Procedimiento administrativo de gestin humana.

Fecha: Proceso: Gestin

Version: 03 11/Mayo /2015 Humana
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Control de cambios.

APROBACIN
REV. FECHA DESCRIPCIN
ELABORA REVISA APRUEBA
01 13/03/2014 Estibaliz Martnez Estibaliz Martnez Ricardo Sandoval Creacin del documento
Inclusin pruebas
psicotcnicas, cambio de
cronograma de
02 14/05/2014 Estibaliz Martnez Estibaliz Martnez Ricardo Sandoval evaluaciones de
desempeo y formato de
entrevista gerencia y
Administrativo
.
Se modifica el tem 6.3. De
03 11/05/2015 Viviana Malaver Estibaliz Martinez Estibaliz Martinez
contratacin.

1. Objetivo.

Proporcionar el Talento Humano necesario y competente de acuerdo con los perfiles de cargo establecidos por la
organizacin, de tal manera que esta ejecute su misin y satisfaga los requerimientos del cliente.

2. Alcance.

El siguiente procedimiento aplica para los procesos de gestin y administracin del personal de la empresa en sus
diferentes niveles.

3. Documentos de referencia.

NTC ISO 9001:2008

NTC ISO 14001: 2004
NTC OHSAS 18001:2007
RUC

4. Responsabilidades.

4.1. Gerente administrativa y Psicloga.

Velar por adecuado manejo de los recursos asignados.

Garantizar el cumplimiento efectivo del proceso.
Establecer el buen desempeo para lograr los objetivos y metas propuestas.
Motivar al personal a participar en las actividades de HSEQ y Gestin Humana buscando incentivar el buen
desempeo.
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5. Definiciones.

Responsabilidades: Acciones que se deben desarrollar en materia de Salud, Seguridad y Ambiente

por parte de todos los miembros de Instrumentacin & Metrologa Industrial SAS.
HSEQ: Calidad, Seguridad y salud en el Trabajo y Ambiente.
Seleccin: Accin y efecto de elegir a una o varias personas, separndolas de ellas y prefirindolas de
acuerdo a requerimiento.
Contratacin: Procedimiento que se lleva a cabo en una empresa para formalizar la relacin laboral
con un empleado.
Comunicacin Interna: Son los diferentes medios de comunicacin: correo electrnico, medios de
multiplataforma (Whatsapp), de manera verbal, telefnica o a travs de formatos internos.
Clima laboral: Es el medio en el que se desarrolla el trabajo cotidiano. La calidad de este clima influye
directamente en la satisfaccin de los colaboradores y por lo tanto en sus actividades diarias.
Induccin: Brindar informacin general, amplia y suficiente que permita la ubicacin del empleado y de
su rol dentro de la organizacin para fortalecer su sentido de pertenencia y la
seguridad para realizar su trabajo de manera autnoma.
Entrevista: Encuentro cara a cara que permite comprobar la idoneidad de la candidatura para un puesto
en concreto. Se trata de ver si se tienen determinadas competencias, que conforman el perfil requerido
para el puesto ofertado. Tambin es importante para averiguar el estilo personal, temperamento y
habilidades sociales con las que se cuenta o dispone el candidato, as como sus puntos fuertes y dbiles
ante los dems candidatos.
Prueba Psicotcnica: Son pruebas funcionales que miden capacidades y aptitudes intelectuales y
profesionales de diversa ndole, como conocimiento profesional al igual que rasgos de personalidad,
intereses y/o valores personales.
Evaluacin de desempeo: La evaluacin del desempeo es un instrumento que se utiliza para comprobar
el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos a nivel individual. Este sistema permite una medicin
sistemtica, objetiva e integral de la conducta profesional y el rendimiento o el logro de resultados. Es til
para determinar la existencia de problemas en cuanto se refiere a la integracin de un empleado/a en la
organizacin. Identifica los tipos de insuficiencias y problemas del personal evaluado, sus fortalezas,
posibilidades, capacidades y los caracteriza.

6. Generalidades.

6.1. Requisicin.

6.1.1 Inicia con el requerimiento por parte del Jefe de proceso, a travs de comunicacin interna;
en caso de que el cargo sea nuevo se creara el perfil de acuerdo a la necesidad.

6.2. Seleccin.

6.2.1 De acuerdo al perfil de cargo se hace la bsqueda de aspirantes, la organizacin tiene establecido
como fuentes de apoyo, bolsas de empleo, pagina web, redes sociales, referidos o proveedores
externos (Secretaria de desarrollo econmico de Tocancip Centro de Empleo; Asociacin
Metalmecnicos de Tocancip).
6.2.2 Una vez se tienen las hojas de vida preseleccionadas se procede a comparar con el
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perfil de cargo requerido y de acuerdo a ello, se procede a almacenarla en la carpeta virtual dejas
de vida que se encuentra en el computador de Gestin Humana. Seleccin Hojas de Vida.
6.2.3 Se podr avalar la Experiencia vs. Formacin profesional y Formacin profesional vs.
Experiencia, en caso de no cumplir con algunos de los requisitos del perfil. Esto se evaluar
conforme al requerimiento del Jefe de proceso, el cual dar su aval para continuar con el
proceso de seleccin.
6.2.4 Pruebas Psicotcnicas: Estas pruebas sern aplicadas al aspirante por la Psicloga de
Instrumentacin & Metrologa Industrial S.A.S. la cual realizar el respectivo anlisis de
aptitudes y capacidades de acuerdo al cargo, evidenciado en formato de entrevista
psicolgica...\..\..\..\..\Gestin Humana\Gestion Humana\Entrevistas y seleccion de
personal\Formatos de entrevista\Formato de Entrevista Psicolgica- Versin 2 .pdf Entrevista
Psicolgica: A travs de la entrevista Psicolgica, la Psicloga verifica competencias,
habilidades, aptitudes y/o comportamientos del candidato por medio de preguntas relacionadas
con su ncleo familiar, formacin acadmica, experiencia laboral, relaciones interpersonales, etc.
Registrando las respuestas en el formato de entrevistas, con el fin de identificar los candidatos
idneos para el cargo.
6.2.5 A travs de comunicacin interna, se informa al jefe de proceso para que evale las hojas de vida
y proceda a solicitar la programacin para entrevista: Tcnica o de conocimiento a
cargo de jefe de proceso.
6.2.6 A travs de una llamada telefnica se le informar al aspirante pre- seleccionado fecha y hora
entrevista.
6.2.7 Para la entrevista del rea Proyectos, se maneja formato interno Evaluacin
tcnica...\..\..\..\2. Procesos Misionales\3.
Proyectos\Registros\Formatos\Entrevistas\Evaluacin Tcnica.pdf este formato ser
diligenciado por el jefe de proceso de proyectos cuenta con una tabulacin de calificaciones que
permite promediar e identificar si el candidato cuenta o no con la experiencia tcnica.
6.2.8 Para la entrevista con Jefe inmediato se maneja un Formato de entrevista Jefe de proceso
..\Formatos de entrevista\Formato de Entrevista por Jefe de proceso.docx este
formato ser diligenciado por el jefe de proceso, el cual determinar si es apto para cumplir
con las posibles funciones del cargo con la firma de aprobacin que indicara continuar con el
proceso.
6.2.9 Entrevista Gerencial: Para la entrevista gerencial se maneja un formato interno Formato de
entrevista Gerencial ..\Formatos de entrevista\Formato entrevista Gerencial.docx este formato ser
diligenciado por el Gerente Administrativo o Gerente General, dando aprobacin para la
contratacin.

6.2.10 En este formato, quedara evidenciado los parmetros legales de contratacin.Se notifica al
candidato va Email y/o telefnicamente para informar su aprobacin al cargo, a su vez se le
hace el requerimiento de los documentos a entregar
6.2.11 ..\..\Registros\Formatos\Formatos _Gestin Humana\Modelo solicitud documentos para
contratacin..docx y la programacin e indicaciones para toma del examen mdico
ocupacional de ingreso.
Es de tener en cuenta, que en caso que los resultados del examen mdico ocupacional de ingreso
den:
Candidato Apto para el Cargo: Contina con la contratacin.
Candidato NO Apto para el Cargo: Se detiene la contratacin y se le notificar al candidato.
Candidato Con Restricciones para el Cargo: Contina con el proceso de contratacin, teniendo en
cuenta las recomendaciones mdicas.

6.2.12 Verificacin de referencias: La asistente administrativa realizar la verificacin de referencias tanto

personales como laborales segn el formato ..\Formatos\Formato Verificacin Referencias
Personales y Laborales.doc.
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Si el candidato en las referencias laborales presenta ms de 6 criterios con una calificacin Baja o
Inferior, ser contratado teniendo en cuenta las restricciones y de acuerdo a la evaluacin del
periodo de prueba se tomar la decisin de si el candidato permanece o no permanece con la
empresa; este proceso se realizar de la misma forma teniendo en cuenta el resultado de las
referencias personales.

NOTA: De contar con la aprobacin de la entrevista tcnica o de conocimiento, el jefe de proceso lo notificara por
medio de comunicacin interna, para que se contine con la programacin de la entrevista gerencial.
Se podr presentar que exista solo entrevista gerencial, en conjunto con la prueba psicotcnica por decisin de la
alta gerencia y podr dar su aprobacin a travs del mismo formato, Los formatos de entrevista del aspirante que
NO resulte Apto para su contratacin sern eliminados despus de un (1) mes de la entrevista.

6.3 Contratacin.

6.3.1. Cuando el aspirante se ha practicado el examen mdico ocupacional y es apto o apto con
restricciones para el cargo, se le informa por va telefnica al aspirante para presentarse a la oficina
con toda la documentacin requerida en fsico y/o en medio magntico e iniciar el proceso de
afiliaciones a la Seguridad social.

6.3.2. La Asistente Administrativa ser la encargada de verificar referencias laborales y personales del
aspirante de acuerdo al formato para garantizar la veracidad de la informacin suministrada.

6.3.2.1 En caso de que exista un resultado negativo en la verificacin de referencias se firmar

un acuerdo con el aspirante, en el cual se le informar que debido al resultado de la referenciacin
ser de suma importancia el resultado de la evaluacin de desempeo aplicada a los dos meses a
partir su ingreso a la compaa (periodo de prueba); de acuerdo al resultado de la evaluacin de
desempeo se evaluar si la informacin de la verificacin es verdadera o errnea y se tomarn las
medidas correspondiente de acuerdo a esta.

6.3.3. Afiliaciones seguridad social y parafiscales.

ARL: La Psicloga har esta Afiliacin mnimo un (1) da hbil anterior a la firma del contrato.
EPS: La Asistente Administrativa har esta Afiliacin mnimo un (1) da hbil anterior a la firma de contrato.
AFP: Esta Afiliacin ser avalada con la certificacin entregada por parte del colaborador, en caso de no
estar afiliado se har en conjunto con la Afiliacin a la EPS.
CCF: Inicialmente la asistente administrativa realizara la Afiliacin de manera virtual a la CCF, y antes de
finalizar el mes vigente se realizara la radicacin del formulario.

6.3.4. Apertura de cuenta.

Si el aspirante no tiene cuenta bancaria en Bancolombia, se le suministra una carta para realizar dicho
trmite \\Administracion\memoria\INSTRUMENTACIN & METROLOGA INDUSTRIAL\I. M.
I\CONSECUTIVOS CARTAS 2014\IMI-98 Apertura cuenta Bancolombia.doc (Segn consecutivo de cartas.)
En caso de tener cuenta bancaria en Bancolombia, debe presentar una carta con los datos
necesarios (nmero de cuenta y tipo de cuenta) autorizando la consignacin de la nmina.
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6.3.5. Vacunacin

Si el colaborador no cuenta con la vacuna de Ttano Toxoplasmoide, Instrumentacin & Metrologa

Industrial S.A.S. le suministrar una carta para la toma de esta vacuna en COMPENSAR EPS para que no
genere ningn costo al aspirante.\\Administracion\memoria\INSTRUMENTACIN
& METROLOGA INDUSTRIAL\I. M. I\CONSECUTIVOS CARTAS 2014\CARTA AUTORIZACION VACUNACION
EN SEDES COMPENSAR.docx

6.3.6. Firma del contrato.

Financiero verifica que la documentacin est completa teniendo en cuenta el siguiente formato:
..\..\Registros\Formatos\Formatos _Gestin Humana\Formato documentos para contratacin..xlsx y
verificando que las fechas de las afiliaciones se encuentren de acuerdo a lo establecido en el presente
procedimiento, y conforme a las especificaciones de la gerencia como tipo de contrato, salario, cargo y
fecha de ingreso.
Una vez se ha formalizado el contrato se entrega una copia al colaborador.

Nota: Si por algn motivo el colaborador no tiene la documentacin completa y si el gerente aprueba la firma del
contrato se debe firmar una carta de compromiso para entregar los documentos mximo quince das despus de la
firma de contrato ; se contar mximo con dos (2) das hbiles para el proceso de contratacin.

6.4 Induccin.

Una vez vinculado el colaborador a la organizacin, el jefe de Gestin Humana informa

verbalmente al proceso de HSEQ para que realice la induccin el cual debe ser inmediatamente
evaluado.
En caso de que el resultado de dicha evaluacin sea bajo, se tendrn en cuenta las
debilidades para hacer nfasis en prximas capacitaciones.

Se realiza la entrega de Dotacin, papelera ..\..\Registros\Formatos\Formatos _Gestin

Humana\Formato para entrega de papelera.doc.docx, elementos de proteccin y herramientas necesarias
para su buen desempeo, apoyado por el proceso HSEQ, se deja evidencia en el formato de
entrega de dotacin ..\..\..\..\4. Procesos de Control\HSEQ\8. Gestin
Integral\Seguridad Salud en el Trabajo\Documentos y Formatos\SEGURIDAD
INDUSTRIAL\EPP\Formatos\Entrega de EPP.xlsx y carta de entrega de herramientas y/o cmputo.
..\..\Registros\Formatos\Formatos _Gestin Humana\Entrega de herramienta..doc
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6.5. Evaluacin de desempeo.

Se establece que con apoyo del proceso HSEQ, realizar las evaluaciones de desempeo para evidenciar
las fortalezas y debilidades del colaborador durante su permanencia en la empresa as:

Primera: A los dos (2) meses de su ingreso (Finalizacin periodo de prueba).

Segunda: A los ocho (8) meses contados a partir de la primera evaluacin.
Tercera: A los doce (12) meses contados a partir de la segunda evaluacin.
Y a partir de la tercera evaluacin se realizar una cada ao.

Dadas las modificaciones en el procedimiento, para el personal antiguo (que este contratado antes de
mayo del 2014), solo se aplicara la evaluacin de desempeo una vez al ao.

Nota: De ser necesario o por requerimiento del Jefe de proceso, se podr realizar una evaluacin de desempeo
extra, programndola en el cronograma de Evaluaciones de desempeo con apoyo del proceso de HSEQ.

6.6. Capacitaciones.

En conjunto con el proceso HSEQ, se establece cronograma de capacitaciones al iniciar el ao vigente,

donde se incluye temas de inters de la empresa, resultado de las evaluaciones de desempeo,
aspectos e impactos significativos, requerimiento legal entre otros.

Se mide la efectividad de las capacitaciones mediante una evaluacin terica o practica segn aplique.

6.7. Nmina, seguridad social, parafiscales.

Se establece que con apoyo del proceso financiero se realizar la liquidacin de nmina, liquidacin de aportes
de seguridad social y liquidacin de parafiscales. (Ver procedimiento nmina Financiero ver formatos
relacionados.)

Una vez el proceso financiero realiza informe de nmina, parafiscales y prestaciones sociales, la gerente
administrativa revisa la informacin de acuerdo a soportes entregados.

Se presenta al Gerente general para su aprobacin (Firma del mismo documento).

Una vez aprobado se procede al pago va internet.

6.8. Actas de descargos y memorandos.

6.8.1. Por medio de comunicacin interna el Jefe de Proceso informar a la Psicloga de

Instrumentacin & Metrologa Industrial S.A.S; que colaborador debe presentarse en las instalaciones
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administrativas de la empresa con el fin de asistir al acta de descargos; el jefe de proceso deber
informar las razones por las cuales se le realizar al colaborador el acta y las medidas que se
tomaran de acuerdo a la situacin. La Psicloga en acuerdo con el Jefe Inmediato establecern la
fecha en la cual se realizar la reunin.

En la realizacin del acta de descargos debe estar presente: Psicloga de Instrumentacin & Metrologa
Industrial S.A.S, quien es la persona encargada de realizar el acta, el colaborador implicado en la situacin
y un testigo, el testigo debe ser el Jefe Inmediato del colaborador.

6.5.1. Por medio de comunicacin interna el Jefe de Proceso informar a la Psicloga de

Instrumentacin & Metrologa Industrial S.A.S que debe realizarse un memorando para un colaborador
determinado; el Jefe de Proceso informar las causas del memorando y las medidas que se tomarn teniendo
en cuenta la situacin. La Psicloga en acuerdo con el Jefe Inmediato establecern la fecha en la cual se
realizar la reunin.

En la entrega del memorando estarn presentes la Psicloga y el colaborador directamente implicado en

la situacin.

6.6. Liquidacin contrato laboral.

6.6.1. Por medio de comunicacin interna el Jefe de Proceso informar a la Psicloga de

Instrumentacin & Metrologa Industrial S.A.S; la desvinculacin del colaborador, acordando fecha y
hora en la cual el colaborador debe presentarse a las instalaciones administrativas para iniciar proceso
de retiro.

6.6.2. Una vez el colaborador se presenta en las instalaciones administrativas, la Psicloga procede
a notificar formalmente la desvinculacin del colaborador.

6.6.3. La asistente administrativa, recibir las herramientas de trabajo y dotacin que traiga el
colaborador con el fin de hacer llegar la informacin a financiero quien se encargara de la entrega
del Paz y Salvo para la liquidacin.

6.6.4. En caso de que el colaborador no haga entrega total de la herramienta asignada, la asistente
administrativa debe solicitar confirmacin con la HSEQ encargada a travs de correo electrnico.