Gestin de Proyectos

C U R S O I N T E R N A C I O N A L

Las 12 Reglas de Oro

del Gerente de Proyecto

Quinta regla

Presupueste las actividades

Hctor Sann - Consultor ILPES

 RECURSOS
Y COSTOS

Hctor Sann - Consultor

 Programacin de Recursos y Costos
Pasos

1. Asignacin de recursos
2.Costo de los recursos
3.Otros Costos (Fijos)
4.Costo total del proyecto
5. Nivelacin de recursos
6. Optimizacin del proyecto
 Concepto de RECURSO
(segn PM*, MsProject)
Factor productivo necesario
para realizar una actividad
No se consume con su uso, ni se
incorpora al producto resultante
de la actividad
Al trmino de la actividad, queda
disponible para ser asignado a
otra actividad o proyecto
Son recursos:
Mano de obra
Equipos y herramientas
No son recursos:
Materiales, combustibles,
servicios

* PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos

 Pasos para programacin de recursos y costos
1. Asignacin de recursos
Ejemplo: Parque Comunal
RECURSOS
ACTIVIDAD Humanos Equipo y Herramienta
Maestro ObreroJardineroTrabaj. Social Equipo
H erram. Construccin
Elaborar plan
Adquirir dotacin
Adquirir equipo
Adquirir materiales
Contratar M. de Obra
Conseguir plantas 1
Hacer drenajes 1 3 1 1
Realizar construccin 1 2 1 1
Hacer hoyos y eras 1 1
Instalar 1 2 1 1
Plantar 1
Realizar acabado 1 1 1
Realizar promocin 1
Capacitar 1
El Gerente y la Secretaria se asignan al Proyecto globalmente
 Pasos para programacin de recursos y costos
2, 3 y 4. Los costos del proyecto
COSTOS TOTALES

COSTOS DE LAS ACTIVIDADES COSTOS GENERALES DEL PROYECTO

COSTOS DE LOS RECURSOS OTROS COSTOS

(Fijos*) COSTOS DE GERENCIA +

EQUIPO INSUMOS RECURSO HUMANO

HUMANO SERVICIOS** GASTOS ADMINISTRATIVOS

* Se llaman fijos porque no varan con la duracin de la actividad. + Sugerencia: asignarlos a una actividad
** Cmo se trata el costo de una actividad o de un componente global denominada Gerencia, que dura
cuando se contrata completamente o a todo costo? lo mismo que el proyecto.
 Ejemplos de programacin de costos (1)
Una actividad dura 60 das y utiliza:
Un capataz (RH1), a $300 por da
Tres obreros (RH2), a $200 por da
Dos unidades de equipo (EQ) a $500 por da
$30.000 en materiales. X = + =
Nmero de Tasa de costo del
Costo Costo Costo Total
Recurso asignado Recurso (por da) Duracin Costos
Actividad diariode (das) total de por
fijos
RH1 RH2 EQ RH1 RH2 EQ recursos recursos
actividad

Actividad 1 1 3 2 300 200 500 1,900 60 114,000 30,000 144,000

1 x 300 = 300
3 x 200 = 600
2 x 500 = 1.000
Suma 1.900

Hctor Sann - Consultor

 Ejemplos de programacin de costos (2)

Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000

y tiene una duracin prevista de 90 das.

Nmero de Tasa de costo del

Costo Costo Costo Total
Recurso asignado Recurso (por da) Duracin Costos
Actividad diariode (das) total de por
fijos
RH1 RH1 recursos recursos
actividad

Actividad 1 90 240,000 240,000

Cuando una actividad se contrata, no por tiempo sino por

cantidad de obra entregada, el valor total del contrato se
asigna como costo fijo.
Hctor Sann - Consultor
 Ejemplos de programacin de costos (3)
Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000
y tiene una duracin prevista de 90 das. Para apoyar su
ejecucin y hacerle seguimiento, la UE ha asignado un
consultor (RH1)con honorarios de $200 por da.

X = + =
Nmero de Tasa de costo del
Costo Costo Costo Total
Recurso asignado Recurso (por da) Duracin Costos
Actividad diariode (das) total de por
fijos
RH1 RH1 recursos recursos
actividad

Actividad 1 1 200 200 90 18,000 240,000 258,000

Hctor Sann - Consultor

 Programacin de Costos
El parque comunal
COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD TOTAL COSTOS FIJOS TOTAL
ACTIVIDAD HUMANOS EQUIPO Y HERRAMIENTA COSTO/DIA t COSTO INSUMOS SERVICIOS COSTO
Maestro
OBRERO Obrero Jardinero Trab.Social EQUIPO H.CONSTR. H. JARDIN. ACTIVIDAD RECURSOS MATERIALES TRANSPORTE ACTIVIDAD
$/da # $/da $Total $/da $/da $/da $/da $/da (DIAS) $ $ $ $
Elaborar plan 10 20 20
Adquirir dotacin 15 2,000 200 2,200
Adquirir equipo 6 80 80
Adquirir materiales 4 100 100
Contratar M. de Obra 3 -
Conseguir plantas 50 50 3 150 100 250
Hacer drenajes 80 3 40 120 60 20 280 5 1,400 1,200 2,600
Realizar construccin80 2 40 80 60 20 240 20 4,800 4,000 8,800
Hacer hoyos y eras 1 40 40 50 10 100 8 800 800 1,600
Instalar 80 2 40 80 60 20 240 3 720 200 920
Plantar 50 10 60 5 300 1,100 1,400
Realizar acabado 80 1 40 40 20 140 4 560 200 760
Realizar promocin 80 80 8 640 1,000 80 1,720
Capacitar 80 80 24 1,920 2,800 400 5,120
TOTAL ACTIVIDADES 20,450
Gerente 100 48 4,800 4,800
Secretaria 40 48 1,920 1,920
Gastos Admin. 30 48 1,440 1,440
GERENCIA 170 48 8,160 8,160
TOTAL PROYECTO 48 28,610
 Las 12 Reglas de Oro
del Gerente de Proyecto

Quinta regla
Presupueste las actividades

Ejercicio
Trabajo en Grupos
Parte I

Hctor Sann - Consultor

 Duracin de la actividad vs recursos
Duracin variable:
Depende de la intensidad
del recurso asignado:
Ej: Pintura de un edificio
Duracin fija:
No depende de la
intensidad del recurso
asignado
Ej: Duracin del Curso

POR LO GENERAL, LAS ACTIVIDADES SON DE DURACION VARIABLE

EN FUNCION DEL RECURSO ASIGNADO
 Pasos para programacin de recursos y costos
5. Nivelacin de recursos
Recurso
asignado Recurso
sobreasignado
Lmite
disponible
(pool)

Tiempo
Actividad A 1 1 1 1
Cantidad del recurso
Actividad B 1 1 1 1 1 por unidad de tiempo
asignada a cada actividad
Actividad C 1
Estrategias para eliminar sobrecarga
Nivelar recursos por
desplazamiento de
actividades con holguras
Programar trabajo extra
Reingeniera de procesos
Modificar tecnologa
Contratar recurso
adicional
Eliminacin de sobrecarga de recursos
por ampliacin del pool

Recurso
asignado
Ampliacin del
pool de recursos

Lmite original

Tiempo
 Nivelacin de recursos
por desplazamiento de actividades
Recurso Sobrecarga eliminada
asignado
Lmite
disponible

Perfil nivelado

Tiempo
Actividad A 1 1 1 1
Cantidad del recurso
Actividad B 1 1 1 1 1 por unidad de tiempo
asignada a cada actividad
Actividad C 1
 Pasos para programacin de recursos y costos
6. Optimizacin del proyecto
a) Estrategias para REDUCIR DURACION
Revisar interdependencias y
maximizar ejecuciones simultneas
Asignar ms recursos y/o modificar
horario laboral
Ms das laborables
Turnos de trabajo
Horas extras
Modificar tecnologa y redefinir
procesos
Mejora de procedimientos
Cambio de procesos en actividades
Cambio en tecnologa integral
Sistemas de estmulos
Qu pasa si la actividad 4 se reduce en:
a) 1 da
b) 2 das
c) 3 das
d) 4 das

Das
6
4
3

Hctor Sann - Consultor

 Reduccin de Tiempo
Por aumento en la asignacin de recursos
Recursos

Recursos en
la reduccin
mxima

Aumento
de Recurso

Recursos de
Programacin
Original
Tiempo posible de reduccin

Tiempo Tiempo Tiempo

lmite normal
Hctor Sann - Consultor
 Las 12 Reglas de Oro
del Gerente de Proyecto

Quinta regla
Presupueste las actividades

Ejercicio
Trabajo en Grupos
Parte II

Hctor Sann - Consultor

 Pasos para programacin de recursos y costos
6. Optimizacin del proyecto
b) Estrategias para REDUCIR COSTOS
Reprogramar recursos
ociosos
Aprovechar capacidad
instalada subutilizada en
la empresa
Modificar tecnologa,
redefinir procesos y
cambiar recursos
Vincular recursos
comunitarios
Sistemas de estmulos
Subcontratar la ejecucin
Acelerar, si conviene
 Grfico de costos

Costo Total = Costo Directo + Costo Indirecto

Costo Indirecto

Costo Directo

Hctor Sann - Consultor

 Costo vs Tiempo
Costo

Costo lmite Costo normal

Pendiente de costo =
Costo lmite Tiempo normal Tiempo lmite

Pendiente de costo = Costo de reducir una unidad de tiempo

Aumento
de costo

Costo normal
Tiempo posible de reduccin

Tiempo Tiempo Tiempo

lmite normal
Hctor Sann - Consultor
 Costo vs Tiempo
Costo
Costo lmite Costo normal
Pendiente de costo =
Tiempo normal Tiempo lmite

Costo lmite Pendiente de costo = Costo de reducir una unidad de tiempo

Aumento
de costo

Costo normal
Tiempo posible de reduccin

Tiempo Tiempo Tiempo

lmite normal
Hctor Sann - Consultor
 Ejemplo de reduccin de tiempo - 1
(Aceleracin)
Costo

Costo lmite $200

Costo normal $180

Tiempo Tiempo Tiempo

lmite normal
20 das Hctor Sann - Consultor 30 das
 Ejemplo de reduccin de tiempo - 2
(Aceleracin)
Costo lmite Costo normal
Costo Pendiente de costo =
Tiempo normal Tiempo lmite

$200 - $180 $20

Pendiente de costo = =
$200 30 das 20 das 10 das
Costo lmite

Pendiente de costo = $2/da

$20 Aumento
de costo

Costo normal $180

Tiempo posible de reduccin
10 das
Tiempo Tiempo Tiempo
lmite normal
20 das Hctor Sann - Consultor 30 das
 Ejemplo de reduccin de tiempo - 1
(Aceleracin)
Costo
Si los Costos de Gerencia
son de $3/da:
Costo lmite $200 Cul es el Costo Total:
a) Sin reduccin
b) Con reduccin al lmite

Costo normal $180

Tiempo Tiempo Tiempo

lmite normal
20 das Hctor Sann - Consultor 30 das
Estrategias para optimizacin del proyecto

Si el criterio principal es reducir tiempo:

1. En qu actividades se reduce
2. Por dnde empezar
3. Hasta dnde se lleva el proceso
Si el criterio principal es reducir costo:
1. En qu actividades se reduce
2. Por dnde empezar
3. Hasta dnde se lleva el proceso
Hctor Sann - Consultor
 Grfico de costos con
premios y multas
C
O
costo total con premios y multas
S
T costo total sin premios, ni multas
O

Cm
Cm costo indirecto

costo directo

multas

to to duracin
premios
Hctor Sann - Consultor