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GESTION DE TRANSACCIONES 1

Introduccin
Objetivo del Mdulo

El objetivo general de este mdulo es brindar a los usuarios una herramienta para
registrar y controlar todas las transacciones directas y conexas a la gestin
representadas en documentos previamente elaborados como por ejemplo facturas,
notas, comprobantes de egresos, recibos de caja. Etc. Este mdulo est orientado
tanto a las reas operativas, es decir al registro de documentos y transacciones
contables, como a las reas administrativas y gerenciales de la empresa brindando
informacin consolidada o detallada de la gestin y reportes de diversa ndole, que
facilitan el seguimiento de la operacin y la oportuna toma de decisiones.

Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los usuarios
estn en capacidad de hacer las siguientes operaciones:

Actualizacin, cierre y reclculo de aos contables.


Actualizacin de lapsos contables
Actualizacin de comprobantes / lotes
Captura y revisin de transacciones contables.
Auditoria de documentos
Libros auxiliares por cuenta, beneficiario, destino, cte.
Interfases automticas
Ajustes por Inflacin
Ajustes por Diferencia en Cambio.

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2 GESTION DE TRANSACCIONES

Men Monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes
programas que conforman el mdulo de Gestin de Transacciones.

La explicacin detallada de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin en todos los


elementos que los conforman, son la razn de ser de los captulos que se presentan a
continuacin:

El usuario puede desplazarse a travs de estos, con las teclas de movimiento del
cursor (Flechas), o seleccionando directamente el nmero o letra de la opcin.

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Introduccin a las diversas formas de manejo de informacin en


el cg-uno
Despus de que en el mdulo de gestin de catlogos se estableci la estructura bsica
de equivalencias de cdigos, que definen la base sobre la cual trabaja el mdulo
Contable Administrativo, se inicia a partir de aqu la parte propiamente operativa del
sistema y con la que todo usuario final estar interactuando continuamente. Cuando se
empieza a hablar de Gestin de Transacciones, se deben tener en cuenta las cuatro
formas, mediante las cuales el Sistema CG-UNO, como parte del sistema integrado de
informacin UNO, afecta el movimiento contable. En el grfico mostrado a
continuacin se ilustran estas cuatro formas.

Forma 1 Forma 3
Grabacin de Documentos Inclusin dentro del movimiento del
despus de que ya fueron perodo de informacin que es fija,
diligenciados o que corresponde a la amortizacin
mensual de diferidos.



M O V I M I E N T O
C O N T A B L E



Forma 2 Forma 4
Envo y recepcin de transacciones, Generacin de documentos por el
automticamente fruto de interfases sistema, con la opcin de
con otros subsistemas caso de Nmina contabilizacin directa, sin
e inventarios. pasar por la forma 1.

A medida que se van actualizando en lnea todos los archivos maestros, cuando se
estn haciendo los procesos de captura, toda la informacin que maneja el CG-UNO,
queda almacenada en LOTES DE GRABACION.

A cada LOTE DE GRABACION, desde su inicio se le declara una cartula, que tambin
se va actualizando en el momento de la captura . All se tienen datos de control sobre
la informacin contenida, como es el caso de: nmero de registros, total de dbitos,
total de crditos, observaciones, la identificacin de quien grab la informacin y el
indicador de si est descuadrado no.

Cartula DOCUMENTO 1

- Totales de DOCUMENTO 2
control LOTE
- Quin Grab DOCUMENTO 3
- Fecha
- Observacin DOCUMENTO 4

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Estos lotes de grabacin a la hora de su definicin, se asocian a:

- Un COMPROBANTE DE DIARIO (ingresos, egresos, compras, etc.), que previamente


se ha declarado en el catlogo de comprobantes.

- Un LAPSO, es decir, el ao y mes, donde quedar ubicada la informacin en el


tiempo.

- A una EMPRESA, con el fin de llevar el control por cada una de las empresa
definidas en el catlogo que para este propsito tiene el sistema.

Por lo tanto el esquema mental, que en todo momento el USUARIO DEL CG-UNO,
debe tener en cuenta es el siguiente:



Documento 1

Documento 2
LOTE 1

Documento 3


Comprobante
1


Documento 4

Documento 5
LOTE 2
Documento 6


Documento 7
LAPSO




Documento 8
LOTE 3 Comprobante
Documento 9 2

Con el esquema propuesto, el usuario en cualquier momento puede consultar aspectos


como:

- Dentro de un LAPSO, saber en cualquier momento cuales estn descuadrados, cuales


estn cerrados.

- Ante una verificacin de informacin, llamar el lote, y si es del caso corregirlo,


actualizando simultneamente todos los archivos maestros relacionados, as como las
cifras de control de la cartula definida.

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Los siguientes aspectos funcionales, complementarios al proceso en s de la captura,


han de tenerse en cuenta:

a. Para identificacin de cada lote en el sistema, se utiliza un cdigo de 4 dgitos, que


tiene la siguiente estructura:
xx-xx -----> Identificacin de un lote

Nmero de lote

Tipo de comprobante al que pertenece.

b. El contenido de cada lote, es definido de acuerdo a los criterios del responsable del
sistema contable, y puede corresponder a envos diarios, semanales, decadales o
mensuales

c. As como un LOTE se "abre", tambin se puede "cerrar", operacin sta que requiere
que el total de dbitos y crditos sean iguales. Esta labor de control permite integrar a
la auditora en el proceso de informacin, evitando de esta manera futuras
transacciones sobre LOTES ya cerrados.

d. Esta operacin de cierre se puede realizar tambin sobre lapsos, en cuyo caso
implica el cierre previo de todos los comprobantes y lotes a el asociados. De la misma
manera se puede establecer el cierre a nivel de comprobante, operacin que implicara
el cierre de todos los LOTES asociados.

e. El sistema permite manejar por cada ao, 15 lapsos, de los cuales 12 corresponden
a los meses del ao y los tres restantes, se podran emplear para tener como lapso
independiente los procesos de cierre de fin de ao, dndose as mayor orden y
flexibilidad en la operacin del sistema en el sentido de que al querer retirar un cierre
simplemente lo que se retira es todo lo almacenado en el lapso que para ese propsito
se defini.

f. Los saldos iniciales simplemente son un lapso con un comprobante llamado saldos
iniciales. Este lapso es anterior al inicio del movimiento y es por ello que no se
encontrar una opcin especial de captura. Este manejo permite que en caso de
dificultad en la definicin de los saldos iniciales se puede empezar a grabar adelante
la informacin de los lapsos normales de operacin de la contabilidad.
Posteriormente, cuando se graben los saldos iniciales, el sistema automticamente
efectuar el proceso de actualizacin correspondiente.

g. Cuando el saldo inicial queda en un ao diferente al ao del movimiento, es


necesario tener en cuenta no olvidar ejecutar el proceso de recalculo de saldos
iniciales para reflejarlos como del siguiente ao; el impacto de las modificaciones
hechas en el ao anterior afecta igualmente el comportamiento de los saldos
obligando a hacer los procesos de reclculo de saldos iniciales del ao.

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h. Anualmente y con el objeto de calcular los saldos al inicio de un nuevo ao, se


hace necesario ejecutar un proceso de "recalculo de saldos iniciales", en donde el
sistema calcula los saldos finales de las cuentas de activo y pasivo, y se trasladan
como saldos iniciales del nuevo ao. Este proceso es independiente de si se han
reportado transacciones o no, en ese nuevo ao, y por lo tanto, se puede ejecutar
cuantas veces sea necesario, cada que se modifiquen los saldos finales del ao
inmediatamente anterior.

i. No hay obstculo alguno para que el sistema mantenga en lnea el nmero de aos
que se deseen; el parmetro que incide directamente en esta decisin es el espacio
disponible en disco.

j. Existe el proceso de "DESCONECCION DE ARCHIVOS" a nivel de lapsos, que permite


dejar solamente disponibles para consulta los saldos eliminando el movimiento del
disco duro. Esto permite obtener estados financieros comparativos con lapsos ya
desconectados.

k. Complementario al punto anterior, existe tambin el proceso de "DESCONECCION


DE ARCHIVOS" a nivel de aos, que implica la desaparicin de los acumulados a nivel
de lapsos que en el sistema se puedan tener.

Para entender mejor la rutina que debe seguir las personas encargadas de operar el
sistema, se ha definido el siguiente esquema de operacin que resume los 3 pasos a
seguir:

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PASO 1

Creacin de la cartula, osea
declaracin de los lotes de
grabacin, asocindolos a un
comprobante, lapso y empresa.


PASO 2

Captura del movimiento sobre
los lotes declarados.


PASO 3

Generacin de diferentes
consultas, informes y estados
financieros sin necesidad de
hacer ningn proceso intermedio
de acumulacin porque se
trabajan en lnea.

El men GESTION DE TRANSACCIONES presentado permite llevar a cabo todas las


operaciones planteadas en el anterior esquema.

La forma como a travs de este men se ejecutan los pasos planteados en el numeral
3.3, es la siguiente:

PASO 1:
Opciones 1 a 3, que definen los aos contables, los lapsos y la cartula del lote a
grabar.

PASO 2:
Opcin 4, que permite capturar el movimiento actualizando en lnea los archivos
maestros del sistema.

PASO 3:
Opciones 5 a 9, que permite hacer diferentes tipos de consultas sobre la informacin
grabada, y que se pueden clasificar en dos categoras:

CATEGORIA 1: (opcin 5)
Verificacin del estado de grabacin de los diferentes documentos; en aspectos
como: Cuales lotes estn descuadrados?, Cules faltan por contabilizar? Cules faltan
de acuerdo al consecutivo?, generalmente consultas de registros o documentos
especficos.

CATEGORIA 2: (opciones 6 a 9).


Aprovechamiento contable, financiero y administrativo de la informacin, que
permiten ver los mismos libros auxiliares desde diferentes puntos de vista. Es
importante tener en cuenta, que si el caso particular de la empresa donde se est
aplicando el CG-UNO, lo amerita, es necesario considerar como parte del paso 3, las

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operaciones que tienen que ver con las opciones 10 a 12, de gestin de transacciones,
que hace referencia a: interfaces con otros sistemas, ajustes por inflacin y ajustes por
diferencia en cambio, cuando se realizan por el sistema, transacciones en moneda
extranjera.

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Actualizacin de aos contables


El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes aos o
periodos contables en los cuales se har el registro y generacin de informes y
transacciones contables.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 1 el usuario deber diligenciar la siguiente informacin:

Explicacin de campos de aos contables


Ao:
Cdigo correspondiente a los dos ltimos dgitos que se est trabajando.

Descripcin:
Campo alfanumrico de 15 posiciones, que aparecer en las diferentes consultas del
sistema, adems de los diferentes informes contables y financieros, en los que sea

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necesario escribir el ao contable.

Fecha inicial:
Campo numrico de 6 posiciones, en formato ao, mes, da (AAMMDD), que indica
la fecha a partir de la cual, se inicia el ao contable que se est creando.

Fecha final:
Campo numrico de 6 posiciones, en formato (AAMMDD), que indica la fecha hasta
la cual, llega el ao contable que se est creando.

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Cancelacin de cuentas de resultado


El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer en un comprobante
automtico y previa elaboracin de la nota contable de cierre, la cancelacin de las
diferentes partidas y registros contables de las cuentas de resultado.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 4 se despliega un formato de pantalla con la explicacin del


proceso. A continuacin de este se debe capturar el lote y documento contables en los
cuales se contabilizaran los registros de cancelacin de cuentas.

Procedimiento para el cierre contable anual


Si la empresa maneja inventario peridico o promedio, se debe hacer el juego de
inventarios requerido en el balance antes del proceso de cierre crear cuenta 61 costo
de ventas y auxiliares para contabilizar el inventario inicial y final.

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Si el manejo del inventario es permanente, tener en cuenta la aplicacin de la cuenta


7,

costo de produccin la cual debe quedar en cero. Ejemplos:

CUENTA 14 CUENTA 61
==================== ======================
| xxx xxx |

Cancelacin del inventario inicial (Diciembre del ao anterior).

CUENTA 14 CUENTA 6
===================== ======================
xxx| | xxx

Contabilizacin del inventario final (Diciembre del ao corriente)

Contabilizar la Utilidad o prdida del ejercicio - resultado del dato que arroja el
estado de Ganancias y Prdidas en su aviso: DIFERENCIA DE CUENTAS DE
RESULTADO- de la siguiente manera:

SI HAY UTILIDAD UTILIDAD DEL EJERCICIO


CUENTA 590505 CUENTA 3605
==================== ======================
xxxxxx| | xxxxxx

SI HAY PERDIDA UTILIDAD DEL EJERCICIO


CUENTA 590505 CUENTA 3610
==================== =======================
|xxxxxx xxxxxx |

Contabilizar Imporenta as:

CUENTA IMPORENTA UTILIDAD DEL EJERCICIO


(PASIVO) CUENTA 240405 CUENTA 3605
==================== =======================
|xxxxxx xxxxxx |

Contabilizar la Reserva legal as:

RESERVA LEGAL UTILIDAD DEL EJERCICIO


CUENTA 330505 CUENTA 3605
==================== =======================
| xxxxxx xxxxxx|

Traslado de la retefuente por cobrar as:

RETEFUENTE POR COBRAR IMPORENTA

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CUENTA 135515 CUENTA 240405


==================== =======================
| xxxxxx xxxxxx|

NOTA: Cuando pida beneficiario contabilizar al movimiento a la Direccin de


Impuestos y aduanas Nacionales.

Crear un lapso 13, con descripcin cierre, fecha inicial AAMM31 y fecha final
AAMM31. (programa CG02021). Por ejemplo: Fecha inicial 991231, fecha final
991231

Se debe crear un comprobante de diario denominado Cierre, en caso de que no exista


crearlo (programa CG01071).

Crear un lote de cierre en el lapso 13, usando la informacin anterior


(programa CG02031).

Hacer backup de los archivos de datos.

Ejecutar el proceso CG02014, para cancelar las cuentas de resultado.

Nota: Lea cuidadosamente la siguiente leyenda: Este proceso genera


automticamente un comprobante, la contrapartida de todos estos movimientos se
registrar en la cuenta de ganancias y perdidas o patrimonio donde se desea notificar
la utilidad prdida del ejercicio. Si es del caso, se pueden generar varios
comprobantes de cierre. Un comprobante tambin puede ser retirado en su totalidad
utilizando una de las opciones del men de mantenimiento del sistema.

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Reclculo de Saldos Iniciales


El objetivo de este programa es trasladar los saldos finales de las cuentas de balance
de un ao, como saldos iniciales del siguiente periodo contable. Este proceso se debe
ejecutar cada vez que se cierra un ciclo contable de un ao, o que estando en el
siguiente ciclo anual se hacen modificaciones o registros de transacciones en el
periodo anterior.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 5 el sistema presenta los siguientes formatos de pantalla con
la explicacin del proceso:

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Actualizacin de lapsos contables


El objetivo de este programa es permitir al usuario definir los diferentes periodos o
meses del ao, acorde con las polticas y manejo contable de la empresa, para la
acumulacin de las transacciones y la generar de los diferentes reportes, estados
financieros y dems informes contables.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 1 se debe diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de campos de lapsos contables


Ao Contable:
Dos ltimos dgitos del ao contable, que se est trabajando.

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Perodo (mes):
Nmero entre 1 y 12, que indica el mes al cual pertenece el lapso a declarar.

Descripcin:
Campo alfanumrico de 15 posiciones que aparecer en las diferentes consultas del
sistema, adems de los diferentes informes contables y financieros, en donde sea
necesario especificar el lapso.

Fecha Inicial:
Campo numrico de 6 posiciones en formato (AAMMDD), que indica la fecha a
partir del cual se inicia el lapso (AO-MES) que se est creando.

Fecha Final:
Campo numrico de 6 posiciones en formato (AAMMDD), que indica la fecha hasta
que llega el lapso (AO-MES) que se est creando.

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Cierre de lapsos contables


El objetivo de este programa es cerrar un lapso o periodo contable, por ejemplo un
mes, de tal forma que no se permite hacer el registro, modificacin o retiro de
transacciones, salvaguardando de esta la integridad de la informacin contable.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 4 se debe diligenciar los siguientes campos:

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Actualizacin de comprobantes y/o lotes


El objetivo de este programa es permitir al usuario crear las cartulas de los tipos de
comprobantes en donde se resumen y acumulan las transacciones por registro y cada
tipo de documento capturado.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 1 se debe diligenciar los siguientes campos:

Explicacin de campos en actualizacin de comprobantes / lotes


Lapso:
Campo numrico de 4 posiciones, que contiene el ao y el mes, en formato AAMM,
al que pertenece el lote de grabacin que se est creando.

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Empresa:
Campo alfanumrico de dos posiciones, previamente creado en el catlogo de
empresas y al cual pertenecen todas las transacciones del lote.

Centro de Utilidad:
Campo alfanumrico de dos posiciones, previamente creado, y que indica el C.U. al
que pertenece el lote de grabacin que se est creando.

Tipo de comprobante:
Cdigo alfanumrico de dos posiciones, previamente definido en el catlogo de
comprobantes, y al cual pertenecen el lote que se est creando.

Nmero:
Nmero consecutivo del lote de grabacin, dentro de la numeracin que se lleva para
cada tipo de comprobante.

Fecha:
Campo numrico de 6 posiciones, en formato (AAMMDD), que indica el ao, el mes
y el da en el que se realiz la grabacin.

Grabado por:
Tres iniciales del nombre de la persona, que es la responsable de la grabacin de lote.
Por Ej.: F.R.T, para definir que Francisco Ruiz Trujillo; fue el que grab dicho lote.

Observaciones:
Campo alfanumrico de 30 posiciones en el que se hace una rpida descripcin sobre
los documentos que se van a grabar.

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Consulta de comprobantes / lotes


Simultneamente con la tarea de ingreso de informacin contable, es de comn
ocurrencia el tener que visualizar los totales de grabacin de los restantes lotes que
otros usuarios puedan estar afectando en ese momento. Para lograr esto, es necesario
consultar el catlogo de LOTES, mediante el siguiente procedimiento.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar a la opcin 2 el sistema despliega el siguiente formato de pantalla con el


contenido de la informacin deseada. Se debe digitar previamente los campos
relativos a los parmetros de seleccin de la informacin:

En la pantalla del ejemplo, se puede ver que el lote No. 02, del comprobante 02, es
sealado en la columna EST, con un (*), indicando de esta manera que se encuentra
descuadrado. As mismo, el lote No. 01, del comprobante 02, tiene el indicador de
estado X, que indica al usuario, que previamente se le hizo la operacin de CIERRE,
por lo que no es posible volver a reingresar transacciones, a menos que se vuelva a
reabrir.

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Cierre de comprobantes / lotes


El objetivo de este programa es cerrar un lote o comprobante contable, de tal forma
que no se permite hacer el registro, modificacin o retiro de transacciones,
salvaguardando de esta la integridad de la informacin.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 4 se debe diligenciar los siguientes campos:

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Captura de Transacciones
El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer el registro o grabacin de las
diferentes transacciones contables resultantes de los documentos de compras, ventas,
etc. Es recomendable que el usuario clasifique los documentos a registrar por
empresa, centro de utilidad y comprobante para tener concordancia y agilidad en la
operacin.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Habiendo escogido la opcin 1, captura, el usuario es interrogado sobre los datos, que
definen la cartula del lote, sobre el que se va a grabar, y que se supone ya se ha
definido de acuerdo a lo explicado en el en la creacin de Comprobantes y lotes.

Si el lapso, que corresponde al ao-mes, que se entra en el formato AAMM, no se ha


definido en el catlogo de lapsos, aparece el mensaje: "Lapso contable no catalogado"

Si el lapso, se ha cerrado, implicando esta operacin el cierre de todos sus lotes, sale
el siguiente mensaje: "Lapso contable cerrado"

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24 GESTION DE TRANSACCIONES

Si el cdigo de la empresa citado no est definido en el catlogo de empresas, sale el


mensaje: "Empresa no catalogada"

En idntica forma, si el centro de utilidad, no est definido en el catlogo de centros


de utilidad, sale el mensaje: "C.U no catalogado"

Si el comprobante no est definido en el catlogo de comprobantes, sale el mensaje :


"Cbte. no catalogado"

Por ltimo, si la combinacin Lapso + Empresa + Centro de utilidad + Comprobante


+ Lote, que define la cartula del movimiento a grabar, no se ha definido en el
catlogo de COMPROBANTE Y/O LOTES, sale el mensaje: "Comprobante o lote no
catalogado"

Si el lote, se ha cerrado por efectos de seguridad en el sistema, el siguiente mensaje es


mostrado: "Comprobante cerrado"

Se debe tener especial cuidado de que al empezar, deben estar en ceros, los
indicadores de nmero de registros, total dbitos, total crditos

El campo de "grabado por", generalmente se asocia a las 3 iniciales del nombre de la


persona que ha grabado el LOTE.

EL campo de observaciones, generalmente hace referencia, al tipo de documento y


consecutivos all almacenados.

Despus de que se ha confirmado con S (si), de que ese si es el lote con el que se
desea trabajar, se pregunta al usuario, por el tipo de documento, nmero de
documento y fecha, tal como se ve a continuacin.

El tipo de documento que se cite, debe estar previamente definido en el catlogo de


documentos, en caso de que esto ocurra, sale el mensaje : "Dcto. no catalogado".

El usuario no tiene acceso a los campos: LAPSO, EMPRESA, CBTE, CENTRO DE


UTILIDAD, que identifica el LOTE sobre el que se est trabajando. Los campos de
DEBITOS Y CREDITOS, van indicando en todo momento el total del LOTE y no el del
documento.

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Es posible en este momento, con (F2) , consultar los documentos catalogados.


Presionando la tecla F3, consulta las transacciones.

La fecha debe entrarse en formato AAMMDD. Si esta es ilgica, es decir, se presentan


situaciones como: mes mayor a 12, da mayor a 31, sale el mensaje: "Fecha invlida"

Si la fecha no est comprendida en el rango cobijado por el lapso que est trabajando,
sale el mensaje : "Fecha no est en el rango del lapso", como prevencin, pero deja
continuar con la grabacin del movimiento.

El usuario, es interrogado por la cuenta contable que va afectar en la transaccin.

En caso de no saber el cdigo de la cuenta, el plan contable, se pueden consultar con


(F2).

El sistema solamente permite afectar cuentas que estn definidas en el plan contable
como de detalle.

En caso de que el cdigo de cuenta citado, no est en el plan contable, el siguiente


mensaje es mostrado al usuario: "Cuenta no catalogada"

El sistema va mostrando en la parte inferior de la pantalla, las descripciones de la


cuenta, cuenta padre y beneficiario.

Si la cuenta citada, tiene definido el indicador de BENF (beneficiario), el usuario en


el caso de que no tenga la identificacin del beneficiario, puede consultar el catlogo
de beneficiarios alfabticamente, por cdigo por nit, tal como se muestra a
continuacin presionando la tecla F2.

Si el beneficiario no existe en el catlogo que para este propsito se tiene en el


sistema, sale el mensaje: Beneficiario no existe (Se cataloga <S/N>? """"

En caso de respuesta afirmativa, se inicia la captura de la informacin necesaria para

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26 GESTION DE TRANSACCIONES

definir el nuevo beneficiario en el sistema, volviendo finalmente al proceso de captura


de informacin que se llevaba.

Se pregunta por el Centro de utilidad, esto implica que el lote puede estar asociado a
un centro de utilidad, pero que los documentos contenidos en l, se pueden
contabilizar por otro centro de utilidad.

Cuando la cuenta que se est afectando, no est asociada a un cdigo de moneda


extranjera en el plan contable, el sistema asume que la transaccin que se est
realizando es la moneda corriente del pas donde se este utilizando el sistema. Por
otro lado, cuando se tiene encendido el indicador de moneda extranjera, el sistema en
el momento de informar el valor de la transaccin, lo pregunta simultneamente, en la
moneda extranjera y convierte a moneda corriente. Esta es la situacin que se muestra
en la siguiente pantalla.

Dependiendo de los indicadores que la cuenta citada, tenga prendidos en el plan


contable, se pide la informacin adicional necesaria, para afectar todos los
subsistemas que maneja el CG-UNO.

Informacin adicional solicitada cuando la cuenta tiene declarado un destino


asociado: Cuando en el campo del plan contable correspondiente a DEST, se ha
citado un cdigo de destino asociado, se indica la intencin de que cada que se haga
un movimiento contable por esta cuenta, se cargue simultneamente el monto de la
transaccin a una de las componentes que a nivel del detalle se declarado previamente
en el catlogo de DESTINOS. La informacin adicional es la siguiente:

Presionando la tecla F2 consulta los destinos catalogados. En caso de que no exista


tiene la opcin de poder crearlo, digite el cdigo del destino y confirme su creacin.

En el Modulo de Transacciones y en el mdulo de informacin contable, se


encontrarn varios informes que permite aprovechar la informacin adicional
capturada en este punto, al tener disponibles diferentes tipos de consultas y reportes
por CUENTA/DESTINO y DESTINO/CUENTA.

Informacin adicional solicitada, cuando la cuenta tiene declarado el indicador BENF:

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Cuando en el campo del plan contable correspondiente a BENF, se ha digitado un


nmero 1 2, indica que toda transaccin que se haga con esta cuenta necesariamente
se debe cargar a una persona jurdica o natural, previamente creada en el catlogo de
BENEFICIARIOS.

El siguiente es el efecto del valor del campo de beneficiario, cuando es mayor a cero.
Beneficiario 1: Indica que cuando se hagan los procesos de cierre de fin de ao, el
saldo no es afectado y sigue en el prximo perodo contable con el mismo
beneficiario. Caso tpico de las cuentas por cobrar y por pagar.

Beneficiario 2: Indica que cuando se hagan los procesos de cierre de fin de ao, los
saldos son cambiados de beneficiario y quedan reasignados a un beneficiario nico,
que consolida los diferentes saldos que venan hasta el momento de realizar el
proceso de cierre. Caso tpico de este caso son las cuentas de gastos.

Informacin adicional solicitada, cuando la cuenta tiene declarado el indicador DOC:


Cuando se tienen prendidos simultneamente los indicadores del plan contable BENF y
DOC, indican el manejo del saldo del BENEFICIARIO discriminado por documento. Es
por ello que cada que se cargue una nueva cuenta por cobrar o por pagar, se debe citar
el tipo de documento y numero, sobre el que se llevar el saldo. As mismo, cuando se
realice un pago o abono, necesariamente se debe informar los documentos sobre los
que se efectan los pagos.

Se dan dos alternativas para el manejo de la informacin adicional, cuando se


presenta esta situacin.

Alternativa 1: Para transacciones comerciales, en las que el pago de la obligacin se


pacta a un nmero determinado de cuotas iguales, situacin que en el CG-UNO, se
denomina EXPLOSION DE CUOTAS. La pantalla de solicitud de la informacin adicional
es la siguiente:

Alternativa 2: Para transacciones comerciales, en las que el pago de la obligacin se


hace de una vez o por medio de abonos, situacin sta que es la de mayor ocurrencia a
nivel comercial. La pantalla de solicitud de la informacin adicional es la siguiente:

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28 GESTION DE TRANSACCIONES

En modulo de cuentas por cobrar y por pagar se estudiar la forma en que el


CG-UNO, con base en la informacin capturada en este punto, permite realizar una
serie de consultas y reportes, relacionados con este aspecto, de vital importancia en el
control de la empresa.

Informacin adicional solicitada, cuando la cuenta tiene el indicador CHE: Cuando en


el campo del plan contable correspondiente a CHE, se ha digitado un nmero 1, indica
que en el momento de grabar una transaccin contable con esta cuenta
necesariamente, se toma la informacin inicial bsica para realizar posteriormente, la
conciliacin bancaria, cuando llegue el extracto del banco. La informacin adicional
que se solicita para este caso es la siguiente:

Cuando hay incongruencia entre el documento y el tipo de movimiento,


especialmente cuando la cuenta pertenece a un banco o corporacin, se muestra al
usuario el siguiente mensaje:

Es de vital importancia el tener conceptos contables claros, para saber diferenciar si el


tipo documento, es nota dbito o crdito. Desde el punto de vista que para la
contabilizacin sigue el banco, y que tiene naturaleza contable contraria a la que se
maneja en la contabilizacin de la empresa. Vale la pena aclarar que la filosofa de
manejo es conciliacin mensual. En el momento no est considerado el caso de
conciliacin trimestral.

En el modulo de conciliacin bancaria se estudia la forma como se realizan los


posteriores procesos, para realizar la conciliacin bancaria, con base en la
informacin capturada en este punto.

Informacin adicional solicitada cuando la cuenta tiene el indicador de tasa


Iva/Retencin: Cuando en el campo del plan contable correspondiente a TASA DE IVA
O RETENCION: se ha colocado un porcentaje que indica al CG-UNO, que la
informacin citada en esta transaccin se debe tener en cuenta, a la hora de generar
las diferentes relaciones de IVA, RETENCION, as como los dems procesos restantes de
tipo tributario que se realizan al final de ao. La informacin adicional que se solicita
para este caso es la siguiente:

Como se puede ver el sistema con base en el porcentaje declarado en el plan contable,

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 29

efecta el correspondiente clculo del valor base. Este es modificable por el usuario
en el momento de la captura con el fin de entregar cifras redondeadas sin centavos en
los informes. Es importante tener en cuenta, que en caso de aparicin de una nueva
tasa de IVA RETEFUENTE, es necesario crear una cuenta en el plan contable con la
nueva tasa. El campo marcado DOCTO es para registrar documento (factura) y el
nmero, para generar informes por cada beneficiario donde se relacionan las facturas
y la fecha, el valor y la retencin o Iva.

En el modulo Fiscal se estudia la forma como en el CG-UNO, con base en la


informacin capturada en este punto, obtiene los diferentes informes relacionados.

Informacin adicional solicitada, cuando la cuenta tiene el indicador AMORTIZACION:


Cuando en el campo del plan contable correspondiente a AMO, se ha digitado un
nmero 1, indica que toda transaccin que se haga con esta cuenta, est relacionada
con el control de PAGOS ANTICIPADOS, a los cuales es necesario tener en cuenta
cada mes, con el fin de afectar los estados financieros con la parte correspondiente de
amortizacin. La informacin adicional que el sistema solicita en este caso es la
siguiente:

La cuenta, el beneficiario y centro de utilidad citados, son los que posteriormente a la


hora de correr los procesos de diferidos, se tendrn en cuenta para afectar el
movimiento contable.

En el modulo de registros automticos, se estudiar la forma de operacin del


CG-UNO, para que con base en la informacin capturada en este punto, se lleven los
diferentes procesos de amortizacin entre la fecha inicial y la fecha final.

Por ltimo, al usuario se le pide la confirmacin para realizar la actualizacin de


todos los archivos maestros y transaccionales, comprometidos en el asiento contable
que se est grabando en el sistema, por medio de la pregunta:

Es correcto (S/N)?

En caso de respuesta afirmativa, despus de que se actualizan el sistema, el total de


dbitos crditos del lote es actualizado en pantalla . En caso negativo, la
informacin citada en la grabacin del actual registro es olvidada, no se actualiza
ningn archivo.

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30 GESTION DE TRANSACCIONES

Modificacin / Retiro de Transacciones


El objetivo de este programa es permitir al usuario modificar y/o retirar registros de
transacciones capturados en la opcin 1. El sistema permite modificar los registros en
su contenido de valores, detalle y algunos indicadores adicionales. Si se desea
modificar el cdigo de empresa, centro de utilidad, comprobante, lote, cuenta o
beneficiario, se debe retirar el registro y volverlo a capturar.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Para poder llegar a un lote especfico, es necesario informar los parmetros que
formalmente lo definen en el sistema. Es por esto que el usuario es interrogado por el
lapso, empresa, tipo de comprobante y nmero de lote.

Cuando se informan estos campos, el sistema en primer lugar, muestra en pantalla el


estado de la cartula del lote que se acaba de definir. Si el lote, ha sido previamente
cerrado, sale el siguiente mensaje: "LAPSO CONTABLE CERRADO" y el cursor vuelve al
campo del lapso.

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 31

Una vez, se confirma que si es el lote, el usuario es interrogado por cual opcin va a
trabajar; modificacin o retiro.
En este punto vale la pena aclarar, cual es el criterio que se debe tener en cuenta, para
saber cual de las dos opciones se sigue:

Los campos que se pueden modificar directamente son: tipo y nmero de documento,
fecha, detalle y valor. En caso de necesitar modificar un campo diferente a los
anteriormente citados, es necesario retirar el registro y volver a ingresar con la
informacin correcta. La razn tcnica por la que se debe hacer esto es porque los
campos: empresa, centro de utilidad, cuenta y beneficiario, pertenecen a las llaves de
indexacin que el CG-UNO, tiene definidas internamente.

Independientemente de la opcin escogida en el punto anterior, el usuario es


interrogado por el nmero de registro dentro del lote, que se desea modificar retirar.

En caso de no tener idea de cual es el registro a modificar, con la tecla <F3> se


pueden visualizar los diferentes nmeros de registro, en la columna No. REG, de la
pantalla que a continuacin se muestra.

Cuando ya se inform el nmero de registro, una pantalla como la que se visualiza en

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32 GESTION DE TRANSACCIONES

este momento, le permite al usuario iniciar la operacin deseada.

Si se est efectuando la operacin de retiro, de una vez se pregunta al usuario: Si


retira<S/N>?

Si se responde afirmativamente, se actualizan inmediatamente todos los archivos del


sistema comprometidos, incluyendo la cartula del lote al que pertenece el registro.

Ahora, en caso de estar modificando, el cursor se ubica en el campo de tipo y nmero


de documento, y a partir de este campo hacia se puede modificar cualesquiera de los
campos mostrados. Esto ratifica el criterio expresado en el punto 3, sobre cuando
modificar y cuando retirar.

Despus de que el usuario ha terminado de recorrer todos los campos disponibles para
modificacin se le pregunta.

Es correcto <S/N>?

En caso de respuesta afirmativa, el sistema actualiza todos los archivos del sistema
que estn comprometidos con el registro, incluyendo la cartula del lote de grabacin
al que pertenece el registro.

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 33

Consulta / listado por nmero de registro


As como el CG-UNO, permite consultar la informacin con la filosofa de visualizar
la forma como estn los diferentes documentos, tambin es posible, olvidarse de la
incidencia que tienen los documentos, ver la forma real como est el lote, mirando la
conformacin de los diferentes registros. Para llegar a esto, se sigue un procedimiento
semejante a la consulta por documento que consiste en los siguientes pasos:

Despus de que se sabe con exactitud que lote se va a consultar, al saber: el lapso, la
empresa, el centro de utilidad y el nmero de lote. Es posible visualizar en dos formas
diferentes los documentos all contenidos:

Forma 1: Vista general de los registros grabados.

Forma 2: Para un registro especfico, poder consultar la forma como est grabado.

Partiendo del modulo de Transacciones, se escoge la opcin 4, captura y revisin y la


opcin 3 por numero de registro:

Del men Captura y Revisin, se escoge la opcin 3, consulta por nmero de registro,
que inmediatamente pregunta al usuario, sobre los datos necesarios, para definir el
lote de grabacin a consultar. Una vez se ha definido el lapso, la empresa, el centro de
utilidad, el tipo de comprobante y el lote, es mostrada en pantalla el estado actual de la
cartula.

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34 GESTION DE TRANSACCIONES

Despus de que el usuario a confirmado, de que este si es el lote a consultar, se


muestra en pantalla los totales de los diferentes documentos registros digitados por el
usuario en el momento de la grabacin.

En este momento, si el usuario no desea consultar ningn registro, con la tecla <ESC>
se puede devolver al men inicial. Ahora, si se desea ver algn registro especfico,
basta con informar su nmero.

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 35

Consulta / listado de Transacciones por


documento
Despus de que se sabe con exactitud que lote se va a consultar, al saber: el lapso, la
empresa, el centro de utilidad y el nmero de lote. Es posible visualizar en dos formas
diferentes los documentos all contenidos:

Forma 1: Vista general de los documentos grabados.

Forma 2: Para un documento especfico, poder consultar las contrapartidas que lo


conforman. Para lograr lo anterior, se debe seguir el siguiente procedimiento:

Partiendo del modulo de Transacciones, se escoge la opcin 4, trates por


comprobante, que tal como se muestra en el grfico:

Del men Captura y Revisin, se escoge la opcin 4, consulta por nmero de


documento, que inmediatamente pregunta al usuario, sobre los datos necesarios, para
definir l los lotes de grabacin a consultar. Una vez se ha definido el lapso, la
empresa, el centro de utilidad, el tipo de comprobante y el lote, es mostrada en
pantalla el estado actual de la cartula.

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36 GESTION DE TRANSACCIONES

Despus de que el usuario ha confirmado, de que este si es el lote a consultar, se


muestran en pantalla los totales de los diferentes documentos.

En este momento, si el usuario no desea consultar ningn documento, con la tecla


<ESC> se puede devolver al men inicial. Ahora, si se desea ver algn documento
especfico, basta con informar: el nmero de comprobante y lote, el tipo de
documento y su correspondiente nmero. Para llegar a la siguiente pantalla, que por
ejemplo, en el caso particular consultemos el RC-00045:

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 37

Por ltimo, el usuario tiene la opcin de finalizar la consulta presionando la tecla


Enter.

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38 GESTION DE TRANSACCIONES

Listado de comprobantes contables


El objetivo de este programa es permitir al usuario imprimir a partir de los
comprobantes/ lotes y documentos registrados, el comprobante contable en el cual se
resumen y consolidan las transacciones de un grupo de documentos en particular.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 7 el usuario deber diligenciar los campos relativos a los
parmetros de seleccin y ordenamiento de la informacin:

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GESTION DE TRANSACCIONES 39

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40 GESTION DE TRANSACCIONES

Auditoria de documentos
Complementariamente a lo estudiado en la gestin de comprobantes donde se analiz
el estado de los lotes de grabacin, en esta oportunidad se aprovechan an ms los
recursos del sistema para llegar a realizar las labores de auditora sobre los
documentos.

Consulta documentos descuadrados


El objetivo de este programa es permitir al usuario conocer cual son los documentos
que no cumplan con el principio de partida doble de la contabilidad, de tal forma que
se permita identificarlos y analizar el estado particular de las diferencias.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 1 el usuario deber diligenciar los campos relativos a los
parmetros de seleccin de la auditoria:

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 41

El sistema hace una bsqueda sobre los registros seleccionados y presenta en un


formato de pantalla los que tengan diferencias en las sumatorias dbitos y crditos:

El usuario puede seleccionar un registro en particular para conocer el contenido del


documento y poder determinar con precisin los asientos faltantes o errados:

Una vez determinada la diferencia, se debe hacer uso de los programas de captura
para ajustar las diferencias y corregir los registros de los documentos.

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42 GESTION DE TRANSACCIONES

Consulta documentos faltantes


El objetivo de este programa es permitir al usuario detectar y conocer cuales son los
documentos que faltan en el orden consecutivo de numeracin, para un tipo de
documento en particular o todos, dentro de los parmetros de seleccin de un lapso,
empresa, cu, comprobante y lote especficos.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

De acuerdo a lo anterior es posible hacer consultas consolidadas en el mbito de


empresas y tipo de comprobante, dando <ENTER>, o en caso contrario, especifica
para una empresa y tipo de comprobante dado.

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GESTION DE TRANSACCIONES 43

En esta pantalla se presentan las numeraciones inicial y final por cada tipo de
documento faltantes.

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44 GESTION DE TRANSACCIONES

Libros auxiliares por cuenta / beneficiario


Como parte del trabajo cotidiano en contabilidad, est el consultar desde diferentes
puntos de vista, las trates registradas entre dos lapsos seleccionados. Las alternativas
de consulta que presenta el CG-UNO, para visualizar los libros auxiliares son:

POR BENEFICIARIO

POR DESTINO I N F O R M A C I O N

POR CUENTA
C O N T A B L E

Consulta por empresa


Este programa permite consultar todas transacciones imputadas a un beneficiario
independientemente de las cuentas contables en donde han sido contabilizadas. Esta
opcin es de gran utilidad a nivel de auditora para conciliacin de cuentas con
personas jurdicas o naturales, que por razn de sus actividades son acreedores y
proveedores simultneamente, implicando este proceso observar el comportamiento
de un tercero en toda la contabilidad.

La ruta de acceso a estos programas se puede visualizar en el siguiente menu:

Partiendo del modulo "Gestin de Transacciones", y escogiendo la opcin 6,


"consultas por cuenta beneficiario", se llega al men que presenta ocho alternativas
para consultas de auxiliares, tomando como punto de partida la cuenta y dentro de
cada una de estas los diferentes beneficiarios.

Se escoge la opcin 1, "consulta por empresa". En este momento el usuario es


interrogado por los parmetros necesarios para definir la cuenta, como es el
beneficiario, la empresa, el centro de utilidad y los lapsos (ao, mes) entre los que

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 45

desea trabajar.

Es posible restringir la consulta, a una cuenta en particular, citando el cdigo de


cuenta correspondiente. En caso de necesitar hacerla de manera masiva para todas las
cuentas, se pulsa <ENTER>.

Como en el caso anterior, tambin es posible definir la consulta para un beneficiario


especfico, citando su cdigo de identificacin. En caso contrario, se indica con
<ENTER> que la consulta es para todos los beneficiarios. Si no se tiene el cdigo de
identificacin de un beneficiario, con la tecla <F2> se hace consulta alfabtica sobre
el catlogo de beneficiarios, para investigar el cdigo de identificacin.

Si se tienen varias empresas definidas en el catlogo de empresas, se tiene la opcin


de limitar la bsqueda, a una empresa especfica, citando su cdigo de identificacin.

En idntica forma a las empresas, es posible, limitar o no la bsqueda, a un centro de


utilidad en particular.

Respecto a los lapsos de seleccin inicial y final, si no se han declarado previamente


en el catlogo de lapsos, el siguiente mensaje es mostrado en pantalla:

LAPSO Inicial Invlido ( < ENTER > ) = Contina

Si en el campo de lapso final se da <ENTER>, el sistema asume que la consulta es


solamente para el lapso inicial.

Cuando se inicia la consulta, por cada beneficiario detectado, el sistema muestra en


pantalla, un resumen del movimiento, en moneda corriente como por moneda
extranjera manejada en la cuenta, informando: el saldo anterior, total dbitos, total
crditos y el nuevo saldo (Para el ejemplo mostrado obsrvese con especial atencin
la segunda lnea en dlares).

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46 GESTION DE TRANSACCIONES

El usuario tiene la opcin de poder ver en ese momento, los registros que conforman
el movimiento, dando <ENTER>, en caso contrario con "N", se sigue la consulta de
acuerdo a los parmetros iniciales definidos. A continuacin se muestra la forma en la
que el CG-UNO, detalla los registros de movimiento, que en el momento de la
captura, influyeron en el saldo final obtenido.

En caso de ser necesario, es posible discriminar el contenido de cada registro de


movimiento, citando el lapso (ao, mes) y el nmero de registro indicado en la
pantalla anterior.

A continuacin se muestra el contenido del registro 01 del lapso 200101.

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 47

El sistema continua la consulta en el siguiente beneficiario. En caso de desear


suspender la consulta, con la tecla <ESC> se vuelve al men inicial.

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48 GESTION DE TRANSACCIONES

Listado por empresa


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte del detalle de
las cuentas y sus respectivas transacciones representados en libros auxiliares. El
sistema permite seleccionar una cuenta o un beneficiario en particular, dentro del
contexto de una empresa o todas, y un centro de utilidad en particular o todos. As
mismo se permite seleccionar indistintamente un rango inicial y final a listar.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 2 se debe diligenciar los campos relativos a los parmetros
de seleccin y ordenamiento de la informacin que se desea listar:

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 49

Listado por fechas


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte del detalle de
las cuentas y sus respectivas transacciones representados en libros auxiliares entre un
rango de fechas especfico. El sistema permite seleccionar una cuenta o un
beneficiario en particular, dentro del contexto de una empresa o todas, y un centro de
utilidad en particular o todos.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 3 se debe diligenciar los campos relativos a los parmetros
de seleccin y ordenamiento de la informacin que se desea listar:

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50 GESTION DE TRANSACCIONES

Listado por centro de utilidad


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte del detalle de
las cuentas y sus respectivas transacciones representados en libros auxiliares. El
sistema permite seleccionar una cuenta o un beneficiario en particular, dentro del
contexto de una empresa o todas, y un centro de utilidad en particular o todos. As
mismo se permite seleccionar indistintamente un rango inicial y final a listar. La
presentacin del reporte es detallada e independiente por las transacciones registradas
en cada centro de utilidad.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 4 se debe diligenciar los campos relativos a los parmetros
de seleccin y ordenamiento de la informacin que se desea listar:

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-


UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 51

Listado libro auxiliar por cuenta


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte del detalle de
las cuentas y sus respectivas transacciones representados en libros auxiliares. El
sistema permite seleccionar una empresa y una cuenta o todas las catalogadas, y un
centro de utilidad en particular o todos. As mismo se permite seleccionar
indistintamente un rango inicial y final a listar. Este programa adicionalmente
presenta unas opciones adicionales que permite variar el ordenamiento de la
informacin.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 5 se debe diligenciar los campos relativos a los parmetros
de seleccin y ordenamiento de la informacin que se desea listar:

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52 GESTION DE TRANSACCIONES

Listado por sector / cuenta / beneficiario


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte del detalle de
las cuentas y sus respectivas transacciones representados en libros auxiliares,
ordenado de manera excluyente por cdigo de sector. Siendo este un catlogo que se
asocia directamente al beneficiario, se entiende que solo se presentara la informacin
de las cuentas que tengan activado el indicador de beneficiario y que adicionalmente
este haya sido previamente asociado al catlogo de sectores. El sistema permite
seleccionar un sector o todos, una cuenta especifica, un beneficiario o todos, una
empresa especifica y un centro de utilidad en particular o todos. As mismo se permite
seleccionar indistintamente un rango de fechas inicial y final a listar. Este programa
adicionalmente presenta unas opciones adicionales que permite variar el tipo de
informacin a presentar.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 6 se debe diligenciar los campos relativos a los parmetros
de seleccin y ordenamiento de la informacin que se desea listar:

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 53

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-UNO


54 GESTION DE TRANSACCIONES

Saldos en moneda extranjera


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un listado de libros
auxiliares de una empresa y centro de utilidad especficos, para una cuenta o todas y
un sector o todos, de aquellas cuentas que tienen el indicador de moneda extranjera
activado.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 7 se deben diligenciar los campos relativos a los parmetros
de seleccin de la informacin:

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GESTION DE TRANSACCIONES 55

Listado de movimiento diario


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de libros
auxiliares ordenado por fecha, para una empresa en particular, uno o todos los centros
de utilidad, una o todas las cuentas y dentro de un rango de seleccin de rangos
especifico.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 8 el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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56 GESTION DE TRANSACCIONES

Consulta de libros auxiliares por Beneficiario /


Cuenta
El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de las
transacciones registradas en un beneficiario en particular o todos, para una cuenta en
particular o todas.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 1 se deben diligenciar los campos relativos a los parmetros
de seleccin de la informacin:

Es posible restringir la consulta, a un beneficiario en particular, citando su cdigo de


identificacin correspondiente. En caso de necesitar realizar la consulta de manera
masiva, se indica con <ENTER>. Si no se tiene el cdigo de identificacin, con la
tecla <F2> , se puede realizar la bsqueda sobre el catlogo de beneficiarios.

En idntica forma, al numeral anterior se puede restringir la consulta a una cuenta, a


una empresa, y a un centro de utilidad particular, citando el cdigo especfico de

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 57

identificacin dando <ENTER>, para hacerla globalmente.


Cuando no se indica lapso final, se supone que la consulta se va realizar nicamente
para el lapso inicial informado.

Cuando se inicia la consulta, muestra en primer lugar, por cada cuenta detectada: el
saldo anterior, los dbitos, los crditos y el saldo final, tanto en moneda corriente
como en moneda extranjera, si es que para el caso particular de esa cuenta se ha
declarado.

El usuario tiene la opcin de poder ver en este momento, los registros que conforman
el movimiento dando <ENTER>, en caso contrario con "N", se sigue la consulta de
acuerdo a los parmetros iniciales definidos. A continuacin se muestra la forma en la
que el CG-UNO, detalla los registros de movimiento, que en el momento de la
captura, influyeron en el saldo final obtenido.

En caso de ser necesario, es posible discriminar el contenido de cada registro, citando


el lapso (ao, mes) y el nmero de registro indicado en la pantalla. A continuacin se
muestra el contenido del registro nmero 02, en el lapso 200101.

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58 GESTION DE TRANSACCIONES

El sistema continua la consulta del saldo en la siguiente cuenta detectada. En caso de


desear suspender la consulta, con la tecla <ESC> se vuelve al men inicial.

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GESTION DE TRANSACCIONES 59

Listado por empresa de libros auxiliares por


beneficiario / cuenta
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar reportes de libros
auxiliares ordenados por beneficiario en una o todas las cuentas en que tenga
movimiento. El sistema permite seleccionar un beneficiario o todos, una cuenta o
todas, una empresa o todas, un centro de utilidad o todos, y un rango especifico de
seleccin de la informacin.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 2 el usuario deber diligenciar los siguientes campos relacionados
con los parmetros de seleccin del reporte:

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60 GESTION DE TRANSACCIONES

Consulta de libros auxiliares por cuenta /


destino
El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de las
transacciones registradas en las cuentas y destinos previamente definidos en el
sistema.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Se escoge la opcin 1, "consulta". En este momento el usuario es interrogado por los


parmetros necesarios para definir la cuenta, el destino, la empresa, el centro de
utilidad y el lapso inicial y final, entre los que se har la consulta.

Es posible restringir la consulta, a una cuenta en particular, citando el cdigo de


cuenta correspondiente. En caso de necesitar de hacerla de manera masiva se pulsa
<ENTER>.

En idntica forma al numeral anterior, se puede restringir la consulta, a un destino,


empresa y centro de utilidad, citando el cdigo especfico de identificacin o dando
<ENTER> para hacerla globalmente.

Cuando no se indica el lapso final, se supone que la consulta se va realizar

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GESTION DE TRANSACCIONES 61

nicamente para el lapso informado en el lapso inicial.

Cuando se inicia la consulta, por cada cuenta, el sistema muestra en pantalla, un


resumen del movimiento, por el destino consultado, se informa: el saldo anterior, el
total dbitos, total crditos y el nuevo saldo.

El usuario tiene la opcin de poder ver en este momento, los registros que conforman
el movimiento, dando <ENTER>, en caso contrario con "N", se sigue la consulta de
acuerdo a los parmetros iniciales definidos. A continuacin se muestra la forma en la
que el CG-UNO, detalla los registros de movimiento que influyeron en el saldo final
obtenido.

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62 GESTION DE TRANSACCIONES

Listado de libros auxiliares por cuenta / destino


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los libros
auxiliares para aquellas cuentas que tienen el indicador de destino activado. El
sistema permite seleccionar una cuenta o todas, un destino en particular o todos, una
empresa y un centro de utilidad o todos y un rango de tiempo especifico.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 2 el usuario debe diligenciar los campos relativos a los
parmetros de seleccin de la informacin:

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 63

Listado de libros auxiliares por cuenta /


destino, por empresa / rangos
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar reportes de libros
auxiliares ordenados por cuenta / destino, dentro de un rango y estado de destinos
especficos.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 3 el usuario deber diligenciar los siguientes campos


relativos a los parmetros de seleccin de la informacin:

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64 GESTION DE TRANSACCIONES

Listado de libros auxiliares por empresa /


cuenta / beneficiario / destino
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar libros auxiliares para
aquellas cuentas que tienen los indicadores de beneficiario y destino activos. El
sistema permite seleccionar una cuenta en particular, un beneficiario o todos, un
destino o todos, para una empresa y centro de utilidad especifico o todos, y dentro de
un rango especficos.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 4 el usuario deber diligenciar los campos relativos a los
parmetros de seleccin de la informacin:

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 65

Consulta de libros auxiliares por destino /


cuenta
El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta de las
transacciones registradas en uno o todos los destinos y en una o todas la s cuentas
asociadas.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Se escoge la opcin 1, "consulta". En este momento el usuario es interrogado por los


parmetros necesarios para definir el destino asociado, el destino, la cuenta, la
empresa, el centro de utilidad y el lapso en el que se har la consulta.

Es posible restringir la consulta, a un destino asociado especfico, citando su cdigo


de identificacin correspondiente. En caso de hacer la consulta de manera masiva se
indica con <ENTER>.

En idntica forma, al numeral anterior se puede restringir la consulta, a un destino, o


una cuenta, a una empresa a un centro de utilidad determinado, basta con indicar su
cdigo de identificacin; en caso contrario, con <ENTER> se indica la intencin de
realizar la consulta globalmente.

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66 GESTION DE TRANSACCIONES

Cuando no se indica el lapso final, se supone que la consulta se va realizar


nicamente para el lapso inicial informado.

Cuando se inicia la consulta, por cada DESTINO, el sistema muestra en pantalla, un


resumen del movimiento, por cada cuenta definida, se informa: el saldo anterior, el
total dbitos, total crditos y el nuevo saldo, tal como se muestra a continuacin para
el destino CA-1001, que corresponde a gerencia, en la cuenta 510506 Sueldos.

El usuario tiene la opcin de poder ver en este momento, los registros que conforma
el movimiento dando <ENTER>, en caso contrario con "N", se sigue la consulta de
acuerdo a los parmetros iniciales definidos. A continuacin se muestra la forma en la
que el CG-UNO, detalla los registros de movimiento, que en el momento de la
captura, influyeron en el saldo final obtenido.

En caso de ser necesario, es posible discriminar el contenido de cada registro de


movimiento, citando el lapso (ao, mes) y el nmero de registro indicado en la
pantalla anterior. El siguiente es el contenido del registro 01 del lapso 200101.

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 67

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68 GESTION DE TRANSACCIONES

Listado de libros auxiliares por destino / cuenta


El objetivo de este programa es permitir al usuario generar los listados de libros
auxiliares para aquellas cuentas que tengan el indicador de destino activado,
organizados por cdigo de destino. El usuario podr seleccionar el destino asociado,
un destino inicial y uno final, una cuenta especifica o todas, una empresa y centro de
utilidad especfico en un rango de tiempo definidos.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 2 el usuario deber diligenciar los siguientes campos


relativos a los parmetros de seleccin de la informacin:

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 69

Listado de libros auxiliares por destino /


cuenta, por niveles
El objetivo de este programa es permitir al usuario generar los listados de libros
auxiliares para aquellas cuentas que tengan el indicador de destino activado,
organizados por cdigo de destino. El usuario podr seleccionar el destino asociado
en particular y un nivel de totalizacion y detalle deseado entre 1 y 4. As mismo se
podr seleccionar una cuenta especifica o todas, un centro de utilidad especficos y un
rango de tiempo definidos.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 3 el usuario deber diligenciar los siguientes campos


relativos a los parmetros de seleccin de la informacin:

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70 GESTION DE TRANSACCIONES

Interfase Automtica
El objetivo de esta opcin es permitir al usuario del CG-UNO, la realizacin de las
siguientes labores de comunicacin de archivos:

Incluir en los archivos transaccionales del sistema contable transacciones que se han
generado por otros mdulos del sistema UNO, tales como inventarios, compras,
ventas, nminas, cte. Vale la pena aclarar que los subsistemas CM-UNO y NM-UNO
envan directamente las transacciones sin pasar por archivos intermedios de interfase.

Igualmente este modulo se utiliza para incluir en los archivos transaccionales del
sistema contable, transacciones contables que se han generado desde software
producido por personas o entidades diferentes a Sistemas de Informacin Empresarial
S. A. y que se han escogido a las especificaciones de diseo de archivos dados en el
CG-UNO.

As mismo se puede exportar desde el CG-UNO lotes de transacciones que se


utilizaran posteriormente para alimentar otros sistemas. Este es el caso de empresas
que teniendo varias sucursales en las que se lleva la contabilidad con el CG-UNO,
necesitan consolidar en la casa matriz.

Para lograr los objetivos anteriores en el CG-UNO, se utilizan dos archivos


secuenciales, llamados CGBATCH1 y CGBATCH2, que debern ser integrados por
cualquier aplicacin que quiera interactuar con el sistema contable.

Cada registro del archivo CGBATCH1 contiene la informacin con los totales del lote o
conjunto de transacciones que a su vez deben estar discriminadas una a una en los
registros del archivo CGBATCH2. Por cada lote que se enve debe venir un registro en
el CGBATCH1 y tantos registros en el CGBATCH2 como transacciones (dbitos y
crditos de las diferentes cuentas) tenga dicho lote.

El Modulo de transacciones, opcin A interfase automtica sirve de apoyo para


realizar todas las actividades de interaccin con los archivos CGBATCH1 y CGBATCH2,
a este men se llega tecleando la opcin A del men de "Gestin de Transacciones".

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 71

Consulta
Despus de haber copiado en el directorio de datos, los archivos CGBATCH1 y
CGBATCH2, y antes de que sean incluidos dentro del movimiento contable, la primer
inquietud es consultar o listar, el contenido de estos archivos.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 1 se debe informar la extensin del CGBATCH debido a que el CG-
UNO adems de la extensin DAT, permite para los archivos CGBATCH1 y CGBATCH2
tener archivos con extensin diferente como sera el caso de CGBATCH1.ROL y
CGBATCH2.ROL u otras terminaciones que defina el usuario.

El valor sugerido es DAT, pero puede ser modificado de acuerdo a la terminacin


utilizada.

De acuerdo al valor de los parmetros acabados de informar, el sistema accesa los


archivos CGBATCH1 y CGBATCH2. Si a pesar de tener informacin, los parmetros

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72 GESTION DE TRANSACCIONES

dados en el punto 1 y 2 no coinciden con los indicados en el CGBATCH1, la pantalla de


consulta se mostrar vaca, tal como se indica a continuacin:
Si se presenta coincidencia entre los parmetros dados con los contenidos en el
CGBATCH1, inicialmente se muestran las cartulas de los lotes incluidos

En caso de querer consultar la secuencia de registros de grabacin contenidas en las


cartulas de los lotes, acabadas de mostrar, se indican los valores de la primer
columna de la anterior pantalla. En el caso que se est estudiando, la situacin sera:

Tipo de comprobante = 01 y Nro. de Lote = 01

El lote de grabacin que se est consultando, se ira mostrando en tandas 8 registros.

Nota: Hasta este momento la informacin contenida en los archivos CGBATCH1 y


CGBATCH2, no est incluida dentro de los archivos transaccionales del CG-UNO. Para
lograr esto, se debe ejecutar el proceso de actualizacin que se explica a continuacin.

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 73

Proceso de Actualizacin
El objetivo de este programa es permitir al usuario, una vez se han
copiado los archivos de
interfase CGBATCH1 y CGBATCH2, incluir el de estos en los archivos transaccionales
del sistema contable CG-UNO, quedando esta informacin finalmente como un lote
de registros que pertenece a un comprobante y un lapso (ao-mes).

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Partiendo del men "Interfase Automtica", se escoge la opcin 3 "Proceso de


Actualizacin", en este momento es mostrada la siguiente pantalla explicativa del
proceso.

Es de vital importancia entender, que la opcin de actualizacin solo se debe ejecutar


bien sea para obtener listados con las inconsistencias detectadas (cuenta no existe,
transaccin no es dbito ni crdito, etc.) o en su defecto, para llevar a cabo la
actualizacin de los saldos contables.

Otros aspectos importantes a tener en cuenta por parte del usuario, es que no existe

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74 GESTION DE TRANSACCIONES

una opcin para corregir directamente sobre los archivos de interfase CGBATCH1 y
CGBATCH2 un registro especfico; simplemente se considera que esa inconsistencia, si
la hay, debe ser corregida directamente en el sistema que gener esos archivos. Si el
proceso se ejecuta con opcin de actualizacin, el sistema proceder a actualizar
todos los registros libres de inconsistencias; si se detecta alguno con inconsistencia no
se actualizar. Ahora, si el nmero del lote que se le asign a los registros del archivo
(s) de interfase ya existe creado en el sistema contable, ningn registro asociado o
perteneciente a ese lote, se actualizar, y todos se consideran como inconsistentes.

El usuario es interrogado, por la opcin de proceso y si actualiza o no beneficiarios:

Lo normal es que se ejecute el proceso, en primer lugar con la opcin 0, todas las
veces que sea necesario hasta depurar totalmente las inconsistencias explicadas.

Ante la posibilidad de tener simultneamente varios archivos CGBATCH, se pregunta


por la extensin del archivo. El valor sugerido es DAT, pero este se podr cambiar de
acuerdo a la terminacin utilizada.

Con el fin de definir el archivo donde se ubicarn las inconsistencias que se puedan
encontrar al ejecutar el proceso, el usuario se le sugiere el nombre del listado
CG02031.P01, que puede ser modificado en su terminacin para conservar archivos
de inconsistencias anteriores.

Por ltimo, se pide confirmacin final para arrancar propiamente el proceso.


Si el proceso se ha indicado con actualizacin, y no hay problemas, los archivos
CGBATCH1 y CGBATCH2 son borrados. En caso problemas sale el siguiente mensaje:

** SE ENCONTRARON INCONSISTENCIAS **

Ante esta situacin, el usuario realizar las siguientes operaciones:

- Por el modulo A, se consultarn las inconsistencias del archivo CG02031.P01, o


cualquier otro nombre informado utilizando el programa de visualizacin de
archivos.

- Para la depuracin de las inconsistencias, a lo mejor sea necesario salir


temporalmente del programa contable y volver a revisar aspectos funcionales del

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 75

programa que gener los archivos CGBATCH1 y CGBATCH2.

Cuando la cuenta contable que se actualiza requiere cdigo de beneficiario nuevo. El


sistema procede a actualizar el catlogo de beneficiarios de acuerdo al contenido de
los archivos CGBATCH

El sistema no permite bajo esta opcin, actualizar registros que muevan cuentas que
tienen el indicador de "Amortizacin Automtica" encendido.

Es recomendable, as no se hayan presentado inconsistencias, verificar la


contabilizacin correcta desde el programa CG02043, sobre todo en procesos de
interfase que se estn implementando o han sufrido un cambio reciente.

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76 GESTION DE TRANSACCIONES

Generacin para Transmisin


Este proceso denominado "Generacin de Transmisin" tiene su principal aplicacin
cuando se tiene una copia del sistema en una sucursal y se desea trasladar todas las
transacciones capturadas en esa sucursal para que sean incorporadas a base de datos
central ubicada en una oficina principal, se debe recurrir a esta opcin para su
consolidacin. De esta manera se est evitando doble captura de la informacin
contable y se est garantizando la integridad de los datos tanto en la oficina principal
como en la sucursal.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Del men Interfase automtica, se escoge la opcin 4 "Generacin para transmisin",


que a su vez muestra la siguiente pantalla de aviso:

El sistema da dos alternativas para seleccionar la informacin a exportar. En primer


lugar se tiene la oportunidad de dar un lote especifico de un comprobante, como el
caso que se muestra a continuacin:

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 77

Una vez se ha identificado plenamente el lote a enviar, al definir el lapso, la empresa,


el centro de utilidad, el tipo de comprobante y el nmero del lote, el proceso genera
los archivos para transmisin. Es de anotar que si el lote a exportar, se encuentra
descuadrado, el proceso saca mensaje de error y es suspendido.

La segunda alternativa, consiste en la generacin simultnea dentro de los mismos


archivos CGBATCH, de los lotes grabados entre dos fechas.

Despus de haber informado los parmetros mediante lo que se definen los lotes a
exportar el sistema pide confirmacin de la validez en la informacin que se acaba de
dar. En caso de respuesta negativa el proceso es suspendido.

Antes de empezar a generar propiamente los archivos de interfase CGBATCH1 y


CGBATCH2, se pregunta por la extensin de los archivos CGBATCH1 y CGBATCH2

Esto quiere decir que cuando la situacin normal en la que se trabaja con las
extensiones DAT, para tener CGBATCH1.DAT y CGBATCH2.DAT; se queda corta ante la
gran cantidad de exportaciones que es necesario realizar. El CG-UNO da la
oportunidad de trabajar con extensiones diferentes a DAT, para tener por ejemplo:

CGBATCH1.001 y CGBATCH2.001
CGBATCH1.ROL y CGBATCH2.ROL

Por ltimo se pide la confirmacin final para arrancar propiamente el proceso.

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78 GESTION DE TRANSACCIONES

Ajustes por Inflacin


Las empresas en Colombia estn obligadas desde el ao 1.992 a aplicar los ajustes
integrales en sus estados financieros. El sistema de ajustes integrales pretende que los
estados financieros tiendan a reflejar la situacin econmica real de las empresas y
que el impuesto sobre la renta se establezca sobre bases ms reales y equitativas.

Se entiende por PAAG Anual el porcentaje de ajuste del ao gravable el cual ser
equivalente a la variacin porcentual del ndice de precios al consumidor para
ingresos medios elaborado por el DANE, registrado entre el 1o. de diciembre del ao
inmediatamente anterior y el 30 de noviembre del respectivo ao.

Se entiende por PAAG Mensual el porcentaje de ajuste del mes el cual ser
equivalente a la variacin porcentual del ndice de precios al consumidor para
ingresos medios elaborado por el DANE registrado en el mes inmediatamente anterior
al mes objeto del ajuste.

El procedimiento para calcular los ajustes por inflacin sobre los estados financieros y
las opciones incorporadas en el sistema, permiten realizar estos ajustes en forma
mensual en forma anual.

No todas las cuentas son sujetas de ajuste. Se ajustan los denominados activos no
monetarios (inventarios, activos fijos, etc.), pasivos no monetarios, el patrimonio, las
cuentas de resultado y las cuentas de orden no monetarias. De hecho no tiene sentido
ajustar los denominados activos monetarios como la caja o los saldos bancos.

Normalmente la contrapartida de esos valores dbitos y/o crditos a ajustar se llevan a


la cuenta denominada "Correccin Monetaria".

Para poder que el sistema realice esos clculos en forma automtica, exige identificar
claramente las cuentas a debitar y acreditar en cada caso detallando la cuenta
cuentas que se utilizarn como base para calcular el saldo o acumulado sobre el cual
se aplicar el factor PAAG, con el cual finalmente se calcular el valor del asiento
contable. Para la identificacin completa de cada uno de esos asientos se utiliza un
catlogo denominado "Cuentas a Ajustar" que debe estar actualizado antes de ejecutar
los procesos mensuales y/o anual.

Con el fin de dar al usuario una idea clara de las diferentes operaciones que se deben
realizar en el sistema para realizar los ajustes por inflacin, se ha dividido en cuatro
fases todo el procedimiento.

Definicin inicial en el plan contable, de las nuevas cuentas sobre las que se reflejarn
los ajustes por inflacin.

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 79

Definicin de los parmetros de clculo sobre los que se basar la obtencin de los
ajustes por inflacin.
Aplicacin de los procesos de ajuste, bien sea mensual o anualmente, para que como
fruto de este se obtenga un nuevo lote de transacciones que reflejan los ajustes por
inflacin. Grficamente la situacin sera:



Parmetros de Clculo Movimiento Generacin de un lote
en Ajustes por > Contable > de transacciones que
inflacin Normal muestran el efecto de
los ajustes por
inflacin

El men de apoyo, para realizar las operaciones que se acaban de plantear es el


siguiente:

Inicialmente se deben crear en el plan contable, las cuentas donde se van a reflejar los
ajustes por inflacin; se recomienda crear dentro de cada grupo de cuentas sujetas a
ajuste una especfica para ese fin. De hecho se requiere de una cuenta de una cuenta
de resultado, denominada "Correccin Monetaria" cdigo del PUC 47 y que a su vez
puede estructurarse con otras cuentas padres o de acumulacin con sus respectivas
cuentas de detalle en donde se reflejaran las contrapartidas de esos ajustes.

A continuacin se muestran varios ejemplos de como pueden ser estas cuentas; pero
ser el contador de la empresa, el que de acuerdo a su criterio, defina concretamente
cuales sern las cuentas sobre las que finalmente se reflejaran los ajustes por
inflacin.

He aqu un ejemplo de estructuracin de las cuentas en ajustes por inflacin.

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80 GESTION DE TRANSACCIONES

Cuenta de Inventarios:

Cuenta de Correccin Monetaria:

Para el manejo de los ajustes por inflacin como mnimo se debe crear
obligatoriamente cuatro (4) cuentas as:

En el Activo:
Cargo por correccin monetaria diferida cdigo 1730 del PUC.

En el Pasivo:
Crdito por correccin monetaria diferida cdigo 2720 del PUC.

En el Patrimonio:

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 81

Revalorizacin del patrimonio cdigo 3405 del PUC.

En las Cuentas de Resultado:


Correccin monetaria cdigo 4705 del PUC.

Es aconsejable que estas cuentas sean mayores (Ttulo), para poder tener la
posibilidad de abrir las auxiliares que se necesitan.
Ejemplo:

Cuenta Mayor: Crdito por correccin monetaria diferida. T Cdigo 1730


Auxiliar: Ajuste por construcciones en curso. Cdigo 173005
Auxiliar: Ajuste por cultivos en proceso. D Cdigo 173010
Cuenta Mayor: Correccin monetaria T Cdigo 4705
Auxiliar: Gastos operacionales de administracin D Cdigo 470575
Auxiliar: Gastos operacionales de ventas D Cdigo 470580

El programa presenta las siguientes opciones:

Si la cuenta que se va ajustar maneja el parmetro de beneficiario, el ajuste lo puede


hacer afectando la misma cuenta y por cada beneficiario, evitando de esta manera la
apertura de cuentas adicionales.

Esta opcin la realiza el sistema cuando el parmetro de beneficiario en el cdigo de


cuentas est marcada con el nmero uno (1). Cuando esta marcada con el nmero dos
(2) el sistema le crea automticamente un beneficiario que se llama "PAAG".

Si el manejo de los ajustes por inflacin los quiere realizar en forma independiente,
entonces, debemos abrir cuentas adicionales. Ejemplo:

Cuenta Mayor: Acciones Cdigo 1205 T


Auxiliar: Industria Manufacturera Cdigo 120520 D
Subcuenta: Ajustes por inflacin Cdigo 120599 T
Auxiliar: Ajustes Industria Manufacturera Cdigo 12059901 D

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82 GESTION DE TRANSACCIONES

Actualizacin de cuentas a ajustar


El objetivo de este programa es permitir al usuario definir una tabla de equivalencias
en la cual se especifica para cada grupo de cuentas, los cdigos de cuentas a debitar, a
acreditar y los registros o grupos de cuenta que se deben considerar para hallar la base
del ajuste.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Como el objetivo es definir los parmetros de clculo en los ajustes por inflacin, se
escoge la opcin 1, que en primer lugar pide al usuario el cdigo de la empresa y el
nmero del asiento, que no es otra cosa en una equivalencia en la cual el usuario
define los cdigos de cuentas a debitar y a acreditar, as como los cdigos de las
cuentas o grupo de cuentas que se desea tomar como base para generar el asiento de
ajuste:

Seguidamente se pide al usuario, definir el estado (A= Activo, S= Suspendido), esto


se hace con el fin de que en un futuro, con solo cambiar el estado de A a S no se
genere el asiento indicado sobre el archivo de transacciones .

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 83

A continuacin se pregunta por la naturaleza del movimiento de correccin monetaria


y las cuentas dbito y crdito, que reflejaran el ajuste por inflacin.

Despus de haber definido el asiento que el CG-UNO aplicar a la hora de hacer los
ajustes por inflacin, lo que sobra es informar que registros cuentas del movimiento
contable normal influirn para poder calcular el ajuste.

Es de anotar, que la razn de tener las opciones I=Incluye y E= Excluye, tiene


fundamentos en el caso de grandes grupos de cuentas, donde lo ms cmodo es
incluir en el registro todo el grupo y seguidamente declarar registros, que excluyan las
cuentas de ese grupo que por diferentes razones no entran en el clculo del ajuste por
inflacin. Para el caso ms sencillo de una cuenta, la respuesta a dar es I.

La siguiente figura refleja una consulta en donde se presentan las cuentas que se
tienen en cuenta para calcular un asiento dentro del comprobante de ajustes por
inflacin.

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84 GESTION DE TRANSACCIONES

Proceso de ajustes Mensual


El objetivo de esta fase es generar automticamente un lote de transacciones que
refleje el efecto de los ajustes por inflacin fruto de aplicar los parmetros definidos
en la fase anterior, al movimiento de transacciones de la contabilidad.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

La opcin 4 del men Ajustes por inflacin, ejecuta el proceso de ajustar los estados
financieros bajo el procedimiento mensual; el sistema da la posibilidad de obtener
simplemente un reporte en donde se refleja el contenido del comprobante a generar
automticamente el movimiento contable tal como si se hubiese capturado por el
programa CG02041. Las siguientes figuras muestran los formatos de pantalla que se
despliegan para el proceso mensual.

Se debe informar el Paag del mes y seleccionar si es con la opcin de actualizacin o


desea un listado para hacer la revisin de los registros y sus bases con antelacin.

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 85

Informe el lapso, la empresa y centro de utilidad, el tipo de comprobante y lote en


donde se registran las transacciones generadas por el proceso. Igualmente seleccione
el documento y la fecha de los registros.

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86 GESTION DE TRANSACCIONES

Proceso de ajustes anual


El objetivo de este programa es permitir al usuario ejecuta el proceso de ajustar los
estados financieros bajo el procedimiento anual; el sistema da la posibilidad de
obtener simplemente un reporte en donde se refleja el contenido del comprobante a
generar automticamente el movimiento contable tal como se hubiese capturado por
el programa CG02041.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 5 se despliegan varios formatos de pantalla con la


informacin detallada del proceso y los campos que el usuario deber diligenciar:

El usuario deber digitar los diferentes valores en porcentaje correspondientes a cada


periodo para el proceso anual:

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 87

Obtencin de los informes financieros, incluyendo o excluyendo


los ajustes por inflacin
Para obtener Balance con ajustes y Balance sin ajustes debemos seguir el siguiente
procedimiento:

Crear una tabla de niveles mximo y mnimo de autorizacin con los siguientes
programas:

CODIGO DEL NIVEL DE AUTORIZACION
PROGRAMA N O M B R E
BCE. CON AJUSTESBCE. SIN AJUSTES

CG1011 Catlogo de Empresas 99 80
CG1031 Catlogo de Cuentas 99 80
CG1101 Catlogo de Usuarios 99 80

Las transacciones contables que correspondan a los ajustes por inflacin las registra
un usuario con nivel de autorizacin mximo, ejemplo usuario con nivel 99.

Los cierres de cuentas de resultado al final de ao los ejecuta el usuario con nivel
mximo de autorizacin (para Balance con ajustes) y el recalculo de saldos igual.

Al contabilizar la utilidad prdida del ejercicio separar por medio de cuentas


contables la parte comercial o histrica de la utilidad prdida sufrida por efectos de
los ajustes, ejemplo:

La empresa Demostramos S.A., en el ejercicio del ao registro utilidades por valor de


$120.000, de los cuales $20.000 son productos de los ajustes por Inflacin.

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88 GESTION DE TRANSACCIONES

Cdigo de Cuentas:

59 Ganancias y Perdidas
5905 Ganancias y Prdidas
590505 Ganancias y Prdidas
59050501 Ganancias Comerciales $100.000
59050502 Ganancias por Paag $ 20.000

Cmo se bloquea un lapso, un comprobante o un lote para que el


usuario no modifique la informacin registrada?
En las instalaciones donde el manejo de informacin contable se hace desde varias
pantallas por diferentes personas, es de comn ocurrencia tener como mecanismo de
control, el bloqueo de informacin, para evitar situaciones como:

Despus de haber presentado los informes financieros de un lapso (ao-mes)


determinado, se necesita garantizar para tranquilidad del responsable contable la no
entrada de ms informacin, ni mucho menos su modificacin.

Evitar el acceso al determinado comprobante contable.

En idntica forma al punto anterior, bloquear el acceso a determinado lote de


grabacin de un comprobante contable.

Para lograr lo anterior, simplemente lo que se hace es aplicar la opcin de cierre, que
aparece en el men 2 Catalogo de Lapsos, para el caso de los lapsos y la opcin 3
Catalogo de Comprobantes y/o lotes, el CG0203, para el caso de los comprobantes.
Complementario al proceso de cierre, existe el proceso de reapertura, que se hace por
el modulo de mantenimiento programa A Apertura de Lapsos y lotes.

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 89

Ajuste por diferencia en cambio


El objetivo de este grupo de programas es permitir al usuario generar
automticamente los ajustes por diferencia en cambio, cuando se tienen registros en la
contabilidad en moneda extranjera. Particularmente es utilizado por usuarios que
tienen cuentas por pagar o por cobrar y al final de cada periodo o lapso contable
requieren ajustar estos valores al factor de cambio vigente al cierre del mes.

Igualmente puede ser utilizado para ajustar las cuentas bancarias en moneda
extranjera, dentro del concepto conocido como respresin, utilizado en el sector
financiero.

Actualizacin de equivalencias
El objetivo de este programa es permitir al usuario catalogar la cuenta en moneda
extranjera y la cuenta contrapartida en las cuales se desea hacer la contabilizacin del
ajuste por diferencia en cambio.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 1 de actualizacin el usuario deber diligenciar los


siguientes campos:

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90 GESTION DE TRANSACCIONES

Explicacin de campos de ajuste por diferencia en cambio

Cuenta moneda extranjera


Corresponde al cdigo de cuenta en moneda extranjera en la cual se lleva el control
de los valores a cobrar o pagar al exterior.

Cuenta contrapartida:
Corresponde al cdigo de cuenta en la cual se desea contabilizar la contrapartida del
ajuste por diferencia en cambio generado.

Destino contrapartida:
Corresponde al cdigo de destino asociado y destino, cuando la cuenta contrapartida
maneja este parmetro. Cuando este indicador esta activo, el sistema mueve un
destino default AJ en el cual se registra el valor del ajuste determinado en el proceso.

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 91

Consulta / listado de cuentas a ajustar


El objetivo de estos programas es permitir al usuario hacer una consulta o generar un
reporte de las equivalencias definidas en el numeral anterior, para ser consideradas en
el proceso automtico de ajustes por diferencia en cambio.

La ruta de acceso a este programa se puede visualiza en el siguiente men:

Al ingresar por las opciones anotadas el usuario podr conocer cuales son las cuentas
asociadas previamente definidas para el proceso.

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92 GESTION DE TRANSACCIONES

Proceso de ajuste por diferencia en cambio


El objetivo de este programa es hacer automticamente el proceso de ajuste por
diferencia en cambio, en las cuentas catalogadas con el indicador de moneda
extranjera con saldos a la fecha del proceso. Estas deben estar previamente
catalogadas y asociadas en las equivalencias explicadas en los numerales anteriores.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

Al ingresar por la opcin 4 de proceso, el sistema despliega inicialmente un formato


de pantalla con la explicacin detallada del proceso de ajuste por diferencia en
cambio y las variables que el usuario debe tener presentes para que este sea exitoso.
Particularmente y adicional a la creacin de las equivalencias, se debe ajustar el factor
de cambio de la moneda extranjera directamente en el catlogo de monedas
extranjeras definido para ello en el sistema.

El usuario tiene la oportunidad de hacer el proceso generando un listado, o adicional a


ello generando el documento de contabilizacin soporte del proceso, como se puede
visualizar en el siguiente formato de pantalla:

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UNO
GESTION DE TRANSACCIONES 93

Cuando se escoge el proceso con actualizacin de los registros de movimiento, se


debe seleccionar el lote y documento en los cuales se contabilizaran los registros que
se genere. Si el lote no esta previamente catalogado, desde esta opcin se puede
catalogar:

Finalmente se captura el tipo de documento y nmero en los cuales se desea hacer el


registro contable. Este documento puede ser visualizado al igual que los documentos
capturados en la opcin de Captura de Registros explicada en este mdulo.

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94 GESTION DE TRANSACCIONES

SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. SISTEMA ADMINISTRATIVO CONTABLE CG-


UNO
GESTION DE TRANSACCIONES

Gestin de Transacciones

Tabla de contenido

INTRODUCCIN .................................................................................................................................. 1
OBJETIVO DEL MDULO ................................................................................................................................. 1
MEN MONITOR ................................................................................................................................. 2
INTRODUCCIN A LAS DIVERSAS FORMAS DE MANEJO DE INFORMACIN EN EL CG-UNO ................................. 3
ACTUALIZACIN DE AOS CONTABLES .................................................................................... 9
EXPLICACIN DE CAMPOS DE AOS CONTABLES ............................................................................................. 9
CANCELACIN DE CUENTAS DE RESULTADO ........................................................................ 11
PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE CONTABLE ANUAL.................................................................................... 11
RECLCULO DE SALDOS INICIALES .......................................................................................... 14

ACTUALIZACIN DE LAPSOS CONTABLES .............................................................................. 16


EXPLICACIN DE CAMPOS DE LAPSOS CONTABLES ........................................................................................ 16
CIERRE DE LAPSOS CONTABLES ................................................................................................. 18

ACTUALIZACIN DE COMPROBANTES Y/O LOTES ............................................................... 19


EXPLICACIN DE CAMPOS EN ACTUALIZACIN DE COMPROBANTES / LOTES ................................................. 19
CONSULTA DE COMPROBANTES / LOTES................................................................................. 21

CIERRE DE COMPROBANTES / LOTES ....................................................................................... 22

CAPTURA DE TRANSACCIONES ................................................................................................... 23

MODIFICACIN / RETIRO DE TRANSACCIONES..................................................................... 30

CONSULTA / LISTADO POR NMERO DE REGISTRO ............................................................. 33

CONSULTA / LISTADO DE TRANSACCIONES POR DOCUMENTO ....................................... 35

LISTADO DE COMPROBANTES CONTABLES ............................................................................ 38

AUDITORIA DE DOCUMENTOS ..................................................................................................... 40

CONSULTA DOCUMENTOS DESCUADRADOS .......................................................................... 40

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CONSULTA DOCUMENTOS FALTANTES .................................................................................... 42

LIBROS AUXILIARES POR CUENTA / BENEFICIARIO ............................................................ 44

CONSULTA POR EMPRESA............................................................................................................. 44

LISTADO POR EMPRESA ................................................................................................................. 48

LISTADO POR FECHAS .................................................................................................................... 49

LISTADO POR CENTRO DE UTILIDAD ........................................................................................ 50

LISTADO LIBRO AUXILIAR POR CUENTA ................................................................................. 51

LISTADO POR SECTOR / CUENTA / BENEFICIARIO................................................................ 52

SALDOS EN MONEDA EXTRANJERA ........................................................................................... 54

LISTADO DE MOVIMIENTO DIARIO ........................................................................................... 55

CONSULTA DE LIBROS AUXILIARES POR BENEFICIARIO / CUENTA............................... 56

LISTADO POR EMPRESA DE LIBROS AUXILIARES POR BENEFICIARIO / CUENTA ..... 59

CONSULTA DE LIBROS AUXILIARES POR CUENTA / DESTINO .......................................... 60

LISTADO DE LIBROS AUXILIARES POR CUENTA / DESTINO .............................................. 62

LISTADO DE LIBROS AUXILIARES POR CUENTA / DESTINO, POR EMPRESA / RANGOS


63

LISTADO DE LIBROS AUXILIARES POR EMPRESA / CUENTA / BENEFICIARIO /


DESTINO ........................................................................................................................................................ 64

CONSULTA DE LIBROS AUXILIARES POR DESTINO / CUENTA .......................................... 65

LISTADO DE LIBROS AUXILIARES POR DESTINO / CUENTA .............................................. 68

LISTADO DE LIBROS AUXILIARES POR DESTINO / CUENTA, POR NIVELES .................. 69

INTERFASE AUTOMTICA ............................................................................................................. 70

CONSULTA .......................................................................................................................................... 71

PROCESO DE ACTUALIZACIN .................................................................................................... 73

GENERACIN PARA TRANSMISIN ............................................................................................ 76

AJUSTES POR INFLACIN .............................................................................................................. 78

ACTUALIZACIN DE CUENTAS A AJUSTAR ............................................................................. 82

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PROCESO DE AJUSTES MENSUAL ............................................................................................... 84

PROCESO DE AJUSTES ANUAL ..................................................................................................... 86


OBTENCIN DE LOS INFORMES FINANCIEROS, INCLUYENDO O EXCLUYENDO LOS AJUSTES POR INFLACIN .. 87
CMO SE BLOQUEA UN LAPSO, UN COMPROBANTE O UN LOTE PARA QUE EL USUARIO NO MODIFIQUE LA
INFORMACIN REGISTRADA? ........................................................................................................................ 88

AJUSTE POR DIFERENCIA EN CAMBIO ..................................................................................... 89

ACTUALIZACIN DE EQUIVALENCIAS...................................................................................... 89
EXPLICACIN DE CAMPOS DE AJUSTE POR DIFERENCIA EN CAMBIO............................................................... 90
CONSULTA / LISTADO DE CUENTAS A AJUSTAR .................................................................... 91

PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA EN CAMBIO ........................................................... 92

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