UNIDAD II

SISTEMA INTEGRAL PARA EL CONTROL DEL MANTENIMIENTO

Este subsistema pretende contestar entre otras cosas:

Cules equipos se deben mantener?

Dnde estn ubicados y qu funcin cumplen?

Qu caractersticas tienen?

Cun crticos son?

Cul ha sido su comportamiento?

Cunto cuesta mantenerlos y reponerlos?

Cules son los repuestos que se deben mantener almacenados y cules son sus
posibles sustitutos.

Existen mltiples tendencias para establecer los sistemas de mantenimiento y

generalmente se seleccionan de acuerdo a la poltica de la empresa y los
 requerimientos de calidad, seguridad y mercado, adems de las caractersticas del
proceso productivo.

En principio un sistema de mantenimiento bien diseado debe adecuarse a las

caractersticas de cada mquina logrndose un sistema de mantenimiento alterno,
tanto a nivel de la fbrica como a nivel de los equipos.

El control de equipos viene basado prcticamente en la bsqueda del mantenimiento

preventivo principalmente, el correctivo, entre otros. Por ello, se dan a continuacin
unos pasos para la generacin e implementacin de programas de mantenimiento
especialmente para controlar equipos:

a. Codificacin de Equipos e Instalaciones

Todo equipo o instalacin objeto de actividades de mantenimiento debe ser

adecuadamente identificado, para lo cual se puede aplicar la siguiente metodologa:

Realizar un inventario al universo de equipos, anotando sus caractersticas,

ubicacin, estado y valor estimado.

Establecer un cdigo de equipos nicos.

Asignar a cada equipo un serial del cdigo relacionndolo con el cdigo del
fabricante.

Identificar fsicamente cada equipo colocndole una placa con su cdigo y serial.

b. Inventario de Equipos e Instrumentos

Es necesario el inventario de equipos e instrumentos en tiempos peridicos, para

establecer cuantitativa y cualitativamente las caractersticas de funcionamiento ms
importantes con el fin de clasificar los equipos de acuerdo a su actividad, lo cual permitir
determinar la frecuencia de inspeccin y las rutinas de mantenimiento que deben aplicarse a
cada uno de ellos.
 Por otra parte, el inventario suministra informacin bsica para desarrollar el anlisis de
repuestos y establecer criterios para formular los niveles de inventario en almacn.

c. Fichas Tcnicas

La creacin de un programa de mantenimiento requiere efectuar un levantamiento de

datos tcnicos, especificaciones y referencias del estado operacional de un equipo.

Con este levantamiento de datos se trata de obtener la mayor cantidad de

especificaciones, descripciones y evaluaciones tendientes a ser utilizadas como una
herramientas de consulta de fcil acceso.

d. Elaboracin del Historial de Equipos

Es un documento en el que se registra informacin acerca de todo el trabajo en un

equipo particular.

Contiene informacin acerca de todas las reparaciones realizadas, el tiempo muerto, el

costo de las reparaciones y las especificaciones del mantenimiento planeado.

Bsicamente se trata de la representacin cronolgica del comportamiento del equipo y

su ndice de utilizacin, sirviendo como excelente herramienta para el anlisis del
mantenimiento.

Es necesario registrar lo siguiente:

1. Especificaciones y ubicacin del equipo.

2. Inspecciones, reparaciones, servicios y ajustes realizados, las fallas con sus causas, as
como las acciones correctivas emprendidas.

3. El trabajo realizado en el equipo, componentes reparados o reemplazados condicin

de desgasta o rotura, erosin, corrosin, entre otros.

4. Mediciones o lecturas tomadas, tolerancia, resultados de inspecciones.

5. Hora de la falla y tiempo consumido en llevar a cabo las reparaciones.

 Existen muchos sistemas para registrar y almacenar informacin. El punto ms
importante es que la informacin debe ser completa y estar registrada en forma organizada
para su uso y accesos futuros.

Un sistema de control de Materiales se disea con la finalidad especfica de organizar

las actividades propias del control del gasto ocasionadas en las diferentes actividades de
mantenimiento, cuando se requiere de materiales y/o repuestos para su realizacin.

Lo procesos involucrados dentro de este subsistema se dividen en: Solicitud,

Almacenamiento o Resguardo, e Inventario.

Se hace necesario efectuar comparaciones entre lo que cuesta mantener un inventario de

diferentes renglones y los costos en los que se pueda incurrir por no contar con algunos de
ellos (costo de penalizacin). El anlisis de estos costos podra incluir la demostracin de la
necesidad.

Flujograma del subsistema de Control de Materiales

 Para el control del almacn se debe:

Verificar tipo de material que se dispone, que est pedido o en caso contrario
iniciar gestiones para conseguir lo que falte.

Controlar las existencias, es decir que debe haber un formato que permita
inventariar o catalogar todos los materiales y/o repuestos que se encuentran en
el almacn.

Llevar informes de los materiales y los avances de la conservacin y

almacenamiento.

Proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes autorizadas por los

distintos departamentos.

Un sistema de orden de trabajo decide la clase de trabajo que debe hacerse y cmo, su
objetivo es el de ser un medio de control, planificacin y programacin de las actividades de
mantenimiento.

Los beneficios que pueden lograrse de las bondades de este sistema son los siguientes:

- Conocer los tiempos y costos de los trabajos que se ejecutan.

- Proyectar y dimensionar los requerimientos futuros.

 - Obtener una mayor efectividad del sistema total.

- Determinar el rendimiento personal.

El Sistema de O.T es el corazn de cualquier sistema de control de mantenimiento, y es

una herramienta necesaria para la planificacin y programacin eficaces.

Este factor hace nfasis en la necesidad de rdenes de trabajo escritas y la planeacin y

programacin correctas de los trabajos.

La planeacin y programacin son la columna vertebral de cualquier sistema de

mantenimiento. Adems este factor considera la calidad de los trabajos de mantenimiento.

El primer paso en la planeacin y el control del trabajo de mantenimiento se realiza

mediante un sistema eficaz de rdenes de trabajo.

En el sistema de rdenes de trabajo se hace referencia al procedimiento para la

realizacin del trabajo y el orden en que el trabajo se procesa desde su inicio hasta su
terminacin. A continuacin los pasos secuenciales para controlar las rdenes de trabajo:

1. Cuando el planificador recibe la solicitud de trabo, sta se examina y se planea, y se

completa una orden de trabajo que contiene la informacin requerida para la
planeacin, ejecucin y control. Se llenan tres o cuatro copias y se envan a travs del
sistema.

2. La O.T se anota en un registro que incluye todos los datos pertinentes para cada
orden de trabajo.

3. La copia 1 se archiva por nmero de O.T en el departamento de control de

mantenimiento.

4. Las copias 2 y 3 se entregan al encargado correspondiente y la copia 4 se enva a

quien origin el trabajo.

5. El encargado asigna el trabajo al tcnico apropiado y le entrega la copia 3, el

trabajador efecta el trabajo requerido y completa la informacin necesaria acerca
 del trabajo que realmente se llev a cabo (tiempo real, material real utilizado, entre
otros) y entrega la copia al encargado.

6. El encargado verifica la informacin y revisa la calidad del trabajo terminado y anota

esta informacin verificada en la copia 2.

7. El encargado enva las dos copias al departamento de mantenimiento.

8. El planificador anota a informacin en la copia 1 y enva la copia 3 a quien origin el

trabajo.

9. El planificador enva la copia 2 al departamento de contabilidad, en donde se anota

la informacin sobre costos. Despus, esta copia se enva al departamento donde se
conserva el sistema de informacin de mantenimiento.

10. La informacin de la O.T se asienta en un archivo de historia del equipo.

11. La copia 1 se guarda en un archivo de O.T concluidas, quedando all durante algn
tiempo (de 3 a 6 meses) hasta que finalmente se destruye.

Un Sistema de control de costos se disea con el objetivo de conocer y evaluar

financieramente los resultados de mantenimiento, siendo la pieza clave de la organizacin
del trabajo.

El costo del mantenimiento tiene muchos componentes, incluyendo el mantenimiento

directo, la produccin perdida, la degradacin del equipo los respaldos y los costos de un
mantenimiento excesivo.

El control de los costos de mantenimiento es una funcin de la filosofa del

mantenimiento, el patrn de operacin, el tipo de sistema y los procedimientos y las normas
adoptadas por la organizacin. Es un componente importante en el ciclo de vida de los
equipos.
 El control de costos optimiza todos los costos del mantenimiento, logrando al mismo
tiempo los objetivos que se ha fijado la organizacin, como disponibilidad, porcentaje de
calidad y otras medidas de eficiencia y eficacia.

Finalmente, la reduccin y control de costos se utiliza como una ventaja competitiva en

el suministro de productos y servicios.

El Costo de mantenimiento comprende:

1. El costo directo de mantenimiento, que es el costo de la mano de obra, las

refracciones, los materiales, el equipo y las herramientas.

2. Costo de paro de operaciones debido a la falla.

3. Costo de mantenimiento excesivo.

4. Costo de calidad debido a que un producto est fuera de las especificaciones como
resultado de defectos en la mquina.

5. Costo de deterioro del equipo por falta de mantenimiento adecuado.

Casi toda la informacin sobre los costos est disponible en la O.T. Se debe entregar
mensualmente un resumen de los costos de mantenimiento por O.T. Este se utiliza para
controlar los costos de mantenimiento y determinar los costos de los productos
manufacturados.

Los informes de costos indicarn los programas de reduccin de costos que ms se

necesitan, esta reduccin deber ser un esfuerzo permanente en cualquier programa de
mantenimiento acertado.

Este subsistema es diseado para atender todo lo relacionado con el uso de personal
externo, ya sea manejado directamente bajo administracin propia o usando organizaciones
establecidas. Adems se utiliza con la finalidad de racionalizar los recursos humanos.
 Las contratistas se pueden utilizar con una base intermedia o rutinaria, dependiendo de
la necesidad de fuerza de trabajo, naturaleza y tipo de trabajo, pero es necesario tomar en
cuenta las siguientes caractersticas: organizacin, experiencia, aspectos financieros y
administrativos.

El departamento encargado de seleccionar la contratista, debe hacer un anlisis donde

se consideren las calificaciones mnimas para el trabajo considerado, basado en los
requerimientos mnimos, la contratista debe:

Estar disponible para el trabajo.

Tener el equipo apropiado y en cantidades suficientes.

Tener experiencia previa en la realizacin de un contrato parecido, y de la

misma magnitud.

Tener un historial limpio de trabajos terminados exitosamente.

Tener una organizacin efectiva, con una buena reputacin basada en carcter y
cumplimiento en relacin con trabajos anteriores.

Tener estabilidad financiera.

Antes de emplear un contratista se debe adoptar un procedimiento administrativo para

manejar todos los documentos que son parte de un procedimiento contractual.

Aspectos como: correspondencia, boletines, cambio de rdenes, facturas, pagos,

requisiciones y contratos, juegan un papel importante en la ejecucin de una terea
contratada.

Se deben disear procedimientos para que estos documentos puedan seguir su flujo a
travs de los canales prescritos para recibir el tratamiento y aprobacin adecuados.

Se trata de manejar la informacin que se recoge durante la ejecucin del

mantenimiento; as como tambin interesa el consumo de materiales, horas/hombre,
dificultades de cumplimiento, necesidades no satisfechas.
 Esta informacin se debe recoger diariamente y asentarse en formatos para su posterior
anlisis y comparacin con lo programado.

Esto se traduce en lograr estimar las probabilidades de realizacin de aquellas tareas

que se hallan en ejecucin o prxima a serlo. Este subsistema se utiliza con la finalidad de
racionalizar los recursos humanos.