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INTRODUCCION

El objeto del presente trabajo es, en su primera parte, realizar una presentacin de la importancia
del Ciclo Contable completo en una empresa y su complementacin as como su estructura y como se
forma, sus procedimientos, sus formulaciones y registros entre otros.

En las actividades financieras de una empresa, desde el principio de un perodo contable hasta su
culminacin con la elaboracin de los estados financieros. En l se identifican, el anlisis de las
transacciones, registros, elaboracin de balances de prueba, hoja de trabajo, asientos de ajustes, efectos de los
errores, elaboracin de balances de comprobacin, elaboracin y auditora de estados financieros y
finalmente el cierre de los libros, para nuevamente comenzar con un nuevo perodo contable.

El principal objetivo de esta parte est en dar un conocimiento general, de los pasos necesarios que atraviesa
la contabilidad de una empresa en cada perodo, como estos conducen al resultado final del mismo.

En segundo lugar nos dedicaremos a los ingresos por ventas su reconocimiento y medicin y las ventas a
crdito, para luego analizar, las cuentas por cobrar, provisiones que deben tomarse y uno de los puntos ms
importantes en nuestra Repblica Dominicana actual que es la medicin de cuentas incobrables y evaluacin
de las cuentas y efectos por cobrar.

Finalmente, nuestro trabajo permitir obtener informacin que ayuda a tomar decisiones relacionadas con la
planeacin corporativa, y a la planeacin de nuevas estrategias de las ventas.

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ESTUDIO, RESUMEN Y COMENTARIOS DE LOS CAPITULOS DEL 5
AL 10 DEL LIBRO SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES,
AUTOR: FERNANDO CATACORA CARPIO.

CAPITULO 5 - FUNCIN DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES


A medida que las empresas van creciendo estas van estableciendo normas y pautas acerca de cmo se debe
llevar a cabo el trabajo de los empleados. Existen dos tipos de decisiones que llevan a cabo los empleados de
una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la primera se necesita un
conocimiento mayor del funcionamiento operativo como de criterios slidamente adquiridos en el
desempeo del cargo. Las rutinarias son totalmente factibles de que sean estandarizadas, con el objeto de
que la compaa no vea improvisada su accin ante hechos de la misma naturaleza.Una empresa establece
procedimientos a seguir, para regular la actuacin de todos los empleados. Los procedimientos son
aplicables por lo general a las decisiones de tipo rutinaria.

Los procedimientos se estandarizan bsicamente por las siguientes razones:

1. Consistencia en la actuacin ante situaciones similares


2. Reglamentacin de la actuacin de los empleados
3. Seguridad de la eficiencia de todos los procesos

Procedimientos contables: dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos
contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se realizan para el registro de
las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de vista
del anlisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos
generales de cuentas de los estados financieros. Algunos de procedimientos contables, son los siguientes:

1. Recepcin de inventarios
2. Ventas de productos
3. Fabricacin de productos
4. Registro de estimaciones
5. Destruccin de inventarios

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden asimilarse como
procedimientos contables de acuerdo con la definicin dada al principio, permite conocer en profundidad
todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros. Cuando se est realizando el
anlisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e
identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este primer paso del anlisis ayudar
a determinar e identificar en cules de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados
financieros que otro.
En contraposicin a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no contables no
afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los
siguientes:

1. Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corrientita


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2. Procedimiento para contratacin de empleados
3. Procedimiento para cambio de horario laborable
4. Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

Es importante poder identificar cules son aquellos procedimientos que no afectan los registros contables y
analizarlos bajo distintos puntos de vista. Por lo general, este anlisis puede ser enfocado a travs de las
siguientes preguntas:

5. quin realiza la actividad?


6. En qu tiempo la realiza?
7. cul es el costo de la actividad?
8. existen redundancias en el proceso?
9. dnde se puede reducir tiempo ocioso?
10. cul es el grado de procesamiento manual y mecanizado que existe en el procedimiento?
11. qu controles existen en los procedimientos que se consideran dbiles, traban p crean cuellos de
botella?

El objetivo final de todo el anlisis, debe ser el obtener el mayor grado de informacin para evaluar si los
procesos contables o no contables se realizan conforme lo establecen las polticas y normas de la empresa.

Tcnicas para documentar y comunicar decisiones

El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las herramientas de tipo
gerencial adecuadas para poder entender cmo suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el rea
contable. Una de las fallas ms comunes que se pueden encontrar en las empresas, es la falta de
documentacin de todas las actividades y tareas que se llevan a cabo, de tal forma que con frecuencia se dan
casos en que un empleado se vaya de la empresa y se desconozca la forma en la cual realizaba sus
actividades.

Podemos distinguir las siguientes tcnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos dentro
de una empresa:

o Memorndums
o Instructivos
o Circulares
o Manuales
o Narrativos

o Memorndums: utilizados en las empresas son comunicaciones internas que en forma corta deben
expresar una pauta, norma o decisin de algn funcionario.

o Instructivos: son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo
una tarea o procedimiento especfico. Aun cuando son mejores que los memorndums para
documentar procedimientos, su carcter aislado no los favorece, dado que deben ser puntuales y
especficos.

o Circulares: comunican a un gran nmero de personas, situaciones o guas de accin para casos
especficos y en forma puntual.

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o Manuales: documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y
documentar los procedimientos contables y no contables.

Cmo graficar los procedimientos

Dice el refranero popular que una grfica expresa ms que mil palabras, y ello es cierto; ya que el aprendizaje
visual es ms rpido que la lectura de un largo y extenso texto. Existe una razn muy sencilla y es que la
lectura de un texto requiere una inversin mayor de tiempo que el aplicado para entender una grfica.

Un flujograma es una herramienta y tcnica para la representacin de los procedimientos en forma grfica.
Podemos distinguirlossiguientes flujogramas:

Secuenciales
Columnares
Analticos

Secuenciales: se caracterizan porque los mismos no separan las personas y/o departamentos que
llevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la informacin es presentado en forma totalmente
secuencial de izquierda hacia la derecha.

Columnares: son los ms utilizados en las empresas y se diferencian de los secuenciales en la


separacin que se realiza de cada una de las tareas y responsabilidades de personas y/o
departamentos dentro de un procedimiento.

Analticos: se caracterizan por poseer una columna adicional para comentarios, o sencillamente, con
llamadas en el cuerpo del flujograma se realizan observaciones en una hoja adicional respecto a
cualquier aspecto que se desee destacar.

Cuestionario

1- Cul es la razn por la cual las empresas establecen planes para documentar los procesos que llevan
a cabo los empleados?Estos lo hacen con el fin de que si algn empleado lo cancelan por algn
motivo ellos tener bien claro la funcin que realizaba, por esto llevan a cabo lo que es la implantacin
de manuales de procedimientos.

2- Cules son las razones bsicas por las cuales se estandarizan procedimientos?Para que una empresa
no vea improvisada su accin ante hechos de la misma naturaleza.

3- Cul es la definicin de los siguientes trminos:


1. Procedimientos: mtodo o modo de transmitir o ejecutar una cosa.
2. Procedimientos contables: procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia de
pagos e instructivos que se realizan para el registro de las transacciones u operaciones que realiza la
empresa en los libros de contabilidad.

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3. Procedimientos no contables: En contraposicin a los procedimientos anteriormente mencionados,
los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros.

4- De al menos cinco ejemplos:


1. Procedimientos contables: 1- arqueos de caja chica 2- cuentas por pagar 3- cuentas por cobrar
4-elaboracin de cheques 5- compra de mercanca.
2. Procedimientos no contables: 1- reclutar personal para la empresa 2-elaborar los manuales de
procedimientos 3-buscar estrategias que faciliten el trabajo a los empleados 4- buscar filtros
para evitar los errores 5-supervision directos con los clientes

5- Qu objetivo persigue el clasificar los procedimientos en contables y no contables?Llevar a cabo el


cumplimiento de las normas sin que una afecte a la otra, para que haya ms eficacia.

6- Por qu es importante llevar un inventario de los procedimientos de tipos contables en las empresas
y qu criterios de clasificacin se puede usar para esta labor? Es importante porque podemos llevar
un manejo directo de las entradas y salidas de la empresa, ya sea del diario vivir, podemos tener claro
lo que tenemos en activos, pasivo y patrimonio. As como los ingresos, costos y gastos.

7- Qu importancia tiene el identificar aquellos procedimientos no contables?Porque tener un trabajo


organizado como es la produccin, finanzas, mercadeo, personal y planificacin se puede tener un
control de todo.

8- Cul es la tcnica ms utilizada para describir procedimientos?Memorndums: utilizados en las


empresas son comunicaciones internas que en forma corta deben expresar una pauta, norma o
decisin de algn funcionario.

9- Cules son las principales formas que se puede documentar una empresa?Memorndums,
Instructivos, Circulares, Manuales, Narrativos.

10- Cules son los objetivos por lo que se documentan los procedimientos?
Para evitar situaciones complicadas al momento de que algn empleado tome la decisin de
renunciar.

11- qu es un flujograma? Y para qu sirve?Un flujograma es una herramienta y tcnica para la


representacin de los procedimientos en forma grfica. Sirve para mejor comprensin.

12- cuantos tipos o variantes de flujograma se puede identificar?Flujo de informacin, Rectngulo,


Archivo temporal o permanente, Conector interno, Conector de columna y pgina, Decisin rombo.

13- caracterstica y definiciones de cada uno del flujograma?


1. Secuenciales: se caracterizan porque los mismos no separan las personas y/o departamentos que
llevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la informacin es presentado en forma totalmente
secuencial de izquierda hacia la derecha.
2. Columnares: son los ms utilizados en las empresas y se diferencian de los secuenciales en la
separacin que se realiza de cada una de las tareas y responsabilidades de personas y/o
departamentos dentro de un procedimiento.
3. Analticos: se caracterizan por poseer una columna adicional para comentarios, o sencillamente, con
llamadas en el cuerpo del flujograma se realizan observaciones en una hoja adicional

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14- Qu necesidad existe de establecer un plan de documentacin para los procedimientos?
Es imprescindible porque con la documentacin de los procedimientos podemos tener un registro y filtro
del desempeo de cada empleado, as tambin podemos tener un filtro para ver en que podemos mejorar y
que mtodo podemos seguir usando.

CAPTULO 6 - PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y PRINCIPIOS DE


CONTABILIDAD
La disciplina contable a sufrido cambios sustanciales desde que Fray Luca Paciolicre la teora contable del
cargo y del abono, la cual ha permanecido sin mayores cambios. La contabilidad como disciplina del saber
humano, ha evolucionado en las tcnicas y procedimientos usados para el registro y control de las
operaciones comerciales. El origen de lo que hoy es el conocimiento contable, datan aproximadamente
desde la mitad del siglo XVI en donde aparece un sistema para la tenedura de libros y el manejo contable de
las operaciones mercantiles. Los mtodos de contabilidad usados en esta poca, satisfacan las necesidades
del comercio ya que llevaban un control sobre lo que tena y deba el comerciante.
Esta forma de llevar los registros hacia que se presentaran algunos problemas en el momento de elaborar la
``posicin financiera de la empresa de cada comerciante.Dichos problemas dieron paso a la creacin de
cuatro de los primeros principios que surgieron en razn a la necesidad de ``presentar razonablemente
las cifras financieras de una entidad.El presente captulo trata la influencia que tienen los principios de
contabilidad dentro de los procedimientos contables que se llevan a cabo en una empresa.

6.1 Objetivos y Clasificacin de los Principios Contables

Existe una amplia y vasta literatura sobre los principios contables y su aplicabilidad a los estados financieros,
pero qu son realmente los principios contables? Estos se pueden definir como: aquellas normas y reglas de
carcter general o especfico emitidos por entidades de la profesin contable y que son aplicables para el
tratamiento de las transacciones financieras de una entidad.

La aplicacin de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), surge como una
necesidad de informar con mayor claridad la informacin financiera y los resultados de una entidad.
Otra definicin de lo que representan los principios de contabilidad dada por un cuerpo colegiado como lo
es el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos es: ``Los principios de contabilidad son conceptos bsicos
que establecen la delimitacin e identificacin del ente econmico, las bases de cuantificacin de las
operaciones y la presentacin de la informacin financiera cuantitativa por medio de los estados
financieros.

Objetivos de los principios de contabilidad


Los principios de contabilidad se emiten con el objetivo de estandarizar la elaboracin de los estados
financieros. Cuando se habla de uniformar se debe tener presente que los estados financieros pueden ser
utilizados por distintos tipos de usuarios, sean estos internos o externos a una entidad econmica.

Sus objetivos bsicos son:


1. Uniformar los criterios contables.
2. Establecer tratamientos especiales a operaciones especficas.
3. Orientar a los usuarios de los estados financieros.

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4. Sistematizar el conocimiento contable.
Cada uno de ellos se materializa mediante la aplicacin de los principios de contabilidad.

Clasificacin de los Principios Contables:

Una clasificacin aplicable a los estados financieros se muestra a continuacin:

Principios Contables:

Bsicos
Entidad, Realizacin, Partida doble, Unidad econmica, Periodo, Uniformidad, Costo histrico,
Negocio en marcha, Revelacin suficiente, Importancia relativa, Consistencia, Conservatismo.

Aplicables a Partidas Especficas


Efectivo, Inversin, Cuentas por cobrar, Inventarios, Prepagados, Activos fijos, Activos tangibles,
Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y egresos.

Relativos a Estados Financieros


Cambios contables, Combinaciones de negocios, Consolidacin de estados financieros, Informacin
financiera a fechas intermedias, Operaciones en el extranjero y cambio extranjero, Cambio en el nivel
general de precios.

La clasificacin de los principios contables antes mencionados, no incluye todos los procedimientos
contables que pueden ser aplicados de acuerdo a los PCGA, sin embargo presentan los de mayor uso y
prctica para la entidad.

1. Entidad: Este principio establece que todo estado financiero debe referirse a una entidad donde el
propietario o los accionistas son considerados como terceros.
2. Realizacin: Una transaccin econmica debe ser registrada en los libros solo cuando se haya
perfeccionado la operacin que la origina.
3. Partida Doble: Los hechos econmicos llevados a cabo por una entidad deben ser expresados por
medio de sistemas de contabilidad que den a conocer los dos aspectos que envuelve toda la
operacin.
4. Costo Histrico: La cuantificacin monetaria y registro de las operaciones deben efectuarse al valor
de adquisicin o produccin correspondiente.
5. Negocio en Marcha: Este principio establece que a menos que se exprese lo contrario, se asume que
una empresa que emita estados financieros, est en la capacidad de continuar sus operaciones por un
periodo razonable de tiempo.
6. Revelacin Suficiente: Todo estado financiero debe tener la informacin necesaria y presentada en
forma comprensible de tal forma que se pueda conocer claramente la situacin financiera y los
resultados de sus operaciones.
7. Importancia Relativa: Solo se deben realizar aquellas partidas que puedan tener un efecto importante
en los estados financieros.
8. Consistencia: Los principios de contabilidad deben ser aplicados en forma uniforme de un periodo a
otro, en caso que no sea as se debe explicar la razn y el efecto de los cambios.

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9. Conservatismo: A veces conocido como conservadurismo o prudencia, establece que las partidas
debern ser registradas cuando se conozca o se estime cuando se van a producir, en tanto que las
ganancias nicamente cuando estas se realicen.

Estos son solo algunos de los fundamentos o principios de contabilidad clasificados como bsicos y que toda
unidad debe cumplir con el objetivo de presentar las cifras financieras y de resultados de acuerdo con lo
establecido por las normas de la profesin contable.

6.2 Relacin entre los Principios y los Procedimientos Contables

Los principios de contabilidad establecen las pautas de cmo debe realizarse el registro de las operaciones y
el anlisis y presentacin de la informacin de los estados financieros. Un principio de contabilidad
determina la forma en que deben tratarse las operaciones que se registren en los libros y su presentacin en
los estados financieros. De esta forma existirn ciertos y determinados registros contables que diferencien los
tratamientos entre dos tipos de negocios. Por ejemplo, para el registro y tratamiento de las operaciones de
contratos de construcciones a largo plazo, la principal fuente de pronunciamientos contables es el ARB-45.

El ARB-45 establece los PCGA que se deben registrar para este tipo de operaciones. De acuerdo con este
pronunciamiento existen dos tipos de tratamientos contables y como consecuencia, dos metodologas y
procedimientos contables:
1. Mtodo del porcentaje de terminacin.
2. Mtodo del contrato terminado.

Mtodo del Porcentaje de Terminacin:


De acuerdo con este mtodo los ingresos se registran en la medida en que la utilidad se considera
realizada.La ventaja principal de este mtodo consiste en que se muestran los trabajos que se han realizado
en los contratos que no se han terminando, al mismo tiempo que las utilidades son reflejadas peridicamente
de acuerdo con el principio contable de asociacin de ingresos y egresos.

Procedimiento Contable:
El procedimiento para sus registros debe adecuarse al principio adoptado y debe efectuarse en forma
peridica cada ejercicio econmico.

Mtodo del contrato terminado:


Bajo este mtodo la utilidad se registra cuando se termina en contrato. Esto significa que a lo largo de la
duracin del contrato, no se reflejen utilidades en el estado de ganancias y prdidas. Al final las utilidades se
vern reflejadas en las facturaciones que haga la empresa.

6.3 Los Estados Financieros

El resultado final de todo ejercicio contable, de los principios aplicables y de los procedimientos de registro
desarrollados, son los estados financieros en donde se registran los juicios y criterios que una gerencia tiene
de una entidad. Los estados financieros deben reflejar razonablemente las cifras de la situacin financiera y
de resultados de una empresa con base en ellos tomar una serie de decisiones que son absolutamente
cruciales para usuarios tanto internos como externos.

Tres estados financieros son bsicos para cualquier entidad:


1. Balance general.
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2. Estados de resultados.
3. Estado de movimiento del efectivo.

Balance General:Es el que muestra la situacin financiera de una entidad a una fecha determinada. Este tiene
dos secciones que contrapesan; primero: se listan los activos que representan los recursos con que cuenta la
empresa para poder actuar, es decir, los bienes y derechos que posee la empresa. Por otro lado se listan los
pasivos y el capital contable, que representan las obligaciones que tiene la empresa con terceros y con sus
propietarios, es decir, los que poseen la empresa.

Estado de Resultados:Es el que refleja todos los ingresos, costos y gastos que corresponden a un periodo
determinado. La utilidad neta o la prdida neta del periodo se muestra en la ltimalnea de este. Este
tambin debe reflejar las operaciones realizadas durante un periodo conforme a los PCGA.

Estado de Movimiento del Efectivo: Tiene el objetivo de proporcionar la informacin referente a los
ingresos y desembolsos de efectivo relacionados a una entidad para un periodo determinado. Este estado
segrega las operaciones de una empresa en tres tipos de actividades: operacionales, de financiamiento y de
inversin.

Desarrollo del cuestionario:

1. Que implica para la profesin contable el hecho de que las operaciones deban estar de acuerdo a
PCGA y sean cada vez ms complejas y requieran de nuevos pronunciamientos de tipo contable?
Implica claridad y orden ya que los PCGA son las normas por la que deben guiarse todas las operacione
s
contables y si no se hacen nuevos pronunciamientos se van quedando a tras porque todo va cambiando
y como va avanzando la tecnologa deben de adecuarse a los nuevos tiempos.

2. Cules fueron los aportes de Fray Luca Pacioli al conocimiento contable actual? Es considerado el
padre de la contabilidad, fue el creador del mtodo de la partida doble que es como es trabaja la
contabilidad.

3. Defina en trminos sencillos lo que entiende por Principios de Contabilidad Generalmente


Aceptados.Son aquellas normas y reglas de carcter general o especfico emitidos por entidades de la
profesin contable y que son aplicables para el tratamiento de las transacciones financieras de una
entidad.

4. Cul es la importancia que tienen los PCGA en la confeccin de los estados financieros?Surge como
una necesidad de informar con mayor claridad la informacin financiera y los resultados de una entidad.

5. Cules son los principales objetivos de los principios de contabilidad?Sus objetivos bsicos son:

1. Uniformar los criterios contables.


2. Establecer tratamientos especiales a operaciones especificas.
3. Orientar a los usuarios de los estados financieros.
4. Sistematizar el conocimiento contable.

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6. De una clasificacin aplicable a los PCGA.

Estn:
1. Los principios contables bsicos.
2. Los aplicables a partidas especificas.
3. Los relativos a estados financieros

7. Qu debemos entender por principio de contabilidad


bsico?Son los lineamientos que regulan la manera en que se cuantifica, trata y comunica la informacin
financiera por
parte de los profesionales de la contabilidad, se puede decir que, de alguna manera, constituyen la ley
reglamentaria del contador.

8. Los procedimientos y tratamientos contables se derivan de los PCGA, los cuales establecen las pautas
acerca de cmo se tratan ciertas operaciones desde el punto de vista contable. Investigue algn principio
de contabilidad emitido y los procedimientos contables que se derivan de su aplicacin.

El ARB-45 es el procedimiento contable y los procedimientos o mtodos que se derivan de su aplicacin


son:
1. Mtodo del porcentaje de terminacin.
2. Mtodo del contrato terminado.

9. Cules son los mtodos que existen para contabilizar los contratos de construcciones a largo plazo?

1. El del porcentaje de terminacin.


2. El del contrato terminado.

10. Qudiferencias bsicas existe entre los mtodos nombrados en la pregunta anterior? En el mtodo del
porcentaje de terminacin los ingresos se registran en la medida en que la utilidad se considera realizada
mientras que en el mtodo del contrato terminado la utilidad se registra cuando se termina en contrato.

11. cules son los estados financieros bsicos que debe emitir una entidad?

12. Tres estados financieros son bsicos para cualquier entidad:

1. Balance general.
2. Estados de resultados.
3. Estado de movimiento del efectivo.

13. Defina los estados financieros nombrados en la pregunta anterior y explique la informacin que ellos
muestran.

Balance General: es el que muestra la situacin financiera de una entidad a una fecha determinada. Este
tiene dos secciones que contrapesan; primero: se listan los activos que representan los recursos con que
cuenta la empresa para poder actuar, es decir, los bienes y derechos que posee la empresa. Por otro lado

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se listan los pasivos y el capital contable, que representan las obligaciones que tiene la empresa con
terceros y con sus propietarios, es decir, los que poseen la empresa.

Estado de Resultados: es el que refleja todos los ingresos, costos y gastos que corresponden a un periodo
determinado. La utilidad neta o la prdida neta del periodo se muestra en la ltimalnea de este. Este
tambin debe reflejar las operaciones realizadas durante un periodo conforme a los PCGA.

Estado de Movimiento del Efectivo: Tiene el objetivo de proporcionar la informacin referente a los
ingresos y desembolsos de efectivo relacionados a una entidad para un periodo determinado. Este
estado segrega las operaciones de una empresa en tres tipos de actividades: operacionales, de
financiamiento y de inversin.

CAPTULO 7 - PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y MANUALES


Toda empresa necesita en algn momento documentar el trabajo que realizan los empleados para poder
responder entre otras las siguientes interrogantes: quin?, cmo?, cundo?, con que frecuencia?, o por
autorizacin de quien? Se llevan a cabo los procesos. La necesidad de establecer manuales administrativos
surge por varias razones y llevan a las organizaciones a plasmar en blanco y negro todos los procedimientos
que se siguen en el desarrollo del trabajo diario.Los manuales dentro de una empresa tienen una gran
importancia como herramienta para el manejo y planificacin de los recursos, organizacionales sean estos
recursos humanos o materiales.

7.1 Importancia de la documentacin:

La necesidad de documentacin surge como respuesta para reflejar el trabajo realizado por los empleados en
algn tipo de instrumento organizacional. Mediante el proceso de documentacin, todas las actividades son
planeadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha
informacin. La documentacin de los sistemas se realiza por las siguientes razones:

Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organizacin.


Instituir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, polticas, normas, procedimientos,
funciones y autoridad.
Servir de gua para la ejecucin de las tareas de los empleados.
Servir de gua para la evaluacin de la eficiencia operacional.
Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa.
Normalizar el desarrollo de las tareas.
Servir de gua para el entrenamiento del personal de reciente ingreso.Costo de los Manuales:Al
principio los costos de documentar las tareas y procedimientos pueden superar los beneficios
tangibles delos manuales, sin embargo, a medida que el proceso se va desarrollando la organizacin
ver a los manuales como una herramienta gerencial que ayudara en la evaluacin, control y anlisis de
la empresa en trminos, por ejemplo, de la eficiencia operacional. Tres tipos de costos podemos
distinguir en el desarrollo de los manuales:
De desarrollo.
De implantacin.
De mantenimiento.

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Costos de Desarrollo:

Estn representados por todos los costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de
documentacin tales como: Planificacin del personal de apoyo involucrado, consultores especializados,
herramientas de software a utilizar, tiempo adicional en que deban incurrir los empleados en sus horas
laborales diarias para participar en el proyecto y cualquier costo necesario para iniciar y desarrollar el plan de
documentacin.

Costos de Implantacin:Estn representados por todos aquellos cotos necesarios para dar a conocer el
contenido de los manuales y darles vigencia y uso a todos los niveles que apliquen en la organizacin.

Costos de Mantenimiento:Estn representados por la actualizaciones peridicas que normalmente


tienen los manuales sean estos por cambios menores o revisiones totales a su contenido, por
innovaciones tecnolgicas, cambios operativos o promulgacin de leyes.

7.2 Tipos de Manuales

Dentro de las tcnicas para documentar una empresa se pueden encontrar distintos tipos de manuales, cada
uno para un determinado fin. Una de la clasificacin en el contexto de la organizacin es la siguiente:

De sistemas, mtodos y procedimientos manuales.


De sistemas computarizados.

Manual de Sistemas, Mtodos y Procedimientos Manuales:

Bajo este esquema podemos subdividir los manuales siguientes:


Especficos:
Manuales de tcnicas.
Manuales de actividades.
Manuales de organizacin.
Manuales de polticas.
Manuales de normas y procedimientos.

Manual de Tcnicas:Son aquellos en los cuales se explican las pautas, pasos o procedimientos que
deben seguirse para aplicar alguna tcnica especfica.

Manual de Actividades:Muestra todos los pasos a seguir en diferentes situaciones de trabajo.

Manual de Organizacin:Incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones, las
responsabilidades de cada empleado y cualquier otra informacin que muestre la organizacin desde
un punto de vista formal.

Manual de Polticas:Documenta todas las guas de accin generales que tiene una empresa en
distintas reas tales como: recursos humanos, mercadeo, finanzas, produccin y otras.
Las polticas se enuncian en forma declarativa y deben guiar la pauta de accin de los empleados para cada
una de las reas que se desee documentar.

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Manual de Normas y Procedimientos:Detalla todos los procedimientos que se viene realizando en la
empresa. Este tipo de manuales establece las pautas especficas acera de las normas aplicables en
forma general o especfica para los procedimientos identificados en la organizacin.

Manuales de Sistemas Computarizados: Documentan los sistemas que contemplan el uso significativo
de un computador en un alto nmero de operaciones u procedimientos. Dentro de esta clasificacin
podemos encontrar manuales de:

Usuario.
Operacin.
Documentacin de sistemas.

Manual de Usuario:Explica en forma general como funcionas un sistema mecanizado e instruye al usuario
sobre la forma de interactuar con el sistema, es decir, le informa como puede utilizar y obtener del sistema la
informacin que requiere.

Manual de Operacin:Son similares a los manuales de usuario, la diferencia radica en el mayor nivel de
detalle que muestran los manuales de operacin de sistemas. Este por lo general es por lo general utilizado
por usuarios externos en el manejo de un sistema.

Manual de Documentacin de Sistemas:Plasma todo el proceso de anlisis y desarrollo de un sistema que


forman parte del siclo de vida y desarrollo de los sistemas (CVDS). Estos sirven para efectuar modificaciones
y mejoras en los sistemas y representan una de las herramientas crticas para ser usadas por los analistas y
programadores. Estos a su vez se subdividen:
Manuales de diseo fsico: estos especifican la forma en la cual estn organizados los datos en el
computador.
Manuales de procesos: estos muestran todos los aspectos referentes al procesamiento que se le dan a
los datos de un sistema.
Manuales de salida: muestran los reportes y como fueron diseados, sean estos consultados por
pantalla o sean reportes impresos.

7.3 Manuales de Contabilidad

Dentro del rea contable, los manuales tienen una aplicacin sumamente amplia ya que permiten guiar el
trabajo que debe llevar a cabo el personal de departamento de contabilidad. Especialmente los manuales
aplicables en el rea contable son:

o De polticas contables.
o Del cdigo contable o de cuentas contables.
o Del normas y procedimientos contables.

Manuales de Polticas Contables:Detallan todas y cada una de las polticas que se siguen en la entidad
respecto a los registros contables. Las polticas deben estar siempre de acuerdo con los PCGA y ello
debe ser declarado en los manuales.

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Las polticas de contabilidad preferiblemente deben ser organizadas, enunciadas y detalladas en el en el
orden que son representadas las partidas en los estados financieros y a las que son asociadas. En los
manuales de polticas de contabilidad, se establecen dos subdivisiones:
Polticas generales de contabilidad.
Polticas especificas de contabilidad.
Polticas Generales de Contabilidad: Son declaraciones que enuncian la aceptacin de los PCGA,
alguno de los cuales fueros explicados en el capitulo anterior, una entidad debe adoptarlos y
declararlos.

Polticas Especficas de Contabilidad:Se refieren a los tratamientos contables especiales y aplicables a


ciertas operaciones y transacciones de partidas especficas de los estados financieros. Estas pueden ser
enunciadas con base en el orden de presentacin de las partidas en los estados financieros.

Manual del Cdigo Contable: A veces este tipo de manual tambin es denominado manual de
codificacin de cuentas, clasificador de cuentas o sencillamente manual de cuentas.
Este manual detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza y los conceptos por los cuales se debatan o
se acreditan. Este tipo de manual es uno de lo que tiene mayor uso en el rea contable y que ayudan a
explicar los movimientos que se manejan por cada una de las cuentas. Los movimientos dbitos y crditos,
establecen la naturaleza final del saldo de cada cuenta.

Manual de Normas y Procedimientos:Detalla todos y cada uno de los procedimientos contables. Este
tambin puede especificar los asientos de tipo contable que se realizan para un determinado
procedimiento. Igualmente este tipo de manuales debe establecer las normas que sean aplicables a
cada uno de los procedimientos previamente definidos.

Desarrollo del cuestionario:

1) Qu importancia tienen los manuales como herramientas organizacionales para documentar una
empresa?Porque mediante esta todas las actividades son planeadas de tal forma que cualquier empleado
debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha informacin.

2) cules son los objetivos que se asignan al documentar los procesos de una empresa?

Sistematizar las relaciones entre los integrantes de una organizacin.


Instituir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, polticas, normas, procedimientos,
funciones y autoridad.
Servir de gua para la ejecucin de las tareas de los empleados.
Servir de gua para la evaluacin de la eficiencia operacional.
Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa.
Normalizar el desarrollo de las tareas.
Servir de gua para el entrenamiento del personal de reciente ingreso.

3) Qu tipo de costo podemos asociar a los manuales? Cul es su comportamiento a lo largo del proceso
de documentacin?Al principio los costos de documentar las tareas y procedimientos pueden superar
los beneficios tangibles delos manuales, sin embargo, a medida que el proceso se va desarrollando la
organizacin ver a los manuales como una herramienta gerencial que ayudara en la evaluacin, control y

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anlisis de la empresa en trminos, por ejemplo, de la eficiencia operacional. Tres tipos de costos
podemos distinguir en el desarrollo de los manuales:

De desarrollo.
De implantacin.
De mantenimiento.

4) cmo estn compuestos los costos de desarrollo de un manual?Estn representados por todos los
costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del proceso de documentacin tales como:
Planificacin del personal de apoyo involucrado, consultores especializados, herramientas de software a
utilizar, tiempo adicional en que deban incurrir los empleados en sus horas laborales diarias para
participar en el proyecto y cualquier costo necesario para iniciar y desarrollar el plan de documentacin.

5) Cules son las actividades que se realizan en la etapa de mantenimiento de los manuales?Estn
representados por la actualizacin peridica que normalmente tienen los manuales sean estos por
cambios menores o revisiones totales a su contenido, por innovaciones tecnolgicas, cambios operativos
o promulgacin de leyes.

6) Cite tres ejemplos de manuales de tcnicas que pueden ser clasificados como tales.El manual para
conectar la impresora.

7) Detalle el contenido de un manual de organizacin Qu tipo de herramientas organizacionales se


utilizan en este tipo de manual?Incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus relaciones,
las responsabilidades de cada empleado y cualquier otra informacin que muestre la organizacin desde
un punto de vista formal.Para la elaboracin de este se utilizan las siguientes herramientas gerenciales:
organigramas y descripciones de cargos.

8) Que debe incluir un manual de polticas? Cul es su mbito de aplicacin? Documenta todas las guas
de accin generales que tiene una empresa en distintas reas tales como: recursos humanos, mercadeo,
finanzas, produccin y otras.Las polticas se enuncian en forma declarativa y deben guiar la pauta de
accin de los empleados para cada una de las reas que se desee documentar.

9) Cul debe ser el contenido de un manual de normas y procedimientos?Documentan los sistemas que
contemplan el uso significativo de un computador en un alto nmero de operaciones u procedimientos.
Dentro de esta clasificacin podemos encontrar manuales de:

Usuario.
Operacin.
Documentacin de sistemas.

10) Los manuales de normas y procedimientos documentan los procesos que se llevan a cabo en un rea
especfica Qu criterios de clasificacin se deben utilizar para documentar los procedimientos
contables? Estos debe ser descritos de acuerdo con el esquema responsable/accin, segn se explico y
cada procedimiento debe tener anexo su correspondiente flujograma, de tal forma que un usuario pueda
comprender en forma grfica cada procedimiento escrito bajo el esquema de responsable/accin.

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11) Cules son los manuales que se pueden elaborar en el rea contable?Dentro del rea contable, los
manuales tienen una aplicacin sumamente amplia ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar a
cabo el personal de departamento de contabilidad. Especialmente los manuales aplicables en el rea
contable son:

De polticas contables.
Del cdigo contable o de cuentas contables.
Del normas y procedimientos contables.

12) Cul es el objetivo de un manual de polticas contables? Documentar todas las guas de accin
generales que tiene una empresa en distintas reas tales como: recursos humanos, mercadeo, finanzas,
produccin y otras.

13) Qu importancia tiene el manual del cdigo contable? Que detalla?Este manual detalla todas y cada
una de las cuentas, su naturaleza y los conceptos por los cuales se debatan o se acreditan. Este tipo de
manual es uno de lo que tiene mayor uso en el rea contable y que ayudan a explicar los movimientos
que se manejan por cada una de las cuentas. Los movimientos dbitos y crditos, establecen la
naturaleza final del saldo de cada cuenta.

14) Qu tipo de procedimiento se debe incluir en el manual de normas y procedimientos


contables?Detalla todos y cada uno de los procedimientos contables. Este tambin puede especificar los
asientos de tipo contable que se realizan para un determinado procedimiento. Igualmente este tipo de
manuales debe establecer las normas que sean aplicables a cada uno de los procedimientos previamente
definidos.

CAPTULO 8 - PRINCIPALES CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA CONTABLE


Un sistema de informacin contable debe abarcar al menos los siguientes elementos y no alguno de ellos
aisladamente:
Hardware donde se procesa la informacin
Software propiamente dicho
Recursos humanos
Polticas y normas contables adoptadas por la entidad.
La informacin contable es la base para tomar decisiones en distintas reas.

Esquema de funcionamiento de un sistema contable


Un sistema contable es el eje alrededor del cual se toman la mayora de las decisiones financieras. Un
sistema contable debe enfocarse como un sistema de informacin que rene y presenta datos resumidos o
detallados acerca de la actividad econmica de una empresa a una fecha o por un periodo determinado.

Ingreso de los datos


En un sistema contable se realiza a travs de un comprobante de diario. Cada comprobante contiene dos o
ms registros, sean dbitos o crditos. Los registros dbitos o crditos se denominan asientos de diario.
Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos:
Manuales
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Mecanizados
Manuales: un comprobante manual implica necesariamente que los registros en el realizado, sean
conformados o validos a travs del ingreso de datos en un terminal de captura de datos.

Fecha de operacin: debe indicarse la fecha en que realmente se efectuaron o realizaron las
transacciones o registros.

Numero: debe asignarse un nmero al documento, debe ser una secuencia para aquellos sistemas
que no diferencian tipos de comprobantes por cada tipo de operacin contable.
Es conveniente tener un campo de informacin adicional al momento de ingresar los datos, sea un
concepto o descripcin, deber expresar en forma concisa a que se refieren los registros que detallan en el
cuerpo del comprobante de diario

Mecanizados: Esto implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magntico para poder
transferir los registros contenidos en los comprobantes diario, sea diskette o cinta magntica.

Validacin de datos

Esta verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos parmetros previamente establecidos para el
control de los datos desde el punto de vista de su consistencia. Un aspecto importante en todo sistema
contable, es asegurar que no fallan los controles sobre la integridad de los datos.
Siempre tener presente no cometer errores en las transacciones, ya que esto puede afectar los estados
financieros.El control sobre los datos debe efectuarse en todas las etapas relacionadas con el tratamiento de
los datos: captura, validacin, actualizacin y emisin de reportes. Todos los errores deben ser detectados en
el momento de validacin.

Al tratar sobre la validacin de los datos, debe ponerse nfasis no solo en el tipo de control, sino en la
calidad de los procedimientos manuales que se establezcan para realizarlos.Un programa de validacin debe
estar en la capacidad de poder determinar si un comprobante no ha sido grabado en el sistema, para esto el
programa debe verificar secuencia numrica de estos documentos.

En la fase de la validacin de los datos se producen listados de excepciones, que son reportes en donde se le
detalla al usuario todos los datos para los cuales se tiene algn tipo de discrepancia u observacin.
La actualizacin en lote implica la validacin previa de los datos y esta se realiza por lotes de registros; es
decir, al final del da.En lugar de actualizar la informacin asiento por asiento, todos los dbitos y /o crditos
son actualizados una vez acumulados una cierta cantidad de comprobantes.

Actualizacin de registros
Un proceso de actualizacin de registros en un sistema contable, consiste en el traspaso de los movimientos
del diario general, a cada una de las cuentas de mayor. Previo a la actualizacin de los saldos del mayor, la
informacin grabada en los comprobantes de diario debe haber sido validada. La actualizacin de registros
puede efectuarse de dos maneras:
Interactivamente
En lote
La actualizacin interactiva hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en que el
operador est grabando en e l detalle de cada una de las transacciones. Debido a que la actualizacin
interactiva es realizada en el momento en que el operador graba los movimientos, la informacin debe ser
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validada totalmente en el momento que es capturada. Una actualizacin bajo este esquema requiere que se
tengan controles fuertes sobre todo el proceso.

Emisin de reportes
La emisin de reportes es una de las funciones principales de un sistema contable y consiste en el
procesamiento de la informacin contable que ha sido grabada, validada y actualizada.
Respecto a la opcin de generador de reportes, es conveniente realizar las siguientes observaciones:
Cuadre de totales: los totales para las cuentes de detalle pueden ser generadas automticamente por el
computador, pero en algunos casos los totales pueden ser obtenidos tomando el cdigo de una cuenta mayor
hasta un nivel determinado, en estos casos si el usuario agrego un cdigo de mayor al catlogo de cuentas y
posee movimientos con saldo y no fue agregada a la estructura correspondiente en el generador de reportes,
con toda seguridad que los totales de las cuentas de detalle no coincidirn con la sumatoria de los mismos,
por lo que tal diferencia no puede ser atribuida al sistema, sino al usuario que no actualizo las definiciones
correspondientes en la estructura del reporte.

Ttulos y encabezados del reporte: debe tenerse cuidado en colocar ttulos que realmente denoten o
expresen la informacin contenida en el reporte financiero y las fechas para las cuales se est
emitiendo el reporte.

Unidades monetarias: es posible que debido a la cantidad de cifras o dgitos involucrados o por
cualquier otra razn, se requiera presentar las cantidades o saldos en unidades de miles.

ndices financieros: otra opcin que incluyen los programas de contabilidad es la opcin de ndices
financieros, que se calculan con base en los saldos que presenten las cuentas de mayor a una fecha
determinada. Algunos de los ndices ms comunes son:
ndice de solvencia
Prueba del acido
Rotacin de cuentas por cobrar
Rotacin de inventarios
Capital de trabajo
Margen de utilidad bruta
Rendimiento sobre la inversin
Das de ventas en los inventarios
Rotacin de cuentas por pagar
Das de gastos
Promedio diario de compras
Promedio diario de ventas

ndices financieros calculados por un sistema contable deben efectuarse las siguientes observaciones:

Calculo de ndices: aun cuando formalmente, desde el punto de vista de la literatura contable el
clculo de ndices financieros est claramente definido, se pueden presentar algunas situaciones en las
cuales, el clculo de un ndice requiere ser modificado por criterios especficos aplicados por una
empresa. En este caso no se podrn modificar los ndices, sino en forma manual e indicar en una
nota los criterios utilizados para su clculo.

Clasificacin de las cuentas: a veces se piensa que la generacin de informacin errada es culpa del
sistemas, realmente esto no es as ya que si la data es adecuadamente validada es casi imposible que

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un computador desde el punto de vista de hardware, modifique algo ya previamente almacenado o
que haga algo que no se le haya instruido. Desde el punto de vista del software, el computador lleva a
cabo las instrucciones que a l se le dan y no ms all de eso.

Grficos: una alternativa para un software contable, es la emisin de grficos de barras, de lnea, de
puntos y otros. Cabe destacar que en este caso, es conveniente explicar claramente el contenido de
los grficos, unidades de representacin y periodo o periodos que abarcan.

Procesamiento en lote VS. Procesamiento en lnea.


Una de las ventajas que brinda un computador, es la alta capacidad de clculo y tratamiento de los datos en
grandes volmenes. El procesamiento de la informacin consiste en realizar las siguientes operaciones en un
sistema:
Operaciones de entrada
Operaciones de procesamiento
Operaciones de almacenamiento de datos
Operaciones de salida
Operaciones de mantenimiento de los datos

Cuando se estn evaluando las operaciones de entrada de informacin al sistema contable, debemos tomar
en cuentas las dos modalidades de ingreso de datos y sus ventajas y desventajas. Estas formas de procesar
datos las podemos clasificar en: procesamiento en lote y procesamiento interactivo.

Procesamiento en lote: Tambin conocido como procesamiento en batch, se caracteriza porque las
transacciones son agrupadas en lotes y almacenadas para su posterior tratamiento y/o procesamiento.

Procesamiento interactivo: Es una forma de procesar la informacin en un sistema de cmputo que


consiste en actualizar la informacin de forma inmediata en los archivos de datos.
La mayor ventaja de un sistema interactivo es la rpida capacidad de respuestas que tiene el sistema ante el
ingreso de un dato especfico. Cuando la informacin de un sistema contable es procesada en forma
interactiva en el momento que se afecta una cuenta, en ese instante el saldo del mayor se actualiza.
Los sistemas interactivos, son llamados sistemas on-line o sistemas en lnea.

Almacenaje de productos: cuando la planta o almacenes reciben la materia prima.

Transferencias a la produccin: cuando el departamento de produccin necesita materias primas


para la iniciacin, continuacin o terminacin de un producto.
Terminacin de productos: cuando produccin finaliza algn lote de inventarios para la venta.
Un sistema interactivo registra y actualiza las operaciones en el momento en que se realizan, por lo que la
mayor ventaja es el tiempo de respuesta que tiene en comparacin con los sistemas en lote.

Sistemas independientes

Dentro de todo el proceso de mecanizacin de las operaciones mercantiles, los sistemas administrativos han
venido a satisfacer una gran cantidad de requerimientos de informacin a todos los niveles. Un sistema que
es bueno o funciona bien en una empresa, lo ser en otras. El mercado de sistemas computarizados le ofrece
a las compaas, muchas alternativas a elegir entre distintos sistemas contables con disimiles caractersticas.

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La primera forma como se proces la informacin financiera fue a travs de sistemas que no tenan algn
tipo de transferencia automtica de informacin, esto se deba entre otras razones a la poca capacidad de
procesamiento y almacenamiento de las primeras computadoras.
Un sistema independiente se caracteriza por procesar la informacin en forma individual y no compartir y/o
transferir informacin con otros sistemas.

Manualmente: cada mdulo independiente debe generar al cierre de cada mes, un listado resumen
de la informacin a ser transferida al sistema contable, para el caso del mdulo de cuentas por cobrar
el sistema deber generar resmenes o totales.

Mecanizada: el registro contable no vara, la diferencia se presenta debido a que el medio por el cual se
transfieren los datos es, por lo general un diskette o cinta magntica.

Cuestionario

1. Cules son los principales elementos de un sistema contable?


Hardware donde se procesa la informacin
Software propiamente dicho
Recursos humanos
Polticas y normas contables adoptadas por la entidad.

2. Considera usted que el grado de complejidad de las operaciones en las empresas ha incluido en el
procesamiento de los sistemas mecanizados?S, porque estos procedimientos no han sido eliminados
totalmente en los procesos contables, as como manualmente, ya que solo es que estos facilitan el trabajo
ms rpido, pero tambin se necesita que estn bien hechos y tener una seguridad de ser guardado
correctamente.

3. Cules son las tareas que lleva a cabo un sistema contable?Ingresos de datos, validacin de datos,
actualizacin de registros y emisin de reportes.

4. El control sobre el ingreso de los datos asegura que la informacin grabada, este de acurdo con los
parmetros necesarios para su procesamiento. Cules son los controles que se pueden llevar a cabo
sobre el ingreso de los datos?Es de no permitir grabar informacin con fechas de operacin y nmeros
de comprobantes iguales.

5. Cules son los tipos de comprobantes que pueden procesarse por un sistema contable?
Mecanizados y manuales.

6. Qu informacin es relevante para un comprobante contable?


Fecha de la operacin: debe identificarse la fecha en que realmente se efectuaron o realizaron las
transacciones.
Nmero: debe asignarse un nmero al documento, el cual deber ser consecutivo para aquellos
sistemas que no diferencian tipos de comprobantes por cada tipo de operacin contable.

7. considera usted que la posibilidad de grabar un comprobante sin cuadrar dbitos y crditos sea una
facilidad de un sistema contable?No

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8. En el captulo se trat la opcin que tienen algunos sistemas contables de manejar cuentas
multimonedas. podra explicar en qu consiste tal opcin?Consiste en que se puede tener un registro y
llevar el control de las cuentas en diversos tipos de moneda ya sea extranjera o de curso.

9. Defina que es un comprobante de diario.Las Partidas o Comprobantes de Diario tienen como propsito
registrar cada operacin que se realiza en una empresa o negocio, ya sea de carcter comercial, industrial
o de servicio. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos: manuales y mecanizados.

10. Qu es un listado de excepciones?Son reportes en donde se le detalla al usuario todos los datos para los
cuales se tiene algn tipo de discrepancia u observacin.

11. Cules son las formas en las cuales pueden ser actualizada la informacin?
De dos formas: Actualizacininteractivamente: hace que los movimientos del diario se contabilicen en el
momento que el operador est grabando el detalle de cada una de las transacciones. Actualizacin en lote:
los datos se acumulan, se validan y luego son actualizados

12. Qu reportes bsicos debe emitir un sistema contable?


Listado de comprobantes- Anlisis de cuentas - Balance de comprobacin- Estado de ganancias y prdidas-
Balance general- Estado de flujo de efectivo.

13. En qu consiste la opcin de generador de reportes?


Algunas veces un gerente contable o gerente de presupuesto, requiere que al informacin sea presentada
bajo ciertos parmetros, clasificacin o detalle. Para poder cumplir con esta necesidad, un
software debe tener incorporada la opcin en la que el usuario pueda tener la posibilidad de crear sus
propias estructuras de reportes. Esta facilidad es poderosa para un gerente de presupuesto ya que le
permitir presentar la informacin contenida en la base de datos contable, de acuerdo con el nivel de detalle
que requiera. En todo caso esta opcin consiste en generar un reporte que ayude a los gerentes a la toma de
decisiones o a la comparacin de funciones entre actividades o departamentos.

14. Cules son los aspectos de forma que deben cubrir los reportes financieros de un sistema
contable?ndice de solvencia, prueba del cido, rotacin de cuentas por cobrar, rotacin de inventarios,
capital de trabajo, margen de utilidad bruta, rendimiento sobre la inversin, das de ventas en los
inventarios, rotacin de cuentas por pagar, das de gastos, promedio diario de compras, promedio diario
de ventas.

15. Qu importancia tiene que las cuentas se encuentren adecuadamente clasificadas en un sistema
contable?En la contabilidad funciona la organizacin, desde un diario general hasta los estado
financieros, sea clasificar adecuadamente las cuentas da buenos resultados, su importancia es que
facilidad la claridad ordenada y muestra la secuencia de cada una de las cuentas. Es ms fcil de entender
para los usuarios.

16. Qu diferencia hay entre procesar la informacin en lotes o en lnea?


El procesamiento en lote se caracteriza porque las transacciones son agrupadas en lotes y almacenadas
para su posterior tratamiento y/o almacenamiento.Encambio el procesamiento interactivo es una forma
de procesa la informacin en un sistema de cmputo que consiste en actualizar la informacin de forma
inmediata en los archivos de datos.

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17. Enumere las ventajas/desventajas que considera si la informacin contable es procesada en lotes.
La ventaja que brinda un computador, es la alta capacidad de clculo y tratamiento de los datos en
grandes volmenes. Al almacenar puede corregir cualquier error y modificarlo, pero su desventaja es que
no se actualizan ah mismos, sino que tienen que almacenarse y luego ir actualizndola, ose quita tiempo.

18. Enumere las ventajas/desventajas que surgen si la informacin es procesada interactivamente o en


lnea.Sus ventajas es que no almacena, sino que actualiza inmediatamente, es ms rpido, pero sus
desventajas es que por causar de actualizar inmediatamente se pueden cometer errores y no percatarse de
ellos.

19. Cul es la diferencia entre sistemas independientes e integrados?


Sistema independiente procesa la informacin en forma individual y no comparte y/o transfiere informacin
con otros sistemas. En cambio los integrados procesan la informacin en forma dependiente.

CAPTULO 9 - CODIFICACIN DE DATOS


Los sistemas de codificacin identifican mediante el uso de smbolos como letras y/o nmeros, elementos de
un conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos del mismo conjunto o subconjunto. El
funcionamiento efectivo de un sistema contable sera imposible si todas las transacciones contables no fuesen
identificadas y codificadas de algunas formas. Un computador nicamente puede identificar y operar los
datos si estos han sido previamente almacenados bajo un esquema lgico de organizacin. Los factores a
considerar para la seleccin de un determinado mtodo de codificacin son: el sistema elegido debe cumplir
con los requerimientos de procesamiento de informacin y en segundo trmino, prever si los cdigos sern
procesados manualmente o a travs de un computador.

Caractersticas bsicas de un sistema de codificacin

1. Precisin del cdigo significa que un sistema de codificacin debe aceptar una sola codificacin
correcta para cada elemento de un conjunto.

2. Flexibilidad significa que la estructura del cdigo debe aceptar ms elementos en caso de que se
necesite agregarlos. Uno de los problemas ms comunes que se presentan en los cdigos contables,
es la falta de flexibilidad de los cdigos asignados, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la
empresa.

3. Conciso: Un cdigo conciso establece que no se deben adicionar cdigos que no tengan relevancia al
momento de identificar un elemento dado, cada elemento del cdigo debe ser identificado
claramente y que no se preste a confusin.

4. Significativo: para que un cdigo se considere significativo, el mismo debe indicar alguna
caracterstica diferencial de los elementos que se estn modificando. De esta forma, se podr
distinguir o identificar por el cdigo, la transaccin que se est procesando.

5. Operatividad: La operatividad de un sistema de codificacin implica que los cdigos definidos


pueden ser manejados fcilmente por un sistema mecanizado de cmputo. Debe tomarse en cuenta
que una computadora entiende principalmente cdigos que sean de fcil operatividad.

Sistemas de codificacin

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Mtodos

Secuencial: consiste en la asignacin consecutiva de un nmero a una lista de elementos a partir de


un nmero predeterminado.

Ventaja:
til en listas cortas

Desventaja:
No se pueden formar grupos para clasificar los elementos.

Por bloques: representa una derivacin del secuenciar ya que bajo este mtodo los cdigos se asignan
secuencialmente, pero en bloques de dgitos consecutivos que identifiquen una caracterstica del
elemento a codificar.

Ventaja
til en el procesamiento de listas cortas.
Desventajas
Pueden presentarse problemas de flexibilidad.

Por grupo: otra derivacin de la codificacin secuencial y consiste en la asignacin de un cdigo


subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor nmero de posiciones, y que
sirven para identificar un grupo de funciones o caractersticas homogneas.
Ventajas
Facilidad de expansin
Rapidez en el procesamiento de los datos
Desventajas
Si no es definida adecuadamente la estructura del cdigo, pueden presentarse problemas de
expansibilidad y confusin en su uso.
Alfabtico numrico: se asigna un cdigo alfabtico tomando en cuenta el nombre del elemento de la
lista y una codificacin numrica, que tiene en cuenta las dems caractersticas de los elementos de la
lista.

Ventaja
til en el procesamiento de listas cortas

Desventajas
Pueden presentarse de expansibilidad si la estructura del cdigo no es adecuadamente definida.

Con digito de verificacin:Consiste en agregar un nmero o letra a una secuencia de caracteres con
base en un algoritmo predefinido y calculado, por el computador, ello para asegurar la validez de los
datos que ingresan al sistema. Nace a raz de los errores que pueden producirse en el ingreso de los
datos.

Transcripcin. El error consiste en escribir un carcter equivocado al transcribir el cdigo en la posicin del
carcter correcto.

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Transposicin simple o doble: consiste en la inversin de dos dgitos adyacentes.
Error al azar: es una combinacin de los dos errores explicados anteriormente.

De consonantes: consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la primera letra de la palabra. No
se debe suprimir la primera letra, sea esta una consonante o una vocal.

Ventajas
Facilidad en su aplicacin.

Desventajas
Uso limitado
Requiere conocimiento del mtodo para que tenga significado.

Fontico: es un mtodo que codifica los nombres de los elementos de acuerdos con su sonido.
Tambin es conocido como mtodo soundex. Debe mantenerse la primera letra de la palabra, sea
vocal o consonante.

Ventaja
til para una bsqueda alfabtica en una lista

Desventaja
Aplicable a situaciones muy especficas.

De barras: consiste en la asignacin de unas lneas y espacios de distintos anchos que son impresos a
un producto. La aplicacin prctica ms evidente est representada por el control que puede tenerse
sobre los inventarios, lo cual permite fcilmente controlar mejor tales activos a travs de la
identificacin ptica del producto.

Caractersticas de un cdigo contable


Todo cdigo contable debe estar diseado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la
contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades especficas de la empresa y, adems, cubra las circunstancias
especiales y los casos individuales que pueden presentarse. Un principio que debe tenerse en cuenta para
disear un cdigo de cuentas, es la sencillez del mismo, sin perder de vista en sentido comn.

Flexibilidad significa que un cdigo contable debe estar diseado de tal forma que permita,
posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones
existentes. Esta caracterstica es sumamente importante cuando surgen nuevos requerimientos de
informacin aplicables a los negocios.

Sistema de codificacin EAN


Es un sistema internacional de normas para homogeneizar la numeracin de todos los productos de gran
consumo.

Caractersticas:
Identifica la unidad del producto en forma biunvoca
Permite una identificacin vlida internacionalmente.
Por su configuracin es capaz de generar informacin instantnea en el punto de vista.

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Adecuada clasificacin: Indica que un cdigo contable debe estar clasificado de acuerdo con las
normas contables que establece la profesin. La situacin ideal u objetivo de todo sistema contable
desde el punto de vista de la clasificacin que deben recibir las partidas en los estados financieros es
la de elaborar estos en forma directa a partir de las cuentas que conforman las cifras en un balance de
comprobacin.

Jerarquizado: La jerarquizacin de un cdigo contable debe establecer sub divisiones para cada uno
de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de presentar la
informacin hasta el nivel de detalle que sea requerido.

Claridad en las descripciones: Uno de los aspectos importantes para el diseo del cdigo de cuentas,
es la claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas contables, con el objetivo de
asociar y establecer una relacin directa entre la descripcin de la cuenta y su naturaleza.
Generalmente los sistemas de contabilidad mecanizados proveen el suficiente espacio de posiciones
para las descripciones o denominaciones de las cuentas.

Diseo de un cdigo de cuentas


o Consiste en unir tales conocimientos bsicos con toda la teora contable, a fin de disear
correctamente el cdigo de cuentas.
o Especificar o asignar nmeros a los grupos generales de partidas, tanto del balance general como del
estado de ganancias y prdidas.
o Definir o especificar el formato del cdigo contable en dgitos y niveles. Esta definicin estar
siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se est usando, y a la definicin de
los parmetros de las cuentas.
o Una vez realizado el paso 1 y 2, debemos empezar a desarrollar el cdigo contable propiamente
dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la teora contable y las necesidades de
informacin de la empresa.
Relacin de la codificacin con los sistemas mecanizados
Los mtodos de codificacin permiten clasificar adecuadamente todas las operaciones, detalles, transacciones
y listas de elementos que son manejados por un sistema de contabilidad. Los sistemas de contabilidad
comprenden una serie de elementos que funcionan en forma coordinada, desde la simple aplicacin del
principio de partida doble, hasta la automatizacin de las operaciones financieras en una empresa.

Caractersticas que identifican y/o definen a la contabilidad:


Clasificacin, registro, resumen, sistematizacin, estructuracin, anlisis, interpretacin.
Todas estas acciones son llevadas a cabo para que un sistema contable mecanizado pueda producir
informacin organizada de acuerdo con los requerimientos de los usuarios. Antes de registrarse, toda
transaccin debe ser clasificada para poder ordenarse; previamente, debe haberse definido cul o cules
sern los mtodos de codificacin que se utilizaran en el proceso de clasificacin.
Otras de las caractersticas de la labor contable es la sistematizacin de las operaciones, lo cual significa que
las transacciones deben estar organizadas de tal forma que su acceso y procesamiento no se dificulte, sino sea
de rpida interaccin y respuesta para el usuario.

Cuestionario

1. Cul es la importancia que tiene una correcta codificacin de los datos y transacciones financieras
en un sistema de contabilidad?En este captulo trata de la importancia que tiene los mtodos de
codificacin para el procesamiento de las transacciones y operaciones que se puede manejar una

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compaa. El grado actual de sistematizacin requiere que el contador efectu definiciones previas la
instalacin de un software contable.

2. Qu relacin hay entre la automatizacin o mecanizacin de las operaciones y los mtodos de


codificacin?Permiten clasificar adecuadamente todas las operaciones, detalles, transacciones y listas
de elementos que son manejados por un sistema de contabilidad. Los sistemas de contabilidad
comprenden una serie de elementos que funcionan en forma coordinada, desde la simple aplicacin
del principio de partida doble, hasta la total automatizacin de las operaciones financieras en una
empresa.

3. Explique: Qu utilidad prctica tienen los mtodos de codificacin para la realizacin de las
conciliaciones bancarias en una empresa?Son muy tiles al momento que se realizan las
transacciones en una entidad econmica y ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables
que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados al tomar las decisiones en relacin
condicha entidad econmica.

4. Cules son los objetivos para los cuales fueron creados los mtodos de codificacin?Primer objetivo
es estudiar los distintos sistemas de codificacin existentes y aplicables a las operaciones contables y
financieras.Segundo objetivo es unir la aplicacin de los mtodos de codificacin con la teora
contable, a travs de la adecuada clasificacin de las operaciones reflejadas en lo que representa la
columna vertebral del sistema contable: EL CODIGO DE CUENTAS.

5. Qu caractersticas debe poseer un sistema contable de codificacin? Cite algunos ejemplos en los
cuales no se cumplan todas las caractersticas.

Precisin del cdigo significa que un sistema de codificacin debe aceptar una sola
codificacin correcta para cada elemento de un conjunto.
Flexibilidad. Significa que la estructura del cdigo debe aceptar ms elementos en caso de
que se necesite agregarlos. Uno de los problemas ms comunes que se presentan en los
cdigos contables, es la falta de flexibilidad de los cdigos asignados, al no tomar en cuenta las
operaciones futuras de la empresa.
Conciso Un cdigo conciso establece que no se deben adicionar cdigos que no tengan
relevancia al momento de identificar un elemento dado, cada elemento del cdigo debe ser
identificado claramente y que no se preste a confusin.
Significativo. Para que un cdigo se considere significativo, el mismo debe indicar alguna
caracterstica diferencial de los elementos que se estn modificando. De esta forma, se podr
distinguir o identificar por el cdigo, la transaccin que se est procesando.
Operatividad: La operatividad de un sistema de codificacin implica que los cdigos
definidos pueden ser manejados fcilmente por un sistema mecanizado de cmputo. Debe
tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente cdigos que sean de fcil
operatividad.

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7. Cules son los mtodos ms usados para codificar datos? De un ejemplo de aplicacin para cada uno de
ellos.
Secuencial: consiste en la asignacin consecutiva de un nmero a una lista de elementos a partir de
un nmero predeterminado.
Ej: cdigo nombre del elemento
01. Cuentas por cobrar Eduardo Daz
02. Cuentas por cobrar Ral Castro
03. Cuentas por cobrar Adriana Garca
04. Cuentas por cobrar Vctor Bolvar.

Por bloques: representa una derivacin del secuenciar ya que bajo este mtodo los cdigos se asignan
secuencialmente, pero en bloques de dgitos consecutivos que identifiquen una caracterstica del
elemento a codificar.
Ej: cdigo nombre del elemento explicacin
01. Televisor 12 01 al 06
02. Televisor 16 televisores
Por grupo: otra derivacin de la codificacin secuencial y consiste en la asignacin de un cdigo
subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor nmero de posiciones, y que
sirven para identificar un grupo de funciones o caractersticas homogneas.
Ej: cdigo nombre del elemento
02-000-000-000 pasivo
02-001-000-000- pasivo circulante
02-001-001-000 cuentas por pagar proveedores
02-001-001-001- cuentas por pagar Ferretera el Clavo
Alfabtico numrico: se asigna un cdigo alfabtico tomando en cuenta el nombre del elemento de la
lista y una codificacin numrica, que tiene en cuenta las dems caractersticas de los elementos de la
lista.
Ej: cuando lo representa las placas de los carros. XEH 301
Nemotcnico: combinacin de nmeros y letras para identificar por varias caractersticas cada uno de
los elementos.
Ej: cdigo nombre del elemento.
NT670151 Neumtico tabular tamao 670*15 banda blanca
Con digito de verificacin:
Consiste en agregar un nmero o letra a una secuencia de caracteres con base en un algoritmo predefinido y
calculado, por el computador, ello para asegurar la validez de los datos que ingresan al sistema. Nace a raz
de los errores que pueden producirse en el ingreso de los datos.
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Transcripcin. El error consiste en escribir un carcter equivocado al transcribir el cdigo en la posicin del
carcter correcto.
Transposicin simple o doble: consiste en la inversin de dos dgitos adyacentes.
Error al azar: es una combinacin de los dos errores explicados anteriormente.
De consonantes: consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la primera letra de la palabra. No
se debe suprimir la primera letra, sea esta una consonante o una vocal.
Ej: cdigo nombre del elemento.
PRZ PEREZ
GDG CODIGO
ALFR ALFARO
Fontico: es un mtodo que codifica los nombres de los elementos de acuerdos con su sonido.
Tambin es conocido como mtodo soundex. Debe mantenerse la primera letra de la palabra, sea
vocal o consonante.
Ej: cdigo nombre del elemento.
1. JA-0202
2. KLO-5896
De barras: consiste en la asignacin de unas lneas y espacios de distintos anchos que son impresos a un
producto. La aplicacin prctica ms evidente est representada por el control que puede tenerse sobre los
inventarios, lo cual permite fcilmente controlar mejor tales activos a travs de la identificacin ptica del
producto.
8. Explique las ventajas y desventajas de cada uno de los mtodos nombrados en la pregunta No. 7.
Secuencial
o Ventaja:
til en listas cortas
o Desventaja:
No se pueden formar grupos para clasificar los elementos.
Por bloque
o Ventaja
til en el procesamiento de listas cortas.
o Desventajas
Pueden presentarse problemas de flexibilidad.
Por grupo
o Ventajas
Facilidad de expansin y rapidez en el procesamiento de los datos
o Desventajas
Si no es definida adecuadamente la estructura del cdigo, pueden presentarse problemas de
expansibilidad y confusin en su uso.

Alfabtico numrico

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o Ventaja
til en el procesamiento de listas cortas
o Desventajas
Pueden presentarse de expansibilidad si la estructura del cdigo no es adecuadamente definida.
De consonantes
o Ventajas
Facilidad en su aplicacin.
o Desventajas
Uso limitado requiere conocimiento del mtodo para que tenga significado.
Fontico
o Ventaja
til para una bsqueda alfabtica en una lista
o Desventaja
Aplicable a situaciones muy especficas.

9. Qu es un cdigo contable?, Por qu es importante que un cdigo contable este adecuadamente


diseado?, Qu implicaciones tiene una inadecuada clasificacin de las cuentas?Es un cdigo que
debe estar diseado de tal forma que cumplan con los distintos objetivos de la contabilidad, se ajuste
siempre a las necesidades especficas de la empresa y, adems cubra las circunstancias especiales y los
casos individuales que puedan presentarse.

10. Cules son las caractersticas que se debe cumplir un cdigo contable?Flexibilidad, adecuada
clasificacin, jerarquizado, claridad en las descripciones.

11. Recurra a sus conocimientos contables y defina que se considera como:


Activo: es un bien que la empresa posee y que puede convenirse en dinero u otros medios
lquidos equivalentes.
Pasivo: consiste en las deudas que la empresa posee, recogidas en el balance de situacin, y
comprende las obligaciones actuales de la compaa que tienen origen en transacciones
financieras pasadas.
Patrimonio: El patrimonio es el conjunto de bienes y derechos, cargas y obligaciones,
pertenecientes a una persona, fsica o jurdica.
Cuentas de orden: son uno de los instrumentos que utiliza la Contabilidad para clasificar los
elementos u operaciones que realiza una empresa y que no modifican su estructura
financiera. Se utilizan generalmente para registrar un movimiento de valores cuando este no
afecte a los estados financieros de la entidad.
Ingresos operacionales: Son todos los aumentos brutos del patrimonio originados
directamente en el desarrollo del objeto social del ente, distintos de los aumentos en los
aportes de los propietarios.
Costos de ventas: Expresin usada en el contexto de la administracin, organizacin de la
Empresa, negocios y gestin. Son las erogaciones que estn directamente relacionadas con la
operacin de ventas. Como ejemplo se citan: fletes, sueldos y Comisiones de vendedores.
Gastos de operacin: hace referencia al dinero desembolsado por una empresa u
organizacin en el desarrollo de sus actividades. Los gastos operativos son los salarios, el
alquiler de locales, la compra de suministros y otros. otros ingresos:
pueden consistir en gastos o inversiones.
Egresos: Cualquier partida u operacin que afecte los resultados de una empresa aumentando
las utilidades o disminuyendo las prdidas.

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Cuentas de cierre: es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y
llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.

12. Defina los siguientes trminos:


Activo circulante disponible: En este concepto se encuentra clasificado la parte del Activo que
dispone la Empresa para ser utilizados inmediatamente para hacer frente a sus obligaciones de pago.
Activo circulante exigible: Comprende valores que se convertirn en dinero en breve plazo y crditos
que no producen directamente rendimientos, sino que entraron al negocio o se establecieron en
virtud de las transacciones mercantiles.
Activo circulante realizable: Elementos del activo de una empresa, susceptibles de hacerse lquidos en
el corto plazo. Lo ms habitual es referirse con este trmino a todas aquellas deudas que los clientes y
los deudores de la empresa mantienen con ella.
Activo circulante propagado: Est integrado por valores cuya recuperabilidad est condicionada
generalmente, por el transcurso del tiempo, es el caso de inversiones realizadas por el negocio y que
en un lapso se convertirn en gastos. As, se pueden mencionar los gastos de instalacin, las primas
de seguro, etc.
Activo fijo: es un bien de una empresa, ya sea tangible o intangible, que no puede convertirse en
lquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para el funcionamiento de la empresa y no
se destinan a la venta. Son ejemplos de activos fijos: bienes inmuebles, maquinaria, material de
oficina, etc
Activo intangible: es definido por su propio nombre, es decir, no es tangible, no puede ser percibido
fsicamente. El activo intangible es, por tanto, de naturaleza inmaterial. Por ejemplo, el valor de una
marca, que no puede ser medido de manera fsica.
Cargo diferido: Cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera
obtener beneficios econmicos en otros perodos. Se deben registrar como cargos diferidos los costos
incurridos durante las etapas de organizacin, construccin, instalacin, montaje y puesta en marcha.
Otros activos: Comprende aquellos bienes para los cuales no se mantiene una cuenta individual y no
es posible clasificarlos dentro de las cuentas de activo claramente definidas en el presente plan, tales
como: antigedades, pinturas, objetos de arte.

CAPTULO 10 - FORMULARIO Y REGISTRO DE CONTABILIDAD


Importancia de controlar los formularios

Imaginar por un momento el volumen de papeles que genera una empresa que tenga 10 empleados
comparada con una de 3000 empleados. Como puede suponer, en la primera empresa la complicacin de
controlar la formacin no representa mayores inconvenientes; sin embargo, en la segunda ello no resulta
trivial. Esta comparacin nos hace reflexionar acerca de la necesidad que tiene toda empresa de implantar un
plan para controlar los formularios y la informacin en ellos contenida. Existen algunas seales que indican
la necesidad de plantar el control de los formularios, estas son las siguientes:
Formularios diseados a mano y reproducidos por fotocopiadora.
Autorizaciones en el cuerpo de formulario que no se entienden.
Omisin de detalles importantes para proceder la informacin, como por ejemplo: fecha, persona
que inicia la transaccin o autorizaciones.

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Falta de pre numeracin.
Formularios con espacios reducidos o inadecuados.
Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicacin de los campos.
Formularios no codificados.
Poca esttica en el diseo de las formas.
Formularios en el cual falta la identificacin de la empresa a la cual corresponde.

Todas estas seales hacen que surja la necesidad de implantar un adecuado control sobre las formas,
veamos primero las principales reas de una empresa y los formularios aplicables para cada una de ellas.

o rea de efectivo
o rea de compras e inventarios
o rea de personal
o rea de distribucin y comercializacin
rea de efectivoEl manejo del efectivo y las transacciones con las realizadas y todo el proceso que se
debe llevar a cabo para su disposicin, requiere que se implanten controles para evitar fraudes o
disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, podemos dividirlo en dos tipos de
operaciones: los ingresos de efectivo queestn constituidos por todos los montos que recibe una
empresa por concepto de ventas, servicios que preste, intereses ganados por inversiones, ventas de
activos fijos, cobranzas de crditos otorgados y cualquier cantidad de dinero que reciba por sus
operaciones y los egresos de efectivo, constituidos por todos los desembolsos que debe efectuar una
empresa por la adquisicin de bienes o servicios, pagar al personal, pago de deudas o inversiones de
excedentes de efectivo en general.Debemos tener presente que al implantar controles, el costo de
estos no puede superar el beneficio que se espera de los mismos. Algunos de los formularios
comnmente usados para controlar los ingresos y egresos de efectivo son los siguientes:
o Vales de caja
o Recibos de caja chica
o Reposicin de fondo fijo
o Orden de pago
o Arqueo de fondos fijos
o Planillas de deposito
o Avisos de cheques devueltos
o Movimiento diario de caja
rea de compras e inventarios
La segunda funcin que podemos identificar para el control de los formularios, es el manejo de compras e
inventarios.la empresa debe estar en la capacidad de poder determinar cunto, cuando, a quien y en qu
condiciones se deben efectuar las adquisiciones que permitan a la empresa tomar bienes y servicios en las
mejores condiciones. Los objetivos del sistema de control para los formularios de compras e inventarios,
deben ser los siguientes:
o Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad adecuada y en la
oportunidad que se requiere.
o Realizar nicamente las compras que se requieren y no compras en exceso.
o Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.

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Los principales formularios aplicables para las compras y manejo de inventarios, son los siguientes:
o Requisicin de materiales
o rdenes de compra
o Entradas al almacn
o Salidas del almacn
o Tarjetas de inventario
o Notas de entrega de mercanca
rea de personal
Otra de las reas que podemos identificar como objetivo para ser documentada es el rea del personal. Los
objetivos que deben cubrir los formularios del rea de recursos humanos o de personal, son los siguientes:
Recopilar toda la informacin referente a los datos del personal.
Procesar los ingresos y egresos del personal.
Controlar los desembolsos que se originan por los pagos al personal.
Manejar todas las actividades de reclutamiento, seleccin, evaluacin y diseo de carrera de personal.

En el proceso de manejo y control del personal, se pueden identificar entre otros los siguientes tipos de
formularios:

Solicitud de empleo
Ficha del trabajador
Recibo de pago
Planificacin de vacaciones
Contrato de trabajo
Evaluacin del personal
Requisicin de personal
Liquidacin de prestaciones
Control de asistencia
Tarjeta de tiempo
rea de distribucin y comercializacin
Otra rea en la cual podemos identificar formularios aplicables a cada uno de los procesos, est relacionada
con todo el proceso de ventas y lo que implica las actividades previas y posteriores a la misma.
Los formularios que se disean para el rea de distribucin y comercializacin, deben cumplir con los
siguientes objetivos:
1. Controlar las entradas y salidas de los inventarios por operaciones de ventas.
2. Controlar el proceso de facturacin
3. Efectuar un seguimiento a los pedidos que realizan los clientes
4. Cumplir con el manejo de las polticas de inventario

Debido a que en este rengln estn involucradas cifras importantes por el manejo de los inventarios, los
controles que se plasmen en los formularios deben hacer nfasis en la custodia y proteccin de tales activos.
A continuacin nombraremos algunos formularios que deben ser llevados en esta rea:
Nota de entrega de mercancas
Factura
Orden de pedido

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Transferencia entre almacenes
Cotizaciones
Reporte de vendedores
Arqueo de facturas
Tcnicas para el diseo de formulariosUno de los conceptos que requiere la aplicacin de ciertas
tcnicas es el referente al diseo de formularios. Esta seccin, se expondr una serie de herramientas
que ayudan a mejorar el proceso para disear estos formularios. Cabe la observacin inicial de que
cualquier tcnica no ser mejor que el sentido comn que se debe aplicar a la elaboracin y
confeccin de tales herramientas.
Caractersticas de los formulariosTodo formulario debe cumplir con ciertas caractersticas necesarias,
para que se considere diseado de acuerdo a las necesidades de cada negocio. Se debe tener presente
en todo momento, que el diseo de un formulario debe responder a la utilidad que preste en el
procedimiento en que sea utilizado. Las caractersticas mnimas que debe tener todo formulario son
las siguientes:
Sencillez en su diseo
Cada formulario debe estar diseado para un procedimiento especfico.
El orden en el cual se solicita la informacin, debe ser realizado en la misma secuencia en el cual se
generan los datos.
Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno, sean
incompatible.
Diseo de un sistema de formularios
Cuando una organizacin crece, se hace sumamente indispensable e importante, el llevar a cabo un plan
para el diseo de un sistema de formularios.
Un sistema de formularios comprende todos los formatos, sus prcticas, normas y regin que rigen todo el
manejo de la informacin escrita, a travs de los documentos en la organizacin. Para disear un adecuado
sistema de formularios, debemos contemplar las siguientes etapas:
Inventario de formularios
Anlisis de formularios
Clasificacin de formularios
Codificacin de formularios

Clasificacin de los formularios;

Los formularios pueden ser clasificados:

De acuerdo a su presentacin pueden ser:


o Simples
o Compuestos
Los formularios simples son aquellos documentos que estn representados por una sola forma y que
no poseen copias anexas. En algunos casos, tales como los depsitos a una cuenta de ahorro,
requieren de una sola hoja y queda evidencia del depsito en la libreta correspondiente. Las cartas
son membrete de una empresa, son otro ejemplo de este tipo de formularios.

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Los formularios compuestos poseen ms de una hoja y son elaborados con base en un formato
predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Dentro de este rengln,
podemos distinguir los siguientes tipos:
o De bloques
o Talonarios
o Juego listo o snapout
o Formas continuas
De acuerdo a su uso pueden ser:
o Para originar una accin
o Para registrar una accin
o Para informar una accin

Codificacin de formularios
Una vez que las formas son clasificadas, estas deben ser codificadas con base en los mtodos estudiados. Los
mtodos ms utilizados para codificar los formularios son:
Mtodo nemotcnico
Mtodo de bloques
Mtodo alfanumrico

Anlisis de formularios
Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios que estn utilizndose de una manera formal o
informal, debe procederse a evaluar su utilizacin. Un formulario consta de dos parte desde el punto de vista
de la informacin que posee:
Informacin impresa o fija.
Informacin variable o para rellenar.

Inventarios de formularios
El primer paso para disear un sistema de formularios en una organizacin, es el elaborar una lista de todos
los formularios que sean manejados en todos los departamentos. La lista de formularios deber tanto los que
se encuentran diseados formalmente, como aquellos que sean hechos de manera informal. En este
momento, no proceder una evaluacin acerca de la continuacin de uno a otro formulario, sino nicamente
debern relacionarse para realizar este inventario, se pueden considerar los siguientes parmetros de
clasificacin:
Por reas o secciones
Por tamaos
Por cualquier caracterstica fsica
Formales e informales

Cuestionario

1. Cules es el objetivo de los formularios en una organizacin?


Registros contables
Efectuar solicitudes
Comunicar ordenes
Anlisis
Elaboracin de informes

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Registrar operaciones diferentes a las operaciones contables.

2. Qu importancia tiene el hecho de controlar formularios?


Existen algunas seales que indican la necesidad de plantar el control de los formularios,
estas son las siguientes:
Formularios diseados a mano y reproducidos por fotocopiadora.
Autorizaciones en el cuerpo de formulario que no se entienden.
Omisin de detalles importantes para proceder la informacin, como por ejemplo: fecha, persona
que inicia la transaccin o autorizaciones.
Falta de pre numeracin.
Formularios con espacios reducidos o inadecuados.
Errores en el llenado de los formularios, debido a mala explicacin de los campos.
Formularios no codificados.
Poca esttica en el diseo de las formas.
Formularios en el cual falta la identificacin de la empresa a la cual corresponde.

3. Qu reas se pueden identificar para clasificar los formularios en una empresa?


rea del efectivo
rea de compras e inventarios
rea de personal
rea de distribucin y comercializacin
4. De cuatros ejemplos de formularios que sean utilizados para el manejo del efectivo?
Reposicin de fondo fijo
Orden de pago
Arqueo de fondos fijos
Planillas de deposito

5. Cite al menos cinco caractersticas que deben cumplir los formularios?


Sencillez en su diseo
Cada formulario debe estar diseado para un procedimiento especfico.
El orden en el cual se solicita la informacin, debe ser realizado en la misma secuencia en el
cual se generan los datos.
Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control interno,
sean incompatible.
6. Cules son las clasificaciones que podemos identificar en los formularios?
Simples documentos que estn representado por una sola forma.
Compuestos documentos que estn representado en una sola hoja, elaborado bajo un
formato.
7. Qu principios deben seguirse en el diseo de los formularios?
Facilidad para su relleno
Reduccin de las posibilidades de error
Esttica

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Reduccin de costos

8. Considera usted que un formulario refleja la imagen de una empresa?


Si

9. En el capitulo no se hablo acerca de la utilizacin de logotipos en los formularios. Analice si todos los
formularios en una empresa deben estar identificados con logotipos
Si

10. Establezca una metodologa para disear un sistema de formularios.


El anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar la situacin de una empresa con el
propsito de mejorar con mtodos y procedimientos ms adecuados.
El desarrollo de sistemas tiene dos componentes.
Sistema de informacin conjunto u ordenacin de elementos organizados para llevar a cabo algn
mtodo, procedimiento o control mediante el proceso de informacin.
Anlisis es el proceso de clasificacin e interpretacin de
hechos, diagnstico de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras al sistemas.
Diseoespecifica las caractersticas del producto terminado.
11. Por qu se debe realizar un inventario de los formularios en una empresa?
El primer paso para disear un sistema de formularios en unaorganizacin, es el elaborar una lista de
todos los formularios que sean manejados en todos los departamentos. La lista de formularios deber
tanto los que se encuentran diseados formalmente, como aquellos que sean hechos de manera
informal. En este momento, no proceder una evaluacin acerca de la continuacin de uno a otro
formulario, sino nicamente debern relacionarse para realizar este inventario, se pueden considerar
los siguientes parmetros de clasificacin:

Por reas o secciones


Por tamaos
Por cualquier caracterstica fsica
Formales e informales

12. Cules decisiones se pueden derivar de analizar los formularios?


Una vez efectuado el levantamiento de todos los formularios que estn utilizndose de una manera
formal o informal, debe procederse a evaluar su utilizacin. Un formulario consta de dos partes
desde el punto de vista de la informacin que posee:
Informacin impresa o fija.
Informacin variable o para rellenar.

13. En un punto de observacin de este captulo, se tomo un artculo acerca de la normalizacin de


formularios explique en qu consiste la normalizacin de formularios?
De la misma manera que otros materiales y productos, los papeles tambin requieren normas que
establezcan caractersticas y dimensiones racionales, definiciones sistemticas y mtodos estables de
recepcin. En argentina, tenemos la norma IRAM 3001, disponible desde hace un cuarto de siglo, y
es el mejor instrumento para eliminar los perjuicios de ocasiona la profusin desordenada de
tamaos arbitrarios de papeles. Sus formatos concuerdan con las recomendaciones del organismo
internacional de normalizacin ISO, que se siguen casi universalmente y no hay otra norma utilizable.

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Ventajas de la normalizacin
Tericamente, las ventajas serian las siguientes:
Reduccin considerable del desperdicio de papel.
Disminucin considerable de la inversin en existencias de papel, por reducir la diversidad
irracional de sus tamaos a una mnima normalizado.
Normalizacin de los elementos dependientes: sobres, carpetas, etc.
Simplificacin de las compras.
Reemplazo del control aleatorio del exceso de tamao imprecisos por reglas de recepcin
sencillas y terminantes.
Simplificacin del manejo de los papeles y el archivo sistemticos.

Aqu podemos ver una cotizacin de una empresa industrial, que fabrican, venden y dar servicios con
relacin a todo lo concerniente de materiales y equipos de oficinas.
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Este es el primer paso para realizar una compra.

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Aqu vemos la factura ya realizada despus de una orden de compras, esta debe estar firmada por quien la
despacho y firmada por quien la recibi en concordancia de fecha.

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Aqu vemos ya el recibo de ingreso luego de que la factura a crdito con vencimiento de 30 das fue pagada y
dicho pago fue rebajado en el sistema de la empresa.

Esta es una factura a contado la cual se paga al momento de generar la factura. De igual manera debe
contener las firmas y fechas de entrega de mercanca.

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Este es un reporte de los a recibos de las facturas a crditos del da, detallando su nmero de factura, fecha,
quien realizo dicha transaccin y su mtodo de pago.

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Aqu igualmente se detalla las ventas a crditos del da, con su metodologa de pago, quien realizo la venta y
su nmero genrico de facturacin.

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Y por ltimo el catalogo de cuentas que detalla cada cuenta, enumerndola en el rengln correcto. Cada
catalogo de cuentas necesita de cuentas nicas, ya que no todas las empresas necesitas las mismas es decir,
para empresas de servicios que no producen no necesitaran algunas cuentas de este catalogo.

BIBLIOGRAFIA.

Sistemas y Procedimientos Contables; Fernando Catacora Carpio.

El Centro de Tesis, Documentos, Publicaciones y Recursos Educativos ms amplio de


la Red. Monografias.com S.A. disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos42/pasivos-superavit/pasivos-
superavit2.shtml#ixzz3rBYIFUT9.

Razn social TERMINACIONES PLG, S.R.L.


Internet: varias pginas.

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