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1.

Objetivo

Este formato tiene como propsito consolidar un informe con los avances ms relevantes de
una dependencia frente al Sistema Integrado de Gestin SIG durante cualquier periodo, en el
marco de las funciones establecidas por la Resolucin 0096 de 2015 (artculo 17, pargrafo
2) con nfasis en algunas de ellas. El informe debe ser preparado por el Gestor(a) SIG de la
dependencia que presenta el informe.

El jefe de la dependencia es el responsable del informe, el cual se considera oficial una vez
remitido desde el correo electrnico de dicho jefe.
El texto azul de este formato corresponde a instrucciones y pueden ser eliminadas al finalizar su
diligenciamiento

Nombre de la
(escriba el nombre de la dependencia que tiene a su cargo)
Dependencia:
Nombre del Gestor de (escriba el nombre y el apellido del gestor de dependencia
Dependencia: designado mediante memorando)
Nombre del Jefe de
(escriba el nombre y el apellido del Jefe de la Dependencia)
Dependencia:
Periodo del informe: (escriba las fechas de inicio y terminacin del periodo sobre el
cual se presenta el informe)

2. Desarrollo

Tema 1: Autoevaluaciones de procedimientos

Las autoevaluaciones de procedimientos son ejercicios para medir el grado en que un


procedimiento se conoce, se comprende y se ejecuta en la prctica con calidad, aplicando el
formato F-IM-PRO autoevaluacin del procedimiento. Resolucin 0096 de 2015. Art. 17,
Pargrafo 2, Literal 1.
nicamente diligencie este tema si su dependencia administra algn procedimiento, de lo
contrario escriba la dependencia no administra procedimientos.

Nota: El texto descriptivo del tema no debe eliminarse ni modificarse.

A continuacin se presentan las instrucciones para diligenciar el formato:

Avances: Transcriba por cada procedimiento que administra y ha autoevaluado su dependencia, los
porcentajes de conocimiento, comprensin e implementacin, al igual que el nmero de no
conformidades.
Fortalezas: Indique cuales procedimientos obtuvieron resultados superiores al 90%, al igual que los
procedimientos con total conformidad en su calidad.

Dificultades: Indique cuales procedimientos obtuvieron resultados inferiores al 70%, al igual que los
procedimientos con ms de una no conformidad en su calidad .

Oportunidades: Sugiera hbitos a los administradores de cada procedimiento en su dependencia,


para mantener al da las autoevaluaciones oportunas y para desatrasar las vencidas.
Pendientes: Relacione los procedimientos que administra la dependencia, cuya autoevaluacin est
vencida.

Proyecciones: Defina escenarios futuros que favorezcan o no la autoevaluacin de procedimientos


(ejemplo: tener identificado el equipo del procedimiento es un escenario favorable).

Tema 2: Socializaciones

Las socializaciones son ejercicios para informar, comunicar, divulgar, posicionar o apropiar el
SIG entre el personal de una dependencia, teniendo en cuenta la aplicacin del Protocolo
Induccin al Sistema Integrado de Gestin por parte de los Gestores SIG de Dependencia.
Resolucin 0096 de 2015. Art. 17, Pargrafo 2, Literal 3.

Nota: El texto descriptivo del tema no debe eliminarse ni modificarse.

A continuacin se presentan las instrucciones para diligenciar el formato:

Avances: Describa brevemente las acciones desarrolladas durante el periodo para socializar los
temas de Sistema Integrado de Gestin en su dependencia y seale en trminos porcentuales
cuantas personas de su dependencia han participado; con base en la aplicacin del Protocolo
Induccin al Sistema Integrado de Gestin por parte de los Gestores SIG de Dependencia.
Fortalezas: Mencione los principales logros de las socializaciones realizadas en la dependencia
teniendo en cuenta aspectos como, participacin del jefe de la dependencia, evaluaciones de cierre
de brecha, implementacin efectiva de las directrices del SIG.

Dificultades: Relacione las situaciones que han afectado las estrategias de socializacin del
Sistema Integrado de Gestin en su dependencia.

Oportunidades: Detalle los aspectos que considera deben transformarse para favorecer el
desarrollo de estrategias de socializacin del Sistema Integrado de Gestin en su dependencia. Y
recomiende aquellas que considera deben mantenerse para no perder los avances obtenidos.
Pendientes: Mencione brevemente las acciones que estn sin terminar y los efectos que pueden
generar en la entidad.

Proyecciones: Con base en la informacin anterior indique las acciones propuestas a desarrollar en
su plan de accin.
Tema 3: Control de Documentos

El control de documentos consiste en asegurar la conveniencia, adecuacin y


eficacia del procedimiento de control de documentos y registros del Proceso de
Direccionamiento Estratgico en el Manual del SIG. Resolucin 0096 de 2015. Art.
17, Pargrafo 2, Literal 1 y 5.

Nota: El texto descriptivo del tema no debe eliminarse ni modificarse.

A continuacin se presentan las instrucciones para diligenciar el formato:


Avances: Relacione cuntos documentos controlados ha oficializado en el ltimo semestre teniendo
en cuenta los que administra y en los que participa su dependencia en los diferentes procesos del SIG
(Indicadores, Riesgos, Procedimientos y Documentos Asociados)

Fortalezas: Cuntos documentos controlados ha oficializado en el ltimo semestre.

Dificultades: Identifique los documentos no controlados en su dependencia.

Oportunidades: Que sugiere para mantener actualizados los documentos controlados de su


dependencia.
Pendientes: Describa que documentos se encuentran en alguna de las etapa del Procedimiento de
Control de Documentos y Registros en su Dependencia.

Proyecciones: Prevenga posibles eventos que lleguen a afectar el control de documentos de su


dependencia.

Tema 4: Hallazgos
Los hallazgos son el Resultado una accin evaluativa, que identifica oportunidades de
mejora, no conformidades y no conformidades potenciales. (Fuente: Procedimiento PCD-
EV-MC-216 de acciones de mejora, del proceso de mejora continua) Resolucin 0096 de
2015. Art. 17, Pargrafo 2, Literal 2.

Nota: El texto descriptivo del tema no debe eliminarse ni modificarse.

A continuacin se presentan las instrucciones para diligenciar el formato:


Avances: Relacione por origen, la cantidad de hallazgos del SIG abiertos que tiene la dependencia
al final del periodo del informe, tomando como fuente el instrumento de acciones de mejora
administradora por la Oficina de Control Interno.

Fortalezas: Relacione el cierre efectivo de hallazgos (hallazgos cerrados que no volvieron a abrirse)
y/o la disminucin en la cantidad de hallazgos generados a la dependencia durante el periodo objeto
del informe, entre otros.

Dificultades: Describa las principales dificultades que tuvo la dependencia para el cierre de sus
hallazgos.
Oportunidades: Relacione las recomendaciones que en su calidad de Gestor de Dependencia
puede realizar frente a las buenas prcticas que se deberan mantener para el tema de hallazgos.

Pendientes: Relacione las acciones relevantes que han quedado pendientes por concluir y al ser
ejecutadas en el corto plazo significarn un avance adicional para la dependencia.
ELABORO REVISO APROBO
NOMBRE Gestores DADE para el SIG Alexandra Rivera Pardo Liliana Pulido Villamil
Subdirectora de Diseo, Directora de Anlisis y Diseo
CARGO
Evaluacin y Sistematizacin Estratgico

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