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AGENCIA COLOMBIANA PARA LA REINTEGRACIN DE PERSONAS Y GRUPOS

ALZADOS EN ARMAS (ACR)

ESTRATEGIA DE GESTIN DEL CONOCIMIENTO

BOGOT D.C. FEBRERO DE 2016

OFICINA ASESORA DE PLANEACIN

1
DIRECTOR GENERAL AGENCIA COLOMBIANA PARA LA REINTEGRACIN
JOSHUA MITROTTI VENTURA

JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIN


CELMIRA FRASSER ACEVEDO

COORDINADOR ESTRATEGIA DE GESTIN DEL CONOCIMIENTO ACR


JAVIER ALONSO CRDENAS DAZ

DESARROLLO DEL DOCUMENTO


NADIA STEFANIA PREZ PEZ

2
TABLA DE CONTENIDO

1. GLOSARIO Y SIGLAS .......................................................................................................... 4


2. MARCO ESTRATGICO ...................................................................................................... 7
3. OBJETIVO ............................................................................................................................ 7
3.1 OBJETIVOS ESPECFICOS .............................................................................................. 8
4. ANTECEDENTES Y DIAGNSTICO .................................................................................... 8
5. COMPONENTES DE LA ESTRATEGIA ............................................................................. 14
6. PLAN DE TRABAJO ........................................................................................................... 15
7. MAPA DE RUTA DE IMPLEMENTACIN .......................................................................... 17

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1. GLOSARIO Y SIGLAS

ALMACENAMIENTO DE CONOCIMIENTO: Es el proceso mediante el cual se captura y se


administra eficientemente la informacin, que previamente ha sido codificada, ubicndola en
repositorios desde los cuales los usuarios pueden acceder fcilmente a un conocimiento
pertinente y en el momento que estos lo necesiten.

APLICACIN DE CONOCIMIENTO: Son las acciones que tienen como fin la creacin de
capacidades estratgicas dentro de las organizaciones, para responder ms eficientemente a
las demandas del medio, fortaleciendo los procesos de adaptacin y cambio, con el apoyo de
nuevas tecnologas, que permitan visualizar nuevas soluciones a los problemas desde la
experiencia almacenada en la organizacin.

ASEGURAR EL CONOCIMIENTO: Se trata de los mecanismos establecidos por una


organizacin para que el conocimiento que se encuentra en las personas sea identificado,
recuperado y almacenado en documentos, contenidos, herramientas y procesos para uso de la
organizacin en un momento posterior.

CADENA DE VALOR: Es una tcnica sistmica que permite a las organizaciones crear valor
agregado en sus procesos a partir de una relacin secuencial y lgica entre insumos,
actividades, productos y resultados en la que se aade valor a lo largo del proceso de
transformacin total.

CONOCIMIENTO CRTICO: Conocimiento que es lo suficientemente valioso para ofrecer una


ventaja competitiva y sostenible de la organizacin, y que justifica el costo de capturarlo y
transferirlo entre sus funcionarios.

CONOCIMIENTO EXPLCITO: Es informacin documentada que puede facilitar la accin; esta


es fcilmente decodificada, comunicable, y transferible.

CONOCIMIENTO TCITO: Es aquel conocimiento que se encuentra en las mentes de las


personas, que es difcil de articular y codificar de alguna forma que pueda ser comprensible
para otros. Surge de los cambios que estas personas realizan a la forma de hacer las cosas, de
su experiencia, cuya incidencia se evidencia en el desempeo y en la capacidad de dar
respuestas eficientes ante nuevos problemas o desafos.

CONOCIMIENTO: Es aquello que los funcionarios saben a cerca de los insumos, actividades,
procesos, productos, y resultados relacionados con el ejercicio de sus funciones.

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CREACIN DE CONOCIMIENTO: Es la seleccin y la implementacin de nuevas ideas,
productos y desarrollos organizacionales que resuelven problemas identificados.

CULTURA DE CREATIVIDAD: Es el ambiente en el cual los funcionarios se sienten


empoderados y motivados, en todos los niveles, para trabajar en equipo y compartir el
conocimiento con el objetivo de resolver problemas identificados o para la consecucin de
objetivos dentro de la organizacin.

DDR: Desarme, Desmovilizacin y Reintegracin.

DPR: Direccin Programtica de Reintegracin.

FLUJO DE INFORMACIN: Es el movimiento de los datos codificados entre funcionarios,


equipos y dependencias a travs de la organizacin.

GESTIN DE CONOCIMIENTO: Es un mecanismo organizacional que tiene como objetivo


crear, compartir, almacenar y utilizar el conocimiento existente de la entidad, para dar
respuestas a necesidades y problemas especficos.

GKMF: Global Knowledge Management Framework (Marco Global para la Gestin de


Conocimiento).

GC: Grupo de Corresponsabilidad.

GT: Grupo Territorial.

IDENTIFICACIN DE CONOCIMIENTO: Es la actividad mediante la cual se reconoce, codifica,


resea e indica el lugar o personas en el que el conocimiento reside.

IGC: Iniciativa de Gestin de Conocimiento

INFORMACIN: Son datos organizados, dotados de relevancia y propsito, que pueden ser
interpretados y que estn disponibles al interior de la organizacin.

INICIATIVA DE GESTIN DE CONOCIMIENTO: Actividades que estn realizando o han sido


realizadas por la organizacin, cuyo resultado es la generacin de nuevo conocimiento,
transferencia de conocimiento o almacenamiento de conocimiento.

INNOVACIN: Es el proceso de transformacin de un servicio o producto mediante la


generacin de valor agregado y la anticipacin o previsin de situaciones futuras.

OAJ: Oficina Asesora Jurdica

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OAP: Oficina Asesora de Planeacin.

OIM: Organizacin Internacional para las Migraciones.

OTH: Oficina de Talento Humano.

OTI: Oficina de Tecnologas de la Informacin.

PPR: Persona en Proceso de Reintegracin.

PROMESA DE VALOR: Expresin de voluntad para incrementar el valor de una organizacin


por medio de la identificacin, captura, evaluacin, sntesis, distribucin y aplicacin del capital
de conocimiento en organizaciones pblicas o privadas, empresas e instituciones.

PRSE: Poltica de Reintegracin Econmica y Social.

PRUEBA PILOTO: Acciones que se ejecutan por primera vez en una escala menor dentro de
un escenario especfico, para el estudio o evaluacin de la funcionalidad o viabilidad de un
determinado proyecto, con la intencin de considerar las facilidades o dificultades de su
implementacin.

PRVC: Programa para la Reincorporacin a la Vida Civil.

SOLUCIONES NOVEDOSAS: Es la creacin, planificacin e implementacin de alternativas a


problemas existentes para la obtencin de ventajas hasta ahora no encontradas.

TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO: Es el traspaso exitoso de informacin referente al


conocimiento entre funcionarios y dependencias dentro de las organizaciones.

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2. MARCO ESTRATGICO

Teniendo como referencia el cumplimiento de su misin, cuyo objetivo es impulsar el retorno de


la poblacin desmovilizada a la legalidad de forma sostenible, contribuyendo a la paz, la
seguridad y la convivencia ciudadana, la Agencia Colombiana para la Reintegracin (ACR) ha
reconocido como principio institucional la innovacin, entendida como la bsqueda de nuevas
formas de reintegrar, as como su implementacin en la formulacin, ejecucin, seguimiento y
control de las acciones que adelanta para el logro de la Poltica de Reintegracin Social y
Econmica y el proceso de reintegracin.

Por ello, y dentro del Plan Estratgico para el cuatrienio 2015-2018 de la ACR, se defini como
propsito el diseo e implementacin de una Estrategia de Gestin del Conocimiento con el
objetivo de trabajar para adaptarse y responder de manera oportuna a las necesidades del
entorno, y mejorar los servicios prestados a sus los clientes, colaboradores y partes
interesadas. Dentro de este plan estratgico se identificaron como objetivos fundamentales: a)
Mejorar la administracin y aprovechamiento del conocimiento creado y adquirido, para
contribuir al cumplimiento de las metas estratgicas y generar un valor agregado a la gestin
que se adelanta en la Agencia. b) Reducir los tiempos de ejecucin en el Direccionamiento
Estratgico y Mejorar los procesos internos. d) Potenciar sus capacidades y aportar al
conocimiento existente sobre Desarme, Desmovilizacin y Reintegracin - DDR y e) Fortalecer
el apoyo a los procesos investigativos en torno a la Poltica de Reintegracin Social y
Econmica - PRSE, como fuente de informacin para la formulacin de la poltica y del
proceso de Reintegracin.

3. OBJETIVO

Con el fin de lograr dichos propsitos, la Estrategia de Gestin de Conocimiento tiene como
objetivo particular asegurar el conocimiento interno de la organizacin a travs de la
identificacin, creacin, aplicacin, transferencia y almacenamiento de informacin que la ACR
gestiona, con el fin de promover el cumplimiento de la misin institucional reflejada en el Plan
Estratgico de la entidad y ayudar a los servidores y colaboradores de la entidad en el
cumplimiento de sus responsabilidades.

7
3.1 OBJETIVOS ESPECFICOS

En funcin del objetivo general, y teniendo como componentes gua la identificacin, la


creacin, la aplicacin, la transferencia y el almacenamiento de conocimiento, se establecen los
siguientes objetivos especficos:

a) Identificar y formalizar el conocimiento clave y las actividades crticas de la entidad.


b) Gestionar la implementacin de soluciones novedosas, y posicionar una cultura de
creatividad mediante el acceso a los mecanismos de divulgacin de conocimiento
institucional.
c) Asegurar el conocimiento interno de la entidad, tanto de las personas como de los
procesos.
d) Transferir el conocimiento al interior y exterior de la entidad, promoviendo las mejores
prcticas.

4. ANTECEDENTES Y DIAGNSTICO

4.1 Conocimiento proveniente de la experiencia

Los 12 aos de experiencia en construccin de paz hacen de la ACR una entidad que ha
podido evolucionar tanto en su gestin administrativa como en la atencin de la poblacin
objetivo. Ello no solamente se evidencia en haber pasado a ser una Agencia del Estado como
Unidad Administrativa Especial, tras tener como antecedente el Programa para la
Reincorporacin a la Vida Civil (PRVC) del Ministerio del Interior, sino tambin en los diversos
modelos de atencin a la poblacin desmovilizada, los cuales han surtido diversas
modificaciones producto de la innovacin institucional. Este proceso evolutivo se ha dado en
gran parte gracias a las experiencias de aprendizaje y error, a la capacidad de sus servidores,
as como en la interaccin con las instituciones de la administracin pblica, organizaciones
internacionales, universidades, otros gobiernos y la sociedad civil en general.

Lo anterior ha hecho posible que Colombia sea reconocida por su trabajo en diversas
instancias. Por ejemplo, la embajadora de Suecia en Colombia, Marie Andersson de Frutos, ha
destacado que Colombia est en capacidad de brindar apoyo a otros pases que tambin estn
en situaciones de posconflicto: La cooperacin Sur-Sur es muy importante. Cuando uno ha
vivido los problemas sabe mucho mejor entregar esa experiencia a otros pases. Nosotros
hemos trabajado muy cerca con la ACR y es una entidad capaz de andar en sus propios pies e
integrar este conocimiento a otros pases. La ACR est muy capaz de hacer eso (ACR, 2015).

8
Segn el Sistema de Informacin para la Reintegracin-SIR con corte a septiembre de 2015,
57.609 personas se desmovilizaron de grupos alzados en armas en Colombia, de los cuales
48.612 personas ingresaron al proceso de reintegracin. La intervencin multidimensional de la
Ruta de Reintegracin establecida e implementada por la ACR, su capacidad de involucrar a
diferentes actores internacionales, privados e institucionales, y sus resultados en nmeros de
personas culminadas y los bajos niveles de reincidencia, en comparacin con otras
experiencias internacionales, la han convertido en un referente en construccin de paz. Prueba
de ello son los recientes estudios han indicado que los niveles de reincidencia de las personas
que han pasado por el proceso de reintegracin se acercan al 25%, una cifra que contrastada
con los niveles de reincidencia promedio de la poblacin que ha pasado por programas de
resocializacin carcelaria, las cuales se ubican entre el 50 y el 60%, hacen de los resultados de
este programa al menos llamativos.

Gracias a estos factores y a la experiencia con la que cuenta, la ACR ha generado


conocimiento tcnico representado en: i) publicaciones de consumo interno que sirven como
base para el mejoramiento de la ruta de reintegracin y retroalimentacin para el
fortalecimiento institucional del trabajo que lleva a cabo la ACR (por ejemplo, los recientes
informes de evolucin institucional; la estrategia de gnero, entre otros documentos
institucionales que han sido concebidos al interior de la entidad), ii) publicaciones para medios
de comunicacin o actores nacionales, y iii) publicaciones internacionales en escenarios
acadmicos y de debate de polticas pblicas. La informacin, datos y anlisis con la que se
emiten estos productos de conocimiento se generan al interior de la ACR, como producto de las
actividades cotidianas de las personas, funcionarios y servidores de la entidad.

4.2 Diagnstico 2015

Durante el desarrollo de la Estrategia de Gestin de Conocimiento en la ACR, la Oficina


Asesora de Planeacin se dio a la tarea de recoleccin de informacin con el propsito de
elaborar un diagnstico sobre las diferentes iniciativas que se han impulsado en la entidad a
propsito de esta materia. Dicho diagnstico tuvo como objetivo identificar aquellas Iniciativas
de Gestin del Conocimiento que ya existen dentro de la entidad, de manera que se logren
determinar las capacidades de la ACR en el presente, para la realizacin de proyectos
relacionados con el conocimiento. Lo anterior teniendo en cuenta los recursos disponibles, los
aliados estratgicos adquiridos y los principales temas desarrollados, que se detalla a
continuacin:

9
Para octubre del ao 2015 se identificaron al menos 251 iniciativas de Gestin de
Conocimiento al interior de la entidad, 55 provenientes de las Dependencias de la Sede
Central, 166 de los Grupos Territoriales y 30 de los Puntos de Atencin. Estas iniciativas
incluyen ejercicios de divulgacin y sensibilizacin de la Poltica de Reintegracin, la fijacin de
lineamientos y procedimientos internos, acciones de innovacin institucional, investigaciones,
Grfica 1 capacitaciones internas y
externas as como iniciativas
INICIATIVAS DE GC POR CATEGORAS que incluyen participacin
Participacin ciudadana (ver grfica 1). Del
7 21
ciudadana
total de estas iniciativas, el 72%
Investigacin 11 12 son generadas directamente en
los Grupos Territoriales y Puntos
Capacitacin de Atencin, fenmeno
28 12
externa
altamente significativo, si se
Capacitacin tiene en cuenta que son estos
20 7 9
interna
lugares en los que se interacta
Innovacin de forma directa con la poblacin
24 5 7
institucional
desmovilizada.
Fijacin de
22 2 20
lineamientos
El diagnstico arroja tambin
Divulgacin y como resultado que 75 de estas
55 12 13
Sensibilizacin
iniciativas estn relacionadas
Grupos territoriales Puntos de Atencin Sede central
con la divulgacin y
sensibilizacin, 44 se vinculan
con la fijacin de lineamientos, mientras 36 tienen que ver con la innovacin institucional. Estas
evidencias permiten inferir que tres objetivos importantes para la ACR son la transferencia de
informacin relacionada con su existencia, logros y actividades; la fijacin de una normatividad
general que permita la articulacin y el buen desarrollo de los procesos; as como la necesidad
de implementar mecanismos de mejora institucional.

Adicionalmente, se registra una apuesta importante en el rea de la innovacin institucional,


pues las iniciativas contemplan poblaciones con caractersticas no convencionales como el
pertenecer a una minora tnica, en este caso indgena (3 iniciativas), o a una poblacin en
condiciones socio-econmicas vulnerables, y que cumplan con la condicin de ser actor del
conflicto armado colombiano. A su vez dichas iniciativas contemplan prcticas ms adecuadas
para atender temas como la familia y comunidad (7 iniciativas), as como para realizar un mejor
seguimiento al proceso que llevan a cabo las Personas en Proceso de Reintegracin (PPR) (6

10
iniciativas) e incluir nuevas tecnologas en dicho proceso (3 iniciativas). Tambin se incluyen
aquellas iniciativas que tienen relacin con el perfil laboral de las PPR y el desarrollo para
aquellas PPR residentes en zonas rurales e interesados en temas agropecuarios (3 iniciativas).

Respecto a las investigaciones, se registran en total 14 iniciativas, entre las que se encuentran
la conformacin de grupos de estudio, el desarrollo de estudios de caso cuyo objetivo es la
identificacin de la eficacia de las nuevas prcticas de atencin a la poblacin objetivo, as
como la publicacin y profundizacin de estudios ya realizados en poblaciones como Medelln y
Huila.

En el mbito de la capacitacin, la ACR da principal importancia a i) brindar las herramientas


necesarias a sus funcionarios y a las poblaciones objetivo para que adquieran instrumentos y
conocimientos para la mejora de la calidad de vida, el ambiente laboral, el perfil profesional, su
proyeccin de vida, la crianza de sus hijos y su situacin familiar; ii) el manejo de la economa
personal y las finanzas familiares, las formas de recreacin y salud fsica y mental; iiI) la
importancia de la reparacin y el perdn para su proceso personal y el proceso de paz a nivel
nacional, la participacin en su comunidad y su adaptacin en la misma.

De las 251 iniciativas registradas, slo Grfica 2


1 (menos del 1%) ha sido suspendida y Participacin Otros Actores en
1 (menos del 1%) no refleja
las IGC
informacin, mientras que casi la mitad Instituciones
de las iniciativas (124 iniciativas, 49%) Pblicas
69
se encuentra en ejecucin y el 43%
(107 iniciativas) se encuentran
finalizadas. El 8% (19 iniciativas) se Academia o
Otros Centros de
encuentran an en diseo. A partir de lo 24
42
Pensamiento
anterior, es importante anotar que si
bien hay un alto porcentaje de IGC
finalizadas, hay una suma elevada que
31 33
se encuentra en desarrollo, lo que
Organizaciones
evidencia que una gran parte de la Sector Privado
Internacionales
capacidad operativa de la entidad en
este momento est siendo ocupada por
las IGC.

De las Iniciativas de Gestin del Conocimiento que se llevan a cabo en la ACR, 160 de ellas
son desarrolladas exclusivamente por las distintas instancias de la ACR, seguidas por las

11
ejecutadas por otras instituciones pblicas (35%) y por la academia o centros de pensamiento
(21%). Dentro de las principales instituciones pblicas aportantes se registran las alcaldas
municipales, tales como la de Medelln, Barrancabermeja y la de Cartagena. Otras instituciones
pblicas aliadas han sido la Gobernacin de Santander, la Defensora del Pueblo y los
Ministerios de Salud, de Cultura y de Tecnologa de la Informacin y de las Comunicaciones.

Respecto a las Organizaciones Internacionales, se destaca el papel que cumple la


Organizacin Internacional para las Migraciones (OIM) en los convenios firmados con la ACR
para el desarrollo y el apoyo de las diferentes iniciativas, resultando en una participacin del
17% por parte de las organizaciones internacionales. El sector privado, por su parte, participa
en un 15% en el desarrollo de estas iniciativas (ver grfica 2).

4.3 Oportunidades de crecimiento

A pesar de constituirse en una entidad capaz de crear y transferir conocimiento con el fin de
retroalimentar su propia gestin, la ACR adolece de mecanismos formales que regulen los
procedimientos habituales de creacin, aplicacin, transferencia y almacenamiento de
conocimiento.

Esto se ve reflejado en el hecho de que las Iniciativas de Gestin de Conocimiento estn


desarticuladas con el trabajo cotidiano de los colaboradores de la ACR, as como con su misin
y visin. Eso lo deja ver el hecho de que solo el 40% del total de las iniciativas impactan en los
Planes Operativos de las Dependencias, los Grupos Territoriales o los Puntos de Atencin;
mientras el 7% se relaciona con los Planes de Accin Institucional, y el 1% de las iniciativas se
guardan relacin con el Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano (ver grfica 3). Esto
significa que menos de la mitad de las Iniciativas de Gestin de Conocimiento al interior de la
ACR tienen un impacto directo en el cumplimiento de indicadores o planes de accin
institucional de la ACR.

En el desarrollo de la lnea de base para este proyecto se ha evidenciado que no existen


espacios de intercambio de informacin para transferir el entendimiento y el estudio de temas
de construccin de paz desde la perspectiva de sus actores en conjunto con investigaciones
acadmicas. En ciertas ocasiones, la informacin explicita (documentos, artculos, informes)
que se produce en estos temas solo es transferida a redes de selectos grupos o en contextos
especficos, limitando el acceso al conocimiento que se genera sobre el tema. En ese sentido,
cuando existe informacin tcita (capital humano, testimonios, procedimientos) con respecto a
experiencias de reintegracin o procesos a niveles bsicos (locales o regionales), no se han
dado espacios para transferir dichas vivencias. La ACR no tiene canales formalizados y lo

12
suficientemente amplios para generar y transferir datos e informacin pertinente al proceso de
reintegracin. Esto contribuye tambin a la necesidad de informar permanentemente a la
sociedad en general sobre los avances o y desafos del proceso de reintegracin.
Grfica 3

Impacto de las iniciativas en los Planes Institucionales de la ACR

7% 1% No aplica

Plan operativo de
40% 52% dependencia/GT/PA

Plan de accin institucional

Plan Anticorrupcin y
atencin al ciudadano

Adems de las iniciativas de Gestin de Conocimiento, se llev a cabo durante el mes de


septiembre de 2015 un ejercicio de sistematizacin que permiti evaluar el apoyo a
investigaciones que brinda la ACR a actores externos, identificando aspectos a mejorar y
dando insumos para la construccin de un plan de mejoramiento. La sistematizacin tambin
indag al interior de la entidad sobre la percepcin de los colaboradores con respecto al
procedimiento de apoyo vigente. En general el 65% consideran que es adecuado. Sin
embargo, existe un desconocimiento al interior de la entidad respecto al tema de apoyo a
investigaciones externas. Por ejemplo, alrededor del 40% no sabe si la gua para solicitud de
apoyo es adecuada. El 40% de los colaboradores no saben si el procedimiento publicado en el
SIGER es adecuado. Adems, aun no existe una apropiacin de las investigaciones en el
funcionamiento diario de la entidad. Por ejemplo, alrededor del 69% de los colaboradores no
utiliza los resultados de las investigaciones como insumo para su trabajo. Un porcentaje
igualmente significativo respondi que no conoce cul ha sido el impacto del apoyo a
investigaciones externas en la ACR.

Otro hallazgo importante fue la necesidad de replantear la socializacin y visibilizacin de


resultados. Se sugiere algunos medios para la transferencia como la pgina web, SOMOS
ACR, y un nmero alto considera que deben crearse espacios de visibilizacin de los
resultados de las investigaciones entre los investigadores y los colaboradores de la ACR.
Adems se sugiere mejorar la herramienta de seguimiento, y algunos grupos territoriales

13
recomiendan involucrar tanto a la dependencia directamente relacionada con el tema, as como
el grupo territorial durante el proceso de visibilizacin y seguimiento de los procesos
investigativos.

As mismo, los investigadores externos y los colaboradores presentaron propuestas y


recomendaciones para fortalecer el apoyo. Las ms comunes apuntan a difundir ms los
resultados de las investigaciones, aumentar la participacin de las regiones en la gestin y
organizar un grupo encargado del tema de investigaciones. De igual manera, resulta necesario
que la ACR empiece a definir los temas de investigacin que sean de su inters y que han sido
tradicionalmente descuidados por los investigadores, tales como el bienestar del profesional
reintegrador, aplicacin de enfoques diferenciales, investigaciones sobre la permanencia en el
proceso de las PPR, y estudios sobre seguridad y productividad, entre otros.

Por otra parte, otro de los componentes del diagnstico tena que ver con la identificacin de
las capacidades organizacionales y humanas que la entidad tiene para los procesos de
conocimiento a partir del modelo Global Knowledge Management Framework (GKMF). Con el
fin de alinear la aplicacin del modelo a los objetivos estratgicos de la entidad, se realiz una
priorizacin de los componentes del modelo y se centr el desarrollo del mismo en: categora
de procesos de negocio, categora de partes interesadas, categoras de conocimiento,
categora de instrumentos. A partir de all se construy una matriz de trabajo, y se hizo una
identificacin de las fuentes y los recursos de cada categora en relacin con los cinco
procesos de conocimiento: identificar, crear, aplicar, transferir, almacenar. Para este propsito
se utiliz exclusivamente la recopilacin de fuentes secundarias. Este trabajo permiti
evidenciar que si bien existe una gran cantidad de recursos y fuentes existentes en la entidad,
una gran cantidad de ellos reposa en el conocimiento tcito de los colaboradores, y por ende
debe ser convertido en conocimiento explcito (documentos) para facilitar su distribucin.

5. COMPONENTES DE LA ESTRATEGIA

La Estrategia de Gestin de Conocimiento se encuentra estructurada en cuatro (4)


componentes, de la siguiente manera:

a) Identificacin y creacin conocimiento.


b) Transferencia de conocimiento.
c) Almacenamiento y recuperacin de conocimiento.
d) Aplicacin de conocimiento.

14
La identificacin y creacin de conocimiento, pretende reconocer y formalizar el
conocimiento clave y las actividades crticas de la entidad, es decir, el conocimiento necesario
a travs del cual la entidad procura alcanzar su misin. Del mismo modo se busca identificar
las dependencias y grupos con mejores prcticas, as como estimular la innovacin.

Respecto a la transferencia, se busca reducir costos y tiempo en el acceso a la informacin


que la organizacin genera, as como mejorar la calidad de los procesos de toma de decisin
de quienes formulan e implementan acciones para contribuir en la misin de la entidad. Aqu se
busca tambin compartir las mejores prcticas identificadas a las dependencias y procesos
rezagados en el cumplimiento de sus metas.

Por intermedio del almacenamiento y la recuperacin de la informacin se tiene como


propsito asegurar el conocimiento interno de la entidad, tanto de las personas como de los
procesos.

Y a travs de la aplicacin del conocimiento se pretende responder eficientemente a las


demandas del medio, fortaleciendo los procesos de adaptacin y cambio, con el apoyo de
nuevas tecnologas, que permitan visualizar nuevas soluciones a los problemas desde la
experiencia almacenada en la organizacin. Del mismo modo se busca gestionar la
implementacin de soluciones novedosas, y posicionar una cultura de creatividad.

6. PLAN DE TRABAJO

A continuacin se articulan los componentes de la estrategia con sus respectivos productos, se


hacen explcitas las actividades necesarias para alcanzar sus propsitos, as como los
mecanismos de verificacin y evaluacin de la Estrategia.

15
reas
Productos Indicador Actividad
involucradas

Alineacin de la Estrategia de Gestin de Conocimiento


con los planes de trabajo a travs de mecanismos de
sensibilizacin.
Socializacin y articulacin de la EGC con las
dependencias de la entidad.
Nmero de actividades Revisin de la documentacin identificada como creacin
Reconocer, identificar y
de reconocimiento de conocimiento de la entidad.
formalizar el conocimiento OAP; DPR; OAJ;
identificacin y Diseo del repositorio documental.
clave y las actividades GGD;
creacin de Elaboracin de la PGC en la Intranet de la entidad.
crticas de la entidad.
conocimiento Elaboracin de propuestas de investigacin.
Activacin del Comit de Gestin de Conocimiento en la
ACR
Dar aprobacin a solicitudes de publicacin de resultados
de investigacin en medios acadmicos por parte de
funcionarios y colaboradores de la ACR.
Implementacin y funcionamiento de comunidades de
prctica (intranet)
Implementacin de herramientas de divulgacin de
buenas prcticas como historia de xito, lecciones
aprendidas, y story-telling
Crear protocolos para desarrollo de Story Telling - y
charlas tipo TED.(narrativas y charlas cortas dinamicas
Gestionar la implementacin para dumis)
de soluciones novedosas y
Desarrollo de reingeniera del apoyo a investigaciones
posicionar una cultura de
Nmero de actividades externas
creatividad mediante el
de enriquecimiento de OAP; DPR; OTI Sensibilizacin y entrenamiento en gestin de
acceso a los mecanismos de
conocimiento conocimiento para OAP
divulgacin y
enriquecimiento del Promocin de estrategias novedosas a travs del GGC
conocimiento institucional. para la difusin e interaccin de conocimiento.
Construir desde el GGC grupos de pensamiento en la
entidad ( foros, seminarios)
Establecer y difundir los procesos de entrenamiento de los
profesionales.
Capacitar investigadores a travs del Grupo de
Investigacin reconocido en Colciencias de la ACR.

Implementacin de metodologas para convertir


conocimiento tcito en explcito
Creacin y ajuste de Memorias y manuales de
procedimiento.
Asegurar el conocimiento Nmero de actividades
Ajustes al repositorio documental (intranet)
interno de la entidad, tanto de almacenamiento y OAP;DPR;GRE;
Desarrollo de metodologas de sistematizacin
de las personas como de los recuperacin de OTI: TTHH; GGD
procesos. conocimiento Disear el proceso de gestin de conocimiento (PGC)
Fortalecer el centro de documentacin de la entidad
Elaborar Directorio de Perfiles tcnicos de la ACR de
conocimiento en temas especficos

16
reas
Productos Indicador Actividad
involucradas
Diseo de Mapa de flujo de conocimiento.
Creacin de Grupo de investigacin reconocido por
Colciencias.
Implementacin de mecanismos de reconocimiento al
Transferir el conocimiento al Nmero de actividades
talento humano creativo.
interior y exterior de la de (transferencia) OAP;TTHH; OTI;
Artculos publicados en medios de divulgacin acadmica,
entidad, promoviendo las diseminacin del OC, DPR
cientfica o informativa.
mejores prcticas. conocimiento
Fortalecer los Planes de Aprendizaje en Equipo.
Incentivar la produccin de conocimiento a partir de las
lneas de investigacin priorizadas por la ACR

7. MAPA DE RUTA DE IMPLEMENTACIN

El mapa de ruta de la implementacin de la Estrategia de Gestin de Conocimiento es un plan


general que suministra las guas fundamentales para llevar a cabo las diferentes actividades e
iniciativas estimadas con el fin de alcanzar el objetivo propuesto en esta Estrategia. El plan de
implementacin incluye la escogencia y priorizacin de iniciativas, establece un criterio de
seguimiento y evaluacin, y fija unas etapas de ejecucin.

La implementacin de esta estrategia privilegia las iniciativas existentes que se llevan a cabo
en las diferentes dependencias, grupos territoriales y puntos de atencin, para potenciar sus
impactos, formalizar sus procedimientos, fortalecer la capacidad instalada y utilizar las mejores
prcticas como modelos y transferirlos a otros procesos o dependencias. El mapa de ruta de
implementacin contiene 12 pasos, los cuales pueden ser llevados a cabo se manera
secuencial, aunque no necesariamente.

17
Mapa de ruta de implementacin

1. Determinar el 2. Alinear Gestin de


3. Creacin de una 4. Identificacin de
valor de Gestin de Conocimiento a la
lnea de base de conocimiento crtico,
Conocimiento para la misin y funciones
diagnstico. estratgico.
entidad. de la entidad.

5. Fijacin de alcance 7. Diseo de 8. Diseo y creacin


6. Creacin de un
y priorizacin de la procesos de flujo de de prueba piloto
marco de gobierno.
estrategia. conocimiento. (Business Case).

12. Sostener a travs


11. Institucionalizar
9. Integrar y 10. Monitoreo y de involucracin y
en toda la cadena de
expandir pilotos. evaluacin. reconocimiento del
valor.
capital humano.

7.1 Determinar el valor de Gestin de Conocimiento para la entidad.

En este momento se establece la promesa de valor de la ejecucin de Gestin de


Conocimiento para la entidad, sus servidores y colaboradores (APQC, p. 3). Del mismo modo
determina lo que la organizacin desea lograr a travs de Gestin de Conocimiento, asignando
un valor tangible, de manera que justifique su implementacin, permita su monitoreo y
evaluacin, y pruebe que esta iniciativa es la mejor herramienta para lograr el propsito
sealado. En la medida en que el trmino Gestin de Conocimiento hace referencia a mltiples
actividades, procesos y productos, y que sus premisas han sido aplicadas en diversos
contextos y organizaciones, la promesa de valor tambin permite pensar en los potenciales
beneficios en el contexto estratgico de la organizacin, as como vincular la Estrategia en
funcin de las necesidades de la entidad, sealando los objetivos, los componentes y las
actividades necesarias para la ACR. La promesa de valor est definida en el objetivo de esta
Estrategia, y ha sido producto de la reflexin propia de la entidad.

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7.2 Alinear Gestin de Conocimiento a la Misin, Visin y funciones de la entidad.

Debe estar alineada explcitamente con la misin, la visin, el Plan de Nacional de Desarrollo,
el Plan Estratgico Sectorial, el Plan Estratgico Institucional, los planes de accin y los planes
operativos, a fin de generar la promesa de valor hecha explcita en la Estrategia, as como
facilitar la articulacin de las actividades de Gestin de Conocimiento propuestas tanto con los
propsitos estratgicos de la organizacin, como con las responsabilidades de los
colaboradores. De esta manera se logra tambin identificar las dependencias y procesos
generadores de conocimiento clave en la entidad, asignar responsabilidades y la estructura y
compromiso de la Alta Direccin de la Estrategia. De igual manera, permite identificar las
operaciones que la organizacin debe llevar a cabo y cmo las iniciativas de gestin de
conocimiento pueden potenciar su realizacin.

7.3 Creacin de una lnea de base de diagnstico.

Una vez establecida la promesa de valor y de haberla alineado con la misin y visin de la
entidad, as como con los dems documentos de planeacin de Gobierno, es necesario, como
uno de los primeros pasos de la implementacin, determinar las capacidades que tiene la
organizacin para crear, transferir y asegurar el conocimiento, as como identificar las posibles
iniciativas que inconscientemente se han ejecutado en materia de Gestin de Conocimiento en
la organizacin. Esto no solamente permite reconocer los eventuales vacos y debilidades que
refleja la entidad, sino visibilizar las diversas iniciativas que informalmente, sin alguna
orientacin estratgica, se han desarrollado con anterioridad, haciendo posible vincular estos
esfuerzos con el cumplimiento de las metas institucionales y con los compromisos de los
servidores pblicos. Este ejercicio ya ha sido realizado, sus resultados han sido sintetizados en
este documento, y tambin pueden consultarse en el archivo Informe Final Diagnstico.

7.4 Identificacin de conocimiento crtico, estratgico.

Como muchas organizaciones, la ACR crea y transfiere una gran cantidad de informacin diaria
producto de diferentes procesos, desde los de Direccionamiento Estratgico, los misionales,
evaluacin y control y los de apoyo. Sin embargo, no toda la informacin es vital para la
entidad, y por ello es necesario aislar el conocimiento estratgico de la entidad del resto de la
informacin secundaria. La estrategia debe, en consecuencia, reconocer y priorizar los focos en
los que se genera y comparte la informacin que sustenta la razn de ser de la entidad,
generalmente hecha explcita en su misin y visin. En ese sentido, la prioridad debe
adjudicarse a todo conocimiento diferencial y particular que genera y comparte la ACR, dejando
a un lado conocimientos que pueden ser encontrados en otro tipo de organizaciones e

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instituciones. La Estrategia, para este propsito, ha considerado priorizar los procesos
misionales de diseo, implementacin y evaluacin, as como el proceso de relaciones
externas.

7.5 Fijacin de alcance y priorizacin de la estrategia.

El haber identificado el conocimiento crtico de la organizacin, aqul que debe ser codificado y
formalizado para garantizar la sostenibilidad de los procesos misionales de la entidad, hace
posible implcitamente llevar a cabo un primer ejercicio de priorizacin y alcance de la
estrategia. Sin embargo, esto no es suficiente, pues incluso al interior de estos flujos de
conocimiento que se movilizan en el conocimiento clave de la organizacin participan diferentes
procesos y dependencias. La etapa de fijacin y alcance de la estrategia tiene como propsito
priorizar procesos, dependencias y grupos territoriales en funcin del diagnstico de
capacidades y de identificacin de conocimiento crtico, as como establecer tiempos de
ejecucin y procedimientos de verificacin y seguimiento. De igual manera esta fase tiene
como objetivo priorizar la implementacin de la Estrategia en funcin de sus componentes
(identificacin y creacin, transferencia, almacenamiento y recuperacin, y aplicacin). Esta
etapa de la implementacin se logra a travs del diseo de una prueba piloto.

7.6 Creacin de un marco de gobierno. Estructura y compromiso de la Alta Direccin.

Con el fin de asegurar la sostenibilidad de la Estrategia es necesario crear una estructura


administrativa encargada de ejecutarla, monitorearla y expandirla. Para lograr este objetivo se
crea un equipo tcnico operativo al que le sean asignadas tareas y responsabilidades
definidas, facilitando la toma de decisiones y fortaleciendo el proceso de rendicin de cuentas.
Este equipo operativo deber estar gobernado por un comit estratgico, el cual opera
actualmente bajo la estructura de un Comit de Gestin de Conocimiento.

7.7. Diseo de procesos de flujo de conocimiento.

La creacin de un mapa de conocimiento o un proceso de flujo de conocimiento permite no


solo formalizar la priorizacin de la informacin crtica de la organizacin, sino tambin
establecer la secuencia de todas las actividades involucradas en la identificacin, creacin,
transferencia, almacenamiento, y aplicacin del conocimiento. Esta parametrizacin asegura el
flujo del conocimiento a travs de los procesos de la entidad, y adems identifica las
dificultades y posibles cuellos de botella que dificultan su operacin.

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7.8. Diseo y creacin de prueba piloto (Business Case).

La puesta a punto de un caso de negocio constituye una herramienta estratgica para la


organizacin, siempre que recoge informacin valiosa de potenciales iniciativas y proyectos
pensados para alcanzar el objetivo de la estrategia. Es, en otras palabras, el mecanismo para
determinar la factibilidad de las iniciativas de Gestin de Conocimiento. Para ello el caso de
negocio, como prueba piloto, pone en consideracin diferentes alternativas de solucin
respecto a un objetivo a conquistar o a un problema detectado con el fin de evaluar sus costos,
los riesgos potenciales en su ejecucin, as como la identificacin de posibles aliados. Del
mismo modo permite establecer unos primeros criterios de medida y madurez del flujo de
Gestin de Conocimiento al interior de la entidad, los cuales sern insumo para la posterior
elaboracin de un modelo de evaluacin de la implementacin de la Estrategia.

7.9. Integrar y expandir pilotos.

Una vez identificada la viabilidad de las iniciativas a travs de pruebas piloto llevadas a cabo en
funcin del diagnstico y los criterios de priorizacin de la Estrategia, las iniciativas se
consolidan como un conjunto de herramientas a disposicin de la organizacin. En esta etapa
se replican las actividades ejecutadas en funcin de la identificacin de problemas en el flujo de
informacin en el resto de la organizacin. Es el momento de expandir las iniciativas a partir de
nuevos ejercicios de priorizacin de otras dependencias, procesos y grupos territoriales. Aqu
tambin se consolidan los resultados de los casos de negocio, de las pruebas piloto, y al mismo
tiempo se ejecutan ejercicios de comunicacin en los que se socialice los resultados y se
promueva la implementacin de las iniciativas en funcin de las necesidades de los servidores
pblicos y colaboradores, de su trabajo cotidiano.

7.10. Monitoreo y evaluacin.

En la medida en que la implementacin de la Estrategia avanza se hace necesario efectuar


ejercicios de ajuste y realineacin entre la promesa de valor de la Estrategia y la misin y visin
de la organizacin. Con el fin de desarrollar este ejercicio de sincronizacin se toman los
criterios de evaluacin diseados en la etapa de priorizacin y alcance, los establecidos en las
pruebas piloto y los casos de negocio, as como otros que puedan surgir en esta fase, para
hacer seguimiento a los resultados obtenidos en la implementacin de esta Estrategia. En esta
etapa es necesario crear un modelo de madurez del flujo de Gestin del Conocimiento, que
permita identificar su evolucin, reconocer debilidades o aspectos susceptibles de
perfeccionamiento, as como trazar nuevas metas. Las actividades de monitoreo y evaluacin

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deberan coincidir idealmente con los procesos anuales de planeacin estratgica de la
organizacin.

7.11. Institucionalizar en toda la cadena de valor.

En esta fase la implementacin de la Estrategia debe estar lo suficientemente madura para


haber escalado en todos los procesos y dependencias focalizados. Todas las iniciativas deben
estar estandarizadas y deberan ser ejecutadas de manera permanente. De igual manera las
experiencias en la implementacin de iniciativas de Gestin de Conocimiento debern estar
sistematizadas. As como la Estrategia se hace explcita en un documento institucional, del
mismo modo la organizacin deber recopilar los resultados de la implementacin de la
Estrategia.

7.12. Sostener a travs de involucracin y reconocimiento del capital humano.

Las mejores Estrategias de implementacin de Gestin de Conocimiento involucran a sus


servidores y colaboradores a travs del desarrollo de mecanismos de reconocimiento. Para
estos efectos se utilizan programas de entrenamiento y capacitacin, reconocimientos a travs
de los medios de divulgacin institucional, publicaciones, entre otros mecanismos.

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