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PROCESO: ADQUISICIONES Cdigo: I-AD-JMC

PROCEDIMIENTO: MODIFICACIONES CONTRACTUALES


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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE LA Fecha: 30-08-2010
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1. Objetivo.

Precisar las actividades, conceptos y contenidos que se deben atender para la elaboracin de
la justificacin de las modificaciones contractuales solicitadas a la Subdireccin de Contratacin
por las distintas reas de la entidad.

2. Marco conceptual.

Modificaciones Contractuales: Variaciones que puede tener un contrato durante su ejecucin


por acuerdo entre las partes, o unilateralmente de acuerdo con lo contemplado en la Ley 80 de
1993; dichas modificaciones debern constar por escrito, bien sea en documento suscrito por
las partes o mediante acto administrativo.

Clases de Modificaciones Contractuales: De acuerdo a la intervencin de las partes en la


modificacin contractual, las modificaciones pueden clasificarse en dos:

a) Modificaciones de Mutuo Acuerdo, aquellas en las que existe un acuerdo entre las
partes del contrato (contratante - Entidad Pblica y contratista - particular o pblico) con
relacin a la variacin del contrato.
b) Modificaciones Unilaterales, las que de conformidad con lo establecido en el artculo
16 de la ley 80 de 1993, son necesarias durante la ejecucin del contrato con el fin de
evitar la paralizacin o la afectacin grave del servicio pblico que se debe satisfacer
con el contrato, cuando previamente no se pudo llegar a acuerdos con el contratista.

Justificacin: Documento mediante el cual se explican las razones por las cuales lo
considerado en los estudios previos, en el pliego de condiciones, en el anexo tcnico y en el
contrato mismo, no fue suficiente para cumplir con la necesidad identificada de la manera all
definida, y por ende hace que se requiera prorrogar, adicionar o en general, variar alguna de las
estipulaciones de un contrato. All se incluyen todos los estudios y anlisis que explican la
necesidad de suscribir la modificacin.

Adicin: Como su nombre lo indica es una modificacin cuyo objeto es adicionar el valor del
contrato. Los contratos estatales, por expresa prohibicin legal no podrn adicionarse en ms
del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado este en SMMLV.

Cesin: Es la sustitucin de las obligaciones y derechos que surjan del contrato en un tercero,
para lo cual el Cedente (contratista original) deber contar con la autorizacin previa y escrita
de la Entidad, previa evaluacin de las condiciones del posible cesionario (nuevo contratista),
quien deber cumplir como mnimo con los mismos requisitos y condiciones exigidas para la
contratacin original.

La ley 80 de 1993 prev en su artculo 9 la figura de la cesin del contrato, previa autorizacin
de la entidad contratante, en las siguientes situaciones especiales reguladas, sin que sean las
nicas posibles.

Cuando sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad en el contratista y,

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Cuando esta inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en uno de los integrantes del
consorcio o unin temporal, siempre y cuando la cesin se realice a un tercero.

As mismo, es viable la cesin en los contratos cuando eventos o imprevistos lo justifican


razonadamente, an cuando dicho evento sea previo a la legalizacin del contrato y
suscripcin del acta de inicio, obligndose el Cesionario, una vez suscrita la cesin, a suscribir
el acta de inicio del contrato y a constituir la garanta requerida, la cual deber ser aprobada por
la Entidad.

Prrroga: Consiste en la modificacin del plazo de ejecucin originalmente acordado en el


contrato. sta modificacin solo podr realizarse mientras el contrato est vigente y deber
constar en documento escrito suscrito por las partes.

La decisin de prorrogar el plazo del contrato no puede estar fundada en la demora del
contratista por motivos de su propia culpa o negligencia para la entrega del bien, obra o servicio
contratado, sino que deber obedecer a razones ajenas a la voluntad de las partes o derivado
de un tercero.

Suspensin: Cuando durante el plazo contractual sobrevengan circunstancias no imputables al


contratista que impidan atender las obligaciones contractuales, las partes podrn suspender la
ejecucin del contrato, exponiendo de manera detallada las razones que motivaron tal decisin,
el tiempo durante el cual se suspende el contrato, de tal manera que se pacte un tiempo
determinado o determinable de la suspensin.

La suspensin del contrato no implica prrroga al plazo inicialmente pactado, pero incidir en su
fecha de terminacin, toda vez que el tiempo suspendido postergar en un trmino igual, la
fecha de terminacin del contrato.

Otros: Es un acuerdo que celebran las partes entidad y contratista - para aclarar, agregar o
suprimir una o algunas de las clusulas estipuladas inicialmente en el contrato y/o en sus
anexos. Mediante la celebracin de un Otros no puede modificarse el objeto del contrato, ni
desmejorar las condiciones de la propuesta adjudicada.

Terminacin Anticipada de Comn Acuerdo: Es la manifestacin expresa de la voluntad de


las partes de dar por terminado el contrato de manera anticipada a la fecha de vencimiento del
plazo previsto inicialmente, debido a circunstancias generadas durante la ejecucin del contrato
y que no corresponden a culpa del contratista. Entre algunas de las causas que pueden llevar a
la terminacin anticipada de mutuo acuerdo del contrato estn: a) cuando se cumpli el objeto
(entrega del bien, obra o servicio) antes del plazo inicialmente pactado, b) porque
circunstancias ajenas a las partes no se requiere que la prestacin del servicio contine.

3. Desarrollo:

3.1 . MODIFICACIN CONTRACTUAL DE MUTUO ACUERDO

La justificacin de una modificacin debe contener todos los datos necesarios que permitan
establecer: a) el objeto de la modificacin, esto es qu se quiere y debe modificar, b) la forma
en que se efectuara la modificacin, lo cual corresponde al cmo se modificar, c) el momento

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en que dicha modificacin requiere iniciar a ejecutarse o a producir efecto, es decir el cundo,
d) las razones de hecho o derecho que llevan a la Entidad a realizar la modificacin, lo cual
corresponde al por qu y para qu de la modificacin.

No es pues suficiente transcribir la justificacin del contrato inicial, sino que se debe dar cuenta
de las razones especficas que dan fundamento a la modificacin, no siendo necesario
transcribir la misin de la entidad, apartes del plan de desarrollo o apartes del proyecto.

Con el fin de facilitar la labor en la elaboracin de la Justificacin por parte de las reas se ha
diseado en la SDIS el formato de justificacin, el cual se encuentra anexo al presente
instructivo (Ver Formato de Justificacin).

En este documento se sealan pautas necesarias para diligenciar dicho formato, que ser el
que debe radicarse en la Subdireccin de Contratacin, con por lo menos 20 das hbiles de
antelacin a la fecha en que se requiere que la modificacin se ejecute o produzca sus efectos.

3.1.1 DATOS GENERALES DEL CONTRATO O CONVENIO

El documento de justificacin debe contener de manera organizada y precisa la informacin


general del contrato inicial. A continuacin se seala la descripcin mnima que debe contener
el numeral 1 del documento Justificacin de Modificaciones Contractuales:

NMERO DE CONTRATO O CONVENIO: Este debe corresponder al nmero dado por la


Entidad para identificar el contrato o convenio, segn sea el caso.

TIPOLOGA DEL CONTRATO O CONVENIO: El tipo del contrato corresponder a


Convenio Interadministrativo, Convenio de Asociacin, Contrato para el Impulso de
Programas y Actividades de Inters Pblico, Contrato de Prestacin de Servicios
Profesionales o de Apoyo a la Gestin, Consultora, Compraventa, Suministro, Obra,
entre otros, segn corresponda a cada caso.

MODALIDAD DE SELECCIN DE CONTRATO: Se deber sealar que modalidad de


contratacin fue la utilizada para seleccionar al contratista. Esta informacin es importante
para establecer inicialmente dos aspectos a saber, 1) si es de aquellos contratos cuyas
modificaciones son objeto de anlisis por el comit de contratacin por haber sido el
contrato inicial objeto de aprobacin y anlisis del mismo y 2) qu aspectos pueden o no
jurdicamente ser modificables del contrato.

CONTRATISTA O ASOCIADO: El nombre completo del contratista, bien sea persona


natural o jurdica, consorcio o unin temporal.

NIT o C.C: Incluir el NIT o de la cdula de ciudadana que identifique al contratista o


asociado.

OBJETO CONTRACTUAL: De acuerdo a la minuta, transcrbase el objeto del contrato


inicial.

FECHA DE SUSCRIPCIN DEL CONTRATO O CONVENIO: Fecha en la cual se

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perfecciona el contrato (Suscripcin por las partes). Esta fecha figura en la minuta del
contrato.

VALOR INICIAL EN PESOS: Expresar el valor del contrato inicial en letras y nmeros.
Dicho valor en el caso de convenios corresponde a la suma de los aportes de los
asociados y debe coincidir con el valor expresado en la clusula de valor que se haya
incluido en el contrato o convenio.

VALOR INICIAL EN SMLMV: Clculo del valor del contrato, expresado en salarios
mnimos legales vigentes a la fecha de suscripcin del contrato.

PLAZO INICIAL: Trmino sealado segn la minuta contractual, para la ejecucin de las
obligaciones contractuales.

FECHA DE INICIO: En este aparte, debe diligenciarse la fecha en la cual se suscribi el


acta de inicio, por parte del contratista y el supervisor o interventor del contrato.

FECHA DE TERMINACIN: Fecha de terminacin del contrato proyectada desde la


suscripcin del acta de inicio hasta el vencimiento del plazo pactado en el contrato
principal y sus modificaciones. La fecha de terminacin, debe contener las suspensiones
de la ejecucin consideradas en el contrato inicial, y segn sea el caso, aclarar las
suspensiones de la atencin a usuarios de la suspensin de la ejecucin. As mismo
deber contemplar las prrrogas suscritas.

NOMBRE DEL ORDENADOR DEL GASTO: De acuerdo a la minuta contractual inicial,


incluir el nombre del ordenador del gasto.

CARGO ORDENADOR DEL GASTO: De acuerdo a la minuta contractual inicial, incluir el


cargo del ordenador del gasto.

3.1.2 DATOS DE MODIFICACIN(ES) ANTERIOR(ES)

Cuando el contrato que ser objeto de modificacin contractual, haya sido con anterioridad
modificado, bien sea una o ms veces, deber diligenciarse en el documento de justificacin,
todos los apartes que se refieren a continuacin.

VALOR ADICIONADO EN PESOS:(Si aplica) Expresar el valor en letras y nmeros de


las adiciones ya celebradas. Dicho valor en el caso de convenios de asociacin, incluye
los aportes de cada uno de los asociados, cuando estos hayan sido modificados.

VALOR ADICIONADO EN SMLMV: (Si aplica) Clculo del valor de la adicin,


expresado en salarios mnimos legales vigentes a la fecha de la modificacin.

PLAZO ADICIONAL: (Si aplica) Trmino sealado segn la minuta de modificacin,


para la ejecucin de las obligaciones contractuales de cada una de las partes.

TRMINO DE SUSPENSIN: Cuando con anterioridad a la solicitud a tramitar se haya

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modificado el contrato, deber incluirse el periodo durante el cual el plazo de ejecucin
del contrato, fue suspendido, bien sea en meses o das, segn sea el caso. Adicional a
ello, debe contener de manera clara desde cuando inici la suspensin y el momento
exacto en que se reinicia la ejecucin del contrato.

OTROS: En los eventos en los cuales, las modificaciones que anteceden tuvieron por
objeto variaciones diferentes a las anotadas en los anteriores numerales, deber de
manera sucinta y clara resumirse los aspectos sobre los cuales vers el modificatorio.

3.1.3 DE LA MODIFICACIN A SOLICITAR

Este constituye el aparte principal del documento de justificacin para la elaboracin de la


modificacin contractual, en este apartado es donde debe quedar consignado el qu, cmo,
cundo, por qu y para qu de la modificacin. Segn sea el tipo de modificacin, deber
diligenciarse la informacin que corresponda, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:

TIPO DE MODIFICACIN CONTRACTUAL: De acuerdo a los conceptos consignados


en el marco conceptual del presente instructivo (numeral 2), deber sealarse el tipo de
modificacin que se requiere, es decir, adicin, prrroga, suspensin, cesin,
terminacin unilateral de mutuo acuerdo, otros.

SITUACIN(ES) QUE MOTIVA(N) LA MODIFICACIN CONTRACTUAL: (Por qu)


Se deben reflejar las circunstancias de hecho o de derecho que han sobrevenido a la
celebracin del contrato, que hacen necesario que durante su ejecucin se introduzcan
modificaciones a las condiciones pactadas inicialmente. Es preciso anotar que pueden
existir diversas causales y razones para modificar un contrato, pues las situaciones y
circunstancias no son taxativas y pueden ser muy variadas en cada caso particular.

La justificacin no debe llevar a concluir que la modificacin pretendida es consecuencia


de una dbil planeacin o de un limitado estudio previo o pliego de condiciones, as
como tampoco debe obedecer al retraso injustificado del contratista.

En el caso de la Adicin, el(la) interventor(a) o supervisor(a) debe explicar las razones


que indiquen el por qu los recursos presupuestados inicialmente no fueron suficientes
para el cumplimiento del objeto del contrato. Por lo cual, es necesario sealar en el texto
de la justificacin, el saldo sin ejecutar a la fecha si lo hay, y lo que queda pendiente por
realizar para satisfacer la necesidad como fue formulada en los estudios previos, el
mayor valor requerido y la forma de pago del mismo, adems, de presentar los
argumentos que sustentan el monto a adicionar en relacin con lo contratado.

En el caso de la Prrroga, el (la) interventor(a) o supervisor(a) debe explicar las


razones que indiquen el por qu el tiempo presupuestado inicialmente no fue suficiente
para el cumplimiento del objeto del contrato.

Para la suspensin, se deber establecer el motivo que lleva a la necesidad para la


Entidad y para el buen desarrollo del contrato, de suspender por un periodo determinado
el contrato, sealando el periodo en el cual estar suspendido el contrato.

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Cuando se realiza cesin de contratos, normalmente las razones que justifican la misma
obedece a motivos personales o profesionales del contratista, a la necesidad del
servicio, sin que estas sean las nicas razones posibles, por lo que para cada caso
deber sealarse el motivo.

ANLISIS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE LA MODIFICACIN


CONTRACTUAL: (Para qu) Con el anlisis de conveniencia se busca identificar las
condiciones objetivas que llevan a realizar la modificacin. Se deben enunciar las
razones por las cuales dicha modificacin es la que ms se ajusta como accin que
atiende la necesidad sobreviniente al contrato.

Describir para qu se hace necesario modificar el bien, servicio u obra, teniendo en


cuenta los factores y condiciones econmicas, sociales y/o jurdicas. Es decir, que se
requiere saber del anlisis realizado por el rea tcnica en que le permite establecer que
con la modificacin va a superar las situaciones que sobrevinieron a la celebracin del
contrato con el fin de desarrollar cabalmente y a satisfaccin el objeto contractual.

En cuanto a la oportunidad es importante resaltar que ninguna modificacin contractual


se puede realizar despus de que el contrato se encuentre vencido, es decir, despus
de que haya cumplido el plazo de ejecucin, ni tampoco se pueden realizar cuando
hacen referencia a hechos que se permitieron ejecutar sin que la variacin requerida
hubiera surtido el respectivo trmite para perfeccionar la modificacin (suscripcin por
las partes).

Por lo anterior, el supervisor del contrato y la Subdireccin respectiva debe llevar un


control estricto de las fechas de vencimiento o terminacin de los contratos para tramitar
las modificaciones con la antelacin suficiente de acuerdo con los plazos establecidos
en el procedimiento de modificaciones contractuales.

Es importante que la solicitud de modificacin del contrato (sin importar el tipo de


modificacin a que se refiera) ocurra previamente a la fecha a partir de la cual iniciar a
surtir sus efectos la suspensin, prrroga, adicin, cesin u otros del contrato, dado que
no existen modificaciones retroactivas.

OBJETO DE LA MODIFICACIN Y CLUSULAS DEL CONTRATO (ANEXO


TCNICO/ESTUDIO PREVIO) A MODIFICAR: (Qu, Cmo y Cundo)

Se busca establecer el qu, el cmo y el cundo de la modificacin, por lo tanto se debe


incluir qu se modifica y cmo quedar. En la justificacin se deben prever todas y cada
una de las consecuencias que se deriven de la modificacin, esto es, si la modificacin
que se introduce afecta, por ejemplo, la estructura de costos, el anexo tcnico y/o varias
clusulas del contrato.

Para que la Entidad pueda realizar la Adicin, adems de requerirse la justificacin, que
cumpla con los parmetros y condiciones necesarias, se requiere contar previamente
con los recursos necesarios para dicha adicin, lo que se verifica con el respectivo
Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP. El rea tcnica establecer
claramente la destinacin que tienen los recursos adiciones (obra, bien o servicio).

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Cuando la modificacin contractual se trate de Prrroga, al tomar la decisin de
prorrogar el contrato deber analizarse si el mayor plazo de ejecucin acarrea un mayor
valor, caso en el cual deber solicitarse la prrroga y adicin del contrato y se requerir
el respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP.

Si el objeto de la modificacin es la Suspensin del plazo de ejecucin se establecer


el plazo a suspenderse, as como la oportunidad o las circunstancias precisas de su
reanudacin, cumplidas stas, la administracin ordenar que la ejecucin del contrato
se reinicie. En los casos en que en el documento de suspensin del contrato no defina
expresamente fecha exacta de reanudacin de la ejecucin del contrato, cuando
contine nuevamente el contrato deber firmarse un acta de reinicio (diferente al acta
de inicio).

Cuando se trate de Cesin, deber sealarse a partir de cuando se har efectiva o


empezar a regir la cesin del contrato, lo anterior para efectos de dejar claramente
determinada la fecha cuando se iniciar la ejecucin del contrato por parte del
cesionario.

DETALLE DE LA INVERSIN DE LOS RECURSOS ADICIONADOS: Deber


especificarse el nuevo bien, obra o servicio que se adquiere precisando detalle,
cantidades, clases y dems datos relacionados segn cada caso. Con esta informacin,
se podr realizar por parte del profesional encargado, la estructura de costos y el
anlisis de mercado a que haya lugar.

FORMA DE PAGO (Para la Adicin): En el caso de adiciones presupuestales, deber


incluirse la forma de pago de los recursos adicionados, teniendo en cuenta si vara o no
la forma de pago del contrato inicial y cmo vara, de acuerdo a la pertinencia para el
servicio o el plazo de ejecucin an pendiente.

Es necesario incluir cmo quedar la forma de pago del contrato puesto que el valor del
mismo ha sido aumentado. As, por ejemplo se dir si es por costo cupo da, por
raciones entregadas, por porcentajes, por entregas, o cualquier otra forma de pago, de
tal manera que exista coherencia y claridad entre la forma de pago inicialmente pactada,
los pagos efectuados y el valor total de contrato, incluida la adicin.

EJECUCIN FINANCIERA DEL CONTRATO: Debe incluirse el estado de ejecucin


financiera a la fecha en la que se celebrar la modificacin, detallando claramente: valor
pagado, saldo a pagar y saldo por ejecutar. Esta informacin permite que la Entidad
tenga un control en la ejecucin presupuestal de los contratos que administra y que de
esta manera no se sobrepasen topes y se puedan establecer claramente las condiciones
presupuestales de la modificacin a celebrar.

COSTOS ASOCIADOS A LA MODIFICACIN CONTRACTUAL (Los que


apliquen).Toda modificacin una vez suscrita por las partes deber publicarse, siempre
y cuando el contrato inicial hubiese sido publicado en la Gaceta Distrital, por lo que
deber el contratista allegar el comprobante de pago respectivo a la Subdireccin de
Contratacin a fin de adelantar el procedimiento de legalizacin de la modificacin.

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Con relacin a la Garanta nica, si para el contrato inicial se requiri la constitucin de
sta, de acuerdo con el tipo de modificacin incluida, se determinar si implica la
modificacin o actualizacin de la misma y su respectiva aprobacin.

De acuerdo con lo anterior, para la adicin al contrato deber ampliarse la garanta nica
para que la misma cubra el valor adicionado al contrato; cuando se realizan prrrogas y
suspensiones al plazo del contrato la garanta deber ser ampliada en tiempo, de
manera tal que abarque la ejecucin del contrato y el lapso adicional que resulta de la
prorroga o suspensin del contrato; para el caso de las cesiones el nuevo contratista
(cesionario) deber constituir plizas a favor de la Entidad.

En cuanto al otros dependiendo su contenido, dicha modificacin puede requerir la


modificacin de la garanta, sin embargo, dado que el otros modifica las condiciones
inicialmente pactadas, es obligacin del Contratista como tomador de la garanta, dar a
conocer a la Aseguradora la modificacin realizada, puesto que la aseguradora debe
tener conocimiento de las modificaciones ante eventuales cambios en el estado del
riesgo.

Teniendo en cuenta que la aprobacin de garantas y la publicacin son requisitos de la


ejecucin y la legalizacin del contrato, es deber del (la) Supervisor(a) del contrato
objeto de modificacin, verificar el cumplimiento de stos requisitos, los que en todo
caso, se incluyen en el texto de la modificacin para el conocimiento de las partes y del
(la) supervisor(a) del contrato.

Ahora bien, cuando la modificacin implique la adicin de recursos, es deber del (la)
supervisor(a) verificar, posterior a la suscripcin de la modificacin, la existencia del
respectivo certificado de registro presupuestal.

3.2 . MODIFICICACIN CONTRACTUAL UNILATERAL

Cuando en la ejecucin del contrato y para evitar la paralizacin o la afectacin grave del
servicio pblico que se deba satisfacer con l, es necesario introducir variaciones al contrato, y
previamente las partes del mismo no logran un acuerdo (modificacin de mutuo acuerdo), la
Entidad mediante acto administrativo debidamente motivado, modificar el contrato.

Para adelantar el respectivo acto administrativo, se requiere de la justificacin y los


documentos anexos aqu descritos para la modificacin de mutuo acuerdo, pero deber
seguirse el trmite establecido en el instructivo de actos administrativos.

3.3. DOCUMENTOS Y ANEXOS:

La justificacin, de conformidad con el tipo de modificacin que se requiera, necesita de unos


soportes y documentos anexos, necesarios para su trmite, soporte y validez.

A continuacin se sealan los documentos mnimos que deben ser anexados a la modificacin,
sin embargo, teniendo en cuenta que no todos ellos los elabora el rea tcnica responsable del

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contrato y/o proyecto, debern allegarse a la subdireccin de contratacin por l profesional o
grupo responsable de expedir y/o elaborar el documento o soporte.

En caso de Cesin: Allegar junto a la solicitud, los documentos que homologuen la experiencia
y requisitos del cesionario, de conformidad con lo solicitado en los pliegos de condiciones o
segn la modalidad de contratacin (ejemplo, contratos para el impulso de actividades y
programas de inters pblico).

Para el caso de la cesin de contratos de prestacin de servicios profesionales o de apoyo a la


gestin, se deber allegar hoja de vida personal, formato nico de hoja de vida de la funcin
pblica, formulario nico de declaracin juramentada de bienes y rentas, certificado de
antecedentes Judiciales del DAS, Procuradura, Personera y certificacin bancaria expedida
por la Entidad financiera pertinente, fotocopia de la cdula de ciudadana y de la libreta militar
cuando aplique, y en general todos los documentos que fueron solicitados al contratista inicial.
Todos los documentos deben estar vigentes al momento de realizar la solicitud de cesin. As
mismo, se deber allegar la evaluacin del contratista, suscrita por parte del /la Subdirector/a
responsable.

En caso de Adicin: Se debern adjuntar los siguientes documentos:

a) ESTRUCTURA DE COSTOS ADICIONAL O MODIFICADA (Si aplica): Cuando el


objeto de la modificacin incluya la adicin, aclaracin u otro tipo de modificacin y/o
variacin de la estructura desagregada de componentes y/o de costos prevista
inicialmente, se deber proyectar la modificacin de esta o en su defecto adjuntar la
estructura de costos adicional en la que se incorpore el tem o tems imprevistos
fundamento de la adicin en valor, en el evento en el que se requirieren elementos
imprevistos inicialmente deber consultarse si fuere el caso el SICE y adjuntarse el
certificado de consulta por el subdirector tcnico y/o funcionario responsable quien
requerir igualmente en lo respectivo al contratista, una vez proyectada dicha estructura
deber enviarse a la Direccin de Anlisis y Diseo Estratgico, quien revisar,
viabilizar y aprobar esta ltima.

b) CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL A ADICIONAR (Si aplica):


Cuando la modificacin contractual requiera de la adicin de recursos por parte de la
Entidad, deber incluirse la informacin correspondiente al (los) certificado (s) de
disponibilidad presupuestal, incluyendo, nmero, nombre del proyecto, modalidad y
componente del gasto, valor del CDP y valor a afectar del mismo.

En caso de Suspensin: Cuando la suspensin este justificada en la incapacidad o licencia


del/la contratista se deber adjuntar dicho documento.

Para cualquier tipo de Modificacin: Se deber adjuntar la Situacin Financiera del contrato
expedida por la Contadora de la SDIS y todos los documentos que evidencien y/o soporten lo
sealado en la justificacin tales como: cartas del contratista y conceptos de la supervisin o
interventora.

3 Administracin del instructivo:

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La Subdireccin de Contratacin ser la dependencia responsable de que el instructivo se


mantenga actualizado, identificado, correctamente aplicado y en conocimiento de la DADE cada
vez que cambie su versin oficial.

Los cambios que se requieran debern ser elaborados por el Lder del Procedimiento de
Modificaciones y el Asesor de la respectiva etapa del proceso, contar con revisin del
Subdirector de Contratacin y aprobacin de la Direccin de Gestin Corporativa

TABLA DE TIEMPOS

TIEMPO MNIMO TIEMPO MXIMO


No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
(EN DAS HBILES) (EN DAS HBILES)
Anlisis de las circunstancias de hecho o
1 de derecho que dan lugar a la Indeterminado*
modificacin del contrato.
Elaborar la justificacin de la
MODIFICACIN CONTRACTUAL y
adjuntar los documentos soporte,
considerando que se cumplan los
2 requisitos de forma, de fondo y 1 da 2 das
oportunidad para tramitarla, de acuerdo a
la pertinencia del concepto del supervisor
o interventor del contrato.(ver
INSTRUCTIVO y FORMATO)
Radicar la justificacin y soportes
3 documentales que soportan la da
MODIFICACIN CONTRACTUAL.
Registro de ingreso y verificacin de la
4 da
justificacin y los documentos soporte
5 Elaborar la estructura de costos, cuando
el objeto de modificacin contractual lo
2 das 8 das
requiera y enviar a la Direccin de
Anlisis y Diseo Estratgico.
Validacin de la estructura de costos
6 1 da 2 das
adicional o modificada
Comunicacin de la Direccin de Anlisis
7 da
y Diseo Estratgico
Solicitud de expedicin de Certificado de
PRO* 1 da 3 das
Disponibilidad Presupuestal
Cargar en el sistema de informacin de
8 contratos, la elaboracin de la solicitud 1 da 2 das
de contratacin y gestin de firmas
Radicacin de la solicitud de la
9 da
MODIFICACIN CONTRACTUAL, con

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TIEMPO MNIMO TIEMPO MXIMO
No. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
(EN DAS HBILES) (EN DAS HBILES)
sus anexos.
Recibir y verificar que la solicitud de
MODIFICACIN CONTRACTUAL venga
10 da 1 da
con los documentos soportes
correspondientes.
Registrar en las bases de datos, la
informacin requerida por estas
11 da 1 da
herramientas de conformidad con la
solicitud de modificacin
Solicitar al archivo la carpeta del
12 contrato, correspondiente a la solicitud 1 da 2 das
de modificacin
Entregar la documentacin al Lder y
13 1 da 2 da
reparto de esta al profesional asignado
Verificar si la solicitud de
MODIFICACIN CONTRACTUAL se
14 puede tramitar y se encuentra 2 da 3 das
fundamentada en los aspectos
requeridos y si los anexos son correctos.
Ajuste a observaciones. Cuando los
documentos vienen incompletos debe
enviar a la Subdireccin solicitante,
15 pidiendo la informacin faltante o las 1 da 3 das
correcciones necesarias. El no ajuste por
parte del rea, conlleva la devolucin del
proceso.
Elaborar la minuta de la modificacin del
16 contrato desde el sistema de informacin 2 da 3da
de contratos
Aprobacin de la modificacin
17 contractual por el Comit de 3 das 5 das
Contratacin, cuando esto se requiera.
Revisar y aprobar la minuta de la
18 modificacin por parte del Subdirector 3 da 4 das
de Contratacin
Continuar con el procedimiento de
19 Segn el procedimiento
Perfeccionamiento

* Los tiempos mximo y mnimo para la actividad N 1, depender en cada caso


particular de las circunstancias de hecho, tipo de contrato y partes intervinientes en el
contrato o convenio a modificar.

* La sigla PRO significa procedimiento.

F-I-001
PROCESO: ADQUISICIONES Cdigo: I-AD-JMC
PROCEDIMIENTO: MODIFICACIONES CONTRACTUALES
Versin: 1
INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIN DE LA Fecha: 30-08-2010
A LC ALD A M AYO R
D E B OG OT D.C . JUSTIFICACIN DE MODIFICACIONES Pgina: 12 de 12
Secretara
Integracin Social CONTRACTUALES

ELABOR REVIS APROB

NOMBRE Hernn Pineda Toledo Luis Alfredo Macas Mesa Luz Estela Casas de Kuan

Asesor Subdirector de Contratacin Directora de Gestin Corporativa


CARGO
Subdireccin de Contratacin Subdireccin de Contratacin Direccin de Gestin Corporativa

F-I-001