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Reconocimiento a las

Buenas Prcticas
de Gestin Educativa
en las UGEL 2016

riencias a replicar
Expe
MINISTERIO DE EDUCACIN

Ministro de Educacin
Jaime Saavedra Chanduv

Viceministro de Gestin Institucional


Juan Pablo Silva Macher

Viceministro de Gestin Pedaggica


Flavio Figallo Rivadeneyra

Secretaria General
rsula Desil Len Chempn

Direccin General de Gestin Descentralizada


Alex Ros Cspedes

Direccin de Fortalecimiento de Capacidades


Hugo Reynaga Muoz

Reconocimiento a las Buenas Prcticas de Gestin Educativa en las UGEL 2016


Experiencias a replicar

Ministerio de Educacin
Calle Del Comercio 193 San Borja, Lima, Per
Telfono: 615-5800
www.minedu.gob.pe

Julio, 2016
Todos los derechos reservados.
Se autoriza la reproduccin siempre y cuando se mencione la fuente.
PRESENTACIN
1. DESTACANDO EXPERIENCIAS DE GESTIN EN LAS UGEL A NIVEL NACIONAL

2. CATEGORAS
a. Contribucin al Buen Inicio del Ao Escolar
b. Supervisin y Monitoreo a las Instituciones Educativas
c. Mejora en Atencin y Orientacin al Ciudadano

3. SIETE BUENAS PRCTICAS DE GESTIN


3.1 Cero Chatarra en las Escuelas
3.2 Gestin en Tiempo Real
3.3 Mdulo Integrado de Atencin al Usuario (MIAU)
3.4 Semforo Escuela Basadrina
3.5 Calidad, Responsabilidad, Empata y Amabilidad en la Atencin (CREAA)
3.6 Potenciando el Liderazgo Directivo, Logramos Aprendizajes Significativos
3.7 Optimizando la Distribucin de Materiales y Recursos Educativos

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Buenas Prcticas
a replicar

El propsito de este reconocimiento


es valorar y difundir aquellas acciones
que vienen siendo lideradas y desarrolladas
por las UGEL a nivel nacional,
con miras a mejorar la prestacin del servicio
educa vo en las ins tuciones educa vas
y coadyuvar al logro de las competencias
y aprendizajes de los estudiantes.

Reconocimiento a las
Buenas Prcticas
de Gestin Educativa
en las UGEL 2016

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El concurso denominado 20 en Gestin. Buenas Prcticas de Gestin Educativa en las
Unidades de Gestin Educativa Local, tiene como objetivo reconocer, premiar y
difundir experiencias que vienen siendo lideradas y desarrolladas por las UGEL a nivel
nacional, con miras a mejorar la prestacin del servicio educativo en las II.EE. y
coadyuvar al logro de los aprendizajes. El Ministerio de Educacin felicita la iniciativa y
creatividad de los servidores pblicos de todo el pas que han participado, valorando el
esfuerzo y aporte que contribuir a la mejora de la calidad de la educacin.

Todas las experiencias que se presentan a continuacin son buenas prcticas de gestin
que inciden en los aprendizajes, orientan su gestin hacia el ciudadano, buscan alianzas
estratgicas, sectoriales e intersectoriales, y/o responden a las caractersticas de su
territorio. Constituyen iniciativas provenientes de la costa, sierra y selva; del norte,
centro y sur del pas, incluyendo mbitos cuyo territorio exige un alto desafo de gestin,
lo que demuestra un compromiso y esfuerzo distribuido a nivel nacional por mejorar el
servicio de las UGEL.

El Ministerio de Educacin reconoce la posicin clave de las UGEL como instancia


descentralizada de los gobiernos regionales para crear las condiciones necesarias que
requiere el servicio educativo. Dentro de su rol rector, brinda un marco normativo,
instrumentos, asistencia tcnica, programas de especializacin para el personal y
estrategias para modernizar el servicio de las UGEL. Por ello, es importante revalorar el
rol estratgico de las UGEL y fomentar el interaprendizaje de sus buenas prcticas. El
Ministerio de Educacin insta a las direcciones regionales de educacin o gerencias de
educacin a poder hacer extensivo en el marco de sus posibilidades las experiencias
presentadas en las UGEL bajo su jurisdiccin.

Agradecemos el apoyo del jurado calificador, as como a todas las UGEL que presentaron
sus candidaturas. Varias de ellas estn en camino a consolidarse a ser una buena prctica
de gestin, por lo que alentamos a seguir perseverando.

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CATEGORA 1: CONTRIBUCIN AL BUEN INICIO DEL AO ESCOLAR

DRE UGEL NOMBRE DE LA PRCTICA


Optimizando la Distribucin de
GANADOR San Martn Lamas Materiales y Recursos Educativos
en la Provincia de Lamas
MENCIN Cero Chatarra en las Instituciones
Lima Metropolitana 07 - San Borja
HONROSA Educativas

CATEGORA 2: SUPERVISIN Y MONITOREO A LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

DRE UGEL NOMBRE DE LA PRCTICA


Potenciando Liderazgo Directivo,
GANADOR Piura Morropn Logramos Aprendizajes
Significativos
MENCIN
Tacna Jorge Basadre Semforo Escuela Basadrina
HONROSA

CATEGORA 3: MEJORA EN ATENCIN Y ORIENTACIN AL CIUDADANO

DRE UGEL NOMBRE DE LA PRCTICA

GANADOR Callao Ventanilla Gestin en Tiempo Real

Prctica Innovadora CREAA (Calidad,


MENCIN Rodrguez de
Amazonas Responsabilidad, Eficiencia,
HONROSA Mendoza
Atencin y Amabilidad)

DESAFIO TERRITORIAL

DRE UGEL NOMBRE DE LA PRCTICA


MENCIN Mdulo Integrado de Atencin al
Cajamarca Jan
HONROSA Usuario (MIAU)

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1. Destacando experiencias
de gestin en las UGEL
a nivel nacional

Se inscribieron 76 experiencias provenientes de 22


direcciones regionales de educacin/ gerencias
regionales. Siete son las experiencias nalistas.

Una buena prc ca en ges n en las UGEL se


caracteriza por:

a Colocar la centralidad en los aprendizajes, que


puedan vincularse a mejoras reejadas en el
servicio educa vo.

b Enfocar su ges n hacia el ciudadano: el padre de


familia, el docente, el director de la ins tucin
educa va, el estudiante. Experiencias que evoquen
una vocacin de servicio desde la demanda.

c Buscar alianzas estratgicas, sectoriales e


intersectoriales.

d Ser per nente al modelo territorial, y las


necesidades sociales y culturales de la comunidad a
la que responde.

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2. Categoras

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Buenas prcticas que favorecen la provisin efectiva y oportuna del servicio educativo,
asegurando los principales insumos en las instituciones educativas.

Rol de la UGEL
Uno de los momentos claves del ao escolar est constituido por el inicio del ao
escolar. Para que la institucin educativa pueda cumplir con la prestacin del servicio de
manera efectiva, las UGEL cumplen un rol clave en la organizacin, supervisin y
monitoreo de este momento, el cual exige tareas orientadas a asegurar y
mantener las condiciones institucionales y pedaggicas para el inicio oportuno y
adecuado de las actividades de aprendizaje de los estudiantes

Ejes orientadores
Acciones de promocin, fiscalizacin y sensibilizacin sobre la matrcula escolar
oportuna y sin condicionamiento.
Acciones preventivas y de respuesta orientadas al mantenimiento y el
acondicionamiento de los locales escolares, asegurando criterios de higiene y
seguridad.
Acciones para la distribucin oportuna, redistribucin y/o almacenamiento de
los materiales y textos educativos.
Acciones de contratacin y/o nombramiento de docentes de manera oportuna
desde el primer da de clases.

Buenas prcticas que favorecen la gestin de los aprendizajes.

Rol de la UGEL
La supervisin y monitoreo a las instituciones educativas estn orientadas a mejorar la
prctica pedaggica del docente, el liderazgo del directivo, el uso adecuado de los
materiales y recursos educativos, as como a las acciones de convivencia escolar
democrticas que contribuyen a lograr mejoras en los aprendizajes de los estudiantes.

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Ejes orientadores
Acciones de reflexin y de balance de los resultados de la ECE que han
conducido al establecimiento de metas y se expresan en el plan de monitoreo.
Acciones de monitoreo a los directivos y docentes en el cumplimiento de la
calendarizacin, uso de herramientas pedaggicas, uso de materiales y recursos
educativos durante las sesiones de aprendizaje.
Acciones de articulacin y generacin de redes de interaprendizaje entre
instituciones educativas, que responden a un enfoque territorial y sus
caractersticas sociales y culturales.

Buenas prcticas que favorecen y agilizan trmites de alta recurrencia en las UGEL y en
orientacin al usuario dirigidos a los directivos, docentes y padres de familia, y que
redundan en mejoras directas del servicio educativo.

Rol de la UGEL
Las experiencias de simplificacin de los trmites de atencin al usuario y mecanismos
de atencin y orientacin al ciudadano de la UGEL, estn permitiendo que los directivos,
docentes y padres de familia, reduzcan su tiempo de espera y manifiesten su satisfaccin
por la atencin de los funcionarios y servidores de las UGEL, propiciando un clima de
agilidad, eficiencia y transparencia.

Ejes orientadores
Acciones de simplificacin administrativa en trmites de alta recurrencia para
los docentes, padres de familia y ciudadanos en general que reducen
ausentismo de los docentes en las escuelas y tiempos de espera menores de los
usuarios.
Acciones de mejora en el trato y atencin al ciudadano en la sede de las UGEL,
y de transparencia y acceso a la informacin pblica a travs de las ventanillas
de atencin, plataformas web, portal institucional y otros medios.
Acciones de articulacin intersectorial que redundan en potenciar la institucin
educativa y prestaciones de servicios pblicos dirigidas al estudiantado (salud,
identidad, alimentacin, entre otras).

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3. Siete experiencias
a replicar

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La buena prctica Cero Chatarra contribuy a asegurar mejores condiciones para el
logro de aprendizajes en el escenario estratgico del cambio (las mismas II.EE.).

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Problemtica
Al mantener materiales en desuso, el espacio se converta en un peligro permanente
para la seguridad fsica de los estudiantes, ya que estaban expuestos a accidentes y eran
foco de enfermedades en la comunidad educativa.

Desarrollo de estrategia
Se siguieron los siguientes pasos para poder recuperar estos espacios:
1. Se sensibiliz en forma individual a los directores de cada II.EE., ya que exista temor
en dar de baja al material en desuso, as mismo la importancia de limpiar y mantener
libre de objetos en desuso a las escuelas.
2. Se generaron reuniones con autoridades municipales, representantes de ONG y
empresas privadas, para establecer alianzas para apoyar en el retiro de los objetos
en desuso en las II.EE. Por ello, la implementacin de esta prctica represent cero
costo al Estado.
3. Se publicaron resoluciones directorales por cada una de las II.EE. del mbito de la
UGEL 7, para dar de baja al material en desuso.
4. Los directores de II.EE. utilizaron los espacios desocupados segn las necesidades
de los estudiantes.

Viabilidad y sostenibilidad
Fue importante la publicacin de la directiva N. 001-2015/SBN de 3 de julio de 2015,
emitida por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, la cual otorg un periodo
de dos aos para efectuar el saneamiento de los bienes, a travs de herramientas de
normativas que propiciaron esta simplificacin, y permiti hacer un inventario de los
materiales en desuso.
Esta prctica es sostenible debido a que la estrategia tuvo costo cero, lo que la vuelve
valiosa y con potencial interesante para otras UGEL.

Resultados

El 94% (160 II.EE. de 170) de las escuelas de la UGEL 07 con espacios


recuperados y habilitados para crear condiciones para el logro de aprendizajes.
Los locales ya limpios sirven en la actualidad como talleres productivos, lozas
deportivas, biohuertos, reas verdes, y se ha recuperado patrimonio cultural,
como casonas.
Ms de 245 servicios ejecutados de escombro y material inmobiliario obsoleto,
dado de baja en las II.EE. de la UGEL.
Costo cero en la gestin de traslado de bienes y escombro.
Gestin del inventario del patrimonio de la UGEL.

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La gestin actual demanda mayor velocidad, precisin y calidad en el servicio, por lo
que se implementaron acciones que minimizan el tiempo de atencin en beneficio de
los ciudadanos: reduciendo las visitas de docentes y directores a las UGEL y
contribuyendo a un buen clima laboral, dentro de una renovada cultura
organizacional.

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Problemtica
El tiempo para la atencin de un procedimiento en la UGEL Ventanilla tomaba de cinco
a diez das.
Docentes y directores, luego de su horario de trabajo, se dirigan a la UGEL para la
realizacin de diversos trmites, permaneciendo en la UGEL ms all de las 2:00 p.m., lo
que ocasionaba malestar e incomodidad.
Docentes y directores presentaban documentos incompletos, ocasionando que
regresaran una y otra vez a la UGEL, muchas veces desde lejos, originando un atraso en
el proceso de trmite.

Desarrollo de estrategia
Se siguieron los siguientes pasos para poder reducir el tiempo de atencin a los usuarios:
- Se solicit a la Direccin de la UGEL, aprobar un nuevo horario de atencin, y
reducir el tiempo de trmite de cinco das a medio da para la entrega de los
certificados de estudios y se procedi a hacer las coordinaciones con la Oficina
de Trmite Documentario y la Oficina de Actas, Certificados, y la direccin de la
misma UGEL.
- Para el informe escalafonario, se ha reducido el tiempo de siete das a medio
da. Tambin los tiempos de atencin se redujeron en reasignaciones, permutas,
constancia de trabajo y asignacin por tiempo de servicio.

Viabilidad y sostenibilidad
Esta buena prctica es viable y sostenible, ya que est dentro del marco de la Poltica de
Modernizacin de la Gestin Pblica, y comenz con la aprobacin de una resolucin
que aprob la simplificacin administrativa en seis procedimientos. Todo el proceso est
documentado y resulta una experiencia replicable, y no demanda incremento
presupuesto institucional.

Resultados
Horario ampliado de la atencin al usuario de 8:00 a.m. hasta las 5:00 p.m.
Reduccin de los tiempos en los trmites: de siete das a medio da.
implementacin de visacin de certificados de estudios en medio da y entrega
del informe escalafonario en medio da.
Normativa nueva que permite asignacin de tiempo de servicios emitidos de
oficio.
Mdulo de apoyo informtico para docentes y directores en la sede de la UGEL.
Campaa para identificacin y registro de estudiantes en el SIAGIE.

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Docentes y directores de IE rurales ya no pierden tiempo en trmites en la misma
UGEL, pueden ahora llamar va Fono UGEL o ser atendidos en das sbados.

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Problemtica
El 70% de los docentes y directores de zonas rurales, faltaban entre uno a dos das de
clase al mes para hacer trmites sencillos, como recoger una boleta de pago o dejar un
documento en mesa de partes. El servicio de trmite se realizaba en una ventanilla
donde no haba espacios adecuados, se originaban largas colas, los pagos en caja y la
entrega de boletas se haca en la Oficina de Tesorera. No exista un fedatario a tiempo
completo, no se brindaba un servicio de orientacin al usuario, no abran ventanillas
preferenciales ni rampas para usuarios con algn tipo de discapacidad.

Desarrollo de estrategia
Se siguieron los siguientes pasos para poder reducir el tiempo de atencin a los usuarios:
- Se aprob un nuevo horario de atencin, y se redujo el tiempo de trmite de
cinco das a medio da para la entrega de los certificados de estudios.
- Para el informe escalafonario, se redujo de siete das a medio da, y los tiempos
de atencin se redujeron en reasignaciones, permutas, constancia de trabajo y
asignacin por tiempo de servicio.

Viabilidad y sostenibilidad
Esta buena prctica es viable y sostenible, ya que ha contado con recursos que
garantizan ponerla en marcha. Es una prctica que ha logrado la legitimidad de la
comunidad educativa, que valora su utilidad y que ha recibido el apoyo de diversas
organizaciones y gremios.

Resultados
Reduccin de tiempo de trmites de los usuarios en la UGEL.
Disminucin de ausentismo injustificado de docentes y directores en las II.EE.
Se instal un mdulo de atencin con cuatro ventanillas que son los trmites
ms recurrentes: mesa de partes, boletas, caja, orientacin al usuario y
fedatario.
Se habilit una lnea telefnica directa, el Fono UGEL: atendida por el
responsable de la Oficina de Orientacin al usuario. A travs de esa lnea se
brinda servicio de consultas, seguimiento de documentos, recibir informacin
de las II.EE.
Se instal la atencin preferencial.
Se instal el libro de reclamaciones al alcance de los usuarios.
Se habilit la atencin a los usuarios los fines de semana.

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Logrando que los docentes y directores estn en las aulas y permitan alcanzar logros
de aprendizas de los estudiantes.

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Problemtica
Antes de la implementacin de esta prctica, los reportes de Semforo Escuela
indicaban que entre marzo, abril, mayo y junio no se lleg al 100% de asistencia de los
directores a las II.EE.
Las II.EE. de la UGEL Jorge Basadre se encuentran dispersas, debido a la geografa de la
provincia, lo que serva de excusa para que los docentes y directivos no asistan a sus
escuelas, lo que generaba malestar entre los padres y madres de familia.

Desarrollo de estrategia
Se siguieron los siguientes pasos para cumplir con el nuevo Semforo Escuela Basadrina:
- Se cre la herramienta para promover el cumplimiento de las horas efectivas de
clases en la calendarizacin de cada IE, asegurando el uso del tiempo en la
prctica docente.
- Se firm un convenio con la gobernacin de la provincia, ya que los tenientes
gobernadores asumen la responsabilidad de realizar visitas de verificacin de la
asistencia de los docentes y directores en las II.EE.
- Se elabor la ficha del Semforo Escuela Basadrina para realizar monitoreo de
escuelas.
- Se difundi y se public en el directorio UGEL y la calendarizacin en cada IE.

Viabilidad y sostenibilidad
Para poder hacer viable esta prctica se ha sistematizado el proceso para su
replicabilidad y establecido una mecnica de asistencia por parte de la gobernacin,
para que se realice el monitoreo con apoyo de los tenientes gobernadores.

Resultados
El 100% de II.EE. con la asistencia de sus directores y docentes, a noviembre de
2015, cumpliendo su cronograma de clases.
El 96% de presencia de docentes en las II.EE.
El 91% de asistencia de los estudiantes a las II.EE.
Los directores y docentes asumieron el compromiso para brindar un mejor
servicio educativo.

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Surge como alternativa para garantizar el cumplimiento de las horas lectivas de clases
en las II.EE. de la provincia de Rodrguez de Mendoza, para lo cual se ampli el horario
de atencin a los sbados, permitiendo agilizar este tipo de servicio educativo.

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Problemtica
El problema a enfrentar fue la inasistencia de directores y docentes en las II.EE., que no
llegaba al 100%, incumpliendo las horas lectivas de clases y demoras en la atencin al
usuario en la UGEL.
Las escuelas de la provincia no tenan una estrategia adecuada para la contratacin de
docentes a tiempo. El 30% de plazas del nivel inicial fueron ocupadas por docentes de
otra especialidad. En marzo de 2015, se contrat slo 63% de todos los docentes.

Desarrollo de estrategia
Se siguieron los siguientes pasos para desarrollar la prctica CREAA:
- Cambio de prcticas administrativas y de atencin al usuario.
- Se conform el Comit de Direccin de Simplificacin Administrativa y el Equipo
de Mejora de la UGEL Rodrguez de Mendoza.
- Se simplificaron los siguientes trmites: licencia con y sin goce de haber,
consultas sobre Siagie, Wasichay, Escale, visacin de certificados.
- Cambio de local institucional y reorganizacin de oficinas y reas.
- Protocolo de atencin al usuario: horarios ampliados, papeletas de visita,
ticketeras.
- Nueva plataforma web.
- Capacitacin a los servidores de las UGEL.
- Monitoreo a las II.EE.

Viabilidad y sostenibilidad
Para la sostenibilidad de la prctica se establecieron alianzas con instituciones pblicas
y privadas. Los documentos de gestin fueron aprobados por resolucin directoral.

Resultados
El 100% de asistencia de docentes y directores a clases, segn reporte de
Semforo Escuela del Minedu.
Permanencia de docentes y directores en las IE a travs de monitoreo de barrido
y de control de visitas a las UGEL.
Mejoramiento del sistema de trabajo en la UGEL, simplificando procedimientos
y logrando la satisfaccin del usuario.
Se cumpli con los compromisos de desempeo al 100% al cierre del ao escolar
2015.

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Esta prctica logr la asistencia y permanencia de docentes y directores en las II.EE.,
asegurando el cumplimiento de horas efectivas de clases, y fortaleciendo la entrega
oportuna de materiales y recursos educativos.

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Problemtica
Bajos niveles de logros de aprendizaje, faltas continuas de docentes, improvisacin en
el desarrollo pedaggico, y conflictos entre instituciones educativas. Se detect que los
problemas se deban al escaso monitoreo, principalmente en las zonas rurales ms
alejadas.

Desarrollo de estrategia
Se siguieron los siguientes pasos para desarrollar la prctica:

- Se realiz un proceso de monitoreo y supervisin de manera permanente, a


travs de visitas inopinadas y opinadas a las II.EE.
- Se cont con una ficha de monitoreo de la gestin curricular, para observar los
avances pedaggicos de los docentes en las aulas.
- Se ingres la informacin de las fichas en el Sistema Regional de la Calidad del
Servicio Educativo de la UGEL.
- Se realiz un mapeo de las II.EE., con sus fortalezas y debilidad y as aplicar las
medidas segn contexto.

Viabilidad y sostenibilidad
Para la sostenibilidad de la prctica se establecieron compromisos con gobiernos
locales, ya que son considerados principales aliados en la gestin de las polticas
educativas a nivel distrital. Esta sostenibilidad requiri tambin la articulacin del
Soporte Pedaggico, acompaamiento, entrega de material educativo y fortalecimiento
de la educacin fsica.

Resultados
El 100% de II.EE. monitoreadas al menos tres veces al ao, con la participacin
de los coordinadores de ncleo, especialistas de la UGEL y las redes educativas.
Primer lugar en la regin en la Evaluacin Censal de Estudiantes 2015: 62% en
Comprensin lectora y 52,6% en Matemtica en segundo grado de primaria.
Organizacin de ncleos distritales de gestin educativa.
Padres y madres de familia involucrados en el proceso pedaggico.
Docentes y directores revalorados y fortalecidos en su autoestima.

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Se implementaron acciones de planificacin y supervisin de la distribucin de los
materiales educativos, para que llegaran a tiempo a las II.EE., as como un monitoreo
y permanente, bajo un enfoque de gestin descentralizada.

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Problemtica
La entrega del material educativo a la IE tomaba, en 2013, 81 das en promedio,
afectando al logro de aprendizajes de los estudiantes de la provincia: 9,6% en
Comprensin lectora, y 5,2% en Matemtica en la Evaluacin Censal de Estudiantes de
segundo grado 2012.
Se detectaron una serie de problemas como el atraso en la emisin de normas de
distribucin de materiales, la lenta transferencia de recursos, la escasa capacidad
logstica de la UGEL, la dispersin geogrfica del territorio.

Desarrollo de estrategia
Se siguieron los siguientes pasos para desarrollar la prctica:
- La estrategia tom como referencia la dispersin geogrfica, ya que hay una alta
ruralidad de las II.EE. (el 85% se ubica en zona rural), la experiencia de gestin
de materiales, la articulacin intergubernamental, y los hitos de distribucin
identificados por el Minedu.
- Se form un equipo de Gestin de la UGEL, que asumi la planificacin de este
proceso de distribucin, la programacin financiera, el acondicionamiento de
almacenes, el seguimiento al presupuesto asignado, y la ejecucin de la
distribucin misma, donde se requiri la articulacin entre niveles de gobierno.
- Se elaboraron rutas de distribucin, recepcin, monitoreo y vigilancia con apoyo
de la sociedad civil.

Viabilidad y sostenibilidad
Fue necesaria la articulacin intergubernamental promovida por el Grupo de Gestin
Descentralizada de la provincia de Lamas. Existen instrumentos de gestin de las
municipalidades, tanto provinciales como distritales y de la UGEL, que permiten replicar
la prctica, y considerar este proceso de contratacin de personal para la fase de
distribucin y vigilancia.

Resultados
El proceso de distribucin de materiales pas de 81 das (2013) a 24 das (2016).
Se estableci un proceso de distribucin en base a planificacin, ejecucin,
monitoreo y vigilancia.
Se involucr a las redes educativas en el proceso de planificacin y en la
elaboracin de las rutas de distribucin.

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Calle Del Comercio 193, San Borja
Telfono: (511)615-5800
www.minedu.gob.pe