ny pf vane ae Microsoft® Word 2010 Starting MANUAL DEL PARTICIPANTE Microsoft | |T Academy ProgramTABLA DE CONTENIDO CAPITULO I: COLABORACION EN LINEA CON HERRAMIENTAS OFFICE ‘WEB. 1 CCOLABORACION EN LINEA CON HERRAMIENTAS OFFICE WEB 2 SERVICIOS EW LINEA. 3 1a divisi6n Windows Live de Microsoft 3 Cuenta en Windows Live ID 4 Caso Préctico. 8 WINDOWS Live SEYDRIVE 10 Almacenar y compartir archivos en linea 10 OFFice Wee apes. 18 CCo-AUTORIAY uso CoMPARTIOO DE DOCUMENTOS. 24 CAPITULO II: COMBINAR CORRESPONDENCIA CCOMBINAR CORRESPONDENCI... ‘T1P0.0E COMBINACIONES POSIBLES. Cartas. Sobres Etiquetas... ‘Mensajes de Correo electrénico. DESTINATARIS.. Escribir una nueva list. Otros origenes de datos. 31 Uso DEL ASISTENTE PARA COMBINAR CORRESPONDENCI, 1 Tipo de documento. Documemto inicial Destinatarios. Insertar campos de combinacién. Mostrar y ocultar cédigos de campo .. Ver datos combinados Combinar documentos. Laricia Conresponpenci, Grupo Iniciar combinacién de correspondencia a7 Grupo Escribir e insertar campos. 48 Grupo Vista previa de resultados. 50 Grupo Finalizar. 51 [MANTEMIMIENTO A LOS DATOS DE LA COMBINACION sa Modifcar datos. 54 Administrar compos... 54 CCOMPROBACION AUTOMATICA DE ERRORES 61 CAPITULO III: PLANTILLAS. Puwmiuas,DEFINICION DE PLANTILA. a be Uso DE PLANTLAS PREDETERMINADAS PARA CREAR DIVERSIDAD DE DOCUMENTOS. Crear: Agendas, diplomas, folletos, calendarios, tarjetas de felicitacién, etc. Mediante ef uso de plantillas Imprimir tarjetas de felicitacién... LANTILAS CREADAS POR EL USUAAR Creacién.. Inclusién de campos en una plantilla.. Autotextos y estos... De una nueva entrada de autotexto... Crear estilos en una plantilla... CGeneror docimdntos con base ef une planta ‘Modificacién de uno plantilla. Eliminar plantilia.. CAPITULO IV:TECNOLOGIA OLE Y DDE ‘Tecwovocia OLE y DDE DerINicIONEs.. Tecnologia OLE Tecnologia DDE. INcRUSTACION ¥ VINCULACION, Definiciones. Ventajas y desventajas Recomendaciones de uso, INcRUSTACION ¥ VINCULACIGN DE CONTENIOO DE OFFICE EN MS WoO. Usar datos de Word en Excel Usar datos de Excel en Word. CAPITULO V: SEGURIDAD Y REVISION DE DOCUMENTOS.. 113 SeGURIDAD Y RevsiON De Documentos. Ad SeGuRIoAn, AMG Contrasefia para un archivo, 115 Recomendar solo lectura. 118 ‘Agregar frmas digas a los documentos 120 CERTIFICADO DE FIRMA Y ENTIDAD EMISORA DE CERTIFIGADOS... GARANTIAS DE LA FIRMA DIGITAL tras opciones de seguridad REVISION De DOCUMENTOS. Insertar y revisar comentOFi0..0. ‘Modificar y eliminar comentart ... 128 Responder a un comentario. 128 Filtrar comentarios 129 CCOMPARAR ¥ COMBINAR DOCUMENTOS, 130 Busqueda y eliminacién de Metadatos ocultos. 132 Comparar dos 0 més versiones de un documento. 134 ‘Mostrar u ocultar las comentarios. 135 Mostrar u ocultar cambios. 136 Aceptar 0 rechazar cambios 136 Impedir cambios en la versién final de un documento 37PROTEGER DOCUMENTOS. a be . 139 Restricciones de formato 139 Restricciones de edicién. 142 CAPITULO VI: DOCUMENTOS EXTENSOS.. DocuMeNTos ExTENSOS. “TABLAS EXTENSAS Repetir fas de titulo. Dividir tabla CORDENAR FLAS EN LAS TABLAS... Por una columna.. Por dos o més columnas... CCONVERSIONES... Tabla en texto Texto en tabla FORMULAS: Consideraciones de Configuracién Regional... Nomenclatura de las celdas. Creacién de formule nen. . ‘Actiwatin y desoctivacion del sombread de compo. Activacién y desactivacién del cédigo de campo.. Actualizacién de los resultados de una férmula CCREACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS MAESTROS Y SUBDOCUMENTCS.. Dividir un documento en un documento maestro y subdocumentos. Editar subdocumentos diferentes de forma independiente. EXPLORACION DE UN DOCUMENTO UTILZANDO HERRAMIENTAS AUTOMATIZADA Crear un morcador Crear y modificar notas a pie. Crear una referencia cruzada. ‘Actualizar una referencia cruzad. CCREACION Y EDICION DE TABLAS DE CONTENIDO Y RESUMENES DE DOCUMENTOS. Crear una tabla de contenido basada en titulos.. Insertar saltos de pagina para controlar la paginacién. .. ‘Actuallzar una tabla de contenido. Ver y editar el resumen de un documento... CCREACION Y MODIFICACION OF INDICES. Marcar las entradas de un indice. Crear referencias cruzadas para un indice. Crear y dar formato a un indice... Actuallzar un indice. .n Agregar una entrada a un indice existente.. CCREACION Y MODIFICACION DF CITAS ¥ BIBLIOGRAFIA, Agregar una nueva cita y fuente de informacién a un documento Buscar una fuente de informacién. ‘Modificar un marcador de posicién de cit. Crear una bibliografia... INSERCION DE TABLA DE AUTORIDADES. Crear citas como entradas para la tabla de avtoridades.. Insertar una tabla de autoridades.Actualizar una tabla de autoridades. CAPITULO VII: FORMULARIOS, MACROS.. 187 FoRmutaRios. 188 ACTIVANDO LA FICHA PROGRAMADOR 188 Formutarios ew Wor 190 Utilidad de las plantillas formulario. 190 Insertar campos con texto. 193 Insertar casillas de verificacién. 196 Insertar cuadro combinado (Lista desplegable) Insertar cuadro de Marco Horizontal. 197 Uso y utilidad de los controles ActiveX... 197 Proteger el formulario Usar el formulario.. crear Macros. 199 Grabar una macro. Editar una macro utiizando el editor VBA. Eliminar macros de un document0 0 Estableciendo niveles de sequridad para el uso de macros. CAPITULO VIII: XML.. 203, XML. 206 En QUE consiste XML, 206 Caracteristicas y generalidades de su utilidad. 207 Partes de un archivo XML 208 Componentes de un sistema XML. 209 Descripeién de los archivos de datos XML 211 Descripelén de los esquemas XML 214 Descripeién de las transformaciones XML 215 Uso DE XML EN MS WoR.. 27 Guardar 0 exportar datos XML. Vera estructura de WordprocessingM, el esquema XML que Word utize de forma predeterminada.... Mostrar u ocular etiquetas XML CAPITULO IX: CREACION DE PAGINAS WEB Y CONVERSION DE 219 DOCUMENTOS. CCREACION DE PAGINAS Wes ¥ CONVERSION DE DOCUMENTOS, 228 Para acceder a otros documentos de Word. 228 Para acceder a archivos de paginas web y de otros formatos. 230 Para acceder a direcciones en Internet. 234 Para acceso a correo electrénico... 235 GUARDAR UN ARCHIVO EN FORMATO HTML. 236 GUARDAR UN ARCHIVO EN FORMATO MHTML(OFERENEUS) 237 CCREACION DE ARCHIVOS EN FORMATO PDF, CARACTERISTICAS Y DETALLES DE SEGURIDAD.. 238 CCREACION DE ARCHIVOS EN FORMATO XPS, CARACTERISTICAS, MMOD DE PUBLICACION.. 239Capitulo Colaboracién en linea con herramientas Office Web En este capitulo trataremos: &% Conocer la forma de trabajar un documento en linea & Crear documentos con edicién simultanea & Configurar los datos de los usuarios para el trabajo en linea. jConvierte tu vida en una experiencia extraordinaria, Adelant Con Office 2010, Office Web Apps y SkyDrive, el usuario ya no tendra problemas sobre cémo recombinar los documentos de forma manual: ya que todos pueden actualizar de forma segura la misma versién del archivo, convenientemente almacenado en SkyDrive. Ademas, todos los que reciban un documento pueden leerlo en su navegador... Donald Walsch Programa Nacional de Informética 1 F.03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 Colaboracién en linea con herramientas Office Web Mientras el mundo se hace mas pequefio y mas accesible, ya sea a nivel personal 0 empresarial contando con equipos de expansién y crecimiento, hoy en dia no nada es raro que alguien de otro continente en su equipo, ya sea en la oficina central para su empresa en los Pert, Brasil, EE.UU., Ia India, o en otro lugar tenga habilitado intemet a su servicio en el mundo. En este contexto de equipo, se planifican proyectos, se asignan tareas, se comparten documentos, se trabaja en colaboracién con archivos, se resuelven problemas, y en Ultima instancia se producen materiales que promuevan la misién de las empresas, llegar a los clientes, y llevar a cabo las tareas que se le pide que complete ‘Ahi es donde Word 2010 cuenta con herramientas para trabajar en equipo y donde office web applications (office web apps) le ayuda a trabajar con sus compafieros de forma mas eficaz. Word 2010 también incluye caracteristicas para mantener la informacién mas segura al compartir su trabajo y para mantener su equipo mas seguro de los archivos que no sea seguros. Con Word 2010 web applications puede trabajar desde cualquier lugar En Word 2010, cuenta con las funciones y familiaridad de Word en cualquier lugar que lo necesite. Puede ver, navegar y editar sus documentos de Word desde el explorador y desde su teléfono mévil sin comprometer la riqueza de su documento. Con esta nueva esta nueva herramienta comparta sus documentos de Microsoft Office online y trabaje con otras personas De la misma forma que puede compartir dlbumes de fotos, office web applications (office web apps) y en conjunto con Hotmail le permitiran enviar documentos y archivos de gran tamafio a través de un enlace, usando el almacenamiento online, evitando asi sobrecargar las bandejas de entrada de tus contactos: un maximo de 200 archivos de hasta 50 MB cada uno. Y si lo envias desde Hotmail, tus destinatarios también podran utiizar las aplicaciones Web de Microsoft Office de manera gratuita para ver y editar los documentos, sin importar qué correo electrénico utilicen 0 qué version de Office tengan instalada. Programa Nacional de Informaticasenan Capitulo |: Colaboracién en linea con herramientas office web Servicios en linea Para empezar a utilizario, debemos obtener una cuenta de Office Live Workspace, un servicio gratuito para almacenar y compartir documentos en linea, requiere el acceso a Intemet y un explorador compatible. Registrarse para obtener un area de trabajo GRATUITA permitira: © Obtener acceso y compartir archivos desde cualquier parte % Trabajar con Microsoft Word, Excel y PowerPoint & Obtener 5 GB de almacenamiento gratuito en linea (miles de documentos de Office) © Compartir documentos protegidos por contrasefia: usted controla quién puede ver y editar © Usarla para el trabajo y también para uso doméstico 0 académico Las 3 caracteristicas mas destacables de Office Web Applications son: & Almacenamiento compartido en linea, para cargar y editar documentos directamente desde nuestro navegador @ Acceso desde cualquier lugar, para colaborar con otros usuarios en tiempo real. @ Actualmente funciona con Excel, Word y PowertPoint Por ultimo, office Web Applications dispone de integraci6n con Windows Live SkyDrive, lo que nos da la posibilidad de guardar hasta 25GB de documentos con un limite de 50MB por archivo y también podemos acceder directamente desde dispositivos PDA y SmartPhones con conexién a Internet, incluso desde un IPhone. La division Windows Live de Microsoft Dentro de los cambios y nuevas estrategias que ahora la empresa de Bill Gates ha decidido realizar, esta un nuevo cambio. La novedad es que lo que hasta el momento era conocido como Office Web Apps ahora pasara a llamarse Windows Live Office, que sera una especie de gran paquete agrupador, que contara con todas las opciones que estaban dando vueltas por separado a través de Intemet. La division quedara ahora hecha solamente en dos partes. Por un lado tendremos Windows Live Office, que reuniré lo que hasta el momento era Office Live y Office Workspace, y que permitira compartir documentos en linea a través de nuestra cuenta ligada al correo electrénico, mientras que por otra parte funcionara Docs.com, que le permitira a los usuarios compartir documentos de la plataforma de Office en Facebook. La intencién de esta nueva cambio es tratar de simplficar un poco el uso de estas herramientas en la web, que hasta ahora se complicaban debido a que habia tantas Programa Nacional de Informética 3 F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 senan aplicaciones fiotando por Internet que uno ya no sabia que usar. Ahora, sera todo mucho mas sencillo gracias a la simplificacion de las aplicaciones a sélo dos ramas. Para que quede bien claro. Docs.com servira para compartir tus documentos de Office a través de Facebook, mientras que Windows Live Office seré un conglomerado en linea de lo que hasta ahora se conocia como Office Web Apps, Office Live y Office Live Workspace, que te permitira trabajar mediante tu cuenta ligada al popular servicio de correo electrénico. El area de trabajo Un area de trabajo es un lugar de almacenamiento en linea gratuito donde puede guardar, compartir y obtener acceso a documentos (como Office Word, Excel y PowerPoint) y archivos. Se usa para recopilar informacién relacionada con proyectos laborales, académicos 0 personales. La colaboracién y el uso compartido en linea son muy sencillos: sélo necesita la direccién de correo electrénico de una persona para invitarla a su area de trabajo. El creador u organizador de los documentos decide si los usuarios pueden editar o simplemente realizar consultas. Puede obtener acceso a su area de trabajo desde cualquier equipo con conexién a Internet y un explorador web. Cuenta en Windows Live ID Si tiene una direccién de correo electrénico, puede utilizarla para iniciar sesién en sitios de Windows Live ID. De lo contrario, puede obtener una gratuita en MSN Hotmail. Registrarse para obtener una cuenta Windows Live Haga clic en el siguiente enlace: https://accountservices.passport.net/req.srf?roi AR&le=11274 Ingrese los datos solicitados: Programa Nacional de Informaticasenan Capitulo |: Colaboracién en linea con herramientas office web (Cree su direccién de correo electrdnico Pao rege: Ben ———SSCSCSCSCSCSCSTSTST Cénie gu desea qu aparezca tes dal simbelo & (por ejemplo, Deccdn de corres eectrdnics: —“@hotmattcom _stnombre) 1a dreceén so puede contererietas,__Oblenst ayuda para esa seco ‘ares, puntos), guores (Jo cxrateres fe abaya (Compre bs dspontia | a contasea dobe cotanar so cracteres kere mmo Ycctrave ene meysaloe rosa ‘Sequidad de a contrasea: te mm ‘Wueva a eserbr i contrasena: ‘Cree las opciones para restablecer la contrasefia Pregunea: Sekecanar una Respuesta secrets: Luego, complete los datos solicitados. Programa Nacional de Informatica 5 F-03-SEN-DIRE-09-Microsoft Word 2010 wm ‘Seecconarma Cr © Soy propistario deo vebajo en une equefs-o medane empress xcrba fos craters aue veo tues I'Send | ada cheat chon Revisar y aceptar los contratos + Acuna de eerven de Meroe = Deck i rea de Mer scepter las condones del servic, haga cic en Acepto.5i hace ce an “Acept",aceps las condiciones de I declrac poveccad y del contrat de service de Microsc, comprende que est creando credence que se pueden var en ots 'y seni de ns Live 2, acepa reeBr netheaconesnecesaras de Micosof por va lecrenieayacepta rec nos peronalzacosy,peredcarmente, mensajes de eoreo electénio paa usuarios egstradcs Sino acepta estas lions, hege ic en Caner, Hotmail Con Hotmail tienes capacidad ilimitada oer «=| Ee En las siguiente imagenes se le muestra un ejemplo de la forma como tiene que ingresar los datos correctos. Programa Nacional de InformaticaCapitulo |: Colaboracién en linea con herramientas office web Una vez creada la cuenta, muestra la conformidad como sigue: Programa Nacional de Informatica 7 F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 Correo Jepaivav@hotmail.com ya puede comenzar ola uo. Puede wiizat sna ec de comr elecica cvendo dese (Nota: pare poder recibir correo elecrnico en esa deca, debe incarsescn en Mal y abril bande Ge erroda ara volar a sto desde el que se rect, hage ce en Contnur Caso Préetico A los componentes del equipo de Emily les encanta servir de ejemplo. Emily trabaja para una compafita denominada Radiante S.A., que fabrica accesorios de prendas femeninas. Emily acaba de dar los toques finales a su linea de Carteras para primavera. Ella y todo su equipo han trabajado intensamente para que todo esté disponible en el lanzamiento del préximo mes. Necesita que todos examinen el diseffo final y se ‘aseguren de que esta preparado para entrar hoy en produccién. Carlos, Hugo y Frank estan en el vestibulo, pero Claudia y Daniela se encuentran en las oficinas de distintos proveedores, preparando los detalles de la produccién. Emily le ha enviado a cada uno de ellos un evento de calendario, para que estén preparados para realizar una revisién rapida y den su aprobacion. Emily empieza iniciando sesién con su direccién de correo electrénico (Emily@Radiante.com, que us6 para crear su identificador de Windows Live ID) Gases Ahora esta preparada para iniciar una sesién e invitar a los asistentes por correo electrénico. Windows Live Office genera automaticamente un mensaje de correo electrénico que contiene instrucciones para unirse a la sesién. Emily dirige el mensaje de correo electrénico a los miembros de! equipo, agrega una hora de inicio y, a Programa Nacional de Informaticasenan Capitulo |: Colaboracién en linea con herramientas office web continuacién, envia el mensaje. Dispone de diez minutos antes de que el equipo se una a la sesién programada, por lo que hace lo siguiente: Abre el documento de Word que contiene el disefio final y, a continuacin, lo comparte. A continuacién va a configurar su rea de trabajo. Clic en Ficha Archivo Clic en Guardar y enviar Clic en Guardar en la Web Clic en Iniciar Sesi6n ee it Mideast ce doyle fe serene (BD eens [Gl rasercom nag eee de eis 6. Luego, ingresa sus datos de su cuenta: Programa Nacional de Informatica 9 F-03-SEN-DIRE-09-Microsoft Word 2010 Windows Live SkyDrive Almacenar y compartir archivos en linea 7. A continuacién crearé una nueva carpeta, en donde compartira sus documentos con el resto de integrantes del equipo: rar en es pra ener acceso ete Socumento see esi enipe 0 para commie con tas ra 8. Se muestra online la solicitud del nuevo nombre dela carpeta, el cual es: Intercambios. Luego, clic en siguiente. J nis > office » Crear una carpeta Gx wel jompartir con: S6lo yo Cambiar 9. Acontinuacién, debe configurar la carpeta para establecer permisos: Cualquiera: Puede ver archivos Mis amigos y los amigos de mis amigos: Puede ver archivos Amigos: Pueden agregar, editar detalles y eliminar archivos Algunos amigos: Pueden agregar, editar detalles y eliminar archivos Tal como se indica en la siguiente pantalla: 10 Programa Nacional de InformaticaCapitulo |: Colaboracién en linea con herramientas office web na pc) anes 0 eres ies) ge mis panes abe vnsombreoua ce res Secon ets it nt Compartide con: Todos (pica) Programa Nacional de Informatica i F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 sfnkn 12. Selecciona la nueva carpeta Intercambios y guarda el archivo: Disefio Propuesto en dicha carpeta. Guardar en la Web para tener acceso a este documento desse cualquier equipo o para compat con otras 13. Hace doble clic sobre la carpeta Intercambios. ‘Se muestra el cuadro de didlogo para seleccionar y guardar el archive. Ningus elements esincde cone ertene de urquess. 12 Programa Nacional de InformaticaCapitulo |: Colaboracién en linea con herramientas office web Guarda el archivo. 14, Ahora, va a enviar un vinculo a un colaborador, realiza lo siguiente: * Clic en Ficha Archivo, luego en Guardar y Enviar; luego: =a By eircamo etsy Mec — Carpeas comparides 15. Accede ala Web Busca la carpeta Intercambios y luego enviara un vinculo. fata sie ace 8h omerarios Compare! canbia nombre Mie Enviar un vinculo Silo» ofice © Hlecanblos © Emlr un ao Ta presente es pars comunicarte que esoy enviands e archive Diseio Propuesta doce reunmos as 1000 am del dia Jueves de esta semana par intercarbiar opiniones. estamos communcsndo.. iudos cordiaied Programa Nacional de Informatica B F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 sfnkn Envia el mensaje al destinatario. Se vuelve a presentar las carpetas online Todos los documentos. Jilio > Office » Todos lo: documentos ace 16 horas 5 Usuario de Windows Live 2sregers contectot Paravileces@hotmailcom ® Simo quires reibie mensajes deesteremitente, cance le suscipcién ens sto web hes cc en Coneo ne desea Usuario de Windows Live compartié la carpets PQQ) Intercambios contce en windows Live. elas, In presente es para comunicarte que estoy enviando el archivo: Nuevo Diefo.toex [Nee reuimos @ a8 10:00 am del die eves de esta zemane pare imtereambiaresiniones. Nee eatamee comunicando. Saludos cordiles referencias de notcacones | Ceclaraciin de prvaccad en lines de Mirazoht Hace una primera prueba, editando online: Hace clic en Editar en el explorador 4 Programa Nacional de InformaticaCapitulo |: Colaboracién en linea con herramientas office web Intercambios Alguien en Windows Live » Office » Intercambios luevoy Agregar archivos Compartire Ver: Detalles Ordenar por: Fechay Mas I) Diserio Propuesto Citar en el exploradon partido con: Cualquiera (puiblico) 17. Se muestra el documento enviado: Gauci = « ‘AaBbCe |AaBCe | Aste con NS oe A REY ‘es || as Realiza unas anotaciones y lo vuelve a grabar. Clic en el diskette. Cierra y sale de su sesién 18. Ahora, veamos cémo ve el documento Emily. Para eso, debe entrar a su cuenta en Windows Live. Debe ingresar su nombre de usuario y su clave. Una vez ingresado se muestra el siguiente contenido: Ingresa a SkyDrive Programa Nacional de Informatica 15 F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 Senan Descargas Todos los servicios (hig) Teves 2 mensaje sin leer. Bandeja de entrada | De contactos | Actualizaciones sociales | Mas + 19. Le muestra la situacién actual de su cuenta. Debe acceder al enlace Documentos. Julio Paiva Compartir ago nuevo Nuevo perfil £1 perf muestra tu nombre completo, un foto una lista de amigos {inciuidos los de Messenger. Asegdrate de que compartes la informaci adecuada con las personas correcta. lige un nivel y nosotros nos cuparemos del resto. Mis informacion 20. Se muestra la situacion actual de la carpeta Intercambios. Debe hacer doble clic en dicha carpeta. Con esta accién lograra visualizar los documentos compartidos y ver que modificaciones han realizado las personas con las cuales compartid. 16 Programa Nacional de InformaticaCapitulo |: Colaboracién en linea con herramientas office web Hace 18 horas Emily Paiva Bart... Hace 5 minutos Programa Nacional de Informatica 7 F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 Nota: En caso de no tener acceso a Word Web Apps ‘Se muestra el siguiente procedimiento para instalar y configurar Office Web apps 1. Al intentar abrir el documento en Word, se puede mostrar el siguiente mensaje: (Clic en Probar Office 2010). Para abrir este documento, el equipo debe ejecutar una versién de Microsoft Word compatible y un explorador ‘que admita abrir archivos directamente desde Office Web Apps. Sitiene una versidn anterior de Office o no tiene ‘ninguna, puede probar Microsoft Orfice 2010 de forma Si desea mas informacién sobre los requisitos de Word web apps, clic en el enlace: Mas informacién sobre los requisitos. 2. Se muestra el siguiente cuadro: {std a punto de poder eecutar Microsoft Office 2010 en el equipo. Offices instaard en unos minutos y ‘se adualzaré automsticamente, Office 2010 ayuda a + Crear contenido impacante + Teabajar desde el equipo, el teléfono o el explorador + Mantenerse organizado ycolaborar con otras personas, Qué incye: 3. Luego, muestra opciones de instalacion 18 Programa Nacional de InformaticaCapitulo |: Colaboracién en linea con herramientas office web BaOfficé Pato: haga clic en “Ejecutar” en la ventana que aparece a continuacién, $0 3 ise le pide permiso para continuar, naga dicen “Continusr’. 4. Seleccione ejecutar eDesea eecutar 0 quardar este archivo? i Nombre: setupessentiatsc2rohw.exe ‘Too: Aplicacién, 1.55 MB De: e2rmicrosoft.com __ Grecutar, ‘Aunque los archivos provedentes de Itemet pueden ser dtes. este tps de archivo puede legars éafar el equpo. Sino corfia en el ‘eigen, no ejecute ni quarde este software. /Cusl es el nesa0? 5. Luego, nos indica que esté instalando Programa Nacional de Informatica 19 F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 6. Acontinuacién el avance de instalacion Microsoft" Office 2010 Instalando los programas de Office. Paso de: B0%9) Preprande el equip. Esta operacién puede tarda ato minutos RROTCE 7. Finalmente termina de instalar liens Office 2010 Instalando los programas de Office onde cost fice Home nd Busines 200 stones 20 Programa Nacional de InformaticaCapitulo |: Colaboracién en linea con herramientas office web 8. Cada cierto tiempo se muestra este aviso de configura Word web apps - a Microsoft Office esta descargando la caracteristica requerida OO puede parecer que Microsoft Office no responda temporalmente mientras se descargan los archivos necesatios. 9. Enel siguiente cuadro de didlogo mostrado, clic en Aceptar ‘Algunos archivos pueden dafar el equipo. Sila informacién del archivo siguiente perece sospechosa © no confia plenamente en el origen, no ‘abr el archivo. A continuacién cargara los complementos necesarios 10. Debe esperar a que termine de configurar los complementos Microsoft® Word 2010 Cargunde complements de) ‘erobat POFIoker Office COM Ain 11. Sigue configurando los complementos Programa Nacional de Informatica 2 F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 Microsoft® Word 2010 Procesando. 12. Finalmente le solicitara las credenciales de identificacion en Windows Live. 13. Seguidamente inicia Microsoft Word 2010 Abriendo en Vista protegida 14. Debe aceptar el contrato de licencia con Microsoft. 2 Programa Nacional de InformaticaCapitulo |: Colaboracién en linea con herramientas office web EROffice Alhacer ie en acento. acepa el comato de candle de Microsoft cfce fate state se actual de manera autem a iat dela conesién eines eitente Obits mis infmacé 15. Debe usar la configuracién recomendada Sot Saree RaRE Sean ace Ra yonnnaee Se Instalar sélo actualizaciones © epee reverence nO dose owe aM. eet {No hacer cambios Belge cur st comne sees smemseecepnaed 17. Finalmente debemos habilitar el contenido. Programa Nacional de Informatica 23 F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 Inicio | Inserts Diseflo de pigina Referencias. Comtespondencia, ee Calibri (Cuerpo) - 11 = AC AT | Aay = PO or coniattormato | MK Sex x | AM A- (Bee Portapapeles 5 Fuente ri 18. Responda, haciendo clic en el botén Si 0 SS ese El archo se encuentra en una ubicadiin de red. Es posible que otves usuarios con ‘2cceso 2 esta ublcacién de red pueden alterero. Cush es reso? [5] No volver a preguntarme por archivos de red Co-autoria y uso compartido de documentos Su escritorio y las demas aplicaciones abiertas no son tan brillantes como el documento de Word compartido, por lo que le resulta facil saber lo que comparte Expuesto el documento para la sesién, incluidos el presupuesto y la programacién, por lo que todos pueden descargarlos si los necesitan. Obtiene una vista previa del catalogo compartido tal como lo veran los asistentes. Todos se unen Los miembros de! equipo han recibido la invitacion de Emily, por lo que a las 10:00 todos se unen a la sesién con el identificador (Emily@radiante.com) que se ha indicado en la invitacién para identificar la sesién. Todos han realizado esta operaci6n anteriormente, por lo que saben buscar documentos y descargarlos si los necesitan. Emily aprueba la participacién de cada miembro del equipo a medida que se conecta. Emily explica que necesita que todos revisen y aprueben el catdlogo al final de la sesién porque los proveedores estén esperando los cambios finales para iniciar la produccién. 24 Programa Nacional de InformaticaCapitulo |: Colaboracién en linea con herramientas office web Emily ha compartido el documento de Word, por lo que tiene el control de! programa Word. Pasa las paginas del catalogo, sefialando los elementos que han cambiado desde la ultima revision. Daniela observa un programa con el cette de un bolso y, en la pagina 8, Daniela sefiala dicho cierre con su cursor. Los demas miembros del equipo saben que se trata de Daniela porque su nombre se muestra junto al puntero. El cierre es un problema porque el proveedor no tiene el articulo exacto que se muestra en el disefio. Daniela toma el control de la sesién, corta y pega rapidamente una imagen de! nuevo cierre en el documento y, a continuacién, agrega un comentario que contiene el niimero de pieza y una anotacién para actualizar las especificaciones con el nuevo nimero. Los cambios se controlan automaticamente y se identifican como pertenecientes a Daniela. Los cambios se controlan automaticamente y se identifican como pertenecientes a Daniela. Todos estan de acuerdo en que el nuevo cierre es perfecto y el costo es el mismo, por lo que no repercute en el presupuesto. Emily toma el control de Word de nuevo y sigue pasando los disefios. En un par de ocasiones, Carlos toma el control para aclarar las selecciones de color de un par de Carteras. Los disefios ya son finales. Fin de sesién compartida OnLine. Estando todos conformes con los puntos tratados firman la pagina de aprobacién de! documento. Todos verifican que el control de cambios identifica cada firma. Emily deja de compartir la aplicacién y cierra la sesién PREGUNTAS DE REPASO 1. Describa las nuevas caracteristicas compartir documentos de Microsoft office 2010 2. EQué es posible realizar con Windows Live SkyDrive? 3. {Qué es necesita para poder trabajar con Office Web apps? 4. Para compartir documentos online, A. Requiere compartir una carpeta local B. Tener una cuenta en Hotmail.com C. Solicitar Permiso al administrador de la Red Programa Nacional de Informética 25 F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 26 Programa Nacional de InformaticaEn este capitulo trataremos: @ @ a 7 u Procedimiento para crear la combinacién de correspondencia Definir los tipos de combinaciones posibles Crear Cartas modelo Dar mantenimiento a los datos de la combinacion Crear campos avanzados de Word Estamos ante otra potente utilidad de Word 2010 que nos permite ahorrar una gran cantidad de trabajo cuando se tiene que crear documentos donde se repitan ciertos datos. Para eso podremos usar con Word 2010 esta herramienta. ! LA PROMESA QUE POCOS PUEDEN CREER; LA VERDAD QUE POCOS PUEDEN ACEPTAR...! Programa Nacional de Informética F-03-SEN-DIRE-09 7Microsoft Word 2010 Combinar correspondencia Es otra de las poderosas utilidades de Word 2010 que le permite al usuario ahorrar una gran cantidad de trabajo cuando tenga que crear documentos donde se repitan ciertos datos. Se Imagina a una secretaria de una oficina, que tiene que enviar una carta de invitacion a un grupo de 200 personas. Ahora, imagine también que tuviese que teclear uno por uno el nombre y apellidos de cada una de las personas de esas 200 cartas a enviar... zverdad que seria de locos? Pero empleando Word 2010 esa labor esforzada sera una tarea muy sencilla, pues tan solo deberia disponer de una base de datos, con los correspondientes a esas 200 personas; a la hora de escribir esos datos de los destinatarios tan solo serd cuestién de unos pocos clics con el mouse Tipo de combinaciones posibles Vamos a suponer que trabajas en una oficina y necesitas realizar el trabajo de esa secretaria (en el ejemplo trabajaremos con solo 3 personas, en vez de las 200 que habiamos dicho, aunque supondrés que sirve para cuantas quieras), es decir, tu jefe te pide enviar una carta a los socios para invitarles a una reunion. Piensas enseguida que Word 2007 acudiré en tu ayuda, pues tan solo tendras que realizar cuatro pasos: 1. Crear el cuerpo de la carta, que vendria a ser el llamado Documento Principal, que contiene el texto y los elementos forman el contenido que sera igual para todos los destinatarios. 2. Crear por una sola vez los datos de esas personas que guardarés en una lista 0 tabla dentro de una base de datos’, en este caso de Microsoft Access, que vendria a ser el llamado Origen de Datos. Este archivo contendré la informacién de los destinatarios, como: Nombre, Apeliidos, DNI, correo electronico, domicilio, entre otros. * Esun objeto contenedor que almacena los datos para su administracién. Estd formada por tablas, ‘consults, formularios, informes, macros. Por ejemplo: Los datos de un grupo de socios, un grupo de productos, un grupo de ahortistas, entre otros. 28 Programa Nacional de Informaticastnan Capitulo Il: Combinar Correspondencia 3. Usar esos datos para tus cartas y combinarlos. Con lo cual Word va a crear una copia con el contenido del cuerpo de la carta para cada uno de los registros? del origen de datos. a. Puede crear filtros para seleccionar un grupo de destinatarios aplicando ciertos criterios. Por ejemplo: de un grupo de estudiantes que se les va a entregar diploma, solo generar los diplomas a los primeros puestos. b. Debe agregar los campos de combinacién, que son marcadores para indicar el valor del campo que se debe colocar en una determinada ubicacién del documento principal. Por ejemplo: donde debe ubicarse el promedio de un alumno en un certificado de estudios. 4. Guardar todo para més adelante imprimir las cartas (por ejemplo): es decir, generar una vista previa, para visualizar como se obtendrian los documentos que se entregarén a cada uno de los destinatarios, ademas para usarios cuantas veces necesites en el futuro. Es posible crear la combinacién de correspondencia utilizando: Cartas Con un contenido de texto principalmente orientado en la generacién de invitaciones para un festival deportivo, invitaciones a una conferencia de un grupo de clientes, enviar una promocién a un grupo de socios. Ejemplo de una carta: CERTIFICADO €cordnaer da ogra ncn en qu sab, CERTFICA n= — te nat on on a Desde ot mes do <> has ehnes <——>, ww weno: —=—_ romeo Hn =: <=—> = | — Sein pst cian se line pra ls gr enn ? &s una fila de una tabla que est4 formada por cada una de las columnas 0 campos, los cuales contienen los datos de cada entidad. Programa Nacional de Informética 29 F-03-SEN-DIRE-09Pe Microsoft Word 2010 Senan Sobres En este caso se generan las direcciones de cada una de las cartas generadas, puede emplear la base de datos utilizada para crear las cartas o una nueva base datos exclusiva para estos sobres. Ejemplo de un sobre para completar: Etiquetas Emplea este tipo de documento cuando desea generarlas para aplicarlas como identificacion en folders, archivadores, etiquetar productos o identificacion de asistentes a una conferencia. Hugo Rivas Pura Mensajes de Correo electrénico Cuando desee realizar todo lo anterior empleando una lista de contactos a los cuales a cada uno de ellos desea hacerles llegar un documento para la realizaci6n de cierto evento, tarea o de cualquier otra indole. 30 Programa Nacional de Informaticastnan Capitulo Il: Combinar Correspondencia Destinatarios Son aquellos a los cuales se les hara llegar el contenido del cuerpo de! documento. Recuerde que solo se registran los datos requerides para enviar el contenido del documento. Escribir una nueva lista En el siguiente tenemos un ejemplo de un origen de datos. Es una nueva lista de los datos de las personas a las cuales se les dirigird el contenido del documento principal. Lopezanas cers Gerente Tumbes Luis Alcocer DisefioS.A. JefedeDisefio Trujlo Patio Rojas ServiCasas Gerente General Taona. Otros origenes de datos Es posible que el origen de datos tenga como fuente de creacion: & Tabla de Word 97-2003, 2007, 2010 & Hoja de célculo Excel 97-2003, 2007, 2010 & Tabla de Base de datos de Access 97-2003, 2007, 2010 © Lista de direcciones de Microsoft office, entre otros Uso del Asistente para Combinar correspondencia. Para facilitar la elaboracién de los documentos combinados Microsoft office 2010 proporciona un asistente, el cual en seis pasos le guiara con una facilidad sorprendente. En cada uno de los pasos va realizando preguntas de acuerdo lo que se requiere. El asistente realiza las preguntas y el usuario va realizando cada respuesta y va completando todo el procedimiento para crear los documentos ‘combinados. \Veamos, le asignan la labor de preparar los diplomas a cierta cantidad de alumnos de un centro educativo. Los datos a registrar son los siguientes: &% Nombre & Apellidos Programa Nacional de Informatica 31 F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010, & Tipo de diploma (Puede ser de aprovechamiento 0 conducta) © Puesto logrado (Puede ser Primer, segundo o Tercer puesto) El modelo de diploma es el siguiente: (Abrir el archivo: Diploma jpg) El Director del Centro Educativo “San Miguel de la Paz otorga este diploma a: Vamos a iniciar la creacién de los diplomas para los alumnos. Recuerde que al diploma mostrado arriba, debe completarse con los datos de cada alumno, en los recuadros de rojo, los cuales debemos insertarlos a partir de la lista llamada origen de datos. Iniciamos el asistente 32 Programa Nacional de Informaticastnan Capitulo Il: Combinar Correspondencia Se inicia el asistente y nos muestra el Paso 1 de 6 en la parte inferior y nos pide que seleccionemos el: Tipo de documento Envie una carta a un grupo de personas. Puede perconalzar la carta para cads estnatario. Se selecciona Cartas y Estando en el segundo paso (Paso 2 de 6 en la parte inferior del panel), se ‘solicita seleccionar el: Documento inicial Hacemos clic en Siguiente En este tercer paso se pide seleccionar los: Destinatarios En este caso debe seleccionar Eseribir una lista nueva y luego clic en Crear. Esto porque no tenemos datos de los destinatarios Programa Nacional de Informatica 33 F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 A continuacién se muestra el siguiente cuadro de dialogo: {nformaciin de destratario en a tabla. Para agregar més entradas, haga dicen Nueva entrada. [anor enenin) Clic en Personalizar columnas, para configurar el origen de datos con los siguientes datos, requeridos para preparar el diploma: Nombre | Apellidos_| Tipo_| Puesto Ahora, se muestra el siguiente cuadro de didlogo Programa Nacional de InformaticaSenaAn Capitulo Il: Combinar Correspondencia Debemos adecuar esta lista de campos a los requeridos. Seleccione un campo a celiminar y luego clic en el botén Eliminar. ‘Se muestra el cuadro de confirmacién de la eliminacion. Clic en el boon Ahora, Clic en el botén Agregar Escriba el nombre del nuevo campo: Tipo. Luego, el campo: puesto. onbres de creo Programa Nacional de Informatica 35 F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 Ahora, debe agregar los datos de 10 personas ficticias. {nformaciin de destnatario ena tabla. Para agregar més entradas, haga dicen Nueva entrada. Nombre [Aoclides | Two y [Puccio + D || aa! Debe quedar asi, por ejemplo: {nformacén de destnatario ena tabla. Para agregar més entradas, haga chc en Nueva entrada. ‘~[Aoides wv] Teo y _[Pucsto > Ramirez Li Conducta Segundo Palacios Reyes Aprovechamiento Primer Masias Calle Aprovechamiento Segundo Bore Vives Conducta Primer Flores Garcia Conducta Segundo RRivasRaymundo Aprovechamiento Primer Montes Ocala Aprovechamiento Tercer Julio AndradeRey Aprovechamiento Primer ‘Nueva entrada Ahora, Vamos a grabar el nuevo contenido, Clic en el botén Aceptar. 36 Programa Nacional de InformaticaPte stnan Capitulo Il: Combinar Correspondencia Se muestra el siguiente cuadro de didlogo: Escriba como Nombre de archivo: ODDiplomas | Guardar lista de dire ee €B Grupo en el hoger 1 Equipo Ei disco local cy ce Reservado para el sistema [Listas de dinecciones de Microsoft fice smal) La lista completa se muestra ahora, como sigue: eet de desratres ae 2 var enls crac Use sequent cpoone ae grow canbe. as cass ce vercanen pra area’ 0 ata estate del conbracen. Chan miss ete terra, Rags sepa Com Te [este [tts sss ——~ ee—— OO0ipemamd (Dane Rarwer Conducts Segundo ponipameemas (| Poo Palodenis Arocha Pin OOdpomnma «(| Redige MrsarCale poached Segundo Opbipomasma «| AnaBomnVnae Contin Pre OOdplomnma «(| Tess om Gucia Conducta Segundo dptonesma «(| Faipe—RasRayrando Apocrine Copemacma «(Z| Pasa MortesOcaseAprovecharsete Teer O00ipomanmd Iolo _Andadetey Soviet Pine aioe Tera dees (econ 7] 0 cade eee 2 toca, 2) Pisce derann a Programa Nacional de Informatica 37 F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 Ahora se procedera a: Insertar campos de combinacién Ubicar el cursor al centro de la linea que se indica a continuacién. (Clic en el botén Centrar del grupo parrafo) Luego, en la ficha correspondencia, Clic en el campo Nombre, tal como se indica a continuacion: lar compos Bloque de Linea de binacién ditecciones. saludo Apelidos Tipo 38 Programa Nacional de InformaticaCapitulo Il: Combinar Correspondencia Proceder de forma similar hasta obtener la siguiente distribuci6n: Campos de combinacion Estos campos de combinacién, en realidad son cédigos que Microsoft Word administra internamente como parte de su codificacion y control, entonces es posible: Mostrar y ocultar cédigos de campo Haga clic en la ficha archivo, luego clic en el botén Opciones, verifique que se muestre el check (&), tal como se indica a continuacion: General Mostrar Rention Guardar fiom | Mostra testo ajstad dentro de a ventana del documentot ©) Mostrar marcadores de imagen Mostrar cibujos y cuadros de texto en pantalla © Mostrar mites de testo 1 mostrar morens de geeorte Programa Nacional de Informatica 39 F-03-SEN-DIRE-09Microsoft Word 2010 Senan Luego, en el documento principal, cambia la apariencia de mostrar los campos ‘combinados como «Nombre», a los eédigos, tal como se indica a continuacién: El Director del Centro Educativo “San Miguel dela Paz” otorga este diploma a: MERGEFIELD Nombre } { MERGEFIELD Apellidos } ) Por su dedicacién y entusiasmo en sus estudios destacando en:((MERGEFIELD Tipo Si desea ocultarlos, vuelva a Opciones de la ficha Archivo y desactive: < Ef Mostrar codigos de campo en lugar de sus valores —————————————— Ahora, continuemos: Vamos al paso siguiente > Cam ean en S| Para: Ver datos combinados 40 Programa Nacional de Informatica