Captio Poniendo A Punto Tu Hoja de Gastos

Poniendo a punto
Tu hoja de gastos de empresa 2
Tabla de contenidos
La hoja de gastos perfecta
Poder asociar centros de coste a hojas de gasto
Clasificar conceptos de las hojas de gasto
Verificacin de polticas en las hojas de gasto
Flujos de aprobacin de hojas de gastos
Anlisis vertical y horizontal de las hojas de gasto
Trazabilidad de las hojas de gastos e histrico
Indicadores clave en las hojas de gastos
Informacin adicional en la hoja de gasto
Integrar las hojas de gasto en otros sistemas
Gestin simple de hojas de gasto
Qu es SoMoClo y qu tiene que ver con las hojas de gastos?
Agradecimientos
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Poniendo a punto
Tu hoja de gastos de empresa
La hoja de gastos perfecta

La nota de gastos es una pieza clave en los procesos de gestin de gastos de
viaje de las empresas. Como elemento de transmisin de la informacin entre el
trabajador que reporta gastos y la cadena de responsables de su validacin, es
la base y uno de los primeros pasos a realizar en el proceso.
Tpicamente contiene toda la informacin que la empresa considera necesaria para

justificar un gasto. Los campos que podran considerarse estndar son el nombre del
proveedor, el importe, y la fecha. Adems, la mayora de organizaciones suelen establecer
campos adicionales para generar una capa de inteligencia alrededor de estos gastos. Son
comunes en este aspecto asignar una categora y centro de costes a cada gasto.
Hay que equilibrar dos perspectivas diferentes,

la del generador y la del controller
Una buena hoja de gastos debera equilibrarse entre dos perspectivas diferentes. Por una
parte est la del trabajador que la genera. Dado que es un tarea que no aporta valor en s
misma y que normalmente el trabajador no suele disfrutar, es bueno que el tiempo gastado
en ella fuese el mnimo posible. La otra parte es la del controller de la empresa, que querr
informacin suficiente para realizar un buen anlisis de los gastos.
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Poniendo a punto
Por eso, especialmente si el proceso de generacin de notas de gastos es manual, es

conveniente evitar sobrecargar la nota con demasiada informacin, pero teniendo en
cuenta qu ejes de anlisis son necesarios para la empresa.
Par hablar de otras virtudes deseables en una nota de gastos debe describirse la
situacin actual en torno a su realizacin y gestin. La nota de gastos es un documento
-fsico o digital- en el que el trabajador introduce sus gastos de empresa. De hecho, en el
55% de los casos contina siendo en papel.
Para introducir los gastos, el trabajador se basa en los tiques que ha ido recabando en sus
desplazamientos. Esta introduccin manual de los gastos -adems en funcin de
elementos tan perecederos como los tiques, que se arrugan, ensucian y se vuelven ilegibles
rpidamente- provoca errores. Estos errores no intencionados provocan problemas serios
en el restos del proceso de gestin. Un objetivo claro para llegar a gestionar hojas de
gastos perfectas es eliminar estos errores.
La entrada manual de gastos fomenta errores,

intencionados o no.
Otro componente que puede existir en la nota de gastos son los errores intencionados.
Trucos que se realizan para hinchar gastos y cobrar algo ms que el reembolso. Los casos
de fraude son ms habituales de lo que deberan.
En la forma actual de proceder, despus de la fase de reporte viene la de revisin de

gastos. Un factor habitual debido a la componente manual del flujo es que las notas de
gastos se presenten fuera de tiempo y adems tarden en pasar por todas las fases
requeridas para su aprobacin. Esto provoca procesos interminables de reembolso, cosa
que obviamente no redunda en un buen ambiente de trabajo. Una hoja de gastos perfecta
debera ser la base para obtener un proceso de reembolsos rpido y eficiente.
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Poniendo a punto
Poder asociar centros de coste a

hojas de gasto
Poder establecer una relacin entre los gastos generados y un centro de
costes concreto es bsico para el seguimiento y anlisis econmico, ya se trate
de un departamento, rea o proyecto.
Uno de los factores ms bsicos y recurrentes en la mayora de empresa es poder

establecer una relacin entre los gastos generados y un centro de costes concreto,
entendiendo ste como un concepto genrico al que imputar gastos: un proyecto, un
departamento, un rea de la empresa...
Imputar gastos de viaje a un centro de costes

hace posible incorporarlos a otras variables de
gasto
El objetivo de fondo es fundamentalmente econmico. En el caso de los departamentos,

ser capaz de imputar cada gastos a un centro de costes hace posible incorporar los gastos
de viajes a las otros orgenes de gastos que soporta. Dado que en muchos casos, los
gastos relacionados con los viajes forman una partida importante, es necesario tenerlos en
cuenta para establecer el presupuesto anual.
Cuando el centro de costes es un proyecto la situacin

es similar, es necesario tener esos costes
contabilizados para poder atribuirlos.
Se suele usar una codificacin propia de cada

organizacin para relacionar hoja de gastos y centro
de costes. Esta codificacin puede incorporar a su vez
algunos parmetros de control. Dado que en una
misma hoja de gastos pueden aparecer conceptos
imputados a diferentes centros de costes, esto
resulta til para discernir a primera vista informacin
Poniendo a punto
muy especfica.
Usar una buena codificacin permite al revisor

conocer detalles a primera vista
Esta informacin es til en varias fases del proceso de gestin de gastos. Primero, el
responsable que recibe la hoja de gastos para su validacin debe poder asociar los gastos
con el centro de costes. Por ejemplo, un jefe de proyecto debe asociar y validar cada
gasto en funcin del contexto de cada proyecto. Por otra parte, a un nivel ms profundo
del proceso, el controller o alguna figura del rea de finanzas debe poder establecer y
analizar de forma efectiva los gastos por orgenes.
Poniendo a punto
Clasificar conceptos de las hojas

de gasto
El eje analtico por excelencia en las lneas que conforman una hoja de gastos
es la categora o tipologa. Asegurar su inclusin permite analizar la informacin
de una forma agregada.
Un eje analtico comn en las notas de gastos es el relacionado con la tipologa de los
gastos realizados. Cada empresa define esta clasificacin en funcin de sus necesidades
y necesidad de granularidad. De esta forma, una organizacin puede decidir que desglosa
los gastos de transporte en categoras muy concretas o las agrupa en una sola tipologa.
Las necesidades de anlisis deberan ser determinadas antes de establecer la
categorizacin.
Establecer una categorizacin

no servir de nada
si no se vigila una correcta
imputacin
Sin embargo, establecer esta ordenacin no servir de nada si no se asegura el

conocimiento por parte de los trabajadores de la opcin que deben usar para cada caso.
Sobre todo en situaciones en que se de una categorizacin amplia es necesario que estos
criterios queden claros para los imputadores de gastos. De otra manera, la informacin se
ver adulterada.
Esta informacin es bsica para ser capaz de detectar gastos ocultos y regularlos con el
consiguiente ahorro. Tambin sirve para localizar tendencias de gasto, lo que permitir, por
ejemplo, localizar proveedores comunes y emprender negociaciones con ellos siendo
Poniendo a punto
conscientes del volumen de negocio que nuestra empresa les est proporcionando.
Tener cada concepto de la hoja de gastos clasificado permite realizar un anlisis de

bloques de gasto. Analizarlos en profundidad permite encontrar tendencias, evoluciones y
en definitiva informacin para fomentar el ahorro. Un resultado de un anlisis de bloques
podra aportar informacin sobre proveedores habituales, y a su vez, proporcionar
informacin indispensable para llevar a cabo una buena negociacin con ellos.
El anlisis de bloques de gastos desvela

informacin til sobre tendencias y evolucin
de las cifras
Adems, puede obtenerse ms que informacin til para la parte econmica, como por
patrones de trabajo o situaciones comunes de gasto. Esto resulta particularmente til en el
caso de tratar con trabajadores desplazados fuera del pas. El anlisis de bloques puede
permitir proporcionarles informacin sobre proveedores recomendables en relacin a
informacin contrastada por sus propios compaeros de trabajo.
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Poniendo a punto
Verificacin de polticas en las

hojas de gasto
En el proceso de gestin de gastos de empresa, la fase de revisin es una de las
ms importantes. Controlar, detectar errores y posibles situaciones de fraude
son los principales objetivos de los revisores. La hoja de gastos debe facilitar al
mximo este proceso.
Las polticas de gasto de las empresas regulan las

diferentes situaciones de gasto en las que sus
trabajadores pueden incurrir. La hoja de gastos
puede facilitar hasta cierto punto los procesos de
revisin para verificar que se adecue a la poltica.
De cualquier forma, enfocando el tema desde una
ptica tradicional, no hay un gran margen de mejora:
debe continuar habiendo una o varias personas que
gasten su tiempo en una tarea anodina y lenta que
aporta poco o ningn valor a la empresa.
El verdadero punto de mejora reside en automatizar los procesos de generacin y revisin

de las hojas de gasto al mximo. Para conseguir esto, existen herramientas que
promueven la digitalizacin de datos. Una vez la informacin est en formato digital, se
pueden aplicar sobre ella patrones para detectar el cumplimiento o infraccin de las
polticas de gasto de la empresa de forma automtica.
Las comprobaciones automticas abarcan las situaciones

que puedan implementarse con reglas lgicas
Las comprobaciones que se pueden realizar abarcan todas las situaciones capaces de
implementarse mediante frmulas lgicas: importes mximos, tiques pertenecientes a
gastos de fin de semana, tiques duplicados...
Esta capa lgica no sustituye a la figura del controller, sirve como apoyo para su trabajo.
Se establece de esta forma un primer cedazo donde se detectan los casos
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Poniendo a punto
potencialmente conflictivos. Las hojas de gastos que hayan pasado este filtro estn libres
de problemas y hay situaciones en que directamente se opta por darlas por buenas. Para
el caso de las hojas de gasto con alertas de incumplimiento, el tiempo de revisin
desciende drsticamente ya que desde un primer momento el revisor conoce qu nota y
qu poltica ha quebrantado. De todas formas, al final del proceso hace falta una figura
humana que se responsabilice de aprobar o rechazar la hoja de gastos.
Poniendo a punto
Flujos de aprobacin de hojas de

gastos
A menudo el proceso de gestin de gastos implica a varios actores dentro de la
empresa; con diferentes atribuciones y en distintos departamentos. Sincronizar
todos estos roles de forma efectiva reduce el tiempo y los recursos destinados
al flujo.
Los procesos de revisin y aprobacin de gastos pasan por diferentes fases. Dependiendo
de la complejidad del escenario, es posible que haya una cadena de figuras encargadas de
aprobar los gastos antes de que pasen a la siguiente etapa. Sera el caso, por ejemplo, de
un trabajador desplazado para realizar tareas en un proyecto. Un primer encargado de la
revisin de sus gastos sera el jefe de proyecto. En segunda instancia, podra haber un
controller que centralizase la validacin de los gastos de los diversos proyectos que se
desarrollan en paralelo.
Multiplicar la cadena de revisin significa

multiplicar la seguridad, pero tambin el trabajo
Una de las quejas comunes respecto al proceso de gestin de gastos es que es lento y los
reembolsos de gastos tardan ms de lo que deberan. Este problema deriva de su poca
automatizacin y a menudo de los muchos estadios por los que pasa. Al tratarse de un
proceso que supera las barreras departamentales en varios puntos, la sincronizacin de los
implicados no es trivial.
Al tratarse de un proceso
interdepartamental, las dificultades para
coordinar a los implicados aumentan
Poniendo a punto
Conseguir comunicar efectivamente a los implicados resulta difcil si el proceso de gestin

tiene una componente elevada de papeleo. La migracin de las hojas de gasto a un
entorno digital permite que todas las figuras trabajen en un mismo entorno y puedan incluso
ser sincronizados por ste, recibiendo avisos automticos cada vez que les es requerida
una accin.
Otra ventaja destacable de la digitalizacin y uso de plataformas para la sincronizacin es

la visibilidad que se consigue del proceso. El progreso del flujo y su situacin exacta -si
falta algn dato, si un informe se ha devuelto, - se puede en conocer en cualquier
momento, y no slo por los responsables. Tambin se puede habilitar para los propios
trabajadores, que pasan a estar al tanto de cmo va la aprobacin de sus gastos y cundo
pueden esperar su reembolso.
Poniendo a punto
Anlisis vertical y horizontal de

las hojas de gasto
Tener la capacidad de analizar los datos derivados de los gastos bajo varios
prismas es fundamental para aprender de la realidad de los viajes de la empresa
y refinar su proceso de gestin.
Lo primero que hay que tener en cuenta es que un anlisis ser tan bueno como permitan
los datos de los que se parten. Velar por una correcta imputacin y categorizacin de los
gastos por parte de los trabajadores ser crucial. Dado que se trata en muchos casos de
un proceso manual, no es trivial asegurarlo.
Un anlisis tendr tanta calidad como

los datos en los que se base
Se pueden establecer varias formas de anlisis para los datos recogidos. Por ejemplo, un
anlisis horizontal de los gastos de viaje podra realizarse sobre personas. En qu gastan,
cunto, qu patrones siguen, cul es la evolucin de sus gastos... Todas estas preguntas
seran incgnitas a desvelar mediante este anlisis.
Poniendo a punto
A su vez, un punto de gran valor para la empresa se basa en realizar un anlisis vertical de
los gastos de sus trabajadores. Esto consiste en agrupar la informacin de las hojas de
gasto en base a las categoras de gasto definidas, permitiendo analizar por separado
conceptos tpicos de los gastos de viajes de empresa como transportes, dietas,
kilometraje, aparcamientos...
De esta forma, el objetivo primordial del anlisis horizontal sera el de control de los gastos
a relacionados con el individuo y el cumplimiento de las polticas de gasto.
El vertical, permitira establecer patrones y situaciones comunes de gasto, detectar

proveedores comunes, observar tendencias... En definitiva, extraer de los datos un
conocimiento til para detectar puntos de mejora del proceso. Se trata de una informacin
de valor incalculable para la empresa.
Integrar los sistemas de inteligencia presentes en la

empresa con el proceso de gestin de gastos
permite una vuelta de tuerca ms en la profundidad
del anlisis
Para el anlisis, las organizaciones cuentan con entornos especializados. Si la empresa

dispone de sistemas de Business Intelligence, ser capaz de integrarlas con los datos
provenientes del proceso de gestin de gastos dar mucha ms profundidad y potencia a
los anlisis.
Poniendo a punto
Trazabilidad de las hojas de

gastos e histrico
Es recomendable disponer de informacin suficiente en todas las fases del
proceso de gestin de gastos para establecer una relacin entre un gasto y su
origen. A menudo la trazabilidad se pierde en puntos intermedios de la gestin
de las hojas de gasto.
La trazabilidad de un gasto asegura poder atribuirlo -dependiendo del nivel de granularidad

tomado- a un centro de costes, departamento, proyecto o incluso trabajador concreto.
Tambin permite establecer una hoja de ruta entre la generacin de un gastos y los
diferentes pasos y relaciones con los trabajadores de la empresa durante su proceso de
gestin (generado por, validado por, liquidado por...)
Esto puede ser importante para la empresa pero tambin a efectos de alguna posible
auditora. En caso de sta, la trazabilidad puede suponer tener que llegar hasta el mismo
justificante en papel del gasto.Esto no es fcil, ya que el soporte de muchos justificantes
suele estar en papel, almacenado en algn cajn remoto de un archivo de la empresa.
La trazabilidad puede ser crucial en caso de auditora

externa
Digitalizar los justificantes es una manera excelente de poner orden a este caos de
papeles. Adems, facilita enormemente no slo las tareas de almacenamiento, sino
tambin las de consulta de informacin. Aparte, supone una forma natural de procesar los
datos para obtener un histrico.
Disponer de un buen histrico de los gastos de viajes

es un activo de gran valor para la empresa. Sus
registros guardan informacin sobre el pasado de los
gastos de la empresa y su evolucin a lo largo del
tiempo. El histrico s una mina para encontrar
respuestas a preguntas sobre cmo es posible mejorar
la gestin de gastos de empresa.
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Poniendo a punto
El histrico es una fuente de respuestas

para mejorar la gestin de gastos
En definitiva, independientemente de la forma de proceder, uno de los resultados que el

proceso de gestin de gastos debera ofrecer es la generacin y alimentacin de un
histrico de datos para la empresa.
Poniendo a punto
Indicadores clave en las hojas de

gastos
La empresa debe identificar cules son sus indicadores clave respecto a los
gastos de viajes. stos conformarn el cuadro de mando bsico para valorar su
estado y tomar decisiones fundamentadas.
Existe un montn de literatura sobre el tema de fijar los indicadores clave de rendimiento
(KPIs), tanto para la gestin de gastos de empresa como para otros campos. Una
metodologa sencilla y que ofrece buenos resultados es la llamada SMART (por sus siglas
en ingls). Se basa en lo siguiente.
Que sea especfico (Specific): que refleje un objetivo concreto del proceso de
gestin de gastos.
Que sea medible (Measurable): por supuesto, para medirlo ha de ser cuantificable
objetivamente.
Ha de ser alcanzable (Achievable): si se trata de un objetivo, ha de ser alcanzable.
Tiene que ser relevante (Relevant): pensar en el valor que aporta a la empresa su
medicin.
Que est ligado a un periodo de tiempo (Time-bound): para restringirlo a un periodo
temporal.
De esta forma, el primer paso para decidir qu mtricas son interesantes a nivel
organizacional relacionadas con las hojas de gasto es pensar qu informacin se quiere
medir y qu se pretende conseguir con su medicin. Estos indicadores sern potentes en la
medida que proporcionen informacin que pueda fundamentar un cambio de rumbo en la
forma de actuar de la empresa.
De los indicadores definidos depender la informacin que

deber especificarse en la hoja de gastos
Poniendo a punto
Los indicadores definidos marcarn el tipo de informacin que deber recaudarse durante
la generacin de gastos. Por ejemplo, una empresa puede decidir establecer como
indicador el gasto medio de los viajes internacionales con la voluntad de reducirlo. Uno de
los posibles mecanismos para hacerlo es adaptar la poltica de gastos de la empresa
dependiendo del pas donde se est viajando. Para esto, sera necesario que la hoja de
gastos del trabajador dispusiese de informacin para asociar cada uno de estos gastos al
pas donde se ha realizado.
Poniendo a punto
Informacin adicional en la hoja

de gasto
Los que llevan un tiempo relacionados con el mundo de los viajes de empresa
saben que a menudo surgen imprevistos y cambios. Situaciones de gasto que se
podran considerar extraas ocurren constantemente y es necesario
incorporar informacin contextual para evitar problemas durante su gestin.
Agendas que cambian, citas que se posponen, comidas a las que se invita a un cliente, el
da a da de un trabajador en un viaje de negocios es cambiante, en cierta medida catico y
poco predecible.
Las reglas para aprobar o

rechazar un gasto
no estn talladas en piedra
La poltica de gastos es y debe ser la

medida para saber si un gasto de
viaje es aceptable o no.
Sin embargo, las reglas no deben estar talladas en piedra y deben valorarse en conjunto
con la situacin en la que se ha realizado el gasto. Si el sentido comn se opone -segn la
persona que realiza el gasto- a lo que la poltica de gasto dice, sta debera ser capaz de
una forma sencilla de contextualizar esa situacin para que el supervisor disponga de la
informacin en el momento de aprobar su hoja de gastos.
Una metodologa habitual -y un poco rudimentaria- usada por los trabajadores, es apuntar
en el reverso de los tiques la informacin que se quiere recordar. Cuando redactan su hoja
de gastos la aaden a una columna de observaciones o similar. Esto puede servir en un
caso de emergencia pero no debera ser lo habitual en un proceso de gestin de gastos
Poniendo a punto
riguroso.
Registrar directamente en la hoja el gasto junto con

las observaciones in situ
Lo ideal, es disponer de un mecanismo para asociar ese gasto con una serie de
observaciones sobre la situacin en la que se ha producido y conseguir que
automticamente se propague esta informacin hacia la hoja de gastos. sta no se
reporta hasta el final del periodo, registrando todos los gastos relativos a ste.
Para establecer un flujo de este tipo se pueden utilizar herramientas como los smartphones,
que permiten acceder a sistemas de reporte de gastos desde cualquier lugar.
Poniendo a punto
Integrar las hojas de gasto en

otros sistemas
Las empresas cuentan con multitud de sistemas para la gestin de procesos de
negocio, entre ellos los viajes de empresa. Integrar el control de las hojas de
gasto en stos es un paso de sentido comn y que ofrece muchas ventajas.
Se cuentan entre ellos los omnipresentes ERPs, herramientas de Customer Relationship

Management, plataformas de Data Warehousing, sistemas de Business Intelligence,
plataforma de Reservas de Viajes... La lista es interminable, el entorno de sistemas
corporativos ha sufrido un crecimiento y especializacin espectacular en los ltimos aos.
Seguramente, el primer sistema que viene a la cabeza tratando el proceso de gestin de

gastos es el contable. Dado que la informacin que se desprende de las hojas de gasto es
indispensable para llevar la contabilidad de la empresa, los datos de las notas de gasto
llegan -aunque deba ser introducindose manualmente- a estos sistemas.
Es indispensable integrar la informacin

de los gastos con el sistema contable
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Poniendo a punto
El problema es lo que esta carga manual representa para la empresa en recursos y el poco
valor que aporta. Al fin y al cabo se trata de una tarea totalmente burocrtica, sin un valor
real. Otra parte con la que debe estar integrada la gestin de gastos de empresa es con
los sistemas de Recursos Humanos para controlar temas relacionados con nminas y
payroll.
No es bueno que se creen islas de informacin

debido a la falta de integracin de sistemas
Queda patente que los diversos sistemas corporativos forman una red para articular todos
los procesos de negocio que existen en la organizacin. No tiene sentido que ninguno de
ellos forme una isla de informacin y, desde luego, no el sistema que gestione los gastos
de viajes. De hecho, sus resultados e informacin debe quedar registrados en varios otros
sistemas presentes. Por eso, asegurar un flujo integrado de la informacin con el mnimo
esfuerzo es necesario.
Poniendo a punto
Gestin simple de hojas de gasto

El concepto de hoja de gastos simplemente refleja el elemento donde registrar
los gastos de empresa con la finalidad de reportarlos. No tiene porque ir ligado a
ningn documento, hay multitud de herramientas para enfocar este proceso de
una forma ms sofisticada.
El trmino hoja de gastos remite sin duda al papel. De hecho, los estudios a da de hoy
arrojan una cifra significativa y poco halagea para las empresas espaolas: el 55%
continan utilizando la hoja de gastos en formato papel. Sin embargo, se trata de una
forma de proceder que poco a poco va quedando atrs en favor de la implantacin de
herramientas informticas.
Las nuevas tecnologas irrumpen en el escenario de

la gestin de gastos
Estas herramientas intentan mejorar el escenario de los gastos de viaje desde diferentes
perspectivas pero no todas lo consiguen debido a un enfoque demasiado complicado. El
proceso manual de reporte de gastos - con los tiques de sobres, las hojas de gasto, etc. -
si bien resulta farragoso, lento y tedioso, es algo que se conoce al dedillo y a lo que los
trabajadores estn acostumbrados.
Si se decide cambiar, habr que encontrar una herramienta que venza la resistencia al
cambio con una propuesta de uso realmente fcil y cmoda.
Cambiar una forma de proceder tan enraizada slo

se conseguir si las ventajas de uso quedan claras
Los objetivos finales al promover un cambio de metodologa en la gestin de gastos

pueden ser muchos: mejorar el control de los gastos, aumentar la eficiencia de los
procesos de gestin, reducir fraude... sin embargo, todo esto no se conseguir si la
solucin no facilita la vida al usuario en su da a da. Cambiar una forma de proceder tan
enraizada en la cultura de la empresa slo se conseguir si las ventajas de uso quedan
claras ya desde el inicio del proyecto.
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Poniendo a punto
La venta interna de este tipo de proyectos tienen una ventaja muy importante, los
indicadores de mejora son muy plausibles para todos los implicados, tanto a nivel de
decisores como de usuarios finales: revisores como generadores de hojas de gastos. Al fin
y al cabo, decirle a un trabajador que se va a ahorrar el trabajo de redactar su informe de
gastos es un argumento potente, no crees?
Poniendo a punto
Qu es SoMoClo y qu tiene
que ver con las hojas de gastos?
SoMoClo es uno de los acrnimos de moda en los ltimos tiempos y refleja la
fuerte relacin y las sinergias entre tres conceptos diferentes: Social Mobile y
Cloud. Sin embargo, qu tiene que ver con la gestin de hojas de gasto?
En los ltimos aos se ha producido una irrupcin masiva de nuevas tecnologas en el

mundo personal que han cambiado la forma como las personas se relacionan con y a
travs de Internet. Las redes sociales, la posibilidad de compartir archivos online, el acceso
a Internet desde terminales mviles de nueva generacin, el uso del GPS para realizar
recomendaciones a medida... Estamos viviendo ya en un mundo Social, Mvil y Cloud.
SoMoClo hace converger lo digital con la

infraestructura fsica. Se puede entender como
una entidad con tres patas diferentes
En este caso, el mundo personal va por delante del

empresarial. Muchos de los procesos de negocio continan
anclados en viejas formas de proceder, sin sacar partido de
estas nuevas herramientas. Mientras que a nivel individual
ya se usa el smartphone como una herramienta bsica para
multitud de tareas, en el empresarial todava se est en los
inicios de desarrollar su potencial.
SoMoClo hace converger lo digital con la infraestructura fsica. Se puede entender como
una entidad con tres patas diferentes. El cloud como forma de entrega, social como
servicio compartido y mvil como acceso ubicuo.
Migrar el proceso de gestin de gastos a este nuevo

modelo aporta ventajas de rendimiento y control
Poniendo a punto
El proceso de gestin de hojas de gasto puede migrar al paradigma al que SoMoClo hace
referencia. El smartphone acta como mtodo de entrada para los gastos, que a su vez
quedan almacenados en el cloud inmediatamente. Los diferentes trabajadores implicados
en el proceso, comerciales, jefes de proyecto, el departamento de recursos humanos, de
finanzas o de administracin, pueden acceder al proceso de forma sincronizada y
compartida.
Emprender esta aventura tiene sus recompensas. Un proceso de gestin de gastos

automatizado y digitalizado permite librarse del papeleo, comunicar mejor a los actores,
mejorar el budgeting y forecasting, atajar problemas de fraude... En definitiva, una revolucin
en la forma como se gestionan las hojas de gastos de empresa.
Poniendo a punto
Agradecimientos
Para la realizacin de los ebooks de Captio, contamos con la opinin y la ayuda de
expertos de primer orden en campos relacionados con la gestin de viajes.
Para el presente, hemos contado con la ayuda de Agustn Casado, Travel Manager de
EPTISA Servicios de Ingeniera. EPTISA es una empresa de ingeniera, arquitectura y
tecnologas de la informacin especializada en proyectos de transporte, agua y medio
ambiente, edificacin, energa e industria. Con una actividad de 135 millones de euros en
2012 y delegaciones en 8 pases, es una de las empresas de referencia de su sector en
Espaa.

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Tu hoja de gastos de empresa 2

La hoja de gastos perfecta

Poder asociar centros de coste a hojas de gasto

Clasificar conceptos de las hojas de gasto

Verificacin de polticas en las hojas de gasto

Flujos de aprobacin de hojas de gastos

Anlisis vertical y horizontal de las hojas de gasto

Trazabilidad de las hojas de gastos e histrico

Indicadores clave en las hojas de gastos

Informacin adicional en la hoja de gasto

Integrar las hojas de gasto en otros sistemas

Gestin simple de hojas de gasto

Qu es SoMoClo y qu tiene que ver con las hojas de gastos?

La hoja de gastos perfecta

Tpicamente contiene toda la informacin que la empresa considera necesaria para

Hay que equilibrar dos perspectivas diferentes,

Por eso, especialmente si el proceso de generacin de notas de gastos es manual, es

La entrada manual de gastos fomenta errores,

En la forma actual de proceder, despus de la fase de reporte viene la de revisin de

Poder asociar centros de coste a

Uno de los factores ms bsicos y recurrentes en la mayora de empresa es poder

Imputar gastos de viaje a un centro de costes

El objetivo de fondo es fundamentalmente econmico. En el caso de los departamentos,

Cuando el centro de costes es un proyecto la situacin

Se suele usar una codificacin propia de cada

Usar una buena codificacin permite al revisor

Clasificar conceptos de las hojas

Establecer una categorizacin

Sin embargo, establecer esta ordenacin no servir de nada si no se asegura el

Tener cada concepto de la hoja de gastos clasificado permite realizar un anlisis de

El anlisis de bloques de gastos desvela

Verificacin de polticas en las

Las polticas de gasto de las empresas regulan las

El verdadero punto de mejora reside en automatizar los procesos de generacin y revisin

Las comprobaciones automticas abarcan las situaciones

Flujos de aprobacin de hojas de

Multiplicar la cadena de revisin significa

Conseguir comunicar efectivamente a los implicados resulta difcil si el proceso de gestin

Otra ventaja destacable de la digitalizacin y uso de plataformas para la sincronizacin es

Anlisis vertical y horizontal de

Un anlisis tendr tanta calidad como

El vertical, permitira establecer patrones y situaciones comunes de gasto, detectar

Integrar los sistemas de inteligencia presentes en la

Para el anlisis, las organizaciones cuentan con entornos especializados. Si la empresa

Trazabilidad de las hojas de

La trazabilidad de un gasto asegura poder atribuirlo -dependiendo del nivel de granularidad

La trazabilidad puede ser crucial en caso de auditora

Disponer de un buen histrico de los gastos de viajes

El histrico es una fuente de respuestas

En definitiva, independientemente de la forma de proceder, uno de los resultados que el

Indicadores clave en las hojas de

De los indicadores definidos depender la informacin que

Informacin adicional en la hoja

Las reglas para aprobar o

La poltica de gastos es y debe ser la

Registrar directamente en la hoja el gasto junto con

Integrar las hojas de gasto en

Se cuentan entre ellos los omnipresentes ERPs, herramientas de Customer Relationship

Seguramente, el primer sistema que viene a la cabeza tratando el proceso de gestin de

Es indispensable integrar la informacin

No es bueno que se creen islas de informacin

Gestin simple de hojas de gasto