en lo relativo a la caducidad de los contratos a los contratistas
que colaboren con los grupos armados ilegales.
Por medio del artculo 37, se modifica el artculo 120 de la Ley 418 de
1997, relacionada con la contribucin del 5% del valor de los contratos
de obra pblica relacionado con la construccin y mantenimiento de
vas de comunicacin.
Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la
proteccin social y se modifican algunos artculos del Cdigo
Ley 789 de 2002 Sustantivo de Trabajo.
El artculo 50 establece disposiciones en materia contractual para
controlar la evasin de los recursos parafiscales por parte de los
contratistas de la administracin.
Ley 816 de 2003 Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a travs de la
contratacin pblica
Ley 850 de 2003 Por medio de la cual se reglamentan las veeduras ciudadanas
Decreto Ley 2150 de Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o
1995 trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y
Ley 962 de 2005 procedimientos administrativos de los organismos y entidades del
Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan
servicios pblicos.
Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
Ley 1150 de 2007 transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones
generales sobre la contratacin con Recursos Pblicos.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 18 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

NORMA DESCRIPCIN
Modifica la Ley 100 de 1993. Establece la obligacin de cotizar y
Ley 1122 de 2007 efectuar pagos en el rgimen de salud a los contratistas de
prestacin de servicios.
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos
Ley 1474 de 2011 de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la
efectividad del control de la gestin pblica.
Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo
Ley 1437 de 2011
El artculo 164 establece las reglas para definir la caducidad de
las acciones de carcter contractual.
Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratacin Pblica
Decreto 4170 de 2011
Colombia Compra Eficiente, se determinan sus objetivos
estructura.
Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
Decreto Ley 019 de
regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la
2012
Administracin Pblica.
Por la cual se establece el rgimen jurdico de las Asociaciones
Ley 1508 de 2012 Pblico Privadas, se dictan normas orgnicas de presupuesto y se
dictan otras disposiciones.
Por medio de la cual se expide el Estatuto de Arbitraje Nacional e
Ley 1563 de 2012
Internacional y se dictan otras disposiciones
Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan
Ley 1562 de 2012
otras disposiciones en materia de salud ocupacional
Por medio del cual se expide el Decreto nico Reglamentario del Sector
Trabajo, que reglamenta la afiliacin al Sistema General de Riesgos
Decreto 1072 de 2015 Laborales de las personas vinculadas a travs de un contrato formal
de prestacin de servicios con entidades o instituciones pblicas o
privadas y de los trabajadores independientes que laboren en
actividades
Por medio dedelaalto riesgo
cual y seladictan
se crea otras
Ley de disposiciones
Transparencia y del Derecho
Ley 1712 de 2014 de Acceso a la Informacin Pblica Nacional y se dictan otras
disposiciones.

Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se


Decreto 103 de 2015
dictan otras disposiciones.

Por el cual se expide el Decreto nico Reglamentario del Sector


Decreto 1082 de 2015
Administrativo de Planeacin Nacional

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 19 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Tambin se debern tener en cuenta las dems normas que modifiquen, reglamenten,
adicionen o complementen la contratacin pblica

A nivel interno debe tenerse en cuenta las Resoluciones, Circulares, Directivas etc. que
plasmen las diferentes directrices y polticas en materia contractual, el Acto Administrativo
de delegacin de la ordenacin del gasto, y el Acto Administrativo que conforma el Comit
de Contratacin y las dems normas que las sustituyan, modifiquen o adicionen.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 20 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

11. CAPITULO IV Definiciones Importantes en Materia Contractual

Las definiciones adoptadas en el presente manual tienen el propsito de asegurar la


unidad en la interpretacin y aplicacin de conceptos relacionados con el proceso de
contratacin del MEN y los trmites presupuestales relacionados; en algunos casos
corresponden a las citadas expresamente por la ley.

Acta de iniciacin de los contratos: Documento que suscriben las partes signatarias de
un contrato estatal y que sirve para sealar el inicio del plazo pactado para la ejecucin o
cumplimiento del contrato.

Acuerdos Comerciales: Son tratados internacionales vigentes celebrados por el Estado


colombiano, que contienen derechos y obligaciones en materia de compras pblicas, en
los cuales existe como mnimo el compromiso de trato nacional para: (i) los bienes y
servicios de origen colombiano y (ii) los proveedores colombianos.

Acuerdo Marco de Precios: Es el contrato celebrado entre uno o ms proveedores y


Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisin a las Entidades
Estatales de Bienes y Servicios de Caractersticas Tcnicas Uniformes, en la forma, plazo
y condiciones establecidas en este.

Adendas: Es el documento por medio del cual la Entidad Estatal modifica los pliegos de
condiciones.

Adicin de contrato: reforma del contrato que no implica una modificacin de su objeto.

Anticipo: estipulacin contractual en virtud de la cual, la entidad pblica contratista asume la


obligacin de entregar al contratista de manera anticipada y a ttulo de prstamo un
porcentaje del valor del contrato que no puede superar el cincuenta por ciento (50%), para que sea
utilizado en la ejecucin o financiacin del respectivo contrato. la correcta y buena utilizacin del
cien por ciento (100%) del valor entregado en calidad de anticipo debe ser garantizado el
contratista a travs de la correspondiente pliza de garanta expedida por una compaa de
seguros. En los contratos de obra, concesin, salud, o los que se realicen por licitacin
pblica, se deber observar lo estipulado en la ley.

Bienes Nacionales: Son los bienes definidos como nacionales en el Registro de Productores de
Bienes Nacionales, de conformidad con el Decreto nmero 2680 de 2009.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 21 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

o las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Bienes y Servicios de Caractersticas Tcnicas Uniformes: Son los bienes y servicios


de comn utilizacin con especificaciones tcnicas y patrones de desempeo y calidad
iguales o similares, que en consecuencia pueden ser agrupados como bienes y servicios
homogneos para su adquisicin y a los que se refiere el literal (a) del numeral 2 del
artculo 2 de la Ley 1150 de 2007.

Capacidad Residual o K de Contratacin: Es la aptitud de un oferente para cumplir


oportuna y cabalmente con el objeto de un contrato de obra, sin que sus otros
compromisos contractuales afecten su habilidad de cumplir con el contrato que est en
proceso de seleccin.

Catlogo para Acuerdos Marco de Precios: Es la ficha que contiene: (a) la lista de
bienes y/o servicios; (b) las condiciones de su contratacin que estn amparadas por un
Acuerdo Marco de Precios; y (c) la lista de los contratistas que son parte del Acuerdo
Marco de Precios.

Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento expedido por el Jefe de


Presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiacin
presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de compromisos con cargo
al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el
presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efecta el correspondiente
registro presupuestal. En consecuencia, los rganos debern llevar un registro de stos
que permita determinar los saldos de apropiacin disponible para expedir nuevas
disponibilidades. (Art. 19 D. 568 de 1996)

Clasificador de Bienes y Servicios: Es el sistema de codificacin de las Naciones


Unidas para estandarizar productos y servicios, conocido por las siglas UNSPSC.

Consorcio: Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma


propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo
solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del
contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en
desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarn a todos los miembros que lo
conforman. (Art. 7-1 Ley 80/93).

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 22 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Contrato estatal: son contratos estatales todos los actos jurdicos generadores de
obligaciones que celebren las entidades pblicas, previstos en el derecho privado o en
disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonoma de la voluntad (art. 32
ley 80/93).

Contrato adicional: aquel contrato que implica una modificacin fundamental d e l


convenio inicial.

Convenio de asociacin: Acuerdo que permite la asociacin de una entidad pblica, con
personas jurdicas particulares sin nimo de lucro para el desarrollo conjunto de
actividades en relacin con los cometidos y funciones que les asigna a aqullas la ley. Los
convenios de asociacin se celebrarn de conformidad con lo dispuesto en el artculo 355
de la Constitucin Poltica, en ellos se determinar con precisin su objeto, trmino,
obligaciones de las partes, aportes, coordinacin y todos aquellos aspectos que se
consideren pertinentes (art. 96 Ley 489 de 1998)

Convenio interadministrativo: Convenio suscrito entre entidades pblicas con el fin de


aunar esfuerzos para el logro de un objetivo comn que les permita dar cumplimiento a las
funciones constitucionales y legales que les han sido asignadas. Se rigen por los principios
que orientan la funcin administrativa y la contratacin estatal.

Cronograma del Proceso: Es el documento en el cual la Entidad Estatal establece las


fechas, horas y plazos para las actividades propias del Proceso de Contratacin y el lugar
en el que estas deben llevarse a cabo.

Documentos del Proceso: Son: (a) los estudios y documentos previos; (b) el aviso de
convocatoria; (c) los pliegos de condiciones o la invitacin; (d) las adendas; (e) la oferta; (f)
el informe de evaluacin; (g) el contrato; y cualquier otro documento expedido por la
Entidad Estatal durante el Proceso de Contratacin.

Entidad Estatal: Es cada una de las entidades: (a) a las que se refiere el artculo 2 de la
Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los artculos 10, 14 y 24 de la Ley 1150 de 2007 y
(c) aquellas entidades que por disposicin de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la
Ley 1150 de 2007, o las normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Etapas del Contrato: Son las fases en las que se divide la ejecucin del contrato,
teniendo en cuenta las actividades propias de cada una de ellas las cuales pueden ser
utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las garantas del contrato.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 23 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Grandes Superficies: Son los establecimientos de comercio que venden bienes de consumo
masivo al detal y tienen las condiciones financieras definidas por la Superintendencia de Industria
y Comercio.

Lance: es cada una de las posturas que hacen los oferentes en el marco de una
subasta.

Liquidacin del contrato estatal: Es el procedimiento mediante el cual una vez concluido el
contrato, las partes verifican en qu medida y de qu manera se cumplieron las obligaciones
derivadas, con el fin de establecer si se encuentran o no a paz y salvo por todo concepto
relacionado con su ejecucin. La liquidacin se da por vencimiento del plazo, por ejecucin
del objeto contractual, por incumplimiento del contrato o de forma anticipada.

Margen Mnimo: Es el valor mnimo en el cual el oferente en una subasta inversa debe reducir
el valor del Lance o en una subasta de enajenacin debe incrementar el valor del Lance, el cual
puede ser expresado en dinero o en un porcentaje del precio de inicio de la subasta.

Mipyme: Es la micro, pequea y mediana empresa medida de acuerdo con la ley vigente
aplicable.

Perfeccionamiento del contrato estatal: Los contratos estatales se perfeccionan, cuando: 1) se


logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestacin; 2) se eleve a escrito; y 3) Se efecte el
correspondiente registro presupuestal. (Art. 41 de la Ley 80 de 1993, Art. 71 Decreto 111 de 1996)

Perodo Contractual: Es cada una de las fracciones temporales en las que se divide la
ejecucin del contrato, las cuales pueden ser utilizadas por la Entidad Estatal para estructurar las
garantas del contrato.

Plan Anual de Adquisiciones: Es el plan general de compras al que se refiere el artculo 74 de la


Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es un
instrumento de planeacin contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y
actualizar en trminos del Decreto 1082 de 2015

Proceso de Contratacin: Es el conjunto de actos y actividades, y su secuencia, adelantadas por


la Entidad Estatal desde la planeacin hasta el vencimiento de las garantas de calidad,
estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposicin final o recuperacin ambiental de
las obras o bienes o el vencimiento del plazo, lo que ocurra ms tarde.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 24 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Programa anual mensualizado de caja PAC: Instrumento mediante el cual se fija el


monto mximo para efectuar pagos; constituye el mecanismo mediante el cual se define el
monto mensual de fondos disponibles en la Cuenta nica Nacional para efectuar el pago
de los compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones presupuestales
incorporadas en el Presupuesto y financiadas con recursos de la Nacin, fondos
especiales o crdito. Los pagos deben hacerse teniendo en cuenta el PAC y se sujetarn
a los montos aprobados en l.

Registro presupuestal: Es la operacin mediante la cual se perfecciona el compromiso y


se afecta en forma definitiva la apropiacin garantizando que sta no ser desviada a
ningn otro fin. En esta operacin se debe indicar claramente el valor y el plazo de las
prestaciones a que haya lugar (Decreto 1068 de 2015), mediante un plan de pagos
ajustado al cupo PAC mensualizado. El registro presupuestal constituye requisito
indispensable para iniciar la ejecucin de un contrato.

Requisito de ejecucin de los contratos estatales: Son los documentos gestionados


por el contratista o por la Subdireccin de Contratacin (segn corresponda), sin los
cuales no se puede iniciar la ejecucin del contrato correspondiente. Dichos documentos
son: Registro presupuestal, la aprobacin de la Garantas nicas de cumplimiento y que el
proponente y el contratista debern acreditar que se encuentran al da en el pago de
aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral

Riesgo: Es un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el


logro de los objetivos del Proceso de Contratacin o en la ejecucin de un Contrato.

RUP: Es el registro nico de proponentes que llevan las Cmaras de Comercio y en el


cual los interesados en participar en Procesos de Contratacin deben estar inscritos.

Servicios Nacionales: son los servicios prestados por personas naturales colombianas o
residentes en Colombia o por personas jurdicas constituidas de conformidad con la
legislacin colombiana.

Secop: Es el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica al que se refiere el artculo


3 de la Ley 1150 de 2007.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 25 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Smmlv: Es el salario mnimo mensual legal vigente.

Unin temporal: Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma
propuesta para la adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo
solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las
sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del
contrato se impondrn de acuerdo con la participacin en la ejecucin de cada uno de los
miembros de la unin temporal. (Art. 7-2, Ley 80/93).

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 26 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

12. CAPITULO V Macroproceso de Contratacin

12.1 Caracterizacin del Macroproceso

A continuacin, se presenta la caracterizacin del Macroproceso de Contratacin,


que adems de incluir su objetivo, alcance y procesos, presenta su relacin con los
objetivos estratgicos del Ministerio de Educacin Nacional.

Capitalizar el conocimiento y la innovacin del sector:


Lograr la apropiacin, transferencia del conocimiento y tecnologa de la
ejecucin de los contratos a travs de la definicin de la gestin del
conocimiento que debe ser desarrollada por el contratista o la entidad que
suscriba un contrato o convenio con el Ministerio en clusulas en el Insumo y
en el contrato.

Velar por el uso transparente y efectivo de los recursos financieros:


A travs de procesos de seleccin objetiva y supervisin y/o interventora
Objetivos efectiva en coordinacin con la gerencia de proyectos.
estratgicos
Gestionar convenios, trabajo interinstitucional y alianzas pblico y
privadas:
Obtener mayor participacin de oferentes y partes interesadas a travs de la
ejecucin de procesos de seleccin transparentes y objetivos, conforme a la
normatividad vigente.

Fortalecer la interaccin institucional en el Ministerio de Educacin


Nacional:
Asesora y acompaamiento a las reas en las diferentes etapas del proceso;
y aplicacin de criterio jurdico unificado con fomento de una cultura de
contratacin transparente.
Adquirir los bienes, servicios y obras requeridos por la entidad mediante
procesos de seleccin objetiva, garantizando el cumplimiento de los principios
Objetivo y la normatividad vigentes de la Contratacin pblica, con el fin de contribuir al
desarrollo de los programas, proyectos y a los objetivos estratgicos del
Ministerio de Educacin Nacional.
Inicia con la elaboracin del plan anual de adquisiciones del Ministerio y
Alcance finaliza con la liquidacin de los contratos, y en los casos que aplique con el
cierre del expediente del proceso contractual.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 27 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Pre-Contractual
Procesos Contractual
Poscontractual

12.2 Caracterizacin del Proceso Pre-contractual

Este proceso corresponde a la etapa de planeacin y estructuracin, es decir, la que


antecede cualquier contratacin, determina en buena medida el xito de los procesos de
seleccin y de los contratos que se deriven de los mismos. Este proceso est integrado
por los procedimientos de: Elaboracin, seguimiento y actualizacin Plan Anual de
Adquisiciones, Elaboracin estudios y documentos previos, Seleccin y formalizacin (bajo
las modalidades de seleccin establecidas por el Estatuto de Contratacin Pblica). Los
procedimientos pueden ser consultados en el Sistema Integrado de Gestin SIG en
Macroproceso de Contratacin/Proceso Precontractual.

Lograr la seleccin de la mejor propuesta mediante una planeacin tcnica


jurdica y financiera de las necesidades de contratacin para garantizar la
Objetivo:
seleccin objetiva dentro de los principios y normatividad vigente de la
contratacin pblica.
Se inicia con la elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones terminando con
Alcance:
la entrega del contrato, convenio u orden de aceptacin de oferta formalizado.
Lder: Subdireccin de Contratacin.
Responsables: Participantes: Dependencias del MEN, Comit de Contratacin, Ordenador
del Gasto.
Entradas/ Proveedores CICLO PHVA Salidas / Clientes

11.1 Normativas o marco legal /


Congreso u Organismo que la Emite
11 Gestin jurdica.
6.1.1 Plan anual de
9.1.1 Plan Estratgico Sectorial Planear las adquisiciones
adquisiciones / 4.2 Gerencia de
9.1.2 Plan Estratgico Institucional coordinadamente con las
proyectos; Dependencias;
9.1.3 Direccionamiento Estratgico reas del MEN y los
Partes Interesadas.
(Misin, visin, polticas SIG, BSC) / procesos de planeacin,
9.1 Planeacin Sectorial e gestin financiera y
gerencia de proyectos. 6.1.6. Plan de adquisiciones
Institucional.
dependencias / Dependencias.
6.1.2. Necesidades de contratacin /
Procesos MEN.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 28 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

6.1.3 Estudios y documentos


previos (Insumo / convenios /
2.3.9 Base de conocimiento estudios de mercado) / 4.2
(Conocimiento particular de la Gerencia de proyectos;
gestin contractual) Dependencias que gerencian
2.3.11 Portal de conocimiento / 2.3 actividades estratgicas.
Generacin base de conocimiento 6.1.4 Contratos, convenios o
Elaborar, actualizar el Plan
6.1.1 Plan anual de adquisiciones / aceptacin de oferta
Anual de Adquisiciones y el
4.2 Gerencia de proyectos; formalizados / 4.2 Gerencia de
Insumo con la asesora y
Dependencias; proyectos;
acompaamiento de la
Partes Interesadas. Dependencias que gerencian
Subdireccin de
6.1.5 Cotizaciones; y documentacin Actividades estratgicas;
Contratacin para la
base estudios de mercado / Contratistas y Entidades
seleccin del contratista y
Empresas u organizaciones del 1.3 Gestin de Cooperacin y
la formalizacin del
mercado. Gobernanza de Partes
contrato.
Interesadas
6.1.7 Documentacin reglada
Empresas u organizaciones del 6.1.8. Documentacin
mercado / Empresas u reglamentada Publicacin
organizaciones del mercado SECOP / Empresas u
organizaciones del mercado

6.1.9 Informe de Seguimiento


PAA / 4.2 Gerencia de
proyectos;
9.4 Seguimiento a planes,
6.1.1 Plan anual de adquisiciones / recursos y proyectos;
4.2 Gerencia de proyectos; Dependencias que gerencian
Dependencias que gerencian Actividades estratgicas;
actividades estratgicas; Partes interesadas.
Partes Interesadas. Verificar la consistencia y
coherencia de proyectos, 6.1.1 Plan anual de
Riesgos programas, planes de adquisiciones (actualizado) / 4.2
Mapa estratgico, incluye accin, ciclo financiero con Gerencia de proyectos;
indicadores / 12. Evaluar servicios y el plan anual de Dependencias que gerencian
realizar tratamiento de no conforme adquisiciones. Actividades estratgicas;
Administrar riesgos Partes interesadas.
8.1 Planeacin sectorial e 12.1 Informe de gestin
institucional (riesgos, anlisis de riesgos,
entre otros) / 13. Gestionar
planes de mejoramiento
(Evaluacin)
9.4 Seguimiento a planes,
proyectos y recursos

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 29 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

6.1.9 Informe de Seguimiento PAA / 2.3.6 y 2.3.7 Lecciones


4.2 Gerencia de proyectos; Aprendidas, Buenas Prcticas
Adoptar las acciones
9.4 Seguimiento a planes, recursos y 2.3.4 Resumen Analtico de
correctivas, preventivas y
proyectos; Dependencias que Educacin (RAE) /
de mejoramiento
gerencian Actividades estratgicas; 2.3 Generacin Base de
requeridas
Partes interesadas. Conocimiento
9 Gestin documental.

12.3 Caracterizacin proceso Contractual

Este proceso corresponde a la etapa de legalizacin y ejecucin del contrato, hasta la


terminacin del plazo pactado del contrato. Incluye los procedimientos de Legalizacin,
Supervisin, Modificaciones al contrato y Declarar incumplimiento e imponer sanciones.
Los procedimientos pueden ser consultados en el Sistema Integrado de Gestin SIG en
macroproceso de Contratacin/Proceso Contractual.

Controlar el cumplimiento de los trminos y las obligaciones pactadas en la


Objetivo: ejecucin del contrato, mediante la aplicacin de las acciones correctivas,
modificaciones y/o sanciones a que hubiere lugar.
Inicia con el cumplimiento de los requisitos de ejecucin del contrato, convenio u
Alcance: orden de aceptacin de oferta y finaliza con la terminacin del mismo p o r
cualquiera de las causas contempladas en la legislacin vigente.
Lder: Subdireccin de Contratacin.
Responsables: Participantes: Comit de Contratacin, Dependencias del MEN, Supervisores y/o
Interventores
Entradas/ Proveedores CICLO PHVA Salidas / Clientes

11.1 Normativas o marco legal /


Congreso u Organismo que la
6.2.1. Cronograma de ejecucin del
Emite
contrato / 4.2 Gerencia de proyectos;
11 Gestin jurdica. Planear la ejecucin del
Dependencias
6.1.4 Contratos, convenios o contrato- cronograma.
Contratistas y Entidades 14. Gestin
aceptacin de oferta
Financiera.
formalizados / 6.1
Precontractual.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 30 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

6.2.5 Acta de liquidacin o informe de


terminacin del contrato / 4.2
Gerencia de proyectos;
Dependencias
Contratistas y Entidades
14. Gestin Financiera
6.2.1. Cronograma de ejecucin
6.2.6 Informe de recursos entregados
del contrato / 4.2 Gerencia de
en administracin / 4.2 Gerencia de
proyectos;
proyectos;
Dependencias
Dependencias
Contratistas y Entidades 14. Ejercer la supervisin y/o
Contratistas y Entidades
Gestin Financiera. interventora.
14. Gestin Financiera.
6.2.7 Productos generados como
6.2.10 Bienes y servicios
resultado de una contratacin y
contratados / Contratistas y
obligaciones especficas sobre gestin
Entidades
de conocimiento del contratista
2.3.4 Resumen Analtico de
Educacin (RAE) / 9. Gestin
documental
2.3 Generacin Base de
Conocimiento
6.2.2 Informes de ejecucin del
contrato / 4.2 Gerencia de proyectos;
Dependencias
Contratistas y Entidades
Riesgos, Mapa estratgico, 6.2.3. Formato de verificacin de
Verificar que el contratista
incluye indicadores / 12. especificaciones tcnicas / Registrar
cumpla con las
Evaluar servicios y realizar movimiento en el Inventario.
obligaciones estipuladas
tratamiento de no conforme 6.2.4. Autorizacin pago / 14. Gestin
en el contrato y la
Administrar riesgos Financiera
normatividad vigentes.
8.1 Planeacin sectorial e 12.1 Informe de gestin (riesgos,
institucional. anlisis de riesgos, entre otros) / 13.
Gestionar planes de mejoramiento
(Evaluacin)
9.4 Seguimiento a planes, proyectos y
recursos

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 31 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

6.2.8 Actos administrativos


(Novedades (adiciones, prorrogas,
suspensiones y desequilibrios
econmicos; Incumplimiento y
sanciones) /
16.1 Numerar y publicitar actos
administrativos
16.4 Administrar correspondencia
Adoptar las acciones (Contratistas y Entidades; Entes de
correctivas, preventivas y control; Cmara de Comercio,
6.2.2 Informes de ejecucin del
de mejoramiento Aseguradoras);
contrato / 4.2 Gerencia de
requeridas, atendiendo 9. Gestin documental
proyectos;
las solicitudes de 4.2 Gerencia de proyectos;
Dependencias
modificacin y aplicando Dependencias que gerencian
Contratistas y Entidades
las sanciones a que diere Actividades estratgicas;
a lugar. 14. Gestin Financiera.

2.3.6 y 2.3.7 Lecciones Aprendidas,


Buenas Prcticas
2.3.4 Resumen Analtico de
Educacin (RAE) / 2.3 Generacin
Base de Conocimiento
9 Gestin documental 2.3 Generacin
Base de Conocimiento.

12.4 Caracterizacin proceso poscontractual

El proceso poscontractual inicia una vez terminado el contrato y culmina con la liquidacin
del mismo y/o con el cierre del expediente del proceso contractual con la expiracin de la
vigencia de las garantas de cumplimiento. Comprende la finalizacin de la relacin
contractual y est referida a las obligaciones posteriores a la misma. Este proceso est
integrado por el procedimiento de Liquidar contratos que puede ser consultado en el
Sistema Integrado de Gestin SIG en macroproceso de Contratacin/Proceso
Poscontractual.

Adelantar las gestiones tendientes para liquidar el contrato, cuando se


Objetivo: requiera, verificando el cumplimiento de las obligaciones contractuales y los
requisitos legales; y/o para el archivo del expediente.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 32 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Inicia con la asignacin del profesional que se encargar de la liquidacin del


contrato, convenio o aceptacin de oferta; o del archivo del expediente y
Alcance: finaliza con la suscripcin del documento de mutuo acuerdo o expedicin del
acto administrativo de cierre o liquidacin y el seguimiento a la etapa
poscontractual.
Lder: Subdireccin de Contratacin.
Responsables:
Participantes: Dependencias del MEN

Entradas/ Proveedores CICLO PHVA Salidas / Clientes

Entradas/ Proveedores

11.1 Normativas o marco legal /


Congreso u Organismo que la
Emite
Salidas / Clientes
11 Gestin jurdica.
6.1.9 Informe de Seguimiento
6.1.9 Informe de Seguimiento
PAA (Listado de contratos a
PAA / 6.2 Contractual. Planear la liquidacin liquidar) / 6.2 Contractual.
de contratos.
6.2.1 Cronograma de ejecucin
6.2.5 Acta de liquidacin o
del contrato / 6.2 Contractual.
informe de terminacin del
contrato / 6.2 Contractual.
6.2.2 Informes de ejecucin del
contrato (final) / 4.2 Gerencia de
proyectos;
Dependencias
Contratistas y Entidades

6.3.1 Contrato liquidado / 4.2


6.2.5 Acta de liquidacin o Gerencia de proyectos;
informe de terminacin del Liquidar contratos. Dependencias
contrato / 6.2 Contractual. Contratistas y Entidades
14. Gestin Financiera

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 33 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Entradas/ Proveedores CICLO PHVA Salidas / Clientes

6.2.9 Contratos, convenios o


aceptacin de oferta legalizados
6.2.1 Cronograma de ejecucin
del contrato;
6.2.2 Informes de ejecucin del
contrato;
6.2.8. Actos administrativos
(Novedades, adiciones,
prorrogas, suspensiones y Verificar las evidencias
desequilibrios econmicos; de la ejecucin del 12.1 Informe de gestin
Incumplimiento y sanciones); contrato para la (riesgos, anlisis de riesgos,
6.2.5 Acta de liquidacin o liquidacin respectiva y entre otros) / 13. Gestionar
informe de terminacin del aplicacin de la planes de mejoramiento
contrato; normatividad (Evaluacin)
6.3.1 Contrato liquidado / 6.2 contractual y de 9.4 Seguimiento a planes,
Contractual derecho administrativo proyectos y recursos
cuando aplique.
Riesgos
Mapa estratgico, incluye
indicadores / 12. Evaluar
servicios y realizar tratamiento de
no conforme
Administrar riesgos
8.1 Planeacin sectorial e
institucional

2.3.6 y 2.3.7 Lecciones


Aprendidas, Buenas Prcticas
6.2.5 Acta de liquidacin o Adoptar las acciones 2.3.4 Resumen Analtico de
informe de terminacin del correctivas, preventivas Educacin (RAE) / 9 Gestin
contrato / 6.2 Contractual. y de mejoramiento documental
requeridas. 2.3 Generacin Base de
Conocimiento

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 34 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

12.5 Roles y Responsabilidades en el Macroproceso de Contratacin

Subdirector de Contratacin: es el responsable de garantizar que los procesos


contractuales del Ministerio de Educacin Nacional se ejecuten respetando los principios
de la administracin pblica y las normas de contratacin estatal.

El Macroproceso de Contratacin es liderado por la Subdireccin de Contratacin que


apoya los procesos Pre-Contractual, Contractual y Poscontractual con los siguientes
grupos internos de trabajo:

Grupo de Estructuracin y Adquisiciones: es el responsable de asesorar y acompaar


en los aspectos jurdicos y financieros, y en los casos que aplique tambin en aspectos
tcnicos, a las diferentes dependencias del MEN en la estructuracin de la necesidad y en
la elaboracin de los estudios previos de todas las contrataciones. Sus ejes de referencia
son: Asesora / acompaamiento, Plan de adquisiciones, Elaboracin de estudios y
documentos previos y Seguimiento y evaluacin del plan de adquisiciones.

Grupo de Seleccin y Formalizacin: es el responsable de asesorar y acompaar a las


diferentes dependencias del MEN en el proceso de seleccin, de acuerdo a la modalidad
de contratacin, y la formalizacin del contrato. Sus ejes de referencia son: Verificacin del
cumplimiento de requisitos de los estudios y documentos previos, Adelantar el proceso de
seleccin de acuerdo a la modalidad y Formalizar el contrato.

Grupo contractual y poscontractual: es el responsable de asesorar y acompaar a las


diferentes dependencias del MEN en la ejecucin de la supervisin/interventora,
modificacin de contratos, declaracin de incumplimientos y aplicacin de sanciones.
Adicionalmente son los responsables de realizar la legalizacin y liquidacin de contratos.
Sus ejes de referencia son: Legalizar contrato, Acompaamiento a la
supervisin/interventora, Modificacin del contrato, Incumplimientos y aplicacin
sanciones y Liquidar contratos.

Grupo de anlisis e informacin: es el responsable de Administrar los sistemas de informacin o


aplicativos del macroproceso de contratacin, elaborar informes y realizar los respectivos anlisis
de indicadores e informacin de los procesos contractuales, publicar y mantener actualizada la
informacin de la actividad contractual de la entidad en SECOP y medios de comunicacin
internos y externos establecidos, consolidar las respuestas a requerimientos de informacin
internos y externos, incluidos los realizados por entes de control. Adems, es responsable de que
se apliquen las polticas de gestin

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 35 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

documental y archivo del Ministerio de Educacin Nacional, acorde con la ley general de
archivo y sus normas complementarias.

A su vez, en el Macroproceso de Contratacin participan los siguientes actores.

Lder de la Dependencia de la necesidad proyecto: Servidor del nivel directivo encargado de


planear proyectos, ya sean sectoriales, institucionales o funcionales y de determinar las
necesidades especficas de contratacin de cada uno, para cumplir con los objetivos propios de
cada proyecto.

Ordenador del Gasto: De conformidad con el principio de responsabilidad establecido por el


numeral 5 del artculo 26 de la Ley 80 de 1993, es el Representante Legal de la entidad o el
funcionario que, por delegacin de ste, efectuada a travs de acto administrativo, est facultado
para contratar en nombre de la entidad y proferir todos los actos inherentes al proceso de
seleccin del contratista, la celebracin, iniciacin, ejecucin, terminacin y liquidacin del
contrato respectivo. La ordenacin del gasto se encuentra delegada en el acto administrativo
correspondiente.

Subdireccin de Gestin Financiera: es la dependencia responsable de realizar el registro


presupuestal de los contratos, a su vez a travs del Macroproceso de Gestin Financiera del
Sistema Integrado de Gestin SIG del Ministerio de Educacin Nacional, lidera los
procedimientos relacionados con los aspectos presupuestales, financieros y de pago de la
contratacin de la entidad. Para mayor detalle se puede remitir al Sistema Integrado de
Gestin SIG/macroproceso de Gestin Financiera/Administrar el ciclo financiero de
egresos/Ejecutar Recursos.

Organismos de control: su misin es vigilar y controlar la gestin pblica, desde criterios


previamente definidos. Buscan la colaboracin de la organizacin para acceder a la informacin
veraz y oportuna, que permita valorar los resultados de la gestin.

Comit de Contratacin: es la mxima instancia de consulta, definicin, orientacin y decisin


de los lineamientos que regirn la actividad pre-contractual, contractual y pos- contractual de la
entidad. El Comit de Contratacin est integrado por:

1. El(a) Secretario(a) General o su delegado, quien lo presidir.


2. El(a) Jefe de la Oficina Asesora Jurdica.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 36 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

3. El Viceministro de Educacin Preescolar, Bsica y Media o su delegado, en los asuntos


de su competencia.
4. El Viceministro de Educacin Superior o su delegado, en los asuntos de su competencia.
5. El(a) Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin y Finanzas, o su delegado.
6. El(a) Subdirector(a) de Gestin Financiera.
7. El(a) Subdirector(a) de Contratacin, quien desempear la Secretara Tcnica.

Asistir como invitado permanente, con voz, pero sin voto, el Jefe de la Oficina de Control
Interno.

De igual manera, debern asistir, con voz, pero sin voto, a la sesin del Comit de
Contratacin, el Director o Subdirector del rea respectiva que haya solicitado la
contratacin del bien o servicio.

Los miembros del Comit no podrn delegar su condicin para la asistencia a las sesiones
del mismo.

El Comit de Contratacin podr invitar a las sesiones segn la temtica de los casos y
asuntos a tratar, a otros servidores pblicos de la entidad o de otras entidades que tengan
relacin con los procesos de seleccin o cuando a su juicio el concepto de estos sea
necesario para la toma de decisiones. Los invitados tendrn voz, pero no voto.

Comits Asesores y Evaluadores: son los equipos interdisciplinarios encargados de


evaluar las propuestas o las manifestaciones de inters en los procesos de seleccin por
licitacin, seleccin abreviada o concurso de mritos y recomendar el sentido de la
decisin a adoptar de conformidad con la evaluacin realizada. Segn el artculo
2.2.1.2.3.1.18 del Decreto 1082 de 2015 la verificacin y la evaluacin de las ofertas para la
mnima cuanta ser adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin
que se requiera un comit plural.

Responsable del control interno: La dependencia o la persona que ejerza el rol de


control interno en la entidad, tiene como funcin evaluar el cumplimiento de las
disposiciones que regulan la gestin contractual de la entidad, incluyendo la adecuada
aplicacin y cumplimiento del manual de contratacin dentro del marco consagrado en la
Ley 87 de 1993 o las normas que la modifiquen, sustituyan o complementen.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 37 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

13. CAPITULO VI Responsabilidad Contractual

Los servidores pblicos y contratistas al servicio del MEN que participen en los procesos
de contratacin que adelante la entidad, debern estar informados de las
responsabilidades de todo orden que se derivan del ejercicio de la actividad contractual,
consagradas en el ordenamiento jurdico.

13.1 Principio de responsabilidad

Se encuentra consagrado en el artculo 26 de la Ley 80 de 1993, de la siguiente manera:

Los servidores pblicos estn obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la


contratacin, a vigilar la correcta ejecucin del objeto contratado y a proteger los derechos de
la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecucin del
contrato.
Los servidores pblicos respondern por sus actuaciones y omisiones antijurdicas y
debern indemnizar los daos que se causen por razn de ellas.
Las entidades y los servidores pblicos, respondern cuando hubieren abierto licitaciones sin
haber elaborado previamente los correspondientes pliegos de condiciones, diseos, estudios,
planos y evaluaciones que fueren necesarios, o cuando los pliegos de condiciones hayan sido
elaborados en forma incompleta, ambigua o confusa que conduzcan a interpretaciones o
decisiones de carcter subjetivo por parte de aquellos.
Las actuaciones de los servidores pblicos estarn presididas por las reglas sobre
administracin de bienes ajenos y por los mandatos y postulados que gobiernan una conducta
ajustada a la tica y a la justicia.
La responsabilidad de la direccin y manejo de la actividad contractual y la de los
procesos de seleccin ser del jefe o representante de la entidad estatal, quien no podr
trasladarla a las juntas o consejos directivos de la entidad, ni a las corporaciones de
eleccin popular, a los comits asesores, ni a los organismos de control y vigilancia de la
misma.
Los contratistas respondern cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones
econmicas y de contratacin artificialmente bajas con el propsito de obtener la
adjudicacin del contrato.
Los contratistas respondern por haber ocultado al contratar, inhabilidades, incompatibilidades
o prohibiciones, o por haber suministrado informacin falsa.
Los contratistas respondern y la entidad velar por la buena calidad del objeto contratado.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 38 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

13.2 Deberes en materia contractual consagrados en el Cdigo Disciplinario nico


(Ley 734 de 2002)

Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitucin, los


tratados de Derecho Internacional Humanitario, los dems ratificados por el Congreso,
las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los
estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones
judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las
rdenes superiores emitidas por funcionario competente. Los deberes consignados en
la Ley 190 de 1995 se integrarn a este cdigo. (Art. 34. nm. 1)
Cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y
abstenerse de cualquier acto u omisin que cause la suspensin o perturbacin
injustificada de un servicio esencial, o que implique abuso indebido del cargo o
funcin. Expresiones subrayadas declaradas EXEQUIBLES por la Corte
Constitucional mediante Sentencia C-030 de 2012 (Art. 34. nm. 2)
Formular, decidir oportunamente o ejecutar los planes de desarrollo y los
presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos
econmicos pblicos, o afectos al servicio pblico. (Art. 34. nm. 3)
Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo
o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la
sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos. (Art. 34. nm. 5).
Tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a las personas con que tenga relacin por
razn del servicio. (Art. 34. nm. 6) Expresiones subrayadas d ecla rad as
EXEQUIBLES por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-030 de 2012
Denunciar los delitos, contravenciones y faltas disciplinarias de los cuales tuviere
conocimiento, salvo las excepciones de ley. (Art. 34. nm. 24)
Publicar en las dependencias de la respectiva entidad, en sitio visible, una vez por
mes, en lenguaje sencillo y accesible al ciudadano comn, una lista de las licitaciones
declaradas desiertas y de los contratos adjudicados, que incluir el objeto y valor de
los mismos y el nombre del adjudicatario. (Art. 34. nm. 26).
Ordenar, en su condicin de jefe inmediato, adelantar el trmite de jurisdiccin
coactiva en la respectiva entidad, para el cobro de la sancin de multa, cuando e l
pago no se hubiere efectuado oportunamente. (Art. 34. nm. 29).

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 39 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

13.3 Prohibiciones en materia contractual consagradas en el cdigo nico


disciplinario (Ley 734 de 2002)

Solicitar, directa o indirectamente, ddivas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra


clase de beneficios. (Art. 35, nm. 3).
Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones
respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, as como retenerlas
o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.
(Art. 35, nm. 8).
Ordenar el pago o percibir remuneracin oficial por servicios no prestados, o por
cuanta superior a la legal, o reconocer y cancelar pensiones irregularmente
reconocidas, o efectuar avances prohibidos por la ley o los reglamentos. (Art. 35 nm.
15).
Asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuanta de los montos
aprobados en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). (Art 35. nm. 16).

13.4 Rgimen disciplinario aplicable a supervisores e interventores que no sean


servidores pblicos.

De acuerdo con lo establecido en el artculo 44 de la Ley 1474 de 2011, los supervisores e


interventores son sujetos disciplinables y por lo tanto destinatarios de la aplicacin de la
Ley 734 de 2002. Cuando se trate de personas jurdicas, la responsabilidad disciplinaria
ser exigible del representante legal o de los miembros de la Junta Directiva.

13.5 Tipos de responsabilidad en materia contractual

De conformidad con el artculo 84 de la Ley 1474 de 2011.


Responsabilidad de los interventores. Modifquese el artculo 53 de la Ley 80 de 1993, el cual
quedar as: Los consultores y asesores externos respondern civil, fiscal, penal y
disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de
consultora o asesora, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que
causen dao o perjuicio a las entidades, derivados de la celebracin y ejecucin de los
contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultora o
asesora. Por su parte, los interventores respondern civil, fiscal, penal y disciplinariamente,
tanto por el cumplimiento de las obligaciones

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 40 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

derivadas del contrato de interventora, como por los hechos u omisiones que les sean
imputables y causen dao o perjuicio a las entidades, derivados de la celebracin y
ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las
funciones de interventora.
Pargrafo 1. El numeral 34 del artculo 48 de la Ley 734 de 2000 (Sic) quedar as:
No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos
por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas tcnicas
obligatorias, o certificar como recibida a satisfaccin, obra que no ha sido ejecutada a
cabalidad. Tambin ser falta gravsima omitir el deber de informar a la entidad
contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin
tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el
cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.
Pargrafo 2. Adicinese la Ley 80 de 1993, artculo 8, numeral 1, con el siguiente
literal: k) El interventor que incumpla el deber de entregar informacin a la entidad
contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o
circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin tipificados como conductas
punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato. Esta
inhabilidad se extender por un trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la
ejecutoria del acto administrativo que as lo declare, previa la actuacin administrativa
correspondiente.
Pargrafo 3. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un
posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las
obligaciones a cargo del contratista, ser solidariamente responsable con este de los
perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daos que le sean
imputables al interventor. Cuando el ordenador del gasto sea informado
oportunamente de los posibles incumplimientos de un contratista y no lo conmine al
cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para salvaguardar el
inters general y los recursos pblicos involucrados, ser responsable solidariamente
con este, de los perjuicios que se ocasionen.
Pargrafo 4. Cuando el interventor sea consorcio o unin temporal la solidaridad se
aplicar en los trminos previstos en el artculo 7 de la Ley 80 de 1993, respecto del
rgimen sancionatorio.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 41 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

14. CAPITULO VII Los Supervisores o Interventores

De acuerdo con el artculo 84 de la ley 1474 de 2011, la supervisin e interventora


contractual envuelve el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del
contratista desde el punto de vista tcnico, jurdico y financiero. La supervisin y la
interventora de los contratos que celebre el Ministerio de Educacin Nacional se realiza
en cumplimiento de los lineamientos establecidos en el rgimen de contratacin pblica
existente en el pas representado bsicamente en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007
y la Ley 1474 de 2011. Con fundamento en lo consagrado en la Ley 1474 de 2011, se
diferencian las actividades de supervisin de las de interventora, de acuerdo con las
siguientes definiciones:

La supervisin consistir en el seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable y


jurdico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por un funcionario del
Ministerio de Educacin Nacional cuando no requieren conocimientos especializados. Para
la supervisin, la Entidad estatal podr contratar personal de apoyo, a travs de los
contratos de prestacin de servicios que sean requeridos.

La interventora consistir en el seguimiento tcnico que sobre el cumplimiento del


contrato realice una persona natural o jurdica contratada para tal fin por el Ministerio de
Educacin Nacional, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento
especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensin del mismo lo
justifiquen. No obstante, lo anterior, cuando se encuentre justificado y acorde a la
naturaleza del contrato principal, se podr contratar el seguimiento administrativo, tcnico,
financiero, contable y jurdico del objeto o contrato dentro de la interventora. La
contratacin de la interventora se debe realizar por la modalidad de seleccin de concurso
de mritos.

Por regla general, no sern concurrentes en relacin con un mismo contrato, las funciones
de supervisin e interventora. Sin embargo, el MEN puede dividir la vigilancia del contrato
principal, caso en el cual, en el contrato respectivo de interventora, se debern indicar las
actividades tcnicas a cargo del interventor y las dems quedarn a cargo de la Entidad a
travs del supervisor. El contrato de interventora ser supervisado directamente por el
funcionario o los funcionarios que para el efecto se designe.

Los supervisores e interventores ejercen una vigilancia y control a travs de las funciones
asignadas por la ley, el contrato y el Manual de Contratacin, as como las dems
disposiciones que regulen la materia.
MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 42 de CDIGO:
Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Segn la clase de actividad que se debe realizar, las funciones se clasifican as:

Funcin Tcnica: Vigilancia y control sobre las labores encaminadas a determinar si


las obras, servicios o bienes, se ajustan a las cantidades, especificaciones y calidades
establecidas en los pliegos de condiciones y en el contrato; o si las obras se ejecutan
con sujecin a los diseos, proyectos y planos previamente aprobados.
Funcin Administrativa: Comprende las actividades encaminadas a impulsar la
ejecucin del contrato y a verificar el cumplimiento por parte del contratista de los
tramites y diligencias que debe realizar.
Funcin Contable y Financiera: Comprende las actividades dirigidas a controlar el
buen manejo e inversin de los recursos del contrato; y a autorizar el pago de
proveedores, segn se establezca en el contrato.
Funcin Jurdica o Legal: Comprende las actividades dirigidas a asegurar que las
conductas de las partes durante la ejecucin del contrato se cian a la ley.

14.1 Objetivo del Procedimiento de Supervisin/Interventora

Proporcionar a los responsables de la supervisin y de la interventora de contratos


suscritos por el Ministerio de Educacin Nacional, la informacin necesaria sobre las
diferentes definiciones, pautas, criterios, reglamentaciones y controles que se aplican en el
desarrollo del proceso de supervisin o interventora de contratos. Por tal razn, las
directrices consignadas en la documentacin del Macroproceso de Contratacin y en este
Manual deben ser aplicadas por todos los supervisores e interventores, as como por
todas las dependencias que tengan relacin con esta actividad.

14.2 Obligatoriedad de la Interventora

De conformidad con lo establecido por el numeral 1 inciso segundo del artculo 32 de la Ley 80
de 1993, en los contratos de obra pblica que hayan sido celebrados como resultado de un
proceso de licitacin, la interventora deber ser contratada con una persona independiente
del Ministerio de Educacin Nacional y del contratista. Para los dems contratos, cuyo valor
supere la menor cuanta de la entidad, con independencia de la modalidad de seleccin, en los
estudios previos se deber establecer la necesidad de contar con interventora, tal como
expresamente lo establece el pargrafo 1 del artculo 83 de la Ley 1474 de 2011.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 43 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

14.3 Perfil del supervisor

La designacin del supervisor, debe recaer en un funcionario(a) de la entidad que tenga la


formacin profesional y los conocimientos necesarios para llevar a cabo la labor.
Adicionalmente, las labores de supervisin deben corresponder y guardar concordancia
con las funciones consagradas en el manual de funciones y competencias laborales
vigente.

En los estudios y documentos previos se establecer con claridad la formacin profesional


y las condiciones que debe reunir el funcionario(a) que deba ser designado como
supervisor del futuro contrato.

Teniendo en cuenta la complejidad de la supervisin, la entidad para cada caso, evaluar


la conveniencia de contratar apoyos a la supervisin.

14.4 Designacin del supervisor/interventor del contrato

El Ordenador del Gasto respectivo designar los supervisores/interventores para la


vigilancia de todos los contratos que celebre la entidad. La designacin se realiza desde la
etapa de planeacin del contrato, sin embargo, para la Interventora se formaliza con
el perfeccionamiento del respectivo contrato o convenio; y para la supervisin la
designacin se formaliza mediante memorando o comunicacin interna y comenzar a
ejercer sus funciones a partir del momento en que tenga formal conocimiento de su
designacin. La contratacin de interventora se formaliza con el perfeccionamiento del
respectivo contrato.

14.5 Conformacin de grupos de supervisin

Cuando la complejidad del contrato lo exija, el supervisor podr solicitar la designacin de


uno o varios apoyos que colaboren con este en las labores de supervisin del contrato.
Igualmente podr solicitar, el acompaamiento, asistencia y asesora de otros funcionarios
de la institucin. En este caso, el designado supervisor, actuar como coordinador del
grupo de supervisin. Sin embargo, el contar con este apoyo no exime al supervisor de su
responsabilidad.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 44 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

14.6 Eventos de induccin y capacitacin para el ejercicio de la supervisin de los


contratos

Con el fin de garantizar la idoneidad, oportunidad y calidad en la realizacin de las labores


de supervisin encomendadas a los funcionarios del Ministerio de Educacin Nacional, se
llevarn a cabo talleres semestrales de capacitacin para supervisores. Sin embargo,
cuando la complejidad del contrato lo amerite o el supervisor solicite orientacin en
aspectos especficos, se podr dirigir al grupo Contractual y Poscontractual de la
Subdireccin de Contratacin para recibir la respectiva orientacin.

14.7 Actividades generales de los supervisores/interventores

Los supervisores/interventores en desarrollo de sus funciones, competencias y


responsabilidades cumplirn entre otras las siguientes actividades:

Absolver las inquietudes que se presenten en la ejecucin del contrato, de manera


directa o con la colaboracin de los dems funcionarios y asesores de la entidad.
Colaborar con el contratista para dar solucin a los diferentes problemas que se
presenten durante la ejecucin del contrato.
Controlar de manera continua y permanente la ejecucin del contrato para garantizar
que el mismo se ajuste a los trminos pactados.
Realizar seguimiento al cronograma del contrato.
Exigir al contratista el cumplimiento estricto de las clusulas pactadas en el contrato y
los compromisos adquiridos durante su ejecucin.
Prevenir los posibles incumplimientos por parte del contratista, para lo cual deber
tomar o recomendar a la entidad la adopcin de las medidas legales, tcnicas y
administrativas que sean necesarios para evitarlo, corregirlo o mitigarlo.
Verificar la oportuna actualizacin de los expedientes contractuales.
Verificar la oportuna liquidacin de los contratos.

14.8 Facultades y deberes de los supervisores/interventores

Los supervisores/interventores estn facultados para solicitar informes, aclaraciones y


explicaciones sobre el desarrollo de la ejecucin contractual, y debern informar todo
hecho que pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se
presente

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 45 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Resulta obligatorio para los supervisores/interventores, formular por escrito al contratista, todas las
rdenes o indicaciones que tengan incidencia en la ejecucin del contrato.

De manera concreta, quien sea designado para ejercer la supervisin o contratado como
Interventor sobre los contratos que celebre la entidad, debe sujetarse al cumplimiento de las
siguientes obligaciones:

Informar cualquier hecho o circunstancia que represente un conflicto de intereses con la labor
de supervisin encomendada, para lo cual, deber expresar el i m p e d i m e n t o por escrito,
para que sea resuelto por el Ministro de Educacin Nacional.
Al inicio del contrato el interventor o supervisor deber: Revisar y analizar el contenido del
contrato, en especial las obligaciones pactadas y toda la documentacin relacionada con los
requisitos de ejecucin del contrato; Revisar y aprobar los planes o cronograma de actividades
presentados por el contratista cuando proceda, y requerir su envo si fuere el caso; Suscribir
con el contratista el acta de inicio del contrato cuando proceda y remitir el original del acta a la
Subdireccin de Contratacin; Verificar que existan las licencias y permisos necesarios, cuando
proceda, y que estn vigentes para iniciar la ejecucin del contrato .
Realizar el seguimiento de los componentes tcnico, administrativo, financiero, contable y
jurdico, si es del caso, relativos al objeto del contrato, lo cual deber dejarse
documentado a travs de informes de supervisin o interventora que debern entregarse en
fsico y magntico en los tiempos perentorios para efectos de la publicacin en el SECOP
ordenada por la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacin Pblica
Nacional 1712 de 2014 y debern reposar en el expediente contractual y en los Sistemas de
Informacin que apoyan el proceso. Lo anterior conforme lo establecido en el Macroproceso
de Contratacin del Sistema Integrado de Gestin SIG.
Presentar por escrito al contratista las observaciones o requerimientos pertinentes con el
cumplimiento de las obligaciones del contrato, las cuales servirn como evidencia en futuras
controversias, dejando copia o constancia en el expediente y en los Sistemas de Informacin
que apoyan el proceso y para su publicacin de acuerdo a Ley de Transparencia y del Derecho
de Acceso a la Informacin Pblica Nacional 1712 de 2014.
Vigilar que se cumpla el cronograma pactado en el respectivo contrato.
Vigilar que el anticipo o el pago anticipado otorgado al contratista sea invertido y
utilizado en la financiacin y ejecucin del contrato de conformidad con el correspondiente plan
de inversin.
Exigir al contratista la ejecucin idnea y oportuna del objeto y las obligaciones contratadas.
Informar cualquier hecho o circunstancia que altere la adecuada ejecucin del contrato, y
sugerir las medidas que deban ser tomadas para contrarrestarla.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 46 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Exigir que la calidad de los bienes y servicios contratados se ajusten a los requisitos
mnimos previstos en las normas tcnicas obligatorias y a las caractersticas y
especificaciones estipuladas en el contrato.
Verificar la entrega de los bienes, obras, servicios contratados, suscribiendo el acta de
recibo correspondiente o el recibo a satisfaccin de la prestacin del servicio.
Dejar constancia del correcto funcionamiento de los bienes entregados e instalados por
el contratista, cuando la requieran, segn la naturaleza de los bienes objeto del
contrato.
Realizar recomendaciones sobre la conveniencia de prrrogas, modificaciones o
adiciones al contrato.
Informar y exponer los motivos o causas por las cuales deba suspenderse o terminarse
el contrato, de acuerdo con los requisitos y procedimientos establecidos en el
Macroproceso de Contratacin del Sistema Integrado de Gestin SIG del Ministerio de
Educacin Nacional.
Entregar al contratista todos los insumos pactados en el contrato, mediante acta
firmada por el supervisor o interventor y el contratista, con la fecha en que se hizo
efectiva la entrega, con la finalidad de exigir el cumplimiento de los cronogramas
establecidos.
Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demande la
ejecucin del contrato.
Resolver las consultas del contratista, o tramitarlas ante la dependencia competente,
haciendo el correspondiente seguimiento.
Verificar la experiencia e idoneidad del personal que labora en la ejecucin del
contrato, conforme a los requerimientos de los pliegos de condiciones y del contrato,
con el fin de realizar efectivo control y seguimiento al cumplimiento de las obligaciones
pactadas.
Solicitar y asesorar la liquidacin del contrato, cuando se requiera cumplir con este
trmite, para lo cual deber tener en cuenta los pagos efectuados al contratista, los
saldos pendientes de pago, valor de las multas impuestas, obligaciones pendientes a
cargo del contratista y el estado de la garanta nica de cumplimiento que ampara el
contrato.
Abstenerse de suscribir documentos y dar rdenes verbales al contratista que
modifiquen o alteren las condiciones inicialmente pactadas en el contrato.
Abstenerse de permitir la iniciacin de la ejecucin del objeto contratado antes de la
fecha indicada en el respectivo contrato, y de haber cumplido los requisitos de
ejecucin y legalizacin. Es indispensable que el contrato de Interventora haya sido
perfeccionado como un requisito previo a la autorizacin de inicio de ejecucin del

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 47 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

contrato objeto de vigilancia.


Vigilar que el contratista cumpla con sus obligaciones con el Sistema de Seguridad
Social y dems obligaciones parafiscales.
Remitir con destino al expediente del contrato cualquier documento que elabore o
expida con ocasin de la supervisin realizada.
Verificar el cumplimiento de las normas ambientales de acuerdo con el Sistema de
Gestin Ambiental del Ministerio de Educacin Nacional y las normas propias del bien,
servicio u obra pblica a ejecutar.
En caso de incumplimiento total o parcial del objeto del contrato, informar
oportunamente al Ordenador del Gasto y documentar el incumplimiento, con el fin de
solicitar a la Subdireccin de Contratacin dar inicio al proceso sancionatorio. Lo
anterior conforme el procedimiento establecido en el macroproceso de Contratacin del
Sistema Integrado de Gestin SIG del Ministerio de Educacin Nacional.
Cuando se requiera, velar por que se cumpla con la colocacin de valla de
sealizacin, la cual debe contener identificacin del sitio, fecha de inicio y entrega;
igualmente debe contener la informacin que permita identificar al contratista, a la
entidad contratante y el costo de la obra. Adicionalmente deber tenerse en cuenta la
normatividad vigente sobre uso y manejo del espacio pblico, en especial sobre
instalacin y exhibicin de vallas y avisos en va y espacio pblico.
Exigir y verificar que el contratista coloque y mantenga en su rea de trabajo seales
de acuerdo a la normatividad vigente y todas aquellas necesarias para garantizar la
seguridad e integridad del personal de la obra y de quienes transitan por los
alrededores de la misma.
Dar respuesta a las peticiones que reciba en los trminos de ley para evitar el silencio
administrativo.
Apoyar la respuesta de requerimientos de informacin presentados por dependencias
del Ministerio de Educacin Nacional, control interno, entidades y organismos de
control.
Realizar empalmes con los supervisores e interventores entrantes o salientes, con
informes tcnicos, en forma detallada, para establecer cortes.
Verificar que los planos y estudios tcnicos requeridos se encuentren actualizados para
la ejecucin del contrato cuando se trate de obra pblica.
Verificar que los equipos tcnicos y maquinaria requeridos para la ejecucin del
contrato, correspondan con los exigidos en el pliego de Condiciones y el contrato y
operen con la calidad esperada.
Presentar las solicitudes de modificacin del contrato (adiciones, prrroga, cesiones,
suspensiones, terminacin anticipada, entre otras) debidamente justificadas y de

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 48 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

acuerdo con los acuerdos de nivel de servicio del Macroproceso de Contratacin.


Verificar el cumplimiento de los aspectos legales que rigen el contrato, con el debido
acompaamiento por parte de la Subdireccin de Contratacin, y en los casos que se requiera
por la Oficina Asesora Jurdica.
Realizar seguimiento, control y definir acciones de tratamiento que prevengan la
materializacin o mitiguen el impacto de los riesgos previsibles del contrato.
El supervisor o interventor deber exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del
caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la
provisin de repuestos, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la pliza de
responsabilidad civil y de los dems amparos y garantas requeridos para avalar las
obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminacin del contrato.
Elaborar el informe final de interventora/supervisin que servir como fundamento del acta de
liquidacin del contrato.
Actualizar el expediente contractual y los Sistemas de informacin que apoyan el proceso de
acuerdo con las polticas establecidas.

14.9 Prohibiciones y limitaciones de los supervisores/interventores

En ejercicio de sus funciones, los supervisores/interventores, no estn facultados para autorizar los
siguientes actos, sin que hayan realizado los trmites requeridos y se obtengan las autorizaciones
necesarias a travs de los funcionarios competentes:

a) Cambios de especificaciones.
b) Mayores o menores cantidades de obra.
c) Modificaciones, prrrogas de plazos contractuales o ejecucin adicional excediendo el valor del
contrato.
d) Transar diferencias.
e) Conciliar divergencias.

14.10 . Controles de carcter financiero por parte del supervisor/interventor de los


contratos

1. Velar por la eficiente y oportuna inversin de los recursos establecidos en los contratos.
2. Verificar que el contratista cumpla con los requisitos establecidos en la normatividad vigente
y el contrato para la entrega del anticipo o pago anticipado pactado y constatar la correcta
inversin del anticipo.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 49 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

3. Revisar las facturas, ordenes de desembolso y soportes presentados por el contratista


para el pago de las cuentas con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos
establecidos por la entidad y la normatividad vigente.
4. Llevar un registro cronolgico de los pagos, y ajustes econmicos del contrato.
5. Efectuar el balance presupuestal de ejecucin del contrato para efectos de la liquidacin
del mismo.
6. Verificar el cumplimiento de la oferta, evitando sobrecostos en bienes, obras o servicios
que se consideren innecesarios en la ejecucin del contrato, conforme a lo establecido
en los pliegos de condiciones, la oferta aceptada y el contrato.
7. Verificar, de acuerdo con el procedimiento establecido, la devolucin de los
rendimientos financieros de los recursos desembolsados al delegado para
administracin.
8. Verificar los precios propuestos para las adiciones.

14.11 Seguimiento a las actividades posteriores a la liquidacin de los contratos

El Ministerio de Educacin Nacional realiza seguimiento a las garantas poscontractuales,


durante y al final de su vigencia, a travs del Grupo de Gestin Contractual y
Poscontractual de la Subdireccin de Contratacin, dando cumplimiento a lo establecido
en el artculo 2.2.1.1.2.4.3. Decreto 1082 de 2015. Una vez vencidos los trminos de las
garantas de calidad, estabilidad y mantenimiento, o las condiciones de disposicin final o
recuperacin ambiental de las obras o bienes, se deja constancia del cierre del
expediente en la respectiva carpeta del contrato que reposa en los archivos de la entidad.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 50 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Documentos supervisin/interventora

Los supervisores designados e interventores contratados, tendrn a su cargo el


i diligenciamiento y tramitacin de las siguientes actas:

Acta Descripcin del Documento Intervinientes

Documento que determina el inicio del plazo de


ejecucin del contrato. Esta acta slo podr El acta ser suscrita por
Acta de inicio del suscribirse cuando se hayan cumplido los el supervisor y el
contrato requisitos de perfeccionamiento y ejecucin del contratista.
contrato
Documento que relaciona todas las novedades
registradas durante la ejecucin del contrato
como: suspensin, reinicio, entrega y recibo
parcial, final de productos o servicios,
aprobacin de inclusin de tems no previstos en El acta ser suscrita por
el contrato, entre otras. Se recomienda su el supervisor y el
Acta de seguimiento a la diligenciamiento cada vez que se realice una contratista.
ejecucin del contrato reunin con el contratista conforme el
cronograma establecido, y cuando se presenten
novedades importantes que afecten la ejecucin
del contrato.
Documento que presenta el seguimiento
peridico a la ejecucin del contrato en sus
aspectos financiero, administrativo y tcnico. Se
El informe es suscrito por
debe presentar trimestralmente, y en los casos
el
Informe parcial de en que los contratos tienen una duracin inferior
Supervisor/Interventor.
Interventora/Supervisin a tres meses, se radica un solo informe que
contiene el seguimiento de la mitad de la
duracin del contrato.
Documento que presenta el seguimiento final a
la ejecucin del contrato en sus aspectos
El informe es suscrito por
financiero, administrativo y tcnico. El supervisor
Informe final de el
o interventor debe radicarlo a ms tardar dos
Interventora/Supervisin Supervisor/Interventor.
meses despus de finalizada la ejecucin del
contrato.
Documento que soporta el trmite de cada pago
Certificado de autorizado contractualmente. Se elabora cada El certificado es suscrito
cumplimiento y trmite vez que se autoriza un pago y se debe presentar por el
de pago siguiendo el procedimiento establecido por la Supervisor/Interventor.
Subdireccin de Gestin Financiera del MEN.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 51 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

Acta Descripcin del Documento Intervinientes

En caso de contratos o convenios que entreguen


recursos en administracin, peridicamente el
Interventor/Supervisor debe elaborar este
Informe de Recursos informe. Es un documento que presenta la El informe es suscrito
entregados en ejecucin financiera de los recursos entregados por el
administracin en administracin, el cual debe ser radicado en Supervisor/Interventor
la Subdireccin de Gestin Financiera del M E N
y se debe anexar copia al informe parcial de
Interventora/Supervisin.
Documento que presenta la solicitud de realizar
La solicitud de
una modificacin a un contrato en ejecucin.
modificacin debe ser
Para sustentar esta solicitud, el
suscrita por el
Interventor/Supervisor debe anexar un informe
Interventor/Supervisor,
Solicitud de modificacin parcial de Interventora/Supervisin, y todas las
el Lder de la
evidencias que sustenten la modificacin. Una
Necesidad de la
modificacin puede ser una adicin, una
Contratacin y el
prrroga, una suspensin, una terminacin
Ordenador del Gasto.
anticipada o una cesin de contrato, entre otras.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 52 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

15. CAPTULO VIII Liquidacin de los Contratos Estatales

El marco regulatorio de la liquidacin de los contratos estatales, lo constituye el artculo 60


de la ley 80 de 1993, con las modificaciones introducidas por el artculo 217 del Decreto
Ley 019 de 2012.

15.1 Finalidad de la liquidacin de los contratos

En la etapa de liquidacin, las partes pueden acordar los ajustes, revisiones y


reconocimientos a que haya lugar; por lo que en el acta de liquidacin debern constar los
acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las
divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Para la liquidacin se exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, de la


garanta del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio
suministrado, a la provisin de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e
indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que
deba cumplir con posterioridad a la extincin del contrato.

15.2 Contratos que requieren ser liquidados

De acuerdo con el artculo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artculo 217 del
Decreto 019 de 2012 requieren liquidacin Los contratos de tracto sucesivo, aquellos
cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los dems que lo
requieran.

Aunque, la liquidacin no es obligatoria en los contratos de prestacin de servicios


profesionales y de apoyo a la gestin, el Ministerio de Educacin Nacional los liquidar en
caso de saldos a favor de las p a r t e s o declaratorias de incumplimientos o
terminaciones unilaterales, caducidades u otras situaciones similares que requieran de la
revisin y liquidacin.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 53 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

15.3 Plazo para llevar a cabo la liquidacin

De conformidad con el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, la liquidacin de los contratos


se har de mutuo acuerdo dentro del trmino fijado en los pliegos de condiciones o sus
equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. En todo caso, para
proceder a la liquidacin del contrato se requiere que la Supervisin/Interventora presente
el respectivo informe final dentro de los dos meses siguientes a la finalizacin de la
ejecucin del contrato. De no existir tal trmino, la liquidacin se realizar dentro de los
cuatro (4) meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del
contrato o a la expedicin del acto administrativo que ordene la terminacin, o a la fecha
del acuerdo que la disponga. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la
liquidacin previa notificacin o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen
a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendr la facultad de liquidar en forma
unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el
artculo 141 del C.P.A.C.A. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha
realizado la liquidacin, la misma podr ser realizada en cualquier tiempo dentro de los
dos aos siguientes al vencimiento del trmino a que se refieren los incisos anteriores, de
mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artculo 141 del
C.P.AC.A. Con lo anterior, se estima un plazo de 30 meses para la liquidacin de los
contratos.

15.4 Liquidacin bilateral y por mutuo acuerdo

Conforme con lo dispuesto por el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, los contratos que
celebre la entidad debern liquidarse de mutuo acuerdo dentro del trmino fijado en el
correspondiente pliego de condiciones, o dentro del que acuerden las partes para el
efecto.

Con base en la revisin y anlisis efectuados, el interventor o supervisor del contrato


proyectar el acta de liquidacin, en la que constarn los acuerdos, conciliaciones y
transacciones a que haya lugar para poder declararse a paz y salvo.

15.5 Liquidacin Unilateral

Cuando el contratista no se presente a la liquidacin en el plazo sealado, previa


notificacin o convocatoria que la haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 54 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA
MANUAL DE CONTRATACIN

sobre su contenido, se proceder a la liquidacin del contrato en forma unilateral, dentro


de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del trmino establecido para liquidar el
contrato de forma bilateral o por mutuo acuerdo.

Contra el acto administrativo que ordena la liquidacin unilateral procede el recurso de


reposicin, en los trminos y condiciones consagrados en la Ley 1437 de 2011.

En el evento de resultar sumas de dinero a favor de la entidad y a cargo del contratista, el


acta suscrita (liquidacin bilateral) o la resolucin proferida (liquidacin unilateral) prestar
mrito ejecutivo.

Los contratistas tendrn derecho a efectuar salvedades a la liquidacin por mutuo


acuerdo, y en este evento la liquidacin unilateral solo proceder en relacin con los
aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

MACROPROCESO: Apoyo Fecha de elaboracin: Fecha ltima Versin: Pgina 55 de CDIGO:


Contratacin 03/01/2014 actualizacin: 19/07/2016 3 55 A-DS-CN-00-00-03
ACTUALIZACIN: REVISIN
PROCESO: Pre contractual, ELABORACIN: UT ITS
John Eliecer Maldonado Nombre: Luz Karime Jaimes Bonilla
Contractual y Poscontractual Fundacin Creamos - SDO Subdireccin de Contratacin Cargo: Subdirectora de Contratacin

APROBACIN:
DEPENDENCIA RESPONSABLE: Nombre: William Libardo Mendieta Montealegre
SUBPROCESO: No aplica Subdireccin de Contratacin Cargo: Secretario General
El Ministerio de Educacin Nacional declara como nica documentacin vlida la ubicada en la intranet (SIG) toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA