Está en la página 1de 13

Administracin de la cadena logstica

Resumen del captulo 5


Procesamientos de pedidos y sistemas de informacin
Grupo F
Equipo #3

Diana Ramos Xool


Erika Buenfil Dzul
Eliana Garca Rodrguez
Juan Jos Hoil Cen
Dafne Escamilla Gutirrez
Luis Ramn Torres Heredia
Karla Solorio Snchez
Gabriela Canul Prez
Vctor Aguirre Uc
Toms Mena Prez
Procesamiento de pedido

El procesamiento del pedido est representado por el nmero de actividades


incluidas en el ciclo del pedido del cliente. Especficamente, incluyen la
preparacin, la transmisin, la entrada, el surtido y el informe sobre el estado
del pedido.

Preparacin del pedido

Se refiere a las actividades de recopilar la informacin necesaria sobre los


productos y servicios deseados, as como a la requisicin formal de los
productos que se vayan a comprar.

Transmisin del pedido

Despus de la preparacin del pedido, la transmisin de la informacin del


mismo es la siguiente actividad dentro del ciclo de su procesamiento. Incluye
transferir la solicitud del pedido, desde su punto de origen hasta el lugar donde
pueda manejarse su entrada. La transmisin del pedido se realiza de dos
maneras fundamentales: manual y electrnica. La transmisin manual puede
incluir el envo por correo de los pedidos o que el personal de ventas los lleve
fsicamente hasta el punto de entrada del pedido.

Entrada del pedido

Se refiere a las muchas tareas que tienen lugar antes de efectuar el


levantamiento real del pedido.

Teniendo una serie de pasos que son:

1) comprobacin de la precisin de la informacin del pedido, como


descripcin del artculo y nmero, cantidad y precio;
2) comprobacin de la disponibilidad de los artculos solicitados;
3) preparacin de la documentacin de rdenes atrasadas o de
cancelaciones, si fuera necesario;
4) comprobacin del estado de crdito de los clientes;
5) transcripcin de la informacin del pedido segn sea necesario
6) facturacin.
Observacin

La entrada del pedido debera incluir los mtodos que se usan para introducir la
orden de ventas en el sistema de informacin de pedidos. Las opciones
podran estar en un rango que fuese desde la transmisin no electrnica de la
informacin del pedido, hasta el anlisis electrnico (por computadora) de la
informacin del pedido para facilitar el levantamiento y el procesamiento.

Surtido del pedido

El surtido del pedido se representa por las actividades fsicas requeridas para:

1) adquirir los artculos mediante la recuperacin de existencias, la


produccin, o la compra;
2) empacar los artculos para el envo;
3) programar el envo para su entrega, y
4) preparar la documentacin del envo.

Algunas de estas actividades pueden tener lugar en forma paralela con las de
la entrada del pedido, lo que abrevia los tiempos de procesamiento.

Las prioridades al procesar pedidos pueden afectar la rapidez con la que todos
los pedidos se procesan o la velocidad con la que se manejan los ms
importantes.

Algunas reglas alternativas de prioridad podran ser las siguientes:

1. Primero en ser recibido, primero en ser procesado (orden de


antigedad).
2. Tiempo ms corto de procesamiento.
3. Nmero especificado de prioridad.
4. Primero los pedidos ms pequeos, menos complicados.
5. Fecha de entrega prometida ms prxima.
6. Pedidos que tengan el menor tiempo antes de la fecha prometida de
entrega.
Informe sobre el estado del pedido

Esta actividad final del procesamiento del pedido asegura que se suministre un
buen servicio al cliente, mantenindolo informado de cualquier retraso n el
procesamiento del pedido o en su entrega. Esto, especficamente, incluye:

1) rastreo y localizacin del pedido en todo el ciclo;

2) comunicacin con los clientes sobre dnde puede estar el pedido dentro del
ciclo y cundo puede ser entregado.

Ejemplos de procesamiento de pedidos

Procesamiento de un pedido industrial

Un sistema manual de procesamiento del pedido es el que tiene un alto


componente de actividad humana en todo el sistema. Algunos aspectos del
procesamiento de pedidos pueden estar automatizados o manejados
electrnicamente, pero la actividad manual representar la mayor parte del
ciclo de procesamiento del pedido.

Procesamiento de un pedido a menudeo

Compaas como los minoristas, que operan como intermediarios entre


vendedores y compradores, con frecuencia disean sus sistemas de
procesamiento de pedidos al menos con un grado moderado de
automatizacin. Normalmente no es necesario un tiempo muy rpido de
respuesta del pedido, dado que hay inventarios disponibles para los
consumidores finales. Estos inventarios actan como amortiguador ante los
efectos indirectos del reaprovisionamiento del ciclo del pedido.

Procesamiento de un pedido del cliente

La rpida respuesta a los requerimientos de pedidos del cliente a menudo ha


sido el filo cortante del servicio al cliente para muchas compaas que venden
al consumidor final, especialmente cuando los productos implicados son
altamente sustituibles.
Planeacin del pedido basado en la Web

El bajo costo de iniciar y operar una pgina Web en Internet la convierte en una
forma atractiva para que mltiples partes se comuniquen unas con otras. La
Web puede usarse efectivamente para planear flujos de pedidos a travs del
canal de suministro.

La planeacin tradicional de suministros, donde se hace una previsin


demanda del producto, se determina un tamao eficiente del pedido, ste se
transmite a un proveedor para su reaprovisionamiento, y despus de un plazo
de entrega, se reaprovisionan los inventarios, a partir de lo cual puede
atenderse la demanda.

Cada miembro del canal de suministros (comprador, proveedor, transportista,


etc.) a menudo opera en forma independiente suministrando slo una parte de
la informacin requerida para administrar el flujo del producto y responder a los
requerimientos inmediatos, como el surtido del pedido, su transporte, o la
estimacin de la demanda. Si se integra Internet al proceso general de
planeacin, los miembros del canal pueden comunicarse fcilmente unos con
otros, compartir informacin relevante en tiempo real, y responder rpido.

OTROS FACTORES QUE AFECTAN El TIEMPO DE PROCESAMIENTO DEL


PEDIDO

La seleccin del hardware y de los sistemas de procesamiento de los pedidos


representan slo una parte de las consideraciones del diseo. Puede haber
numerosos factores que agilizan o retrasan el tiempo de procesamiento.

Prioridades del procesamiento

A los pedidos de alta prioridad pueden darles procesamiento preferente, en


tanto que los pedidos de baja prioridad pueden guardarse para procesamiento
posterior. En otras empresas, los pedidos suelen procesarse en el orden en
que se reciben. Aunque la forma mencionada en segundo lugar puede parecer
justa para todos los clientes, no necesariamente es as. Puede provocar
tiempos de procesamiento ms largos.

Procesamiento paralelo versus secuencial

Los tiempos de procesamiento pueden reducirse en forma significativa


ordenando con cuidado las tareas del procesamiento de pedidos. Los tiempos
ms largos de procesamiento pueden alcanzarse cuando todas las tareas se
completan en una secuencia.

Acumulacin de pedidos

Reunir pedidos de mltiples clientes en grupos para realizar un procesamiento


por acumulacin puede reducir los costos de procesamiento del pedido.

Tamao del lote

El pedido de un cliente puede ser demasiado grande para surtirlo de inmediato


de las existencias disponibles. En vez de esperar a que est completamente
surtido, pueden prepararse y enviarse pequeos lotes del pedido total. En vez
de esperar a que se complete el pedido, el cliente lo recibe parcialmente y
dispone antes de una parte del producto ordenado.

Consolidacin del embarque

La acumulacin de pedidos, stos pueden retenerse para crear un tamao de


envo econmico. Consolidar algunos pedidos pequeos para construir un
volumen ms grande de envo reduce los costos de transporte.
SISTEMA LOGSTICO DE INFORMACIN

Puede describirse desde dos aspectos, de funcionalidad y de su operacin


interna.

Funcin

Su propsito principal de reunir, retener y manipular datos dentro de una


empresa en la toma de decisiones, desde las estratgicas hasta las operativas,
y as facilitar el flujo de la organizacin.

Gracias al beneficio de suministrar informacin a tiempo y de manera


comprensible dentro de la organizacin, as como a los beneficios de compartir
informacin adecuada entre otros miembros del canal, ahora son posibles
operaciones logsticas ms eficientes. Por consiguiente, se ha llevado a disear
un sistema logstico de informacin.

Para que este sistema pueda funcionar es necesario contar con: un sistema de
manejo de pedidos (OMS), un sistema de manejo del almacn (WMS) y un
sistema de manejo de transportes (TMS).

Sistema de manejo de pedidos

El subsistema de manejo de pedidos (OMS) dirige el contacto inicial con el cliente


en el momento de preguntar por el producto y hacer el pedido. El OMS se
comunica con el sistema de administracin del almacn para comprobar la
disponibilidad del producto, esto da informacin sobre la ubicacin del producto
en la red de suministros, la cantidad disponible y tal vez el tiempo estimado de
entrega. Si para el cliente esta informacin es aceptable, puede darse una
comprobacin de crdito, para lo cual el OMS se comunica con el sistema de
informacin financiera de la compaa con el fin de comprobar la situacin del
cliente y verificar la categora del crdito. Una vez que el pedido es aceptado, el
OMS asignar el producto al pedido del cliente, le dar una ubicacin de
produccin, lo disminuir del inventario, y cuando el envo haya sido confirmado,
preparar una factura.

El OMS no permanece aislado de los otros sistemas de informacin de la


empresa. Para que el cliente sea atendido eficientemente, la informacin debe
compartirse. Considerando que un OMS basado en el cliente mantendr los
datos orientados alrededor de los clientes de la compaa, el OMS basado en
las compras se concentrar en los proveedores de la empresa, mostrando sus
tasas de desempeo en la entrega, costos y trminos de venta, capacidades,
disponibilidades y fuerza financiera.

Sistema de manejo del almacn

Es un subsistema de informacin que ayuda en el manejo del flujo del producto


y en las instalaciones de la red logstica. Los elementos clave pueden
identificarse como:

Recepcin: Cuando el producto es descargado por el transportista en el


punto de descarga de entrada del almacn e identificado por cdigo de
producto y cantidad, informacin que se guarda en el sistema.
Salvaguarda: El producto entrante se almacenar temporalmente en un
almacn, basndose en el espacio disponible y en las reglas de
disposicin de inventarios.
Manejo de inventarios: Vigila los niveles del producto en cada ubicacin
de existencias en el almacn. Si los niveles de inventario estn por debajo
del control local del almacn, entonces se sugieren las cantidades de
reaprovisionamiento y su tiempo de entrega segn reglas especficas.
Procesamiento y recuperacin del pedido: Una vez recibido un pedido, el
WMS, con sus normas internas de decisin, descompondr el pedido en
grupos de artculos que requieran diferentes tipos de procedimiento y
seleccin, estos artculos se agruparn segn la ubicacin donde se
almacenen en el inventario. Cada rea tiene diferentes caractersticas de
acomodo, a tal punto que es ineficaz acomodar simplemente todo el
pedido en un solo paso por el almacn, despus se divide el pedido con
buen juicio para tomar los artculos eficientemente y programa el flujo del
pedido a travs de las diferentes reas del almacn, de manera que los
artculos lleguen a la plataforma de envo como un pedido completo y en
la secuencia adecuada junto a otros pedidos.
Preparacin del envo: Los pedidos a menudo son surtidos en oleadas por
el almacn; esto significa que, de todos los pedidos, un subconjunto se
procesar en cierto momento. El tamao de este subconjunto de pedidos,
y los pedidos incluidos en l son seleccionados basndose en las
consideraciones de envo. Los pedidos para los clientes localizados en
una misma rea son surtidos simultneamente para que lleguen al mismo
tiempo a la plataforma de embarque y al camin. Los estimados se hacen
segn volumen y peso de los mltiples pedidos de los clientes, para ser
colocados en un camin, contenedor o vagn, el acomodo o codificacin
por color de contenedor o caja ayuda para reunir artculos o pedidos
comunes para una ruta ms eficiente. En caso de mercanca al menudeo,
se pueden fijar las etiquetas de los precios para que los artculos puedan
ser colocados en los anaqueles de los minoristas sin mayor manipulacin.

Sistema de manejo del transporte

El sistema de manejo del transporte (TMS) se enfoca en el transporte de llegada


y de salida de una empresa. Su propsito es ayudar en la planeacin y control
de la actividad de transporte de la empresa. Esto puede implicar:

Seleccin del mtodo: Los mtodos van desde carga area y


transportistas terrestres de paquetes, hasta movimientos de contenedores
ocenicos y carga ferroviaria. Un buen TMS almacenar datos de
modalidades mltiples, tarifas de flete, tiempos esperados de envo,
disponibilidad de la modalidad y frecuencia de los servicios, y sugerir el
mejor transportista para cada envo.
Consolidacin del flete: Consiste en sugerir los patrones para consolidar
pequeos envos dentro de otros ms grandes. Dado que una
caracterstica principal de las tarifas de flete es que los costos unitarios de
envo descienden en forma desproporcionada a como aumenta el tamao
del envo.
Ruta y programacin de envos: Cuando una empresa posee o arrienda
una flota de vehculos, se requiere cuidadoso manejo para asegurar que
la flota sea operada eficientemente. Con la informacin de los pedidos del
OMS y la del procesamiento de pedidos desde el WMS, el TMS asigna
cargas a los vehculos y sugiere la secuencia en la que el vehculo debe
realizar las paradas.
Procesamiento de quejas: si se mantiene informacin del contenido del
envo, valor del producto, transportista, origen y destino, y lmites de
responsabilidad legal, muchas quejas pueden procesarse
automticamente o con un mnimo de intervencin humana.
Rastreo de envos: La tecnologa del sistema de informacin ha jugado un
papel importante al rastrear el progreso de los envos una vez que ya han
sido transferidos a los transportistas. Los cdigos de barras, la
radiotransmisin en ruta, los sistemas de posicionamiento global y las
computadoras a bordo son elementos clave del sistema de informacin
que permiten conocer la localizacin de los envos en tiempo real.
Informacin y pago de la facturacin del flete: Determinar los cargos de
flete para envos puede ser complicado debido a las muchas excepciones
que pueden tener lugar en las tarifas de flete. Es responsabilidad del
remitente (la parte que compra el servicio de transporte) auditar las
facturas de flete para hallar esos errores y solicitar un reembolso por parte
del transportista. El TMS basado en la computadora puede buscar
rpidamente el mnimo costo de ruta y comparar el costo con el que
aparece en la factura del flete.

Operacin interna

Desde el punto de vista de la operacin interna, un sistema logstico puede


representarse esquemticamente:

1) La entrada: La primera actividad relacionada con el sistema de


informacin es la adquisicin de los datos que ayudarn en el proceso de
toma de decisiones, datos que se pueden obtener de clientes, registros
de la compaa, datos publicados y administracin.
2) La base de datos y su manipulacin relacionada: Convertir datos en
informacin, representarlos grficamente en forma til para la toma de
decisiones, y entrecruzar la informacin con mtodos de ayuda en la toma
de decisiones, son considerados a menudo como el corazn de un
sistema de informacin.
3) La salida: El elemento final del sistema de informacin es el segmento de
salida. Esta es la zona de conexin, o interfaz, con el usuario del sistema.
Es transmitida de diferentes formas, la salida ms obvia es algn tipo de
informe, como: informes breves de costos o estadsticas de desempeo,
informes de estado de inventarios o progreso de pedidos, informes de
excepcin que comparan el desempeo deseado con el real y por ultimo
informes (rdenes de compra o de produccin) que inician la accin.

Ejemplos de sistemas de sistemas de informacin

Los sistemas de informacin ayudan a la planeacin y operacin de la cadena


de suministro y estn presentes en las empresas de diferentes maneras, como
las siguientes:

Sistemas de menudeo. Los sistemas de informacin ayudan a agilizar la


verificacin, por tanto mejoran el servicio al cliente de las empresas con
amplias ventas al menudeo, de igual manera ayudan a eficientar las existencias
y el reaprovisionamiento de los productos ms comunes para los clientes.

Aplicacin de sistemas de informacin en una empresa minorista

Los sistemas de informacin pueden abarcar desde los lectores pticos de


cdigos de barras, control de inventarios, comprobacin de crdito, informe de
existencias del producto, determina la cantidad a comprar y la fecha optima de
compra para nunca estar sin existencias.

Inventario manejado por el vendedor/ proveedor. Los proveedores


necesitan que sus clientes les suministren informacin relacionada con las
ventas de los productos, niveles de inventarios, fechas de recepcin de bienes,
inventario muerto y devoluciones, en el mundo actual las nuevas formas de
comunicarse y obtener informacin han creado nuevas maneras de
reaprovisionamiento, en algunos casos el mismo proveedor tiene a la mano
todo el tiempo toda la informacin relacionada con el movimiento de los
inventarios de sus clientes, e incluso el propio proveedor toma las decisiones
de reaprovisionamiento de los anaqueles.
Aplicacin

La empresa Western Publishing desarrolla una relacin con sus minoristas en


la que ellos les proporcionan datos de sus puntos de venta, los datos que
proporciona indican cual es el estado de sus inventarios a lo cual Western
compara con un punto de existencias fijo, y se crea automticamente un pedido
de reaprovisionamiento de ser necesario.

Comercio electrnico. En la actualidad las empresas adicionan a sus


transacciones comunes la herramienta valiosa del internet, da lo mismo un
pedido que entra por mostrador que un pedido hecho a travs de la pgina
web, estas empresas tienen ventaja competitiva sobre los vendedores que
hacen comercio en lnea, porque dichas empresas ya tienen sistemas logsticos
determinados, almacenes dispuestos y otros recursos para proveer un mejor
servicio.

Aplicacin

Lowe`s una empresa de mejoras para el hogar, maneja una pgina web
llamada hgalo usted mismo cuando un cliente hace un pedido el sistema da
de baja a la mercanca del almacn mientras se comprueba el crdito del
cliente, si es aprobado el crdito, el sistema elige una forma de envo de las
diferentes opciones que tiene, por ejemplo FEDEX, la orden del pedido es
enviada a los vendedores que se encargan de registro del producto y
organizarlo por cdigo postal, tamao del pedido, fecha y hora de envo, luego
la mercanca se lleva a un sistema llamado Quantronix CubiScan que se
encarga de medir y pesar los productos para ayudar a ordenar el envo luego
son etiquetados y enviados a su destino final.

Sistema de apoyo para toma de decisiones. Los sistemas de informacin son


muy tiles para organizar, analizar y presentar datos que son muy importantes
a la hora de tomar decisiones basadas en los mismos.

Aplicacin

El uso de modelos matemticos ayuda a tomar decisiones que por ejemplo


hacen que se utilicen menos camiones al estar ms organizadas las
mercancas, de igual manera decisiones de rutas de reparto lo que tambin
reduce los kilmetros a recorres lo que trae consigo menos consumo de
recursos como gasolina u horas de trabajo del chofer, despus de optimizar
todo se imprime una hoja con todas la decisiones tomadas para que los
choferes la ejecuten.