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Control Interno Propiedad Planta y Equipo

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Activos

De acuerdo a Mndez (2011), los activos estn conformados por los


recursos y derechos necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la
empresa, se clasifica, de acuerdo con su disponibilidad, o sea la facilidad o
rapidez para convertirse en dinero en un periodo determinada, as:

Activos Corrientes: Comprende el dinero y otros recursos y derechos que


razonablemente se espera convertir en efectivo, consumir o vender en un
periodo que no exceda de un ao. Este grupo contiene las siguientes cuentas:
efectivo, bancos, inversiones temporales, cuentas por cobrar, inventarios y
gastos anticipados.

Activos No Corrientes: Representa el valor de los bienes y derechos de


propiedad de la empresa que pueden convertirse en efectivo, en un plazo mayor
del periodo contable o de un ao y est conformado por las siguientes cuentas:
depreciacin acumulada propiedad, planta y equipo, Inversiones permanentes y
propiedad, planta y equipo; siendo estas de inters para el presente estudio.
Propiedades, Planta y Equipo

De acuerdo a Rodrguez (2006: 67), propiedad, planta y equipo son los


recursos materiales e inmateriales, que han sido adquiridos para prestar un
servicios a la empresa, con la finalidad de que esta pueda desenvolverse en sus
actividades y no para ser vendidos.

Daz y Vsquez (2013:137), sealan este rubro consiste en una serie de


activos clasificados como no corrientes, porque se espera su utilizacin durante
un periodo mayor a doce (12) meses. En este se ubican los equipos de
transporte, transformacin, mobiliario, y dems bienes tangibles utilizados en las
operaciones de las entidades.

Segn Mndez (2011), las propiedades, planta y equipo son activos


tangibles que se llevan a cabo para su uso en laproduccin, o suministro de
bienes o servicios, para arrendarlos a terceros, o para
propsitos administrativos, y se espera que sean utilizados durante ms de un
perodo. En efecto, se derivan las siguientes:

Propiedades: dominio o propiedad, es el derecho de poseer exclusivamente


una cosa y gozar y disponer de ella, sin ms limitaciones que las establecidas
por la ley o por la voluntad del propietario

Planta: Se refiere a construcciones generalmente grande para vivienda u


otros usos cimentada sobre un terreno.

Equipo: Es la coleccin de utensilios, instrumentos y aparatos especiales


que acompaan el trabajo de operarios, organizados para un fin determinado
En general, se puede decir que la propiedad, planta y equipos son los
activos tangibles que posee una empresa para su uso en la produccin o
suministro de bienes y servicios, arrendamientos a terceros o propsitos
administrativos, y se esperan usar durante ms de un periodo econmico.

Mndez (ob.cit), determina que los elementos que conforman las


propiedades, planta y equipo son de mucha importancia en las entidades debido
a que contribuyen a la generacin de ingresos por parte de la empresa, adems
con el paso del tiempo la cantidad de estos activos que puede adquirir una
empresa puede llegar a ser significativa, lo cual tiene repercusiones en la forma
de realizar sus operaciones. Las propiedades, plantas y equipos comprenden:

Terreno: precio de costo de los lotes de tierra donde se encuentran construidos


los edificios y tambin los terrenos donde no hay construccin.
Edificios: representa los valores que la empresa posee en casas, locales,
edificios y toda clase de construcciones terminadas.
Muebles y enseres: muebles y enseres de propiedad de la empresa,
contabilizados a precio de costo.
Equipo de oficina: comprende los equipos adquiridos por la empresa, como
mquinas de escribir, sumadoras, calculadoras y otros equipos necesarios para
la buena marcha

del negocio, registrados a precio de costo.


Computadores y equipos de tecnologa: Representa el valor de los
computadores, microcomputadores y equipos de tecnologa de propiedad y al
servicio de la empresa.
Maquinaria y equipo: equipos adquiridos por la empresa y destinados a la
produccin.
Vehculos: Vehculos de propiedad de la empresa, destinados al transporte de
personas o carga.
Entre otros.

En general, las propiedades, planta y equipo representan el conjunto de


bienes de naturaleza tangible adquiridos, construidos o en proceso de
construccin cuya permanencia en la empresa va ms all de un ejercicio
econmico, los cuales son destinados para el desarrollo del giro normal de las
operaciones del negocio y que por lo tanto no estn destinados para la venta.

Tomando en cuenta a Rodrguez (2007), la propiedad, planta y equipo son


activos tangibles que se llevan a cabo para su uso en la produccin, o suministro
de bienes o servicios, para arrendarlos a terceros, o para
propsitos administrativos, y se espera que sean utilizados durante ms de un
perodo, dentro de los que se tienen:

Por otro lado, Rodrguez (2004: 67), propiedad, planta y equipo son los
recursos materiales e inmateriales, que han sido adquiridos para prestar un
servicios a la empresa, con la finalidad de que esta pueda desenvolverse en sus
actividades y no para ser vendidos. De esta manera se caracterizan porque:

Son propiedad de la empresa, es decir, estos han sido facturados bajo la


denominacin jurdica de la empresa y no bajo el nombre de algn socio o
empleado en particular.
Son de naturaleza permanente, quiere decir que se adquieren con la finalidad de
que tengan una vida til por un largo periodo de tiempo, y que solo dejarn de
ser propiedad de la empresa en caso que se as se requiera.
Estn destinados para el uso de las operaciones propias de la empresa y no para
la venta, esto seala que son adquiridos para hacerlos participes del proceso de
produccin, de servicios o de venta y no para proporcionarlos a los clientes.
Tienen cierto valor considerable, relacionado al valor de recuperacin que los
activos fijos tienen en caso que se necesite de su reposicin, de su venta o
cuando ya no se requiera de su uso dentro de las operaciones de la empresa.
Categoras de propiedad, planta y equipo

Partiendo del criterio de algunos autores como Mndez (2011), Robert


(2000) y Rodrguez (2004); para efectos contables, la propiedad, planta y
equipo se clasifica en tres categoras: activos no depreciables, activos
depreciables, activos agotables e intangibles.

Activos no depreciables

Por regla general, toda la propiedad, planta y equipo se deprecia, pero


existen algunas excepciones, por lo que existen unos pocos activos fijos que no
son susceptibles de depreciar. De acuerdo a Mndez (2011), como la
depreciacin es el reconocimiento de un gasto producto de la utilizacin de un
activo, cuando este no est en condiciones de ser utilizado, naturalmente no ser
depreciado.
Segn Mndez (2011), los activos no depreciables son aquellos que por su
naturaleza, al ser usados en la produccin de bienes y servicios o por el paso
del tiempo, no sufren prdida de su valor ni desgaste, por ende, son activos de
vida til ilimitada o que se encuentran an en proceso de construccin o de
montaje y que no se pueden depreciar pues todava no se encuentran en
operacin. Dentro de los activos no depreciables se tienen:

Construcciones en curso. Todo activo comienza su proceso de desgaste o


prdida de valor contable, a partir de la fecha en que la empresa comienza a
usarlo para los fines del negocio, y no desde la fecha de la compra, fabricacin
o construccin como a veces se cree.
Maquinaria y equipo en montaje. Cuando la maquinaria que compra o fabrica la
empresa para su propio uso an no haentrado en el proceso productivo porque
apenas se est montando, instalando o armando, no es depreciable, pues se
considera que si la compaa no comienza a utilizarla, tal maquinaria no sufre
desgaste ni deterioro.
Terrenos. Esta cuenta representa el valor de los terrenos o predios propiedad de
la entidad donde estn construidas las edificaciones del ente econmico, as
como los destinados a futuras ampliaciones o construcciones para uso o servicio
del mismo, por tanto, representan el precio de costo de los lotes de tierra donde
se encuentran construidos los edificios y tambin los terrenos donde no hay
construccin.

Segn Robert (2000), los activos no depreciables son aquellos activos fijos
que por no estar operando o no estn generando ingresos porque a la fecha de
presentacin del balance, se encuentran todava en la etapa de construccin o
montaje como por ejemplo: terrenos, construcciones en curso, maquinaria y
equipo en montaje o en trnsito.

En resumen, los activos no depreciables son aquellos que no sufren


desgaste o demrito por el uso a que son sometidos y que por tanto no pierde
un precio, al menos contablemente.
Activos depreciables

La mayora de la propiedad, planta y equipo utilizada por una empresa es


depreciable, en efecto, cuando sufren desgasto o deterioro por el uso a que son
sometidos o por el simple transcurso del tiempo, hacen parte de los activos
depreciables. Tomando en cuenta a Robert (2000), los activos depreciables
son aquellos que al ser usados en la produccin de bienes y servicios pierden
su valor, ya sea por la accin de factores naturales o al volverse obsoletos por
los avances tecnolgicos, por ejemplo:

Construcciones y edificaciones. Los edificios fsicamente conforman una


sola unidad con el terreno sobre el cual estn construidos. Sin embargo para
efectos contables es necesario separar el uno del otro, al menos tericamente.

Maquinaria y equipos. Corresponden a este rubro todos aquellos


dispositivos que utiliza la empresa para producir los bienes y servicios que
comercializa.

Equipo de oficina. Esta cuenta registra los costos histricos de todos los
equipos de oficina, sean mecnicos o electrnicos, adems de los muebles y
enseres de propiedad de la entidad, los cuales se utilizan en el desarrollo normal
de sus operaciones.
Equipo de transporte. Corresponden a este grupo los vehculos, que tienen
una vida legal normal de 5 aos, es decir, que su desgaste es ms acelerado
que el de la maquinaria, se destaca que, mientras mayor sea la vida legal de un
activo menor ser su depreciacin anual; mientras menor sea la vida legal de un
activo, mayor ser su depreciacin anual.

Para Mndez (2011), los activos depreciables son aquellos que por el
deterioro causado por el uso, la acciones de factores naturales, la obsolescencia
por avances tecnolgicos, los cambios en la demanda de bienes y servicios a
cuya produccin o suministro contribuyen a que pierdan su valor; de forma ms
especfica dentro de los activos depreciables se tienen:

En resumen, los activos depreciables son aquellos que con el paso del
tiempo se deterioran por lo general poseen una vida til la cual es dada por la
empresa.

Activos agotables

De acuerdo a Mndez (2011), los activos agotables representan los


recursos naturales de propiedad de la empresa y su cantidad disminuye de
acuerdo al tiempo que dura su explotacin, su valor histrico se conforma por el
valor de adquisicin, ms todas las erogaciones incluidas en la exploracin y
todos los rubros que aumenten su valor.
Para Robert (2000), los activos agotables representan los recursos
naturales controlados por el ente econmico, su cantidad y valor disminuyen en
razn y de manera con mensurable con la extraccin o remocin del producto.
En este sentido, el valor histrico de estos activos se conforma por su valor de
adquisicin, ms las erogaciones incurridas en su exploracin y desarrollo,
ejemplo de los activos agotables: las minas, las canteras, pozos artesanos,
yacimientos, entre otros.

En resumen, los activos agotables son aquellos bienes representados por


los recursos naturales no renovables, que al cumplir los fines para los cuales
fueron adquiridos disminuyen su valor por la cantidad de producto que de l se
extraiga.

Se puede decir que la propiedad, planta y equipos est conformada por los
activos tangibles que posee una empresa para su uso en la produccin o
suministro de bienes y servicios, arrendamientos a terceros o propsitos
administrativos, y se esperan usar durante ms de un periodo econmico; razn
por la cual ameritan un adecuado control interno y manejo por parte de las
organizaciones.

Tambin se tienen los activos intangibles, los cuales no sern tratados en


este trabajo.
Control interno de las propiedades, planta y
equipo

En cuanto al control interno, Blanco (2007:92), seala es un proceso


efectuado por la junta de directores de una entidad, gerencia y otro personal,
diseado para proveer razonable seguridad respecto de logro de objetivos. Es
decir, es una expresin que se utiliza para describir las acciones que adoptan las
autoridades superiores de una empresa o entidad para evaluar y dar seguimiento
a las operaciones financieras o administrativas.

Para Mantilla y Cante (2005), el control interno es un sistema contable que


comprende los mtodos de procedimientos y recursos utilizados por una entidad,
para seguir las huellas de las actividades financieras y resumirlas de forma til
para quienes toman las decisiones, debido a ello, existen dos tipos de controles
internos: administrativos y contables:

El control interno administrativo, no est limitado al plan de la organizacin


y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisin que lleva a la
autorizacin de intercambios, sino que se relaciona con la eficiencia en las
operaciones establecidas por el ente.
El control interno contable comprende el plan de la organizacin y los
registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de
los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable:

Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o


especficas de la gerencia.
Se registran los cambios para: mantener un control adecuado y permitir la
preparacin de los estados financieros.
Se salvaguardan los activos solo accesndolos con autorizacin.
Los activos registrados son comparados con las existencias.

En general, el control interno es un instrumento de gestin que se emplea


para proporcionar una seguridad razonable de que se cumplan los objetivos
establecidos por la entidad, para esto comprende con un plan de organizacin,
as como los mtodos debidamente clasificados y coordinados, adems de las
medidas adoptadas en una entidad que proteja sus recursos, propenda a la
exactitud y confiabilidad de la informacin contable, apoye y mida la eficiencia
de las operaciones y el cumplimiento de los planes, as como estimule la
observancia de las normas, procedimientos y regulaciones establecidas.

El derecho sobre la propiedad no es requisito esencial para reconocer el


control. Sin embargo, en la Norma Internacional de Contabilidad N 38 Activos
Intangibles (2008), se puede encontrar una definicin ms clara y completa para
entender este concepto y las implicaciones que tiene. En su prrafo 13,
establece que una entidad controlar un determinado activo siempre que tenga
el poder de obtener los beneficios econmicos futuros que procedan de los
recursos que subyacen en el mismo, y adems pueda restringir el acceso de
terceras personas a tales beneficios.
Esto quiere decir que, el control de los activos implica que necesariamente
deben cumplirse dos requisitos. El primero consiste en que la entidad posea el
poder para controlar los beneficios econmicos incorporados al activo y
utilizarlos para sus propios fines, situacin que generalmente est soportada por
derechos legales o contractuales, sin que esto sea un requisito indispensable
para que exista control, tal y como lo establece el marco conceptual, y
adicionalmente, para que exista control, la entidad debe poseer la capacidad
para negar o limitar el uso que terceros puedan hacer a los mencionados
beneficios econmicos.

Para Romero (2006:206), el control incluye el derecho de usar, el derecho


de disfrutar, el derecho de disponer y el derecho de propiedad. Sin embargo, la
propiedad legal del activo deja de ser esencial para su reconocimiento, ya que
a pesar de ser sta la que generalmente otorga el control del activo a la entidad,
puede existir control sin que haya tal condicin sobre los activos (como es el
caso, por ejemplo, de una operacin de arrendamiento financiero),
cumplindose as con la caracterstica secundaria de esencia sobre la forma,
que constituye parte de la fiabilidad de la informacin financiera.

En este sentido, el Marco Conceptual para la Elaboracin y Presentacin


de Estados Financieros (2008), presenta varios ejemplos de hechos que
suceden dentro de una entidad, que por ser controlados, independientemente
de su forma legal, pudieran ser considerados activos:

La venta de un activo a un tercero, cuando existen acuerdos que aseguren a la


entidad que puede continuar disfrutando de los beneficios econmicos
incorporados al activo vendido.

Los procedimientos tecnolgicos, producto de actividades de desarrollo llevadas


a cabo por la entidad sin patentar, siempre que la entidad controle los beneficios
econmicos que se esperan de ellos.

Segn Marcotrigiano (2011:83), respecto al control manifiesta se ha


dejado atrs la creencia de que un activo slo podra reconocerse como tal
cuando se tuviera la propiedad legal del mismo. En fin, los activos constituyen
esencialmente beneficios econmicos futuros para la entidad, siempre y cuando
sta ejerza control y se beneficie de ellos; debido a ello, las formalidades
jurdicas y legales pueden ser vistas como guas generales para identificar la
sustancia econmica de las transacciones.
En el concepto contenido dentro del marco conceptual, el control sobre
el beneficio econmico futuro asociado al activo se encuentra por encima de la
propiedad legal que pueda tenerse sobre el mismo, asegurando as
la coherencia con respecto a la caracterstica de esencia sobre la forma,
que hace que la informacin sea fiable.

En general, para que exista control la entidad sobre las propiedades, platas
y equipos, se debe tener la capacidad de garantizar el uso de los beneficios
econmicos para sus propios fines y de restringir el acceso de terceros a los
mismos.

Sistema de control interno de la propiedad,


planta y equipo

Para Chiavenato (2006:411), un sistema se define como un conjunto de


elementos interdependientes e interrelacionados con grupo de unidades
combinadas que forman un todo organizado. En este sentido, es considerado
como un conjunto de componentes que interaccionan entre s con el propsito
de lograr el objetivo para el cual fue diseado, atendiendo las necesidades y
requerimientos de la organizacin, dentro de los cuales se tienen los sistemas
de control interno y manejo depropiedad, planta y equipo.
De acuerdo a Cepeda (2003), el sistema de control interno conforma el
conjunto de planes y mtodos adoptados por una empresa con el fin de asegurar
que los activos estn debidamente protegidos. En consecuencia, est
entrelazado con las actividades operativas de la entidad y existe por razones
empresariales fundamentales, aparte de ser una poltica de gerencia y siendo
una exigencia constitucional y legal, se constituye en las directrices principales
de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores
resultados, con calidad y eficiencia.

Visto lo anterior, se puede deducir que el sistema de control interno es


primordial en las empresas, por la seguridad que presta para el buen desarrollo
de las tareas diarias, se convierte en algo necesario, para decidir hacia donde
deber dirigirse los mayores esfuerzos durante su examen y si presenta
debilidades se puede incidir en su mejoramiento.

Objetivos del sistema de control interno de


la propiedad, planta y equipo

Tomando en cuenta a Rodrguez (2004), Mantilla y Cante (2005), el


sistema de control interno y manejo de la propiedad, planta y equipo, constituye
el conjunto de medidas que toma la organizacin con el fin de proteger sus
recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente, asegurar la exactitud
y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras,
asegurar el cumplimiento de las polticas normativas econmicas de la entidad y
evaluar el desempeo de todas las divisiones administrativas y funcionales de la
entidad; por tanto, se determinan los siguientes objetivos:

Proteccin de los activos

Segn Rodrguez (2004), la proteccin de los activos es uno de los fines


ms importantes del control interno ya que por medio de un adecuado sistema
de control interno, ser posible evitar prdidas, fraudes, errores, desperdicios e
ineficiencias, de igual forma podr preverse contingencias que pudieran afectar
los recursos organizacionales.

Con motivo de que los activos de la organizacin, constituyen los


principales recursos para generar utilidad y un adecuado sistema de control
interno, debe prever medidas de vigilancia y comprobacin que se establezcan
desde antes de la adquisicin de los activos, pasando por su custodia,
conservacin y mantenimiento, hasta su baja (por retiro o venta).

Para Mantilla y Cante (2005), este objetivo se relaciona a las medidas


adoptadas por la administracin para prevenir o detectar operaciones no
autorizadas, acceso no autorizado a recursos o, apropiaciones indebidas que
podran resultar en prdidas significativas para la entidad, incluyendo los casos
de despilfarro, irregularidades o uso ilegal de bienes o recursos pblicos. En
general, los controles para la proteccin de activos no estn diseados para
cautelar las prdidas derivadas de actos de ineficiencia gerencial, como por
ejemplo, adquirir equipos innecesarios o insatisfactorios.

Promocin de la confiabilidad de informes


financieros

De acuerdo a Rodrguez (2004), la revisin del control interno se asocia


con los ingresos y gastos. Actualmente se reconoce la existencia de una
importante finalidad el control interno, consiste en la prevencin de prdidas y la
elaboracin de informacin contable y administrativa precisa en todas las reas
funcionales de la empresa.

Dada las necesidades de control interno, ste debe abarcar a toda la


organizacin, por tanto se requiere de informacin contable y administrativa
exacta y confiable, para ser utilizada en la toma de decisiones. No slo por un
continuo proceso de verificacin y anlisis de los informes, de los registros que
de ellos se derivan, as como de las fichas de control, podr la direccin superior
depositar su confianza en la informacin que le es presentada.
Segn Mantilla y Cante (2005), este objetivo tiene relacin con las
polticas, mtodos y procedimientos dispuestos por la administracin para
asegurar que la informacin financiera elaborada por la entidad es vlida y
confiable, al igual que se revela razonablemente en los informes. Una
informacin es vlida porque se refiere a operaciones o actividades que
ocurrieron y que tienen las condiciones necesarias para ser consideradas como
tales; en tanto que una informacin confiable es aquella que merece la confianza
de quien la utiliza.

Medicin del cumplimiento de la organizacin

El cumplimiento refiere a la accin y efecto de cumplir con determinada


cuestin o con alguien. En tanto, por cumplir, se entiende hacer aquello que se
prometi o convino con alguien previamente que se hara en un determinado
tiempo y forma, es decir, la realizacin de un deber o de una obligacin
(Definicin ABC, 2012),

En este sentido, el cumplimiento marca de alguna manera el camino del


xito o no de las empresas, porque en tanto y en cuanto cumpla con sus
obligaciones, tal situacin har que la misma pase a ser una compaa que
inspirar confianza a sus potenciales inversores por llevar efectivamente un
cumplimiento en sus obligaciones.

Segn Rodrguez (2004), partiendo de la premisa de que no se puede


mejorar aquello que previamente no se ha medido, la cual se debe tener presente
al momento de pensar en identificar, formular y evaluar los indicadores; ninguna
funcin representa mejor el espritu de la administracin moderna que la de
control, puesto que la misma ayuda a la empresa a medir su nivel de
cumplimiento, implicando el examen de las operaciones financieras,
administrativas y econmicas de la organizacin, para determinar que se han
realizado conforme a la normatividad legal, reglamentaria y estatutaria.

Eficiencia de las operaciones

De acuerdo a Mantilla y Cante (2005), uno de los objetivos del sistema de


control interno es mejorar la eficiencia de las operaciones de la empresa,
est relacionado con la misin o razn fundamental de la existencia de las
empresas, fortaleciendo sus objetivos estratgicos. Para cumplir este objetivo
cada rea de la empresa establece objetivos especficos y para asegurar su
logro, debe proceder a gestionar los riesgos, definidos como la probabilidad que
un evento o accin afecte adversamente a la entidad.

Segn Rodrguez (2004), es necesario saber lo que se est logrando


actualmente en el proceso operativo hacia los objetivos establecidos; adems,
en esta informacin debe considerarse la solucin a las necesidades presentes
en el lugar, tiempo y gente adecuada. Por tanto, slo as se pueden obtener las
bases adecuadas para determinar desviaciones, establecer, comparar y analizar
las acciones correctivas a realizarse u otro tipo de accin administrativa.

Cercioramiento de adhesin a polticas generales

Para Rodrguez (2004), las polticas son parte de la planeacin, requieren


desde el punto de vista del control, algunos requisitos para su prctica eficiente,
eficaz y efectivo. De esta manera tanto las polticas establecidas como los
procedimientos y programas, servirn en forma efectiva a la funcin de control,
ya que no se presentarn confusiones e interpretaciones errneas.

Segn Mantilla y Cante (2005), este objetivo hace referencia al


seguimiento de polticas que aseguran el adecuado uso de la propiedad, planta
y equipo, consistente en las disposiciones establecidas en las leyes y
reglamentos, as como concordante con las normas relacionadas con el rubro en
estudio.
Procedimientos de control interno y manejo de
la propiedad, planta y equipo

Con el paso del tiempo la cantidad de propiedad, planta y equipo que puede
adquirir un mismo ente econmico puede llegar a ser significativa. Por tal motivo,
es conveniente que desde el mismo comienzo de sus operaciones, se
establezcan procedimientos para lograr un adecuado control interno de la
informacin relacionada con los mismos. (Mantilla y Cante, 2005).

De acuerdo a Mantilla y Cant (2005), las empresas deben elaborar los


procedimientos de control interno, ya que son la base primordial para poder
desarrollar adecuadamente sus actividades, establecer responsabilidades,
informacin, medidas de seguridad y objetivos. En efecto, constituyen los
fundamentos especficos que basados en la eficiencia demostrada y su
aplicacin prctica en las actividades financieras y administrativas, son
reconocidas en la actualidad como esenciales para las empresas.

Para Whittington y Kurt (2000), Mantilla y Cante (2005), y Rodrguez (2007),


dentro de los controles aplicados a la propiedad, planta y equipo; se tienen los
siguientes:

Registro

De acuerdo a Mantilla y Cante (2005), el sistema de control interno y


manejo de propiedad, planta y equipos prev la implementacin y seguimiento
de registros adecuados para cada activo en particular; desde el momento de su
adquisicin y durante toda su permanencia, hasta su salida definitiva, de manera
que permita su fcil y segura ubicacin en todo momento; as como las
informaciones fundamentales respecto al mismo.
Para Rodrguez (2007), los registros de propiedad, planta y equipo debern
ofrecer las siguientes informaciones: descripcin de la propiedad; nmero de
serie del fabricante,

modelo, nmero, y cualquier otra identificacin de importancia; fuente de recursos con


que fue adquirida la propiedad, incluyendo nmero de donacin u otra fuente de
aportes; el ttulo de propiedad; fecha de adquisicin y costo; localizacin, uso,
condicin de la propiedad y fecha en que la informacin fue reportada; y costo de
adquisicin por unidad.

Placas o etiquetas de identificacin

El control interno y manejo de la propiedad, plata y equipo cada vez es ms


importante para que las empresas puedan identificar sus activos muy fcilmente
mediante un lector de cdigo de barras. De ah la importancia de colocar una
etiqueta o placa de identificacin en cada activo, aunque a veces se lleva a cabo
con marbetes metlicos o de polister con cdigos de barra.

De acuerdo a Mantilla y Cante (2005), las etiquetas o placas de


identificacin simplifica los controles futuros de inventario a partir de la utilizacin
de lectores de cdigos estndar, por tanto, es recomendable que en una
empresa se diseen tarjetas de identificacin para cada uno de estos activos, en
las que debe figurar su cdigo, ubicacin, costo histrico, fecha de adquisicin,
depreciacin acumulada, y todos los desembolsos que la empresa realice sobre
estos activos a lo largo de su vida til como reparaciones, mantenimiento,
adiciones, entre otros.

Segn Wilcatec Soluciones Empresariales (2012), la etiqueta de


identificacin por cada propiedad, planta y equipo debe ser nica, debe
mostrar claramente, el logotipo de la empresa, de la misma manera debe llevar
un cdigo o nmero que identifique el activo y tambin el cdigo de barras para
lectura mediante escner ptico y posterior control en puntos de seguridad, en
caso de ser necesario, estas etiquetas o placas pueden ser de: plastisol, acero
inoxidable, aluminio y polister; descritas en el siguiente cuadro:

Mayor auxiliar

Segn Mantilla y Cante (2005), en el mayor general se debe tener una


cuenta auxiliar por cada clase de propiedad, planta y equipo que contenga el
mayor nmero de informacin para su fcil localizacin e identificacin como son:
nombre del activo, nmero de identificacin, lugar donde se encuentra,
fabricante, fecha de instalacin, costo de la compra, otros costos incidentales,
los datos sobre depreciacin como valor de desecho, monto a depreciar y
cualquier otra informacin necesaria.

De acuerdo a Rodrguez (2007), cuando una empresa debe controlar una


gran cantidad de activos fijos, se recomienda el uso de un libro mayor auxiliar,
en el que se guarda informacin detallada sobre cada activo fijo. El mayor auxiliar
consiste en un registro separado para cada unidad de activo, si es adecuado,
facilita el trabajo al analizar las adiciones y retiros, al verificar la depreciacin y
el gasto de mantenimiento y al comparar autorizaciones.
En general, es recomendable comparar peridicamente el saldo del libro
mayor auxiliar con las cuentas de control del libro mayor general, de esta manera
los libros mayores auxiliares son muy tiles a la hora de determinar los gastos
por depreciacin, completar formularios de impuestos y seguros, o de registrar
la baja de activos fijos.

Inspeccin fsica

De acuerdo a Mantilla y Cante (2005), la inspeccin fsica consiste en


examinar la propiedad, planta y equipo, con el objetivo de hallar caractersticas
fsicas significativas para determinar cules son normales y distinguirlas de
aquellas caractersticas anormales; es decir, es la inspeccin y relevamiento
fsico de activos fijos en uso, donde los rubros inspeccionados usualmente son:
terrenos, edificios, instalaciones industriales, maquinarias, hardware, mobiliario,
vehculos, entre otros.

A criterio de Rodrguez (2007), algunos de los parmetros que se


consideran en la inspeccin fsica son los siguientes:

Nmero de rtulo.
Denominacin por catlogo.
Marca, modelo y nmero de serie.
Principales caractersticas tcnicas y descripcin de sus partes componentes.
Local, sector o rea donde presta servicio.
Centro de costo.
Rubro contable.
Estado de servicio (en operacin, en stand by, obsoleto).
Clasificacin asegurable (asegurable, no asegurable, excluible).

En este sentido, se deben realizar inspecciones fsicas peridicas, con la


finalidad de constatar la real existencia de la propiedad, planta y equipo que
aparecen en los registros, determinar posibles diferencias y las causas de las
mismas; as como establecer responsabilidades en los casos que proceda.
Segn Mantilla y Cante (2005), los resultados de la inspeccin fsica de la
propiedad, planta y equipo, se reconcilian con los registros de contabilidad, en
efecto, cualquier diferencia entre las cantidades resultantes de la inspeccin
fsica, y las que muestren los registros de contabilidad deben investigarse para
determinar las causas de las diferencias. En general, la inspeccin fsica permite
a las empresas obtener de manera directa toda la informacin relativa a cada
uno de los activos fijos y bienes de control.

Fichas de control

Segn Rodrguez (2007), la ficha de control es el impreso que se utiliza


para medir o controlar algn proceso que se est llevando a cabo en la empresa.
Para Mantilla y Cante
(2005), es un documento (ficha) en el cual se especifican las caractersticas tcnicas o
fsicas del activo, cuya funcin es llevar un registro o historial de todos sus
movimientos o incidencias.
En este caso, cada cuenta general de propiedad, planta y equipo debe ser desglosada en
fichas que indicarn el movimiento de la misma.

Es decir, las fichas de control son una herramienta utilizada para facilitar el
trabajo dentro de una empresa a fin de chequear el movimiento de las
operaciones de entrada y salida de la propiedad, planta y equipo.

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