SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES

CONTROL DE BIENES DE CONSUMO Y DE

ACTIVO FIJO

SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION 05/07/04

IT-DRM-02 Versin 02
 Derechos Reservados 2003
Consejo de Promocin Turstica de Mxico, S.A. de C.V.
Subdireccin General de Administracin
Direccin de Recursos Materiales
Viaducto Miguel Alemn No. 105, .2 piso, Col. Escandn,
Mxico, D.F., C.P. 11800, Tel. 52-78-42-00

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Mxico, S.A. de C.V., dndole el crdito correspondiente.

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ACTIVO FIJO

CONTENIDO

Nmero Tema Pgina

1 Objetivo 2

2 Alcance 2

3 Referencias 2

4 Polticas 2

5 Responsabilidades 3

6 Definiciones 4

7 Mtodo de Trabajo 5

7.1 Diagramas de Flujo 5

7.2 Descripcin de Actividades 6

8. Registros 8

9. Anexos 8

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1. OBJETIVO

Mantener el control, guarda y custodia de los bienes de consumo y activo fijo del Almacn, as
como su distribucin eficiente y racional a las reas solicitantes, procurando un mejor
aprovechamiento de los bienes.

2. ALCANCE

Esta instruccin de Trabajo aplica desde la recepcin de los bienes de consumo y activo fijo,
su registro y su distribucin.

3. REFERENCIAS

3.1 Manual de Organizacin.

3.2 Manual de la Calidad de la Subdireccin General de Administracin, seccin 7,

Realizacin del Servicio.

3.3 Gua Electrnica de Servicios Administrativos.

4. POLITICAS

Con base a estadsticas de consumo se deber mantener la existencia adecuada de

artculos de oficina y bienes de consumo de uso continuo que requieran las reas para
el desarrollo de sus funciones.

Anualmente se deber, actualizar y difundir el catlogo de artculos de oficina y bienes

de consumo.

Anualmente se deber realizar el levantamiento del padrn inventarial de activo fijo en

oficinas centrales con el propsito de actualizar los resguardos del personal de acuerdo
al resultado del inventario.

Anualmente se debern actualizar los resguardos del personal de oficinas en el exterior.

Se dar entrada al almacn a aquellos artculos que cumplan con las especificaciones,
cantidad y fecha de entrega estipulada.

Se deber realizar dos veces al ao el Inventario fsico de existencias de artculos y

materiales de oficina y bienes de consumo e informar a la Direccin de Recursos
Materiales el resultado de los mismos.

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No se surtirn artculos y materiales durante el levantamiento del inventario debiendo

comunicar con oportunidad la suspensin del suministro a todas las reas de la
Institucin.

No proceder el pago de facturas de bienes adquiridos, que no observen el sello de

entrada de almacn.

Todas aquellas entregas de artculos que realicen los proveedores posterior a la fecha
de entrega establecida se debern reportar a el rea de adquisiciones para que se
proceda a la penalizacin correspondiente.

La Gerencia de Control Administrativo de Oficinas en el Exterior deber reportar la

adquisicin de cualquier bien de activo fijo que realicen las oficinas en el exterior para el
alta correspondiente y elaboracin del resguardo.

La Gerencia de Administracin de Personal deber notificar cualquier movimiento de

personal o cambio en la estructura del CPTM

5. RESPONSABILIDADES

Director de Recursos Materiales

5.1 Aprobar la Aplicacin de esta Instruccin de Trabajo.

5.2 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instruccin de Trabajo.

5.3 Instruir para que los procedimientos de adquisicin estn apegados a la normatividad
Vigente.

5.4 Atender oportunamente los requerimientos formulados por las reas solicitantes.

5.5 Promover la atencin ante las instancias que correspondan de las necesidades de
capacitacin que se requieran por el personal a su cargo.

5.6 Revisar y mantener actualizado esta Instruccin de Trabajo

5.7 Coordinar y revisar los inventarios de bienes de consumo y de activo fijo.

5.8 Mantener una adecuada supervisin y control de las actividades objeto de esta
Instruccin de Trabajo.

Asistente Administrativo (Encargada de Almacenes e Inventarios).

5.9 Elaborar esta Instruccin de trabajo y mantenerla actualizada.

5.10 Apegarse a las disposiciones contenidas en esta Instruccin de Trabajo.

5.11 Custodiar y controlar los bienes de consumo y activo fijo.

5.12 Controlar el padrn inventarial de activo fijo en oficinas centrales y del exterior.

5.13 Controlar la existencia de los materiales y artculos de oficina y bienes de consumo.

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5.14 Comunicar todo cambio o mejora que pueda realizarse a este Documento.

6 DEFINICIONES

6.1 Almacn. Sitio donde se encuentran los bienes de consumo de la Institucin.

6.2 Inventario. Procedimiento que se efecta para conocer la existencia de materiales,

artculos de oficina, bienes de consumo y/o activo fijo.

6.3 DRM. Director de Recursos Materiales.

6.4 AA. Asistente Administrativo.

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7 METODO DE TRABAJO
Este diagrama presenta de forma general las actividades para el procedimiento de Control de
Bienes de Consumo y de Activo Fijo.

7.1 DIAGRAMAS DE FLUJO

INICIO

Asistente Administrativo

1. Elabora Programa 6. Recibe ajustes y

para Inventarios Fsicos recomendaciones
Programa para
Inventario

2. Elabora etiquetas
de identificacin 7. Instruye a
Etiquetas de
para inventarios Asistente para
Identificacin de
realizar ajustes.
Inventario y marbetes Reporte

3. Lleva a cabo el
levantamiento de
Inventarios FIN

4. Captura en sistema
Informacin de
Inventarios Resguardo de
Activos
Reporte

Reporte
Director de Recursos
Materiales
5. Revisa reporte de
evaluacin de
Inventario
Oficio

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7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo

1. Elabora programa para inventarios fsicos.

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Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo

1.1 Elabora el programa para el levantamiento de Programa de Inventario
inventarios fsicos de bienes de consumo y activo
fijo.

1.2 Informa va Lotus Notes y/o circular a todas las

reas de la Institucin los das en que se llevar
a cabo la toma del padrn inventarial de activo
fijo.
Correo Electrnico
y/o Circular
1.3 Informa va Lotus Notes y/o circular a todas las
reas de la Institucin los das que el Almacn no
surtir artculos y materiales.

1.4 Realiza por medio del Sistema de Almacn, la

impresin de artculos y materiales. Listado de Materiales

2. Elabora etiquetas de identificacin para

inventarios.
Etiquetas de
Identificacin de
2.1 Elabora las etiquetas de identificacin de
Inventario
inventario fsico de activo fijo,

2.2 Elabora marbetes de identificacin de artculos y

Marbetes
materiales de oficina contenidos en el almacn.
Asistente 3. Lleva a cabo el levantamiento de inventarios
Administrativo
3.1 Para el activo fijo

Revisa cada bien, anotando el No. de Inventario Hoja de Control

y en su caso el No. de Serie y Modelo del activo
y coloca etiqueta de identificacin.
3.2 Localiza la ubicacin y el nombre del usuario
responsable del bien.
3.3 Para bienes de consumo

Efecta el conteo de artculos del almacn y Listado de Materiales

anota en listado el resultado del conteo por
artculo.
4. Captura en Sistema Informacin del
Inventario Base de datos
Para el activo fijo electrnica
Resguardo de Activos
4.1 Identifica en el Sistema de Inventario y actualiza Anexo 1
el resguardo correspondiente.

4.2 Recaba firma en el resguardo y entregar al Base de datos

usuario un tanto del mismo. electrnica

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ACTIVO FIJO

Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo

Para bienes de consumo

4.3 Captura en el Sistema de Control de Almacn el Reporte

resultado del Inventario.

4.4 Turna al Director de Recursos Materiales el

reporte de evaluacin del inventario.

5. Revisa reporte de evaluacin de inventario.

5.1 Revisa que el reporte de evaluacin del

inventario no presente diferencia mayor al 10%
del valor total en existencias del Almacn
General contra las cifras del Sistema de Reporte
Almacn.

5.2 Informa al rgano Interno de Control el resultado

del inventario.

Director de 6. Recibe ajustes y recomendacin

Recursos
Materiales 6.1 Recibir ajustes y recomendacin por parte del
rea de auditoria.

7. Instruye al Asistente para realizar ajustes.

7.1 Solicita al Asistente que realice los ajustes y

emita un nuevo reporte de evaluacin del
inventario.

7.2 Recibe del Asistente un nuevo reporte

Reporte
7.3 Verifica que no presente diferencia mayor al 10%
del valor total en existencias del Almacn
General contra las cifras del Sistema de
Almacn.

7.4 Emitir un reporte definitivo.

8 REGISTROS

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ACTIVO FIJO

Tiempo de
Responsable de
No. de Control Nombre Conservacin /
Conservarlo
Disposicin
Encargada de
3 Aos/Archivo
FO-DRM-GS-02 Resguardo de Activos almacenes e
muerto
inventarios

Encargada de
3 Aos/Archivo
almacenes e
S/N Reporte muerto
inventarios

9 ANEXOS

Anexo Nombre No. De Control

1 Resguardo de Activos FO-DRM-GS-02

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