Metodologa de Implantacin del Entorno

C l b
Colaborativo
ti de
d Trabajo
T b j en las
l
organizaciones como Sistema de Gestin
d lC
del Conocimiento
i i t

Autor: Jon Arambarri Basaez

 ndice

Descripcin del proyecto

9 Introduccin
9 Antecedentes y Objetivos
9 Requisitos y Situacin actual
Caractersticas de Gestin de Conocimiento
Caractersticas de un Sistema de Gestin De Conocimiento
Soporte TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo
9 Planteamiento
Pl t i t del
d l proyecto
t
9 Enfoque del proyecto: Actividades

2
Introduccin - hiptesis

Establecer
E t bl lla metodologa
t d l para la
l correcta
t
Implantacin de un Sistema de Gestin del
Conocimiento, mediante el empleo de los
Conocimiento
Entornos Colaborativos de Trabajo

3
 ndice

Descripcin del proyecto

9 Introduccin
9 Antecedentes y Objetivos
9 Requisitos y Situacin actual
Caractersticas de Gestin de Conocimiento
Caractersticas de un Sistema de Gestin De Conocimiento
Soporte TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo
9 Planteamiento
Pl t i t del
d l proyecto
t
9 Enfoque del proyecto: Actividades

4
A t
Antecedentes
d t y Objetivos
Obj ti

El objetivo
j de,, en este proyecto,
p y , es conseguir
g un
sistema que permita:
1 Dar salida de forma eficiente a las necesidades
1.
de compartir conocimiento e informacin que,
de forma cotidiana, generan y necesitan los
profesionales de las organizaciones en su
desempeo laboral.

5
 A t
Antecedentes
d t y Objetivos
Obj ti
Puntos clave:

" El aprovechamiento de las buenas prcticas existentes: profesionales

de distintas sedes, suman grandes diferencias de desempeo de sus
funciones que resultan incomprensibles, por eso es deseable que se
comparta la informacin desde las sedes ms exitosas al resto,
resto mejorando
la eficiencia y eficacia general de la organizacin.

" La bsqueda de un discurso nico o una forma de actuar comn en

toda la red de oficinas de la organizacin, ya que dada la dispersin
geogrfica hace que existan diferentes idiosincrasias y por lo tanto no hay
una nica forma de actuar. As mismo, se quiere formar a los
profesionales nuevos para que sigan las mismas premisas.

6
 El objetivo fundamental del proyecto de Gestin del
Conocimiento es dotar a las organizaciones de un
sistema tecnolgico que permita incrementar el nmero
de casos de xito y unificar discurso corporativo

Web

Datos Incremento
X C
Crear una ventaja
t j
competitiva
casos de xito
X Incrementar el
FORMACIN beneficio econmico
X Aumentar la
Unificar
Documentos divulgacin del
conocimiento discurso
corporativo
Personas
7
 ndice

Evolucin profesional
p
9 Descripcin CV

Descripcin del proyecto

9 Introduccin
9 Antecedentes y Objetivos
9 Requisitos y Situacin actual
Caractersticas de Gestin de Conocimiento
Caractersticas de un Sistema de Gestin De Conocimiento
Soporte TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo
9 Planteamiento del proyecto
9 Enfoque del proyecto: Actividades

8
 Gestin de Conocimiento? (1/2)
El conjunto
j d
de procesos y sistemas
i que permiten
i que ell Capital
C i l
Intelectual de una organizacin aumente de forma significativa,
mediante la gestin de sus capacidades de resolucin de
problemas de forma eficiente (en el menor espacio de tiempo
posible), con el objetivo final de generar ventajas competitivas
sostenibles en el tiempo.
tiempo

En funcin de donde resida el conocimiento, ste se puede dividir en:

Conocimiento tcito. Aquel que reside en las personas. Poco se sabe de los
mecanismos a travs de los cuales las personas organizamos el conocimiento.

Conocimiento explcito. Aquel que reside en soportes externos a las personas. Es de

fcil transmisin ya que est almacenado en soportes que lo permiten.

9

Gestin Conocimiento?
? (2/2)
Creacin del conocimiento (Nonaka y Takeuchi-1995)
Takeuchi 1995) es un proceso
de interaccin entre conocimiento tcito y explcito que tiene
naturaleza dinmica y continua.

10
Proyecto de Gestin del Conocimiento? (1/7)

Un proyecto de Gestin del Conocimiento es una

serie de actividades de
Construccin de Habilidades y Capacidades,
cuyo fin es hacer
ace SOS
SOSTENIBLE
el propio proceso de Gestin de Conocimiento.

Esas actividades incluyen procesos de

concepcin, generacin, procesamiento,
almacenamiento, transmisin, etc. de conocimiento.

11
Proyecto de Gestin del Conocimiento? (2/7)

Un proyecto de Gestin del Conocimiento

Organizacional debe ser capaz de construir estas
capacidades en fases de implantacin de
actividades destinadas a sensibilizar a las
personas sobre la importancia de estas acciones
del da-a-da y con ello interiorizarlas en la
praxis del trabajo de los individuos y de las
comunidades de prctica que frecuentan.

12
 Proyecto de Gestin del Conocimiento? (3/7)

Estas prcticas en muchas ocasiones no estn visibles a

la organizacin
g o sencillamente no son determinables
mediante un anlisis de la situacin actual.

A as,
An requieren
i ser extradas.
t d

Esto se realiza mediante un proceso de determinacin

de observacin de las prcticas de trabajo.

En este sentido, se habla, de que las

mejores prcticas surgen de la praxis del da-a-da

13
Proyecto de Gestin del Conocimiento? (4/7)

La asimilacin deseada de estas prcticas adems de

ampliar
p el conocimiento,, debe permitir
p comprender
p
el valor de esas mejores prcticas en el desempeo de
la actividad diaria y sobretodo, debe buscar el
i
incrementot dde eficiencia,
fi i i eficacia
fi i y efectividad
f ti id d d de llos
profesionales.

...y,
y, sin dejar
j de lado la capacidad
p de estos
mismos parmetros, proyectar mejoras en
el mismo conocimiento a futuro.

14
 Proyecto de Gestin del Conocimiento? (5/7)

Cualquier estrategia de proyecto de Gestin del

Conocimiento,, requiere
q conocer:

1. Detalle las mejores prcticas actuales.

2. La frecuencia de patrones de tareas,

3 La
3. L repetitividad
titi id d y llos iisomorfismos
fi entre
t ttareas y procesos.

De estos,, y de su pertinencia
p al futuro de la
organizacin, se extraern las prcticas a ser niveladas
en diferentes estadios de madurez.

15
Proyecto de Gestin del Conocimiento? (6/7)

A partir de un anlisis inicial,

las prcticas a ser introducidas y mejoradas
por el propio uso a imponer, se nivelan en
fases de implantacin,
implantacin
permitiendo as que los profesionales
puedan ir aprendiendo
aprendiendo
nuevas prcticas conforme las va viviendo
(necesitando) en su da-a-da.
da-a-da

16
 Proyecto de Gestin del Conocimiento? (7/7)
Para una institucin organizacional,
organizacional muchos
procesos, de amplia y extensa variedad y tipologa,
muchas tareas y actividades,
actividades son eficaces en gran
medida, pero la dispersin y granularidad de
muchas de ellas,, hace que
q procesos,
p , tareas o
actividades, aparentemente iguales, parezcan
distintas generando una variedad irreal.

En estos casos, un profesional que sufre esta

dispersin
de procesos,
viendo muchos de ellos similares pero distintos,
crea su propia versin o instancia.
instancia
17
 Solucin TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo
(1/3)
La clave del sistema de Gestin de Conocimiento radica en
"colocar" el conocimiento dentro de la herramienta de
gestin adecuada que permita obtener valor.
valor Para ello, el
gestor debe contemplar utilidades que soporten la recogida,
utilizacin y creacin del conocimiento.
Facilitando la conversin de la informacin en inteligencia y conocimiento,
p.e. representado
p p g
grficamente las relaciones de las diferentes fuentes
de informacin.
Herramienta que complementa otras utilidades y mtodos que tenga la
compaa. Integrar informacin obtenida de proveedores de contenidos,
herramientas y motores de bsqueda herramientas de inteligencia de
negocio, tecnologa de bsqueda por texto, etc.
Herramienta que integre informacin desde variedad de formatos
electrnicos,
l papel,
l y ffuentes personales.
l Bases d
de d
datos corporativas,
proveedores de contenido, servicios on-line, Internet, noticias., etc.
Integracin de estas herramientas en los sistemas ya implantados para
que se aproveche
h las
l iinversiones
i realizadas
li d con anterioridad.
t i id d

18
Solucin TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo
(2/3)

19
 Solucin TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo
(3/3)
El Interfaz de usuario debe ser usable y amigable, presenta una vista
unificada del almacn de conocimiento de la organizacin.
El Gestor de accesos es la herramienta que regula el acceso a los
usuarios autorizados a travs de los correspondientes permisos
permisos.
El Motor de bsqueda es la herramienta que permite buscar y acceder
de una forma directa a la informacin requerida.
El mdulo de Alerta monitoriza almacenes internos de documentos
sobre una informacin especfica. Realiza la actividad de estar al da en
los desarrollos relevantes al trabajo
j del empleado.
p
Los Robot trabajan directamente sobre el entorno en busca de
contenidos ("data-mining).
A travs
t de
d la
l gestin
ti dde perfiles
fil cada
d usuario i d
define
fi su iinters
t en llas
distintas materias, y el gestor le har llegar noticias sobre dichas reas.
El Indexador permite automatizar la categorizacin.
El Almacn de Conocimiento constituye el repositorio de la informacin
explcita intercambiada. 20
 ndice

Descripcin del proyecto

9 Introduccin
9 Antecedentes y Objetivos
9 Requisitos y Situacin actual
Caractersticas de Gestin de Conocimiento
Caractersticas de un Sistema de Gestin De Conocimiento
Soporte TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo
9 Planteamiento
Pl t i t del
d l proyecto
t
9 Enfoque del proyecto: Actividades

21
 Caractersticas del sistema de
d Gestin del
Conocimiento
El sistema de Gestin del Conocimiento, cumplir las siguientes premisas:

1. Que garantice la continuidad del flujo de informacin sin imposiciones,

implicando al profesional destinatario y a la propia organizacin interna en la
aportacin de informacin y en su uso como herramienta de trabajo til y eficaz
2. Que el mantenimiento sea mnimo y que permita la retroalimentacin de las
aportaciones de los propios profesionales;
3. Que motive suficientemente la participacin ordenada de todos sus destinatarios
(p.e., mediante practice boards) lo que garantizara contenidos futuros y su
aprovechamiento y utilizacin ptimos;
4. Que permita su gestin con transparencia hacia sus destinatarios, pero con el
control y supervisin de una figura interna responsable del filtrado de la
informacin;
5. Que se trate de una herramienta de utilizacin y mantenimiento sencillos,
sencillos
adems de estar abierta a desarrollos y ajustes futuros;
6. Que utilice medios activos que permitan al profesional destinatario verse
verse en ella

22
 Caractersticas del sistema de
d Gestin del
Conocimiento
El sistema de Gestin del Conocimiento, cumplir las siguientes premisas:

1. Que garantice la continuidad del flujo de informacin sin imposiciones,

implicando al profesional destinatario y a la propia organizacin interna en la
aportacin de informacin y en su uso como herramienta de trabajo til y eficaz
2. Que el mantenimiento sea mnimo y que permita la retroalimentacin de las
aportaciones de los propios profesionales;
3. Que motive suficientemente la participacin ordenada de todos sus destinatarios
(p.e., mediante practice boards) lo que garantizara contenidos futuros y su
aprovechamiento y utilizacin ptimos;
4. Que permita su gestin con transparencia hacia sus destinatarios, pero con el
control y supervisin de una figura interna responsable del filtrado de la
informacin;
5. Que se trate de una herramienta de utilizacin y mantenimiento sencillos,
sencillos
adems de estar abierta a desarrollos y ajustes futuros;
6. Que utilice medios activos que permitan al profesional destinatario verse
verse en ella

23
 Una red de conocimiento es un grupo de profesionales que
se asocian con un objetivo comn sin correspondencia con la
estructura organizativa
g de la empresa
p

Una Red de Conocimiento es...

1. Que se agruparn voluntariamente con un objetivo comn.
2. Cuyas acciones colectivas tendrn impacto significativo tanto en
el rendimiento de la empresa como en el de los individuos.
3. y interaccin continua les proporciona
Cuya p p un sentido de
pertenencia, as como un mecanismo especfico para la tutora y
el desarrollo personal.
4. Quienes se identificarn a s mismos como miembros de esta
comunidad que cuenta con unos criterios de admisin definidos
comunidad,
y pblicos.
5. Cuya relacin se espera se prolongue por un tiempo indefinido y
p y en propsitos
se apoye p p y relaciones comunes,, en lugar
g de
responder slo a una necesidad puntual.
6. Quienes se comprometern a una serie de actividades
programadas y regulares, tales como reuniones, seminarios o
c alq ie ot
cualquier otroo tipo de inte
interaccin.
accin
24
 El buen funcionamiento de una Red de Conocimiento
requiere la asignacin de cuatro roles esenciales
Lder (Capacidades)
Desarrollar y recopilar conocimiento
Fomentar la formacin sobre metodologa a
seguir para conseguir el funcionamiento de la
Red de Conocimiento
Ser propietario de la metodologa y asegurar
capacidades
Equipo Motor
Equipo de Capital
(Grupo Experto)
Intelectual Identificar las reas de negocio que sern
Identificar fuentes de conocimiento abordadas por la Red de Conocimiento
Mantener la metodologa Aportar experiencia y foco en crecimiento
Revisar material Seleccionar los componentes del resto de
Actualizar la Base de Datos los equipos
Facilitar las actividades de la Red de
Conocimiento

Profesionales
Desarrollar y recopilar los materiales
Desarrollar e impartir conferencias
Aportar experiencia a las investigaciones
Participar en las actividades de la Red de 25
Conocimiento
Modelo de entorno colaborativo propuesto
Unidad Formativa Comunicacin Unidad Informativa
Ficha
Simulador Web Agenda
tcnica

Contenidos de los
programas formativos Foros Correo Telfono Chat Lecciones aprendidas

 } A
Ficha del producto Mejores prcticas

TODAS LAS
Caso Prctico POSIBILIDADES Casos relevantes

Preguntas frecuentes
Recursos Adicionales
Actores sobre el producto

Organizacin Informacin de contacto

Evaluacin
del empleado

RESPONSABLE DE TIs

Consultas Comentarios personales

y Tutoras RESPONSABLE DE FORMACIN de empleados

RESPONSABLE TCNICO
26
El modelo desarrollado y establecido utilizando el
Entorno Colaborativo de trabajo facilita, potencia e
impulsa que el usuario participe :
1. Facilitar el contacto entre los distintos actores participantes en
el entorno
2. Fomentar la cooperacin y la reciprocidad: la gestin de
conocimiento como esfuerzo colectivo
3
3. Considerar al participante como centro del proceso del que
participa activamente
4. Estimular y potenciar la comunicacin e interaccin continua
entre los actores
5. Inculcar que el proceso de aprendizaje implica y exige
dedicacin temporal y esfuerzo
6
6. U
Usar lla motivacin
ti i como estmulo
t l constante
t t para que ell
participante perciba que los resultados esperados estn a su
alcance
7
7. P
Personalizar
li ell conocimiento,
conocimiento
i i teniendo
i d en cuenta las l
diferencias entre participantes y sus diversas formas de 27
adquirirlo
 ndice

Descripcin del proyecto

9 Introduccin
9 Antecedentes y Objetivos
9 Requisitos y Situacin actual
Caractersticas de Gestin de Conocimiento
Caractersticas de un Sistema de Gestin De Conocimiento
Soporte TIC; Entorno Colaborativo de Trabajo
9 Planteamiento
Pl t i t del
d l proyecto
t
9 Enfoque del proyecto: Actividades

28
Implantacin
del Sistema de Gestin
de Conocimiento
Recopilado de
la informacin
tcita
Profesionales de distintas
oficinas y de central
poseen la informacin
tcita
Suponemos tres opciones
no excluyentes para
recopilar esa informacin:
1. De forma abierta y voluntaria
mediante un foro de sugerencias
2. Mediante procedimientos de
trabajo obligando a los
profesionales a enviar informes
peridicos al coordinador.
3. A p
peticin del coordinador de
estudios
T t i t y
Tratamiento
Difusin
conversin de la Recepcin de
eficiente de la
informacin la informacin
informacin
tcita
El coordinador recibe la Los profesionales Se propone un plan
informacin y discierne accedern a unas Fichas de seguimiento para
entre informacin crtica y de Mejores Prcticas estimar el grado de
fatal. donde podrn consultar uso de la informacin
Una vez filtrada, convierte tanto sus generalidades de valor, lo que
la informacin a un como la informacin de permitir calcular la
formato ms asequible a valor recopilada
p en el eficiencia sistema de
travs de los diferentes paso anterior gestin de la
apartados del punto de Asimismo esta informacin
informacin, como pueden informacin estar ligada
ser: a los programas
f
formativos como parte d
de
1. Casos relevantes su formacin
2. Lecciones aprendidas
Complementariamente,
4. Preguntas ms comunes
se formar a los
Uso
U d de un simulador
i l d profesionales sobre cmo
para la creacin de Fichas consultar eficientemente
de Mejores Prcticas las fichas.
29
Aproximacin al sistema de Gestin de Conocimiento segn
Nonaka-Takeuchi

30
LLa combinacin
bi i de
d objetos
bj t d aprendizaje
de di j proporciona
i un modelo
d l formacin
f i
rentable, que diseado eficazmente, consigue elevar el resultado educativo al
estadio en el que La organizacin que aprende

Estudio de un
modelo de
Mejores Prcticas
de referencia Estudio de situaciones reales
(Simuladores de escenarios)

Verificacin del aprendizaje:

Comprensin de las situaciones.
Recogida de experiencias reales
d llos profesionales.
de f i l
Aplicacin de lo aprendido en el
da a da.

Propagacin de mejores prcticas Anlisis de las respuestas

en la organizacin Identificacin y registrado de
Nominacin de mejores mejores prcticas
profesionales Identificacin de profesionales
Publicacin de mejores prcticas con experiencia
Implantacin de medida de Feedback al profesional
eficacia Mejora de la accin del da a
Actualizacin y crecimiento del da
Capital Intelectual
31
 Esquema
q del modelo ((1/2))

P
Lder
*
* *
Oficinas v
Equipo
Capital
Intelectual

Modelo de
gestin


Fichas de
Punto
Buenas
formativo
prcticas 32
 Enfoque del proyecto: Actividades
Diseo del
Anlisis de la sistema de Plan de Despliegue y
situacin actual gestin de implantacin Seguimiento
conocimiento

Consensuar objetivos del
modelo de gestin de
conocimiento dinmico
Revisin del modelo de
f
formacin
i actual
t l para
aprovecharlo como base del
modelo de gestin del
conocimiento dinmico
Revisin de fuentes de
informacin usadas
actualmente
Revisin de los actores
participantes
Revisin de organizacin y
procesos significativos
(interacciones)
Identificacin de facilitadores
e inhibidores
i hibid
Tratamiento de la informacin
e informe de situacin de
partida
Elaboracin del modelo Aplicacin del modelo Seguimiento y control
de colaboracin. a las reas seleccionadas de usuarios en las
Diseo de la como prioritarias tareas de aportacin y
organizacin, Enlace de la lectura de informacin
procedimientos,
di i t i f
informacin
i esttica
tti y Soporte
S t llogstico
ti
infraestructura tecnolgica dinmica proveniente de entorno virtual
y plan de seguimiento distintas fuentes (punto Revisin del modelo
Aprovechamiento del formativo...) con las para su optimizacin y
sistema actual de fichas de Mejores plan de medidas
formacin (Si lo hubiera) Prcticas correctoras (plan
hacia un sistema de gestin Plan de comunicacin gestin de cambio)
del Conocimiento Formacin del Reflexin y
Creacin del manual de coordinador de la gestin conclusiones primera
procedimientos y de dinmica del etapa
gestin conocimiento.
Uso de un simulador
para la creacin de Fichas
d Mejores
de M j Prcticas
P ti
Diseo de fichas de
productos (como mejores 33
prcticas)
Gua de estilo
Fin Documento

34